Kaupunginhallituksen toimintatavat Liite 11/KH 18.8.2014 293
1 1 Hyvän hallitustyöskentelyn pelisääntöjen tarkoitus Pelisääntöjen tarkoitus on olla ytimekäs ja helppokäyttöinen työkalu, joka parantaa hallituksen työskentelyn laatua, ammattimaisuutta ja tehoja, lisää vuorovaikutusta ja tuottaa parempia päätöksiä. Hyvä hallitustyöskentely on kaupunkistrategian ja kaupunginvaltuuston päätösten toimeenpanoa. Selkeät ja yhdenmukaiset toimintatavat helpottavat päätöksentekoa. Hyvä hallitustyöskentely on yksi kaupungin menestystekijä hyvän talouden, menestyvän elinkeinoelämän, toimivan demokraattisen järjestelmän ja hyvien palvelujen rinnalla. Hyvä johtamisjärjestelmä ja sen käytännön toimivuus luovat perustan koko kunnan toimivuudelle. Pelisääntöihin on kirjattu ja määritelty hallitustyöskentelyn tärkeimmät toimintatavat sekä niiden toteutumiseksi tarvittavat työkalut. Tämän lisäksi hallituksen työskentelyä ohjaavat hallintosääntö ja kuntalaki. 2 Valtuustoryhmien välinen sopimus poliittisena sopimuksena Hämeenlinnan valtuustoryhmien välinen sopimus on hyväksytty 21.1.2013. Sitä seurataan ja päivitetään vuosittain. Valtuustosopimus toimii kaupunginhallituksen työtä ohjaavana ja linjaavana asiakirjana. Valtuustosopimuksessa todetaan valtuustoryhmien yhteiset tavoitteet ja yhteinen tahto. Sopimuksen tarkoituksena on vahvistaa valtuustolle kuuluvaa valtaa päätöksenteon ohjaamisessa. 3 Konserniohjaus Kaupunginhallitus vastaa kunnan konserniohjauksesta yhteistyössä ylimmän viranhaltijajohdon kanssa. Konserniohjaus konkretisoituu Hämeenlinnassa omistajaohjeistuksessa, joka on hyväksytty v. 2013. Kaupunginhallituksen keskeisenä tehtävänä on valvoa ohjeistuksen toimeenpanoa ja toteuttamista. Kaupunginhallituksen konsernijaosto vastaa osaltaan konserniohjauksesta hallintosäännön mukaan ja päättää ja valmistelee kaupunginhallitukselle konsernijohtamisen asioita. 4 Hallituksen, kaupunginjohtajien ja kaupungin johtoryhmän hyvä yhteistyö sekä valmistelun ja esittelyn toimivuus Periaatteet monipuolinen ja hyvä valmistelu esittelyn selkeys isojen asioiden etukäteinen infokäsittely sujuva käsittely Keskinäinen kunnioitus ja roolit pelisääntöjen noudattaminen; luottamuksen lujittaminen ammattijohto / poliittinen johto; roolien selkeyttäminen Kehityskeskustelu kaupunginjohtajat / hallituksen ja valtuuston puheenjohtajat sovitaan tavoitteet, arvioidaan aikaisemmat työsuoritukset esittely kaupunginhallitukselle
2 5 Hallituksen yhteistyö toimielinten kanssa 5.1. Hallitus ja valtuusto Laajennettu iltakoulu mukana myös lautakuntien puheenjohtajisto, kaksi kertaa vuodessa jatketaan ja kehitetään saadun palautteen pohjalta, lisätään suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta, materiaalit valtuustoryhmien käyttöön Säännölliset pj-palaverit hallitus, valtuusto ja ryhmät viikkoa ennen valtuustoa Valtuustosopimus (kts 3 ) työstetään sovitussa aikataulussa, valtuustoryhmät vastaavat Valtuustoryhmien pjt:t / neuvottelijat solmujen avaajina otettava huomioon asioiden käsittelyaikataulussa, pyritään tunnistamaan merkittävät asiat jo ennakolta Kaupunginhallituksen jäsenten aktiivinen osallistuminen omiin ryhmätapaamisiin / kokouksiin 5.2 Hallitus ja lautakunnat Kaupunginhallituksen edustajalla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksissa. Päätöksentekoon kuitenkin osallistuvat vain toimielimen jäsenet. Kaupunginhallituksen edustajan tehtävä on edistää toimielimen ja kaupunginhallituksen yhteistoimintaa ja tuoda toimielimen