eurakka sähköinen hankintamenettely

eurakka sähköinen hankintamenettely Toimintamallin kuvaus, II vaihe Tiehallinnon selvityksiä 23/2006

Julkaisun nimi 1 eurakka sähköinen hankintamenettely Toimintamallin kuvaus, II vaihe Tiehallinnon selvityksiä 23/2006 Tiehallinto Helsinki 2006

2 Julkaisun nimi ISSN 1457-9871 ISBN 951-803-716-7 TIEH 3200999 Verkkojulkaisu pdf (www.tiehallinto.fi/julkaisut) ISSN 1459-1553 ISBN 951-803-717-5 TIEH 3200999-v Edita Prima Oy Helsinki 2006 Julkaisua myy/saatavana: Asiakaspalvelu.prima@edita.fi Faksi 020 450 2470 Puhelin 020 450 011 Tiehallinto Hankinta PL 33 00521 Helsinki Puhelinvaihde 0204 22 11

eurakka sähköinen hankintamenettely, vaihe II. Helsinki 2006. Tiehallinto, Hankinta. Tiehallinnon selvityksiä 23/2006. 53 s. ISSN 1457-9871, ISBN 951-803-716-7, TIEH 3200999. Asiasanat: Hankinta, tienpito, strategia, sähköinen asiointi, tietovarastot, tietopalvelu Aiheluokka: 01, 40, 70 TIIVISTELMÄ eurakka sähköisen hankintamenettelyn toimintamallikuvauksen II vaiheen tavoitteena on ollut syventää aiemmin laadittua yleiskuvausta toimijoiden roolien osalta sekä hankintaprosessiin liittyvien eri vaiheiden osalta. Keskeistä on ollut myös kuvata hankintaan liittyviä sovelluksia yleisellä tasolla ja tietotarpeita sekä niiden integraatioita sähköisiin tietovarastoihin ja dokumenttien hallintajärjestelmiin. Kuvauksessa esitetään hankinnan toimintamalli, jota on tarkennettu tarvittaessa tuoteryhmittäin. Tarkasteltavia tuoteryhmiä ovat suunnittelu, hoito, ylläpito ja investoinnit. Toimintamallin tietotarpeet niihin liittyvine käytäntöineen kuvataan tilanteeseen 2010. Sähköinen hankintamenettely otetaan Tiehallinnossa käyttöön vaiheittain. Ensimmäiset askeleet on jo otettu. Tavoitteena on, että Tiehallinnon tienpidon hankinnoissa on testattu sähköisen hankinnan toimintamallin eri vaiheet vuoden 2007 loppuun mennessä. Sähköinen kaupankäynti on tuolloin vielä pääasiallisesti Tiehallinnon suunnasta toimivaa. Sähköinen kaupankäynti saadaan käyttöön täydessä laajuudessa vuoteen 2010 mennessä, jolloin se on kaksisuuntaista ja vuorovaikutteista Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä. Sähköisen hankintamenettelyn kehittymiselle on tärkeää, että sähköisestä allekirjoituksesta tulee laillinen menettely tarjouspyyntöjen, tarjousten, sopimusten ja tilausten varmistamisessa. Sähköiseen kaupankäyntiin siirtyminen edellyttää monipuolista koulutusta, koska siihen liittyy useita eri toimijoita ja paljon uusia käsitteitä, menetelmiä ja järjestelmiä. Tiehallinnon henkilöstölle sekä alan toimijoille tulee järjestää koulutusta - yleisellä tasolla sähköisen hankintamenettelyn päälinjauksista - eri tuoteryhmien (investoinnit, hoito, ylläpito, suunnittelu) hankintoihin liittyvistä asioista - eri yksityiskohtien (esimerkiksi sovellusten, järjestelmien ja tietovarastojen) käyttöönottoon liittyvistä kysymyksistä. Keskeisimmät riskit sähköiseen hankintamenettelyyn siirtymisessä liittyvät aikatauluun, palveluntuottajiin ja tietovarastoihin. Sähköiseen hankintamenettelyyn siirtyminen ei onnistu, mikäli kaikki osapuolet, tilaaja, palveluntuottajat ja sidosryhmät, eivät sitoudu tai pysty sitoutumaan siirtymisaikatauluun. Palveluntuottajiin liittyvät riskit johtuvat mahdollisista puutteista osaamisessa ja laitteistoissa. Tietovarastojen ja tiedon keräämisen kehittäminen liittyvät osana Tiehallinnon kaikkien tietopalvelujen kehittämiseen. Tietovarastojen ja tiedon keräämisen kehittämisen onnistuminen riippuu ennen kaikkea tietopalvelujen kehittämisen onnistumisesta. Sähköinen hankintamenettely on laaja kokonaisuus ja edellyttää monien eri osakokonaisuuksien kehittämistä. Täysi taloudellinen hyöty sähköisestä kaupankäynnistä saadaan siinä vaiheessa, kun koko tienpitoprosessi sekä tilaaja- että palveluntuottajapuolella toimii sähköisesti.

eentreprenad elektroniskt upphandlingsförfarande, etapp II. Helsingfors 2006. Vägförvaltningen, Upphandlingen. Vägförvaltningens utredningar 23/2006. 53 s. ISSN 1457-9871, ISBN 951-803-716-7, TIEH 3200999. Ämnesord: Upphandling, väghållning, strategi, elektronisk kommunikation, datalager, datatjänst SAMMANFATTNING Målet med etapp II av beskrivningen av verksamhetsmodellen för eentreprenad - elektroniskt upphandlingsförfarande - har varit att fördjupa den tidigare gjorda allmänna beskrivningen av aktörernas roller och olika faser i anknytning till upphandlingsprocessen. Det har också varit viktigt att beskriva tillämpningar i anknytning till upphandlingar på generell nivå samt databehov och deras integrering med elektroniska datalager och dokumenthanteringssystem. I beskrivningen framställs verksamhetsmodellen för upphandlingen. Modellen har preciserats vid behov enligt produktgrupp. De undersökta produktgrupperna är planering, drift, underhåll och investeringar. Verksamhetsmodellens databehov jämte praxisen i anknytning till dem beskrivs enligt situationen 2010. Det elektroniska upphandlingsförfarandet tas i bruk stegvis inom Vägförvaltningen. De första stegen har redan tagits. Målet är att man i fråga om Vägförvaltningens väghållningsupphandling har testat de olika faserna av verksamhetsmodellen för elektronisk upphandling före utgången av 2007. Den elektroniska handeln fungerar då ännu huvudsakligen enkelriktat från Vägförvaltningen. Den elektroniska handeln skall vara i användning i full skala fram till 2010, då den är dubbelriktad och växelverkande mellan Vägförvaltningen och serviceproducenterna. Det är viktigt för utvecklingen av den elektroniska upphandlingen och handeln att elektroniska underskrifter blir lagliga för att fastställa anbudsbegäran, anbud, avtal och beställningar. Övergången till elektronisk handel förutsätter mångsidig utbildning, eftersom där ingår många olika aktörer och många nya begrepp, metoder och system. Det skall ordnas utbildning för Vägförvaltningens anställda samt för aktörerna inom branschen - på generell nivå om huvudlinjerna för det elektroniska upphandlingsförfarandet - om olika frågor i anknytning till upphandlingar av olika produktgrupper (investeringar, drift, underhåll, planering) - om frågor i anknytning till ibruktagandet av olika detaljer (t.ex. tillämpningar, system och datalager). De mest centrala riskerna vid övergången till elektroniskt upphandlingsförfarande hänför sig till tidsplanen, serviceproducenterna och datalagren. Övergången till elektroniskt upphandlingsförfarande lyckas inte om inte alla parter, beställare, serviceproducenter och intressegrupper, förbinder sig eller kan förbinda sig till tidsplanen för övergången. Riskerna i anknytning till serviceproducenterna beror på eventuella brister i kompetens och utrustning. Utvecklingen av datalagren och datainsamlingen utgör en del av att utveckla Vägförvaltningens alla datatjänster. Hur väl utvecklingen av datalagren och datainsamlingen lyckas beror framförallt på hur utvecklingen av datatjänsterna lyckas. Det elektroniska upphandlingsförfarandet är en omfattande helhet och förutsätter att många olika delhelheter utvecklas. Fullständig ekonomisk nytta av elektronisk handel fås i det skedet när hela väghållningsprocessen fungerar elektroniskt på både beställar- och serviceproducenthåll.

