1 (5 ) TEOLLISTEN ELINTARVIKKEIDEN, PAKASTETTUJEN MARJOJEN, VIHANNESTEN, KALOJEN JA LEIPOMOVALMISTEIDEN YHTEISHANKINTA Hankintailmoitus Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 2.11.2012 sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi Hankinnan kohde Sopimuskausi Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin hankintakeskuksen ja Helsingin Konsernihankinta Oy: n 2.11.2012 päivättyyn tarjouspyyntöön H063-12,HEL 2012-013628 koskien Helsingin kaupungin Palmian ja säätiöiden tarvitsemia elintarvikkeita. Toimituspisteitä on 70. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta sopimuksen allekirjoittamispäivästä lukien. Sopimusta voidaan jatkaa varsinaisen sopimuskauden jälkeen yhdellä optiovuodella. Päätöksen optiovuoden käytöstä tekee tilaaja viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Saapuneita tarjouksia Hankintaohjelma 1 16 Hankintaohjelma 2 5 Hankintaohjelma 3 3 Hankinnan arvo Hankinnan kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiovuosi mukaan lukien ilman arvonlisäveroa on n. 38 miljoonaa euroa. Hankintamenettely EU- kynnysarvon ylittävä avoin hankintamenettely. Tarjoajien kelpoisuuden tarkastaminen Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Kaikki muut tarjoajat täyttivät vähimmäisvaatimukset paitsi Suomen Iglu Oy. Hylätyt tarjoukset Kilpailutus suoritettiin Cloudia- sähköisen hankintajärjestelmän kautta. Suomen Iglu Oy:n tarjous tuli sähköpostitse. Tarjouksessa oli pelkästään hintatiedot ja siitä puuttuivat vastaukset tekniseen suorituskykyyn, toimituksiin, tarjoajan tuotteisiin liittyviin vaatimuksiin ja kaupallisiin ehtoihin. Edellämainituista syistä johtuen Suomen Iglu Oy:n hylätään. Yleistä Hankintaesitystä valmistelleisiin kokouksiin osallistuivat hankintakes-
2 (5 ) kuksen edustajien lisäksi Palmian tuotekehitysyksikkö ja Catering yksikön johtaja. Tuotteet on vertailtu yksikkö- ja kokonaishankintahinnoin hankintaohjelmissa mainituista tuotteista. Kokonaisvertailuihin on huomioitu tuotteet, joista on ilmoitettu kulutusarvio ja jotka täyttävät vaatimuksemme.. Tuotteita testattiin Palmian tuotekehitysyksikön toimesta. Mikäli tarjoaja ei tarjoa vaatimukset täyttäviä tuotteita riveille, kyseisiä rivejä käsitellään tarjousvertailussa tyhjinä riveinä. Tuotekorin rivit on painotettu toisiinsa nähden tarjottujen hintojen suhteessa. Tyhjästä rivistä tarjoaja ei saa vertailupisteitä. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Hankintaohjelma 1, Catering Pakkala Hankintojen valintaperusteena on vaatimukset täyttävät tuotteet seuraavien valintaperusteiden mukaan: Hinnan painoarvo 100 % Raaka- ainetoimitukset Catering Pakkalan tehtaalle tapahtuvat pääosin teollisuudelta tai raaka-aineiden käsittelijöiltä suurina kertatoimituksina, täysinä kuormalavoina, teollisiin suurpakkauksiin pakattuina. Hankintaohjelmassa on erikseen mainittu ne numeroidut ryhmät ( 1-16 ), joista tehtiin jokaisesta ryhmästä oma vertailu ja yksi eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja valittiin. Muissa tuotteissa valittiin positioittain hinnaltaan edullisin soveltuva tuote. Tuotteille asetettuja laatuvaatimuksia tarkennettiin entisestään mm. asettamalla vihannes ja kalapakasteille tarkempia pala- ja suikalekokovaatimuksia ja korostamalla tuotteiden pakkauskokovaatimuksia, koska kyseessähän on tehdasmaisesti toimiva yksikkö. Elintarvikkeiden tulee olla GMO- vapaita ja ne eivät sisällä muuntogeenisiä ainesosia. Elintarvikkeet eivät saa sisältää lisättyä natriumglutamaattia. Tuotteita jouduttiin hylkäämään mm. seuraavien perusteiden takia: väärä tuote ( tarjottu tuote ei täyttänyt tarjouspyynnössä ilmoitettuja vaatimuksia), pakkauskoko liian pieni, vihannespakasteissa väärät sekoitussuhteet, suoritetuissa testeissä laatu ei soveltunut käyttöömme.
