RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: RAKETTI-VIRTA-projekti Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke, jota CSC koordinoi 13.1.2014 Antti Mäki
Diakokoelma yleisesitykseksi Lähtökohdat Hallinnointi, turvaaminen ja ohjaus Tietovarantopalvelun jatkokehitys Tilannekatsaus
LÄHTÖKOHDAT
Helsingin yliopiston kansleri Ilkka Niiniluoto Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämä tietovaranto, johon korkeakouluilla on velvollisuus tallentaa opiskelijoitaan koskevat tiedot, auttaa kehittämään opiskelijavalintoja. Samalla se antaa yliopistoille uuden välineen suunnitella omaa toimintaansa ja kertoa ilman tilastoharhoja tarjoamansa koulutuksen tuloksista. (Valtioneuvoston yleisistunnossa toukokuun 16. Päivänä 2012)
strategiset tavoitteet Tietohallintolaki, KA Tietojen yhteentoimivuuden kehittäminen OKM:n kohdealueella (JHKA) OKM:n ohjauksen tarpeet Raportointi ja tiedonluovutus eri viranomaisille ohjaus Muut velvoitteet Korkeakoulujen opiskelijavalintojen kehittäminen toiminnan tarpeet Suora velvoite lailla
Mitä varten korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on toteutettu? Tavoitteena opintoihin pääsyn sujuvoittaminen ja turhien päällekäisten opintojen välttäminen Korkeakoulujen yhteishaku, ensikertalaiset ja muut Siirtyjät ja valtakunnalliset palvelut (korkeakoulun harkinnan mukaan) Opintosuoritustiedot opiskelijavalinnoissa: hakukelpoisuus, valinta suoritusten perusteella Opintosuoritusten hyödyntäminen osana korkeakoulun muuta toimintaa: AHOT ym.
Ohjauksen tietotarpeet ja muut tiedon luovutukset viranomaisille PANOKSET TUOTOKSET Opiskelijat, Rahoitus, Korkeakoulun sisäinen tietovarasto, prosessien johtamisen tarpeet Tutkinnot, Suoritukset Julkaisut
Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityötä Tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus Avoin data, tietojen saatavuus Tiedon kirjaaminen ja tallentaminen vain yhteen paikkaan ICT-palvelujen ja -arkkitehtuurin kehitys Korkeakoululaitos ja muut julkisen hallinnon arkkitehtuuritasot
Tietovarannon tietosisällön rajaus (laki 484/2013, tallennusvelvoite + ministeriön tiedonkeruukirje) VIRTAopintotiedot Tutkintoon johtava koulutus Ei tutkintoon johtava koulutus Tutkinnot Opintosuoritukset ja arvosanatiedot Henkilön tunnistetiedot Opiskeluoikeudet Ilmoittautumistiedot Opiskeluoikeustiedot myös eräistä ei tutkintoon johtavista
Korkeakoulun vastuulla sekä toteutus että tietosisältö rekisterinpitäjänä OKM palvelun tarjoajana (CSC) Muuntaa rekisterinsä tiedon Korkeakoulujen tietomalliin (xdwmalli) Tallentaa tiedon valtakunnalliseen tietovarantoon Tiedon käyttäjät hakevat kaikkien korkeakoulujen tietoja omiin järjestelmiinsä Tiedon luovutus suoraan lain nojalla tai korkeakoulun päätöksellä Opetushallitus Tilastokeskus OKM-tiedonkeruut Korkeakoulut?
Tiedon tuottajat, kotiorganisaatiot OKM palvelun tarjoajana (CSC) Tiedon käyttäjät hakevat kaikkien tiedon tuottajien tietoja keskitetysti omiin järjestelmiinsä Opintopolku.fi, Juuli Tilastokeskus OKM-tiedonkeruut Tutkimusrahoittajat?
