JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio 12.05.2015 Julkaistu: Voimassaoloaika: Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Metatieto (SÄHKE2) Pakollinen/ Valinnainen Tietojärjestelmä TOS Käyttäjä asia toimenpide asiakirja MUUTOKSET SÄHKE2 -> JHS 176 Yhteiset kaikille säilytettäville kohteille Aihe (2.1) V X X X X X X Aihe poistettu ja korvattu asiasalla Avattu (2.2.1) P X X X X Asialla Avattu (id 2.1.2) Asiakirjalla Laadittu ( 4.1.2), toimenpiteellä Luotu (3.1.2) Julkistettu (2.2.2) V X X X (ei X Julkistettu on muutettu kahdeksi eri metatiedoksi: julkistamisen alkupvm ja julkistamisen loppupvm Lähetetty (2.2.3) V X X X X Asia 2.4.2, Toimenpide 3.3.4, asiakirja 4.6.11 Muokattu (2.2.4) V X X X X Asia 2.4.1, Toimenpide 3.3.3, asiakirja 4.6.10 Saatavilla (2.2.5) V X X X X Saatavilla poistettu ja korvattu julkistamista koskevilla kahdella metatiedolla Vastaotettu (2.2.6) V X X (ei X (ei X Vain asiakirjalla (4.6.12) ID (identifiointitunnus, 2.3.) P X X X X Identifiointitunnus asialla 2.1.1, toimenpiteellä 3.1.1 ja asiakirjalla 4.1.1 Muu tunnus (2.3.1) V X X X X Poistettu: voida esittää tarvittaessa orgisaatiokohtaisena metatietona 1/10
Kieli (2.4.) P -> V X voi olla X (ei X X (ei X Pakollisuus poistettu valinnainen (ei enää koske toim.pidettä), ei käyttäjän lisäämänä Asia 2.4.21, asiakirja 4.6.25 Kuvaus (2.5) V X X X X (ei X Kuvaus käyttäjän tai tietojärjestelmän tuottama metatietona. Toimenpiteellä erikseen tyypin kuvaus ja sisällön kuvaus. Asia 2.4.14, asiakirja 4.6.13 Tiivistelmä (2.5.1) V X X X X X Poistettu Käyttörajoitus (2.6.) Julkisuusluokka (2.6.1) P X X X X Asialla 2.1.8, toimenpiteellä 3.1.5, asiakirjalla 4.1.6 Salassapitoaika (2.6.2.) Salassapidon päättymisajkohta (2.6.3) Salassapitoperuste (2.6.4) X X X X Asialla 2.2.2, toimenpiteellä 3.2.2, asiakirjalla 4.2.2 X X X X Asialla 2.2.5, toimenpiteellä 3.2.5, asiakirjalla 4.2.5 X X X X Asialla 2.2.3, toimenpiteellä 3.2.3, asiakirjalla 4.2.3 Suojaustaso (2.6.5) V X X (ei Turvallisuusluokka (2.6.6) V X X (ei X X (ei X Ei käyttäjän lisäämänä (ei toim.piteellä) Asialla 2.4.4, asiakirjalla 4.6.2 X X (ei X Ei pakollinen edes ehdollisena (ei toim.piteellä) Asialla 2.4.5, asiakirjalla 4.6.3 Henkilötietoja (2.6.7) P X X X (ei X Henkilötietoluonne Asialla 2.1.9, asiakirjalla 4.1.8 Ei toim.piteellä Henkilö (2.6.8) Henkilön nimi (2.6.8.1) V X X X X Asiosaisjulkisuuteen liittyvä henkilön nimi poistettu Henkilötunnus (2.6.8.2) V myös tietoj. X X X (ei X Tietojärjestelmästä tai käyttäjältä (ei enää koske toim.pidettä) 2/10