econtract electronic procurement process, phase II. Helsinki 2006. Finnish Road Administration, Procurement. Finnra reports 23/2006. 53 p. ISSN 1457-9871, ISBN 951-803-716-7, TIEH 3200999. Keywords: Procurement, road maintenance, strategy, e-services, information databases, information services ABSTRACT The aim of phase II of the description of the operational model of econtract electronic procurement process has been to deepen the previously compiled general description in terms of operator roles and the different phases of the procurement process. The focus has also been on describing applications linked with the procurement process on a general level, as well as information needs and their integration with electronic information databases and file management systems. The description presents an operational model of procurement. When needed, product group-specific definitions are included. The product groups under observation are planning, routine and periodical maintenance and investments. The information needs concerning the operational model, along with common practices linked with it, are presented until the year 2010. The Finnish Road Administration is adopting the electronic procurement process in stages. The first steps have already been taken. The goal is that by the end of 2007, the different stages of the operational model of electronic procurement have all been tested in the road maintenance procurements of the Finnish Road Administration. At that point, electronic commerce will still mostly be initiated by the Finnish Road Administration. Electronic commerce will be fully adopted by 2010, at which point it will operate in a two-way, interactive manner between the Finnish Road Administration and its service providers. It is important for the development of electronic procurement and e- commerce that electronic signature becomes a legally recognised way of verifying invitations to tender, tenders, contracts and orders. The transition to electronic commerce requires multi-faceted training, as it involves a number of different operators and many new concepts, procedures and systems. The Finnish Road Administration personnel and operators in the field require training on - the main lines of the electronic procurement process on a general level - matters related to procurement of different product groups (investments, routine and periodical maintenance, planning) - issues related to the adoption of specific matters (e.g. applications, systems and databases). The main risks of the transition to the electronic procurement process concern schedules, service providers and information databases. The transition to electronic procurement will not be possible unless all parties - the commissioner, service providers and interest groups commit themselves to the transition schedule, and are able to do so. Risks connected with service providers are caused by possible deficiencies in competence and hardware. Developing information databases and data collection are part of the development of all the information services of the Finnish Road Administration. Success in gathering databases and information depends first and foremost on the success of the development of information services. The electronic procurement process is an extensive field that calls for development in various separate sub-fields. The full economic benefits of electronic commerce will be available when the entire road maintenance process can be operated electronically, on both the commissioner s and the service provider s side.

ESIPUHE eurakka sähköisen hankintamenettelyn toimintamallikuvauksen II vaiheen tavoitteena on ollut syventää aiemmin laadittua yleiskuvausta toimijoiden roolien osalta sekä hankintaprosessiin liittyvien eri vaiheiden osalta. Keskeistä on ollut myös kuvata hankintaan liittyviä sovelluksia yleisellä tasolla ja tietotarpeita sekä niiden integraatioita sähköisiin tietovarastoihin ja dokumenttien hallintajärjestelmiin. Toimintamallin tietotarpeet niihin liittyvine käytäntöineen kuvataan tilanteeseen 2010. Lisäksi on esitetty tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat askellukset. Toimintamallikuvausta on ollut laatimassa seuraava projektiryhmä: Hannu Tolonen, Oulun tiepiiri (puheenjohtaja) Ari Kuotesaho, Oulun tiepiiri (suunnittelu) Juho Meriläinen, asiantuntijapalvelut (tietopalvelut) Timo Laaksonen, Turun tiepiiri (hoito) Mikko Honkonen, Oulun tiepiiri (ylläpito), 30.11.2005 asti Keijo Pulkkinen, Oulun tiepiiri (ylläpito), 1.12.2005 alkaen Kari Holma, Oulun tiepiiri (ylläpito), 1.12.2005 alkaen Pekka Petäjäniemi, Hämeen tiepiiri (investoinnit) Konsultteina työssä ovat toimineet dipl.ins. Martti Perälä ja dipl.ins. Päivi Annamaa Plaana Oy:stä. Helsingissä elokuussa 2006 Tiehallinto Hankinta

eurakka sähköinen hankintamenettely 9 Sisältö 1 TAVOITTEET 11 2 KÄSITTEISTÖN MÄÄRITTELYÄ 12 2.1 Palveluntuottajien nimikkeistöä 12 2.2 Tietopalvelun nimikkeistöä 12 2.3 Muuta nimikkeistöä 13 3 eurakka SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 14 3.1 Toimintaympäristö 2010 14 3.2 Tiehallinnon sähköinen toimintamalli 2010 18 4 TIETOPALVELUT 21 4.1 Yleistä 21 4.2 Dokumenttien ja paikkatiedon hallinta 22 4.3 Tiedon keruu ja ylläpito 22 4.4 Tietovarastot 23 4.5 Tiedon jalostus 24 4.6 Tietoverkot 25 5 HANKINNAN TOIMINTAMALLI 26 5.1 Yleistä tuoteryhmistä 26 5.2 Tarjouspyynnön muodostaminen 29 5.3 Sijoittaminen Tiehallinnon kauppapaikalle 37 5.4 Tutustuminen tarjontaan 38 5.5 Tarjousten jättäminen 38 5.6 Tarjousten vertailu, hankintapäätös 39 5.7 Sopimuksen tekeminen 40 5.8 Sopimuksen hallinta 40 5.8.1 Kanssakäymisportaali 40 5.8.2 Laadun ja toteutuman hallinta 41 5.9 Ohjelmointi ja suunnittelu palvelusopimuksissa 42 5.10 Tiestötiedon ylläpito 43 5.11 Työn vastaanotto 43 5.12 Takuuaika 45 6 TIENPIDON OHJAUKSEN KEHITTÄMINEN 46 7 ASKELLUKSET 48 7.1 Yleistä 48 7.2 Askellukset vuosina 2006-2008 48 7.3 Askellukset vuosina 2009-2011 49

10 eurakka sähköinen hankintamenettely 8 RISKIT 51 9 LÄHTEET 53

eurakka sähköinen hankintamenettely 11 TAVOITTEET 1 TAVOITTEET eurakka sähköisen hankintamenettelyn toimintamallikuvauksen II vaiheen tavoitteena on ollut syventää ja kirkastaa aiemmin laadittua yleiskuvausta toimijoiden roolien osalta sekä hankintaprosessiin liittyvien eri vaiheiden osalta. Keskeistä on ollut myös kuvata hankintaan liittyviä sovelluksia yleisellä tasolla ja tietotarpeita sekä niiden integraatioita sähköisiin tietovarastoihin ja dokumenttien hallintajärjestelmiin. Kuvauksessa esitetään hankinnan toimintamalli, jota on tarkennettu tarvittaessa tuoteryhmittäin. Tarkasteltavia tuoteryhmiä ovat suunnittelu, hoito, ylläpito ja investoinnit. Toimintamallin tietotarpeet niihin liittyvine käytäntöineen kuvataan tilanteeseen 2010. Lisäksi esitetään tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat askellukset. Tiehallinnon eurakka -sähköisen hankintamenettelyn kehittämistyön tavoitteena on, että Tiehallinnon hankinnoissa on testattu sähköisen hankinnan toimintamallin eri vaiheet vuoden 2007 loppuun mennessä. Sähköinen kaupankäynti on tuolloin vielä pääasiallisesti Tiehallinnon suunnasta toimivaa. Sähköinen kaupankäynti saadaan käyttöön täydessä laajuudessa vuoteen 2010 mennessä, jolloin se on kaksisuuntaista ja vuorovaikutteista Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä. Sähköisellä hankintamenettelyllä tehostetaan ja yhtenäistetään tienpitotoimintaa. Täysi taloudellinen hyöty sähköisestä kaupankäynnistä saadaan siinä vaiheessa, kun koko tienpitoprosessi sekä tilaaja- että palveluntuottajapuolella toimii sähköisesti. Käynnissä olevien ja vuoden 2006 aikana valmistuvien Tiehallinnon hankintastrategian päivitystyön (Hankinta 2010) ja suunnittelun tavoitetila 2010 työn (Suunta 2010) tuloksia on hyödynnetty eurakan toimintamallin kuvauksessa. Toimintamallikuvausta hyödynnetään Tiehallinnon toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) sekä tiedonhallinnan rakenteiden (erakenteet) kehitystyössä.

