Office-toimistopaketin XP-päivitys Kosmetiikkaa & käytettävyyttä Toimiston peruspakki Microsoft Office uudistui jälleen. Käyttöliittymää on kehitetty, ja ohjelmissa on muutamia kaivattuja parannuksia ja useita kosmeettisia kohennuksia. TEKSTI: KIMMO ROUSKU PIIRROS: ERIC LERAILLEZ M Microsoft Office -ohjelmistosta on tullut de-facto toimisto-ohjelmastandardi. Vaikka kilpailijoiden (Lotus, Corel) tuotteita ei voi mitenkään väittää Officea huonommiksi, on Microsoftin tehokas myynti- ja markkinointikoneisto tehnyt tehtävänsä: Word-tekstinkäsittely, Excel-taulukkolaskenta ja PowerPoint-esitysgrafiikka ovat useimpien yritysten käytetyimmät työvälineet. Access-tietokanta ja FrontPage-wwwjulkaisuohjelmistot ovat myös suosittuja, mutta koska niitä tarvitsee selvästi harvempi käyttäjä, ei niiden asema ja merkitys ole kasvanut yhtä suureksi. Microsoftille Office on yritysasiakaspuolen keskeisin tuote, jopa 50 prosenttia yhtiön vuosittaisesta miljardituloksesta tulee Officen maailmanlaajuisesta myynnistä. Office XP eli Experience on sarjan viides sukupolvi, vaikka versionumerona on 10 ja ohjelmien nimissä on vuosilukua mukaillen 2002. VERSIOITA ON MONEEN LÄHTÖÖN OXP:stä on kuusi erilaajuista myyntipakettia. Kaikissa on Word, Excel ja Outlook. Standard-paketissa on näiden lisäksi PowerPoint, Small Business - paketissa Publisher ja Professional-paketissa PowerPoint ja Access. Professionalista on vielä versiot, joissa on lisänä FrontPage tai Publisher. Kalleimmassa, Developer-paketissa on muun muassa sovelluskehitysvälineet. Office 2000:sta tuttu Premium-versio on poistunut. Suomenkielinen Office on luvassa ensi elokuussa. Office-perheeseen kuuluu vielä Visioja MapPoint-ohjelmat, mutta ne eivät sisälly mihinkään myyntipakettiin. LAITTEISTO RIITTÄÄ, MUTTA RIITTÄÄKÖ KÄYTTÖJÄRJESTELMÄ Microsoftin ilmoittamat minimilaitevaatimukset ovat varsin vaatimattomat. Esimerkiksi Windows 9x-ympäristössä vaaditaan 24 Mt muistia ja lisäksi 8 Mt jokaista samanaikaista sovellusta kohti. Windows NT/Me:ssä perusmäärä on 32 Mt ja W2k:ssa 64 Mt, lisäksi tuo 8 Mt sovellusta kohden. Suoritintehoa edellytetään vähintään 133 MHz:n Pentiumin verran. Järkevään toimistokäyttöön, kun ajetaan samaan aikaan useampia sovelluksia ja www-selainta, riittää käytännössä 128 Mt muistia ja 300 MHz:n prosessorilla varustettu kone. Windows NT:n käyttäjien kannattaa huomioida, että ServicePack -huoltokorjausversiona pitää olla SP6. Microsoft on ilmoittanut aikaisemmin keväällä, että se jääkin NT:n viimeiseksi SP-versioksi. Jos käytössä on Windows 95, se pitää ensin päivittää tuoreempaan versioon, sillä OXP ei sitä enää tue. Toisaalta levytilan minimivaatimus 210 megatavua aiheuttaa ongelmia 95:n aikaisille koneille. Käytännössä levytilaa saattaa kulua yli 500 megatavua riippuen versiosta sekä asennettavista lisäkielistä ja ominaisuuksista. ASENNUKSET JA ASETUKSET VOI MONISTAA Asentaminen on OXP:ssä helppoa riippumatta siitä, onko kyseessä tyhjään koneeseen asentaminen tai vanhan Officen 46 MikroPC 10 / 2001
