1/13 TARJOUSPYYNTÖ 27502 Lukki- kirjastojen ja Siuntion kunnankirjaston kirja-aineistohankinnat vuosille 2015-2016, sekä optiovuodet 2017-2018 1. Hankintayksikön perustiedot Yhteystiedot: Suomi Vastaanottaja: Tapani Tapiola puh. fax tapani.tapiola@lohja.fi Osoite, josta saa lisätietoja: Ks. edellä hankintayksikön yhteystiedot Osoite, josta saa eritelmiä ja täydentäviä asiakirjoja (myös kilpailullista neuvottelumenettelyä ja dynaamista hankintajärjestelmää koskevia asiakirjoja): Ks. edellä hankintayksikön yhteystiedot Osoite, johon tarjoukset tai osallistumispyynnöt on lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintaviranomaisen luonne: Alue- tai paikallistason virasto/laitos: Mukana olevat muut yhteisöt: Karkkilan kaupunki Siuntion kunta Vihdin kunta Pääasialliset toimialat: Yleinen julkishallinto Hankintaviranomainen tekee hankintoja muiden viranomaisten puolesta: Kyllä Hankintayksikön esittely: Karkkilan kaupunki,, Siuntion kunta ja Vihdin kunta pyytävät tarjousta kirjastoihin hankittavista kotimaisista ja ulkomaisista kirja-aineistoista vuosille 2015-2016 sekä optiovuosille 2017 ja 2018. Lukki-kirjastoilla (Karkkila, Lohja, Vihti) on Ab Axiell Kirjastot Oy:n FinMarc21 pohjainen Origo-kirjastojärjestelmä ja yhteiset asiakas-, aineisto- ja lainausrekisterit. Siuntion kunnankirjastolla on käytössä Ab Axiell Kirjastot Oy:n Marc21 pohjainen Aurorakirjastojärjestelmä. Kuntaliitokset ja kirjastojärjestelmien vaihdokset ovat mahdollisia sopimuskauden tai optiovuosien aikana.
2/13 2. Hankintalaji Hankintalaji: Tavarahankinnat 3. Hankinnan kohde Hankintaviranomaisen sopimukselle antama nimi: Lukki- kirjastojen ja Siuntion kunnankirjaston kirja-aineistohankinnat vuosille 2015-2016, sekä optiovuodet 2017-2018 Hankinnan tunniste- tai viitenumero: 27502 Sopimuksen tai hankinnan (hankintojen) lyhyt kuvaus: Kirja-aineistohankintoihin käytetään kirjastoissa vuosittain yhteensä noin 391 000 (Lohja 205 000, Vihti 125 000, Karkkila 35 000, Siuntio 26 000 ). Kirja-aineistohankinnoista kotimaisen kirjallisuuden osuus on n. 96 % ja vieraskielisen sekä Ruotsissa ilmestyvän ruotsinkielisen kirjallisuuden osuus on n. 4 %. Kirja-aineistohankinnoista oppikirjojen osuus on n. 1 % ja äänikirjojen osuus n. 1,5 %. Tilaajakirjastot pidättävät itsellään oikeuden hankkia vuosittain ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän ja pidättävät oikeuden tehdä pieniä kirjahankintoja myös muuta kautta. Kirja-aineistohankintojen vuosittainen hankintamäärä 391 000 jakautuvat seuraavasti: Ennakkotilauksiin, joiden arvioitu hankintahinta on yhteensä 312 800. Täydennystilauksiin, joiden arvioitu hankintahinta on yhteensä 78 200. Ennakkotilaushankinnat, myyntihinta suositushinta (määritelty kohdassa 6. Hinta ja kaupalliset ehdot). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuriin kustantajiin (tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty suuret kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 212 704. Muihin kustantajiin(tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty muut kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 53 176. Ennakkotilaushankinnat, myyntihinta nettohinta x kerroin (määritelty kohdassa 6. Hinta ja kaupalliset ehdot). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuriin kustantajiin (tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty suuret kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 37 536. Muihin kustantajiin(tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty muut kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 9 384. Täydennystilaushankinnat, myyntihinta suositushinta (määritelty kohdassa 6. Hinta ja kaupalliset ehdot). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuriin kustantajiin (tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty suuret kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 53 176. Muihin kustantajiin(tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty muut kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 13 294. Täydennystilaushankinnat, myyntihinta nettohinta x kerroin (määritelty kohdassa 6. Hinta ja kaupalliset ehdot). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuriin kustantajiin (tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty suuret kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 9 384. Muihin kustantajiin(tarjouspyynnön liitteenä on xls.tiedosto, missä on määritelty muut kustantajat), joiden arvioitu hankinnan arvo noin 2 346. Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Kyllä Kyseisten lisähankintamahdollisuuksien kuvaus:
3/13 OPTIO, Tarjoaja voi jättää vapaamuotoisen tarjouksen muovituspalveluista. Optiotarjousta ei arvioida, eikä sitä pisteytetä. Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV) Päänimikkeistö: 22100-4 (Painetut kirjat) 4. Hankintamenettely Hankintamenettely: Avoin menettely Sopimus on jaettu osiin: Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä: Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Kaikkien liitteiden ja dokumenttien on oltava suomen-, tai ruotsinkielisiä. Muilla kielillä tehty tarjous liitteineen hylätään. Tarjous ei saa olla millään tavalla ehdollinen tai rajoittava. Ehdollisuus tai rajoittaminen on tarjouksen hylkäämisperuste. Sähköistä huutokauppaa käytetään: Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kokonaishankinnan mukaan Ratkaisuperusteet: Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, kun otetaan huomioon eritelmissä tai tarjouspyynnössä taikka neuvottelukutsussa esitetyt perusteet 5. Hankinnan kohteen kriteerit Ennakkotilaushankinnat, myyntihinta suositushinta (määritelty kohdassa 6). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuret kustantajat (hankinnan arvo noin 212 704 ) Kokonaishinnan maksimipisteet 81.50 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo
4/13 Vertailuhinta 212704 - ( 212704 * ( Alennus / ) ) Muut kustantajat (hankinnan arvo noin 53 176 ) Vertailuhinta 53176 - ( 53176 * ( Alennus / ) ) Ennakkotilaushankinnat, myyntihinta nettohinta x kerroin (määritelty kohdassa 6). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuret kustantajat (hankinnan nettoarvo noin 37 536 ) Tarjoajan hinnoittelukerroin 0 Vertailuhinta 37536 * ( 1 + ( Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) ) - ( 37536 * ( Alennus / * ( 1 + Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) ) ) Muut kustantajat (hankinnan nettoarvo noin 9 384 ) Tarjoajan hinnoittelukerroin 0 Vertailuhinta 9384 * ( 1 + Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) - ( 9384 * ( Alennus / * ( 1 + Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) ) ) Täydennystilaushankinnat, myyntihinta suositushinta (määritelty kohdassa 6). Hankinnat jakautuvat seuraavasti: Suuret kustantajat (hankinnan arvo noin 53 176 ) Vertailuhinta 53176 - ( 53176 * ( Alennus / ) ) Muut kustantajat (hankinnan arvo noin 13 294 ) Vertailuhinta 13294 - ( 13294 * ( Alennus / ) ) Täydennystilaushankinnat, myyntihinta nettohinta x kerroin (määritelty kohdassa 6). Hankinnat jakautuvat seuraavasti:
5/13 Suuret kustantajat (hankinnan nettoarvo noin 9 384 ) Tarjoajan hinnoittelukerroin 0 Vertailuhinta 9384 * ( 1 + Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) - 9384 * Alennus / * ( 1 + ( Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) ) Muut kustantajat (hankinnan nettoarvo noin 2 346 ) Tarjoajan hinnoittelukerroin 0 Vertailuhinta 2346 * ( 1 + ( Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) ) - ( 2346 * ( Alennus / * ( 1 + Tarjoajan hinnoittelukerroin / ) ) ) Yleiset kriteerit/tiedot Tilauskäytäntöjen sujuvuus max. 2 pistettä (kyllä vastaus 0,5 pistettä, ei vastaus 0 pistettä) Kaikki tuotteet voidaan tilata myös sähköpostitse. Tilaaminen ilman toimittajan ennakko-/tuotetietoa on mahdollista kirjastojärjestelmän kautta. Tilausvahvistus sisältää tilatut