Etelä-Pohjanmaan SOTE ICT-työryhmän projektikokous 2/2016 Aika 30.5.2016 klo 14.00 15.35 Paikka Mediwest, 6 krs neuvotteluhuone, Koskenalantie 16, Seinäjoki Osallistujat Harri Jokiranta, Seinäjoki Anna-Kaisa Pusa, Kaksineuvoinen, puh. joht Jouni Nummi, Eskoo Arto Näsi, Seinäjoki Pätsi Ari, Epshp Turja Timo, Lapua Ismo Ala-pantti, Seinäjoki Seija Peitso, Kaksineuvoinen Paula Luoma, Seinäjoki Haukilehto Teemu, Epshp Haukilahti Jarmo, Epshp Lilja Timo, Epshp Satu Niemi, Eptek, sihteeri Tuula Ristimäki, Epshp, esittelijä Asiat 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Anna-Kaisa Pusa avasi kokouksen. Todettiin läsnäolijat. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirja (Liite 1) Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 3. Projektisuunnitelman läpikäyminen ja muutosehdotukset (Liite 2) Tuula Ristimäen johdolla käytiin projektisuunnitelma läpi. Projektinvetäjien kanssa on jo katsottu suunnitelmaa muutamassa palaverissa. Tässä kokouksessa on tarkoitus täydentää/käydä tehtäviä ja tavoitteita läpi sekä tarkentaa lopputulemaa. Aikataulua on tarkennettu, nykytilan kartoitus ja etenemissuunnitelmat oltava valmiit ennen juhannusta. Heinäkuussa on lomakausi ja syksyllä toteuttaminen ja työryhmien työt valmiiksi 30.9 mennessä sekä tuotokset lokakuussa. Yhteenveto on loppuvuoden aikana. Työpanoksia on arvioitu ryhmien vetäjien osalta. Projektiryhmän sekä työryhmien kokouksia pidetään tarpeen mukaisesti. Työryhmien vetäjien kanssa kokoustetaan ennen projektiryhmää ja valmistellaan projektiryhmän kokousta. Projektin yhteistyösivusto ja käytetyt menetelmät Potra ei toimi sairaanhoitopiirin ulkopuolisille. Keskustellaan vielä tietohallinnossa sisäisesti ennen kuin otetaan uusi tapa käyttöön. Projektiryhmän kokousmateriaalit julkaistaan myös varsinaisella kaupungin Etelä- Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus-sivustolla http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat/icttyoryhma.html
Raportointi ja dokumentointi -taulukko Päivitystä kaipaavat työryhmien työskentelymallit ja lopputulokset. Tässä vaiheessa ei noussut uusi asioita tähän. 4. Alatyöryhmien tilannekatsaus Nykytilan kartoituksen, etenemissuunnitelman ja tavoitetilan asetuksen tilanne Perustietotekniikka ja infra, vastuuhenkilö Ismo Ala-pantti - perustietotekniikan ja infran nykytilan kartoituslomakkeet lähteneet alueille, suurin osa palautunut - työasemat ja konesalipalvelut: palautus 24.5 mennessä, kolme vastausta puuttuu - Järvi-pohjanmaalta voi olla yhteydessä Tanja Penninkankaaseen, häneltä saa varahenkilön nimen (oikea ihminen sairauslomalla) - Jouni Nummeen yhteyttä, jos Eskoosta ei kuulu tietoja - sosiaalipuoli on mukana, ehkä pitää tarkentavia kysymyksiä vielä tehdä - verkkojen osalta kysely lähti myöhemmin, palautuspäivä on 1.6 - verkoista on ollut keskustelua Anvian kanssa ja he auttavat, jos yhteyksiä heidän kautta. Ensin saatava selville mikä toimipiste, pystyvät sitten auttamaan - ryhmän tavoitetila ei ole vielä kirkkaana Keskustelussa tuli esille se, että lähtötasoissa on kovasti vaihtelua. Harri Jokiranta totesi, että alatyöryhmän vetäjien tulee tiivistää oman ryhmänsä viestin sekä laitteiston/hankinnan, joista pitää maakuntatasolla tehdä mahdollisimman nopeita linjauksia. Työryhmien tulee myös nostaa esille mikä taho ottaa vastuuta mistäkin asiasta, tämän lyhyenkin jakson aikana. Miten vastuuta on tarkoituksenmukaista jakaa tulevaan rakenteeseen nähden? Hankkeen väliraportti on oltava käytettävissä 19.8 ohjausryhmän kokouksessa. Ari Pätsi totesi, että työryhmien on saatava aikaan yksityiskohtaisia suunnitelma, jotta