Järjestö: Kansalaisareena ry yhteistyökumppaneineen toukokuu 2015 VALIKKOVERKOSTOT vapaaehtoistyötä varten - yhteistyötä kolmannen sektorin ja kuntien ytimessä Kohdennettu (Ak) -toiminta-avustushakemus (uusi) Hakemuksesta vastaavat yhteyshenkilöt: suunnittelija Pinja Nieminen ja toiminnanjohtaja Anitta Raitanen Taloudesta vastaava henkilö: toiminnanjohtaja Anitta Raitanen Toteutuspaikkakunta tai -alue: Alueellinen: Espoo, Helsinki, Hyvinkää, Jyväskylä, Keski-Uusimaa, Kokkola, Lahti, Meri-Lappi, Pori, Salo, Tampere, Turku Alkamisajankohta: 1.1.2016 1
Avustuksen käyttötarkoitus Tavoitteena on vapaaehtoistoiminnan laadun ja saatavuuden parantaminen kehittämällä vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden yhteistyöverkostojen eli niin kutsuttujen valikkoverkostojen toimintaa. Valikkoverkostot ovat alueellisia vapaaehtoistoiminnan kehittämisverkostoja eri puolella Suomea. Jokaiseen verkostoon kuuluu noin 5 50 kyseisen alueen vapaaehtoistoiminnan koordinaattoria eri organisaatioista. Suurin osa työskentelee sosiaalialalla järjestöissä ja kunnissa, mutta mukana on myös muiden sektoreiden (eläinoikeus, kulttuuri, ympäristö ja niin edelleen) koordinaattoreita. Toiminnan tai hankkeen nimi Valikkoverkostot vapaaehtoistyötä varten - yhteistyötä kolmannen sektorin ja kuntien ytimessä Toiminnan alkamisajankohta 1.1.2016 Toiminnan maantieteellinen alue Toiminta-alue: Alueellinen: Espoo, Helsinki, Hyvinkää, Jyväskylä, Keski-Uusimaa, Kokkola, Lahti, Meri-Lappi, Salo, Pori, Tampere ja Turku Toiminnan tarve ja miten tarve on selvitetty Valikkotoiminnan tarkoituksena on valikkoverkoston valtakunnallisen toimintasuunnitelman mukaan: Verkostoituminen: hyvien käytäntöjen ja mallien jakaminen, yhteinen ongelmanratkaisu, vapaaehtoistoiminnan kehittäminen Vertaistuen antaminen ja saaminen: usein yhteisöissä on vain yksi vapaaehtoistoiminnan koordinaattori, joten mahdollisuus kollegiaalisuuteen paranee valikkoverkoston kautta. Yhteiskunnallinen vaikuttaminen: vaikuttaminen lainsäädäntöön ja muuhun vapaaehtoistoimintaa koskevaan päätöksentekoon Tiedon ja informaation jakaminen, vapaaehtoistoiminnan markkinointi ja vapaaehtoistoiminnan arvostuksen nostaminen ja ymmärryksen lisääminen Ensimmäinen valikkoverkosto on perustettu Helsinkiin vuonna 2002, ja kaikkiaan ryhmiä on perustettu parikymmentä. Kansalaisareena on fasilitoinut valikkoverkostoja ylläpitämällä valikkoverkostojen sähköpostilistoja ja internet-sivuja ja jakamalla tietoa näiden sekä sosiaalisen median avulla; viestimällä suoraan alueellisissa verkostoissa toimivien kanssa, järjestämällä koulutuksellisia miniseminaareja (vuonna 2015 Miniseminaari vapaaehtoistoiminnan trendeistä ja uusista tuulista sekä Miniseminaari vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuudesta) sekä järjestämällä vuosittaisen valtakunnallisen seminaarin yhdessä yhden alueellisen valikkoverkoston kanssa. Osa 2
valikkotoiminnan miniseminaareista on järjestetty eduskunnassa yhdessä Eduskunnan vapaaehtoistoiminnan tukiryhmän kanssa. Kehittämisen tarvetta on selvitetty erityisesti vuonna 2014 toteutetussa kyselyssä. Kyselyyn vastasi yhteensä 29 koordinaattoria, jotka edustivat yhteensä kymmentä valikkoverkostoa. Suurin osa kyselyyn vastanneista halusi lisätä valikkoverkostojen välistä yhteistyötä seuraavissa asioissa: tiedotus- ja markkinointiyhteistyö, edunvalvonta- ja vaikuttamistoiminta, koulutus, vapaaehtoistoiminnan laadun ja arvioinnin kehitys, hyvien käytäntöjen kehittäminen, vapaaehtoistoiminnan strategian kehittäminen, vapaaehtoistoiminnan välitystoiminnan kehittäminen. Kansalaisareenalta