nimekkeet ja kunkin nimekkeen tilatut kappalemäärät. Toimittaja vastaa toimittamiensa tuotetietojen ajantasaisuudesta ja ilmoittaa viipymättä tuotteet, jotka ovat loppuunmyytyjä tai joiden ilmestyminen on peruttu tai siirtynyt ja jääkö tilaus voimaan vai tarjotaanko tuotetta myöhemmin uudelleen. Tilattavasta aineistosta tiedottaminen max. 3 pistettä (kyllä vastaus 0,5 pistettä, ei vastaus 0 pistettä) Toimittaja ilmoittaa/toimittaa kirjastoille tiedon silloin kun uutuustiedostot ovat kirjaston rekisterissä (toimittaja siirtää) tai kun uutuustiedostot ovat poimittavissa kirjaston rekisteriin (kirjasto siirtää)
6/13 Aineistoa tarjotaan eri listoina siten, että kaunokirjallisuus, tietokirjallisuus, lasten kirjallisuus, kielikurssit, äänikirjat ovat kielittäin omina listoinaan. Tarjonta on säännöllistä ja läpi vuoden jatkuvaa. Uutuusaineisto tarjotaan ennakkoon. Kukin nimeke esiintyy vain kerran uutuuslistalla. Tarjoaja toimittaa teemalistoja sähköisesti tilaajan määrittämistä teemoista eri teemoihin liittyen 8 10 kertaa vuodessa (1 teema/lista). Tarjoajan verkkotilausjärjestelmä (verkkokauppa) max. 2 pistettä (kyllä vastaus 0,5 pistettä, ei vastaus 0 pistettä) Tilaaja pystyy tarkistamaan nimekkeen saatavuuden verkkokaupasta ja tarjoajan seurantatyökalusta. Verkkokaupassa on vähintään seuraavat hakuominaisuudet: materiaali/aineistolaji, ISBN (tai vastaava, mikäli sellainen on), yhteisten kirjastojen luokitusjärjestelmän mukainen luokitus, tekijä, nimeke, kustantaja, julkaisuvuosi. Verkkokaupassa on käytettävissä vapaasanahaku ja hakusanan katkaisu. Tarjoajan verkkokaupassa julkaistaan tilauslistoja vastaavat hankintalistat. Tarjoajan seurantatyökalu max. 2 pistettä (kyllä vastaus 0,5 pistettä, ei vastaus 0 pistettä) Tilaaja pystyy seurantatyökalun avulla seuraamaan tilauskantaansa ja toimitustilannetta ajantasaisesti. Vähimmäishakuominaisuudet: materiaali/aineistolaji, ISBN (tai vastaava, mikäli sellainen on), tekijä, nimeke, kustantaja, julkaisuvuosi. Tilaaja pystyy seurantatyökalun avulla arvioimaan toimitusten toteutumisen ja määrärahatilanteen itse määrittelemällään ajanjaksolla. Seurantatyökalu on selainpohjainen eikä sen käyttö edellytä muiden ohjelmien hallintaa. Tuotteiden toimitus max. 5 pistettä (kyllä vastaus 0,5 pistettä, ei vastaus 0 pistettä)
7/13 Suuret kustantajat: ennakkotilausten osalta toimitusaika on enintään seitsemän (7) arkipäivää siitä kun kirja on julkaistu. Suuret kustantajat: täydennystilausten osalta toimitusaika on enintään seitsemän(7) arkipäivää tilauksesta tai siitä kun kirja on julkaistu. Muut kustantajat: toimitusaika on enintään kaksi viikkoa tilauksesta tai siitä kun kirja on julkaistu. Tuotteet toimitetaan yhtenä lähetyksenä vähintään kerran viikossa sovittuna arkipäivänä klo 9-15 tilaajan nimeämiin paikkoihin sisätiloihin, ellei toisin ole sovittu. Tarjoaja tiedottaa vähintään yksi (1) arkipäivä ennen sovittua toimituspäivää etukäteen tiedossa olevista viivytyksistä tilaajalle. Toimitukseen sisältyy lähetyslista, josta käy ilmi tuotteen tunnus, nimi, kappalemäärä, verollinen á- hinta, alv-prosentti ja alennusprosentti sekä veroton nettohinta. Lähetyslistan lopussa tulee olla yhteenveto, josta käy ilmi veroton nettohinta yhteensä sekä ALV:t eriteltyinä. Tuotteet toimitetaan tilaajan määrittelemässä pakkauksessa, vähintään rullakkoina tai pahvilaatikoissa. Kiireellisten tilausten toimitusnopeus on kaksi (2) arkipäivää. Tilaaja voi katkaista toimitukset määräajaksi, esim. loppuvuosi. Lähetyslista järjestetään kirjan nimekkeen mukaan aakkosissa. Asiakaspalvelu, reklamointi ja palautusoikeudet max. 4,5 pistettä (kyllä vastaus 0,5 pistettä, ei vastaus 0 pistettä) Toimittajalla on asiakaspalvelu, joka palvelee kaikissa sopimukseen liittyvissä asioissa puhelimitse ja sähköpostitse. Asiakaspalvelu on saatavana suomen ja ruotsin kielellä. Asiakaspalvelu on tavoitettavissa puhelimitse tai sähköpostitse arkisin klo 8-16.
