BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE TUONTIREMBURSSIT JA -PERITTÄVÄT Danske Bank Trade Finance Danske Bank Oyj Rekisteröity kotipaikka ja osoite Helsinki, Hiililaiturinkuja 2, 00075 DANSKE BANK. Y-tunnus 1730744-7
SISÄLLYSLUETTELO 1. TUONTIREMBURSSI 2 TUONTIREMBURSSIHAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN 2 UUDEN VASTAPUOLEN PERUSTAMINEN 3 2. REMBURSSIN MUUTOS 12 3. REMBURSSEJA KOSKEVAT VIESTIT BUSINESS ONLINESSA 17 VIESTIT JA LUONNOKSET /SAAPUNEET VIESTIT 17 ILMOITUS AVATUSTA REMBURSSISTA TAI MUUTOKSESTA REMBURSSIIN 18 MAKSUERITTELY 22 ILMOITUS VIRHEELLISISTÄ ASIAKIRJOISTA 23 4. TUONTIPERITTÄVIEN VIESTIT BUSINESS ONLINESSA 24 VIESTIT JA LUONNOKSET/SAAPUNEET VIESTIT 24 MAKSUVALTUUTUS 24 MAKSUERITTELY 28 1
1. Tuontiremburssi Tuontiremburssihakemuksen täyttäminen Tuontiremburssihakemuksen (=toimeksianto) tekeminen aloitetaan valitsemalla ylävalikosta Uusi toimeksianto. Tämän jälkeen valitaan Uusi remburssi. 2
Toimeksiannon täyttämisen voit aloittaa usealla eri tavalla: täyttämällä tyhjän toimeksiantopohjan kopioimalla tekemäsi viimeisimmän toimeksiannon vastapuolen mukaan kopioimalla joko oman tai pankin viitteen mukaan valitun aikaisemman toimeksiannon Ennen kuin aloitat tuontiremburssin toimeksiannon täyttämisen, on hyvä varmistaa, että toimittaja/asiakas löytyy vastapuolirekisteristä. Uuden vastapuolen perustaminen Valitsemalla valikosta Vastapuolet näet listan kaikista jo tallennetuista vastapuolista (esim. omat toimittajat/myyjät/asiakkaat). Voit rajata hakua esimerkiksi maan mukaan. Valitsemalla Uusi vastapuoli, pääset luomaan uuden vastapuolen. 3
Uuden vastapuolen voit luoda myös valitsemalla Uusi vastapuoli remburssihakemuslomakkeelta. 4
Uutta vastapuolta luotaessa pakollisia kenttiä ovat kolme ensimmäistä: Vastapuolen lyhytnimi, Nimi-, osoite- ja maatiedot sekä Maa, joka valitaan pudotusvalikosta. Käytä isoja kirjaimia. Tämän lisäksi voit hakea vastapuolen pankkitiedot Danske Bankin kirjeenvaihtajapankkirekisteristä napsauttamalla Hae -näppäintä. Rekisteristä löytyvät kaikki pankin kirjeenvaihtajapankit. Voit myös kirjoittaa SWIFT -osoitteen suoraan sille varattuun kenttään, mikäli se on tiedossasi. On myös mahdollista kirjoittaa vain pankin nimi Pankki-kenttään. Jos vastapuolen pankki muuttuu, muista tehdä muutos vastapuolirekisteritietoihin. Toimeksiantolomakkeella pankkitietoja vaihtaessa tyhjennä aina ensin SWIFT -osoitekenttä ja kirjoita vasta sen jälkeen uusi SWIFT- osoite tai kirjoita pankin nimi Pankki kenttään. 5
Seuraavana esimerkki täytetystä toimeksiannosta. Pakolliset kentät on merkitty *-merkillä 6
7
Voit liittää toimeksiantoosi enintään 5 liitetiedostoa esim. proformalaskun tai standby remburssin ollessa kyseessä standbytekstin esim. wordmuodossa. Valitse ensin Dokumenttityyppi ja sen jälkeen Valitse näppäimellä tiedosto omasta hakemistostasi. Sallitut tiedostomuodot ovat doc, docx, pdf, xls ja xlsx. Valittavanasi on kolme tallennus/hyväksymisvaihtoehtoa: 1. Tallenna luonnoksena: Jos toimeksiannon täyttäminen jää kesken, voit tallentaa sen luonnoksena ja jatkaa tekemistä myöhemmin. Talletettu luonnos löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Luonnokset. Voit tallentaa luonnoksena myös toimeksiantopohjan, johon olet täydentänyt esim. tietyn asiakkaan tuontirembursseissa toistuvat tiedot ja käyttää sitä kopioimalla Luonnoksista seuraavaa toimeksiantoa tehtäessä. Toimeksiantosi tallentuu automaattisesti Luonnoksiin, jos toimeksiantoon ei kosketa puoleen tuntiin esimerkiksi keskeytyksen takia. Ruudulle tulee 25 minuutin kuluttua seuraavanlainen varoitus, jonka hyväksymällä istunto ei katkea. 8
