1 Virtuaaliammattikorkeakoulun www.amk.fi-portaalin opiskelija- ja opintohallintopalveluiden arviointiraportti Sisällys 1. Arvioinnin kohde. 2 2. Arviointihankkeen tausta, tehtävä, tavoitteet ja toteutus 3 3. Ammattikorkeakoulujen itsearviointi.. 5 Virtuaaliammattikorkeakouluyhteistyön ja portaalin opiskelijapalveluiden merkitys ammattikorkeakoulujen verkko-opetuksen ja palveluiden kehittämisessä 4. Ammattikorkeakoulujen vertaisanalyysi 8 Onnistuneet ja yleisesti hyödynnettävät käytänteet sekä havaitut kehittämiskohteet 5. Suositukset 10 eopintopalveluiden valtakunnallisen vastuuhenkilön nimeäminen Tilastointi- ja raportointikäytänteet Palautejärjestelmän ja palveluiden laatujärjestelmän käyttöönotto Opetustarjonnan kehittäminen Liitteet 1. Arvioinnin ohjeistus ja aikataulut 2. Itsearviointilomake 3. Itsearvioinnin vertaisanalyysilomake 4. Vertaisanalyysin yhteenvetolomake 5. Tilastoraportit
2 1. Arvioinnin kohde Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulu (VirtuaaliAMK) on asiantuntijaverkosto, jonka muodostavat kaikki Suomen ammattikorkeakoulut. Toiminta alkoi vuonna 2001 osana opetusministeriön koulutuksen ja tutkimuksen tietostrategiaa. Marraskuussa 2001 ammattikorkeakoulut allekirjoittivat Virtuaaliammattikorkeakoulun verkostosopimuksen, joka vakiinnutti VirtuaaliAMK-toiminnan osaksi kaikkien ammattikorkeakoulujen yhteistyötä. Virtuaaliammattikorkeakoulun strategian 2003-2006 mukaisesti yhteistyön tavoitteena on kehittää, tuottaa ja tarjota kansainvälisesti tunnettuja, korkeatasoisia ja kilpailukykyisiä koulutuspalveluita ja joustaviin opintoihin tähtääviä koulutuskokonaisuuksia. Koulutustarjonta ja portaalipalvelut hyödyntävät monipuolisesti erilaisia opetus- ja oppimismenetelmiä ja nykyaikaista tieto- ja viestintätekniikkaa. Palveluiden laadun kehittämisestä strategiassa todetaan, että VirtuaaliAMK:n palveluille, prosesseille ja infrastruktuurille luodaan kattava laadunvarmistus. Kaikki uudet tuotantorenkaissa syntyneet tuotteet ja palvelut käyvät läpi teknisen ja pedagogisen laatuarvioinnin ennen käyttöönottoa. Koulutuksen ja palveluiden toteutuksen laadusta vastaa tarjoava ammattikorkeakoulu. Palveluiden laatua seurataan strategian mukaisesti opiskelijoiden ja muiden käyttäjien palautteiden perusteella. Strategia ottaa kantaa myös tutkimustoimintaan, jonka avulla palveluiden laatua tutkitaan. Virtuaaliammattikorkeakoulun www.amk.fi-portaali on keskitetty palveluiden jakelukanava. Portaalissa on muun muassa valtakunnalliset eopintopalvelut (eopintotoimisto), jossa on interaktiiviset neuvontapalvelut tutkinto-opiskelijoille, näkymät opintojaksotarjontaan ja asiointiprosessi opinto-oikeuden hakemiseksi korkeakoulurajat ylittäville opinnoille. Arvioinnin tueksi kootun tilastoaineiston perusteella portaalin käyttäjiksi rekisteröityneitä tutkinto-opiskelijoita oli yhteensä 2 784; Vireille pantuja asiointeja oli 952 kappaletta; Portaalissa tarjolla olleiden opintojaksojen kokonaislaajuus oli yhteensä 740 ov:a; Yhteistyössä sovittujen hinnoitteluperusteiden pohjalta portaalissa oli ollut esillä 49 003 arvosta ammattikorkeakoulujen perusopetustarjontaa. 1 1 Tilastot kattavat ajanjakson 1.10.2002-2.3.2004.
