HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI (13.6.2014) 25.6.2014: korjaus sivun 13 taulukkoon/tv 14.8.2014: tehty tarkennus henkilöstön lähtövaihtuvuutta koskien. Täsmennetty vakinaisen henkilöstön lähtövaihtuvuuden suuruus koskemaan koko kahden vuoden (2015-2016) tarkastelujaksoa. Alkuperäisessä raportissa määrä ilmoitettiin/vuosi. Maininta lisätty liitteeseen 2 sekä raportin sivulle 11. tehty lisäys sivulle 20, jonka mukaisesti henkilöstöjohdon alaisuuteen keskitettäviin kokonaisuuksiin sisältyy myös yhteistoiminta. poistettu maininta koskien liitettä 5/Ehdotus viranhaltijaorganisaation rakenteeksi. Viranhaltijaorganisaatiota koskeva esitys sisältyy selvityshankkeen yhteiseen loppuraporttiin. 18.8.2014: lisätty erityistä huomioitavaa kappale sivulle 43. Sisällysluettelo 1. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän loppuraportti... 3 2. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa... 3 3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevien palveluiden tai teeman määrittely... 7 3.1 Hallinto... 8 3.2 Henkilöstö... 8 3.3 Tukipalvelut... 9 3.4 Työryhmälle esitetyt erityiskysymykset ja työryhmän johtopäätökset... 10 3.4.1 Eläköitymisen hyödyntäminen ennen yhdistymistä eli vuosina 2015 2016 (euroa)... 10 3.4.2 Muun henkilöstöpoistuman hyödyntäminen vuosina 2015 2016 sekä erikseen 1.1.2017 jälkeen (euroa) huomioiden viiden vuoden irtisanomissuoja... 11 3.4.2 Palkkojen harmonisointitapa ja sen kustannukset yhdistymisessä (euroa)... 12 1
3.4.4 Henkilöstön "päällekkäisyydet" uudessa kaupungissa sekä tähän liittyvät yhteiset pelisääntöehdotukset vuosille 2015 2016 (sisällytetään yhteisiin sopeuttamistoimiin 2015 2016)... 14 3.4.5 Kaksikielisyyden kustannukset... 17 4. Työryhmämme EHDOTUS tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamiseksi Keski- Uudenmaan kaupungissa... 18 4.1 Ehdotus hallinnon järjestämisestä/hallintopalvelujen tuottamisesta... 18 4.2 Ehdotus henkilöstöpalvelujen järjestämisestä... 19 4.3 Ehdotus tukipalvelujen järjestämisestä... 21 4.3.1 Henkilöstöhallinnon tukipalvelut... 21 4.3.2 Ruoka- ja siivouspalvelut... 22 4.3.3 Maaseutuhallintopalvelut... 23 4.3.4 Valmiussuunnittelu... 23 4.4 Yhteenveto koskien ehdotusta palveluiden tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa... 24 5. Työryhmämme arvio tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamisesta Keski-Uudenmaan kaupungissa... 29 6. Johtopäätökset nykytila-analyysistä, tulevaisuudesta erillisinä kuntina sekä tulevaisuudesta uutena yhdistyneenä kaupunkina... 38 Maaseutuhallintopalvelut... 41 Valmiussuunnittelu... 41 Liitteet... 43 2
1. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän loppuraportti Työryhmä on tehnyt valmistelutyönsä koko kahdeksan kunnan selvityksen työsuunnitelmaan sekä työryhmän tarkennettuun työsuunnitelmaan perustuen. 2. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa Ryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja Raimo Lahti, kaupunginjohtaja (Hyvinkää) Väliraportin valmistumisen jälkeen ryhmän puheenjohtajana on toiminut varapuheenjohtaja Vesa Tuunainen, henkilöstöjohtaja (Hyvinkää) Jäsen Päivi Autere, henkilöstöjohtaja (Järvenpää) Anne Iijalainen, henkilöstöpäällikkö (Sipoo) Mira Keitaanranta, henkilöstöjohtaja (Kerava) Harri Lipasti, henkilöstöjohtaja (Tuusula) Seija Marttila, hallintojohtaja (Pornainen) Leena Ojala, henkilöstöpäällikkö (Nurmijärvi) Päivi Pohjola, henkilöstöpäällikkö (Mäntsälä) 25.10.2013 asti Sirkku Mäkelä, vs. henkilöstöjohtaja (Mäntsälä) 26.10.2013 25.2.2014 Mika Lindgren (Mäntsälä) 26.2.2014 alkaen Sihteeri Tiia Viljanen, projektipäällikkö (Hyvinkää) Työryhmän työskentely käynnistyi elokuussa 2013 ja ryhmä kokoontui kuusi kertaa vuoden 2013 loppuun mennessä. Vuonna 2014 työryhmä on kokoontunut alueen eri kunnissa kaikkiaan 10 kertaa: 24.1., 7.2., 26.2., 6.3., 21.3., 7.4., 16.4., 29.4., 16.5. ja 28.5. Lisäksi osa työryhmän jäsenistä osallistui palveluverkkotilaisuuteen Mäntsälässä joulukuussa 2013 sekä työryhmien yhteisseminaareihin Järvenpäässä ja Sipoossa huhtikuussa 2014. 3
Työryhmän työskentely on edennyt yhteisen hankesuunnitelman puitteissa seuraavasti: - 8/2013-5/2014: tiedonkeruu sekä aineistojen työstäminen ja analysointi työryhmässä - 12/2013: työryhmän väliraportin palautus - 2/2014: vastaus toimeksiantoon Arvio tulevaisuudesta (jos kunnat jatkavat erillisinä) - 3/2014: palvelujen tuottamistavan arviointi annetun toimeksiannon mukaisesti - 4/2014: osallistuminen työryhmien yhteisiin seminaaripäiviin huhtikuussa - 5/2014: loppuraportti laadinta (väliraportin sekä kevätkaudella suoritetun aineistonkeruun, ryhmätyöskentelyn sekä ryhmien välisten yhteisseminaarien pohjalta). Loppuraporttia laatiessaan työryhmä on hyödyntänyt seuraavilta tahoilta saamiansa tietoja: KT Kuntatyönantajat: kuntakohtaiset palkkatiedot ammattinimikkeittäin; Keva: kahdeksan kunnan kuntakohtaiset eläköitymisennusteet ammateittain; selvitysalueen kuntien palkka- ja henkilöstöhallintoyksiköt: henkilöstön määrää, palvelussuhdetyyppejä ja vuotuisia henkilöstökustannuksia koskevat tiedot sekä kuntakohtaiset eläköitymisennusteet; kuntien ruoka- ja siivouspalveluyksiköt: toiminnan volyymitiedot; Keski-Uudenmaan pelastuslaitos: raportti kuntien mahdollisen yhdistymisen vaikutuksista valmiussuunnittelun näkökulmasta; Keski-Uudenmaan maaseutuhallintopalvelut: maaseutuhallintopalveluiden järjestämistä koskevat tiedot. Selvitystyön käynnistyessä työryhmä tunnisti olennaisimmiksi sidosryhmikseen seuraavat tahot: henkilöstöjärjestöt: JHL, JUKO, Jyty, KTN, SuPer ja Tehy; kuntien toimielimet; henkilöstö- ja taloushallinnon osalta Taitoa Oy, Kuntien Tiera Oy ja KuntaPro Oy; Keva; 4