8/13 Asiakaspalvelun vasteaika arkisin on 24 h, siten että asiakas saa 24 h kuluessa palvelupyynnön tai tiedustelun esittämisestä vähintään tiedon siitä, miten asia aiotaan hoitaa tai selvittää. Tilaajalla on oikeus palauttaa tai lähettää vaihdettavaksi vialliset tuotteet ilman lisäkustannuksia. Valikoima ei sisällä kirjastokäyttöön sopimattomia tuotteita (täytettävät kirjat, popup- kirjat, tarrakirjat jne.). Tilaajalla on oikeus perua tilaus aina ilman erillistä kustannusta. Toimittaja lähettää ilman erillistä pyyntöä hyvityslaskun väärin laskutetuista tuotteista. Tilaajalla on oikeus palauttaa virheellisesti tilatut tuotteet ilman lisäkustannuksia. Tarjouspyynnön maksimipisteet yhteensä.00 6. Hinta ja kaupalliset ehdot Kaikkien tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki toimituksesta, lähetyksestä/postituksesta, tilauksesta, peruutuksesta, laskutuksesta ja muista tekijöistä aiheutuneet kustannukset. Hinnan varaumia yms. lisiä ei hyväksytä. Hinnoitteluperusteiden ja myönnettyjen alennusprosenttien sekä hinnoittelukertoimien tulee olla tarjouksentekohetken mukaisia koko sopimuskauden ajan tilausmäärästä riippumatta. Aineiston tilauksesta, ennakkotiedoista ja uutuustiedoista (kirjastojärjetelmään integroitavan tilausohjelman toimittamisesta, käytöstä ja ylläpidosta) ei saa aiheutua erillisiä kustannuksia tilaajalle. Nämä kustannukset on sisällytettävä aineiston hintaan ja huomioitava alennusprosentteja tarjottaessa. Tarjouspyyntöä tehtäessä kirjastot ovat arvioineet, että 85% hankinnasta tehdään suositushintaa käyttäviltä kustantajilta ja 15% hankinnasta tehdään nettohintaa käyttäviltä kustantajilta. Hintavertailu tehdään tämän arvion mukaan. Tarjoajan myyntihinnan tulee ensisijaisesti olla se, jonka kustantaja on ilmoittanut jälleenmyyjille suositushinnakseen. Tarjoajan myyntihinta on kustantajan jälleenmyyjille ilmoittama suositushinta ja alennukset lasketaan tästä myyntihinnasta. Nettohintaa käyttävien kustantajien osalta tarjoajan pitää ilmoittaa hinnoittelukerroin, jolla kustantajan jälleenmyyjille ilmoittama nettohinta muutetaan myyntihinnaksi. Alennukset lasketaan tästä myyntihinnasta. Ylivuotisen aineiston myyntihinnat eivät saa nousta, ellei kustantajan suositus- tai nettohinta muutu. Hinnoittelussa ja laskutuksessa ei hyväksytä käteisalennuksia, vaan alennuksen tulee näkyä suoraan tuotteen hinnassa ja tarjotussa alennusprosentissa. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei huomioida. Hintojen tulee olla koko sopimuskauden sidottuja kustantajien jälleenmyyjille ilmoittamaan suositus- ja nettohintaan. Alennusprosenttien täytyy pysyä samana. Hankintayksiköllä on tarkistusoikeus sopimuskaudella ja voittaneen tarjoajan tulee pyydettäessä todentaa käyttämänsä kustantajien hinnastot.
