... mmm.ri 1(5) Päivämäärä Dnro 14.6.2012 664/023/201 2 Maaseutuvirasto MAASEUTUVIFi. 1B. 06. 2012 catb Nro.;}~,i(2.~;I/~()I.z Viilc Talousarvioasetus (254/2004) 66i ja maa- ja metsätalousministeriön taloussäännön 72 KANNANOTTO MAASEUTUVIRASTON VUODEN 2011 TOIMINTA Asia KERTOMUKSESTA Maaseutuvirasto on maa- ja metsätalousministeriön alainen keskusvirasto. Sen tehtävänä on EU:n yhteisen maatalouspolitiikan mukaisten toimenpiteiden, yhteisön osaksi rahoittamien maaseudun kehittämistoimien ja näitä täydentävien kansallisten toimenpiteiden hallinto- ja toimeenpanotehtävät. Maaseutuvirasto aloitti toimintansa 1.5.2007. Alueellistaminen Seinäjoelle saatiin päätökseen vuoden 2011 aikana suunnitelman mukaisesti. Viraston vuoden 2011 alustavat tulostavoitteet on kirjattu vuoden 2011 talousarvioon ja ne on vahvistettu 16.2.2011 allekiijoitetussa tulossopimuksessa. Ministeriö on osana laitoksen tulosohjausprosessia seurannut Maville vuodelle 2011 annettujen tulostavoitteiden toteutumista lähes kuukausittain järjestetyissä kokouksissa, joihin on osallistunut MMM:n lähinnä maatalousosaston sekä Mavin johtoa ja käsiteltävästä asiasta riippuen substanssivirkamiehiä. Maa- ja metsätalousministeriö katsoo, että Mavin tulostavoitteet ovat toteutuneet pääosin hyvin. Maaseutuvirasto kuului vielä vuonna 20] 1 maa- ja metsätalousministeriön kiijanpitoyksikköön ja sen tulostavoitteiden toteutumista ja vuoden 2011 toimintaa koskeva erillinen toimintakertomus sisältyy ministeriön kiijanpitoyksikön tilinpäätökseen. Vuoden 2012 alusta maaseutuvirasto on oma kiijanpitoyksikkönsä. Toimintakertomusta voidaan pääosin pitää selkeänä ja helposti luettavana. 1. Arvio tuloksellisuuden kehityksestä ja asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta a) Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tuki Yhteiskunnallista vaikuttavuutta tukevien tavoitteiden ja pysyvien tehtävien osalta Mavin toiminnan tuloksellisuutta voidaan pitää pääosin hyvänä; viljelijätukihallinnon uudistuksen toimeenpanolie asetetut tavoitteet saavutettiin määräaikojen puitteissa. Kuntien yhteistoiminta-alueita on muodostumassa noin 60 kpl ja tarkoitus on että kaikkien emo alueiden kanssa on solmittu vuoden 2012 loppuun mennessä EU:n edellyttämät maksajavirastosopimukset. Virasto on osallistunut uuden ohjelma- ja rahastokauden valmisteluun sekä tarvittavien tietojärjestelmien uudistamiseen. Manner Suomen maaseudun kehittämisohjelman toimeenpano eteni tyydyttävästi. Hallinnollisen taakan... MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERiÖ JORD- OCH SKOGSBRUKSMINISTERIET MINISTRY OF AGRICULTURE AND FORESTRY PL 30. 00023 VALTlONEUVOSTO (Helsinki) PB 30. 00023 STATSRÅDET (Helsingfors) PO Box 30, FI-00023 GOVERNMENT, Finland (Helsinki) puh. (09) 1600 I faksi (09) 160 54202 tfn (09) 16001 fax (09) 160 54202 tel. +35B 9 16001 fax +3589 16054202