Kopioitu tietovaranto (Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri) Eri palvelut, jotka käsittelevät eri tietovarantoja eri lähteistä reaaliaikaisesti kerran kk kerran vrk, eräsiirto Opintosuoritukset, Opiskeluoikeudet, LK-ilmoittautumiset reaaliaikaisesti, ws-soap Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti Siirtomuotona kummassakin tapauksessa sama XMLmääritys
VIRTA Korkea -koulu OKM Tilastokeskus Kela CIMO 2. Tiedonvälitys kansallisille palveluille Korkeakoulut 1. Aineiston siirto viranomaisille Korkeakoulujen tietovaranto KSHJ, Vipunen ym. RAKETTI-Opi, TIPTOP ym. 4. Arkisto 3. Tiedontarjoaminen korkeakoulujen omille järjestelmille
Tiedon tuottaja ja tietovaranto Tiedon tuottajan näkökulmasta tietovaranto on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy käytetyistä tietojärjestelmistä toisiin Tietoja viedään tietovarantoon tietolähteestä, joka on tiedon auktoriteetti Tietolähteen on oltava tietojärjestelmä Tietovarannosta tietoja voi lukea vain toinen tietojärjestelmä
Tietovarannon tietojen käsittely Tietovarantoon ei ole suoria käyttöliittymiä Tietovarannon lukurajanpinta luovuttaa automaattisesti kaiken pyydetyn tiedon sallituille palveluille (nyt vai OPH) OPH:n ylläpitämien (ja jatkossa muiden) palveluiden osana valvotaan henkilötietojen käyttöä Viranomaistiedonkeruita varten poiminnat toteutetaan erikseen valtuutetun CSC:n henkilöstön toimesta
KÄYTTÖTAPAUKSET 2014 TUOTANTOKÄYTÖN ALKAESSA
Tietovarannon tietojen käyttöönottoaikatalu VIRTAopintotiedot Korkeakoulujen toiminta, valtakunnalliset palvelut Projektin tavoiteaikataulu 1/2014 mennessä, tuotantovalmius viimeistään 31.3.2014 Opetushallituksen valtakunnallisille palveluille Käyttöön vuoden 2014 syksystä Opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten tiedonkeruut ohjaustarkoituksiin Valmiina 03/2014 mennessä OKM:lle ja Tilastokeskukselle Käyttöön syksyllä 2014 ja 2015 alusta
Opintotiedot automaattisesti valtakunnallisten palveluiden käyttöön Korkeakoulun tietojärjestelmät Oppijan verkkopalvelut (SADe ohjelma, OPH) KSHJ Palvelut Tietovarannot VIRTA (OKM) Korkeakoulun rekisteri TOR VIRTAopintotiedot Koulutustarjonta ym. eri tietovarantoja
Tiedonkeruun järjestäminen tietovarannosta VIRTAopintotiedot Tiedonkerääjä ilmoittaa, milloin sen tiedonkeruiden aineistot poimittaisiin tietovarannosta Korkeakoulu huolehtii, että on ilmoitettuun tiedonkeruuajankohtaan mennessä päivittänyt tietovarantoon tietosisältönsä vähintään vaaditun tilannepäivän mukaiseksi. Korkeakoulun ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin tiedonkeruita varten. CSC muodostaa OKM:n ja Tilastokeskuksen toimeksiannoista tiedonkerääjälle siirrettävän tiedoston.
Suoraan korkeakouluille tarjottavien palveluiden tukeminen (jatkokehitys) VIRTAopintotiedot Pitkäaikaissäilytys opiskelijatietojärjestelmiä koskevien velvoitteiden osalta (maksullinen palvelu?) Jatkoselvitetään, kun arkistolain uudistuksen linjaukset ovat selvillä Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten liikkuvuus, AHOT, oppimisympäristöt ym. Tietojen luovuttaminen hyväksytyille palveluille Tiedon luovuttamisesta päättää korkeakoulu Tiedon luovutusten hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luotaisiin toimintatavat
Yhteenveto Tietovaranto on osa OKM:n CSC:ltä hankkimia tiedonvälityksen ja raportoinnin palveluita Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovarannon taustalla ovat operatiiviset, ohjaukselliset ja strategiset tavoiteet tietojen avoimuudesta VIRTA-Opintotiedot käyttöön keväällä 2014 (kaikkien korkeakoulujen osalta) VIRTA-Julkaisutiedot on selvitettävänä osana OKM:n julkaisutiedonkeruiden kehittämistä vuonna 2014
RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Hallinnointi, turvaaminen ja ohjaus Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke, jota CSC koordinoi 16.12.2013 Antti Mäki
HALLINNOINTI, TURVAAMINEN JA OHJAUS
Tietovarannon hallinnointi, tietojen turvaaminen, ohjausrakenne Hallinnointi: lakisääteisesti korkeakoulu rekisterinpitäjänä, tiedon luovuttajana OKM (CSC) ylläpitäjänä, luovutusten järjestäjänä Turvaaminen: tekninen tietoturva, tietosuoja vastuunjako, auditointi Ohjaus: palvelutasot, tietosisällön ja - arkkitehtuurin muutokset seurantaryhmä, RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet
HALLINNOINTI
Hallinta Ylläpitäjä OKM (CSC) Tietovarantopalvelun ja lukurajapintojen ylläpito sekä valvonta Tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys Koodistopalvelussa korkeakoululaitoksen pääkäyttäjä: koodistojen ylläpito
Koodistopalvelu käyttöön Tietointegraatio: korkeakoulun toimenpiteitä Hallinta Yhteismitallisten XMLsiirtotiedostojen muodostaminen Lähdejärjestelmä Siirtotiedostojen tarkastaminen Tiedostojen siirtäminen tietovarantopalveluun (SFTP) Lähteet: Tietojen kokoaminen eri lähteistä? Muodostus: lähdetiedoista poimimalla ja päätelemällä. Tarkastus: yhteisen tietoarkkitehtuurin tarkastuksien tekeminen muodostetuille tiedostoille (luodaan ja ylläpidetään yhteisesti). Siirto: lähdejärjestelmän tuotantoympäristöstä suojatulla yhteydellä CSC:n palvelimelle korkeakoulun omaan hakemistoon Muodostuksen ja tarkastuksen automatisointi, jotta lähteen tietoja voidaan korjata mahdollisimman pian?