sen pohjalta pystytään alkaa rakentamaan ja suunnittelemaan investointeja. Sote asiakastietojärjestelmät, vastuuhenkilö Jarmo Haukilahti (Liite 3) - kartoitettu olemassa olevia järjestelmiä, palautukset/vastaukset on saatu joka paikasta - ryhmän vetäjien kesken jaettu rivejä viime viikolla - Timon kanssa 31.5 tiistaina iltapäivällä käyvät läpi mikä kuuluu kenellekin useammalle työryhmälle materiaalia käytettäväksi - tällä viikolla ensimmäinen ryhmän kokous - lopputulos ei ole vielä ihan kirkas Käytiin keskustelua Kuusiolinnan ja Kuusiokuntien edustajasta. Heidän edustajansa ryhmässä on jäämässä vuorotteluvapaalle, otetaanko tilalle joku toinen. Ari Pätsi totesi, että Kuusiolinna ja Kuusiokunnat vaatii keskustelua mihin saakka mennään, sopimuskumppani on Kuusiokunnat ja Kuusiolinna käyttää Efficaa. Tarvitaan tarkat rajat mitä lähdetään tekemään, rekisterinpitäjä on, keskusteltava järjestäjän kanssa, ei käyttäjän eli Kuusiolinnan kanssa. Harri Jokiranta totesi, että on tehtävä järjestäjä/tuottaja rajaus, yhtiön eli Kuusiolinnan puolelta ei tule ketään työryhmään. Kuntayhtymän jäsenet ovat tervetulleita ryhmään, mutta ei edes 50%/50% työntekijää oteta ryhmään.
Todettiin, että vuorotteluvapaalle jäävän tilalle ei oteta uutta jäsentä, koska on päätetty, että joka paikasta ei tarvitse olla edustusta ryhmissä. Keskustelussa tuli vielä esille, että kansallista liikehdintää on, alueelliset ratkaisut elävät vielä tässä vaiheessa, niiden on oltava samansuuntaisia kansallisten ratkaisujen kanssa. Ari Pätsi jatkoi, että syyskuussa käynnistyy HANKOhankkeessa valmisteltu kilpailutus, tuottaa toiminnallisuudet v 2019, ryhmän oltava siinä mukana, tiedon on kuljettava molempiin suuntiin ja tietoa myös muihin ryhmiin. Muut Sote tietojärjestelmät, vastuuhenkilö Timo Lilja - Jarmon kanssa luokittelevat huomenna loput järjestelmät - tutkimuslaitepainotteisia järjestelmiä tässä ryhmässä painottuu erikoissairaanhoitoon - ensimmäinen alatyöryhmän kokous tällä viikolla - ensin pohjatyö ja sitten ryhmä kasaan Tietojohtaminen, vastuuhenkilö Seija Peitso (Liite 4) - ryhmällä ollut kaksi kokoontumista - yleinen Webropol-kyselypohja tehty, vastaukset 10.6 mennessä - excel-pohjainen toinen kysely, vastaukset 17.6 mennessä - juhannusviikolla ensimmäiset yhteenvedot osittain käytettävissä - rajanvetoa käydään taustatieto-ryhmän kanssa Hallinnolliset järjestelmät, vastuuhenkilö Paula Luoma - viime viikolla ensimmäinen kokoontuminen, kokoontuvat parin viikon välein jatkossa - käytiin läpi kokonaisuutta missä toimitaan, yleisiä tavoitteita - tehdään nykytilan kartoitusta ja mietitään syksyn etenemissuunnitelmaa - ryhmää on täydennetty muutamalla jäsenellä - selvityskysely: sieltä napataan tämän alueen järjestelmiä, tiistaina heti Paulalle tieto (Jarmo ja Timo) - seuraavaksi kartoitetaan liittymiä järjestelmistä toiseen tarvitseeko kerätä tieto mistä ja millä kulkee, ei ole ehkä järkevää? Arto kommentoi tähän, että tarkasteltava mihin menossa ja millä järjestelmillä ja tämän yhteydessä voisi poimia tärkeimpiä yhteyksiä - kuuluu alle paljon eri alan järjestelmiä työryhmässä vajaa 10 hlö, alueet jaetaan, kuka eniten tietää niin hän saa oman järjestelmän ja oman tontin (oma asiantuntemus). Kunkin osa-alueen osalta tehdään omat kysymyspatterit tarkemmat selvitykset tämän jälkeen järjestelmistä - syksyllä kun tavoitetta mietitään, aluekohtaisesti mietitään vaatimuksia, mitä uudelta järjestelmältä halutaan parhaimmat tavat kustakin - tavoitetilan määrittelyssä huomioidaan viitearkkitehtuurit, mitä on käytettävissä - Tuula esitteli Johtamisen tietojärjestelmäpalvelukarttaa (Liite 5), jossa on hyvää tekstiä tavoitetilaan. Kartan lanseeraustilaisuus oli 20.5 ja raportti löytyy seuraavan linkin kautta: https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/kunnanjohtamisen-viitearkkitehtuuri Keskustelussa tuli esille sähköinen arkisto, miltä osin siirrytään sähköiseen arkistoon, miten kauan vanha materiaali on käytettävissä, ja se, että muutosaika tulee olemaan haasteellinen, järjestelmien katkaisuajankohta on tärkeä. Harri Jokiranta kysyi onko tarkoitus, että maakunnallisesti syntyy riippumaton