Asialla 2.4.15, asiakirjalla 4.6.19 Sähköinen asiointitunnus (2.6.8.3) Omistaja (2.6.9.) Käyttäjäryhmä (2.6.10) Henkilö (2.6.10.1) Rooli (2.6.10.2) Kuvaus (2.6.10.3) V myös tietoj. X X X (ei X Tietojärjestelmästä tai käyttäjältä (ei enää koske toim.pidettä) Asialla 2.4.16, asiakirjalla 4.6.20 X voi olla X X X Asialla 2.2.1, toimenpiteellä 3.2.1, asiakirjalla 4.2.1 X X X X X Poistettu X X X X X X Rooli tai yhteisö: yhdistettynä metatietona -> Toimija X X X X X X Poistettu Nimeke (2.7) Orgisaatiokohtaiset metatiedot (2.8) P (toim. piteellä V) X voi olla X X (X) X Asialla 2.1.3, toimenpiteellä 3.3.1, asiakirjalla 4.1.3 V voi olla voi olla X X X X Asialla 2.4.22, toimenpiteellä 3.3.8, asiakirjalla 4.6.26 Sijaintipaikka (2.9) V X X X X X Poistettu Suhde (2.10) Korvaa/korvattu (2.10.1) V X X X X (ei X Poistettu ja korvattu viittaus metatiedolla, joka on käyttäjän lisäämä tai tietojärjestelmästä tuotettava (ei enää koske toim.pidettä) Asialla 2.4.17, asiakirjalla 4.6.21 Viittaa/on viitattu (2.10.2) V X X X X (ei X Säilytysaika (2.11) Säilytysaj pituus (2.11.1) P X X X (ei X Ei enää koske toim.pidettä: toimenpiteillä sama säilytysaika kuin asialla 3/10
Säilytysaj peruste (2.11.2) Säilytysaj päättymisajkohta (2.11.3) Tila (2.12.) Asialla 2.1.10, asiakirjalla 4.1.9 P X X X (ei X Asialla 2.1.11, asiakirjalla 4.1.10 P X X X (ei X Tietojärjestelmän tuottama metatieto asialla 2.3.2, asiakirjalla 4.2.2 P (toim.piteellä V) X X (ei X (X) X Vain tietojärjestelmän tuottama asialla 2.1.6, toimenpiteellä valinnainen 3.3.7, asiakirjalla 4.1.4 Tehtävä (2.13) P X X X (ei X (ei Luokituksen nimeke: asialla 2.1.7 Toimija (2.14) P Vain tietojärjestelmästä : asialla 2.1.12, asiakirjalla 4.1.11 Rooli (2.14.1) V X X (ei X X X Vain tietojärjestelmästä rooli tai yhteisö: yhdistettynä pakollisena metatietona -> toimija Henkilö (2.14.2.) P asiakirjalle X X (ei Yhteisö (2.14.3) V X X (ei X X X Poistettu X X X Vain tietojärjestelmästä rooli tai yhteisö: yhdistettynä metatietona -> toimija Tyyppi (2.15) P X X (ei X X Toimenpiteellä 3.1.3, asiakirjalla 4.1.5 Asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatiedot Aikamääre (3.1) Päättymispvm (3.1.1) V -> P X X Muutettu pakolliseksi asialla (2.1.5) Sähköinen tiedoksito (3.2) Suostumusajkohta (3.2.1) P jos suostumus sähk.tiedoksitoon nettu X X X (koskee Sähköistä asiointia koskevat metatiedot 5.1.1 4/10
Suostumuskuvaus (3.2.2) Tiedoksitoperiodi (3.2.3) Tiedoksinon hakeminen (3.2.4) Muun tiedoksinon lähettämispvm (3.2.5) Muun tiedoksinon saapumispvm (3.2.6) Asiakirj metatiedot P jos suostumus sähk.tiedoksitoon nettu P jos suostumus sähk.tiedoksitoon nettu P jos suostumus sähk.tiedoksitoon nettu P jos suostumus sähk.tiedoksitoon nettu P jos muu todisteellinen tiedoksito tehty X X (ei X X (koskee X X X (koskee X X X (koskee X X X (koskee X X X (koskee Sähköistä asiointia koskevat metatiedot 5.1.2 Sähköistä asiointia koskevat metatiedot 5.1.3 Sähköistä asiointia koskevat metatiedot 5.1.4 Sähköistä asiointia koskevat metatiedot 5.1.5 Sähköistä asiointia koskevat metatiedot 5.1.6 Aikamääre (4.1) Hyväksytty (4.1.1) V X X X Muutettu muotoon Asiakirj hyväksymis/allekirjoituspäivämäärä : 4.6.14 Vain tietojärjestelmän