TIETOTURVA JA TIETOSUOJA
Tietojen turvaamisen tavoitteet tietovarannon toteutuksessa Tietoturva- ja tietosuoja Tietojen mahdollisimman sujuva ja laaja käyttö joustavasti erilaisissa tilanteissa on ensisijainen tavoite rekistereihin kuuluvien henkilöiden oikeuksien edistämisessä Samalla tietovarantoon tuotavat tiedot turvataan tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen varmistavilla kuvauksilla, määrityksillä ja ratkaisuilla
Tietojen luovuttaminen Tietoturva- ja tietosuoja Opiskelijavalintarekisterin käyttöön eli OPH:n toteuttamiin valtakunnallisiin palveluihin laissa säädetyn velvollisuuden nojalla eikä edellytä korkeakoululta erillistä ratkaisua Muihin viranomaistarpeisiin perustuu eri laeissa määriteltyihin tiedonsaantioikeuksiin sekä siihen, että kyseiset viranomaiset pyytävät korkeakouluja toimittamaan tiedot tietovarannon kautta Muuten rekisterinpitäjän päätöksellä
Kaikkien korkeakoulujen tietojen luovuttaminen uusille palveluille Tietoturva- ja tietosuoja Tekninen ylläpitäjä auditoi automaattista luovutusta tarvitsevan palvelun Tekninen ylläpitäjä kokoaa tietosuojalausunnon ja päätösesityksen rekisterinpitäjälle eli korkeakoululle Korkeakoulu päättää luovutuksesta, jonka jälkeen tiedot ovat automaattisesti saatavilla, kuten OPH:n tuottamiin palveluihin (ensimmäisenä toteutetun lukurajapinnan kautta)
Valmistaudutaan tietojen hyödyntämiseen Tietoturva- ja tietosuoja myös muihin kuin lain velvoittamiin tarkoituksiin Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten opiskelijaliikkuvuus, AHOT ym. Tiedon luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjä eli korkeakoulu Tietovarannon hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luodaan teknisen ylläpitäjän ja korkeakoulujen yhteiset toimintatavat
Toimintatavat Tietoturva- ja tietosuoja joilla rekisterinpitäjä voi varmistua henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta Tietovarannon hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luodaan teknisen ylläpitäjän ja korkeakoulujen yhteiset toimintatava Ehdotuksia valmistellaan RAKETTI-VIRTAprojektissa, mutta päätös toimintatavoista on opetus- ja kulttuuriministeriön, korkeakoulujen ja tietojen käyttöön osallistuvien viranomaisten yhteinen
Muistio teknisestä tietojekäsittelypalvelusta Tietoturva- ja tietosuoja OKM:n toimeksiannosta CSC palvelun järjestäjänä Tietosuojavaltuutetun toimiston suosituksen mukaiseen sopimuksen muotoiseen muistioon on koottu korkeakoulun ja CSC:n kesken sovittavat asiat Muistio ja sen liitteen sisältö ovat voimassa korkeakoulun ja CSC:n välillä yhteisenä ymmärryksenä osapuolten välisistä velvoitteista Muistion liitteenä on CSC:n yhteistyökumppanin turvallisuussopimus
Käyttöoikeus- ja lokirekisterit Tietoturva- ja tietosuoja Tietoja käyttävä palvelu vastaa käyttövaltuuksien valvonnasta ja tietojen katselulokin muodostamisesta (esim. OPH:n palvelut) Tietovarannon lukurajapinta tallentaa lokitietona jokaisen kutsun, kutsujan ja vastauksen Lukurajapinnan lokitieto muodostaa lokirekisterin korkeakoulukohtaisesti. Lokirekisteriin tallennetaan tieto, mikäli kutsu koski korkeakoulun rekisteriin kuuluvia tietoja
OHJAUS
Korkeakoululaitoksen yhteiset tavoitteet tulossopimuksessa Ohjaus Korkeakoulut ja OKM kehittävät ja ylläpitävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta sekä valtakunnallista tietovarantoa korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tueksi. Korkeakoulut päättävät omien strategisten tavoitteidensa nojalla, mitä tietojärjestelmiä ne yhdessä tai erikseen tuottavat.
