PÖYTÄKIRJA 6/2016 1 Tarkastuslautakunta 18.05.2016 AIKA 18.05.2016 klo 14:00-16:00 PAIKKA Kaupungintalo Monkola, Mylly OSALLISTUJAT LÄSNÄ Packalen Paul pj Parnetti Alfonso jäsen Peippo Jukka varapj Sorvari Vuokko jäsen Jaskari Minna jäsen Långström Ulla sihteeri Pajuoja Matti kv. 1. varapj. 14:00-15:35 Äyräväinen Irene kh. pj. 14:00-15:35 Partanen Henri talousjohtaja 14:00-15:17 Grandell Hanna-Maria hallintojohtaja 14:00-15:17 POISSA Sivula Mika kaupunginjohtaja Räsänen Joona kv. pj. KÄSITELLYT ASIAT :t 43-46 ALLEKIRJOITUKSET Paul Packalén Puheenjohtaja Ulla Långström Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Lohja 20.5.2016 Jukka Peippo PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Lohja 23.5.2016 Kaupungintalo Monkola, 3 krs b-siipi
PÖYTÄKIRJA 6/2016 2 Tarkastuslautakunta 18.05.2016 KÄSITELLYT ASIAT Sivu 43 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 44 Pöytäkirjan tarkastaja 4 45 Arviointikertomus tilivuodelta 2015 5 46 Seuraava kokous 8
PÖYTÄKIRJA 6/2016 3 Tarkastuslautakunta 43 18.05.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLK 18.05.2016 43 Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen.
PÖYTÄKIRJA 6/2016 4 Tarkastuslautakunta 44 18.05.2016 Pöytäkirjan tarkastaja TARKLK 18.05.2016 44 Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan tarkastuslautakunnan jäsenet Tämän pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastuslautakunnan jäsen Jukka Peippo. Hyväksyttiin. --
PÖYTÄKIRJA 6/2016 5 Tarkastuslautakunta 12 25.02.2016 Tarkastuslautakunta 21 31.03.2016 Tarkastuslautakunta 27 21.04.2016 Tarkastuslautakunta 32 04.05.2016 Tarkastuslautakunta 38 12.05.2016 Tarkastuslautakunta 45 18.05.2016 Arviointikertomus tilivuodelta 2015 TARKLK 25.02.2016 12 Tarkastuslautakunnan sihteeri on valmistellut tilikaudella 2015 tehtyjen arviointihaastattelujen pohjalta ensimmäisen luonnoksen vuoden 2015 arviointikertomukseksi. Tilinpäätös ei ole vielä valmis, joten taloudelliset tunnusluvut täydennetään seuraavaan luonnokseen 31.3.2016 kokoukseen. Arviointiluonnos ei ole julkinen asiakirja ja se lähetetään tarkastuslautakunnan jäsenille 23.2.2015 sähköpostitse. Tarkastuslautakunta käsittelee ensimmäistä arviointikertomusluonnosta ja päättää kertomuksen jatkovalmistelusta. Tarkastuslautakunta valmisteli arviointikertomuksen ensimmäistä luonnosta. Arviointikertomuksen valmistelua jatketaan seuraavassa kokouksessa 31.3.2016. TARKLK 31.03.2016 21 Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen käsittelyä siitä, mihin edellisessä kokouksessa 25.2.2016 jäätiin. Sen jälkeen arviointikertomukseen on päivitetty lautakuntien taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen arviointeja, vertailukunnilta saatuja tunnuslukuja sekä konsernin osalta taloudellisia lukuja. Päivitetty arviointikertomus lähetetään sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille ja lisätään portaaliin viikon 12 aikana. Tarkastuslautakunta käsittelee arviontikertomusluonnosta II ja päättää kertomuksen jatkamisesta huhtikuun kokousta varten. Tarkastuslautakunta käsitteli arviointikertomusluonnosta ja päätti jatkaa kertomuksen valmistelua 21.4.2016 kokouksessa. TARKLK 21.04.2016 27 Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen käsittelyä siitä, mihin edellisessä kokouksessa 31.3.2016 jäätiin. Sen jälkeen arviointikertomukseen on lisätty Lohjan kaupungin tytäryhtiöiden tietoja. Päivitetty arviointikertomus lähetetään sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille ja lisätään portaaliin 19.4.2016 mennessä. Kaupunginhallituksen 4.4.2016 hyväksymä vuoden 2015 tilinpäätös on lisätty portaaliin tarkastuslautakunnan jaettuihin asiakirjoihin arviointikertomuksen valmistelua varten. Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnosta III ja päättää