tuottama Koottu (4.1.2) V X voi olla X Asiakirjalla 4.6.16 Voimassaoloaika (4.1.3) V X X X Muutettu muotoon Asiakirj voimassaoloaika : 4.6.18 Lasketa tietojärjestelmän avulla. Asiakirj alkuperäisyys ja eheys todettu (4.2) P Tarkastaja (4.2.1) P sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille X X Muutettu muotoon Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen : 4.5.1 Aikamääre (4.2.2) P sähköisesti X X 5/10
Kuvaus (4.2.3) Asiakirj sähköinen allekirjoitus (4.3) allekirjoitetuille asiakirjoille P sähköisesti X X X allekirjoitetuille asiakirjoille V X X X Poistettu (ks. ylempänä) Kattavuus (4.4) V X X Poistettu Hallinnonala (4.4.1) V X X Poistettu Alueellinen kattavuus V X X Poistettu (4.4.2) Ajallinen kattavuus (4.4.3) V X X Poistettu Kohdeyleisö (4.5) V X X Poistettu Lähde (4.6) V X X Poistettu Oikeudet (4.7) V X X Poistettu, uusi metatieto Käyttölupa : 4.6.22 Suhde (4.8) Pakollinen/liittyy pakollisena (4.8.1) V X X X Poistettu ja korvattu viittaus -metatiedolla, joka on käyttäjän lisäämä tai tietojärjestelmän tuottama Asiakirjalla 4.6.21 Sisältää/kuuluu (4.8.2) V X X X Myöhempi formaatti/aikaisempi formaatti (4.8.3) V X X X Vhempi versio/uudempi versio (4.8.4) Julkinen versio/salassa pidettävää tietoa sisältävä versio (4.8.5) Suojeluluokka (4.9) Vaihtoehtoinen nimeke (4.10) V X X X V X X X P fyysisille tietovälineille X X Poistettu V X X Poistettu 6/10
Versio (4.11) P jos asiakirjasta useita versioita X (pitää tulla tietojärj.) X (ei X Vain tietojärjestelmän tuottama Asiakirjalla 4.4.1 Toimenpiteen metatiedot Aikamääre (5.1) Hyväksytty (5.1.1) V X X Poistettu toimenpiteeltä Julkistettu (5.1.2) V X X Laadittu (5.1.3) P X X Toimenpiteellä Luotu : 3.1.2 Lähetetty (5.1.4) V X X Toimenpiteellä 3.3.4 Muokattu (5.1.5) V X X Toimenpiteellä 3.3.3 Voimassaoloaika (5.1.6) V X X X Muutettu muotoon Toimenpiteen määräaika : 3.2.6 Kuvaus (5.2) V X voi olla X X ->Toimenpiteen tyypin kuvaus (3.3.2): valinnainen TOS:sta tuotettava metatieto; toimenpiteen sisällön kuvaus (3.3.5) valinnainen metatieto käyttäjältä tai tietojärjestelmästä Nimeke (5.3) V voi olla X voi olla X Toimenpiteen nimeke oletusarvona suora TOS:sta, mutta on käyttäjän muokattavissa (vaihtoehtoisesti tietojärjestelmästä tai käyttäjältä). Valinnainen. 3.3.1 Orgisaatiokohtaiset V voi olla voi olla X X Toimenpiteellä 3.3.8 metatiedot (5.4) Toimija (5.5) P Vain tietojärjestelmästä Rooli V X X X Rooli tai yhteisö: yhdistettynä metatietona -> Toimija Toimenpiteellä 3.1.4 X X X Poistettu Henkilö Yhteisö V X X X Rooli tai yhteisö: yhdistettynä metatietona -> Toimija Toimenpiteellä 3.1.4 Tyyppi (5.6) P X X Toimenpiteen tyyppi 3.1.3 Toimenpiteen tyypin kuvaus 3.3.2 JHS 191 - metatiedot (suosituksen muka kaikki TOS:sta) Luokituksen tunnus (4.1) Sisältyy asiatunnukseen: 2.1.4 7/10