Ohjaus Jatkokehitys ja palvelun tuottaminen OKM rahoittaa säädetyn ja yhdessä sovitun palvelun kehityksen ja tuottamisen (ylläpidon) Lukurajapinnat tai tietosisällöt, joita korkeakoulut voivat ottaa käyttöön (tai olla ottamatta) Keskitetyt palvelut, korkeakoulujen ja kolmansien tahojen tuottamat palvelut Palveluiden kehittämisen kustannuksien jakaminen Palvelun tuottamisen kustannusten jakaminen esimerkiksi käytön volyymin mukaan
Tietosisällön ja -arkkitehtuurin muutokset Tietovaranto osana korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuuria (Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri) Korkeakoulujen tietomallin muutosten hallinta, (yhteentoimivuuden määritykset) Koodistot, korkeakoululaitoksen yhteentoimivuuden piirissä olevien käsitteiden koodiarvojen hallinta (koodistopalvelu) Yhteensovittaminen OKM:n sanastotyön ym. JHKA:n kanssa
Ehdotus tietovarannon yhteisen tietoarkkitehtuurin päivityssyklistä Ensimmäinen vuosi Q4 Q4 Korkeakoulujen palaute Korkeakoulujen palaute ja ja uudet uudet tiedonkeruutarpeet tiedonkeruutarpeet Toinen vuosi Q1 Q1 Tarvitaanko Tarvitaanko tietovarantoon tietovarantoon uusia uusia tietoja? tietoja? Q2 Q1 Uusien Uusien tietojen ja tietojen ja siirtojen siirtojen määrittely määrittely VE: Tieto pääteltävissä nykyisestä tietosisällöstä tai muu tiedonkeruutapa Q4 Q4 Q1 Q1 Q2 Q1 Kirjaamisen muutokset, tekninen toteutus Ohjaus Q3 Q3 Uusien Uusien vaatimusten vaatimusten julkaisu julkaisu Q3 Q3 Tiedot Tiedot tietovarantoon tietovarantoon uusilla uusilla vaatimuksilla vaatimuksilla
Päätöksenteko ja ohjaus Määräykset tietovarannon käytössä OKM antaa lain nojalla tietovarantoa koskevat ja delegoi ylläpitotehtävän (CSC:lle) Muut viranomaiset eri tiedonkeruita koskien OKM ja korkeakoulut voivat yhdessä sopia tietovarannon käytön laajentamisesta lakisääteisestä RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet Kokonaisuuden valvonta ja ohjaus Seurantaryhmässä
Tietovarannon ja tiedonkeruiden seurantaryhmä OKM, korkeakoulujen opiskelijarekisterien vastuuhenkilöitä (muita edustajia?), opiskelijajärjestöt Viranomaiset, jotka hyödyntävät tietovarantoa: OPH, Tilastokeskus, Valvira
SEURAAVAT TOIMENPITEET
Ratkaisukohdat 3.2.2014 RAKETTI-Tietohallinto-ohjausryhmä käsittelee vastuunjakoa koskevat määräykset 1-3.4.2014 Tietoturva-auditointi Toukokuu 2014 OKM:n ja korkeakoulujen ICT-johdon kokous: RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet OKM:n määräykset tietovarannon käytöstä RAKETTI-VIRTA-projektin päättäminen Syyskuu 2014 tietovaranto tuotantokäytössä
Korkeakoulujen suoritettavia toimenpiteitä Tietovarannon tietosisältö täydelliseksi ja tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys Turvaamiseen osallistuvien viestintä käyntiin Perehtyminen vastuujaon luonnoksen mukaisiin korkeakoulujen velvoitteisiin Osallistuminen tietovarannon käytöönottoa koskevaan seminaariin tai seminaareihin Jatkokehitykseen osallistuminen: ideat, lausunnot, omat projektit
Seminaari(t) tietovarannon käyttöönotosta helmikuussa 2014 Viranomaistiedonkeruiden toteuttaminen tietovarannosta Mukaan rekisterinpidosta vastaavat ja tietoturvaasiantuntijat Rekisterinpitäjän vastuun muutokset ja rekisteriselosteet sekä tarvittavat ilmoitukset ja sopimukset Tietoturva-auditointi Jatkokehityksen tilannekatsaus ja lausuntokierroksen valmistelu
RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon jatkokehitys Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke, jota CSC koordinoi 12.11.2013, RAKETTI-ohjausryhmä Kehityspäällikkö Antti Mäki CSC Tieteen tietotekniikan keskus oy
TIETOVARANTOPALVELUN JATKOKEHITYS
Tietovarantopalvelun jatkokehitys VIRTA-opintotiedot VIRTA-julkaisutiedot VIRTA-henkilöstön roolitiedot VIRTA-lupatiedot Arkkitehtuurin ja teknisten ratkaisujen kehitys Tietoturva ja tietosuoja Jatkokehityksen ja tuotettavien palveluiden ohjaus ja rahoitus
Haasteita tulevaisuuden tavoitteille Strategisten tavoitteiden asettaminen Kokonaisarkkitehtuurin kypsyys Tietojen yhdisteltävyys Osaoptimointi
VIRTA-OPINTOTIEDOT
Tietovarannon tietosisällön rajaus (laki 484/2013, tallennusvelvoite + ministeriön tiedonkeruukirje) VIRTAopintotiedot Tutkintoon johtava koulutus Ei tutkintoon johtava koulutus Tutkinnot Opintosuoritukset ja arvosanatiedot Henkilön tunnistetiedot Opiskeluoikeudet Ilmoittautumistiedot Opiskeluoikeustiedot myös eräistä ei tutkintoon johtavista
Kokonaiskuvassa opiskelijavalintojen ja opintohallinnon tilanne 2014 Korkeakoulun tietojärjestelmät Oppijan verkkopalvelut (SADe ohjelma, OPH) KSHJ Palvelut Tietovarannot VIRTA (OKM) Korkeakoulun rekisteri TOR VIRTAopintotiedot Koulutustarjonta ym. eri tietovarantoja
Tietovarannon tietojen käyttöönottoaikatalu VIRTAopintotiedot Korkeakoulujen toiminta, valtakunnalliset palvelut Projektin tavoiteaikataulu 1/2014 mennessä, tuotantovalmius viimeistään 31.3.2014 Opetushallituksen valtakunnallisille palveluille Käyttöön vuoden 2014 syksystä Opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten tiedonkeruut ohjaustarkoituksiin Valmiina 03/2014 mennessä OKM:lle ja Tilastokeskukselle Käyttöön syksyllä 2014 ja 2015 alusta
Tiedonkeruun järjestäminen tietovarannosta VIRTAopintotiedot Tiedonkerääjä ilmoittaa, milloin sen tiedonkeruiden aineistot poimittaisiin tietovarannosta Korkeakoulu huolehtii, että on ilmoitettuun tiedonkeruuajankohtaan mennessä päivittänyt tietovarantoon tietosisältönsä vähintään vaaditun tilannepäivän mukaiseksi. Korkeakoulun ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin tiedonkeruita varten. CSC muodostaa OKM:n ja Tilastokeskuksen toimeksiannoista tiedonkerääjälle siirrettävän tiedoston.