KT Kuntatyönantajat ja työterveyshuolto. Sidosryhmistä keskeisimmiksi ovat käytännössä osoittautuneet henkilöstöjärjestöjen edustajat. Työryhmä on osaltaan huolehtinut siitä, että hankkeen osallisuussuunnitelmaa koskevat vaatimukset ovat tulleet henkilöstön osalta täytetyiksi. Henkilöstön osallisuutta on edistetty seuraavilla tavoilla: - selvityshanke on ollut esillä kuntien yhteistoimintaelimissä; - henkilöstöjärjestöjen edustajille on järjestetty kaksi tiedotustilaisuutta. Ensimmäinen tilaisuus järjestettiin Nurmijärvellä marraskuussa 2013 ja toinen väliraportin valmistuttua joulukuussa 2013. (Niillä edustajilla, jotka eivät päässeet mukaan joulukuun tilaisuuteen, oli halutessaan mahdollisuus osallistua luottamushenkilöille suunnattuun tilaisuuteen tammikuussa 2014.); - järjestöjen edustajille on tarjottu mahdollisuus osallistua seuraaviin tilaisuuksiin: o palveluverkkotyöpaja Mäntsälässä (12/2013), o valtiovarainministeriön järjestämä tiedotustilaisuus kuntarakenneuudistuksesta Hyvinkäällä (4/2014), o työryhmien yhteisseminaarit Järvenpäässä ja Sipoossa (4/2014), o keväällä 2014 järjestetyt asukasillat alueen eri kunnissa sekä Järjestöt ja kuntatilaisuus Hyvinkäällä. Henkilöstöjärjestöjen edustajat ovat osallistuneet etenkin työryhmien yhteisseminaareihin ja tiedotustilaisuuksiin runsaslukuisesti. Kaikista kunnista on saatu edustajat näiltä osin mukaan. Lisäksi järjestöt jättivät väliraportista kuntakohtaiset yhteislausunnot. Kaikki henkilöstöjärjestöjen jättämät väliraporttilausunnot on läpikäyty työryhmässä, jonka lisäksi lausunnot on saatettu hankkeen johtajan toimesta myös kuntien luottamushenkilöiden tietoon. Henkilöstöjärjestöjen kannanotoissa korostuivat alla luetellut seikat. Henkilöstöjärjestöjen näkemykset nykytilan osalta: - nykytila yleisesti ottaen positiivinen. Henkilöstöä on tehtäviin saatavilla ja henkilöstön ammattitaito on kunnossa; - haasteena pienten yksiköiden haavoittuvaisuus (sijaisjärjestelyjen puutteellisuus, asiantuntijatehtävien kasautuminen); 5
- suurten kokonaisuuksien kustannustehokkuutta ei pidetä yksiselitteisenä; - kuntatalouden näkymät tunnistetaan todelliseksi haasteeksi ja talouden sopeuttamistoimet tarpeellisiksi; - rekrytointien suhteen on ryhdytty sopeuttamistoimiin jo nykytilassa. Henkilöstöjärjestöjen näkemykset erityisesti huomioitavista asioista, mikäli kunnat yhdistyvät: - huoli palvelupisteiden välimatkan kasvamisesta, lähipalvelujen vähenemisestä sekä lähidemokratian toimivuudesta kuntakoon kasvaessa; - huoli työmatkojen pidentymisestä; - julkisen liikenteen kehittämistarve (työssäkäyntialueiden muutokset ja kuntalaisten näkökulmasta palvelupisteiden sijainnin muutokset); - irtisanomissuojan kirjaaminen mahdolliseen yhdistymissopimukseen; - useamman kunnan järjestöjen toteamus, että saavutettujen etujen ja palkkojen alentamisesta ei olla valmiita neuvottelemaan; - selvitysalueen kuntien väliset eroavaisuudet työn vaativuuden arvioinnissa ja paikallisten sopimusten sisällöissä; - luottamusmies- ja yhteistoimintajärjestelmä; - riittävien määrärahojen varaaminen henkilöstön uudelleen kouluttautumista varten (työtehtävien muutokset, irtisanomisten välttäminen, osaava henkilöstö voimavarana); - henkilöstön työssä jaksamiseen, turvallisuudentunteeseen ja työn mielekkyyteen panostamisen tärkeys; - tarve kuntien toimintatapojen yhtenäistämiselle ja yksinkertaistamiselle; pelkona, että byrokratia kasvaa ja työnteko hankaloituu (esim. tietojärjestelmien yhdistäminen); - eläköityminen ja sen myötä syntyvät mahdollisuudet henkilöstösäästöihin (työtehtävien uudelleen organisoinnin ja rekrytoinneista pidättäytymisen avulla); 6
- yhdistymisen hyötyinä urakehityksen ja työnkierron/uudelleensijoitusten paremmat mahdollisuudet; - kehittämisideana erityisosaamista vaativien palveluiden keskittämistarpeen selvittäminen. Yhteenveto henkilöstöjärjestöjen jättämistä väliraporttilausunnoista esitetään kokonaisuudessaan liitteenä (liite 4). Työryhmä ei ole ollut aktiivisesti yhteydessä muihin sidosryhmiin kuin henkilöstöjärjestöjen edustajiin. Aineistonkeruun osalta ryhmä on kuitenkin ollut yhteydessä Kevaan ja KT Kuntatyönantajiin. Molemmille organisaatioille tiedotettiin myös asukasilloista ja tarjottiin osallistumismahdollisuutta kyseisiin tilaisuuksiin. Lisäksi todettakoon, että Kuntien Tiera Oy on osallistunut selvityshankkeen valmisteluun koko selvityshankkeen tasolla ja myös HHT -työryhmä teki yhteistyötä Tieran kanssa selvitysvastuulleen kuuluvien asioiden osalta. Lisätietoja selvitykseen liittyen antavat: varapuheenjohtaja Vesa Tuunainen (vesa.tuunainen@hyvinkaa.fi, puh. 040 834 9385) ja sihteeri Tiia Viljanen (tiia.viljanen@hyvinkaa.fi, puh. 040 631 1457). 3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevien palveluiden tai teeman määrittely Työryhmän tehtävänä on ollut selvitystyön laatiminen hallintoa, henkilöstöä sekä erikseen määriteltyjä tukipalveluita koskien. Selvitystyön tukena työryhmä on hyödyntänyt selvitysalueen kuntien nykytilaa kuvaavia tunnuslukuja sekä tilastoennusteita. Työryhmän selvitysvastuulle kuuluvien teemojen tarkempi määrittely sekä selvitykseen sisällytetyt asiat kuvataan alla. 7
3.1 Hallinto Selvitysalueen kuntien organisaatiorakenteet kuvattiin karkealla tasolla jo väliraportin yhteydessä. Raportin liitteenä toimitettiin kaaviokuvat kuntien nykyisistä toimintaorganisaatioista sekä keskeisimmät tunnusluvut muun muassa henkilöstökustannusten osalta. Organisaatiorakenteiden vertailu osoitti, että kuntien palvelu- ja hallintorakenteissa esiintyy kuntakohtaisia eroja, mikä heikentää huomattavasti muun muassa kustannusvertailun perusteella tehtävien johtopäätösten luotettavuutta. Varatun valmisteluajan puitteissa eroavaisuuksien tarkempi analysointi ei ollut mahdollista. Yhteenvetona on kuitenkin todettavissa, että kuntakohtaisia eroja oli selkeästi havaittavissa sekä yleishallinnon että kaikkien toimialojen osalta. Tarvetta organisaatiorakenteiden ja prosessien tarkemmalle vertailulle on arvioitu uudelleen selvityshankkeen edettyä. Rakenteiden tarkempaa analyysia ei kuitenkaan ole nähty tarkoituksenmukaiseksi. Asian perusteellinen selvittäminen on työryhmän näkemyksen mukaan hyödyllistä vasta mahdollisen yhdistymispäätöksen jälkeen. Tältä osin on huomattava, että hallintorakenteiden yksityiskohtaisiin eroavaisuuksiin paneutuminen edellyttää palveluja toimintaprosessien keskinäistä vertailua sekä mahdollisesti myös hallinto- ja toimintasääntötason tarkastelua. Työryhmä toteaa, että myös hallintotoiminnot ovat sidoksissa palveluverkkorakenteeseen ja palvelu-/toimipisteiden maantieteelliseen sijaintiin. Työryhmällä käytettävissä olevien tietojen pohjalta on ollut mahdollisuus tehdä yleisiä johtopäätöksiä, mutta tarkemmalle tasolle ulottuva tarkastelu ei ole ollut mahdollista ilman tietoa muutossuunnitelmien tarkemmasta sisällöstä ja aikataulutuksesta. Työryhmä on pyrkinyt esittämään yleisesti huomioon otettavia seikkoja ja suosituksia hallintopalveluiden tuottamistavan suhteen. Lisäksi työryhmä esittää yhteenvedon kuntien viranhaltijajohdon johtamisrakenteen nykytilasta sekä siitä, millaisia käytännön mahdollisuuksia päällekkäisyyksien purkamiseen on, mikäli kunnat yhdistyvät. 3.2 Henkilöstö Henkilöstön nykytilaa kuvattiin väliraportissa seuraavien tunnuslukujen avulla: henkilöstömäärä, henkilöstökustannukset (/1000 asukasta), palkkojen osuus toimintakuluista, 8