3 2. Arviointihankkeen tausta, tehtävä, tavoitteet ja toteutus Tausta Uudenmaan ammattikorkeakoulut ovat tuottaneet Laurea-ammattikorkeakoulun koordinoimana www.amk.fi-portaalin opiskelijahallintopalveluiden toimintamallin yhteistyössä kehittämisyksikön kanssa. eopintotoimisto I-projektissa (v 2002) portaaliin rakennettiin tutkinto-opiskelijoiden ja avoimen amk:n interaktiiviset neuvontapalvelut, tarjontarekisteri sekä opiskelijaliikkuvuuden hallintaan soveltuva toimintamalli. eopintotoimisto II-projektissa (v 2003) portaaliin tuotettiin aikuiskoulutus- ja työelämäpalvelut. Määriteltyjen toimintamallien, prototyyppien ja pilottien pohjalta VirtuaaliAMK:n kehittämisyksikkö on tuottanut portaaliin palveluita ylläpitävät tekniset sovellukset. Vuodelle 2004 opetusministeriö osoitti Laurea-ammattikorkeakoululle hankevaroja selvitys- ja kehittämistyöhön, jossa arvioitaisiin www.amk.fi-portaalin opiskelijaja opintohallintopalveluiden laatua, tehokkuutta ja vaikuttavuutta (nk. ARVIThanke). Tehtävä ja tavoitteet ARVIT-hankkeen tavoitteena oli projektisuunnitelman mukaisesti tukea ja kehittää VirtuaaliAMK -yhteistoimintaa: 2 määrittelemällä toiminnan keskeisiä kehittämiskohteita sekä tarjoamalla mahdollisuus palvelulaadun parantamiseen tunnistamalla ja tuomalla esiin hyviä käytänteitä. Hankkeessa ei arvioitu sisällöllisesti portaalin opetustarjontaa. Arviointia ei myöskään organisoitu ja toteutettu käyttäjäryhmittäin. Se kohdennettiin ammattikorkeakouluihin portaalin opiskelijapalveluiden tuottajina ja ylläpitäjinä. Toteutus Ammattikorkeakouluja pyydettiin arvioimaan omaa toimintaansa VirtuaaliAMKyhteistyössä sekä portaalin sisältämiä opiskelija- ja opintohallintopalveluja. Itsearvioinnin jälkeen ammattikorkeakoulut suorittivat pareittain vertaisarvioinnin. Itsearvioinneissa selvitettiin ammattikorkeakouluittain VirtuaaliAMK:a koskevat tahdonilmaukset ja strategiset linjaukset käyttäjäryhmät tulokset organisointi ja päätöksenteko resursointi Vertaisarvioinnissa kaksi ammattikorkeakoulua analysoi ristiin toistensa itsearviointiraportin. Tavoitteena oli muun muassa ytimekäs kuvaus VirtuaaliAMK-toiminnasta arvioitavassa amk:ssa arvio VirtuaaliAMK-toiminnan merkityksestä havaita tärkeimmät erot ja yhtäläisyydet suhteessa omaan VirtuaaliAMKtoimintaan tunnistaa toteutuksen ongelmia tunnistaa onnistuneet, yleisesti hyödynnettävät käytännöt 2 ARVIT-hankkeen projektisuunnitelma laadittiin Laurea-ammattikorkeakoulun kokoamassa projektiryhmässä ja hyväksyttiin VirtuaaliAMK-hankkeen johtoryhmässä joulukuussa 2003.