Tietovarannosta toteutettavat viranomaistiedonkeruut VIRTAopintotiedot OKM:n suorat tiedonkeruut opintopisteistä Tutkinto-opiskelijoiden opintopisteet (AMK-2A) Ei Tutkinto-opiskelijoiden opintopisteet (AMK-2B) Opinnäytetyöt (AMK-9) Opintopisteet (YO-2) Tilastokeskuksen Opiskelijatiedonkeruut (syksyllä) Tutkintotiedonkeruut Opettajan pedagokiset opinnot (yliopistoista)
Tiedonkeruun toteutuksen aikataulu VIRTAopintotiedot -- tiedonkerääjien niin päättäessä Tietojen poiminta-ajankohdat olisivat samat kuin nykyisin Tulevina vuosina tilannepäivän ja tiedonkeruun välistä viivettä voitaisiin lyhentää ja/tai tiedonkeruun ajankohtia yhdistää Poimittaisiin tietovarannosta viimeistään <PVM> korkeakoulun tietovarantoon tallentamien tietojen pohjalta
Tilastokeskuksen tiedonkeruiden jatkokehitysajatuksia VIRTAopintotiedot Opiskelijatiedonkeruu (20.9.) tilanteesta voitaisiin toteuttaa tutkintotiedonkeruun yhteydessä Ennakkotieto siihen asti suoraan tietovarannosta Valtionosuuslaskenta ennakkotiedosta vai jääkö kokonaan pois? Opettajien erillisiä opintoja koskeva tiedonkeruu voitaisiin yhdistää tutkintotiedonkeruuseen Tutkintotiedonkeruu voitaisiin tehdä samaan aikaan kuin OKM:n opintopistetiedonkeruu, jotta tiedot olisivat yhteismitallisia
OKM:n suorien tiedonkeruiden jatkokehitysajatuksia VIRTAopintotiedot Vain nyt tietovarannosta toteutettavien tiedonkeruiden osalta: Opintopistetiedonkeruut voitaisiin toteuttaa aikaisemmin Opintopistetiedonkeruut voitaisiin tehdä samaan aikaan kuin Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu, jotta tiedot olisivat yhteismitallisia
Viranomaiskäytön laajentaminen: Valvira VIRTAopintotiedot Valvira uudistaa Terhikki-rekisteriään ja haluaa jatkossa hyödyntää tietovarantoa Tietorpeet (tietyt koulutusluokituksen alat) Hyväksytysti loppuun suoritettu tutkinto Keskeyttänyt opinnot Suorittanut riittävästi opintoja Edellyttää yhteistä kirjauskäytäntöä riittävästi opintoja suorittaneista, voitaisiin ottaa käyttöön 2015 2016
Viranomaiskäytön laajentaminen: kansainvälisen liikkuvuuden tiedot VIRTAopintotiedot Uusien kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvien tiedonkeruiden sisällyttäminen 2016 alkaen Nykyisiin CIMO:n keruisiin verrattuna tarkemmalle, opiskelijakohtaiselle tasolle Edellyttäisi erityisesti korkeakouluissa kansainvälisen liikkuvuuden hallinnan ja opiskelijarekistereiden tietojen yhdistämistä Tietoarkkitehtuuria laajennettava aikaisemman koulutusmaan, ohjelmatietojen, kohdemaiden ja vaihto-ohjelmatyypin osalta
Viranomaiskäytön laajentaminen: opettajatiedot VIRTAopintotiedot Pätevyystietoa koskevan tiedonkeruun laajentaminen: amk-lastentarhanopettajat, pedagogiset opinnot suorittaneiden opetettavat aineet Tietoarkkitehtuuri valmiina (pätevyys-koodisto) Osin saatavilla koulutusluokituksen perusteella Edellyttää kirjauksien laajentamista, kirjaustapojen muutoksista sopimista Haasteena sopia, miten opetettavat aineet määräytyvät
Muiden viranomaistiedonkeruiden toteuttamismahdollisuuksia VIRTAopintotiedot Kelan tiedonkeruut käytännössä sopimisasia Tietovarannon tietosisältö vastaa suoraan Kelan tarpeita Tahtotila löytyy Työvoimaviranomaisten tietotarpeet selvitettävä Muitakin lienee
Tietojen ajantasaisuus- ja säilytysvaatimukset VIRTAopintotiedot Säilytysaika määräytyy sen mukaan, miten tietoja säilytetään korkeakoulujen omissa rekistereissä korkeakoulujen arkistonmuodostussuunnitelmien ja muiden säilytysvelvoitteiden mukaisesti Yhdenvertaisen kohtelun turvaamiseksi tietoa on tietovarannon kautta pidettävä saatavilla eliniän ajan eli käytännössä pysyvästi Kun tietovarannon tieto on kopio lähdejärjestelmästä, on myös lähdejärjestelmän tieto säilytettävä vastaavasti