tukea toivottiin erityisesti vapaaehtoistoiminnan alueelliseen ja sisällölliseen kehittämiseen, tiedottamiseen ja markkinointiin sekä kuntien ja järjestöjen välisen yhteistyön kehittämiseen. (Liite: Kysely valikkotoiminnan kehittämisestä) Marika Aro teki Humanistisessa ammattikorkeakoulussa (Humak) Kansalaisareenalle vuonna 2012 opinnäytetyön, jonka tavoitteena oli selvittää valikkoverkostoon kuuluvien vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden osaamisen nykytilaa ja tulevaisuuden osaamistarpeita vapaaehtoistoiminnan johtamisen näkökulmasta. Tuloksista ilmeni, että vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreista 40 prosenttia koki tarvitsevansa erittäin paljon lisää johtamisosaamista oman ammattitaidon kehittämiseksi. Noin 70 prosenttia toimi itsenäisesti ilman työtiimiä ja 30 prosenttia teki koordinaattorin tehtäviä toisen tehtävän ohessa. Osaamisen kirjavuus ja tarpeellisten resurssien hajanaisuus suhteessa tulevaisuuden osaamistarpeisiin sisälsi monisyisiä jännitteitä. Selvityksen mukaan johtamisosaamista tukevaa koulutusta tarvitaan kipeästi lisää. Tuentarpeet ovat suuria ja nimenomaan Kansalaisareenaan kohdistuvia. Suomessa ei ole muuta valtakunnallista organisaatiota, joka voisi vastata tähän verkostojen tuentarpeeseen ja valikkotoiminta on ollut Kansalaisareenan sisällöllistä ydintoimintaa. Kansalaisareenan toiminnan monipuolistuessa yleisavustuksella ei pystytä kattamaan sisällöllisen toiminnan kuluja, jolloin valikkotoiminnan jatkaminen ja kehittäminen vaatii omaa kohdennettua panostustaan ja rahoitustaan. Tämän hakemuksen mukainen toiminta on aivan merkittävästi nykymuotoista valikkotoimintaa laajempaa. Tarkoituksena on ak-rahoituksen turvin aloittaa vapaaehtoistoiminnan tehokas alueellinen kehittämistyö ja levittää alueellisen työn tulokset koko Suomeen. Verkostojen välistä yhteistyötä kehittämällä on mahdollista luoda yleiset rekrytointi-, koulutus- ja kehittämismallit vapaaehtoistoimintaan sekä kehittää vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden koulutusta ja työnohjausta, sekä luoda yhteistä suomalaista vapaaehtoistoiminnan rakennetta ja uusia puitteita kuntien ja järjestöjen väliselle yhteistyölle. Toiminnan tavoitteet Päätavoite: Tavoitteena on kehittää vapaaehtoistoiminnan laatua ja saavutettavuutta paikallisesti ja valtakunnallisesti kehittämällä valikkoverkostojen osaamista ja verkostojen välistä yhteistyötä sekä osaamisen jakamista. Alatavoite 1: Kehittää vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden ammatillista osaamista 3
Alatavoite 2: Kehittää yhteistä ymmärrystä siitä, mitä on laadukas vapaaehtoistoiminta Alatavoite 3: Kehittää kolmannen sektorin ja kuntien yhteistyötä alueellisella tasolla Alatavoite 4: Tehostaa vapaaehtoistoiminnan paikallista ja valtakunnallista viestintää sekä lisätä vapaaehtoistoiminnan arvostusta RAY:n avustustoiminnan linjausten mukaisia vapaaehtoistoiminnan sisältöjä ovat esimerkiksi seuraavat: rekrytointi; koulutus, soveltuvuuden arviointi, tehtäviin opastaminen; resurssien kehittäminen ja rahoituksen hankinnan kehittäminen; suunnittelu, turvallisuuden ja riskien hallinta; työnohjaus, jaksamisesta huolehtiminen, virkistys, henkilökohtainen kannustava ohjaus ja toimijoiden tukeminen; jatkuvuudesta huolehtiminen; verkostoihin kannustaminen; ohjaus, johtaminen, toiminnan arviointi ja koordinointi (RAY:n ohje vapaaehtoistoiminnan avustamisesta 2015). Englannissa (Volunteering England) vapaaehtoistyön laatua tarkastellaan erityisesti seuraavilla alueilla: 1) Vapaaehtoistoiminnan välityspalvelu 2) Vapaaehtoistoiminnan