4 Arviointihankkeen organisointi, toteutusaikataulu ja eri tahojen kuulemistilaisuudet on kuvattu liitteessä 1. Kyselyt lähetettiin amk:jen VirtuaaliAMK yhteyshenkilöille, jotka organisoivat vastaamisen omassa ammattikorkeakoulussaan. Kyselylomakkeet olivat saatavissa sekä suomen että ruotsin kielellä. Itsearviointiin osallistui 23 ammattikorkeakoulua. Vertaisarvioinnin suoritti 22 ammattikorkeakoulua. Raportti on yhteenveto ammattikorkeakoulujen itse- ja vertaisarvioinneista. Se ei esitä arvioinnin tuloksia amk-kohtaisesti. Amk-kohtaiset itsearviointi- ja vertaisarviointiaineistot säilytetään digitaalisessa muodossa hanketta koordinoineessa Laurea-ammattikorkeakoulussa. Arviointiaineiston käyttöluvasta ja luovuttamisesta kolmannelle osapuolelle on sovittu ammattikorkeakoulukohtaisesti.
5 3. Ammattikorkeakoulujen itsearviointi Virtuaaliammattikorkeakouluyhteistyön ja portaalin opiskelijapalveluiden merkitys ammattikorkeakoulujen verkko-opetuksen ja palveluiden kehittämisessä Itsearvioinneissaan ammattikorkeakoulut paneutuivat neljään teemaan: 1. VirtuaaliAMK-toimintaa koskevat linjaukset ja taloudelliset resurssit; 2. VirtuaaliAMK-portaalin opiskelijapalveluiden organisointi ja päätöksenteko; 3. Opintotarjonta sekä 4. Opiskelijaryhmät. Itsearviointilomake on raportin liitteessä 2. Arvioinnin tulokset esitetään teemoittain. Keskeiset tulokset on esitetty tekstissä kursiivilla. I Teema: VirtuaaliAMK-toimintaa koskevat linjaukset ja taloudelliset resurssit Yhteenveto kysymyksistä 1-5: Puolet ammattikorkeakoulujen vastaajista arvoi, että VirtuaaliAMK-yhteistyöllä oli ollut jonkin verran merkitystä oman ammattikorkeakoulun verkko-opetuksen ja palveluiden kehittämisessä. Neljäsosa vastaajista piti VirtuaaliAMK:n merkitystä omaan toimintaan suurena, toisen neljänneksen arvioidessa merkityksen jääneen vähäiseksi. 3 Merkityksiä arvioitaessa vastauksiin oli liitetty perusteluina VirtuaaliAMK-toimintaa koskevia tavoitteenasetteluja omista tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön strategioista. Huomiota sai myös elearning-koulutus, jota kaivattiin valtakunnalliselta hankkeelta lisää. Paikalliseen kehittämistyöhön odotettiin tukea lisäksi erilaisten tutkimustulosten ja selvitysten muodossa koskien muun muassa oppimisalustojen arviointia. Kiitosta saivat verkko-opetuksen kehittämiseksi tehty yhteistyö nk. sisällöntuotantorenkaissa sekä tekijänoikeuksiin tuotetut sopimusmallit. Arvioitaessa portaalin merkitystä vastaajista liki puolet oli sitä mieltä, että portaalilla oli ollut vain vähän merkitystä sähköisten opiskelijapalveluiden tarjonnassa valtakunnallisesti. 4 Kolmasosa ammattikorkeakouluista katsoi kuitenkin, että portaalipalveluilla on ollut jonkin verran merkitystä. Merkitystä perusteltiin arviointiaineistoon liitettyjen tilastoaineistojen ja omien käyttökokemuksien pohjalta. Rekisteröityneiden käyttäjien ja asiointien määrä todettiin olleen portaalissa pieni kahden ensimmäisen käyttövuoden aikana. Ammattikorkeakoulut ovat tiedottaneet portaalin tarjoamista opiskelumahdollisuuksista matalalla profiililla. Esimerkiksi vain yksi ammattikorkeakoulu kertoi tiedottavansa kv-vaihtoon meneville ja muille ulkomailla oleskeleville opiskelijoille portaalin kautta tarjoutuvista opiskelumahdollisuuksista. Varovainen liikkeellelähtö on ollut ammattikorkeakouluille leimallista. Tähän viittaa osaltaan myös VirtuaaliAMK-opiskelijaliikkuvuuteen varattujen resurssien budjetointi. Opiskelijaliikkuvuuteen oli varannut resursseja 16 amk:a. Vastaajista 7 ilmoitti, että opiskelijaliikkuvuuteen ei ollut varattu resursseja amk:ssa. 3 Kysymys nro 2. Asteikko 1 (ei olleenkaan merkitystä) 4 (paljon merkitystä); Vastausten jakauma: 1=0, 2=5, 3=12, 4=6. 4 Kysymys nro 3. Asteikko 1-4; Vastausten jakauma: 1=0, 2=11, 3=8, 4=4.