Suoraan korkeakouluille tarjottavien palveluiden tukeminen VIRTAopintotiedot Pitkäaikaissäilytys opiskelijatietojärjestelmiä koskevien velvoitteiden osalta (maksullinen palvelu?) Jatkoselvitetään, kun arkistolain uudistuksen linjaukset ovat selvillä Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten liikkuvuus, AHOT, oppimisympäristöt ym. Tietojen luovuttaminen hyväksytyille palveluille Tiedon luovuttamisesta päättää korkeakoulu Tiedon luovutusten hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luotaisiin toimintatavat
Muita opintotietoihin liittyviä kehitysaihoita Korkeakouluille tarjottavat mittaritiedot, reaaliaikaisesti tai kuukausitasolla Pohjoismainen palvelu: suoritustiedot Suomesta, Ruotsista ja Norjasta yhdestä rajapinnasta Suoritustietojen ja koulutuksen kuvausten (OPH) yhdistäminen TOR / Kansallinen osaamisen perustietovaranto Palvelu 2. asteelle
VIRTA-JULKAISUTIEDOT
Korkeakoulujen / Suomessa tuotettujen julkaisujen tietovaranto VIRTAjulkaisutiedot Esiselvitysvaiheessa, päätavoitteena OKM:n julkaisutiedonkeruun kehittämisessä Viitetietojen osalta (ei kaikki julkaisutiedonkeruun luokitustiedot?) Korkeakoulujen, tutkimuslaitosten, muiden Keskeinen tutkimuksen osa-alueen tieto, jota ei nyt saatavilla, voitaisiin käyttää esim. rahoituksen hakemisessa ja raportoinnissa, muussa? Tavoitteena ottaa käyttöön 2016 (ei kaikille)
Julkaisutietojen välittäminen nopeammin ja täydentäminen ohjauksen edellyttämillä luokituksilla Lähde Jalostus Julkaisu Viitetiedot automaattisesti tietoja tuottavan organisaation ylläpitämästä lähteestä Täydentävät luokittelutiedot Yhdistetään viitetietoihin Tietojen toimitus manuaalisesti
VIRTA-HENKILÖSTÖN ROOLITIEDOT
Korkeakoulujen henkilöstön roolitiedot VIRTAhenkilöstön roolitiedot Noussut esille julkaisutiedonkeruiden kehittämisen esiselvityksen yhteydessä Tieto korkeakoulun henkilölle myöntämästä roolista (opiskelijan rooli jo tietovarannossa) Tutkija Opettaja Muu henkilöstö Voitaisiin käyttää tarjottaessa roolin mukaan rajautuvia julkisia tai yksityisiä palveluita
VIRTA-LUPATIEDOT
Henkilön tietovarantoon tallennetuihin tietoihin liittyvät valtuutukset VIRTAlupatiedot Koskee kaikki tietovarannon osa-alueita Henkilö voi valtuuttaa tiettyjen tietojensa käsittelyyn tietyt tahot/palvelut Lähtökohtaisesti tosin palvelutason asia, mutta voisi toimia myös perustietovarantona Lupien ja valtuutusten tietovaranto on osa kansallisen palveluväylän arkkitehtuuria
ARKKITEHTUURIN JA TEKNISTEN RATKAISUJEN KEHITYS
Tavoite: Yhteentoimivuus Tietohallintolaki 8 : Ministeriön on huolehdittava, että sen toimialalle laaditaan ja ylläpidetään sen toimialan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset. Määrityksiä tietojen siirtämiseen tietojärjestelmien välillä a) Korkeakoulujen ja viranomaisten välillä b) Korkeakoulujen kesken c) Korkeakoulujen sisällä korkeakoulujen omien tietojärjestelmien välillä (Standardointi) Keskeisinä alueina opintohallinto ja tutkimushallinto; osa määrityksistä yhteistä koko opetustoimelle Työtä tehty RAKETTI hankkeessa ja jo aiemmin opintohallinnon osalta SVY:n toiminnassa
Yhteinen tietovaranto (Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri) kerran kk kerran vrk, eräsiirto Opintotiedot, Julkaisutiedot, Roolitiedot jne. Arkkitehtuuri Eri palvelut, jotka käsittelevät ja tallentavat tietoja eri tietovarannoissa reaaliaikaisesti Reaaliaikaisesti, ws-soap / rest? Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti Kansallinen palveluväylä?