12 eurakka sähköinen hankintamenettely KÄSITTEISTÖN MÄÄRITTELYÄ 2 KÄSITTEISTÖN MÄÄRITTELYÄ 2.1 Palveluntuottajien nimikkeistöä Tiehallinnon hankintaa palvelee useita erityyppisiä palveluntuottajia, joita on kuvailtu seuraavassa. Palveluntuottaja on tilaajalle palveluita tuottava urakoitsija tai konsultti. Toimija on yleisnimike infra-alalla toimivista tai alan kanssa yhteistyötä tekevistä palveluntuottajista, viranomaisista, elinkeinoelämän tai sidosryhmien edustajista. Hankintapalvelukonsultti on yleisnimike konsultista, joka tekee tilaajalle erikseen sovittavia hankinnan osatehtäviä kuten esimerkiksi suunnitteluttamista, kilpailuttamista, rakennuttamista ja valvontaa. Hankintapalvelukonsultti toimii erikseen määritetyissä tehtävissä tilaajan edustajana palveluntuottajaan päin. Tietopalveluntoimittaja voi olla palvelusuhteessa tilaajaan, urakoitsijaan, aliurakoitsijaan tai konsulttiin. Tiedon keruu, prosessointi, jalostus, jakelu, ylläpito sekä tietojärjestelmät ja niiden jatkuva kehittäminen kuuluvat tietopalveluntoimittajan vastuulle. 2.2 Tietopalvelun nimikkeistöä Tietopalveluihin liittyen on käytetty seuraavaa nimikkeistöä: Prosessinhallinnan sähköiset tukipalvelut ovat palveluja, joiden avulla asioiden käsittelyn työnkulkua suunnitellaan, ohjataan ja seurataan Tiehallinnossa ja yhteistyökumppaneiden organisaatiossa. /2/ Raaka data on mittauksista yms. saatavaa aineistoa, jota voidaan käyttää sellaisenaan tai tarvittaessa jalostaa jatkokäyttöä varten. Tarjouspyyntötietokanta on tarjouspyyntöaineiston osaksi koottu tietokanta urakasta. Tarjoustietokanta on tarjousaineiston osaksi koottu tietokanta urakasta. Sopimustietokanta on sopimusaineiston osaksi koottu tietokanta urakasta. Tietovarasto on tietokantoja sisältävä tietomassa, josta kootaan palvelutietokantoja erilaisiin tarpeisiin. Perustietovarasto on tie- ja siltatietoja sekä niiden kuntotietoja sisältävä tietovarasto. Kilpailuttamisportaali on tietoverkkopohjainen kaksisuuntainen liityntäpinta, jonka kautta tilaaja kilpailuttaa urakat (tarjouspyyntö- ja tarjousprosessit liiteaineistoineen ja asiakirjoineen sekä niihin liittyvät ilmoitukset). Portaalin kautta voidaan välittää dokumentteja, taulukoita, still-/videokuvaa, perustietovarasto -aineistoa ja suunnitelmia.

eurakka sähköinen hankintamenettely 13 KÄSITTEISTÖN MÄÄRITTELYÄ Kanssakäymisportaali on tietoverkkopohjainen kaksisuuntainen liityntäpinta, jonka kautta tilaajat, konsultit ja urakoitsijat voivat rakentaa sopimuksen toteuttamiseen liittyvän tiedonvälityksen. Portaalin kautta voidaan välittää dokumentteja, taulukoita, still-/videokuvaa, perustietovarasto -aineistoa ja suunnitelmia. Sähköinen allekirjoitus on tietoverkossa tehty allekirjoitus, jota tarvitaan mm. tarjouspyyntö- ja tarjousvaiheessa vahvistamaan asiakirjojen sitovuus. Sähköinen allekirjoitus on edellytys sille, että kaikki tarjouskierrokseen liittyvät asiakirjat saadaan välitettyä sähköisessä muodossa. Sähköinen allekirjoitus on kehitettävä yhteisillä periaatteilla koko valtionhallintoon. Välityspalvelu välittää viestejä automaattisesti esimerkiksi kanssakäymisportaaliin tai kilpailuttamisportaaliin/kauppapaikkaan tallennetuista uusista asiakirjaversioista eri toimijoiden välillä. 2.3 Muuta nimikkeistöä a-, b- ja c -tiedot ovat a) liikenne-, tie- ja kuntotiedot, b) tiedot maanpäällisistä, näkyvistä rakenteista ja c) tiedot maan alla olevista rakenteista. Hoito- ja ylläpitosuunnitelma on tiepiirin laatima suunnitelma, jossa määritellään tiepiirin tieverkon suunniteltu laatu- ja palvelutaso. Suunnitelma toimii keskeisenä lähtökohtana hoidon ja ylläpidon hankinnoille sekä ohjaa hankittavien palvelujen laatutasoa. Suunnitelma toimii myös keskeisenä vuorovaikutustyökaluna sidosryhmäyhteistyössä. Palvelusopimus on yleensä kestoltaan useampivuotinen sopimus, jonka aikana palveluntuottaja tuottaa tilaajalle sopimuksen piiriin kuuluvia palveluita. Toimivuusvaatimus on lopputuotteen vaadittu ominaisuus, joka esitetään erittelemättä teknistä ratkaisua. InfraRYL on tietojärjestelmä, joka sisältää infrarakenteen toimivuusja työlajivaatimukset sekä nimikkeistöjärjestelmän ja määrämittausohjeen. IK-laskentajärjestelmä on infra-alan systemaattinen ja yleisesti hyväksytty kustannushallintajärjestelmä. HOLA -menetelmä on infra-alan hankeosalaskennan asiantuntijajärjestelmä. Neliporrasajattelulla pyritään löytämään optimaaliset kehittämispolut liikenneongelmien ratkaisuun. Ratkaisuja etsitään neljällä eri tasolla: Vaihe 1:Vaikuttaminen maankäyttöön/liikennetarpeeseen sekä kulku- ja kuljetusmuodon valintaan Vaihe 2: Toimenpiteet nykyisen liikenneverkon käytön tehostamiseksi Vaihe 3: Pienet parantamistoimet Vaihe 4: Uusinvestoinnit ja suuret perusparannukset