9/13 7. Laskutus ja maksuehto Laskutus tilaajakohtaisesti. Laskutus tapahtuu tilauspäivän hinnoilla. Toimittaja ei saa periä erikseen peruutus- ja osoitteenmuutosmaksuja. Mikäli hankinnan kokonaiskustannusten hinnat nousevat yli 5 %, asiasta on käytävä uudet neuvottelut tilaajan kanssa. Mikäli sopimukseen ei päästä, tilaaja varaa oikeuden uusia kilpailutus tai purkaa sopimus. Kaikkien tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki toimituksesta, lähetyksestä/postituksesta, tilauksesta, peruutuksesta, laskutuksesta ja muista tekijöistä aiheutuneet kustannukset. Kirjastokampanjahinnat Toimittajan tulee sitoutua siihen, että sopimushinta ei missään tapauksessa ole korkeampi kuin samanaikaisesti voimassa oleva kirjastokampanjahinta. Jos hankintayksiköiden sopimushinta on korkeampi kuin samanaikaisesti voimassa oleva kirjastokampanjahinta, kirjastojen sopimushinta alennetaan kirjastokampanjahintaa vastaavaksi. Maksuehto 21 pv. netto. Laskutuslisiä, postitusmaksuja, toimitus- ja käsittely- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. 8. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Lisätietoa Rekisteröinnit Kyllä Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä. Verot ja maksut Kyllä Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja. Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksiä hankintamenettelyn kestäessä.
10/13 Luottotiedot ja taloudellinen tilanne Ladattava Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se luottokelpoisuusluokituksessa (ns. rating) on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. SELVITYKSET LIITTEEKSI: - Vahvistetut tilinpäätösasiakirjat kahdelta edelliseltä tilikaudelta (tuloslaskelma, tase liitetietoineen, toimintakertomus) - Selvitykset / todistukset vakavaraisuudesta, luottokelpoisuudesta ja maksukyvystä, esim. Suomen Asiakastieto Oy:n tai D&B Finland Oy:n tai vastaava raportti, joka sisältää tarjoajan luottokelpoisuusluokituksen. - Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloustietoja yleisistä tietolähteistä. Mikäli tarjoajalla on takanaan vähemmän kuin kaksi tilikautta, on tarjoajan toimitettava kaikilta tilikausilta vastaavat tiedot ja selvitettävä vakavaraisuutensa ja maksukykynsä muulla tilaajan hyväksymällä tavalla. Vastuuvakuutus Kyllä Tarjoajalla on viimeistään sopimuksen tekohetkellä voimassa oleva vastuuvakuutus, joka kattaa henkilö- ja materiaalivahingot vähintään korvaussummalla, joka on 000. Tarjouksen sisältö Kyllä Tarjoaja on perehtynyt tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin, sekä pystyy tuottamaan siinä pyydetyn palvelun. Hankintapäätöksen sähköinen tiedoksianto Tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite(et), johon tieto tehdystä hankintapäätöksestä voidaan lähettää. Laadunvarmistusmenetelmä Ladattava Tarjoajalla on käytössään säännöllinen laadunvarmistusmenetelmä. SELVITYKSET LIITTEEKSI: - Esittäkää selvitys laadunvarmistusmenetelmästä. Mikäli laatujärjestelmää ei ole sertifioitu, tarjoajaa pyydetään toimittamaan selvitys laatumenetelmästä. Resurssit Kyllä Tarjoajalla on riittävät henkilöstö-, tuotanto- ja jakeluresurssit, joilla varmistutaan siitä, että asiakkaalle tuotettavat palvelut eivät keskeydy missään olosuhteissa. Tarjoajalta edellytetään valmiutta toimittaa tilatut määrät tuotteita myös epidemiatilanteissa (esim. MRSA, Noro) ja poikkeusoloissa. Referenssit Ladattava Tarjoajalla on referenssejä vähintään yksi vastaavantyyppisten palveluiden tuottamisesta. SELVITYKSET LIITTEEKSI: - Referensseistä on esitettävä selvitys, josta ilmenee toimitusten lyhyt kuvaus ja toimitusajankohta. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa, joten referenssien yhteystiedot tulee ilmoittaa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi ehdokkaan teknisestä suorituskyvystä. Alihankkijat Alihankkijat Palvelun tuottamisessa käytettävät alihankkijat on mainittu tarjouksessa. Tarjoajan on kuitenkin tehtävä pääosa palvelusta omana työnä. SELVITYKSET LIITTEEKSI: - Kerrottava mitkä osat palvelusta tuotetaan alihankintana. Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää menettelyn kestäessä alihankkijoita koskevat, vastaavat selvitykset, joita tarjoajalta edellytetään.