yhteenveto suurimmista henkilöstöryhmistä ja määrättyjen suurimpiin ryhmiin kuuluvien henkilöstöryhmien keskimääräisistä palkoista sekä kuntakohtaiset eläköitymisennusteet (vuosille 2013 2022). Väliraportissa esitettyjen tunnuslukujen valossa luotiin näin ollen yleiskuva selvitysalueen henkilöstömäärästä ja nykyisistä henkilöstökustannuksista suhteessa asukasmäärään ja toimintakuluihin. Selvityshankkeen edetessä näitä tunnuslukuja on tarkennettu. (Tulokset esitetään luvussa 3.4., työryhmälle esitettyjen erityiskysymysten yhteydessä.) On huomattava, että esitettyihin tunnuslukuihin vaikuttavat henkilöstökustannusten osalta monet seikat, muun muassa palvelutoiminnan ulkoistamiseen liittyvät ratkaisut ja kunnan palvelutarjonnan monipuolisuus. Ostopalvelujen vaikutusta kuntien henkilöstömääriin yritettiin selvittää väliraporttivaiheessa, kunnes ilmeni, ettei kunnista löytynyt riittävän tarkasti dokumentoitua tietoa eikä arviota asiaa koskevien johtopäätösten tekemiseksi. Loppuraportin tehtävänannon mukaisesti työryhmä on laatinut myös ehdotuksensa henkilöstöpalvelujen järjestämisestä. Tämä ehdotus esitetään luvussa 4. 3.3 Tukipalvelut Tukipalveluiden osalta työryhmän selvitettäviksi asiakokonaisuuksiksi ovat kuuluneet: henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalveluiden tuottamistapa, ruoka- ja siivouspalvelut, maaseutuhallintopalvelut ja valmius- ja varautumisasiat. Henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamistapaa koskeva ehdotus esitetään kappaleessa 4.3. Selvityksen edetessä on ilmennyt, että taloushallinnon tukipalveluiden järjestämistä on jo selvitetty taloustyöryhmän toimesta. Tästä johtuen työryhmä keskittyy tarkastelussaan yksinomaan henkilöstöhallinnon tukipalvelujen tuottamistapaa koskevaan ehdotukseen. Ruoka- ja siivouspalveluiden osalta mainittakoon, että ryhmä suositteli ulkopuolisen konsulttiselvityksen tilaamista jo väliraporttivaiheessa. Ulkopuolisen selvityksen tilaamista ei kuitenkaan ole hankkeen tiimoilta nähty tarpeelliseksi. Ruoka- ja siivouspalveluita on sen sijaan hankkeen aikana arvioitu suhteessa kouluverkon kehittämiseen. Asia on ollut esillä ainakin muut palvelut -ryhmän ja sivistystyöryhmän yhteisseminaaripäivässä keväällä 2014. Muut palvelut -ryhmän ja sivistystyöryhmän näkemykset ruokapalveluiden keskittämisen tarpeesta 9
ovat tiettävästi varsin samankaltaiset kuin mitä hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut -ryhmä esittää. Sekä maaseutuhallintopalveluiden että valmius- ja varautumisasioiden ollut osalta on käytettävissä asiantuntijalausunnot. Molemmat palvelut toteutetaan jo nykytilassa pääosin seudullisena yhteistyönä. 3.4 Työryhmälle esitetyt erityiskysymykset ja työryhmän johtopäätökset 3.4.1 Eläköitymisen hyödyntäminen ennen yhdistymistä eli vuosina 2015 2016 (euroa) Työryhmän laatima arvio perustuu Kevan (31.12.2010) tilastoimaan eläköitymisennusteeseen. Kevan eläkepoistuma on rakennettu tilastokeskuksen mukaisen ammattinimikkeistön ja toimialojen pohjalta, ja vanhuuseläkkeiden lisäksi aineistossa ovat mukana työkyvyttömyyseläkkeet ja muut eläkelajit. Eläkepoistuma ilmaistaan Kevan aineistossa todennäköisyyslaskelmana, johon vaikuttavat mm. vakuutetun ikä ja asuinalue. Käytännössä vanhuuseläkkeelle jäädään nykyisen eläkelainsäädännön mukaisesti 63 68 -vuotiaana, yksilöllisen valinnan mukaisesti. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut -työryhmää on pyydetty arvioimaan, millä tavoin eläköitymistä voitaisiin selvitysalueen kunnissa hyödyntää jo ennen yhdistymistä, tavoitteena henkilöstömäärän/-kulujen vähentäminen. Työryhmä on laatinut selvitysalueen eläkepoistumaennusteesta yhteenvedon vuoteen 2022 saakka. Yhteenveto esitetään loppuraportin liitteenä (liite 1). Johtopäätökset: Eläkepoistuma-aineistoon pohjautuen on todettavissa, että vuosien 2015 2016 aikana eläkkeelle arvioidaan siirtyvän kaikkiaan 863 henkilöä (mikä vastaa noin 6 prosenttia selvitysalueen kuntien henkilöstömäärästä). Hallintohenkilöstöön ja johtoon kuuluvien kokonaismäärästä (1759 henkilöä) arvioidaan em. ajanjakson aikana eläköityvän 138 henkilöä (=noin 8 % ko. ryhmän kokonaismäärästä). Mikäli kaikkien näiden eläköityvien työtehtävät jätettäisiin täyttämättä ja laskennallisena vuosipalkkaoletuksena käytettäisiin 50 000 euroa, saavutettaisiin henkilöstömenosäästönä 6,9 M. 10
Muun kuin hallintohenkilöstön osalta eläköitymisen hyödyntämispotentiaali voidaan arvioida vasta palvelujen tarkempien volyymitietojen sekä palvelurakenteen ja -verkon suhteen tehtävien ratkaisujen pohjalta. 3.4.2 Muun henkilöstöpoistuman hyödyntäminen vuosina 2015 2016 sekä erikseen 1.1.2017 jälkeen (euroa) huomioiden viiden vuoden irtisanomissuoja Työryhmä on arvioinut mahdollisuuksia myös muun henkilöstöpoistuman hyödyntämiseen osana talouden sopeuttamistarvetta. Tältä osin työryhmä on toimeksiannon mukaisesti arvioinut etenkin mahdollisuuden määräaikaisten työsopimusten karsimiseen. Kuntien vakinaisen ja määräaikaisen henkilöstön määrät esitetään taulukossa, loppuraportin liitteenä (liite 2). Johtopäätökset: Sopeuttamismahdollisuus nykyisten määräaikaisten osalta ei ole merkittävä. Suurin osa määräaikaisesta henkilöstöstä toimii sijaisina tai on sellaisissa palvelutuotannon tehtävissä, joissa ei ole sopeuttamismahdollisuutta ilman palvelurakenteeseen tehtäviä muutoksia (esim. tuntiopettajat, koulunkäyntiavustajat). Muihin määräaikaisiin lukeutuvat myös hanketyöntekijät, joista osa saattaa työskennellä osittain ulkopuolisella rahoituksella. Työryhmän näkemyksen mukaan merkittävämpi sopeuttamiskeino on linjata osana yhdistymispäätöstä, että uusi henkilöstö otetaan määräaikaisiin palvelussuhteisiin (yhdistymispäätöstä seuraavaksi) siirtymäajaksi. Vakinaisen henkilöstön nykyinen keskimääräinen lähtövaihtuvuus (sisältäen myös eläkkeelle siirtyvät) on noin 8 prosenttia vuodessa. Edellä esitettyä 8 prosenttia mukaillen sopeutumispotentiaali koskisi kokonaisuudessaan enimmillään noin 900 henkilöä/vuosi. Näin ollen vuosien 2015 2016 osalta sopeuttamispotentiaali koskisi enimmillään noin 1800 henkilöä. Määrä tosin sisältää kaikki ammattiryhmät, myös hoito- ja opetushenkilöstön. Työryhmä arvioi, että hallintohenkilöstön osalta henkilöstömäärän sopeuttamismahdollisuus on kuntien yhdistyessä enintään noin 20 %, edellyttäen yhtenäisiä tietojärjestelmiä ja prosesseja. Tämä merkitsisi noin 300 työtehtävän vähentämismahdollisuutta. Jos tässä tehtäväluokassa vaihtuvuus olisi noin 5 % vuodessa, olisi (300 vakanssin vähentämistavoitteeseen vaadittava) sopeuttamisaika 4 vuotta. Neljän vuoden kuluessa hallintohenkilöstön osalta 11