14 eurakka sähköinen hankintamenettely EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 3 eurakka SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 3.1 Toimintaympäristö 2010 Tienpitotoiminnan tavoitteena Tiehallinnossa ovat matkojen ja kuljetusten toimivuuden varmistaminen sekä asiakkaiden hyvä palvelu liikenteessä. Nämä ohjaavat keskeisesti Tiehallinnon tienpitotoimintaa. Hoidon palvelusopimusten kestoa pidennetään nykyisistä 3, 5 ja 7 vuodesta mahdollisesti aina 10 vuoteen. Palvelusopimusten sisältöä voidaan tarvittaessa myös edelleen laajentaa. Kuntien tai kuntaryhmien kanssa voidaan tehdä erillisten sopimusten perusteella hoidon yhteisiä palvelusopimuksia, jolloin palvelusopimukseen sisällytetään maanteiden lisäksi myös katujen ja yksityisten teiden hoito. Hoidon hankinnan kehittämisen askeleet on esitetty kuvassa 1. Hoidon hankinnassa kumppanuuksiin ja palvelusopimuksiin Askel II 2007-2008 Askel III 2009-2010 KEHITTYNYT KUMPPANUUS TOTEUTUKSEN AIKANA Askel I 2001-2006 KEHITETTY ALUEURAKAN HANKINTAMALLI AVATTU HOITO MENESTYKSEKKÄÄSTI KOKONAAN KILPAILULLE KEHITTYNYT LAADUNVARMISTUS JA JOUSTAVAT LAATUMUUTOKSET SORATEIDEN TOIMIVUUS- VAATIMUKSET KANNUSTAVIA MAKSUPERUSTEITA (tienkäyttäjätyytyväisyys -bonus) Pienimuotoinen T&K mukana urakoissa VÄHÄLIIKENTEISTEN TEIDEN HOITO JA YLLÄPITO TOIMIVUUS- VAATIMUKSIN TIETOJEN REAALIAIKAINEN YLLÄPITO MAHDOLLINEN KESTON JATKAMINEN Kuva 1. Hoidon hankinnan kehittämisen askeleet /6/. Ylläpidon hankinnoissa käytetään erilaisia palvelusopimuksia ja erillisurakoita. Ylläpidon palvelusopimusten sisällöllistä rajankäyntiä sekä hoidon että investointien suuntaan tehdään saatavien kokemusten perusteella. Palvelusopimusten minimikesto on 5 vuotta. Maksimikesto selvitetään pilottien avulla. Ylläpidon hankinnan kehittämisen askeleet on esitetty kuvassa 2. Investointien hankinnoissa yleisimmät hankintamallit ovat ST -malli, käyttöikämalli ja perinteinen kokonaisurakkamalli (KU). Lisäksi näitä malleja varioidaan tarpeen mukaan. Elinkaarimalli on yksi käyttöikämallin variaatio. Investointien hankinnan kehittämisen askeleet on esitetty kuvassa 3.

eurakka sähköinen hankintamenettely 15 EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 Ylläpidon hankinnassa kohti palvelusopimuksia Sopimuskohteen kunnon hallinta Toimenpiteiden ohjelmointi Toimenpiteiden toteutus Askel III 2009-2010 Askel I 2001-2006 KEHITETTY YLLÄPIDON TOIMIVUUSVAATIMUKSIA, LAAJENNETTU SISÄLTÖÄ, PIDENNETTY KESTOA VALMISTELTU PALVELUSOPIMUSTEN KONSEPTIA, KÄYNNISTETTY ENSIMMÄISET PILOTIT -tievalaistus, sillat Askel II 2007-2008 VIMEISTELLÄÄN PALVELUSOPIMUSTEN KONSEPTIT, KÄYNNISTETÄÄN SEURAAVAT PILOTIT -hankintapalvelut (-päällysteet) KEHITETÄÄN JA KÄYTTÖÖNOTETAAN HOITO- JA YLLÄPITOSUUNNITELMAT SEKÄ TOIMIVUUSVAATIMUKSET T&K MUKANA YLLÄPIDON SOPIMUKSISSA ANALYSOIDAAN PILOTTIKOKEMUKSET JA SELVITETÄÄN MAHDOLLISUUDET SIIRTYÄ LAAJA-ALAISESTI PALVELUSOPIMUSTEN KÄYTTÖÖN LUODAAN JA KÄYTTÖÖNOTETAAN VALTAKUNNALLINEN PALVELUSOPIMUSTEN KIERTO T&K MUKANA PALVELU- SOPIMUKSISSA Kuva 2. Ylläpidon hankinnan kehittämisen askeleet /6/. Ekotehokkuusindikaattorit otetaan arviointiperusteeksi ST- ja elinkaarimallilla toteutettavissa investointihankkeissa. Muissa toteutusmalleissa suunnitelmaratkaisujen ekotehokkuus varmistetaan suunnitteluvaiheen ohjeistuksella ja palveluntuottajilta edellytettäviltä projektikohtaisilla ympäristösuunnitelmilla. Ympäristösuunnitelmat liitetään kiinteäksi osaksi toiminta- ja laatusuunnitelmaa. Elinkaarikustannusten soveltamista edistetään jatkamalla tierakenteen kestoikämallien kehittämistä. Pitkän hoitovastuun sisältävät käyttöikäurakat huomioivat elinkaarikustannukset. Investointien hankinnassa kohti käyttöikämalleja Askel I 2001-2006 KEHITETTY UUSIA HANKINTAMALLEJA -PJP -PJU -STt - Elinkaarimalli (STYH) KEHITETTY KÄYTÖSSÄ OLLEITA HANKINTAMALLEJA -KU - ST (aik. SR/KVU) Askel II 2007-2008 KEHITETÄÄN Käyttöikämallia Yhteistoimintamallia OTETAAN KÄYTTÖÖN - joustavat tuotevaatimukset - toimivuusvaatimukset - T&K sopimuksiin JATKETAAN LCC- ja LCA- kehittämistä EDETÄÄN PILOTOINTIEN KAUTTA Askel III 2009-2010 KEHITETÄÄN - Strategista kumppanuutta OTETAAN KÄYTTÖÖN - Ekoindikaattorit - Yhteistoimintasopimus KÄYTÖSSÄ KANSAINVÄLISESTI EDISTYKSELLISET HANKINTAMALLIT -KU - ST-mallit (ST, STt, ST+ ja PJU) - Käyttöikämallit (Käyttöikä- ja EK -sopimus) EDETÄÄN PILOTOINTIEN KAUTTA Kuva 3. Investointien hankinnan kehittämisen askeleet /6/.

16 eurakka sähköinen hankintamenettely EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 Toimivuusvaatimusten käyttöä tienpidon kaikissa hankinnoissa lisätään niin, että vuoden 2010 tienoilla valtaosassa hankinnoista on toimivuusvaatimuksia käytössä. Neliporrasajattelu otetaan käyttöön suunnittelussa, rakentamisessa sekä hoidossa ja ylläpidossa. Neliporrasajattelulla pyritään löytämään optimaaliset kehittämispolut, joilla ihmisten matkojen ja elinkeinoelämän kuljetusten toimivuus sekä turvallisuuden ja ympäristön laatutaso voidaan ylläpitää pitkäjänteisesti mahdollisimman taloudellisella tavalla. Tiehallinto hankkii palveluntuottajilta hankittavat työt itse tai käyttää hankintapalvelukonsulttia. Palveluntuottaja vastaa laadun tuottamisesta ja raportoinnista. Laadun varmistamiseksi Tiehallinto käyttää vain auditoituja palveluntuottajia. Tiehallinto kerää ja käyttää systemaattisesti palautetietoa palveluntuottajista sekä välittää oman organisaationsa sisällä ajantasaista tietoa oleellisista poikkeamista toimituksissa. Tiehallinnolle palveluita tarjoamaan valittavalta edellytetään julkisesti todennettu tai muu vastaava näyttö pätevyydestään ja muista edellytyksistään tehtävän toteuttamiseen. Menettelyn avulla vaikutetaan koko tuotantoketjun laaduntuottokyvyn läpinäkyvyyteen. Valvontaa kehittämällä varmistutaan tehokkaasta yhteiskunnallisten vastuiden hoitamisesta Tiehallinnon hankkeissa. Laajat palvelukokonaisuudet mahdollistavat ja edellyttävät eri osa-alueiden osaajien uudenlaisen yhteistoiminnan ja osaamisen yhdistämisen. Laajojen palvelukokonaisuuksien kilpailuttamisessa arvioidaan myös palveluntuottajaverkoston laaduntuottokykyä ja yhteistoimintaa. Palveluntuottajaverkoston laaduntuottokykyä arvioidaan projektiorganisaatiokohtaisesti aikaisemmista projekteista annetun palautteen perusteella. Laaduntuottokyvyn perusedellytykset varmistetaan Tiehallinnon asettamilla palveluntuottajavaatimuksilla. Takuuaikoja pidennetään tarvittaessa. Takuuajan pidentämisen tavoitteena on edistää innovatiivisten ratkaisujen käyttöönottoa ja vähentää erilaisia ratkaisuja rajoittavien laatuvaatimusten käyttöä. Ennen takuuaikojen pidentämistä varmistetaan riskien oikeudenmukainen jako tilaajan ja palveluntuottajien välillä. Tiehallinto osallistuu rahoituksella infra-alan tutkimus- ja kehitystoimintaan, kuten Infra 2010 -ohjelmaan. Palveluntuottajien tuotekehitystä aktivoidaan sisällyttämällä urakoihin kehittämiskohteita tai -osioita, joiden onnistuneesta toteuttamisesta voidaan maksaa ylimääräinen palkkio. Kannustavuutta vaihtoehtoisten uusien ratkaisujen innovointiin lisätään kannustavin palkkiojärjestelmin. Omana työnä tehtyjä arvoketjun osia siirretään edelleen hallitusti osaksi aiempaa korkeamman jalostusasteen palvelusopimuksia. Tämä tarkoittaa asteittaista siirtymistä palveluntuottajan lisääntyvään vastuuseen esimerkiksi tienpitotoimenpiteiden ohjelmoinnista. Hankintapalveluilla täydennetään Tiehallinnon osaamista ja resursseja niin hankinnan valmistelussa kuin työnaikaisessa laadunvarmistuksessakin. Tiehallinnon toiminnoissa tarvittavien tietojen keruu, varastointi, jalostus ja jakelu ostetaan yhä useammin ulkoisena palveluna markkinoilta, tyypillisesti osana tienpidon laajaa palvelusopimusta.