kokouksessa esiin hallituksen näkökohtia Hallituksen edustajat lautakunnissa rooli hallituksessa poikkeamista raportointi rooli lautakunnassa strategian noudattaminen talousarvion noudattaminen osallistuu listapalavereihin Poliittisten ryhmien toimintakyky hallituksen ja lautakuntien jäsenten yhteistyö Kaupunginhallitus / lautakunta tapaamiset kerran valtuustokaudessa myös isoissa asioissa muulloinkin 6 Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten taitoalueet Kunnallisen luottamushenkilön rooli on muuttunut entistä vaativammaksi. Jotta luottamushenkilö voisi onnistua työssään, on tärkeää käydä keskustelua kunnissa ja poliittisissa järjestöissä luottamushenkilöiltä vaadittavista taitoalueista. Tavoitteena on että jokainen hallituksen jäsen tuo lisäarvoa hallituksen työskentelyyn. (liite 2) Taitoja voidaan kehittää muun muassa koulutuksen ja valmennuksen avulla. Kannustetaan osallistumaan mm. Kuntaliiton järjestämiin luottamushenkilökoulutuksiin.
3 7 Hallituksen sisäiset pelisäännöt Sisäisten pelisääntöjen tavoitteena on turvata kaupunginhallituksessa hyvä ja luottamuksellinen työskentelyilmapiiri ja toimiva neuvottelumekanismi, lisätä vuorovaikutusta päättäjien ja viranhaltijaorganisaation välillä sekä vahvistaa kaupunginhallituksen imagoa. Kaupunginhallituksen työilmapiiri ja henkilösuhteet Hämeenlinnan kaupunginhallituksen hyvä työskentely perustuu luottamusta rakentavaan työilmapiiriin, josta jokaisella jäsenellä on oma vastuunsa. Hallituksen puheenjohtaja sekä jokainen osaltaan huolehtii, että kokoustyöskentelyssä toteutuvat hyvä työilmapiiri, keskinäinen arvostus, tasapuolisuus ja käsiteltävässä asiassa pysyminen. Kaupunginhallituksen päätökset ovat julkisia, mutta keskustelut kokouksessa ovat luottamuksellisia: keskustelupuheenvuoroja ei kirjata pöytäkirjaan ja keskusteluja ei julkisteta. Keskustelut eivät ole julkisia myöskään jäsenten omiin poliittisiin ryhmiin nähden. Myöskään jäsenen omaa mielipidettä ei ole syytä kertoa siten, että jonkun toisen mielipide käydyistä keskusteluista tulee esille. Kaupunginhallitus tekee vuosittain arvioinnin edellisen vuoden työskentelystä ja käy sen pohjalta seminaarissa palautekeskustelut toiminnasta ja antaa suosituksia kehittämistoimenpiteistä. 8 Hallituksen kokous- ja työskentelymenetelmät 8.1. Kokousaineistojen toimittaminen Kokouskutsu ja kokouksen esityslista toimitetaan kaupunginhallituksen jäsenille, valtuuston puheenjohtajille sekä kaupunginjohtajalle ja apulaiskaupunginjohtajalle kokousta edeltävän viikon perjantaina. Esityslista toimitetaan sähköisenä SharePointiin. Kokouksessa jaetaan pöytään tuntia ennen kokouksen alkamista esittelijän toimeksiannosta mahdolliset korjaukset ja lisäselvitykset. Uusista asiakohdista pöytään jaetaan vain erittäin kiireelliset lisäasiat. Hallituksen esityslistat julkaistaan kaupungin internet-sivuilla kokousta edeltävänä perjantaina. Kaikkien kaupunginhallituksen työryhmien muistiot ja pöytäkirjat jaetaan kaupunginhallituksen jäsenille sekä kaupunginvaltuuston puheenjohtajille. PÄÄTÖKSENTEKOMENETTELY 8.2. Pöydälle pano ja palautus Asia voidaan jättää pöydälle hallituksen niin päättäessä. Asia otetaan käsittelyyn samanmuotoisena seuraavassa hallituksen kokouksessa. Palautuspäätös merkitsee, että asialle suoritetaan jatkovalmistelu annetun evästyksen ja perustelujen pohjalta (esim. lisävalmistelua tarvitsevat kohdat). Ne kirjataan palautuspäätökseen. Palautuspäätöksessä annetaan myös määräaika lisävalmistelulle.
