Henkilöstöpalveluiden prosessikuvaukset ja vastuunjakotaulukot TYÖNJAKO/HENKILÖSTÖPALVELUT Palkanmaksupäivät on yhtenäistetty 15. pv: vakituiset kk-palkkaiset, kansalaisopiston tuntiop., omaishoitajat viim.pv: määräaikaiset ja sijaiset, perhehoitajat Kahden viikon välein tiistaisin tuntipalkkaiset Neljännesvuosittain luottamustoimipalkat Kuntien Peluhti-käyttäjilta tiedot valmiina: Ed vuoden joulukuulta maksamattomat: 15.1. Tammi-maaliskuulta 15.4. Huhti-kesäkuulta 15.7. Heinä-syyskuulta 15.10. Loka-joulukuulta 15.12. Luottamustoimien ansionmenetykset kunkin kk:n viimeinen päivä; Ii neljännesvuosittain Aineistojen määräajat: 15. pv:n palkat - aineistot 31 pv:n mennessä viim. pv:n palkat - aineistot 15 pv:n mennessä tuntipalkkaiset - aineisto toimitetteva heti jakson päätyttyä - aikataulutus; jakso päättyy su:na ; ma:na tiedot web:iin ja travel:iin ja tuntilaput fa:lla Yhteydenotot: sähköpostitse puhelinpalveluaika: ma-pe klo 9-11 Vuoden 2011 aikan käyttöönotetaan help-deskpalvelu (kunta) KPT Huomioitavaa 1. Palkanlaskenta Henkilön perustiedot Työsopimus/virkamääräys web-tallennusohjelmalla Työsopimusten siirto palkanlaskentaan Henkilötietojen ja maksutietojen täydennys Palvelussuhteen täydennys tiedoilla, jotka eivät siirry Työaika- ym. korvaukset : Titania, Pro Consona/Päivähoidon osuus, Hellewi, Päivähoito- Effica (vuorotyö, perhepäivähoitajat, maatalouslomittajat, kansalaisopiston tuntiopettajat ym.) Yo ohjelmien pääkäyttäjä Pudasjärven Kuha-ohjelman palkkatietojen siirto käsin, selvitetään siirtona/web:n kautta Siirtotiedostojen ajo sovelluksessa: MdTitania, Travel Siirtotiedostojen ajo sovellusesssa: Pro Consona/päivähoito, Hellewi, Effica/päivähoito, Kuha Keräilytiedostojen siirto: MdTitania, web-tallennus, Travel, Kuha, Hellevi, ProConsona, Effica, (siirtoajo Pegasoksessa) Titania muodostaa siirtotiedoston kun tulostetaan listoja Luonnos 11.11.2010 1(5)
Tuntipalkat; jakson päättyessä su:na -Web:n keskeytykset ja matkalaskut Travel:iin tulee olla maanantai-iltaan mennessä hyväksyttyinä - Tuntilistat tulee olla kuntapalvelutoimistossa viimeistään seuraavaan maanantaihin mennessä fa:lla kuntapalvelutoimiston ilmoittaman fanumeroon lähetteyinä - Alkuperäiset tuntilaput kunnassa Palkanlaskenta-aineiston kokoaminen Muutostiedot/päätökset webtallennusohjelmalla Keskeytystietojen tallentaminen ja hyväksyminen webtallennuksella Palvelusuhteen päättymisilmoitus web-tallennuksella - palvelussuhteen päättymisessä esimies tekee lisäksi ilmotukset myös tuki@oulunkaari.com sekä työterveyshuollon kunnan vastuuhlölle, Rondoa varten rondo@oulunkaari.com Kunta nimeää työtervyshuollon vastuuhlön Ii; Liisa Virkkunen Pj: Seija Turpeinen Uj: Tarja Haapapuro Va: Juha Torvinen Ok: Kukin esimies, muutetaanko myös kunnille Palkanlaskentatietojen tarkistus Palkka-ajot:, maksatutiedosto, palkkalaskelmat, palkkapäivitys, palkkalista, Rondo-arkistoon siirto samalla Tilitykset verottajalle, ay-liitoille, eläkelaitoksille yms. Palkanmaksuun liittyvien kirjanpitotietojen siirrot ja täsmäytykset Raporttien tarkastus ja analysointi Työllistämistukitilitys -ajaa raportin Pegasoksesta - tilityslomakkeiden täyttäminen - allekirjoitus Palkanlaskennan täsmäytykset kuukausittain Projektiselvitykset: palkkojen kirjausten korjaus kirjanpitoon, yhteenvedot ja selvitykset rahoittajille Luottamustoimipalkat: Henkilön perustietojen, maksutietojen, palvelussuhdetietojen avaus Toimielintietojen avaus Kokoustietojen syöttö: Peluhti-ohj. Ansionmenetyskorvausten syöttö kunnan käyttäjällä on raportointioikeus Pegasokseen Palkoista yhteenvedot projektin vetäjälle, joka tekee tilitykset eteenpäin Tarkistus ja hyväksyminen, palkkoihin siirto (PELUHTI) Palkka-ajot samoin kuin muutkin palkka-ajot Takautuvat palkat: Päätös peruskunnassa: vuosisid.lisä, palkakorotus ym. päätös Muutoksen tekeminen palkkajärjestelmään Takautuva laskenta, tarkistus Palkka-ajo normaalien palkka-ajojen yhtedessä Muut kuin lakisääteiset palkasta perinnät: Perintämääräys: autopaikat, vuokrat, työnantajan saatavat ym. Peruskunta hoitaa palvelukassajärjestelmällä Luonnos 11.11.2010 2(5)