OFFICEN XP:N MYYNTIPAKETIT Standard Small Profes- Developer Business sional Word 2002 Excel 2002 Outlook 2002 PowerPoint 2002 Access 2002 FrontPage 2002 * ) Publisher 2002 * ) Office Developer 2002 * ) Lisäksi on paketit Professional ja FrontPage sekä Professional ja Publisher. = mukana paketissa = ei ole paketissa Standard-paketin hinta on noin 4 400 mk ja Professionalin noin 5 500 mk. Päivityshinnat ovat vastaavasti 2 000 mk ja 2 800 mk. päivittäminen. Voit asennuksessa määrittää, poistetaanko vanha versio vai asennetaanko sen päälle säilyttäen vanhan version määritykset. Jos aikaisempi Office-versio on käyttäytynyt epävakaasti, kannattanee se poistaa alta ennen uuden asennusta. Yrityksiä varten löytyy Office Resource Kit -paketista tarvittavat apuvälineet massa-asennuksiin. Custom installation wizard-ohjelmalla voidaan räätälöidä massaasennus, ja valmiita asennuksia voidaan hallita custom maintenance wizard -ohjelmalla. Vastaavasti voimassa olevia asetuksia voidaan muuttaa policy editorilla laadittavien pol-tiedostojen kautta. Käyttäjän kaikki asetukset voidaan tallentaa tiedostoon tai wwwpalvelimelle. Näin käyttäjä saa haettua eri koneisiin, myös kotikäyttöön, samat määritykset kuin työpaikan koneella on. Tiedostomuodoissa Microsoft ei ole tehnyt sitä virhettä, jota kaikki pelkäsivät. Ohjelmien käyttämät tiedostomuodot ovat yhteensopivia edellisten versioiden kanssa. Poikkeuksena joukossa on Access, joka ei tue parin version takaista Access 97 -muotoa. Kieliversioiden asentaminen MultiLanguage Pack -lisäpaketista hoituu nyt joustavammin velhon avulla. TEHTÄVÄRUUTUJA JA TOIMINTOTUNNISTEITA Ohjelmien ulkoasu, värit ja käyttöliittymä ovat kokeneet pieniä muutoksia. Eroa ei huomaa välttämättä heti edellisiin versioihin verrattuna. Kaksi uutta ominaisuutta nousee muiden yläpuolelle: task panes eli tehtäväruudut ja smart tags eli toimintotunnisteet. Tehtäväruutu tarkoittaa ohjelmien oikeaan reunaan oletuksena putkahtavaa kelluvaa ikkunaa, josta voi valita kyseisen ohjelman keskeisimpiä toimintoja suoraan esillä olevista valinnoista. Idea on yksinkertainen, mutta toimiva. Eniten tästä on hyötyä satunnaisille, ohjelmia harvemmin käyttäville henkilöille, joiden ei tarvitse etsiskellä toimin- MikroPC 10 / 2001 47
toja. Päivittäinen ammattikäyttäjäkin hyötyy näistä toiminnoista. Tehtäväruutu on siis eräänlainen tumpeloikkuna sanan positiivisessa mielessä. Toimintotunniste on myös kokonaan uusi ominaisuus. Se pohjautuu xml-kielen avulla laadittuihin, asiakirjaan ilmaantuviin painikkeisiin. Niillä voidaan tehdä tiettyjä ennalta määritettyjä asioita. Henkilön nimen, sähköposti- tai muun osoitteen tai vaikkapa yrityksen pörssitunnisteen kohdalla voit valita, mitä haluat tiedolle tehdä. Ominaisuus on kätevä, mutta sitä rajoittaa se, etteivät käyttäjät voi ainakaan vielä itse laatia toimintotunnisteita. Sekä Microsoft että kolmannet osapuolet tuottavat niitä varmaan aikaa myöten riittävästi. Uskoisin, että markkinoille tulee myös helppokäyttöisiä työvälineitä näiden smart tagien laatimiseen. Xml-tallennusmuoto on käytettävissä esimerkiksi Excelissä ja Accesissa, mutta ei Wordissa. AUTOMATIIKKA EI ENÄÄ HYPI NENÄLLE Office 97 ja 2000 toivat mukanaan uusia, intellisense-termillä kulkevia automaattisia toimintoja, jotka saivat monen käyttäjän kiroamaan Microsoftin hartaasti. Wordin joka väliin tunkemat automaattiset otsikot ja muu automaattinen muotoilu antoivat ohjelmalle hankalan maineen, ennen kuin automatiikka opittiin ottamaan oikeista kohdista