6 II Teema: Portaalin opiskelijapalveluiden organisointi ja päätöksenteko Yhteenveto kysymyksistä 6-14: Portaalissa olevaa sähköistä easiointimallia, opintoihin hakeutumista ja päätöksentekoa koskevaa toimintatapaa vastaajat pitivät jossain määrin kankeana. Yli puolet vastaajista oli tätä mieltä. Vain noin viidennes ammattikorkeakouluista arvioi mallin joustavaksi. Prosessiin kaivattiin muun muassa puoltajille tulevia automaattisia seurantatietoja hyväksynnöistä. Päätösten perusteluihin haluttiin lisätä useampia vaihtoehtoja, esimerkiksi soveltuu tai ei sovellu HOPSiin sekä resurssipula. 5 Peruskritiikki kohdistui asiointiprosessissa siihen, että se ei kattanut opintojakson suorittamisen koko elinkaarta. Opintojen keskeytymisestä tai hyväksytystä suorituksesta ei jäänyt jälkeä tietokantaan eivätkä suoritustiedot siirtyneet automaattisesti ammattikorkeakoulujen välillä. Myös laskutuksen koettiin aiheuttaneen sekaannuksia. Ongelmia olivat aiheuttaneet muu muassa puuttuneet tai puutteelliset laskutustiedot. Laskutuksen osalta todettiin tosin sekin, että kaikki ammattikorkeakoulut eivät olleet kokemuksen perusteella noudattaneet laskutuksesta sovittuja ohjeita. Eniten kritiikkiä sai portaalin eopintopalveluiden tekninen toimivuus ja palveluiden saatavuus. 6 Ammattikorkeakoulut arvioivat tätä käyttäjäprofiileittain asteikolla huono, tyydyttävä, hyvä, kiitettävä. Kaikissa käyttäjäryhmissä keskiarvo oli vain tyydyttävä. Nimetyissä kriittisissä kehittämiskohdissa toistuivat viestiliikenteen epäluotettavuus, sovelluksen hitaus, tilastotietojen staattisuus, kankea tarjontatietojen syöttö ja ylläpito. Portaalin sisältöjen rakenteellista kokonaisuutta ei koettu selkeäksi ja tietojen etsiminen oli työlästä. Kaikissa ammattikorkeakouluissa oli laadittu menettelytapaohjeisto opiskelija- ja opintopalveluiden organisoinnista ja ylläpidosta VirtuaaliAMK-portaalissa. Käyttöönoton yhteydessä keväällä 02 alueellisissa koulutuksissa jaettu Laurean ohjeisto toimi mallina kaikille. Mallin todettiin tukeneen omaa organisointia ja helpottaneen toiminnan aloittamista ja nopeaa liikkeellelähtöä. Malli sai kiitosta myös siitä, että se loi valtakunnallisesti yhdenmukaisen raamin paikallisesti sovittaville käytänteille ja helpotti alkuvaiheessa käytyä keskustelua ratkaisumalleista eri yhteistyöverkostoissa. 5 Kysymys nro 11. Asteikko 1 (erittäin kankea) 4 (sujuva ja erilaiset paikalliset käytänteet mahdollistava); Vastausten jakauma 1=1, 2=15, 3=4, 4=2. Yksi vastaajista ei ilmoittanut kantaansa pyydetyllä asteikolla. 6 Kysymys nro 13. Käyttäjäryhmittäin asteikko 1 (huono) 4 (kiitettävä), ek=ei ilmoittanut kantaansa; Pääkäyttäjä 1=0, 2=11, 3=9, 4=0, ek=3 (23) evirkailija 1=0, 2=14, 3=7, 4=0, ek=2 (23) Tarj. ylläpit. 1=3, 2=10, 3=7, 4=0, ek=3 (23) Opettaja 1=6, 2=6, 3=2, 4=0, ek=9 (23) Opiskelija 1=1, 2=7, 3=6, 4=1, ek=8 (23).
7 III Teema: Opintotarjonta Yhteenveto kysymyksistä 15-20: Ammattikorkeakoulujen opetustarjonta portaalissa oli valtaosiltaan ohjattuun verkko-opiskeluun perustuvaa opintojaksotarjontaa. Lisäksi kolmasosa vastaajista ilmoitti tarjonnassaan olevan myös verkossa oleviin itseopiskeluaineistoihin perustuvia opintojaksoja sekä monimuoto-opetukseen (lähi- ja verkko-opetukseen) perustuvia opintojaksoja. 7 Tarjonnan esillepanosta päättivät vaihtoehtoisesti koulutusyksiköt tai toimialat. Yksittäisinä tarjonnan valinnan päätöksentekijöinä olivat koulutusjohtajat, kehitysjohtaja tai ammattikorkeakoulun johtoryhmä. Monissa ammattikorkeakouluissa tarjontaa koskevan valmistelun todettiin olevan oman arvioinnin kohteena. Omaksuttuja käytänteitä haluttiin keventää. Opetustarjontaa koskevan päätöksenteon ja ylläpidon osalta keskeisin havaittu ongelma oli tarjontatietojen moninkertainen ja manuaalinen syöttö. 8 Huomiota kiinnitettiin myös järjestelmän ilmoittautumisaikoja koskevaan toimintalogiikkaan. Kaikkien ammattikorkeakoulujen ei todettu noudattaneen ohjeellisia ilmoittautumisaikoja. Jos ilmoittautumisaika oli määritelty liian lähelle opintojakson toteutuksen alkamispäivää, järjestelmään määritelty kahden viikon käsittelyaika hakemukselle ja siihen liittyvälle päätöksenteolle jäi lyhyeksi. IV Teema: Opiskelijaryhmät Yhteenveto kysymyksistä 21-24: Tutkinto-opiskelijoista saadut kokemukset painottuivat ammattikorkeakoulujen arvioissa, jotka koskivat sitä, miten portaali palvelee eri käyttäjäryhmiä. 9 Vain osa ammattikorkeakouluista ilmoitti käyttävänsä portaalia avoimen ammattikorkeakoulun opetustarjonnan markkinointiin. Muutamissa ammattikorkeakoulujen vastauksissa portaalin käyttö ja kasvu kuitenkin nähtiin juuri avoimen amk:n ja aikuiskoulutuksen tukena. Ammattikorkeakoulujen oman opetuksen suunnittelua portaalin tarjonta ei vastausten perusteella tukenut. Tarjonta oli liian sattumanvaraista ja fragmentaarista. Ammattikorkeakoulujen välistä yhteistä tarjonnan suunnittelua kaivattiin. Opetustarjonta haluttiin esille selkeästi käyttäjäryhmittäin profiloituna (tutkintoopiskelijat, avoin amk opiskelijat, lisä- ja täydennyskoulutus), jotta väärinkäsityksiltä ja väylien sekoittumisilta vältyttäisiin. 10 7 Kysymys nro 15. Ohjattuun verkko-opiskeluun perustuvaa koulutustarjontaa portaalissa = 22 amk. Verkossa oleviin itseopiskeluaineistoihin perustuvaa koulutustarjontaa portaalissa = 6 amk. Monimuoto-opetukseen (lähi- ja verkko-opiskelu) perustuvaa koulutustarjontaa portaalissa = 4 amk. 8 Kysymys nro 13 ja 17. 9 Kysymys nro 22: 18 vastaajaa ilmoitti, että portaali palvelee nykyisellään tutkinto-opiskelijoita. Muita käyttäjäryhmiä koskevia mainintoja oli seuraavasti: avoin amk 8 kpl, muu täydennys- ja jatkokoulutus 3 kpl. 10 Kysymys nro 23 ja 24.
8 4. Ammattikorkeakoulujen vertaisanalyysi Onnistuneet ja yleisesti hyödynnettävät käytänteet sekä havaitut kehittämiskohteet Vertaisarviointi toteutettiin kaksivaiheisena. Itsearvioinnin vertaisanalyysissä ammattikorkeakoulut vertailivat keskenään VirtuaaliAMK-toimintansa linjauksia. Ammattikorkeakoulut arvioivat painotuksiaan sisältötuotantoon, koulutustarjontaan sekä muuhun VirtuaaliAMK-toimintaa tukevaan kehitystyöhön. Lisäksi ammattikorkeakoulut benchmarkkasivat pareittain käytänteitään ja toimintatapojaan portaalipalveluiden tuottamisessa. 11 Vertaisanalyysissä ammattikorkeakoulut nimesivät VirtuaaliAMK-toiminnan onnistuneita käytänteitä, opiskelija- ja opintohallintopalveluiden toteutuksessa havaitsemiaan ongelmia ja kehittämisehdotuksia niihin käyttäen hyväksi muun muassa SWOT-analyysiä. 12 VirtuaaliAMK-toiminta painottui ammattikorkeakouluissa sisällöntuotannon yhteistyöhön sekä koulutustarjontaan portaalissa. 13 Muuna virtuaaliamk-toimintaa tukevana kehitystyönä mainittiin muun muassa etäopiskelijoiden oppimisen tukitoimintojen alueellinen järjestäminen. VirtuaaliAMK-toiminnan onnistumisina on arviointien perusteella koettu yhteinen sisältötuotanto sekä yhteisiä palveluita koskevan peruskonseptin (eopintopalveluiden) toteuttaminen. Huolimatta palvelujärjestelmässä havaituista ongelmista ja kehittämistarpeista arvioinneissa pidettiin kuitenkin arvokkaana sitä, että kaikki ammattikorkeakoulut oli saatu toimintaan mukaan. VirtuaaliAMK:n koettiin kiinteyttäneen ja kehittäneen monin tavoin ammattikorkeakoulujen yhteistoimintaa. Uuden sisältötuotantokauden tuloksena odotetaan syntyvän myös aiempaa laajempia tarjontakokonaisuuksia, jotka palvelevat nykyistä paremmin eri käyttäjäryhmiä. Opiskelija- ja opintohallintopalveluiden ongelmaksi todettiin opetustarjontaan ja koulutuksen suunnitteluun liittyvät aikataulut. Tarjonnan tulisi nykyistä paremmin tukea opetuksen suunnittelua ammattikorkeakouluissa. Kehittämiskohteina nostettiin esiin myös tilastojen ja niihin liittyvän käyttöliittymän puutteellisuus, portaalin käytettävyyden parantaminen (tekninen toimivuus, sisältöjen uudelleenorganisointi havaittujen päällekkäisyyksien purkamiseksi), hakuprosessia koskevan reaaliaikaisen seurannan kehittäminen sekä portaalin ja paikallisten opiskelija- ja opintohallinto-ohjelmien integraation eteenpäin vieminen. Ammattikorkeakoulut näkivät VirtuaaliAMK-toiminnan roolin tulevaisuudessa edelleen yhteistä toimintakulttuuria rakentavana sekä ammattikorkeakoulujen omaa toimintaa tukevana sateenvarjona. Kehittämisyksikön osalta mainittu haaste liittyi uudistusten (muutoksen) ohjaukseen ja sen suunnitelmallisuuteen. 11 Ks. itsearvioinnin vertaisanalyysilomake. 12 Ks. vertaisarvioinnin yhteenveto. 13 Itsearviointiraportin vertaisnalyysi: kysymys 2; Painotus sisältötuotantoyhetistyössä=10 Painotus Portaalin koulutustarjonnassa=10 Painotus muussa virtuaaliamk:a tukevassa kehitystyössä=3.