säästöpotentiaaliksi muodostuisi näin ollen noin 15M (laskennan perustana vuosipalkkaoletus 50.000 euroa). Tarkempi (muiden toimialojen henkilöstöä) koskeva arvio edellyttää tietoa palvelurakenteesta, palveluverkosta, mahdollisen kunnanosahallinnon tulevasta rakenteesta sekä muutosten toteuttamisen aikataulusta. 3.4.2 Palkkojen harmonisointitapa ja sen kustannukset yhdistymisessä (euroa) Palkkojen harmonisointiarviota varten tarvittava tiedonkeruu toteutettiin seuraavalla tavalla: - kuntia pyydettiin toimittamaan tiedot joulukuun 2013 maksupalkkojen osalta (maksupalkka = tehtäväkohtainen palkka, työkokemuslisä ja muut lisät yhteensä): hinnoittelutunnuksittain alimmat ja ylimmät maksupalkat; kunkin hinnoittelutunnuksen osalta joulukuun maksupalkan keskiarvo ja mediaani; TKP eli tehtäväkohtainen palkkasumma/ hinnoittelutunnus ja henkilömäärä / hinnoittelutunnus - tiedot kerättiin seuraavia sopimusaloja koskien: KVTES, OVTES ja TS Arvioitavan aineiston ulkopuolelle jätettiin: osa-aikaiset, tuntityöntekijät, lääkärisopimuksen piiriin kuuluva henkilöstö sekä KVTES palkkahinnoittelun ulkopuolinen henkilöstö (ns. hinnoittelukohta 99999999). Palkkahinnoitteluun kuulumattomat on jätetty laskennan ulkopuolelle kyseisen ryhmän erittäin suuren palkka- ja tehtävähajonnan takia. Tähän palkkahinnoitteluun kuulumattomien joukkoon kuuluvat niin kunnanjohtajat kuin esimerkiksi yksittäiset projektityöntekijätkin. Ryhmään kuuluvien nimikkeiden palkkaerot voivat tästä johtuen olla kuukausitasolla jopa tu- 12
hansia euroja. Palkkahinnoitteluun kuulumattomien ryhmän sisällyttäminen palkkaharmonisointiarvioon ei olisi edistänyt mahdollisuuksia luotettavien johtopäätösten tekemiseen, pikemminkin päinvastoin. Lääkärisopimukseen ja tuntityöläisten työehtosopimukseen kuuluva henkilöstö jouduttiin jättämään analysoitavan aineiston ulkopuolelle raportointivaikeuksien takia. Alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen kaikkien kuntien osalta ei myöskään saatu hinnoittelutunnuskohtaisia mediaaneja. Sopimusalat Maksettu Keskiarvopalkkojen Keskiarvopalkkojen % palkkasumma (joulukuu 2013) mukaan laskettu palkkasumma ero maksettuun KVTES/kk 19 968 153 20 124 573 156 420 0,8 % OVTES/kk 6 392 409 6 447 842 55 432 0,9 % TS/kk 2 106 978 2 130 483 23 505 1,1 % yhteensä/kk 28 467 541 28 702 898 235 357 0,8 % yhteensä/ vuosi 341 6 10 492 344 434 776 2 824 284 lisäkustannus yhteensä (sisältäen sivukulut)/ vuosi 3 795 131 Kerättyä aineistoa työstettiin siten, että joulukuun 2013 kuukausipalkoista laskettiin kunkin hinnoittelutunnuksen osalta kuntakohtaiset keskipalkat ja näistä edelleen keskiarvot kaikkien kahdeksan kunnan osalta yhteensä. Näin laskettua arviota verrattiin joulukuun todelliseen nykytilaan eli maksettuun palkkasummaan. Johtopäätökset: Kerätyn aineiston perusteella voitiin todeta, että mikäli tehtäväkohtaiset palkat määräytyisivät kussakin hinnoittelutunnuksessa selvitysalueen kuntien korkeimman palkan mukaan, palkkakustannukset nousisivat kuntien yhdistyessä jopa noin 8 %. Työryhmän yksimielinen näkemys on kuitenkin, että palkkaharmonisointikustannusten laskeminen suurimpien maksettujen palkkojen mukaan antaisi kustannuksista vääristyneen kuvan. Suurimpien palkkojen pohjalta laskettua arviota ei voida pitää todellisuutta vastaavana, sillä samaankin hinnoittelukohtaan sisältyvien henkilöiden työtehtävien sisällöissä ja vastuissa on kuntien kesken nykytilassa huomattavia eroja. Tästä johtuen työryhmä pitää todenmukaisempana arviota, jon- 13
ka mukaan kustannukset tulisivat asettumaan lähemmäksi hinnoittelutunnuskohtaisia keskiarvopalkkoja. Henkilöstömäärän pysyessä nykyisellään palkkaharmonisoinnin arvioidaan nostavan palkkakustannuksia vuositasolla noin 4 M. Arvio on laskettu seuraavalla tavalla: joulukuussa maksetun palkkasumman ja kuntakohtaisten keskipalkkojen keskiarvon välinen erotus noin 235 000 euroa kuukaudessa x henkilöstösivukulujen osuus (x 1,29) x 12,5 kk (sisältäen lomarahat) = 3,78M. 3.4.4 Henkilöstön "päällekkäisyydet" uudessa kaupungissa sekä tähän liittyvät yhteiset pelisääntöehdotukset vuosille 2015 2016 (sisällytetään yhteisiin sopeuttamistoimiin 2015 2016) Päällekkäisyyksien arviointi: Työryhmä on arvioinut, millaisia vakanssien päällekkäisyyksiä nykytilassa esiintyy ja millä tavoin näiden karsiminen voitaisiin sisällyttää osaksi kuntien yhteisiä sopeuttamistoimia vuosina 2015 2016. Päällekkäisyyksien kuvaamiseksi on laadittu yhteenveto, josta ilmenee selvitysalueen kuntien johtamisrakenne kolmen ylimmän johtamistason osalta. Tämän lisäksi mukaan on laskettu kuntakohtaiset lukumäärät myös muiden esimiesten osalta sekä niin sanottuihin toi- ja hal -hinnoittelukohtiin kuuluvan hallintohenkilöstön osalta. Yhteenvetotaulukko esitetään kokonaisuudessaan loppuraportin liitteenä (liite 3). Työryhmä on tutustunut Granlund Oy:n ja Kuntamaisema Oy:n 16.4.2014 toimittamaan yhteenvetoon koulu- ja päiväkotiverkon tavoitetilasta ja yhtyy tavoitetilassa esitettyyn näkemykseen, että palveluverkon tiivistäminen mahdollistaisi toimintakulujen ja sen osana henkilöstökulujen vähenemisen. Työryhmä ei kuitenkaan pysty luotettavalla tavalla arvioimaan esimerkiksi luokkakokojen kasvattamisen vaikutusta lähivuosien henkilöstötarpeen kannalta. Tällaiselle tarkkuustasolle ulottuva arviointi edellyttäisi tietoa paitsi vuoden 2030 tavoitetilasta, myös palveluverkon uudistamisen aikataulutuksesta, ja tällaista päätöstä/tietoa ei ryhmällä ole ollut vielä käytettävissään. 14