Toinen lukurajapinta toteutettu korkeakoulun omaan käyttöön Arkkitehtuuri Korkeakoulu saa omaan rekisteriinsä kuuluvia tietoja nyt tietovarannosta tarkistusraporttien ja tietokantadumpin avulla ja jatkossa toinen lukurajapinta on kuten ensimmäinen (ws, xml), mutta kutsuvan palvelun tunnistamalla rajaa, minkä korkeakoulun tietoja voi käyttää Korkeakoulu voi käyttää omissa palveluissaan Ei tarkoita tiedonluovutusta Tekninen ylläpitäjä ei valvo, mihin korkeakoulu omia tietojaan käyttää
Arkkitehtuuri Rajapintojen jatkokehitysaiheita EuroLMAI-standardin mukainen lukurajapinta Koulutusluokituksen mukaan rajattu lukurajanpinta Dynaaminen lukurajapinta ( hae vain mitä tarvitset ) Kirjoitusrajapinta: Korkeakoulujen tietointegraatiotapojen laajentaminen reaaliaikaisen tietojen päivitykseen (ei tarvetta erilliseen kopioon korkeakoulussa)
Tietojen yhteentoimivuuden avaimena on yksilöinti Arkkitehtuuri Henkilö on tyypillisin eri tietojoukkoja ja tietolähteitä yhdistävä avain: henkilöiden yksilöinti eri rooleissa ja eri aikoina, ilman henkilötunnusta Case: Yksilöintitiedolla henkilöön voidaan yhdistää Nimi-, yhteys-, tausta- ja tietosuojatiedot (VTJ) Korkeakoulututkinto, suoritukset, opiskeluoikeudet ja ilmoittautumiset (VIRTA) Toimii vain henkilötunnuksen avulla, ellei tietovarannoissa ole muuta yksilöintitunnistetta
Koulutuksen ja tutkimuksen tarve yksilöintiratkaisulle Arkkitehtuuri Henkilötunnuksen ongelmia Voi muuttua Sen saaminen ulkomaalaisille kestää liian kauan Sisältää tarpeetonta tietoa iästä ja sukupuolesta Miten ulkomaalainen yksilöidään Nimi ei yksilöi henkilöä Osoite, syntymäpaikka, syntymäaika, kansalaisuus, passinumero
Henkilön yksilöinti osana kokonaisarkkitehtuuria Arkkitehtuuri Västötietojärjestelmä on henkilötietojen perustietovaranto Henkilötunnuksen myöntämisoikeuden laajentaminen korkeakouluille Esimerkiksi, kun henkilö vastaanottaa opiskeluoikeuden (ilmoittautuu opiskelijaksi) Tarvitaan myös henkilötunnuksesta riippumaton yksilöintitapa, jota voidaan hyödyntää myös henkilötunnuksettomien osalta
Ehdotus tietovarannon yhteisen tietoarkkitehtuurin päivityssyklistä Ensimmäinen vuosi Q4 Q4 Korkeakoulujen palaute Korkeakoulujen palaute ja ja uudet uudet tiedonkeruutarpeet tiedonkeruutarpeet Toinen vuosi Q1 Q1 Tarvitaanko Tarvitaanko tietovarantoon tietovarantoon uusia uusia tietoja? tietoja? Q2 Q1 Uusien Uusien tietojen ja tietojen ja siirtojen siirtojen määrittely määrittely VE: Tieto pääteltävissä nykyisestä tietosisällöstä tai muu tiedonkeruutapa Q4 Q4 Q1 Q1 Q2 Q1 Kirjaamisen muutokset, tekninen toteutus Arkkitehtuuri Q3 Q3 Uusien Uusien vaatimusten vaatimusten julkaisu julkaisu Q3 Q3 Tiedot Tiedot tietovarantoon tietovarantoon uusilla uusilla vaatimuksilla vaatimuksilla
Muita arkkitehtuurin ja teknisen toteutuksen jatkokehitysaiheita Arkkitehtuuri Yhteisen koodistopalvelun käyttöönotto
YHTEENVETO
Luonnos korkeakoulujen tuottamista tietovarannoista Palvelut kansalaisille, työnantajille (SADe) Avoin tieto Asiointipalvelut, tietojen yhteentoimivuus Opiskelijavalinnat, liikkuvuus, AHOT Opintotiedot (Kansallinen osaamisen pääoman tietovaranto) Tutkimus, rahoituksen hakeminen Julkaisutiedot (Tieteen tietoaineistot) Opettaja-, tutkija-, henkilökunta- ja opiskelijaliikkuvuus Henkilöiden roolitiedot
CSC: opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonvälityksen* ja raportoinnin** palvelut Raportointi Tietojen louhinta ja analysointi Tietojen keruu Operatiivinen tiedonvälitys Vipunen.fi Rajatut näkymät Raportointivälineet Tietovarastopalvelut Suorat tiedonkeruut (KOTA) Tilastokeskus, OPH ym. Tietovaranto Opiskelijavalinnat (OPH) * Vain korkeakoulujen tiedot ** Koko koulutusjärjestelmä
RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: RAKETTI-VIRTA-projektin tilannekatsaus Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke, jota CSC koordinoi 2.12.2013 Kirsi Pispa
2.12.2013 TILANNEKATSAUS
RAKETTI-VIRTA-projektin tuotokset Käytössä Testiympäristö Yhteinen tietoarkkitehtuuri käytössä Aikataulu 1Q/2014 28/32 tuotantotestissä Korkeakoulukohtaiset tietointegraatiot Keskitetty tietovarantopalvelu ----- Viranomaistietovirrat KSHJ ym. Oppijan valtakunnalliset palvelut (OPH) Tilastokesk. ja OKM tiedonkeruut (opiskelijatied.)