eurakka sähköinen hankintamenettely 17 EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 Tiepiirirajoja tienpidon hankinnoissa hälvennetään tapauskohtaisesti, jotta hankkeiden valmistelu, kilpailutus ja laadunhallinta voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti, taloudellisesti ja tehokkaasti. Tiepiirit tulevat myös erikoistumaan tienpidon hankinnan eri osa-alueille. Tienpidon markkinat toimivat valtakunnallisesti ja alueellisesti. Kotimaisia markkinoita kehitetään yhteistyössä muiden valtion tilaajaviranomaisten sekä kuntien kanssa. Uusien yrittäjien markkinoille tulo mahdollistetaan ns. sisääntulourakoiden avulla. Tiehallinnon keskeisenä tehtävänä on huolehtia kilpailun aidosta toimivuudesta ja markkinoiden dynaamisesta kehittymisestä. Toimintaa kehitetään niin, että kilpailu on riittävää ja terveellä tavalla kireää. Harmaan talouden sekä muiden markkinavääristymien ja -häiriöiden ehkäisyyn panostetaan mm. tiiviillä viranomaisyhteistyöllä. Perusteettomat markkinoille tulon esteet kartoitetaan säännöllisesti ja ne puretaan. Markkinoita laajennetaan olemalla aktiivinen suunnannäyttäjä yhteispohjoismaisten inframarkkinoiden luonnissa, edistämällä kansainvälisten urakkakilpailujen syntymistä Suomessa ja Euroopassa sekä tukemalla parhailla hankintakäytännöillä ja alan yhteisillä kehitysohjelmilla kotimaisten toimijoiden kansainvälistä kilpailukykyä. Kotimarkkinoita kehitetään lisäksi yhteistyössä muiden valtion tilaajaviranomaisten sekä kuntien kanssa. Tiehallinto on aktiivinen toimija kehittämissään osaamisklustereissa (kuva 4). Niiden merkitys on suuri koko alan osaamisen kehittymiselle. Osaamisklusterit yhdistävät infra-alan eri toimijoiden osaamisen. Osaamisklustereiden tavoitteena on esimerkiksi koulutuksen kautta kehittää sekä Tiehallinnon että muiden infra-alan toimijoiden osaamista kansainväliselle huipputasolle. Osaamisklusterit luovat ja ylläpitävät uutta osaamista ja jatkuvaa toiminnan kehittämistä. Toiminta luo myös vahvan alustan uusien innovaatioiden syntymiselle sekä uusien teknologioiden tutkimukselle ja käyttöönotolle.??? Tiehallinto? Hankinta- ja tietopalvelujen tuottajat ICT-foorumit ja toimijat Kunnat, kaupungit???? Teknologioiden kehittäjät?? Osaamisklusterit Osaamisklusterit Maakunnalliset liitot Konsultit Yliopistot, oppilaitokset Urakoitsijat???? Osaamisklusterit edistävät alan kehittämistä???? Askel I - 2006 LUOTU PERUSEDELLYTYKSET TIEHALLINNON OSAAMISKESKITTYMIEN KEHITTÄMISELLE TOIMINTAMALLI YHTEISTYÖVERKOT KV. YHTEISTYÖ Askel II 2007/2008 TARKOITUS, PÄÄMÄÄRÄ JA TOIMINTAMALLI SAANEET HYVÄKSYNNÄN LAAJENTAMINEN OSAAMISKLUSTERIKSI KÄYNNISTYY UUSIA TOIMIJOITA MUKAAN Askel III 2009/2010 TIEHALLINNON MENETTELYJEN JA OSAAMISEN KEHITTÄMINEN ON KANSAINVÄLISTÄ HUIPPUTASOA ALAN OSAAMIS- KLUSTERIEN TOIMINTA ON VAKIINTUNUT JA EDISTÄÄ ALAN OSAAMISEN KEHITTYMISTÄ KANSAINVÄLISEN KONTAKTIVERKKO TOIMII Kuva 4. Osaamisklusterien kehittämisen askellukset /6/.

18 eurakka sähköinen hankintamenettely EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 3.2 Tiehallinnon sähköinen toimintamalli 2010 Vuonna 2010 käytössä ovat yhteiskäyttöiset tietovarastot, joissa olevat tiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien avoimessa käytössä tiedon luovuttamisen rajapinnassa tietoverkkojen kautta. Yhteiset tietovarastot lisäävät käytettävissä olevan tiedon määrää ja parantavat niiden laatua. Tarvittavan tiedon määrä ei vähene, mutta tilaajaorganisaationa Tiehallinto tarvitsee erilaista tietoa kuin tuotanto-organisaatio. Sekä tilaaja- että tuotanto-organisaatiot käyttävät kuitenkin samoja yhteiskäyttöisiä tietovarastoja. Tietoa kerätään, käsitellään ja jalostetaan automatisoidusti, mikä on Tiehallinnon ulkopuolella toimivien, kilpailutettujen tietopalveluntoimittajien vastuulla. Tieto on sisällöllisesti ja laadullisesti yhtenäistä. Urakoissa ja palvelusopimuksissa tiedon päivitys tehtyjen toimenpiteiden osalta sekä tiedon ylläpito kuuluvat palveluntuottajan vastuulle. Palveluntuottaja voi tuottaa tietopalvelut itse tai hankkia ne ulkopuolisilta tietopalveluntoimittajilta. Tarjouspyynnöt ja tarjoukset hoidetaan kilpailuttamisportaalin/sähköisen kauppapaikan kautta. Tilaaja vastaa extranetissä sijaitsevasta "kauppapaikka-ohjelmistosta" Sähköisessä hankintatoiminnassa tarvittavat tiestötietojen ja muiden lähtöaineistojen, laadunhallintaan liittyvien tietojen sekä työnaikaisten tietojen keruu, varastointi, päivitys, jalostus ja jakelu edellyttävät palveluntuottajalta tienpidollisen ja tiedonhallinnallisen osaamisen yhdistämistä. Kehittynyt tiedonhallinta on keskeinen tekijä prosessien uudistamisessa. Kattavat tiedot 3-ulotteisena koko tieverkosta luovat edellytykset uusille hankinta- ja sopimusmalleille. Tiehallinnon perustietovarastot uudistetaan vastaamaan näitä tarpeita. Tavoitetilassa 2015 tieverkko on 3-ulotteisena tietokannoissa ABC-mallin mukaisesti (kuva 5). Tiedot tieverkosta muuttuvat kolmiulotteisiksi ensisijaisesti investointi- ja rakenteen parantamishankkeiden toteuttamisen myötä. A: liikenne-, tiestö-, olosuhde- ja kuntotietoja B: tietoja näkyvistä rakenteista UUDET toiminta- ja sopimusmallit Tuetaan infra-alan kehittymistä C: tietoja maan alla olevista rakenteista VISIO: Tieverkko kolmiulotteisena tietokannoissa 2015 Luodaan kansallisia perusteita navigointijärjestelmät tienkäyttäjäpalvelut * INFRA 2010 Kuva 5. ABC-tiedot kolmiulotteisena tietokannoissa mahdollistavat hankinnan edelleen kehittämisen /6/.