pois päältä. OXP sisältää samoja toimintoja hieman paranneltuina, mutta ne eivät ole oletuksena käytössä yhtä yleisesti. Samoin asioiden opettaminen automaattisen korjauksen yhteydessä hoidetaan suoraan hiiren oikealla painikkeella eikä työkalut-valikon kautta usean valinnan takaa. Microsoft vastaa tässä käyttäjien huutoon. Leikepöydän kokoa on kasvatettu 12 Lotuksen ja Corelin pakettien lisäksi vapaasti levitettävä StarOffice haastaa Microsoftin tuoteperhettä. leikkeestä 24 leikkeeseen, ja se on siirretty näkyville task paneen. Leikepöydän sisältö näkyy samassa ikkunassa. Kun tietoa liitetään leikepöydältä ohjelmaan, lopputulosta voidaan muotoilla aikaisempaa automaattisemmin ja monipuolisemmin siihen liittyvän smart tagin ansiosta. Kielenhuollosta mukana on monikielisyystuki kuten O2k:ssakin. Uusia toimintoja ovat muun muassa yksinkertainen sanakäännös keskeisimpien kielien välillä sekä mahdollisuus kääntää tekstiä webin kautta ilmaiseksi, esimerkiksi Mendezin käännöspalvelussa. Valitettavasti suomi ei ole mukana käännöspalveluissa ai- Word: Sujuvuutta lisää Wordissa on vihdoin ominaisuus, jota on kaivattu todella kauan: Voit valita useampia tekstialueita ctrl-näppäimellä. Vau! Tekstin muotoilun tarkasteleminen, tyylien hallinta ja muotoilujen poistaminen on aikaisempaa helpompaa, kiitos ilmaantuvan Reveal Automaattikorjauksia voidaan säätää hiiren oikean painikkeen valikosta, esimerkiksi em.-lyhenteen jälkeen ei isoa kirjainta. Formatting -toiminnon. Aina yhtä hankalat joukkokirjeet rakennetaan nyt helppokäyttöisen velhon avulla. Uutta ovat taulukko- ja listatyylit, vaikka muuten tyylien sekavahkossa hallinnassa ei ole merkittävää parannusta. Word kuten muutkin ohjelmat sisältää uuden grafiikkatoiminnon diagrammien laatimiseksi: Insert Diagram. Excel: Ei mullistavaa uutta Excel-taulukkolaskennassa on kiinnitetty eniten huomiota tietojen helpompaan tuomiseen ulkoisista tietolähteistä, kuten www-sivuilta. Pörssikurssien hakeminen ja siihen liittyvä taulukointi tuntuu olevan yhä suosittu ominaisuus. Debug-toiminnolla voidaan tutkia kaavojen toimintaa entistä tarkemmin. Ohjelmaan on lisätty automatiikkaa estämään useimmin tapahtuvia virheitä, kuten lajittelemista pelkästään yhden sarakkeen pohjalta. Haku- ja korvaustoiminnossa on monta pientä parannusta, esimerkiksi haku ja korvaus onnistuu myös muotoiluiden perusteella ja työkirjan kaikista taulukoista. Automaattitallennus lisää käytön luotettavuutta. Kaaviotoiminnot ovat lähes ennallaan, toivottavasti niihinkin saadaan lisää ominaisuuksia seuraavassa versiopäivityksessä. PowerPoint: Enemmän esikatselua PowerPoint-esitysgrafiikka hyötyy Wordin tavoin tulevista mahdollisuuksista. Esityksen laatimisen vakiotoimenpiteet saa helposti käyttöön sen kautta. Oma toiveeni toteutui vihdoin: ohjelma mahdollistaa nyt useita PowerPointissa voidaan nyt esikatsella esimerkiksi malli- ja väripohjia sekä animaatioita. master-sivuja, joten samassa esityksessä voi olla erilaisia malleja esimerkiksi esityksen eri vaiheissa. Toinen kaivattu ominaisuus on esikatselunäkymä keskeisiin dian muotoiluihin, kuten erilaisiin malleihin ja väriyhdistelmiin sekä animaatioihin. Tulostuksen esikatselussa voi tarkastaa myös muiden kuin yksittäisten diojen, kuten tiivistelmien, tulostumisen paperille halutun näköisenä. Luentotilanteessa on mahdollista käyttää kahta näyttöä niin, että toisessa on esitys ja toisessa vaikkapa muistiinpanot. 48 MikroPC 10 / 2001