Päällekkäisyyksiä arvioitaessa on myös huomattava, että vuosien 2014 2017 alusta voimaan tulevissa kuntajaon muutoksissa, joissa henkilöstö siirtyy uuden tai toisen kunnan palvelukseen, työnantajalla ei ole oikeutta irtisanoa palvelusuhdetta työsopimuslain 7 luvun 3 :ssä tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 37 :ssä tarkoitetuilla taloudellisilla tai tuotannollisilla irtisanomisperusteilla. Työntekijä ja viranhaltija voidaan kuitenkin irtisanoa, jos hän kieltäytyy vastaanottamasta työnantajan hänelle tarjoamaa työsopimuslain 7 luvun 4 :n tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 37 :n mukaista uutta työtehtävää tai virkaa. Tämä kielto koskee kaikkia kuntajaon muutoksessa mukana olevia kuntia ja on voimassa viisi vuotta kuntajaon muutoksen voimaantulosta. Johtopäätökset: Työryhmä arvioi edellä (kohta 3.4.2), ettei sopeuttamismahdollisuus nykyisten määräaikaisten osalta ole merkittävä. Työryhmän näkemyksen mukaan merkittävämpi sopeuttamiskeino on linjata yhdistymispäätöksen osaksi, että uusi henkilöstö otetaan määräaikaisiin palvelussuhteisiin (yhdistymispäätöstä seuraavaksi) siirtymäajaksi. Tämä arvio koskee olennaisella tavalla myös päällekkäisyyksien karsimista. Etenkin johdon ja hallintohenkilöstön osalta määräaikaiset työsuhteet ovat siirtymäaikana perusteltuja. Tällöin pystytään joustavammin hyödyntämään myös eläkepoistuman ja muun henkilöstövaihtuvuuden tarjoamia mahdollisuuksia henkilöstömäärän sopeuttamiseen yhdistymisen jälkeisenä aikana. Vakinaisen henkilöstön osalta sopeuttamismahdollisuuksia rajaavat paitsi henkilöstön irtisanomissuoja, myös se, millaisella aikataululla uusien palvelurakenteiden ja palvelutuotannon tapojen uudistamisessa onnistutaan. Kunnilla on toki halutessaan jo ennen yhdistymistä mahdollisuus järjestää toimintojaan uudella tavalla, esimerkiksi kuntayhteistyötä tiivistämällä. Lähtökohtaisesti päällekkäisyyksien osalta tilanne on kuitenkin se, että toiminta jatkuu yhdistymiseen saakka pääosin nykyisten johtamis- ja toimintarakenteiden puitteissa. Edellä esitetystä rajauksista huolimatta työryhmä esittää alustavan arvionsa siitä, että selvitysalueen kuntien yhdistyminen mahdollistaa yksinomaan hallintohenkilöstön määrän huomattavan vähentämisen pidemmällä aikavälillä. Työryhmä arvioi, että onnistuneimmillaan synergiaedut mahdollistavat jopa 20 %:n henkilöstökulujen säästöt hallinnon osalta. Muutos edellyttää kuitenkin johtamisrakenteeseen tehtäviä uudistuksia sekä kokonaisuudessaan palvelu- ja toimintaprosessien tehostamista ja tämän osana muun muassa tietojärjestelmien kehittämistä. 15
Pelisääntöehdotukset: Työryhmä ehdottaa, että yhdistymispäätöksen osana tehdään linjapäätös, missä rekrytoinneista päätetään ja millä tavoin mahdollisuutta määräaikaisuuksien käyttämiseen aiotaan hyödyntää. (Työryhmän näkemyksen mukaan etenkin ylimpään ja keskijohtoon tehtävät rekrytoinnit tulisi hoitaa pääsääntöisesti määräaikaisina, esimerkiksi kahdeksi vuodeksi kerrallaan), päätetään millaisella aikataululla nimitykset uuden kaupungin johtotehtäviin aiotaan tehdä (suositeltavaa tehdä mahdollisimman pikaisesti yhdistymispäätöksen jälkeen), laaditaan muutosvaiheen johtamisen suunnitelma (rahoitus ja toteutus). Tunnistetaan muutosjohtamisen keskeiset periaatteet, johtamiseen kohdistuvat vaatimukset sekä muutosvaiheen läpiviemisessä tarvittavat henkilöstö- ja talousresurssit. Työryhmän näkemys on, että uusi kaupunginjohtaja tarvitsee muutosvaiheen johtamisessa tuekseen erikseen nimettävän muutosjohtamisen tiimin, nimetään yhdistymishallitus, joka vastaa uuden kaupungin toimintojen suunnittelusta kirjataan kuntien henkilöstöhallintojen yhteiset periaatteet ja yhtenäiset yhteistoimintamenettelyt ja laaditaan aikataulusuunnitelma uuden kaupungin hallinto- ja toimintasäännön laatimiseksi, jotta viranhaltijoiden valtuudet ja vastuut tulevat määritellyiksi Selvityshanke on ollut esillä kaikissa selvitysalueen kuntien yhteistoimintaelimissä viime syksystä lähtien, mutta loppuraportin valmistuttua ja kuntakohtaisia liittymispäätöksiä edeltäen, asiaan on palattava tarkemmin. Sovellettavaksi tulee tältä osin laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (13.4.2007/449). Työryhmän näkemys on, että mahdollisen kuntien yhdistymispäätöksen jälkeen neuvottelut on suositeltavaa toteuttaa yhteisesti kaikkien selvitysalueen kuntien kesken. Näihin yhteistoimintaneuvotteluihin sisältyisivät henkilöstövaikutusten yksityiskohtaisempi arvioiminen muun muassa työaika- ja palkkausjärjestelmien osalta. 16
3.4.5 Kaksikielisyyden kustannukset Kaksikielisessä kunnassa palvelut tulee olla saatavissa samoin perustein sekä suomeksi, että ruotsiksi. Kunnan tulee henkilökohtaisissa yhteydenotoissa, asiakkaan niin halutessa, käyttää asiakkaan omaa kieltä. Palvelut voidaan tuottaa eri kielillä eri palvelu- tai toimintapisteissä. Suurin osa kaksikielisyyden lisäkuluista syntyy siitä, että viestintä hoidetaan kahdella kielellä. Sipoossa on arvioitu, että kääntäjien työajasta noin 80 % menee hallinnolliseen työhön ts. päätöksentekoon liittyvien esityslistojen ja niiden liitteiden kääntämiseen. Uusi kaupunki voi kuitenkin itse päättää, missä laajuudessa esityslistat käännetään. Kielilain mukaan ainoastaan valtuuston esityslistat tulee tuottaa kahdella kielellä. Työryhmän arvion mukaan kielenkääntäjiä tarvitaan uudessa kaupungissa 6-8 henkilöä. Yhden kääntäjän kokonaispalkkakulut ovat noin 47 000 vuodessa, jolloin kielenkääntäjien palkkakustannukset tulisivat olemaan yhteensä noin 300 000 400 000 /vuosi. Tämän lisäksi tulee varautua siihen, että joitakin suurempia käännöstöitä teetetään ostopalveluna. Kaksikielisyyden kustannuksia voidaan pienentää sillä, että osa henkilöstö on kaksikielistä ja pystyy itse tuottamaan asiat kahdella kielellä, tällöin harkintaan tulee kielilisän maksaminen. Uudessa kaupungissa tulee huomioida, että viranomaisten asettamien kilpien, liikennemerkkien, opasteiden ja tienviittojen tulee olla kaksikielisiä. Yleisten teiden varsilla olevat merkit ja isot ns. suunnistustaulut ovat ELY- keskuksen vastuualueella, mutta kaupungin tulee itse huolehtia kilpien, opasteiden ja tieliikennelainsäädännössä tarkoitettujen liikennemerkkien ja ohjauslaitteiden tekstien kaksikielisyydestä. Kun yksikielisestä kunnasta tulee kaksikielinen, yksikielisiä tien- ja kadunnimikylttejä voidaan edelleen käyttää uuden kunnan niillä alueilla, jotka aiemmin olivat yksikielisiä. Muut viranomaisen pystyttämät kyltit ja opasteet tulee muuttaa kaksikielisiksi kahden vuoden kuluessa kuntajakomuutoksesta ja tieliikennelain mukaiset tiemerkit ja opasteet tulee muuttaa kaksikielisiksi viiden vuoden kuluessa kuntajakomuutoksesta. Kilpien, tienviittojen ynnä muiden vaihtamisesta aiheutuvia kustannuksia on selvitetty demokratiaryhmän toimesta. 17