11/13 9. Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Tekninen suorituskyky: Tiedot ja muodollisuudet, joiden perusteella vaatimusten täyttyminen voidaan arvioida: Toimittajalla on tuotantokäytössä oleva toimiva suomenkielinen sähköinen tilausjärjestelmä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan ja vastaanottamaan kulloinkin käytössä olevan kirjastojärjestelmän käyttämän rajapinnan mukaista informaatiota. Kirjastojärjestelmään toimitettavista aineiston tuotetiedoista tulee käydä ilmi vähintään seuraavat tiedot, mikäli tiedot ovat kustantajalta saatavissa: materiaali/aineistolaji, ISBN tai vastaava, sidosasu, sivumäärä ja koko, yleisten kirjastojen luokitusjärjestelmän mukainen luokitus, tekijä, nimeke, teoksen kieli ja painos, kustantaja ja julkaisuvuosi, arvioitu ilmestymisaika sekä hinta. Kirjastojärjestelmään poimitun tuotetiedon pohjalta on mahdollisuus laskea aineiston alennettu hinta. Lisäksi toimittaja välittää ilman eri korvausta käyttöoikeudelliset linkit kaikkiin kustantajilta saataviin kansikuviin ja esittelyteksteihin. Toimittajan tulee pystyä tarjoamaan kirjastoille vuosittain seuraavat valikoimat uutuusaineistoa: uutuusnimekkeitä vähintään 7000/ (suomi) uutuusnimekkeitä vähintään 5000/(englanti, ranska, saksa, venäjä, espanja, italia ym.) uutuusnimekkeitä vähintään 5000 (ruotsi) tarjontaa oltava yli 800 kotimaiselta kustantajalta tarjontaa oltava yli 0 ulkomaiselta kustantajalta kotimaisten ja ulkomaisten kustantajien äänikirjoja vähintään 350 nimekettä 10. Hallinnolliset tiedot Samaa hankintasopimusta koskeva ilmoitus on julkaistu aiemmin: Kieli (kielet), jo(i)lla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan laatia: suomi, ruotsi Tarjousten avaustilaisuudessa saa olla läsnä ulkopuolisia henkilöitä: 11. Täydentävät tiedot Tarjousten avaamista koskevat tiedot: PL 71 08 LOHJA Suomi 12. Tarjouksen voimassaoloaika
12/13 Tarjouksen on oltava voimassa 60 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. 13. Päätöksenteon perusteet Jokainen kunta/kaupunki tekee oman erillisen hankintapäätöksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintapäätös, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Valitun toimittajan kanssa tehdään erillinen hankintasopimus tämän tarjouspyynnön, tarjouksen ja hankintapäätöksen pohjalta. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 14. Hylkäämisperusteet Kaikkien liitteiden ja dokumenttien on oltava suomen- tai ruotsinkielisiä. Muilla kielillä tehty tarjous liitteineen hylätään. Tarjous ei saa olla millään tavalla ehdollinen tai rajoittava. Ehdollisuus tai rajoittaminen on tarjouksen hylkäämisperuste. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtojaan ja oman alansa yleisiä ehtoja, on tarjouksesta selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. Mikäli ko. ehdot ovat ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ja JYSE-2014 ehtojen kanssa, voi se johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintayksiköt pidättävät lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista perustellusta syystä. 15. Sopimusmenettely Sopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimuskausi alkaa viimeistään 1.8.2015. Mahdollisen optiovuosien käyttöönotosta tarjouskilpailussa mukana olevat kunnat ilmoittavat erikseen valitulle toimittajalle 3 kk ennen 2. sopimuskauden loppumista. Optiovuosina käytetään samoja alennuksia kuin varsinaisina sopimusvuosina. Optio käytetään vuosi kerrallaan. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimusasiakirjat ovat (tässä järjestyksessä): 1. Tarjouspyyntö liitteineen 2. Sopimus liitteineen 3. Hankintapäätös 4. Tarjous liitteineen 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 TAVARAT) soveltuvin osin 16. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjouksen sisältämät tiedot liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta, tulevat julkisiksi asianosaisille sen jälkeen, kun hankintapäätös on allekirjoitettu ja muille kuin asianosaisille, kun sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Tarjoajaa pyydetään toimittamaan liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa tiedot erillisenä liitteenä merkillä julkinen. Asiakirjojen julkisuus ratkaistaan Julkisuuslain (621/1999) nojalla. Hintatiedot ovat lain mukaan kuitenkin aina julkisia. 17. Erimielisyyksien ratkaiseminen Mahdolliset sopimuserimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Länsi-Uudenmaan käräjäoikeudelle. 18. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 7 päivää ennen tarjouspyynnön tai osallistumispyynnön
13/13 määräajan umpeutumista. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. 19. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: 11.05.2015 klo 16:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/lohja. 20. Allekirjoittajat Raija Lindroos, hallintopäällikkö 21. Liitteet ja linkit Kustantaja erittely.xls