VIRTA tilannekatsaus VIRTA -lukurajapinta on päivitetty ja uusi versio asennettu myös testiympäristöön. Uusi versio mahdollistaa OPH:n hakujen lisäksi myös korkeakouluille omien tietojen haun. Tuki korkeakouluille tietosisältöjen käsittelykäytänteisiin liittyen jatkuu Tietovaranto on jo tuotannonomaisessa ylläpitovaiheessa Viranomaistiedonkeruiden suunnittelu alkamassa hiukan etupainotteisesti. Valvira ollut yhteydessä heidän tietotarpeista. Aallon ja Metropolian kanssa pilotoidaan Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta tehtävää opiskelijatiedonkeruuta Tilastokeskuksen lokakuun 2013 tiedonkeruisiin verraten.
Korkeakoulujen integraatioiden tilanne 2.12. 2013: 28 / 38 tuotantotestivaiheessa Tuotannossa Aalto 4) Metropolia 4) HUMAK 4) VAMK 1) Osittainen testaus tuotantodatalla tehty/ jonkin verran kohonnut riski AA 4), ARCADA 4), CENTRIA 1), HAMK 1),, HY 3) ISY 3), JAMK 5), KAMK 5), KARELIA 1) Lapin AMK 1), KyAMK 1), LAMK 1), LAUREA 1), LTY 3), MAMK 5) OAMK 5), OY 3), SAIMAA 1), SAVONIA 4), SEAMK 1) TAIDEY 3), TAMK 1), TUAMK 1), TTY 4) Kohonnut riski 1) WinhaPro: SAMK 1), Haaga-Helia 1),, 3) Oodi: 3), LY 3), SHH 3), VY 3), 4) Muut: DIAK 4), TAY 4), TY 4), Merkittävästi kohonnut riski NOVIA 1) (asennukset tehty, testitavoite 1272013) JY 4) (tuotantovalmius 02/2014 lopussa lähdejärjestelmän vaihdon vuoksi) 4 24 8 (2+3+3) 2 1) Winha Pro (jota käyttävät myös LogiDW asiakkaat) 3) Oodi konsortio:, 5) Asio, 4) muut lähdejärjestelmät MPKK:n ja POLAMK:n kanssa aloitettu keskustelut mukaan tulemisesta; erikseen Högskolan på Åland
Tarkennukset korkeakoulujen tilanteeseen Asio AMK:t: KAJAK, MAMK, OAMK tuotantodatalla testissä, JAMK tekee vielä sisältötestauksia. Oodi yo:t: Testit etenevät eri vaiheissa: OY (16 361 hlöä), ISY (15 000 hlöä), TaideY ( 12945), HY (17238 hlöä), LTY (5227 hlöä), VY (1 hlö), LY (1), SHH (0) Winhaajat: CGILogicalle avattu oma testirajapinta VIRTAan, ja sisältöön liittyvissä kysymyksissä jatkuvaluonteista konsultointia. Ongelmana ettei lehtitason suorituksista pystytä laskemaan suorituksia, riippuvuudet puuttuvat Tuotantotestivaiheessa: TAMK, SAIMAA, SEAMK, KARELIA, KYAMK. Ei vielä VIRTA testejä: HAAGA-HELIA, SAMK NOVIA:lle tehty asennukset 11/2013, tavoite testeihin 12/2013 JY: ROTI:n kehitys etenee, suoritustiedot kohta valmistumassa; näitä tavoite testata VIRTAan 2013 aikana, muut testit jäävät 2014 puolelle. Savonia: nyt tuotantotestivaiheessa SYMSI:stä, tavoite tehdä VIRTA testit Primus- SavoniaWD-VIRTA vielä 2013 puolella.
Jäljellä olevat tehtävät Viranomaistietovirrat Tilastokeskuksen ja OKM:n tiedonkeruiden vaatimukset Muut viranomaistiedonkeruut; ennakointi Eri toimijoiden tekemien tiedon tarkistusten kokoaminen Tietosuojakysymykset ja valtuuden tietojen tallentamiseen ja käyttöön Tietojen luovutusluvat Palvelukohtainen lupien hallinta Tietosuojavaltuutetulle toimintailmoitukset Tietoturva-auditointi (varattu 1.-3.4.2014) Ylläpito- ja käyttöpalvelut Sopimukset rekisterinpitäjille Korkeakoulurakenteiden muutosten vaikutukset Yhteisen tietoarkkitehtuurin hallinnoinnin ja ylläpidon varmistaminen Korkeakoulujen tietomallin ylläpito Koodistojen päivittäminen Päätös palvelun tuotantoonottovalmiudesta 24.3.2014 ohjausryhmässä
TiKe opiskelijatiedonkeruu TiKe tutkintotiedonkeruu OKM opintopistetiedonkeruu