4 8.3. Ylimääräisen asian ottaminen käsittelyyn Esityslistalla mainitsematon, ylimääräinen asia voidaan ottaa kokouksessa käsiteltäväksi.. Asiasta päättäminen edellyttää esittelyä, jonka pääsääntöisesti suorittaa esittelijänä toimiva viranhaltija tai erityisissä tapauksissa toimielimen puheenjohtaja. 8.4. Muutos-, lisäys- ja hylkäysehdotukset sekä äänestykset, eriävät mielipiteet Muutos-, lisäys- ja hylkäysehdotukset sekä äänestykset, eriävät mielipiteet ja päätökset merkitään kuntalain ja hallintosäännön mukaisesti pöytäkirjaan. Suulliseen kysymykseen, joka esitetään kokouksessa, annetaan vastaus kokouksessa. Kysymystä ja vastausta ei kirjata eikä merkitä diaariin. 8.5. Onnittelukäynnit, huomionosoitukset, juoksevat asiat Onnittelukäynneistä, edustamisesta ja huomionosoituksista sovitaan tarvittava edustus kokouksessa. Päätökset kirjataan pöytäkirjaan. OSALLISTUMINEN ASIOIDEN VALMISTELUUN 8.6. Hallituksen iltakoulut Hallitus pitää puheenjohtajan esityksestä iltakoulutilaisuuksia. Iltakoulun tarkoitus pyritään ilmoittamaan kokouskutsun yhteydessä ja se voi olla esim. hallituksen informointi ajankohtaisesta asiasta tai evästyksen antaminen viranhaltijoille tietyn asiakokonaisuuden valmisteluun. Iltakoulusta ei tehdä merkintää pöytäkirjaan, jaettu aineisto arkistoidaan. Iltakoulu voidaan järjestää myös laajennettuna, asian niin vaatiessa. 8.7. Hallituksen ja konsernijaoston infot Keskeisistä ja isoista asioista järjestetään ennen niiden päätöskäsittelyä info jossain edellisessä hallituksen ja jaoston kokouksessa. Niistä tehdään otsikkotasolla kirjaus ko kokouksen pöytäkirjaan, jaettu ja esitelty materiaali arkistoidaan. 8.8. Hallituksen listapalaverit Kaupunginhallituksen puheenjohtajat pitävät kokouspäivinä aamuisin listapalaverin, jossa valmistellaan iltapäivän kokousta. Tarvittaessa puheenjohtajisto voi pyytää tässä yhteydessä lyhyttä lisäselvitystä toimitettavaksi kokoukseen tai esim. esittää asiantuntijan kuulemista, mikäli asiayhteys sitä edellyttää. 8.9. Hallitusseminaarit Kaupunginhallitus pitää vuosisuunnitelmansa mukaisesti hallitusseminaareja, joihin osallistuu myös kaupungin johtoryhmä sekä valtuuston puheenjohtajat. Hallituksen puheenjohtaja päättää seminaariohjelmasta, käsiteltävistä aiheista, aikataulusta ja pitopaikasta johtoryhmän esitysten pohjalta. Seminaarin aineistosta ja järjestelyistä huolehtii kaupungin johtoryhmä. Jos hallituksen jäsen on estynyt osallistumaan seminaariin, hänen tilalleen kutsutaan henkilökohtainen varajäsen. 8.10. Päätöksenteon vuosikello keskeisimmistä käsittelyyn tulevista asioista Selkiyttää ja jäsentää kokonaisuutta ja päätöksentekoprosessien vaiheita
5 Käytetään pohjana talouspalveluiden ylläpitämää vuosiaikataulua Vuosikello löytyy kaupunginhallituksen Sharepoint työskentelytilasta. Jory ja valmistelusihteerit vastaavat valmistelusta 8.11. Verkostomainen työskentelytapa eteenkin isojen asioiden valmistelussa (poliitikot ao viranhaltijat henkilöstö asukkaat) Isoissa asioissa tehdään suunnitelma henkilöstön kuulemisesta ja missä vaiheessa valmistelua tämä tapahtuu. Isoihin asioiden liitetään viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma (poliitikot, kuntalaiset, työntekijät, johtavat viranhaltijat) Asioiden valmistelun isännyys ei saa kuitenkaan kadota. 