. 2 keventämiseksi annetut suositukset on pääosin toteutettu. Osa suosituksista siirtyy otettavaksi huomioon vasta tulevan ohjelmakauden toimeenpanossa. Koko Manner-Suomen alueella käytössä ollut sähköinen tukihaku eteni odotetusti ja sähköisen asioinnin osuus pinta-alatukien tukihausta oli noin 33 %. Uutena mahdollisuutena oli karttakoljausten tekeminen sähköisesti. b) Toiminnallinen tehokkuus Maaseutuviraston toiminnasta on esitetty tuottavuutta ja taloudellisuutta kuvaavat tiedot vuosilta 2009-2011. Työajanseurannasta saadaan henkilötyöpanoksen jakauma eri toiminnoille. Vuoteen 2010 verrattuna muutoksena on mm. hakemusten käsittelyyn käytetyn työajan lasku yhteensä 6,6 htv, liittyen vientituen tehtävien vähenemiseen. Toisaalta IT-toimintaa koskeva työaika kasvoi 4,1 htv:tta johtuen isoista tietojärjestelmähankkeista ja viraston tietojärjestelmäriippuvuudesta. Vuonna 20 II tehdyllä viraston sisäisen kirjanpidon tilikartan yksinkertaistamisella saatiin mm. työajanseurannan kirjaukset luotettavammalle tasolle. Henkilöstöhallinnon kustannuksissa ja henkilötyövuosimäärissä näkyy alueellistamisen aiheuttama suuri vaihtuvuus, jonka myötä esim. rekrytointeihin käytetty työaika ja siihen liittyvät kulut ovat kasvaneet selvästi. Toiminnan kustannukset kasvoivat vuodesta 2010 vuoteen 2011 yhteensä 5,18 milj. euroa. Tämä johtui osin siitä, että vuoden 20 II talousarviossa Maville siirtyi rahoitusvastuuta tiettyjen tietohallintopalveluiden ja virastopalveluiden ostoista. Muutos aiheutti erityisesti ydintoimintojen kustannusten kasvun (29 %) erityisesti IT-toiminnan kustannuksissa. Tilinpäätöksessä esitetyt vuoden 2011 toiminnan kustannukset ydintoiminnoittain eivät ole vertailukelpoisia aiempiin vuosiin nähden, sillä poistot ja korot on otettu mukaan laskelmiin vasta tilipäätösvuonna. Mavin tuottavuushankkeet (mm. viljelijöiden sähköisen pinta-alatukien haun, raportointijärjestelmien sekä Aitta-ekstranetpalvelun kehittäminen) jatkuivat edelleen vuonna 2011. Investoinnit kyseisiin tietojärjestelmiin tuottavat kustannussäästöjä käyttöönottonsa jälkeen lähinnä valtion aluehallinnossa ja paikallishallinnossa. Lisäksi hankkeesta hyötyvät tuensaajat hakuprosessin yksinkertaistuessa. Viljelijätukien valvonnan rationalisointia selvittänyt työryhmä sai työnsä päätökseen vuoden lopulla. Työryhmän mukaan valvonnan rationalisointivaihtoehtojen käyttöönottoa harkitaan pääsääntöisesti vasta vuonna 2014 alkavan ohjelmakauden, sähköisen asioinnin ja järjestelmämuutosten yhteydessä. c) Tuotokset ja laadunhallinta Viraston toimintakertomuksen suoritteiden määrää kuvaavaa tietosisältöä on jonkin verran lisätty. Aiempina vuosina tarkastusvirasto ei ole pitänyt tuotoksesta ja laadunhallinnasta esitettyjä tietoja suoritteiden määrästä ja julkishyödykkeistä riittävinä. Maaseutuviraston asiakasstrategia valmistui kesällä 2011 ja sen toimeenpano käynnistyy vuonna 2012. Painopisteitä asiakasstrategian toteuttamisessa ovat sähköisten asiointipalveluiden laadukas toteuttaminen, aktiivinen ja suunnitelmallinen kumppaniyhteistyö, asiakkuuden toteuttaminen toimeenpanoroolissa, asiakastarpeiden tunnistaminen ja ennakointi sekä Mavin sisäisen toiminnan kehittäminen asiakaslähtöiseksi. Vuonna 2011 aloitettiin maksajavirastotoimintaan kohdistuvien eri tahojen antamien havaintojen ja suositusten seurannan tietojärjestelmän rakentaminen. Kehittämistyö jatkuu vuonna 2012. Viraston ydintoiminta on sidoksissa toimiviin tietojärjestelmiin. Niillä mm. maksetaan tukimaksut edunsaajille maksatusjärjestelmän välityksellä ja pyöritetään viraston omaa toimintaa.
Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito edellyttää tiivistä yhteistyötä Tiken kanssa. Vuonna 2011 mittavin kehittämisprojekti oli uuden Sampo-maksatusjärjestelmän loppuunsaattaminen ja tuotantokäytön aloittaminen, sillä hallitaan kaikkia ulospäin maksettavia ja takaisinperittäviä tukia sekä tuotetaan tukimaksuihin ja perintöihin liittyvä komissioraportointi. Sampo -jäijestelmästä ei ole ollut mahdollista tehdä kuitenkaan tileistäpoistoja. Tarkastusvirasto suosittaa Mavia vannentamaan, että myös tämä osio saadaan käyttöön vuonna 2012. Palvelukyvystä on esitetty monipuoliset tiedot. Niissä kuvataan kattavasti, mm. Mavi -HD:n, valvonnan ja sähköisen tukihaun asiakastyytyväisyyttä sekä markkinajäijestelmien tukipäätösten läpimenoaikoja. Mavin käsittelyajat ovat erittäin lyhyitä säädösten enimmäisaikoihin verrattuina. Lisäksi virastolle vuonna 2010 myönnettyä IS027001 -standardin mukaistaen tietoturvasertifikaattia arvioitiin vuonna 2011, eikä siinä havaittu poikkeamia standardin vaatimuksista. Ydinprosessien ohjaus- ja johtamisjäijestelmän kehittäminen käynnistettiin. Sen perustalta muodostettiin kolme ydinprosessiryhmää: (viljelijätuki-, markkinatuki- sekä hanke-, yritys- ja rahoitustukien ydinprosessiryhmät). Niiden tehtävänä on huolehtia ydinprosessin toiminnasta ja vaikuttavuudesta sekä ohjata ja kehittää prosessia yhtenä kokonaisuutena tavoitteiden ja tuloksien saavuttamiseksi. Linjaorganisaatio säilyy virastossa edelleen. 3 d) Henkisten voimavarojen hallinta Viraston alueellistamisen siirtymäkauden päättyminen leimasi entylsesti viraston toimintaa henkilöstöasioiden osalta. Alueellistamiseen liittyvän YT-menettelyn tuloksena jouduttiin irtisanomaan 12 henkilöä ja 1I henkilön kanssa virasto teki sopimuksen irtisanoutumisesta ja irtisanoutumiskorvauksen maksamisesta. Irtisanomiset koskivat niitä henkilöitä, jotka eivät olleet siirtyneet työskentelemään Seinäjoelle määräaikaan 1.6.2011 mennessä. Virkasuhteet irtisanottiin virkamieslain perusteella päättymään 31.12.2011. Henkilöstön vaihtuvuus on kuitenkin edelleen ollut suurta. Haasteena on ollut myös viraston toimiminen kahdella paikkakunnalla. Toimintojen sujuvuuteen on vaikuttanut erityisesti mm. henkilöstön runsaan vaihtuvuuden aiheuttama osaamisen katoaminen. Edelleen on tärkeää vannistaa, etteivät ydintoiminnot tästä huolimatta häiriinny ja että viraston toiminnasta annettujen suositusten ja muiden kannanottojen seuranta ja toimeenpanovastuut vakiinnutetaan mm. todentamisviranomaisen tilintarkastussuositusten mukaisesti. Työtyytyväisyysindeksille tulossopimuksessa asetettuna tavoitteena vuodelle 2011 oli pysyä vähintään vuoden 2010 tasolla (3,44).Alueellistetun organisaation työtyytyväisyyskyselyssä saavuttama kokonaisindeksiluku on vuosittain noussut hieman ja niin myös vuonna 2011 se nousi edellisvuodesta ollen 3,56. Tätä voidaan pitää vaikeassa muutostilanteessa erittäin myönteisenä kehityksenä. Lokakuussa 2011 Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston Työsuojelun vastuualue