9 SWOT-analyysissä ammattikorkeakoulujen arvioimat opiskelija- ja opintohallintopalveluiden vahvuudet ja heikkoudet sekä mahdollisuudet ja uhat: Vahvuudet - tiedot löytyvät yhdestä osoitteesta -opiskelijalle helppo ja tarjonta näkyy heti -opiskelu edellyttää aktiivisuutta -tehokkuus ja taloudellisuus paranee, ei tarvitse esim. matkustaa tai muuttaa opiskelun perässä -kaikki ammattikorkeakoulut ovat mukana -ei tehdä päällekkäistä työtä -yhteinen sisällöntuotanto -yhteiset menettelytavat ja käytänteet Heikkoudet -tilastoinnin heikkous -informaatioarkkitehtuurin heikkous -portaalin hitaus ja epäluotettavuus tietojen siirrossa -reaaliaikainen tieto hakuprosessista puuttuu -työläs ylläpito -raskas toimintamalli -pitkän tähtäimen suunnittelu puuttuu -kieliversiot Mahdollisuudet -tarjonnan saavutettavuus -pienille koulutusohjelmille mahdollisuus tarjota erityisosaamista -amk:jen sitoutuminen toimintaan -portaali-integraation onnistuminen -opiskelijat innostuvat käyttämään -joustava opiskelu, yksilöllinen HOPS -amk:jen välinen erikoistuminen ja työnjako -opetusryhmien liikuttelu -yhteistyö lisää luottamusta -keskitetty tiedotuskanava, tiedot löytyvät yhdestä osoitteesta Uhat -tekniikka ei pysy välineenä vaan on itseisarvo -taloudelliset rajoitteet -ydintehtävä ei kirkas, selkeät yhteiset tavoitteet puuttuvat -työnjaoista/profiileista ei kyetä sopimaan, syntyy yhteistyötä heikentäviä kilpailuasetelmia -liian niukat resurssit kehittämisyksikössä, kehittäminen jää liian harvojen henkilöiden varaan -päällekkäinen ja samansisältöinen tarjonta -kehittämisyksikön riittämätön koordinaatio -ei pidetä kiinni yhteisesti sovituista menettelyistä -ei ole käyttäjiä, opiskelijamäärä jää vähäiseksi -tietoturvan pettäminen -toimintakatkokset - ruotsin- ja englanninkieliset palvelut jäävät vajaiksi
10 5. Suositukset Tehdyn arviointikyselyn ja ARVIT-hankkeen toimijoiden yhteistyön tuloksena esitetään seuraavat suositukset VirtuaaliAMK-toimintaan Valtakunnallisen eopintopalveluiden vastuuhenkilön nimeäminen 1. VirtuaaliAMK:n kehittämisyksikössä toimii eopintopalveluiden vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on huolehtia opiskelija- ja opintohallintopalveluiden laadun turvaamisesta, palvelujen ja menettelytapojen ylläpidosta ja näihin liittyvän kehittämistyön koordinoinnista ja tiedottamisesta. Vastuuhenkilö toimii yhteistyössä ammattikorkeakoulujen opintoasioiden kanssa. eopintopalveluita koskevat tilastointi- ja raportointikäytänteet 1. Kehittämisyksikön tehtävänä on vuosittain tuottaa ja koota ammattikorkeakoulujen virtuaaliamk-toimintaa tukevaa tilastoaineistoa. 2. Kehittämisyksikön toimesta luodaan portaalin hallinto-lohkoon selkeä linkki eopintopalveluiden käyttäjä- ja opintojaksojen tarjontamääriä sekä opintopistekertymiä kuvaavaan ja säännöllisesti päivittyvään tilastoaineistoon. 