4. Työryhmämme EHDOTUS tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa 4.1 Ehdotus hallinnon järjestämisestä/hallintopalvelujen tuottamisesta Työryhmän näkemyksen mukaan hallintopalvelujen toimintamenoissa ei ole saavutettavissa merkittäviä säästöjä yhdistymistä seuraavien 3-5 vuoden aikana. Tämän arvioidaan johtuvan etenkin tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämistarpeesta sekä toisaalta henkilöstön irtisanomissuojan vaikutuksista. Säästöpotentiaali pitkällä aikavälillä on sen sijaan huomattava, edellyttäen, että toimintatapojen uudistamisessa ja tämän osana henkilöstösuunnittelussa onnistutaan. Työryhmän näkemyksen mukaan hallintopalveluiden osalta on pyrittävä toimintojen keskittämiseen ja sähköistämisasteen lisäämiseen. Yleishallinto voitaisiin keskittää siirtymävaiheen aikana yhteen toimipisteeseen (kaupunkipalvelu). Palvelupisteiden sijoittelun osalta tulee hyödyntää selvityksen yhdyskuntarakennemallia sekä demokratiaryhmän esityksen mukaista aluejakoa viiteen cityyn. Työryhmän näkemyksen mukaan hallinnon palvelupisteitä ei kuitenkaan tarvittaisi kaikkien cityjen alueella, vaan palvelut voisivat olla toteutettavissa kaupunkitason palveluina (yksi tai useampi palvelupiste). Palvelupisteiden sijoittelua suunniteltaessa on aiheellista huomioida valtiovarainministeriön valmisteleman Asiakaspalvelu 2014 hankkeen vaikutukset. Hankkeen tavoitteena on julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun keskittäminen siten, että yhteisten asiakaspalvelupisteiden toiminta käynnistyisi lähivuosina. Hanke koskee kaikkia selvitysalueen kuntia. Keskittämisen arvioidaan tehostavan hallintoprosessien käsittelyä ja mahdollistavan asiantuntijuuden uudenlaista kehittämistä. Toimintojen keskittäminen luo paremmat mahdollisuudet eläkepoistuman tehokkaammalle hyödyntämiselle ja lisää toimintavarmuutta, muun muassa sijaisjärjestelyjen helpottuessa. Nykyisistä hallinnon toiminnoista tulisivat keskitettäviksi muun muassa kirjaamot ja arkistotoimi. Keskitettäviin toimintoihin lukeutuisivat työryhmän näkemyksen mukaan myös hankintaosaaminen sekä lainopillinen neuvonta ja muu asiantuntijaosaaminen. Yhteinen johtamisrakenne, toiminta-alue sekä yhteiset tieto- ja asianhallintajärjestelmät loisivat toiminnan suunnittelulle vakaamman perustan. Asiakasnäkökulmasta on huomioitava hallintopalveluiden keskittämisen mahdolliset haittavaikutukset asiakkaille. Suurin riskitekijä koskee palvelupisteiden välisten etäisyyksien kasvamista ja sen mukanaan tuomia haasteita palveluiden saavutettavuuden suhteen. Toisaalta yleishallinnon osalta suoraan asiakasrajapinnassa tehtävän työn osuus on suhteellisen vä- 18
häistä, keskittyen lähinnä kuntalaisaloitteiden sekä palautteiden käsittelyyn. Nämä toiminnot ovat luonteeltaan myös sellaisia, joissa sähköisen asioinnin kehittäminen voisi osaltaan helpottaa tilannetta. Yleishallinnon lisäksi tulisi panostaa myös toimialakohtaisten esikuntien keskittämiseen. On perusteltua pyrkiä tilanteeseen, jossa toimialojen hallinnot toimivat mahdollisimman keskitetysti, tiiviinä esikuntina/hallintotiimeinä. Työryhmän näkemyksen mukaan toimialojen hallintopalvelujen ei tarvitse olla cityalueen lähipalveluja. Palveluja keskitettäessä on kuitenkin kiinnitettävä huomiota palvelujen saavutettavuuteen eri käyttäjäryhmien näkökulmasta sekä etenkin sähköisten palvelujen kehittämiseen. Keski-Uudenmaan kaupunki tulisi kielilain (423/2003) mukaan olemaan kaksikielinen kunta. Kunta on kaksikielinen jos kunnassa on sekä suomenkielisiä että ruotsinkielisiä asukkaita, ja vähemmistö käsittää vähintään 8 % asukkaista tai vähintään 3000 asukasta. Ruotsinkielisten palvelujen osalta työryhmä ehdottaa palvelupisteiden alueellista keskittämistä nykyisen Sipoon kunnan läheisyyteen, toisin sanoen yhdyskuntarakennekartassa määritellyn Sibbesborg cityn alueelle. Selvitysalueen kuntien osalta tilanne on nykytilassa se, että ruotsinkieliseen kieliryhmään kuuluvista vain murto-osa asuu selvitysalueen muissa kunnissa kuin Sipoossa. Tästä johtuen palvelujen keskittäminen on järkevää. Asiakirjahallinnon osalta kaksikielisyys asettaisi kuitenkin uudelle kunnalle velvoitteen, jonka mukaan kunnan tulee palvella yleisöä suomeksi ja ruotsiksi ja jonka mukaan esimerkiksi valtuuston kokousasiakirjat, hallintosääntö ja muut säännökset sekä yleinen tiedotus, kuten kuulutukset ja julkiset ilmoitukset on oltava sekä suomen- että ruotsinkielisinä. Näiltä osin uuden kunnan on varauduttava käännöskuluihin. Käännöspalvelut voidaan tuottaa joko omana palveluna tai ainakin osittain palveluhankintana. Keskittämisen mahdollistamia kustannussäästöjä ei saavuteta ilman perusteellista henkilöstösuunnittelun kytkemistä osaksi palvelutuotantoa koskevia uudelleenjärjestelyjä. Toimintoja uudistettaessa on hallintohenkilöstön osalta arvioitava mahdollisuudet eläköitymisen ja muun vaihtuvuuden hyödyntämiseen sekä työnkuvien osalta pyrittävä uudenlaisiin kokonaisuuksiin. Lisäksi on huomattava, että hallinnon keskittämiseen tähtäävät toimet edellyttävät onnistuakseen asianhallintajärjestelmien yhdenmukaistamista ja yhtenäisten toimintatapojen käyttöönottoa koko kunnan alueella. 4.2 Ehdotus henkilöstöpalvelujen järjestämisestä Työryhmän näkemyksen mukaan henkilöstöpalvelut tulisi uudessa kunnassa hoitaa keskitetysti (kaupunkipalveluina). Näiden palvelujen fyysinen sijainti ei lähtökohtaisesti ole ratkaise- 19