eurakka sähköinen hankintamenettely 19 EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 Tiedonhallinta on paikkatietopohjaista. Tietoa voidaan hallita myös mobiilisti. Tarvittaessa tietoa kerätään paikanpäällä reaaliaikaisesti ja siirretään mobiilisti rajapintaan, josta se edelleen siirretään tietovarastoon tilaajan/tietopalveluntoimittajan toimesta. Tilaaja määrittää käytettävän rajapinnan. Tierakenteet ovat muuttumassa vähitellen älykkäiksi ja raportoiviksi. Käytössä on erilaisia optisia laitteita, jotka keräävät tiestö- ja liikennetietoa raaka dataksi. Kilpailuttamisportaalit tarjouspyyntöprosessissa ja kanssakäymisportaalit urakan toteutuksen seurannassa ovat käytössä osana tiedonhallintaa. Portaaleissa tieto liikkuu kaksisuuntaisesti. Portaalin tuottaminen, kehittäminen ja ylläpito kilpailuttamisen osalta kuuluvat tilaajalle ja urakan toteutuksen aikana kanssakäymisen osalta palveluntuottajalle. Kanssakäymisportaaleja käytetään urakoissa, palvelusopimuksissa ja suunnitteluhankkeissa. Kanssakäymisportaaleja käytetään asiakkaiden, elinkeinoelämän, sidosryhmien ja palveluntuottajien kanssa järjestettävien säännöllisten aluefoorumien ja tapaamisien rinnalla keskeisenä kanssakäymisvälineenä. Portaaliratkaisua käytetään myös suunnitteluun liittyvässä viestinnässä asiakkaiden kanssa, jolloin heillä on mahdollisuus tutustua suunnitelmiin ja kommentoida niitä portaalin kautta. Keskeiset kehittämistoimenpiteet kanssakäymisportaalin käyttöönotossa liittyvät käyttäjien hallintaan, kertakirjautumisperiaatteeseen ja tietoturvaan. Vaihtoehtoisesti kanssakäymisportaali sijaitsee vakiomuotoisena tilaajan extranetissa ja valitulle palveluntuottajalle annetaan projektikohtaiset käyttöoikeudet. Tämä menettely mahdollistaa paremmin standartoidun portaaliratkaisun sekä yhteenkytkennät tilaajan järjestelmiin olisi ehkä paremmin sovitettavissa (esim. sähköinen kauppapaikka, suunnittelutietokanta). Automatisoitu hankevalmistelu Automatisoitu suunnittelu Automatisoitu hankinta Automatisoitu työmaa Automatisoitu hoito ja kunnossapito Tuotemallit Tietomallit Tuotemallit Tietomallit Tuotemallit Tietomallit Tuotemallit Tietomallit Infra-alan yhteiset ict teknologia linjaukset (mm. mobiilisuus, tietotekniset alustat) DIGI-INFRA (infran digitaalinen kuvaus ja sen käyttöperusteet) Infra-alan etoiminta - mallit Infra-alan yhteiset etoiminta periaatteet ja kehittämisaskellukset Kuva 6. Sähköinen toimintamalli hankinnan arvoketjun eri vaiheisiin Infra 2010 - ohjelman mukaan /6/.

20 eurakka sähköinen hankintamenettely EURAKKA SÄHKÖISEN HANKINTAMENETTELYN KUVAUS VUONNA 2010 Hankkeista muodostetaan 3D -tuotemallit, jotka ovat käytettävissä kaikissa suunnitteluvaiheissa sekä myös rakentamisen, hoidon ja ylläpidon aikana. 3D -malli päivitetään toteutuneiden rakenteiden mukaisesti. Tuotemallia päivitetään väylän koko elinkaaren ajan ja se toimii lähtötietona seuraavissa väylää koskevissa suunnitteluhankkeissa. Tuote- ja tietomallien kehittämisen kautta edetään kohti infra-alan yhteistä tuotetietomallia. Inframodel - projektien kautta on saatu käyttöön alan yhteinen, tiedonsiirtoon tarkoitettu tiedonsiirtomalli. Tällöin älykästä tietoa voidaan siirtää riippumatta käytettävistä suunnitteluohjelmistoista. Seuraavana askelluksena on määritellä ja kuvata Tiehallinnon hankintapalveluiden tuottamisprosessit, prosessien tarvitsemat tietojärjestelmäpalvelut ja -tiedot sekä niiden tuottamista tukeva tietojärjestelmäkokonaisuus. Lisäksi tavoitteena on suunnitella toimenpiteet, joilla prosesseja ja tietojärjestelmiä ryhdytään kehittämään sähköisen hankintamenettelyn tavoitetilan 2010 mukaisiksi.

eurakka sähköinen hankintamenettely 21 TIETOPALVELUT 4 TIETOPALVELUT 4.1 Yleistä Tavoitteena on, että Tiehallinnolla on vuonna 2010 käytössä toiminnan tarpeiden mukaiset tietopalvelut, sähköiset asiointipalvelut ja prosessinhallinnan tukipalvelut. Toimintaa tukevat tiedonhallinnan palvelurakenteet ovat joustavat ja skaalatut. Tietojärjestelmärakenne on muutettu palveluarkkitehtuuriksi nykyisestä yksittäisiä toimintoja palvelevista järjestelmäratkaisuista. Tietopalveluiden tavoitetilassa saadaan säästöjä erityisesti manuaalisen tietopalvelutyön vähenemisestä. Sisäiset ja ulkoiset asiointipalvelut on rakennettu yhtenäisen teknisen alustan päälle. /2/ Tiehallinto vastaa siitä, että sen asiakkailla ja yhteistyökumppaneilla ovat riittävät, laadukkaat ja ajantasaiset tiedot tieverkosta ja sen käytöstä ja että tiedot ovat kaikkien saatavilla erilaisten tietopalvelujen kautta /1/. Tiehallinto toimii laatimansa tiedonhallinnan strategian mukaisesti, jossa linjataan mm. seuraavia asioita: Tiehallinto tarjoaa aktiivisesti hallussaan olevaa tietoa liikennejärjestelmän toimijoiden sekä asiakkaiden ja sidosryhmien käyttöön. Tiedon yhteiskäyttöä edistetään antamalla se käyttöön vastikkeetta tai mahdollisimman edullisesti. Tietopalvelut rakennetaan asiakaslähtöisesti profiloiduiksi palveluiksi. Tiehallinto hankkii tietojärjestelmien sijaan mahdollisuuksien mukaan tiedonhallinnan kokonaispalvelua. Tiestö- ja liikennetietopalvelujen hankinnan ja tietojen hallinnan keskeiset periaatteet on määritetty keväällä 2005. Tavoitetilassa tiedot ovat ulkoistetussa, mahdollisesti väylävirastojen yhteisessä tietovarastossa. Tietojen hankkiminen perustuu muutamaan pitkäkestoiseen kilpailutettuun palvelusopimukseen. Tähän edetään askeleittain markkinoiden kehittämisen ja järjestelmärakenteen uudistamisen kautta. Lyhyen aikavälin (2007) tavoitteena on toteuttaa järjestelmärakenteen modernisointi ja karsinta sekä hankkia tietoja isompina kokonaisuuksia niputtamalla eri mittauksia ja laajentamalla niitä markkinoiden mahdollistamassa tahdissa alueellisesti ja ajallisesti suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Tiehallinto omistaa sekä tiedot että tietovarastot. Pitkän aikavälin (2010) tavoitteessa tiedot ovat keskitetyssä tietovarastossa ja tiedot hankitaan muutamalla kilpailutetulla pitkäkestoisella palvelusopimuksella. Tiehallinto omistaa sekä keskeiset tie-, silta-, varuste-, ja kuntotiedot että tietovaraston. Muut tiedot hankitaan palveluna toimivilta markkinoilta. Infra 2010 -ohjelma tuottaa infra-alan yhteisen tietomallin, jonka käyttöönottoa tullaan selvittämään siirtymävaiheen lopussa. Siirtymävaiheen jälkeen myös keskitetyn tietovaraston hallinta voidaan ottaa uuteen tarkasteluun. Tiehallinnon luopuminen tietojärjestelmien omistajuudesta tulee selvitettäväksi keskitetyn tietovaraston uusimisen yhteydessä.