2. Hyväksy nyt: Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yksin, lähtee toimeksianto pankkiin, kun valitset Hyväksy nyt ja annat nelinumeroisen salasanasi. Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yhdessä kollegasi kanssa, tallentuu toimeksianto Hyväksy nyt kohdasta tilaan 1. Hyväksyjä Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alle kollegasi hyväksyntää odottamaan. 3. Hyväksy myöhemmin: Jos haluat hyväksyä valmiin toimeksiantosi myöhempänä ajankohtana, tallenna toimeksianto Hyväksy myöhemmin kohdasta. Löydät toimeksiantosi Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alta tilasta Käsittelyssä ja voit hyväksyä sen Hyväksy painikkeella ja antamalla nelinumeroisen salasanasi. Ota huomioon myös, että voit käyttää vain SWIFT: in sallimia merkkejä. Kielletyt merkit ovat: å ä ö % & \ [ ] @ ; * á è ë ô ~ <> # $ = _ sekä - (väliviiva ) rivin alussa Jos jokin pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä tai on käytetty kiellettyä merkkiä, ilmoittaa järjestelmä siitä hyväksyttäessä/tallennettaessa luonnoksena vasemmassa yläkulmassa sekä alareunassa näkyvänä tekstinä Virhe. Sen lisäksi näkyy punaisella selitys virheestä siinä kohdassa lomaketta missä virhe esiintyy. 9
Valittuasi Hyväksy nyt, pyytää järjestelmä vahvistamaan toimeksiannon. Kirjoita 4-numeroinen salasanasi, joka on sama kuin sisään kirjautuessa käyttämäsi. Lisättyäsi salasanan ja napsautettuasi Jatka -painiketta, lähtee toimeksianto Danske Bankin Trade Finance yksikköön käsiteltäväksi. Lähettämäsi toimeksianto löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Lähteneet nimellä Remburssihakemus. Kun Trade Finance yksikkö on käsitellyt toimeksiannon, tulee siitä vahvistus Viestit ja luonnokset/saapuneet otsakkeen alle nimellä Avaus, remburssi. 10
Toimeksiantoosi tallentuu hyväksyjien nimet ja ajankohdat. 11
2. Remburssin muutos Jo olemassa olevaan tuontiremburssiin voit tehdä muutostoimeksiannon valitsemalla Uusi toimeksianto ja sen jälkeen Muutos. Muutoksen voit tehdä remburssiin, jonka Trade Finance yksikkö on käsitellyt. 12
Muutosta tehdessäsi voit hakea toimeksiannon joko pankin viitteellä tai Omalla viitteellä. 13
Seuraavana esimerkki täytetystä muutostoimeksiannosta Huom! Summan muutoksissa voit syöttää joko muutoksen määrän (korotus tai pienennys) tai uuden remburssin määrän muutoksen jälkeen. 14
Voit liittää toimeksiantoosi enintään 5 liitetiedostoa. Valitse ensin Dokumenttityyppi ja sen jälkeen Valitse näppäimellä tiedosto omasta hakemistostasi. Sallitut tiedostomuodot ovat doc, docx, pdf, xls ja xlsx. Valittavanasi on kolme tallennus/hyväksymisvaihtoehtoa: 1. Tallenna luonnoksena: Jos toimeksiannon täyttäminen jää kesken, voit tallentaa sen luonnoksena ja jatkaa tekemistä myöhemmin. Talletettu luonnos löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Luonnokset. Toimeksiantosi tallentuu automaattisesti Luonnoksiin, jos toimeksiantoon ei kosketa puoleen tuntiin esimerkiksi keskeytyksen takia. Ruudulle tulee 25 minuutin kuluttua seuraavanlainen varoitus, jonka hyväksymällä istunto ei katkea. 15
