Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5/2013 1 (6) HALLITUKSEN KOKOUS NRO 5/2013 Aika 30.8.2013 klo 09.00 Paikka Metsämajatalo Metsäntähti, Kattilantie 426, 02830 Espoo Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja Vuola Elina I varapuheenjohtaja Purje Henri II varapuheenjohtaja Semi Ritva Varsinaiset jäsenet Hopsu Inka Huuhtanen Sari Kentala Julianna Mohamed Saido Ranta Eija Maria Ruippo Juha Rytkönen Aaro Rämö Milja Saipio Anna Steffansson Rolf Tuure Tuomas Wirén Inger Varajäsenet - Järjestys arvottu Huopalainen Minja Laiho Mika Johtotiimi Hannula Outi, ohjelmajohtaja Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja Railo Mika, kampanja- ja viestintäjohtaja Romar Anne, hallintojohtaja Maajohtajat Ahola Helena, aluejohtaja Hossain Masud, maajohtaja Tuominen Minna, maajohtaja Valtonen Lotta, maajohtaja Henkilöstö Palmu Anja-Maija, hallintosihteeri Tuominen Kaisu, ohjelmasuunnittelija Käsitellyt asiat 61 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja Elina Vuola avasi kokouksen klo 9:30. Hallitus keskusteli syyskauden 2013 toiminnasta. Liite 61A Johtamiskalenteri. Merkittiin tiedoksi hallituksen ja henkilökunnan yhteinen glögihetki 9.12.2013 klo 12:30.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5/2013 2 (6) 62 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Minja Huopalainen ja Sari Huuhtanen. 63 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan toistaiseksi voimassa olevien sääntöjen 7 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista ja vähintään kahdeksan muuta äänivaltaista jäsentä on paikalla. Tuotiin esille, että esityslistan teksti kohdassa 63 on vanhojen sääntöjen mukainen, ja todettiin, että Kepan 18.12.2012 hyväksyttyjen sääntöjen 13 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on mukaan luettuna puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 64 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Esitys Toiminnanjohtaja esitti, että kohdan 66 Toiminnanjohtajan raportin yhteydessä käsiteltäisiin Maailman Kuvalehden tilanne - päätoimittajan irtisanoutuminen ja uudet henkilöstöjärjlyt; esittelijänä kampanja- ja viestintäjohtaja. Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi esityksen mukaisesti siten, että kohdan 66 Toiminnanjohtajan raportin yhteydessä käsitellään Maailman Kuvalehden tilanne - päätoimittajan irtisanoutuminen ja uudet henkilöstöjärjlyt; esittelijänä kampanja- ja viestintäjohtaja. 65 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 4/2013 tarkistamaton pöytäkirja on liitteenä 65A. esitys Merkitään hallituksen pöytäkirja 4/2013 hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. Merkittiin pöytäkirja 4/2013 hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. 66 TOIMINNANJOHTAJAN RAPORTTI Esittely Toiminnanjohtaja raportoi Kepan toiminnasta kaudelta 11.6. - 30.8.2013, liite 66 A, Syynäten vai sparraten -selvitys, liite 66B ja uudet työntekijät, liite 66C. Toiminnanjohtaja kertoi juuri päättyneestä Kepan ohjelman globaalista suunnittelukokouksesta, jossa olivat mukana ohjelma- ja hanketyöntekijät kaikista Kepan maatoimistoista, maajohtajat ja Kepan Helsingin toimiston työntekijöitä. Etelän ääni halutaan voimakkaasti kuuluviin Kepan globaalissa ohjelmassa. Ensi kesän Porin SuomiAreenaa lähestytään myös tästä näkökulmasta, ja harkinnassa on lähettää keskusteluihin etelän työntekijä. Kepan tämänkertainen jäsenkysely on alkamassa. Kysely on jaettu kolmelle eri vuodelle siten, että kolmannes jäsenistä haastatellaan nyt loppuvuonna, seuraava kolmannes vuonna 2014 ja viimeinen kolmannes vuonna 2015. Kysely tehdään oman henkilökunnan voimin, ja tavoite on saada kaikki jäsenet osallistumaan kyselyyn.