9 Ulkosuhteet, kuntamaine ja viestintä Ulkosuhteissa kaupunkia edustaa tilanteesta ja tilaisuudesta riippuen joko johtava luottamushenkilö tai kaupunginjohtaja tai muu johtava viranhaltija. Kaikessa kaupunginhallituksen toiminnassa huomioidaan myös sen vaikutus kuntamaineeseen. Kaupunginhallituksella on tärkeä rooli viestijänä. Tärkeimmät linjaukset hyväksytään kaupunginhallituksessa. 10 Hallitustyöskentelyn arviointi Hallitustyön onnistumista arvioidaan sovituin väliajoin ennalta määriteltyjen osaalueiden kautta. Arviointiin osallistuvat hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet, valtuuston puheenjohtajisto sekä johtavat viranhaltijat. Arviointi voidaan toteuttaa esim. seuraavien osa-alueiden kautta: Hallitustyön kokonaisuus ja sujuvuus Ulkoiset ja sisäiset yhteistyösuhteet Konserniohjauksen toimivuus Hallitus talousvallan ja kehittämisvallan käyttäjänä Hallituspalvelujen ohjaajana ja henkilöstöpolitiikan määrittelijänä Hallituksen toimintakulttuuri ja työskentelyilmapiiri Hallituksen sisäisten työkäytäntöjen toimivuus
6 Liite 1: Yhteenveto hyvän hallitustyöskentelyn menestystekijöistä ja apuvälineistä Hämeenlinnassa valtuustosopimus
7 Liite 2: Luottamushenkilön taitokehikko Luottamushenkilöiden rooli on yksi vaativimmista tehtävistä sekä poliittisilla areenoilla että luottamushenkilöiden käytännön työssä. Kunnallisen luottamushenkilön rooli on muuttunut entistä vaativammaksi. Jotta luottamushenkilö voisi onnistua työssään, on tärkeää käydä keskustelua kunnissa ja poliittisissa järjestöissä luottamushenkilöitä vaadittavista taitovaatimuksista. FCG Efeko on kehitellyt johtavien luottamushenkilöiden johtamiskoulutuksen käyttöön (Johtajuus Akatemia) luottamushenkilön taitokehikon. Taitokehikon laadinnassa on hyödynnetty Iso-Britanniassa jo sovellettua mallia. Kehikko koostuu kuudesta eri taitoalueesta, joille on määritelty myönteisen ja kielteisen käyttäytymisen tunnusmerkit. Hallituksen jäsenille on määritelty yleisen taitokehikon lisäksi kaksi muuta taitoaluetta. Taitokehikkoa voidaan käyttää apuna myös hallituksen jäseniä valittaessa. Kuntayhteisön johtajuus Mahdollistava puheenjohtajuus Normit ja valvonta Toiminnan johtaminen Taitoalueet Visiointikyky Arvioiva ote ja kyseenalaistaminen Vuorovaikutustaidot Poliittinen ymmärrys Kumppanuus ja verkostoituminen Kuntayhteisön johtajuus taitoalueeseen liittyviä taitoja ovat oppiminen, toimiminen ja paikallisesti tärkeiden huolenaiheiden ymmärtäminen. Kuntayhteisön johtajuudessa taitava luottamushenkilö sovittelee asioita oikeudenmukaisesti ja rakentavasti rohkaisten luottamukseen edustamalla yhteisön kaikkia sektoreita. Normit ja valvonta taitoalueen kriteerien mukaan taitava luottamushenkilö ymmärtää ja toimii oikeudellisen roolinsa menettelytapoja noudattaen, arvioi perusteluja ja tekee päätöksiä, jotka ovat tasapainossa paikallisten tarpeiden ja toimintaperiaatteiden kanssa. Luottamushenkilö myös varmistaa asioiden etenemisen ja tarvittaessa puuttuu asioihin.