Puheentunnistusta varten pitää ensin määrittää puhujan äänityyppi. Tunnistuksen harjaannuttamiseen kuluu noin 15 minuuttia. NOK-tunnuksen punainen alleviivaus antaa viitteen smart tagista eli toimintotunnisteesta. Kun napsautat i-merkkiä, saat näkyville valikon. Siitä näet tähän toimintotunnisteeseen liitetyt toiminnot, saat esimerkiksi kyseisen yrityksen pörssitiedot MSN:n sivuilta. Oikean reunan task pane eli tehtäväruutu on uudentyyppinen valikkoikkuna, jossa tavallisimmat toiminnot ovat helposti käsillä. Smart tag eli toimintotunniste on asiakirjaan sijoitettava painike, jota napsauttamalla voidaan tehdä ennaltä määrättyjä toimia. Asiakirjan muokkaushistoriaa voi seurata aikaisempaa paremmin. Ohjelmia voidaan nyt käyttää puheohjauksella. Wordin "Reveal Formatting" aukeaa ja kertoo tarkat tiedot käsiteltävänä olevan tekstin muotoilusta. nakaan alkuvaiheessa. PUHEKÄYTTÖLIITTYMÄ ON MUKANA OXP mahdollistaa perinteisen hiiri-näppäimistö -käyttöliittymän ohella kolme muuta ohjaustapaa: puheentunnistuksen sekä tekstin- ja käsialantunnistuksen. Puheella voidaan ohjata ohjelmistoa tai esimerkiksi sanella raakatekstiä. Valitettavasti ohjelma toimii vasta englanniksi ja vaatii vähintään 400 MHz:n prosessorilla ja 128 Mt:n ram-muistilla varustetun koneen. Samalla käyttöön kannattaa hankkia kunnollinen sankakuuloke-mikrofoni-yhdistelmä, jota voi myös käyttää tehokkaasti esimerkiksi nettipuhelinohjelmissa. Puheentunnistus toimii, mutta ei ole samalla tasolla markkinoilla olevien kehittyneimpien kaupallisten ohjelmien Outlook: Aikaisempaa helppokäyttöisempi Outlook-sähköposti toimii nyt postiohjelmana internet-, MAPI- (Exchange-palvelin) ja webmail- (hotmail) käytössä, yhdessä tai erikseen. Ohjelma käyttää oletuksena Wordia viestin muokkausohjelmana, mikä ei alun outouden jälkeen tunnukaan enää niin vieraalta. Kenties syy on se, että Word käynnistyy nopeasti. Kalenteritoiminnoissa on parannettu ryhmäkalentereita ja yleensä ajan hallintaa. Sähköpostitilien hallinta on kehittynyt, ja asetuksissa voidaan myös testata, toimiiko ohjelma syötetyillä sähköpostiasetuksilla oikein. File-valikon Data File Management -valinnalla voit määrittää keskitetysti, minne Outlook sijoittaa datatiedostojaan, kuten henkilökohtaisia kansioita ja omia osoitteistoja. Ohjelma osaa täyttää sähköpostiosoitteet eli se muistaa aikaisemmin syöttämäsi osoitteet. Se on perinyt muutamia muitakin aikaisemmin vain Outlook Expressissä olleita ominaisuuksia. FrontPageen on tullut jonkin verran lisää web-komponentteja, esimerkiksi kävijälaskuri. FrontPage: Thumbnaileja ja kävijätilastoja FrontPage ja Access ovat Excelin tavoin kokeneet ennen kaikkea kosmeettisia muutoksia. FP sisältää joitakin uusia mallisivuja sekä mahdollistaa Microsoftin omien MSNBC ja Expedia -sivustojen hyödyntämisen omissa www-sivustoissa, vaikkapa tuoreiden uutisten tai säätietojen muodossa. Toivottu ominaisuus on thumbnail-kuvien automaattinen tuotto. Se löytyy nyt Insertvalikon Picture New Photo Gallery -toiminnosta. Sivuston julkaisemista on nopeutettu ja siinä on muitakin pikku parannuksia. Lokista voit tarkastella, mitä asioita sivun julkaisemisessa palvelimelle on tehty. Kuvien vaihtaminen gif/jpg-muotojen välillä tapahtuu suoraan kuvan ominaisuuksista. Eräs mielenkiintoinen mahdollisuus on käyttäjätilastojen tutkiminen View-valikon kohdasta Reports. Tämä edellyttä FrontPagelaajennoksia palvelimella, mutta sen jälkeen pääset suoraan ohjelmasta tutkimaan sivustosi kävijöitä ja heidän jättämiä jälkiä. Access: Helpompaa tietokantajulkaisemista Access-tietokantaohjelma sisältää Excelistä tutun pivot-toiminnon sekä samat kosmeettiset parannukset kuin muutkin ohjelmat. Data Access Page Designer mahdollistaa tiedon julkaisemisen www-sivuilla ilman sen suurempia ohjelmointitaitoja. Samalla on parannettu yhteyksiä Microsoftin sql-palvelimeen. Access on Excelin ohella toinen ohjelma, joka tukee xml-tiedostomuotoa. MikroPC 10 / 2001 49
kanssa. Toisaalta suomen kielen puuttuminen rajoittaa käyttöä ratkaisevasti. Älä unohda puheentunnistusta päälle, jos et sitä käytä: muuten ihmettelet, kuinka ohjelma elää omaa elämää se saa taustahälystä poimittua ohjauskomentoja! OCR tulee sanoista Optical Character Recognition eli optinen merkkientunnistaminen. Ohjelman mukana seuraa Scansoftilta lisensoitu helppokäyttöinen tekstintunnistusohjelma, joka osaa hyödyntää twain-rajapinnan kautta käytettäviä kuvanlukijoita ja kameroita. Käsialan tunnistusta varten tarvitaan sopiva syöttölaite. Sen on hyödyllinen ennen kaikkea mobiililaitteissa, ei niinkään normaalissa pöytäkoneessa. Mukana seuraavan piirtoalustan (drawing pad) avulla voi kyllä harjoitella käsinsyöttöä. Tiedostoja voidaan avata myös selaimeen ja hajonneita tiedostoja voidaan yrittää korjata. Kun Word seuraavan kerran käynnistetään kaatumisen jälkeen, data recovery kertoo, mitä tiedostoja se voi palauttaa. LUOTETTAVUUTEEN ON PANOSTETTU Koska Office-ohjelmisto on ollut markkinoilla jo pitkään, siihen sisältyvät ohjelmat ovat kohtalaisen luotettavia. Käyttäjiltä tulleen palautteen perusteella Microsoft on kuitenkin kiinnittänyt huomiota luotettavuusparannuksiin. Sama koskee tietoturvaa, ennen kaikkea tiedostojen salausta ja virusturvaa. Excel ja Publisher ovat vihdoin saaneet automaattitallennuksen. Document recovery -toiminto osaa palauttaa tiedostoja aikaisempaa varmemmin, jos ohjelma on mennyt vaikkapa jumiin tai tiedosto on muuten sisäisesti korruptoitunut. Jos ohjelma kaatuu, voi vikatilanteesta tuottaa raportin ja toimittaa sen suoraan omaan tukeen (mitä ei suositella) tai Microsoftin tukeen (suositellaan). Hajonneita tiedostoja voi yrittää itsekin korjata File Open-valikon komennolla Open and Repair. Jos ohjelma ei käynnisty, voit siirtyä käyttöjärjestelmistä tuttuun vikasietotilaan (Safe mode), jolloin ohjelma voi yrittää itse korjata itseään. Outlook-sähköpostiohjelmaa voidaan pitää syypäänä pahimpien LoveLetter- ja Homepage-virusepidemioiden leviämiseen. Tämän takia sen liitetiedostojen käsittelyyn on kiinnitetty erityistä huomiota. Oletuksena ohjelmassa on estetty 38 sellaisen tiedostotyypin käynnistäminen, jotka voivat käynnistää vaarallisen sovelluksen tai skriptin. Virustorjuntaan on nyt omat ohjelmistotason rajapintakutsut (antivirus api). Tiedostoissa voidaan käyttää digitaalisia allekirjoituksia, joilla varmistetaan niiden alkuperä. Datatiedostoja saattoi aikaisemmissakin Office-ohjelmissa suojata salasanoilla, mutta netistä löytyi liuta ohjelmia, joilla suojaukset sai purettua. Nyt salakirjoituksessa käytetään "oikeita" salakirjoitusalgoritmeja, joiden purkaminen ei onnistu enää aivan perinteisin kotikonstein eikä ainakaan hetkessä. Salaaminen löytyy Save-ikkunan valinnasta Tools Security options. LISÄÄ TOIMINTOJA SAA NETISTÄ Microsoft tarjoaa yhä useampia palveluita netin kautta, ja vielä toistaiseksi ilmaiseksi. Aikaisemmin mainittujen kielenkäännösten ohella on muun muassa Clip Kannattaako päivittää? Gallery Live -kuva-arkisto sekä uutuutena valmiiden mallipohjien ja muiden aputiedostojen hakeminen Microsoftin palvelimilta. Send for review -toiminto eli asiakirjan lähettäminen tarkistettavaksi on hyödyksi, kun useamman henkilön pitää käsitellä ja muokata samaa asiakirjaa. Yleensäkin asiakirjaan tehtyjen muutosten tarkastelun ja jäljittämisen työkalut ovat parantuneet. Dokumentteja kierrätetäänkin yrityksissä yhä useammalla henkilöllä ennen niiden lopullista valmistumista. Microsoft SharePoint Portal Server on Microsoftin uusimpia palvelinohjelmistoja. Sen käyttö ei edellytä Office XP -ohjelmistoa, mutta OXP tukee sitä sujuvasti. Microsoft SharePoint team Web mahdollistaa www-selaimella useita ryhmätyötoimintoja, kuten yhteystietojen hallinnan, tapahtumakalenterit, asiakirjanhallinnan ja ryhmäkeskustelut. Palvelu vaatii siis erikseen ostettavan, Windows 2000 -palvelimella toimivan palvelinohjelmiston työasemalisensseineen. Toinen paikka, jossa on integroitu nettipalveluita aikaisempaa enemmän, on MSN Messenger. Saatuasi sähköpostin pääset helposti tarkistamaan, onko viestin lähettänyt henkilö verkossa online. Jos hänellä on MSN Messenger käytössä, keskustelua voidaan sitten jatkaa pikaviesteillä. Office XP ei mullista toimiston työtä samalla tavoin kuin Windows XP mullistaa loppuvuodesta käyttöjärjestelmäpuolen. Keskeistä on käyttöliittymän selkiintyminen, tehtäväruutujen ja toimintotunnisteiden merkityksen näkee vasta tulevaisuudessa. Vanhalla Officellakin tulee vielä hyvin toimeen. Kun useimmilla käyttäjillä on siinä runsaasti hyödyntämättömiä ominaisuuksia, niiden opiskelu voi tuottaa paremman hinta-laatu-hyödyn kuin rutiininomainena Office XP -päivitys. Office XP on merkittävä päivitys, jos käytössäsi on Office 97 tai sitä vanhempi versio. Office 2000 -käyttäjien kannattanee jättää päivitys väliin, ellei sitten uusi lisensointipolitiikka siihen pakota. Jos yrityksessä on käytössä Exchange-sähköposti, Outlook tuo sähköpostiin useita kaivattuja pikku parannuksia, mikä saattaa lisätä päivityksen hyödyllisyyttä. Koska käyttöliittymän ja työskentelytapojen muutokset eivät edellytä kuin esimerkiksi parin päivänpuolikkaan koulutusta peruskäyttäjille, suosittelen ohjelman päivittämistä. Pienistä parannuksista syntyy iso puro kasvattamaan työtehoa ja työskentelyn mielekkyyttä. Suurempi kysymys on Microsoftin uudistuva lisensointipolitiikka, joka astuu voimaan 1.10.2001. Mikäli et siihen päivään mennessä ole päivittänyt vanhaa Office-versiota Office XP-versioksi päivityshinnalla, joudut jatkossa maksamaan uuden version lisenssihinnan. Tämä Microsoftin sanelupolitiikka ei miellytä kaikkia. 50 MikroPC 10 / 2001