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5/2013 3 (6) Kampanja- ja viestintäjohtaja Kokouksen aikana saatiin viime tiedot Suomen hallituksen budjettiriihestä. Näyttää siltä, että rahoitus vuonna 2014 pysyy nykytasolla, ja osuus bruttokansantulosta tulisi kehitysrahoituksen tilanne on budjettiriihen jälkeen suhteellisen hyvä verrattuna maan huonoon taloustilanteeseen, ja nyt olisi viisasta pitää matalaa profiilia ja pidättäytyä lisävaateista. Toiminnanjohtaja kertoi, että Kepa olisi saamassa paikan ulkoministeriön työryhmässä, joka valmistelee viestintä- ja globaalikasvatustukihankkeen hallinnoinnin siirtoon liittyvää lakia ja hankkeen mahdollista siirtoa Kepaan. Keväällä valmistui Syynäten vai sparraten -selvitys, jossa oli tutkittu jäsenten kokemuksia niille tehdyistä ulkoministeriön tilaamista toiminnantarkastuksista. Kävi ilmi, että tarkastusten myötä enemmistön suhde ulkoministeriöön oli parantunut. Toisaalta tarkastusprosessia kaivattiin läpinäkyvyyttä, selkeitä toimeksiantoja ja riittäviä aikatauluja tarkastettavien aineistojen toimittamiseen. Toiminnanjohtaja kertoi, että Nicaraguan maajohtaja Lotta Valtonen on irtisanoutunut tehtävästään ja kiitti Lotta Valtosta hyvästä työstä. Kampanja- ja viestintäjohtaja kertoi, että Maailman Kuvalehden (MaKu) päätoimittajan eron myötä päätoimittajuus on siirretty kampanja- ja viestintäjohtajalle. Tarkoitus on vahvistaa MaKun työntekijätiimiä markkinointiosaamisella, ja hallitukselle tuodaan seuraavaan kokoukseen esitys markkinointiassistentin tehtävän perustamisesta. Puheenjohtajiston jäsen Henri Purje toi harkintaan, olisiko Kepan syytä vähitellen luopua osallistumasta YK:n ilmastosopimuksen ylimmän päättävän elimen konferenssiin eli COP-kokouksiin (Conference of the Parties), sillä neuvottelut ovat junnanneet vuosia paikoillaan. Olisiko resursseille parempaa käyttöä? Seuraava konferenssi, COP19, on marraskuussa 2013. Puheenjohtaja kiitti Sparraten vai syynäten -selvityksestä. Hän onnitteli koko hallituksen puolesta ohjelmajohtajan tehtävään valittua Outi Hannulaa. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi raportti Kepan toiminnasta kaudelta 11.6. - 30.8.2013 ja käyty keskustelu sekä todettiin, että kehitysrahoitustilanne on suhteellisen hyvä verrattuna maan huonoon taloustilanteeseen, ja tässä tilanteessa Kepa pitää matalaa profiilia ja pidättäytyy lisävaateista. 67 VÄLITILINPÄÄTÖS JA TARKISTETTU TALOUSARVIO VUODELLE 2013 Esittelijä Hallintojohtaja Esittely Hallintojohtaja totesi, että tällä hetkellä loppuvuoden budjetissa on alijäämää 25 000-29 000 euroa. Alijäämä on tarkoitus kuroa umpeen syksyn aikana. Alijäämä johtuu suurimmaksi osaksi kasvaneista henkilöstökuluista sekä kuluista, joita syntyi, kun Kepa teki ulkoministeriölle selvityksen VGK- ja matkatukien (kehitysviestintä- ja globaalikasvatus- sekä hankevalmistelu- konferenssimatkatukien) hallinnoinnin siirrosta Kepaan. Budjetoitua enemmän on tuloja saatu Maailma kylässä -festivaalin tuottona. Esitys välitilinpäätökseksi ja vuoden 2013 tarkistetuksi talousarvioksi on liitteenä 67A.