3 (5 ). Perustelut tuotteen hylkäämiseen löytyy tuotteen kohdalta kommentein. Eniten vertailupisteitä saivat seuraavat toimittajat:. Tuoteryhmä 1 Tuoteryhmät 2, 10, 12 ja 13 Tuoteryhmät 3,4 ja 5 ja positiot 128,132,141 ja 142 Tuoteryhmät 8,9 ja 11 Tuoteryhmä 6 Tuoteryhmä 7 Tuoteryhmät 14 ja 15 ja positiot 129,134 ja 137 Tuoteryhmä 16 ja positiot 127, 138, 139 ja 140 Positio 144 Positio 131 Heinon Tukku Oy Kespro Oy Lihel Oy Snellman Trading Oy Valio Oy Munakunta Prominent Food GMP Oy Maustepalvelu Oy Brännskata Fiskare Maatalousyhtymä Lausti Ville ja Kalle Hankintaohjelma 1 sopimuskauden kokonaisarvo on noin 4,2 milj. alv 0%. Hankintaohjelma 2 Muut toimipisteet Hankintojen valintaperusteena on vaatimukset täyttävät tuotteet seuraavien valintaperusteiden mukaan: Hinnan painoarvo 100 % Toimipisteitä on yhteensä 70 ja toimitusten määräksi on arvioitu 20.000 sopimuskauden aikana. Tarjouksen tekijän on tarjottava tuotteita vähintään 650 positioon ja jos tarjottuja positioita on vähemmän, tarjous hylätään. Oy Roberts Ab tarjosi vain muutamaan positioon, jolloin emme voineet ottaa heitä lopulliseen vertailuun mukaan. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi eniten vertailupisteitä saanut toimittaja.
4 (5 ) Laatuvaatimuksia tarkennettiin samoissa tuoteryhmissä kuin hankintaohjelma 1:ssä. Niissä tarjouspyynnön tuotteissa, jotka eivät saa sisältää kauraa, vehnätärkkelystä, hernettä, selleriä, soijaa, laktoosia, eläinperäisiä ainesosia ja määriteltyjä lisäaineita ilmenee tuote/tuoteryhmäkohtaisesti tarkemmin hankintaohjelmassa. Vertailtavia positioita on noin 700 ja hankintaohjelma 2 sopimuskauden kokonaisarvo on noin 31 milj. alv 0%. Tuotteita jouduttiin hylkäämään mm. seuraavien perusteiden takia: väärä tuote ( tarjottu tuote ei täyttänyt tarjouspyynnössä ilmoitettuja vaatimuksia), pakkauskoko liian pieni tai iso, vihannespakasteissa väärät sekoitussuhteet, suoritetuissa testeissä laatu ei soveltunut käyttöömme, pyydettyä näytettä ei toimitettu tuotetestaukseen..perusteet tuotteen hylkäämiseen ilmenee tuotteen kohdalla kommentein. Pakkauksien hylkäämisen perustelut löytyvät tarkemmin muistion liitteenä. Merkittävin tuoteryhmä, jossa jouduimme hylkäämään tuotteita oli kahvi. Meira Nova Oy on tarjonnut positioihin 714, 715,716,719 ja 720 Melna merkkistä kahvimerkkiä, jonka laadusta ei ole kokemuksia.. Pyysimme näytteet tuotteen soveltuvuuden varmistamiseksi käyttöömme, mutta saamamme kahvinäytteet eivät vastanneet tarjottuja tuotteita vaan olivat eri tuotteita kuin Meira Novan tarjouksessa.. Tällä perusteella jouduimme hylkäämään edellä mainitut Melna kahvit. Palmia henkilöstöravintoloiden käytössä oleva kahvi on reilunkaupan ja luomukriteerit täyttävä kahvi. Positioihin 721, 722 ja 723 tuli tarjota reilu- ja luomukahvia. Meira Nova Oy, Kespro Oy ja Heinon Tukku Oy ovat tarjonneet edellä mainittuihin positioihin Meiran Reilu kahvia, joka täyttää reilun kaupan kriteerit, mutta ei täytä luomutuotteelle asetettuja kriteereitä. Hylkäämisen perustelu: tarjouspyynnössä edellytettiin, että tuotteet ovat luomua. Tarjotut tuotteet eivät täytä EU:n luomuasetuksessa ( Neuvoston asetus (EY) N:o 834/2007 myöhempine muutoksineen ) luomutuotteelle asetettuja vaatimuksia. Eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja on Wihuri Oy Aarnio. Hankintaohjelma 3 Kirjolohi, lohi ja muut kalapakasteet Kaikki toimipisteet. Hankintaohjelma koostuu erilaisista kirjolohituotteista ja muista lähialueilla kasvavista kalalajikkeista. Eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja on Kalaset Oy.
5 (5 ) Sopimuskauden kokonaisarvo on n. 2.6 milj. alv 0% HELSINGIN KAUPUNGIN HANKINTAKESKUS Ulf Wiren hankintapäällikkö Reima Kettumäki palvelupäällikkö LIITTEET Avauspöytäkirja Vertailutaulukot hankintaohjelma 1, 2 ja 3 Selvitys pakkauskoon merkityksestä vertailussa