8 Arvioiva ote ja kyseenalaistaminen taitoalueen mukaan taitava luottamushenkilö toimii kriittisesti etsien mahdollisuuksia arvioivaan tarkasteluun ja rakentavaan palautteeseen. Taitava luottamushenkilö analysoi informaatiota nopeasti ja esittää näkökantansa asiallisesti, merkityksellisesti ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Olennainen osa taitavan luottamushenkilön kriteerejä ovat vuorovaikutustaidot. Taitava luottamushenkilö kuuntelee avoimesti, käyttää tilanteeseen sopivaa kieltä ja tarkistaa, että on tullut ymmärretyksi. Lisäksi hän kommunikoi säännöllisesti yhteisön jäsenten ja ryhmien kanssa, puhuu selkeästi ja luotettavasti ja varmistaa, että ihmisiä on informoitu asioista. Luottamushenkilön työtapana ovat kumppanuus ja verkostoituminen. Taitava luottamushenkilö rakentaa positiivisia suhteita siten, että toiset tuntevat itsensä arvostetuiksi ja luottamuksen arvoisiksi. Luottamushenkilö työskentelee yhteistoiminnallisesti tavoitteiden saavuttamiseksi, pysyy rauhallisena ja asiaan keskittyneenä, tunnistaa milloin kannattaa delegoida ja antaa tukea. Hän pystyy pitkäjänteiseen kumppanuuksien kehittämiseen. Poliittisen ymmärryksen taitoalueeseen kuuluu toimiminen eettisesti, ristiriidattomasti ja oikeudenmukaisesti viestittäessä arvoista tai edustettaessa ryhmän näkemyksiä päätöksenteossa ja toiminnassa. Taitava luottamushenkilö työskentelee yli ryhmärajojen tekemättä arvojen ja etiikan vastaisia kompromisseja. Edellisten lisäksi hallituksen jäsenen taitokehikkoon kuuluvat visiointikyvyn ja toiminnan johtamisen taitoalueet. Visiointikykyinen luottamushenkilö luo jaetun yhteisen vision vakiinnuttamalla strategiset linjaukset ja priorisoimalla toimintaa. Hän kannustaa aktiivisesti toisia osallistumaan linjanvetojen luomiseen ja työskentelee yhteistoiminnallisesti analysoidessaan tietoa ja edistäessään yhteisymmärryksen syntymistä. Toiminnan johtamisen taitoalueen kriteerien mukaan luottamushenkilö työskentelee läheisesti toisten kanssa tavoitteiden määrittelemiseksi, edistämiseksi ja saavuttamiseksi ja on avoin uusille ajatuksille ja tavoille. Muita pohtimisenarvoisia ominaisuuksia hallituksen jäseniä valittaessa ovat iän, kokemuksen ja erityisesti kuntakokemuksen, ensikertalaisuuden sekä ammattitaustan merkitys kuin myös sen, onko oltava myös valtuutettu päästäkseen hallitukseen. Puheenjohtajalla on tärkeä rooli hyvän hallitustyöskentelyn mahdollistajana. Mahdollistava puheenjohtajuus tarkoittaa sitä, että puheenjohtaja luo hallitukseen sekä poliittisen ja ammatillisen johdon välille luottamuksellisen ilmapiirin. Se tarkoittaa myös kykyä pitää hallitus riittävän yhtenäisenä vaikeita asioita käsiteltäessä. Hänellä on taito käsitellä ristiriitoja, joista muutoin saattaisi tulla toimintaa vakavasti rajoittavia esteitä. Puheenjohtaja, joka sallii poliittisen dialogin sanelun sijasta ja pitää huolta valmistelun moitteettomuudesta, selkeydestä ja ymmärrettävyydestä yhdessä kunnanjohtajan kanssa, vahvistaa hallituksen sisäistä ja ulkoista luottamusta. Voisiko rekrytointitilanteessa puheenjohtajan tieto-taito-vaatimusten vähimmäisvaatimuksena olla esim. se, että kokoustekniikka on hallussa ja että hän on toiminut valtuutettuna, ollut erilaisissa lautakunnissa ja myös jonkun keskeisen lautakunnan puheenjohtajana vähintään yhden kauden ja kunnanhallituksen jäsen vähintään yhden kauden? Hyvä ensikertainen henkilökohtainen vaalimenestys ei kaikissa tapauksissa voi automaattisesti tarkoittaa valtakirjaa suoraan hallituksen puheenjohtajan vaativaan tehtävään. Lähde: Kuntajohtaminen 2015 suunta, sisältö ja välineet. Kuntaliitto 2008.