vaa. Henkilöstöjohdon alaisuuteen keskitettäviä palvelukokonaisuuksia olisivat henkilöstöpolitiikkaan, henkilöstösuunnitteluun, työsuojeluun, työhyvinvointiin, osaamisen hallintaan, yhteistoimintaan ja palvelussuhdeneuvontaan liittyvät kokonaisuudet. Nämä palvelut ovat jatkossakin lähtökohtaisesti kunnan omana toimintana tuotettavia (vertaa henkilöstöhallinnon tukipalvelut, joita käsitellään edempänä). Henkilöstöpalvelujen keskittäminen mahdollistaisi päällekkäisyyksien karsimisen ja toisaalta tarjoaisi henkilöstöjohtamisessa uudenlaisen mahdollisuuden erikoistua esimerkiksi osaamisen hallintaan liittyviin kysymyksiin. Toisaalta työryhmä pitää tärkeänä sitä, että myös toimialoilla toimivat henkilöstöasioiden hoitajat sijoitettaisiin työnjohdollisesti henkilöstökeskuksen alaisuuteen. Sähköiset tietojärjestelmät mahdollistavat kuitenkin sen, ettei henkilöiden työpisteitä ole välttämättä sijoitettava samaan toimipisteeseen, vaan työntekijät voisivat jatkossakin työskennellä tarvittaessa toimialojen tiloissa. Tietojärjestelmien yhdenmukaistamisella ja kehittämisellä on huomattava merkitys tavoiteltaessa säästöpotentiaalia henkilöstöpalvelujen osalta. Tavoitteena on oltava myös automaation lisääminen ja tämän myötä henkilöstöpalveluissa tarvittavan henkilöstömäärän vähentäminen. Työryhmä arvioi, että yhdistymistä seuraavien lähivuosien aikana tietojärjestelmäkustannukset lisääntyisivät tietojärjestelmien yhtenäistämistarpeista ja käyttöönottokustannuksista johtuen. Pidemmällä aikavälillä tilanteen arvioidaan kuitenkin tasoittuvan ja sähköisten järjestelmien hyötyjen konkretisoituvan. On myös huomattava, että suuremman kunnan neuvotteluvoima suhteessa järjestelmätoimittajiin on pieniä kuntia vahvempi. Henkilöstöpalveluita uudistettaessa on huomioitava, että uuden kunnan henkilöstöjohdolla ja -asiantuntijoilla on keskeinen rooli ja vastuu henkilöstöstrategian rakentamisessa, toimeenpanossa ja seurannassa. Tästä johtuen henkilöstöjohdon roolia ja vastuuta on selkiytettävä ja vahvistettava. Pitkäjänteisellä henkilöstösuunnittelulla on keskeinen merkitys myös uuden kunnan vakanssien päällekkäisyyksien arvioinnin ja henkilöstöresurssien sopeuttamisen osalta. Uuden ajan henkilöstöhallinnossa strateginen ja operatiivinen toiminta voivat toimia toisistaan eriytettyinä. Henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamista koskevia ehdotuksia käsitellään seuraavassa luvussa. Palvelutuotannon uudistuksia suunniteltaessa on otettava huomioon myös henkilöstöön vaikuttavat näkökulmat ja henkilöstön osallistamiseen liittyvät mahdollisuudet. Näiltä osin keskeisiä ovat etenkin henkilöstön saatavuuden turvaamiseen, osaamiseen ja työhyvinvointiin liittyvät seikat. 20
4.3 Ehdotus tukipalvelujen järjestämisestä 4.3.1 Henkilöstöhallinnon tukipalvelut Työryhmän näkemyksen mukaan henkilöstöhallinnon tukipalveluissa tulisi pyrkiä nykyistä keskitetympään tuottamistapaan sekä rekrytoinnin että palkanlaskennan osalta. Rekrytoinnissa etenkin lyhytaikaisten sijaisten välittäminen tulisi voida hoitaa keskitetysti (kaupunkipalveluina) Muutos lisäisi toimintavarmuutta ja vapauttaisi yksiköiden esimiesten ja vuorovastaavien sijaisvälitykseen kuluvaa työaikaa. Selvitysalueen kunnista saatujen kokemusten mukaan rekrytointiprosessin yhtenäistäminen parantaa hakuprosessien tehokkuutta ja laatua merkittävästi. Palkanlaskennan osalta keskittäminen toisi mukanaan hyödyt etenkin suurten volyymien kautta. Suuremmassa yksikössä palkanlaskennan prosessit on mahdollista saada kehitettyä virtaviivaisemmiksi, henkilöstön osaamisen kehittämiselle on paremmat puitteet eikä toiminta ole yhtä haavoittuvaista kuin pienemmissä yksiköissä. Työryhmän näkemyksen mukaan tukipalvelutoimintojen keskittäminen auttaisi myös ohjaamaan henkilöstöjohtamisen painopistettä vahvemmin kuntalaispalveluissa tarvittavan osaamisen kehittämiseen ja johtamisen tukemiseen. Palkanlaskennan keskittämisen ja siihen sisältyvän palveluprosessien tehostumisen arvioidaan tuottavan jopa 20 %:n suuruisen kustannussäästöpotentiaalin. Työryhmän arvion mukaan muutos tuottaisi yksinomaan toimintakulujen osalta vuositasolla noin 0,5 M : n säästöpotentiaalin. Arvio perustuu ulkoistamisten kautta saatuihin kokemuksiin. Työryhmän näkemyksen mukaan myös uusi kunta voisi halutessaan hankkia palkanlaskentapalvelut ulkoa tai tuottaa palvelut esimerkiksi kuntien välisenä yhteistyönä. Keskittämistä suunniteltaessa on kuitenkin huomattava, että palkanlaskentapalvelujen tuottamistavassa on selvitysalueen kuntien osalta nykytilassa eroja. Kolmessa kunnassa palvelut tuotetaan omana tuotantona; yhdessä palvelut hankitaan Taitoa Oy:ltä ja neljässä kunnassa toiminnot on siirretty joko osittain tai kokonaan Kunta Pro -osakeyhtiöön. Henkilöstöhallinnon tukipalveluista on huomioitava myös työterveyshuollon palvelut. Työryhmän näkemyksen mukaan palvelut ovat hankittavissa myös ostopalvelusopimuksin. Palvelua ei näin ollen tarvitse tuottaa kunnan omana tuotantona. Työterveyshuollon seudullista organisointia selvitetään parhaillaan. Selvitysraportissa on arvioitu, että toimintojen yhdistämisestä syntyvä kustannushyöty tulisi olemaan noin 9 % kokonaiskustannuksista nykytilaan verrattuna. 21
4.3.2 Ruoka- ja siivouspalvelut Työryhmän näkemyksen mukaan ruokapalveluissa tulisi siirtyä keskuskeittiö-jakelukeittiö - mallin mukaiseen tuotantotapaan. Tämän mallin mukaisesti uuden kunnan alueelle sijoitettaisiin 2-3 keskuskeittiötä (=valmistuskeittiö) ja tarpeellinen määrä jakelukeittiöitä. Jakelukeittiöiden (=palvelukeittiö) määrä sopeutettaisiin uuteen palveluverkkoon ja jakelukeittiöiden lopullinen määrä arvioitaisiin tulevan palveluverkkorakenteen pohjalta. Selvitysalueen kuntien palveluksessa olevan ruokapalveluhenkilöstön keski-ikä on korkeahko. Toimintojen keskittäminen tarjoaisi paremmat sopeutumismahdollisuudet henkilöstön eläköitymisen mukanaan tuomiin haasteisiin. Lisäksi toimintojen keskittäminen mahdollistaisi joustavammat sijaisjärjestelyt ja paremmat mahdollisuudet henkilöstön osaamisen kehittämiselle (esimerkiksi erityisruokavaliot). Keskuskeittiöissä ruuanvalmistus voidaan tarvittaessa toteuttaa helpommin myös kahdessa vuorossa. Ruokapalvelujen tuottamisessa tarvittavat laiteinvestoinnit ovat tyypillisesti varsin kalliita, ja laitehankinnat sisältyvät monessa kunnassa lähivuosien hankintalistalle. Laitehankintojen rinnalla monessa kunnassa ovat arvioitavina myös keittiötiloihin kohdistuvat peruskorjaustarpeet. Toimintojen keskittämisen myötä logistiikkakustannusten osuus todennäköisesti lisääntyisi. Vastaavasti uudet valmistus- ja säilytystavat mahdollistavat sen, että kuljetukset ovat järjestettävissä myös ruuhka-aikojen ulkopuolella. Palveluverkkorakenteen mukaisesti sijoitetut jakelukeittiöt edesauttaisivat puolestaan jakelureittien johdonmukaisempaa suunnittelua. Suurimmat, keskittämisestä aiheutuvat, lisäkustannukset muodostuisivat uusien keskuskeittiöiden rakentamisesta ja keittiöihin tarvittavista laiteinvestoinneista. Tästä huolimatta keskuskeittiöiden käyttöönotolla ja jakelukeittiöiden sopeuttamisella uuteen palveluverkkoon on työryhmän näkemyksen mukaan saavutettavissa todellista ja pitkäkestoista hyötyä. Työryhmän karkean arvion mukaan keskuskeittiö-jakelukeittiömalliin siirtyminen tuottaisi noin 20 %:n säästöpotentiaalin. Tämä edellyttää, että toimintojen keskittäminen saadaan kytkettyä palveluverkkorakenteen uudistamiseen. Lisäksi investointikulujen osalta pidetään välttämättömänä sitä, että mahdollisen yhdistymispäätöksen jälkeisenä siirtymäaikana pidättäydytään kuntakohtaisista keittiölaite- ja tilainvestoinneista. 20 %:n kustannussäästö merkitsisi toimintakuluissa noin 5 M : n vuotuista säästöpotentiaalia. Arvioon on päädytty laskemalla 20 %:n osuus kahdeksan kunnan ruokapalveluiden kokonaiskustannuksista siten, että raaka-ainekulut on jätetty tarkastelun ulkopuolelle. Vuoden 22