22 eurakka sähköinen hankintamenettely TIETOPALVELUT eurakan näkökulmasta yleisiä kehittämistoimenpiteitä ovat: Toimintojen ja niiden tietotarpeiden kuvaaminen Yhteisen tietomallin kehittäminen Yhteiskäyttöisen tietovaraston ja rajapintojen luominen Tiedon käsittelyn, varastoinnin ja tietopalvelun ohjeistuksen laatiminen Markkinoiden luominen. 4.2 Dokumenttien ja paikkatiedon hallinta Dokumenttien hallintajärjestelmän avulla hallitaan asianhallinnassa liikkuvien dokumenttien ohjatusta rekisteröinnistä, arkistoinnista, säilytysaikojen seurannasta ja dokumentin hävittämisestä. Verkko- ja tietopalvelujen tekninen alusta (Finnranet) tarjoaa asianhallinnassa tarvittavia yhteisiä palveluita, kuten käyttäjähallinta, tunnistaminen ja tietoturva. /2/ Dokumenttien hallinta (dokumenttien tuottaminen, käsittely, jakelu ja varastointi) on tavoitetilassa sähköistä. Tiehallinnon ydinprosessien olemassa olevat manuaaliset dokumenttivarastot ovat digitoitu tietopalvelukäyttöön. Tiehallinnon dokumentinhallintajärjestelmä on osa valtionhallinnon yhteistä järjestelmää ja sen palveluiden ylläpito ja kehittäminen on pääosin keskitetty valtionhallinnon palvelukeskuksiin. Valtionhallinnon yhteisen järjestelmän lisäksi Tiehallinnolla voi olla hallinnassaan sille ominaisia dokumenttiprosesseja tukevia osajärjestelmiä, joilla on liitynnät valtionhallinnon yhteiseen järjestelmään. /2/ Paikkatietotoimintaa kehitetään siten, että paikkatietojen hallintaan ja hyödyntämiseen liittyvät toiminnot integroidaan osaksi Tiehallinnon ydinprosesseja, jolloin tienpidon sekä liikenteen hallinnan toimintojen ohjaus perustuu tieverkkolähtöiseen tiedonhallintaan. /2/ 4.3 Tiedon keruu ja ylläpito Tiehallinto ei tee itse tiedon keruuta eikä kaikkea tiedon jalostustakaan, vaan hankkii työt alan palveluntuottajilta. Tietojen hankinta kattaa useimmissa tapauksissa myös tiedon esikäsittelyn ja tallennuksen tietovarastoon. Muiden kuin tiestö-, silta-, varuste-, laite ja kuntotietojen osalta pyritään koko tietopalveluketju tiedon keruusta raportointiin hankkimaan kokonaispalveluna. Kustannustehokkuus ja markkinoiden mielenkiinto pyritään varmistamaan tilaamalla työt sopivan kokoisina (joko pieninä tai isoina) ja pitkäkestoisina sopimuksina /1/. Valtakunnallisesti yhtenäistä perustietoa tullaan keräämään pääosin eri puitesopimustoimittajiksi valittavien urakoitsijoiden sekä mittauksia ja inventointeja tekevien yritysten toimesta. Lisäksi tilaaja teettää mm. laadunvalvontaan liittyvää tiedonkeruuta. Ensimmäiset tiestön yleistietojen puitesopimustoimittajat (10 kpl) valitaan kevään 2006 aikana. Kilpailutettavaan palveluun kuuluvat erilaiset perusinventoinnit, inventointiprojektit, yksittäisten tietojen päivitystehtävät, hoidon alueurakoihin liittyvät inventoinnit, tiemerkintöjen inventoinnit sekä erilliset tietojen tallennustehtävät. Osassa tehtävistä tietojen vienti tilaajan osoittamaan tietovarastoon kuuluu palveluun.

eurakka sähköinen hankintamenettely 23 TIETOPALVELUT Tiestötiedot Tietoryhmä Siltatiedot Varustetiedot Tiehallinto omistaa ja vastaa näistä tiedoista. Kuntotiedot Liikennetiedot Onnettomuustiedot Säätiedot (kelitiedot) Ulkopuoliset tietoaineistot Tiehallinnolla oltava nämä tiedot käytettävissä. Jos markkinat eivät näitä tuota, Tiehallinto joutuu vastaamaan tarvittavien perustietojen hankinnasta ja varastoinnista. Urakan aikana urakoitsija on velvollinen huolehtimaan sovitun tiedon keruusta, ylläpidosta ja tallentamisesta. Tilaaja esittää vaatimukset ainoastaan tietosisällön, laatutason ja rajapintojen suhteen. Riippuen kerättävän tiedon luonteesta ja laatuvaatimuksista, tiedon keruutoiminta voi olla pitkälle automatisoitua ja mobiiliteknologiaa hyödyntävää. Finnranet-konsepti, Onroad -portaali ja mobiili tiedonsiirto mahdollistavat valmistuessaan selainpohjaisen tietojen päivittämisen tien päältä suoraan keskitettyyn tietovarastoon. Tietojen toimittamisen edellyttämät rajapintaratkaisut tulisi saattaa kuntoon vuoden 2006 aikana, jotta tiedon keruu ja vuodelle 2007 suunniteltu tietojen laadunvarmistuskierros voitaisiin tehdä keruusovelluksista riippumatta. Kerätyn tiedon tulee olla yhteismitallista, riittävän laadukasta ja järkevällä tarkkuustasolla. Tiedon laatu ja sisältö eivät saa olla riippuvaisia mittaajasta tai menetelmästä. Tietopalveluntoimittajan tulee pystyä tarvittaessa osoittamaan kerätyn tiedon oikeellisuus ja loogisuus tilaajalle. Tiedon ylläpito tapahtuu suunnitelmallisesti, pääsääntöisesti ostopalveluna. Urakoitsijan tai tietopalveluntoimittajan vastuulla ovat tiedon oikeellisuus ja ylläpidon vaatimat toimenpiteet, mm. hyväksyttävän tiedon keruuaikataulun määrittäminen. eurakan näkökulmasta kehittämistoimenpiteitä ovat: Tietoihin liittyvien sisältö- ja laatuvaatimusten määrittely Laadunseurantamenettelyjen määrittely. 4.4 Tietovarastot Tavoitetilassa tietovarastojen tiedot ovat saatavissa nopeasti, ajantasaisina ja luotettavina sovittujen rajapintojen kautta. Yhteiskäyttöiset tiedot on tunnistettu ja samaa tietoa ei ole eikä sitä ylläpidetä useassa paikassa. Tietojen väliset yhteydet on määritelty ja tietojen yhdistely on mahdollista. Tiedot voivat olla joko Tiehallinnon omistamia ja ylläpitämiä tai palveluna saatavia. /2/ Tietovarastot on luokiteltu niiden sisältämän tiedon laadun, ajantasaisuuden ja merkittävyyden mukaan. Tietovarastojen tiedot on liitetty Tiehallinnon tie-