markkinointi 3) Vapaaehtoistoiminnan hyvät käytännöt 4) Vapaaehtoistoiminnan toimintaedellytykset 5) Poliittinen vaikuttaminen ja kampanjointi vapaaehtoistoiminnassa sekä 6) Vapaaehtoistoiminnan strateginen kehittäminen. Nämä alueet ovat niitä, joita valikkotoiminnassa niin alueellisella kuin valtakunnallisellakin tasolla kehitetään. Ak-avustuksen kohdennetut resurssit mahdollistavat tavoitteellisen kehittämistyön ja alueellisten valikkoryhmien toiminnan tehostamisen. Mikäli avustusta ei saada, alueellisten ryhmien tukemisesta joudutaan todennäköisesti kokonaan luopumaan. Toiminnan kohderyhmät Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorit ja koordinaattoreiden valikkoverkostot: verkostoissa on yhteensä useita satoja vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreita ympäri Suomen. Koordinaattoreista suurin osa työskentelee RAY-rahoitteisissa järjestöissä, mutta mukana on myös kuntien, seurakuntien ja muiden järjestösektorien työntekijöitä. Vapaaehtoiset ja potentiaaliset vapaaehtoiset: valikkotoiminnan tarkoitus on vapaaehtoistyön laadun ja saatavuuden kehittäminen. Vahvistuva vapaaehtoistoiminnan kenttä hyödyttää sekä nyt mukana olevia vapaaehtoisia että lisää kiinnostusta vapaaehtoistoimintaa kohtaan ja edesauttaa vapaaehtoisten rekrytointia järjestöihin. Vapaaehtoistoiminnassa on nyt mukana 1,4 miljoonaa suomalaista keskimäärin 18 tuntia kuukaudessa. Niistä, jotka eivät osallistu tällä hetkellä vapaaehtoistoimintaan 53 prosenttia olisi halukas osallistumaan, jos joku kysyisi. 4
(Kansalaisareenan, HelsinkiMission ja Kirkkohallituksen Taloustutkimuksella teettämä tutkimus 3/2015). Toiminnan sisältö ja toteutus Suurin hyöty valikkotoiminnasta saadaan siten, että alueelliset verkostot erikoistuvat tiettyjen aihealueiden kehittämiseen ja jakavat keskenään kerättyä tietoa sekä tekevät päätöksiä hyvistä käytänteistä ja toimintamalleista. Ak-rahoituksella tällainen verkostokehittäminen tulee mahdolliseksi. Kaikki valikkotoiminnassa kehitetty osaaminen ja tieto jaetaan myös vapaaehtoistoiminnan kentälle laajemminkin. Jokaisen aiesopimuksen jättäneen verkoston kanssa on keväällä 2015 käyty läpi, mitkä asiat vaativat juuri heidän alueellaan kehittämistä. Tämän työskentelyn seurauksena alustava kehittämisaluejako on alla olevan kaltainen. Kuntayhteistyö on todennäköisesti asia, mihin kaikki verkostot pureutuvat jollain tapaa. Kuntien ja järjestöjen välinen toiminta on niin olennainen osa valikkoverkostojen toimintaa. Alkuvuodesta 2016 järjestetään verkostokehittämisen starttiseminaari verkostojen puheenjohtajien kanssa ja tehdään lopulliset päätökset jokaisen verkoston kehittämisalueista. Vapaaehtoisten peruskoulutus: Helsingin valikkoverkosto vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi: Helsingin valikkoverkosto, Lahden vapaaehtoistoiminnan verkosto, Meri-Lapin valikkoverkosto, Kokkolan valikkoverkosto, Hyvinkään valikkoverkosto, Espoon valikkoverkosto vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin prosessit (rekrytointi, ylläpito, kiittäminen ja työnohjaus): Helsingin valikkoverkosto, Tampereen valikkoverkosto, Salon valikkoverkosto, Turun valikkoverkosto, Kokkolan valikkoverkosto, Jyväskylän valikkoverkosto, Hyvinkään valikkoverkosto, Keski-Uudenmaan valikkoverkosto kuntayhteistyö: Keski-Uudenmaan valikkoverkosto, Turun valikkoverkosto, Lahden vapaaehtoistoiminnan verkosto, Hyvinkään valikkoverkosto ammatillisen ja vapaaehtoistyön rajapinta: Helsingin valikkoverkosto, Tampereen valikkoverkosto, Porin valikko-verkosto vapaaehtoistyön yhteiset pelisäännöt, riskien hallinta: Espoon valikkoverkosto, Kokkolan valikkoverkosto yritysyhteistyö: Helsingin valikkoverkosto, Meri-Lapin valikkoverkosto, Porin valikkoverkosto, Espoon valikkoverkosto, Hyvinkään valikkoverkosto vapaaehtoistoiminnan varainhankinta: Turun valikkoverkosto, Keski- Uudenmaan valikkoverkosto 5