Luokituksen nimeke (4.2) P X X Asialla 2.1.7 Luokituksen kuvaus (4.3) V X X Asialla 2.4.3 Julkisuusluokka (5.1, 7.3) P X X X X Asialla 2.1.8, toimenpiteellä 3.1.5, asiakirjalla 4.1.6 Säilytysaj pituus (5.8, P X X X Asialla 2.1.10, asiakirjalla 4.1.9 7.10) Säilytysaj peruste (5.9, P X X X Asialla 2.1.11, asiakirjalla 4.1.10 7.11) Säilytysaj P X X X Asialla 2.3.1, asiakirjalla 4.3.1 laskentaperuste (5.10, 7.12) Henkilötietoja (5.7, 7.9) P X X X Henkilötietoluonne Asialla 2.1.9, asiakirjalla 4.1.8 Tietojärjestelmä (7.17) P X X Asiakirjalla 4.1.7 Toimenpiteen tyyppi (6.1) P voi olla X X Toimenpiteellä 3.1.3 Asiakirjatyyppi (7.1) P X X Asiakirjalla 4.1.5 Salassapitoaika (5.2, 7.4) P jos salassapidettävää X X X Asialla 2.2.2, asiakirjalla 4.2.2 Salassapitoperuste (5.3, X X X Asialla 2.2.3, asiakirjalla 4.2.3 7.5) Salassapidon laskentaperuste (5.4, 7.6) X X X Asialla 2.2.4, asiakirjalla 4.2.4 Suojaustaso (5.5, 7.7) V X X X Asialla 2.4.4, asiakirjalla 4.6.2 Turvallisuusluokka (5.6, V X X X Asialla 2.4.5, asiakirjalla 4.6.3 7.8) Prosessin omistaja (5.11) V X X Asialla 2.4.6 Kokoav prosessitunnuksen V X X Asialla 2.4.7 lähde (5.12) Asiasa (5.13, 7.13) V voi olla X voi olla X X Asialla 2.4.11, asiakirjalla 4.6.7 Käytetty asiasasto (5.14, V voi olla X voi olla X X Asialla 2.4.12, asiakirjalla 4.6.8 7.14) Päätietoryhmä (5.15, 7.15) V X X X Asialla 2.4.13, asiakirjalla 4.6.9 Toimenpiteen tyypin kuvaus (6.2) V X X Toimenpiteellä 3.3.2 8/10
Asiakirjatyypin tarkenne (7.2) V X X Asiakirjalla 4.6.1 Hybridiaineistoja koskevat metatiedot (JHS191) Asiakirjatiedon V X X 6.1.1 tallennuspaikka (7.20) Asiakirjatiedon V X X 6.1.2 säilytyspaikka (7.21) JHS 176: UUDET METATIEDOT Asiatunnus P X X Asialla 2.1.4 (tehtäväluokka TOS:sta) Julkistamisen V X X Asiakirjalla 4.6.15 alkupäivämäärä Julkistamisen V X X Asiakirjalla 4.6.16 loppupäivämäärä Hyväksymis/allekirjoituspäivämäärä V X X Asiakirjalla 4.6.14 Asiakirj voimassaoloaika V X X Asiakirjalla 4.6.18 Toimenpiteen määräaika V X X X Toimenpiteellä 3.3.6 Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen P sähköisesti allekirjoitetulle asiakirjalle X X Asiakirjalla 4.5.1 Viittaus V X X X X Korvaa SÄHKE2-metatiedot korvaa/korvattu, viittaa/on viitattu, pakollinen/liittyy pakollisena, sisältää/kuuluu (ei toim.piteellä) Asialla 2.4.17, asiakirjalla 4.6.21 Käyttölupa V X X X X Korvaa osittain SÄHKE2-metatiedon Oikeudet Asialla 2.4.18, asiakirjalla 4.6.22 Asiosainen V X X X Asialla 2.4.19, asiakirjalla 4.6.23 Kertymä/kooste V X X X X X Asialla 2.4.20, asiakirjalla 4.6.24 Toimenpiteen sisällön kuvaus V X X X Toimenpiteellä 3.3.5 Laadittu P X X Asiakirj laatimispäivämäärä (uusi asiakirj metatietona) asiakirjalla 4.1.2 9/10
Toimija P X X X X X Kaikille asiakirjatiedon tasoille Asialla 2.1.12, toimenpiteellä 3.1.4, asiakirjalla 4.1.11 Koodi V X X X X Asialla 2.4.9, asiakirjalla 4.6.5 Käytetty koodisto V X X X X Asialla 2.4.10, asiakirjalla 4.6.6 10/10