teki Mavin Seinäjoen toimipisteessä työsuojelutarkastuksen. Tarkastuksen perusteella Mavin turvallisuusindeksiksi saatiin 87 prosenttia Uulkishallinnon keskiarvo 80,4 Olo). Tarkastuskertomuksessa ei ollut kirjattuna havaintoja epäkohdista. Vuonna 2011 käynnistyi Mavin oma esimiesvalmennus, jonka tavoitteena on hyvä ja linjakas esimiestyö ja johtaminen, esimiestyön tasalaatuisuus ja viraston oman kulttuurin vahvistaminen sekä esimiesten vertaistuki. Valmennus jatkuu vuonna 2012. Alueellistamisen myötä henkilöstön vaihtuvuus on ollut suurta (n. 50 henkilöä ja vuonna 2010 n. 42 henkilöä). Tämä on edelleen riski viraston häiriöttömälle toiminnalle ja sillä on jo ollut vaikutusta mm. tukijärjesteimien hal1innointiin ja alaisen hallinnon ohjaamiseen. Lisäksi suuret
. 4 rekrytointimäärät lisäävät mm. koulutuksen ja kehittämisen investointeja. Myös Mavin ja ministeliön yhteistä perehdyttämisprosessia jatkettiin. Virastolle asetettu tuottavuustavoite oli 7 htv, jonka virasto pystyi toteuttamaan. 2. Tuloksellisuusraportoinnin perusteiden asianmukaisuusja kehiuämistarpeet Virasto jatkoi vuonna 2011 toimintolaskentajärjestelmän sisällön kehittämistä ja kustannustietoihin ao. vuodelle lisättiin tiedot koroista ja poistoista, eivätkä 2011 luvut ole siten vertailukelpoisia aiempiin vuosiin nähden. Näiden kustannuserien osuus viraston kustannuksista on suuri mittavien tietojäijestelmäinvestointien vuoksi. Taloudellisuus- ja tuottavuustietojen esittämistapaa voidaan nyt pitää asianmukaisena. Edelleen tulee huomioida, että tulostavoitteet sekä viraston toimintakertomuksessa esittämät tiedot kattavat olennaisilta osin sen koko toiminnan sekä tulosprisman toiminnallisen tuloksellisuuden eri osa-alueet. 3. Ministeriön esitys viraston toimenpiteiksi tuloksellisuuden parantamiseksi Oikeiden ja riittävien tietojen saamiseksi viraston tulee kehittää sisäisen valvonnan menettelyjä, joilla varmistetaan tukijäijestelmien maksatusten ja valtionavustuksiin liittyvien palautusten oikeellisuus ja siten oikeiden tietojen välittyminen kiijanpitoon. Mavin tulee edelleen kiinnittää huomiota valtuuskiijanpidon tapahtumien todentamiseen ja valtuuksien seurantaan siten, että valtuuskiijanpidosta annettuja keskeisiä säädöksiä ja määräyksiä noudatetaan. Kun Mavi on 1.1.2012 lukien kirjanpitoyksikkö, valtuusseuranta ja -raportointi ovat kokonaan sen vastuulla. Viraston tulee uuteen ohjelmakauteen liittyen varautua tietojärjestelmien kehitystyössä esittämään valtuuksien tapahtumakohtaiset listaukset kaikista valtuuden käyttötapahtumista sitoumuskohtaisesti Valtiokonttorin määräyksen tarkoittamalla tavalla. Lisäksi tulee riittävin sisäisen valvonnan menettelyin varmentua tilinpäätöslaskelmien osoittaman valtuuden käytön ja valtuuden käytön osoittamien tapauskohtaisten listauksien täsmäävyydestä. Viraston tulee toiminnassaan ottaa huomioon maaseuturahaston yritys- ja hanketukien tarkastuksessa esiin nousseet epäkohdat, jotka liittyivät Sampo-jäIjestelmän käyttöönottoon. Mavin tulee selvittää ja ohjeistaa