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5/2013 4 (6) esitys Hallituksesta todettiin, että hallitus tulee pitää syksyn aikana tietoisena, miten alijäämän umpeen kurominen kehittyy. Hyväksytään esityksen mukaan. Hallitus - hyväksyi esityksen mukaisesti välitilinpäätöksen ja vuoden 2013 tarkistetun talousarvion. - päätti, että hallitus pidetään syksyn aikana tietoisena, miten alijäämän umpeen kurominen kehittyy. 68 JÄSENASIAT 68.1 Jäsenhakemukset Esittelijä: Esitys: jäsenmaksu Toiminnanjohtaja Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi jokaisen yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan oikeuskelpoisen yhdistyksen tai säätiön. Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä kannatusjäseneksi oikeuskelpoisen yhteisön, säätiön tai yksityisen henkilön, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Jäsenmaksun suuruus on jaettu viiteen maksuluokkaan ja yhdistysten kohdalla määräytyy sen jäsenmäärän mukaisesti seuraavasti: Alle 100 jäsentä Maksu: 50 euroa/kalenterivuosi 100-499 jäsentä Maksu: 90 euroa/kalenterivuosi 500-4999 jäsentä Maksu: 180 euroa/kalenterivuosi 5000-25000 jäsentä Maksu: 260 euroa/kalenterivuosi Yli 25000 jäsentä Maksu: 600 euroa/kalenterivuosi. Kepan jäsenyyttä on hakenut kaksi järjestöä: Apuperille ry ja Caring Hands Finland ry. Yhteenveto hakijoista ja ehdotetuista jäsenmaksuluokista on liitteessä 68.1A. esitys Hallitus hyväksyy uudet jäsenet esityksen mukaan. Hallitus hyväksyi uusiksi jäseniksi Apuperille ry:n ja Caring Hands Finland ry:n. 68.2 Erot Alkio-opisto/Choma-klubi ry eroaa Kepan jäsenyydestä omasta pyynnöstään. esitys Merkitään ero tiedoksi. Hallitus merkitsi tiedoksi Alkio-opiston/Choma-klubi ry:n eron Kepan jäsenyydestä. 69 TIEDOKSI 69.1 Henkilöstöraportti 2012 Kepan vuoden 2012 henkilöstöraportti on liitteenä 69.1A. Merkittiin Henkilöstöraportti 2012 tiedoksi.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5/2013 5 (6) 69.2 Kepan kehityspoliittinen päivä 23.10.2013 Kepan kehityspoliittinen päivä on keskiviikkona 23.10.2013 Finlandia-talolla. Päivän aiheena on YK:n post-2015 ohjelma, ja puhujaksi on kutsuttu muun muassa presidentti Sauli Niinistö. Merkittiin tiedoksi Kepan kehityspoliittinen päivä 23.10.2013. 69.3 Sisäiset tarkastukset Kepan hallituksen keskuudestaan valitsemat sisäiset tarkastajat Inger Wirén ja Tuomas Tuure suorittivat tarkastuksen 13.6. Sisäisen tarkastuksen aiheista oli neuvoteltu puheenjohtajiston kanssa. Tarkasteltavina alueina olivat rekrytointi ja miten rekrytointiin liittyvät linjaukset on huomioitu käytännössä, palkkahaitari, riskienhallinta sekä Kepan käyttämät juridiset palvelut ja niiden saatavuus. Raportti on liitteenä 69.3A. Samoin Rolf Steffansson hallituksen valitsemana tarkastajana kävi läpi ja tarkasti 9.8.2013 Kepan ylempien toimihenkilöiden menotositteita ajalta 1.1.2012-31.7.2013. Tarkastusmuistio on liitteenä 69.3B. Puheenjohtaja kiitti hyvin tehdyistä tarkastuksista. Hallitus merkitsi sisäiset tarkastukset tiedoksi. 