Loma- ja poissaolot, keskeytykset: Poissaolokirjaukset Päätökset poissaoloista web-tallennusohjelmalla Poissaolojen siirto keskeytystietoihin: siirto kaksi kertaa/vko Lomien käsittely: Lomaoikeuksien laskenta Lomasuunnittelu Lomien web-tallennus ao. henkilö tai esimies Lomien siirto palkkajärjestelmään Työntekijä kirjaa omat poissaolonsa web-lomasuunnittelu tulossa tuotantoon Logicalta Palveluaikalaskenta: Käytössä WebPala-ohjelma Valmistelu ja ilmoitus hyväksyntää odottavasta päätöksestä Päätös vuosisidonnaisesta lisästä Päätöksen mukaisen lisän tallentaminen vakiopalkkoihin Palveluaikojen täyttymisen jatkuva seuranta webpalaohjelmalla Matkalaskupalvelut: Travel-ohjelma käytössä V.2010 ajan Henkilöt tekevät matkalaskut ohjelmaan -> hyväksyjät hyväksyvät Siirtoajo Travel - Pegasos Keräilytiedoston kautta maksuun seuraavan mahd. palkanmaksun yhteydessä Raportointipalvelu: Ags-raportointiohjelmalla raporttipohjia Esimiehet saavat omalta koneelta webpohjaisia raportteja Pyynnöstä erilaisia raportteja; poissaolot, palkkaneuvottelua varten ym. Tilastot: tilastokeskuksen tilastot Työmarkkinalaitoksen erilaiset kyselyt Todistukset ja hakemukset: Palkkatodistukset palkkajärjestelmästä Palkkatodistukset aikaisemmasta ajasta Palvelutodistukset ilman arviointia Palvelutodistukset aikaisemmasta ajasta tai arvioinilla Sairauspäivärahahakemukset ja korvaushakemukset Kelan toimistoon Työtapaturmakorvaushakemukset täytetään sähköisessä tai paperitse asiointipalvelussa Täydennetään palkkatiedoilla ja lähetetään vakuutusyhtiöön Henkilöstöhallinnon pääkäyttäjätehtävät Kaikki sairauslomatodistukset kptstoon Pegasos, Web-tallennus, Travel, Tyvi, Ags, WebPala MdTitania Kunta nimeää pääkäyttäjän ja varapääk Ii; Pj: Uj: Va: Ok: Rondo arkisto-hehan pääkäyttäjä Kohdat 2-4 kunnat ostavat tarpeen mukaan ja laskutus käytetyn työajan suhteessa Luonnos 11.11.2010 3(5)
2. Palvelusuhdeneuvonta Etsii tietoa Kysyy tietoa Selvitää asian, vastaa kysymyksiin Ylläpitää ohje/vastaustietokantaa Ylläpitää prosessikuvia, työohjeita, ohjeistuksia, lomakkeita Seuraa tiedotteita, kommentoi, lukee ohjeita Hyödyntää tietoa (päätökset, asiakirjat, ohjeet, lomakkeet) Sopimusmuutokset; palkankorotukset ym.: Sopimustulkinta ja neuvonta palkka-asiamiehen toimesta. Kuntapalvelutoimiston palkka-asiamies peruskuntien käytettävissä. Ohjeistus jakosumman laskentaan (palkka-asiamies) Laskenta ohjeistuksen perusteella Korotusten kohdentaminen, päätös tehdään peruskunnassa Päätöksen täytäntöönpano, korotusten maksaminen Eläkeneuvonta (Kuntien eläkevakuutuksen eläkeasiamies): Kuntapalvelutoimiston eläkeasiamiehet peruskuntien käytettävissä. Antaa henkilökunnalle eläkeneuvontaa, tiedotusta Auttaa eläkkeenhakijaa sekä sähköisen että paperisen eläkehakemuksen täyttämisessä Tarvittaessa järjestää yhteistyössä Kuntien eläkevakuutuksen kanssa kuntien henkilökunnalle eläkeasioita koskevia luentoja Laskutetaan käytetyn työajan suhteessa 3. Rekrytointipalvelut, sijaisvälitys ja sisäiset työmarkkinat Rekrytointipalvelut (käytössä rekrytointisovellus): Henkilöstötarpeen määrittely Ohjeistaa ja auttaa hakuilmoituksen laadinnassa Laatii hakukuulutuksen Laatii hakukuulutuksen perusteella sähköisen hakulomakkeen kunnan www-sivuille Laatii ja lähettää hakuilmoitukset mediaan, työhallinnon sivuille Vastaanottaa paperilla tulleet hakemukset Hakuajan päätyttyä laatii/tulostaa hakijayhteenvedon (paperilla tulleet hakemukset + sähköiset hakulomakkeet) Lähettää hakemukset sekä hakijayhteenvedot esimiehelle/valitsijalle Haastattelee ja tekee valintapäätöksen Tiedottaa hakijoille Vaatii rekrytointisovelluksen yhteinen kilpailutus Sisäiset työmarkkinat (rekrytointisovellus): Ilmoittaa avoimesta työpaikasta Laatii sähköisen hakulomakkeen Luonnos 11.11.2010 4(5)
Hakee rekisteristä työnhakijoita, etsii sopivia työntekijöitä Haastattelee ja valitsee työntekijän, tekee valintapäätöksen Etsii sopivia työpaikkoja sisäisille työmarkkinoille ilmoittautuneille 4. Työhyvinvointipäällikkö - yhteinen seudullinen, onko kuntien yhteinen (isäntäkunta) vai kuntapalvelutoimiston henkilöstöä Luonnos 11.11.2010 5(5)