3. Jotta VirtuaaliAMK-yhteistyössä suoritettujen opintoviikkojen/opintopisteiden kertymiä kyettäisiin seuraamaan, ammattikorkeakouluille esitetään suositus, että ne lisäävät tietojärjestelmiinsä virtuaaliammattikorkeakoululle oman suorituspaikkakoodin. Koodi muodostuisi amk-tunnisteesta ja siihen liitettävästä erillisestä VirtuaaliAMK-tunnisteesta. Koodi kertoisi tosiasiallisen suorituspaikan (amk) sekä sen, että suoritus on tehty VirtuaaliAMK-yhteistyön puitteissa. Suorituspaikkakoodi lisätään tietojärjestelmiin vuoden 2005 aikana. 4. Portaalin tilastoja koskeva näkymä ja tulostettavat tilastoraportit noudattavat keväällä-04 määriteltyjä ja arviointien yhteydessä täydentyneitä raporttityyppejä. (LIITE 5) Palautejärjestelmän ja palveluiden laatujärjestelmän käyttöönotto 1. Laatutyön tueksi virtuaaliamk-hankkeessa otetaan käyttöön valtioneuvoston tietoyhteiskuntaohjelman yhteydessä kehitetty Laatuaverkkoon työkalu. Valtioneuvoston Tietoyhteiskuntaohjelmassa on kehitetty julkisten verkkopalveluiden arviointiin ja laadun kehittämiseen soveltuva arviointityökalu. Laatuaverkkoon -työkalu soveltuu hyvin eopintopalveluiden sisällön, palveluiden organisointia ja ylläpitoa koskevan johtamisen, tiedon tuottamisen ja palvelun hyötyjen systemaattiseen arviointiin eri käyttäjäryhmissä. VirtuaaliAMK:n vuosittaiseen toimintasuunnitelmaa sisältyvä arviointi, joka kohdistuu koko ammattikorkeakouluverkostoon, antaa luotettavan kuvan eopintopalveluiden kehittymisestä ja kehittämiskohteista. Työkalun käyttö mahdollistaa myös vertailujen tekemisen eri julkisten verkkopalveluiden välillä ja osallistumisen valtakunnalliseen julkisten verkkopalveluiden laatukilpailuun. Vuosittain järjestettävään laatukilpailuun osallistuminen ja siinä menestyminen tukisi ja vahvistaisi VirtuaaliAMK:n valtakunnallista roolia koulutusportaalina ja tunnustettuna verkkopalveluiden tarjoajana. 2. VirtuaaliAMK tähtää arviointiensa ja kehittämistyönsä pohjalta julkisten verkkopalveluiden laatukilpailuihin ja niissä menestymiseen.
11 3. Palautteenanto systematisoidaan portaalissa. Palautteenantoa koskeva toimintamalli tulee perustua rooli- ja prosessikohtaisesti rakentuvien avointen sähköisten palautelomakkeiden käyttöön. Rekisteröidyille käyttäjille profiloitujen ja eopintotoimiston sisältämien prosessien eri vaiheisiin kytkettyjen palautelomakkeiden käyttö rakenteistaa ja systematisoi palautteenantoa. Palautteenantomekanismi edellyttää kussakin tapauksessa (prosessin/vaiheen) omistajan ja ylläpitäjän määrittelyä; vastuutahoa, joka kerää ja analysoi palautteen. Opetustarjonnan kehittäminen 1. Portaalin opetustarjonnan on tuettava opetuksen ja opintojen suunnittelua nykyistä paremmin. Yksittäisten opintojaksojen esillepanoon perustuvan tarjontamallin rinnalla on vahvistettava ammattikorkeakoulujen yhteistyötä. Tarjonnan suunnittelussa on otettava huomioon kaikki koulutusalat sekä ammattikorkeakoulujen yhetistyönä toteutettavat erilaiset tarjontakokonaisuudet. Tarjonta voi perustua esimerkiksi Arene ry:n koulutusalatyöryhmissä tai tuotantorengas-yhteistyössä sovittaviin ja ammattikorkeakouluittain tarjottaviin profiilituotteisiin.