69.4 Kepan yritysyhteistyö vuoden Maailma kylässä -festivaalilla Kepa on etsinyt eri tasoisia yhteistyösuhteita yritysten ja julkisyhteisöjen kanssa Maailma kylässä -festivaalille. Festivaalin pääyhteistyökumppanit vuonna 2013 olivat Metro-lehti, Euroopan komission Suomen edustusto, Euroopan parlamentin Suomen tiedotustoimisto, ulkoasiainministeriö, Suomen Lähetysseura ja Plan Suomi säätiö. Ensi vuodelle pääyhteistyökumppanipaikan ovat varanneet Onnibus Oy ja Suomen Lähetysseura. Yhteistyökumppanien valinnassa on selvitetty toiminnan eettisyyttä, ja sopimuksen allekirjoittaessaan yhteistyökumppanit sitoutuvat kunnioittamaan Kepan perusarvoja. Viime keväänä käynnistyi joidenkin jäsenjärjestöjen kanssa keskustelu tarpeesta tarkentaa niitä periaatteita ja käytäntöjä, joilla Kepa varmistaa yhteistyöyrityksen toiminnan eettisyyttä. Maailma kylässä -festivaalin yhteistyösopimuksia tarkennetaan sisällyttäen niihin selkeämmät kriteerit, joihin yritys sitoutuu. Lähtökohtaisesti yrityksen perustoiminnan ja toimialan on syytä olla Kepan arvojen mukaista. Lisäksi yritykselle on hyvä asettaa jonkinlaiset toiminnan eettiset minimirajat; täydellisen eettistä yritystä ei ole mahdollista löytää. Minimirajoihin kuuluisivat esimerkiksi työehtosopimusten ja työlainsäädännön kuten muutenkin lain puitteissa toimiminen, ja kriteerit koskisivat myös alihankkijoita. Kepa ei jatkossakaan tutkisi yrityskumppaniensa toimintaa perinpohjaisesti, vaan luottaisi siihen, että yritys toimii ilmoituksensa mukaan. Muunlainen toiminta on jo nyt peruste purkaa yhteistyösopimus. Merkittiin tiedoksi saatu selvitys Kepan yritysyhteistyö vuoden Maailma kylässä -festivaalilla.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5/2013 6 (6) 70 MUUT ASIAT 70.1 YK:n MDG-kokous syyskuussa Esittelijä Esitys esitys Kampanja- ja viestintäjohtaja YK:n 68. yleiskokouksen yhteydessä järjtään 25.9.2013 pääsihteerin kutsumana korkean tason kokous, joka keskustelee YK:n vuosituhatohjelmasta ja sen tavoitteista (MDGs) vuoden 2015 jälkeen. Kyseessä on YK:n post-2015-ohjelma. Suomi lähettää kokoukseen valtuuskunnan, jossa kansalaisjärjestöjä edustaa Suomen Lähetysseura. Hakijoita valtuuskunnan järjestöedustajaksi oli yhteensä seitsemän järjestöä/henkilöä. Päätöksen edustajasta teki Kehyksen, Suomen YK-liiton ja Kepan johto voimassa olevan linjauksen mukaisesti. Kehyksen pääsihteeri on valtuuskunnassa kehityspoliittisen toimikunnan (KPT) edustajana. Kepasta kokoukseen osallistuvat kehityspoliittinen asiantuntija Aino Pennanen ja tiedottaja Kirsi Koivuporras-Masuka. Kehys ja Kepa ovat molemmat hyvässä yhteistyössä koordinoineet ja koonneet suomalaisten kansalaisjärjestöjen näkemyksiä post-2015-prosessiin kansainvälisten CSO-verkostojen ja ulkoministeriön kautta. Yhteenveto järjestöjen päähuomioista ja vetoomuksista on liitteenä 70.1A. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi saatu selvitys YK:n MDG-kokous syyskuussa. 71 SEURAAVAT KOKOUKSET Hallituksen seuraavat kokoukset ovat: 21.10.2013 klo 13.00-16.00 Kepassa 9.12.2013 klo 13.00-16.00 Kepassa, ja kokousta edeltää yhteinen glögihetki Kepan henkilökunnan kanssa klo 12:30. Merkittiin hallituksen kokoukset ja joulukuun glögitilaisuus tiedoksi. Yhdistyksen syyskokous pidetään: perjantaina 29.11.2013 klo 13 Kepassa. Kokousta edeltää seminaari klo 10 alkaen. Merkittiin syyskokous tiedoksi. Todettiin, että seminaarin aihe tiedotetaan myöhemmin. 72 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja Elina Vuola päätti kokouksen klo 11:08. ELINA VUOLA Elina Vuola puheenjohtaja ANJA-MAIJA PALMU Anja-Maija Palmu sihteeri SARI HUUHTANEN Sari Huuhtanen pöytäkirjan tarkastaja MINJA HUOPALAINEN Minja Huopalainen pöytäkirjan tarkastaja