PÖYTÄKIRJA 6/2016 6 Tarkastuslautakunta 12 25.02.2016 Tarkastuslautakunta 21 31.03.2016 Tarkastuslautakunta 27 21.04.2016 Tarkastuslautakunta 32 04.05.2016 Tarkastuslautakunta 38 12.05.2016 Tarkastuslautakunta 45 18.05.2016 kertomuksen mahdollisesta jatkamisesta toukokuun 12.5. kokousta varten. Tarkastuslautakunta käsitteli arviointikertomusta ja päätti jatkaa kertomuksen valmistelua ylimääräisessä 4.5.2016 kokouksessaan. TARKLK 04.05.2016 32 Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen käsittelyä siitä, mihin edellisessä kokouksessa 21.4.2016. Edellisen käsittelyn jälkeen arviointikertomuksen alusta poistettu yhteenveto luku ja päivitetty vertailukuntien taloustaulukko (lisätty Espoo). Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnosta VI ja päättää mahdollisesta jatkamisesta toukokuun 12.5.2016 kokouksessaan. Tarkastuslautakunta sai vuoden 2015 arviointikertomuksen valmiiksi. Tarkastuslautakunnan sihteeri toimittaa arviointikertomuksen tarkastuslautakunnan jäsenille oikoluettavaksi ennen allekirjoittamista. Arviointikertomus allekirjoitetaan 12.5.2016 pidettävässä kokouksessa. TARKLK 12.05.2016 38 Hallinnon ja talouden tarkastusta koskevien asioiden lisäksi tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunta on arvioinut hallinnon ja talouden lisäksi Lohjan kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuoden 2015 arviointikertomuksessaan. Arviointikertomus vuodelta 2015 allekirjoitetaan ja luovutetaan kaupungin ylimmälle virkamiesjohdolle ja luottamushenkilöjohdolle tarkastuslautakunnan kokouksessa 18.5.2016. Arviointikertomus lähetetään kaupunginjohtajalle, talousjohtajalle, kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen puheenjohtajalle etukäteen perehtymistä varten tämän kokouksen jälkeen. Tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoittavat arviointikertomuksen. Päätettiin allekirjoittaa arviointikertomus vuodelta 2015. Liite (salainen) Arviointikertomus 2015 TARKLK 18.05.2016 45 Tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoittivat arviointikertomuksen vuodelta 2015 edellisessä kokouksessaan 12.5.2016. Arviointikertomus lähetettiin sähköpostitse etukäteen perehtymistä varten kaupunginjohtajalle,
PÖYTÄKIRJA 6/2016 7 Tarkastuslautakunta 12 25.02.2016 Tarkastuslautakunta 21 31.03.2016 Tarkastuslautakunta 27 21.04.2016 Tarkastuslautakunta 32 04.05.2016 Tarkastuslautakunta 38 12.05.2016 Tarkastuslautakunta 45 18.05.2016 talousjohtajalle, kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen puheenjohtajalle 13.5.2016. 1. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja esittelee ja luovuttaa arviointikertomuksen kaupungin ylimmälle johdolle sekä valtuuston ja kaupunginhallituksen puheenjohtajalle. 2. Esittelyn jälkeen käydään keskustelua arviointikertomuksen keskeisistä suosituksista ja johtopäätöksistä sekä niiden seurannasta. Hyväksyttiin. Arviointikertomuksen luovuttaminen alkoi kello 14:00 ja päättyi 15:35. Tämän pykälän käsittelyn aikana paikalla olivat: Henri Partanen ja Hanna-Maria Grandell kello 14:00-15:17 Irene Äyräväinen ja Matti Pajuoja kello 14:00-15:35. Liitteet Liite Tarklk 12.5.2016 38 Arviointikertomus 2015
PÖYTÄKIRJA 6/2016 8 Tarkastuslautakunta 46 18.05.2016 Seuraava kokous TARKLK 18.05.2016 46 Tarkastuslautakunta sopi 12.5.2016 kokouksessa syksyn 2016 kokouspäivistä ja alustavasta työohjelmasta Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on 1.9.2016 kello 12.30 alkaen. Kokouksessa käsitellään tilintarkastuksen työohjelma ja tarkennetaan tarvittaessa tarkastuslautakunnan työohjelmaa. Hyväksyttiin. Kokouksessa haastatellaan työllisyysasiantuntija Tuija Rantalaa ja Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n toimitusjohtaja Veli Haukkaa. Tarkastuslautakunnan sihteeri yrittää sopia tutustumiskäynnin Kultakoteihin ja Kultakartanoon.