2. Hyväksy nyt: Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yksin, lähtee muutostoimeksianto pankkiin, kun valitset Hyväksy nyt. Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yhdessä kollegasi kanssa, tallentuu toimeksianto Hyväksy nyt kohdasta tilaan 1. Hyväksyjä Viestit ja luonnokset/hyväksymistä odottavat otsakkeen alle kollegasi hyväksyntää odottamaan. 3. Hyväksy myöhemmin: Jos haluat hyväksyä valmiin toimeksiantosi myöhempänä ajankohtana, tallenna toimeksianto Hyväksy myöhemmin kohdasta. Löydät toimeksiantosi valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Hyväksymistä odottavat tilasta Käsittelyssä ja voit hyväksyä sen Hyväksy painikkeella ja antamalla salasanasi. Valittuasi Hyväksy nyt, pyytää järjestelmä vahvistamaan toimeksiannon. Kirjoita 4-numeroinen salasanasi, joka on sama kuin sisään kirjautuessa käyttämäsi. Lisää salasanasi ja napsauta Jatka ja muutostoimeksiantosi lähtee Danske Bankin Trade Finance yksikköön käsiteltäväksi. Lähettämäsi toimeksianto löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Lähteneet nimellä Muutos. Kun Trade Finance yksikkö on käsitellyt toimeksiannon, tulee siitä vahvistus Viestit ja luonnokset/saapuneet otsakkeen alle nimellä Muutos remburssiin. 16
3. Rembursseja koskevat viestit Business Onlinessa Viestit ja luonnokset /Saapuneet viestit 17
Ilmoitus avatusta remburssista tai muutoksesta remburssiin Kun Danske Bank on avannut remburssin tai tehnyt muutoksen remburssiin toimeksiantosi mukaisesti, voit käydä lukemassa ja tulostamassa ilmoituksen avauksesta (Avaus, remburssi ja Copy of MT700 Issuance of Documentary Credit) tai muutoksesta (Muutos, remburssi) SWIFT - sanomineen Saapuneet otsikon alta. Copy of MT700 sisältää pelkän avaussanoman. Voit rajata hakua aikavälin mukaan. Oletuksena on kahden viikon aikaväli laskien kuluvasta päivästä. Voit rajata viestit myös Luettuihin ja Lukemattomiin. Jos viesti on avattu, saat nuolta napsauttamalla esille vaihtoehdon Muuta tilaan Lukematta ja jos viesti on lukematon saat esille vaihtoehdon Muuta tilaan Luettu ja voit muuttaa tilan halutessasi. Tämä on kätevää tilanteessa jos esimerkiksi avaat vahingossa viestin. Jos haluat lähettää viestin edelleen sähköpostitse, esim. pelkän kopion avaussanomasta (Copy of MT700 Issuance of Documentary Credit), napsauta Lähetä edelleen painiketta. Viesti lähtee Trade Finance asetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. 18
19
Copy of MT700 Issuance of Documentary Credit 20
21
Maksuerittely Maksuerittelyssä näkyvät osatoimituksen/remburssin määrä ja Danske Bankin veloittamat palkkiot. Viesti tulee Saapuneet otsakkeen alle nimellä Maksu, remburssi. 22