ELY-keskusten teknisen avun ja ELY-keskusten oman tuotannon hankkeiden maksujen ja tulojen kiljaamismenettelyt ja kohdentuminen oikealle vuodelle. Virasto on luvannut, että Sampojärjestelmän tileistäpoistotoiminto on käytössä vuoden 2012 aikana. Koko hallinnon tuloksellisuuden parantamiseksi viraston tulee kiinnittää erityisesti huomiota toiminnan raportoinnin oikeellisuuteen ja oikea-aikaisuuteen. Mavin tulee ryhtyä todentamisviranomaisen suositusten (kausi 16.10.2010-15.10.2011) edellyttämiin toimenpiteisiin. Erityisesti velallisrekisterin raportointiin liittyviin ongelmiin pitää pyrkiä löytämään ratkaisu. Mavin tulee varmistaa oma toimintansa siten, että todentamisviranomaisen työ ei viivästy. Lisäksi suositus ELY:jen tietoturvasta edellyttää yhteistyötä MMM:n ja ELY-ohjauksesta vastaavan ministeriön kanssa ja lisäksi valtion tietohallintolain ja siinä asetettujen määräaikojen noudattamista. Tuottavuusvaatimusten kiristyessä on tärkeää, että Maaseutuviraston ja maatalousosaston välistä työnjakoa arvioidaan säännöllisesti. Selkeän työnjaon ja vastuun myötä Maaseutuvirastoon luodaan hyvät edellytykset toimia luotettavana ja asiantuntevana hallintokumppanina yhteisissä prosesseissa Maaseutuviraston perustamisajatuksen mukaisesti. Mavin tulee jatkaa henkilöstön aktiivista kehittämis- ja koulutustoimintaa sekä varmistaa toiminnan häiriötön jatkuminen myös henkilöstön vaihdosten yhteydessä. Mavin tulisi pyrkiä lisäämään henkilöstön pysyvyyttä.
5 4. Ministeriön omat toimenpiteet viraston tuloksellisuuden parantamiseksi Ministeriön maatalousosaston ja maaseutuviraston välille luodun säännöllisen johdon yhteistyöfoorumin toiminta on ollut edelleen aktiivista ja lisäksi on kehitetty muita yhteistyöhön liittyviä toimintatapoja. Edelleen on tärkeää pyrkiä vaikuttamaan siihen, että virasto pystyy toimimaan häiriöttömästi alueellistettuna virastona mm. järjestämällä yhteistyössä viraston kanssa henkilöstön perehdytystä. Maatalousosasto on määrittänyt Maaseutuviraston ohjauksen vastuutahot. Viraston ohjauksen koordinaatiota ministeriön sisällä kehitetään edelleen mm. ottaen huomioon, että viraston toiminta sisältää osa-alueita myös ministeriön muiden osastojen tehtäväalueilta. Lisäksi jatketaan ministeriön ja Mavin tehtäväjaon kehittämistä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten ohjauksessa ottaen huomioon MMM:n maatalousosaston sekä kala- ja riistaosaston, Eviran, sekä Mavin tehtävät. Ministeriö arvioi viraston toiminnan tuloksellisuutta sekä tilintarkastajien ja tämän kannanoton suositusten toteumaa yhdessä viraston kanssa syksyn tulosneuvotteluissa. Vuoden 2012 alusta toteutettuun kirjanpitoyksikköuudistukseen liittyen maa- ja metsätalousministeriö varmistaa omalta osaltaan, että tehtävien hoito järjestetään tuloksellisesti ja tarkoituksenmukaisesti itsenäiseksi kirjanpitoyksiköksi siirtyneessä Maaseutuvirastossa. Maa- ja metsätalousministeri Osastopäällikkö TIEDOKSI Valtiovarainministeriö Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiokonttori