Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 1(7) VERKOSTOKÄSIKIRJA
Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 2(7) 1 VERKOSTON TARKOITUS JA TEHTÄVÄT... 3 2 VERKOSTOKUMPPANIT... 3 3 YRITYS AB OY JA VERKOSTOKUMPPANIN VÄLINEN YHTEISTYÖ... 3 4 VERKOSTON TOIMIJOIDEN ROOLIT... 4 4.1 PÄÄHANKKIJAN ROOLI... 4 4.2 VERKOSTOKUMPPANIN ROOLI... 4 4.3 VERKOSTOPÄIVIEN ROOLI... 4 4.4 OHJAUSRYHMÄ JA SEN ROOLI... 4 4.5 KEHITYSRYHMÄT JA NIIDEN ROOLI... 4 5 LYHYEN JA PITKÄN AIKAVÄLIN TEHTÄVÄT JA SEURANTA... 5 6 TAVOITTEET... 5 7 KEHITYSRYHMIEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET... 5 8 TIEDOTTAMINEN JA YHTEYDENPITO... 5 8.1 MUISTIOIDEN LAATIMINEN, JAKAMINEN JA INFORMAATION VÄLITTÄMINEN ORGANISAATIOSSA... 5 8.2 VERKOSTON JA KAHDENVÄLINEN KOMMUNIKOINTI... 5 9 MITTAAMINEN, MITTARIT JA RAPORTOINTI... 6 10 ALOITTEET JA HYVÄT SUORITUKSET... 6 11 TOIMINNAN MUUTOKSET JA NIIDEN TOTEUTTAMINEN... 6 12 VERKOSTOYHTEISTYÖN MUUTOKSET... 6 13 OSAAMINEN JA KOULUTUS... 7 14 SALASSAPITO, LOPPUTULOSTEN KÄYTTÖOIKEUS... 7 15 VOIMASSAOLO JA VERKOSTOKÄSIKIRJAN TARKASTUS... 7 16 YRITYS AB OY VERKOSTON VERKOSTOKÄSIKIRJAN HYVÄKSYMINEN... 7 Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 t ja yhteyshenkilöt Verkoston tuloskortti, mittarit ja tehtävälista Vuosikello Ohjausryhmä ja yhteystiedot
Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 3(7) 1 VERKOSTON TARKOITUS JA TEHTÄVÄT Tähän osioon kirjataan mitkä ovat verkoston tärkeimmät tehtävät ja mikä on sen tarkoitus. Mitä verkoston tulee olla tai mitä verkoston täytyy tehdä, että se pysyy kilpailukykyisenä kilpailijoihinsa verrattuna ja pystyy turvaamaan toimintansa. Osiosta tulee myös esille mitä päätavoitteita verkostolla on, että edellä mainitut asiat saadaan toteutettua. 2 VERKOSTOKUMPPANIT Kappaleessa tehdään selväksi kuka toimii päätekijänä verkostossa, kuka on ns. päähankkija ja mitkä ovat päähankkijan päätehtävät. Päätehtävä on se, miksi päähankkija tarvitsee laadukkaan verkoston ympärillee. Kuka toimii linkkinä verkostokumppaneiden ja loppuasiakkaiden. 3 YRITYS AB OY JA VERKOSTOKUMPPANIN VÄLINEN YHTEISTYÖ PÄÄHANKKIJA VERKOSTOKUMPPANI Tässä kuvauksessa esitetään selvästi mitä sopimuksia, kuvauksia, pöytäkirjoja, yms. on päähankkijan ja verkostokumppanin yhteistyön. Kuvan jälkeen jokainen näistä selitetään, jotta tämän käsikirjan lukija saa selvän käsityksen siitä, mitä kaikella tarkoitetaan.
Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 4(7) 4 VERKOSTON TOIMIJOIDEN ROOLIT 4.1 Päähankkijan rooli Kerrotaan mihin päähankkija sitoutuu ja mitä tehtäviä päähankkijalla on. Esim. päähankkija toimii ohjausryhmän puheenjohtajana, verkoston koolle kutsujana, yms. 4.2 n rooli Kerrotaan minkälaisia toimintatapoja verkostokumppani noudattaa, millä saadaan verkoston päätavoitteet saavutettua. 4.3 Verkostopäivien rooli Kerrotaan verkostopäivien määrä, minkälainen tapahtuma kyseessä ja tarkoitus. 4.4 Ohjausryhmä ja sen rooli Kenestä ohjausryhmä koostuu, mihinkä ryhmä tulee sitoutumaan ja mitenkä pitkään ryhmä toimii samalla kokoonpanolla. Ohjausryhmälle määritellään myös montako kertaa se kokoontuu kalenterivuoden aikana, mitä tavoitteita se seuraa ja mitä tehtäviä sillä on. Esim. Vuosikellon Tiedotus Verkostopäivissä ehdotettujen kehitysideoiden arviointi ja valinta kehityskohteeksi 4.5 Kehitysryhmät ja niiden rooli Mistä kehitysryhmä koostuu, mistä se vastaa ja mikä sen idea on. Yleensä kehitysryhmät vastaa tehtävistä, joita nousee esille verkostopäivissä.
Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 5(7) 5 LYHYEN JA PITKÄN AIKAVÄLIN TEHTÄVÄT JA SEURANTA Millä tavalla molempien aikavälin tehtäviä seuraataan. Selitetään mitkä ovat lyheyn ja mitkä pitkän aikavälin tehtävät. Esim. edellä mainittu vuosikello voisi toimia hyvänä työkaluna tehtävien seuraamisessa? 6 TAVOITTEET Päätetään mitkä asiat otetaan mitattaviksi tavoitteiksi verkostolle. Esim. verkoston toimitusvarmuus. Tavoitteet voidaan yksinkertaisesti ryhmitellä ranskalaisilla viivoilla. 7 KEHITYSRYHMIEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET Kerrotaan mikä tehtävä kehitysryhmällä on, kenelle se vastaa, mitenkä se raportoi ja miten kehitysryhmiä muodostetaan. 8 TIEDOTTAMINEN JA YHTEYDENPITO 8.1 Muistioiden laatiminen, jakaminen ja informaation välittäminen organisaatiossa Mistä (kehitysryhmän) vaaditaan muistion pitämistä. Kenelle raportoidaan työn edistymisestä ja sisällöstä. Selitetään yhteyshenkilön velvollisuudet. 8.2 Verkoston ja kahdenvälinen kommunikointi Kerrotaan mitä päähankkija ja verkostokumppani tekee tai kirjaa yhteisesti verkostossa käsiteltävien asioiden lisäksi. Tämä voi olla esim. kahdenväliset prosessikuvaukset tai kahdenväliset tuloskortit. Tämän lisäksi selvitetään milloin / mitenkä usein nämä yhteiset asiat käydään tarkastamassa ja kenelle tulokset / asiat kuuluvat. Onko ne luottamuksellisia vai käydäänkö ne läpi yhteisesti verkostopäivillä, vai molempia.
Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 6(7) 9 MITTAAMINEN, MITTARIT JA RAPORTOINTI Jatkuvan kehityksen varmistaminen perustuu tehtyjen toimenpiteiden mittaamiseen ja arviointiin sekä tulosten raportointiin. Kerrotaan mitkä ovat verkostokumppanin arviointikohteet, milloin ja kuka niitä käy läpi, mihin tuloksia verrataan, kuka raportoi ja mitä, ovatko ne julkisia vai luottamuksellisia. Alkuperäisessä käsikirjassa verkoston mittarit ja tuloskortit olivat laadittuna erilliselle liitteelle (excel). 10 ALOITTEET JA HYVÄT SUORITUKSET Kerrotaan, että miten aloitteet käsitellään, kenelle aloitteet jaetaan ja mitenkä ne huomioidaan. Mikä on palkintona hyvästä aloitteesta. 11 TOIMINNAN MUUTOKSET JA NIIDEN TOTEUTTAMINEN Kuka käsittellee verkoston pelisääntöihin ehdotetut muutokset ja kenelle niistä on ilmoitettava ennen toteutumista. 12 VERKOSTOYHTEISTYÖN MUUTOKSET Kenellä on oikeus kutsua verkostoon uusia jäseniä. Miten verkostoyhteistyö voi päättyä esim. Yrityksen omasta pyynnöstä Sovittujen pelisääntöjen noudattamatta jättämisen vuoksi Hyvän kauppatavan vastaiseksi todetun liiketoiminnan vuoksi Salassapitosopimuksen rikkomisen vuoksi Järjestelmätoimittajan päätöksellä
Yritys AB Oy Verkostokäsikirja 01.01.2012 7(7) 13 OSAAMINEN JA KOULUTUS Tehdään selväksi se, että verkostokumppani on velvollinen huolehtimaan jatkuvasta kehityksestä. Selitetään velvollisuudet. Kerrotaan miten kehitystä ja osaamista kehitetään verkostossa esim. yhteist koulutukset. Kuka koordioi tämän kaiken ja tiedottaa siitä. 14 SALASSAPITO, LOPPUTULOSTEN KÄYTTÖOIKEUS Minkälaista salassapitosopimusta sovelletaan verkoston toiminnassa. Onko verkostosta saatu tieto luottamuksellista vai julkista ja kenen kesken. Kenelle tietoa voi jakaa. Kenen käyttöön verkostokäsikirja on tarkoitettu. 15 VOIMASSAOLO JA VERKOSTOKÄSIKIRJAN TARKASTUS Milloin verkostokäsikirja tarkastetaan ja miten se on voimassa. 16 YRITYS AB OY VERKOSTON VERKOSTOKÄSIKIRJAN HYVÄKSYMINEN Yritys hyväksyy verkostokäsikirjassa olevat pelisäännöt ja sitoutuu verkostomaiseen toimintaan tämän käsikirjan mukaisella tavalla. Päähankkija (Yritys AB Oy)