24 eurakka sähköinen hankintamenettely TIETOPALVELUT topalveluiden hallintajärjestelmään, jonka avulla toteutetaan tietopalveluiden käyttöliittymät ja raportointiominaisuudet. Tiehallinnon sisäinen tiedonvaihto perustuu tietokantojen rajapintapalveluihin. Ulkopuoliseen tiedonvaihtoon käytetään tietokantarajapintoja tai yleisiä tiedonvälitysratkaisuja. /2/ Tiehallinto etenee vuosien 2006-2010 aikana vaiheittain kohti yhteiskäyttöistä tietovarastoa, jossa sijaitsevat ensivaiheessa Tiehallinnon ja myöhemmin eri yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden tarvitsemat liikennettä ja tiestöä koskevat tiedot. Siirtymävaiheen aikana tiedot keskitetään tie-, siltaja kuntotietorekistereihin sekä tiettyjen varusteiden (tienvarsiteknologia) osalta tarvittaessa perustettavaan varusterekisteriin, jonka perustamisesta päätetään vuoden 2007 alussa. Muiden rekisterien osalta niiden modernisointitarvetta, tietosisältöä tai tietojen hallinnan vastuukysymykset pyritään selvittämään vuoden 2007 alkuun mennessä. Perustietojen lisäksi yhteiskäyttöisiä, ulkopuolisilta toimijoilta hankittaviin aineistoihin voi sisältyä esimerkiksi rakennus- ja huoneistorekisterin tietoja, tilastokeskuksen tietokantoja, erilaisia reittitietoja sekä Digiroadin sisältämiä tietoja. Infra-alan yhteisen tietomallin käyttöönottoa tullaan selvittämään tiestö- ja liikennetietopalvelujen tavoitetilan mukaan siirtymävaiheessa 2007-2010 /1/. eurakan näkökulmasta kehittämistoimenpiteitä ovat: Tietojen ja tietovarastojen omistajien määrittäminen Tietoon liittyvät vastuu- ja käyttöoikeusasiat Tietovarastojen hallinnoinnin järjestäminen ja organisointi Tietoturvan ja käyttäjähallinnan suunnittelu. 4.5 Tiedon jalostus Tukea ja välineitä tietopalvelujen kehittämiseen tarjoavat tulevaisuudessa projektit einfo (tietopalvelut) ja epaikka (paikkatietojen hallinta). einfossa testataan vuoden 2006 aikana tiestö- ja liikennetietojen raportointisovellusta 2007 alussa tehtävien jatkosuunnitelmien pohjaksi. Tuolloin tullaan määrittelemään toistuvasti esiintyvien tietopalveluiden suhde erityistietopalveluihin sekä suunnittelemaan tietovarastojen integraatio itse tietopalveluihin. epaikka -hanke päättyy kesällä 2006 ja se luo edellytykset tietojen karttapohjaiselle hallinnalle. Tietopalveluja tuottavat sovellukset irrotetaan em. tietovarastoista ja ne korvataan Tiehallinnon yhteisellä einfon myötä toteutuvalla palveluarkkitehtuurilla, joka mahdollistaa tietovarastoja hyödyntävät sähköiset tietopalvelut Tiehallinnon sisäiseen ja sidosryhmien käyttöön "itsepalveluperiaatetta" hyödyntäen. Erillisiä tietopalvelutöitä keskitetään ja raportointia sekä analyysejä hankintaan enenevässä määrin niiltä palveluntuottajilta, joille tietojen varastointi on siirretty. Linjaus koskee lähinnä "passiivisia" historiatietoja, kuten LAM ja Tiesää.

eurakka sähköinen hankintamenettely 25 TIETOPALVELUT 4.6 Tietoverkot Sähköinen hankintamenettely perustuu toimimiseen erilaisissa verkoissa (kuva 7). Seuraavassa on kuvattu tietoverkkoja sekä esitetty, millaisia hankintaan liittyviä toimenpiteitä kussakin tietoverkossa hoidetaan. Internet Internet on verkkojen yhteenliittymä, joka on avoin kaikille. Internetissä Tiehallinto julkaisee omilla sivuillaan tienpitoon liittyvää yleistä tietoutta. Sieltä ovat myös luettavissa vuosittaiset suunnittelun, hoidon, ylläpidon ja investointien hankintaohjelmat. Extranet Extranet määritellään yrityksen tai laitoksen sekä sen yhteistyökumppaneiden välisenä verkkona, johon on käyttöoikeus käyttäjätunnuksen ja salasanan kautta. Tiehallinto julkistaa tarjouspyyntönsä extranetissä sijaitsevassa kilpailuttamisportaalissa. Käyttöoikeuden saaneet palveluntuottajat pääsevät salasanansa avulla lukemaan extranetissä julkaistut tarjouspyynnöt ja voivat harkintansa mukaan tilata sähköisesti tarjouspyyntöasiakirjat ja jättää sinne myös tarjouksensa. Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tarjouspyyntöasiakirjojen julkistamista edeltää hankintailmoituksen tekeminen ja rajoitetussa menettelyssä tarjoajien valinta. Kehittämistoimenpiteitä: Helppokäyttöisen palvelun kehittäminen. Intranet Intranet on sisäinen verkko, johon on pääsy vain yrityksen tai laitoksen työntekijöillä. Myös intranetiin kirjaudutaan käyttäjätunnuksen ja salasanan kautta. Tietovarastot sijaitsevat intranetissä. Internet yleistä tietoutta tiehallinnosta ja tienpidosta hankintaohjelmat tiedot tarjouspyynnöistä Extranet sähköinen kauppapaikka - tarjouspyyntöasiakirjat - tarjousten jättö - tarjousten vertailu raportointi tietojen ylläpito sopimusten hallinta urakan vastaanottotietokanta Intranet tietovarastot Kuva 7. Urakoiden ja tuotteiden eri vaiheiden sijainti verkoissa.

26 eurakka sähköinen hankintamenettely HANKINNAN TOIMINTAMALLI 5 HANKINNAN TOIMINTAMALLI Eri tuoteryhmien hankinnan toimintamallit on yhdistetty yhdeksi hankinnan toimintamalliksi (kuva 8). Hankinta suoritetaan Tiehallinnossa yleisimmin rajoitettuna menettelynä, johon kuuluu tarjoajien esivalinta. Tarvittaessa tuoteryhmien erityispiirteitä on kuvattu tarkemmin. PALVELUNTUOTTAJA TIETOPALVELUT TILAAJA Kohteen/urakan/ toimenksiannon/ /palvelusopimuksen määrittely sekä lähtötietojen koonti Tarjouspyyntöaineiston sijoittaminen sähköiselle kauppapaikalle EXTRANET Tutustuminen tarjontaan Tarjoajien valinta Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Tarjouksen jättäminen Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekeminen Laadunvarmistus Toteutuman varmistus SOPIMUS Seuranta ja raportointi Laadun ja toteutuman ylläpito (kanssakäymisporttaali) EXTRANET Laadunhallinta Toteutumanhallinta Työn vastaanotto Urakan vastaanottotietokanta EXTRANET Lopputuotteen vastaanottotietokannan tekeminen Sähköinen yhteiskäyttöinen tietovarasto Kuva 8. Hankinnan toimintamalli. 5.1 Yleistä tuoteryhmistä Suunnittelu Konsulteilta tilattavat työt voivat olla hankekohtaisia töitä tai määrättyä asiakokonaisuutta koskevia tehtäväkokonaisuuksia. Laajempien tehtäväkokonaisuuksien hankintaan edetään vaiheittain ja pilottien kautta. Laajennus- ja uusinvestointikohteiden suunnittelua niputetaan kokonaisuuksiksi ja Tiehallinto käyttää suunnitteluhankinnoissa puitesopimuksia. Suunnittelussa, rakentamisessa sekä hoidossa ja ylläpidossa otetaan käyttöön infra-alan yhteiset tietoperustat. Niitä ovat mm. infra-alan nimikkeistöjärjestelmä (osanimikkeistöt, määrämittausohje) ja laatuvaatimussystematiikka (toimivuusvaatimukset, tekniset vaatimukset), InfraRYL-hanke infra-alan hanke- ja rakenneosakohtainen kustannuslaskentajärjestelmä (IK -järjestelmä) Inframodel I ja II yhteinen tuotemalli.