2012 tilinpäätöstietojen mukaan kuntien ruokapalveluiden toimintakulut olivat 34 M, josta raaka-ainekulujen osuus oli noin 30 %. Työryhmän näkemys on, että ruoka- ja siivouspalvelujen osalta tulee panostaa seudullisten yhteistyömahdollisuuksien selvittämiseen myös siinä tapauksessa, ettei selvitysalueen kuntaliitos toteutuisi. Ruoka- ja siivouspalvelujen sisällyttäminen osaksi palveluverkkosuunnitelmia nähdään erittäin tärkeäksi. Siivouspalvelujen osalta työryhmän näkemys on, ettei siivouspalveluja tarvitse tuottaa kokonaan kunnan omana tuotantona. Siivouspalvelujen hallinnointi, ostopalvelujen sopimushallinta mukaan lukien, tulee hoitaa uudessa kunnassa keskitetysti. 4.3.3 Maaseutuhallintopalvelut Järjestetään seudullisena yhteistyönä jo nykytilassa. Työryhmän näkemyksen mukaan palvelujen hajauttamiseen ei ole tarvetta. 4.3.4 Valmiussuunnittelu Keski-Uudenmaan pelastuslaitos jätti pyynnöstä asiantuntijalausuntonsa väliraportin yhteydessä. Lausunnossa käsiteltäviin asioihin on sisällytetty paitsi valmiussuunnittelu, myös varautuminen sekä muu turvallisuustoiminta. Työryhmä yhtyy Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen näkemykseen siitä, että kuntien valmiussuunnittelun tasossa esiintyy nykytilassa kuntakohtaisia eroja. Kuntien yhdistyminen mahdollistaisi näiden erojen kaventamisen ja toimintojen koordinoimisen saman johdon alaisuudessa. Toisaalta valmiussuunnittelun yhtenäistäminen vaatii siirtymävaiheessa resursointia ja laaja-alaisen valmiussuunnittelua koskevan kokonaisuuden haltuunottoa. Kaikki selvitysalueen kunnat kuuluvat nykytilassa Keski-Uudenmaan pelastuslaitokseen Sipoota lukuun ottamatta ja tekevät jo tältä osin yhteistyötä alueen kokonaisturvallisuuden varmistamiseksi. Pelastustoimi ja sairaankuljetuspalvelut tuotetaan näin ollen Keski- Uudenmaan pelastuslaitoksen toimesta, eikä kuntaliitos muuttaisi tilannetta muutoin kuin Sipoon osalta. Sipoo kuuluu tällä hetkellä Itä-Uudenmaan pelastuslaitokseen. 23
4.4 Yhteenveto koskien ehdotusta palveluiden tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet palvelut Hallintopalvelut Ehdotus palvelujen tuottamisesta Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo Keskitetysti, kaupunkipalveluina/ citypalveluina yhtenäiset tietojärjestelmät ja toimintatavat eläköitymisen ja muun vaihtuvuuden hyödyntäminen, prosessien uudistaminen, työtehtävien uudelleenorganisointi siirtymäaikana uusien rekrytointien toteuttaminen määräaikaisina (etenkin johto ja muu hallintohenkilöstö) tilasuunnittelu, tilojen tehokas käyttö toimialojen hallinnon uudistaminen osana palveluverkkorakenteen muutosta sähköisten palvelujen kehittäminen palvelujen saavutettavuuden turvaaminen (asiakastarpeiden huomioiminen) Toimintakuluissa huomattava säästöpotentiaali, joka alkaa konkretisoitua 3-5 vuoden kuluessa yhdistymisestä, edellyttäen että onnistutaan tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämisessä ja että henkilöstösuunnittelu tukee palvelutuotannon suhteen tehtäviä muutosratkaisuja. toimintavarmuuden paraneminen (esimerkiksi henkilöstön sijaisjärjestelyt) laaja-alaisemmat toiminnan kehittämismahdollisuudet mahdollisuus hallinnon asiantuntijaosaamisen keskittämiseen, paremmat mahdollisuudet työtehtävien jakamiseen ja erikoistumiseen 24
HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet palvelut Henkilöstöpalvelut Ehdotus palvelujen tuottamisesta Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo Keskitetysti, kaupunkipalveluina/ citypalveluina tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja kehittäminen yhdenmukaisten henkilöstöpoliittisten periaatteiden ja toimintatapojen kehittäminen palkkaharmonisoinnissa ja muissa siirtymävaiheen erityiskysymyksissä/ toimenpiteissä onnistuminen. riittävä resursointi paitsi palvelussuhdeneuvontaan, myös kehittämistoimintoihin. selkeät roolit henkilöstöjohdon ja toimialajohdon työnjaon osalta, henkilöstöpoliittisen ohjausotteen vahvistaminen suhteessa toimialoihin Keskittäminen mahdollistaa henkilöstötarpeen vähentämisen ja tehostaa toimintaprosesseja; säästöpotentiaali toimintakulujen kautta. paremmat mahdollisuudet strategisen henkilöstösuunnittelun kehittämiseen (osaamisen hallinta, työhyvinvointi, palvelussuhdeneuvonta, henkilöstöpolitiikka jne.) mahdollisuus tarjota monipuolisempia vaihtoehtoja henkilöstön ammatilliseen kehittymiseen ja asiantuntijaosaamisen hyödyntämiseen 25
HHT-ryhmän selvitysvastuulle kuuluneet palvelut Ehdotus palvelujen tuottamisesta Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo Tukipalvelut Keskittämisasteen vahvistaminen ruoka- ja siivouspalvelujen osalta siirtyminen keskuskeittiöjakelukeittiö -malliin siivouspalvelujen hallinnon keskittäminen. henkilöstöhallinnon tukipalvelujen keskittäminen kaupunkipalveluiksi sekä palkanlaskennan että rekrytointipalvelujen osalta (maaseutuhallintopalvelujen ja valmiussuunnittelun suhteen ei tarvetta muutoksiin) Toimintakuluissa jopa 20 %:n säästöpotentiaali. Ruoka- ja siivouspalvelujen osalta tämä merkitsisi toimintakulujen osalta jopa 5 M : n vuotuista säästöpotentiaalia (tarkemmin s. 22). toimintavarmuuden paraneminen (esimerkiksi henkilöstön sijaisjärjestelyt) laaja-alaisemmat toiminnan kehittämismahdollisuudet ruokapalvelujen tarkoituksenmukaisempi kytkeminen osaksi palveluverkkokokonaisuutta. henkilöstöhallinnon tukipalvelujen keskittämisen kautta syntyvät volyymiedut sekä paremmat mahdollisuudet palvelutuotannon tehostamiseen. tuki henkilöstöhallinnon strategisen suunnittelun ja operatiivisen puolen toimintojen eriyttämistarpeelle 26