Ilmoitus virheellisistä asiakirjoista Ilmoitus virheellisistä asiakirjoista tulee Saapuneet otsakkeen alle otsikolla Vapaa viesti. Virheelliset asiakirjat hyväksytään tai hylätään lähettämällä pankkiin Vapaa viesti. Kirjoita viestiin osatoimituksen määrä, veloitustili ja veloituspäivä sekä yhteystietosi. Napsauttamalla Pankin viitettä (linkki) viestin yläosassa, pääset suoraan remburssin tietoihin ja voit sieltä valita Vapaa viesti. Voit lähettää vapaan viestin myös valitsemalla Trade Finance päävalikolta Uusi toimeksianto ja tuontiremburssin Vapaa viesti. 23
4. Tuontiperittävien viestit Business Onlinessa Viestit ja Luonnokset/Saapuneet viestit Maksuvaltuutus Danske Bank lähettää saapuneista tuontiperittävistä Business Onlineen maksuvaltuutuspyynnön. Maksuvaltuutuspyyntö tulee Viestit ja luonnokset/saapuneet otsakkeen alle tilassa Voi vastata. Napsauta Voi vastata linkkiä kun annat maksuvaltuutuksen veloittaa tililtäsi perittävän määrän ja palkkiot. Jos haet tietyn perittävän maksuvaltuutusta, voit rajata hakua aikavälin mukaan. Oletuksena on kahden viikon aikaväli kuluvasta päivästä laskien. Voit rajata viestit myös Luettuihin ja Lukemattomiin. Jos viesti on avattu, saat nuolta napsauttamalla esille vaihtoehdon Muuta tilaan Lukematta ja jos viesti on lukematon saat esille vaihtoehdon Muuta tilaan Luettu ja voit muuttaa tilan halutessasi. Tämä on kätevää tilanteessa jos esimerkiksi avaat vahingossa viestin. Jos haluat lähettää viestin edelleen sähköpostitse, napsauta Lähetä edelleen painiketta. Viesti lähtee Trade Finance asetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. 24
25
Merkitse kuka maksaa palkkiot ja mahdolliset korot. Lisäksi valitse tili, jolta perittävän määrä ja palkkiot veloitetaan sekä lisää veloituspäivä (arvolla). Jos haluat että palkkiot veloitetaan erikseen perittävän määrästä, valitse tilinumero Trade Finance palkkiot veloitetaan erikseen tililtä nro: - kenttään. Voit kirjoittaa tilin myös kenttään Muu tili, jos sitä ei löydy pudotusvalikolta. Kirjoita tilinumero IBANmuotoisena joko muodossa FI32 8000 1212 3456 78 tai yhteen kirjoitettuna FI3280001212345678 (18 merkkiä). Maksuvaltuutus lähtee pankkiin käsiteltäväksi Trade Finance yksikköön kun napsautat Lähetä painiketta ja annat sen jälkeen 4-numeroisen salasanasi ja Jatka. 26
Lähettämäsi maksuvaltuutuksen tila muuttuu Voi vastata tilasta Vastattu tilaksi. Maksuvaltuutus säilyy avattuna ja Vastattu tilassa Saapuneet otsakkeen alla ja on milloin tahansa sieltä haettavissa viitettä tai aikaväliä hakukriteerinä käyttäen. 27
Maksuerittely Danske Bank lähettää Business Onlineen maksuerittelyn veloitettuaan perittävän määrän ja palkkiot tililtänne maksuvaltuutuksenne mukaisesti. Maksuerittely tulee Viestit ja luonnokset/saapuneet otsakkeen alle. Jos haet tietyn perittävän maksuerittelyä, voit rajata hakua aikavälin mukaan. Oletuksena on kahden viikon aikaväli kuluvasta päivästä laskien. Voit rajata viestit myös Luettuihin ja Lukemattomiin. Jos viesti on avattu, saat nuolta napsauttamalla esille vaihtoehdon Muuta tilaan Lukematta ja jos viesti on lukematon saat esille vaihtoehdon Muuta tilaan Luettu ja voit muuttaa tilan halutessasi. Tämä on kätevää tilanteessa jos esimerkiksi avaat vahingossa viestin. Jos haluat lähettää viestin edelleen sähköpostitse, napsauta Lähetä edelleen painiketta. Viesti lähtee Trade Finance asetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. 28