järjestelmä, vasta syksyllä alkaa selkiintyä millaista järjestelmää oikeasti tarvitaan. Työ on laaja ja vie paljon aikaa. Anna-Kaisa Pusa totesi, että olisi mielenkiintoista tietää onko kaikki sähköisen henkilöstöhallinnon piirissä. Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri, vastuuhenkilö Teemu Haukilehto (Liite 6) - tuotetaan palasia, prosessimainen toiminta - modulaarinen tietojärjestelmäkokonaisuus - ryhmä kokoontuu työpaja-tyyppisesti, ensimmäinen palaveri ennen juhannusta - Arto totesi, että kansallinen päätöksenteko vaikuttaa ehkä rajuiten tähän ryhmään - Harri totesi, että tätä tehdään erityisesti järjestäjälle Tuula totesi yhteenvedossaan, että hyviä ajatuksia tuli ryhmien toimintaan ja mihin suuntaan työryhmien tulee katsoa. Syksyllä tulee enemmän, miten saadaan yksiin kansiin ja miten asiat esitetään. Mielellään otetaan edelleen ehdotuksia vastaan. 5. SOTE työvaliokunnan kokouksessa esitettyjä asioita (Liite 7) - Sovitaan väliraportin toteutuksesta 30.6 mennessä - oltava nykytila ja näkymä tulevaan palvelurakenteeseen - työvaliokunnan pääpaino on nykytilan hahmottamisessa, jokainen työryhmä tekee oman näkymän tulevaisuuteen tiivistetyt näkökulmat ja toiveet mihin saatava maakunnallinen linjaus mikä alusta on jolle kokonaisuutta rakennetaan (jokainen ryhmä miettii ja nostaa esille) - ensimmäisessä seminaarissa 12.9 nostetaan juuri näitä asioita esille, avataan myös laajemmin hallinnan ja päätöksenteon näkökulmasta asioista puhuttava riittävän laveasti - Miska Kaihlamäki mukaan ryhmään, aloitti työt tänään 30.5, hänen työpisteensä on Framilla - seuraava projektiryhmän kokous on 17.6 - Tuula ei ehkä ehdi saada raporttia valmiiksi 30.6 mennessä - 19.8 ohjausryhmän kokous, johon oltava jonkinlainen väliraporttiversio kuvapohjainen parempi kuin tekstipohjainen loppuraportti syksyllä - väliraportin hyväksyminen sähköpostitse projektiryhmän kesken - syksyn seminaaripäivät käytiin läpi (12.9, 28.9 ja 25.10) 6. Muut asiat Yhteistyö ryhmien kesken - Tuula on huolissaan yhteistyöstä muiden ryhmien kanssa riittääkö että lukee vain pöytäkirjoja - Ari ehdotti, että järjestetään keskusteluja tietyin väliajoin ajatus sai kannatusta - seminaarit voivat olla tällaisia asioita ei voi mennä läpi yksityiskohtaisesti - päätetään syksylle ajankohdat, ryhmien vetäjät mukana, ei projektiryhmä - Anna-Kaisa totesi Taustatietoryhmästä: tuotannollinen tieto EP liitolle epäselvä asia, Rossisen Marko olisi hyvä saada tietojohtamisen työryhmään mukaan
Materiaalin säilytyspaikka Ari ja Tuula käyvät asiaa läpi tietohallinnossa, päivitettäisiin kaikkien ryhmien materiaalit samaan paikkaan IMS-sovellus Harri kertoi, että laaturyhmässä on päätetty, että mennään IMSillä, sairaanhoitopiirillä on lisenssipohja olemassa IMS-koulutus Mediwestissä ti 31.5 klo 9.00 13, välineen haltuunotto, Satu ja Paula osallistuvat koulutukseen 7. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 17.6.2016. 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.35. / 2016 Seinäjoella / 2016 Anna-Kaisa Pusa puheenjohtaja Satu Niemi sihteeri