oppilaitosyhteistyö ja vapaaehtoistyön opinnallistaminen: Salon valikkoverkosto, Espoon valikkoverkosto, Lahden valikkoverkosto työyhteisöjen vapaaehtoistoiminta: Meri-Lapin valikkoverkosto, Kokkolan valikkoverkosto vapaaehtoistoiminnan tiedotus ja markkinointi: Keski-Uudenmaan valikkoverkosto, Salon valikkoverkosto, Lahden vapaaehtoistoiminnan verkosto valikkotoiminnan yleinen kehittäminen, verkostokehittäminen: Tampereen valikkoverkosto Vapaaehtoisten identiteetin kehittäminen, vapaaehtoisten itsensä johtamisen kehittäminen: Jyväskylän valikkoverkosto Valikkotoiminnan koordinaattori Kansalaisareenassa vastaa kehittämistyön alueellisesta käynnistymisestä yhteistyössä alueellisten valikkoverkostojen puheenjohtajien kanssa. Toiminnan käytännön toteutuksessa avustavat hankkeessa osa-aikainen viestinnän ja tapahtumatuotannon asiantuntija (viestintäsuunnittelija) sekä osa-aikainen arvioinnin asiantuntija. Jokainen alueellinen ryhmä kokoontuu kehittämiskokouksiin 6 8 kertaa vuodessa. Valtakunnallisia seminaareja järjestetään kaksi vuodessa. Säännöllinen keskustelu käydään oppimisympäristö Moodlessa, Innokylässä tai vastaavassa, missä myös kehitetään työn alla olevia materiaaleja ja malleja. Valtakunnallisissa seminaareissa käsitellään kehittämisteemoja koko Suomen koordinaattoreiden voimin. Jokaisen teeman kehitystyö päättyy valtakunnallisen seminaarin järjestämiseen aiheesta ja kirjalliseen materiaaliin teemasta. Kehittämistyön aikana syntyneitä hyviä käytäntöjä ja malleja muokataan valitussa oppimisympäristössä ja materiaalin valmistuessa se viedään valikkoverkoston internet-sivuille osoitteeseen www.kansalaisareena.fi/valikko Kehittämistyötä testataan ja arvioidaan jatkuvasti. Esimerkiksi vapaaehtoistoiminnan tiedotuksen ja markkinoinnin kehittämistyötä testataan ja hyödynnetään vapaaehtoistoiminnan valtakunnallisten viestintäkampanjoiden (Liikuta minua, Vuoden vapaaehtoinen ja Vapaaehtoisten päivä) yhteydessä sekä alueellisten Vapaaehtoistoiminnan messujen markkinoinnissa. Kehitettyjä toimintamalleja ja hyviä käytäntöjä välitetään niin valikkoverkostoissa kuin laajemmin vapaaehtoistoiminnan kentällä. Tulokset ja vaikutukset Tuloksia vapaaehtoistoiminnan verkostojen ja vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden toimintaan Verkostojen ja verkostoihin kuuluvien koordinaattorien osaaminen on vahvistunut Yhteistyö verkostojen välillä on vakiintunut 6
Verkostoissa tehty kehittämistyö ei jää vain kyseisen verkoston käyttöön, vaan se jaetaan valtakunnallisesti Verkostot toimivat oppivan organisaation periaattein, vapaaehtoistoiminnan kehittämistyö on jatkuvaa, pitkäjänteistä ja osaamisen jakamiseen perustuvaa Verkostojen yhteistyö julkisen sektorin ja yritysten kanssa on lisääntynyt ja helpottunut keskinäisen tutustumisen ja yhteisten määrittelyjen kautta Eri sektoreiden vapaaehtoisten ja julkisen sektorin välinen yhteistyö on vakiintunut Verkostot ovat laajentuneet ja monimuotoistuneet On syntynyt uusia kumppanuuksia sekä alueelliselle tasolle että valtakunnalliselle tasolle Kuntien ja järjestöjen välinen yhteistyö on tiivistynyt ja sille on syntynyt rakenteita Vapaaehtoistoiminta ja vapaaehtoislähtöisyys ovat ankkuroituneet toimintaperiaatteiksi Toiminta on tasalaatuisempaa ja henkilökunnan ammattitaito on kasvanut Vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden toimenkuva on selkeytynyt edelleen ja asiantuntevuus lisääntynyt Vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreille on tarjolla korkeatasoista ammatillista koulutusta aiempaa enemmän Yhteistyö oppilaitosten kanssa on vakiintunut Yhteistyön toimintamallit ja kehittäminen ovat läpinäkyviä Vapaaehtoistoiminnan arviointityökalu ohjaa toimintaa Yhteiset pelisäännöt vapaaehtoistyössä on määritelty Ammattityön ja vapaaehtoistyön rajapintoihin liittyvä määrittely ja toimintatapa ovat kehittyneet Tuloksia vapaaehtoisiin ja vapaaehtoistoimintaan yleisesti: Vapaaehtoiset ovat aktiivisesti mukana vapaaehtoistoiminnan kehittämisessä Koulutustarjonta on monipuolistunut ja saavutettavuus parantunut Yleinen tietous vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksista ja monimuotoisuudesta on lisääntynyt Vapaaehtoistoiminnan kiinnostavuus tutkimuksen kannalta on lisääntynyt Vaikutuksia vapaaehtoisiin ja vapaaehtoistoimintaan yleisesti 7
Itselle ja omaan elämäntilanteeseen sopivaa vapaaehtoistoimintaa on helppo löytää, saavutettavuus on parantunut, monimuotoisuus on lisääntynyt ja tarjolla olevien tehtävien määrä on kasvanut Laadukas vapaaehtoistoiminnan organisoiminen on kasvattanut osallisuutta ja osallistumista Vapaaehtoistoiminnan yleinen näkyvyys on edelleen lisääntynyt ja imago kehittynyt yhä positiivisempaan suuntaan Vapaaehtoistoimintaa arvostetaan osaamisen kehittymisen näkökulmasta Vapaaehtoistoiminnan esteitä on purettu edelleen Vaikutuksia järjestöjen toimintaan Toiminta hyödyttää vapaaehtoistoimintaan nojaavaa järjestökenttää laajalti. Laadukkaan vapaaehtoistoiminnan seurauksena yhteisöt saavat lisää vapaaehtoisia ja toiminnan vaikuttavuus nousee. Yhteistyökumppanit tulevat tutuiksi ja kunnan ja kolmannen sektorin välinen yhteistyö vahvistuu. Vaikutuksia kuntaan ja muihin sidosryhmiin Tavoitteellinen kunnan ja kolmannen sektorin yhteistyö kuntalaisten hyvinvoinnin turvaamiseksi vahvistuu. Ammatillisen ja vapaaehtoistyön rajapinnat selkiytyvät ja saadaan luotua yhteistyölle ne yhteiset pelisäännöt, joita tällä hetkellä kovasti kaivataan. Kolmas sektori ja kunta toimivat suunnitelmallisesti yhdessä. Seurannan ja arvioinnin toteutus Ak-toiminnan käynnistyessä laaditaan yksityiskohtainen seuranta- ja arviointisuunnitelma. Suunnitelmassa kuvataan tarkemmin mm. toiminnan prosessit, sovellettava arviointimalli sekä tiedonkeruun ja arvioinnin työnjako ja vastuut. Tarvittaessa ostetaan suunnitelmaa varten ulkopuolista arviointiosaamista. Arviointi toteutetaan pääosin itsearviointina ja joiltakin osin vertaisarviointina. Koko hakemuksen mukainen toiminta on itsearvioinnin kohteena. Siltä osin kuin kyseessä on verkostojen välinen yhteistyön vahvistaminen, itsearviointia täydentää myös vertaisarviointi. Verkostot jaetaan arviointipareihin, jotka arvioivat aina toistensa toimintaa. Osaamisen jakamisen ohella toiminnan arviointi on olennainen osa verkostojen välistä yhteistyötä. Yhteiskehittämisen ja arvioinnin seurauksena parhaiksi koettuja toimintamalleja lähdetään levittämään. Arviointisuunnitelmaa tehtäessä käydään Kansalaisareenan ja valikkoverkostojen puheenjohtajien kesken keskustelua siitä, mitä itsearvioinnilla tavoitellaan. Kaikkien toiminnassa mukana olevien toimijoiden on tarkoitus tarkastella jatkuvasti kriittisesti omaa toimintaansa. Näin avainhenkilöt tunnistavat paremmin toiminnan tavoitteet ja ominaispiirteet ja sitoutuvat heti alusta lähtien toiminnan kehittämiseen. 8
Arviointisuunnitelman lähtökohtana ovat hakemuksen mukaiset tavoitteet eli: Päätavoite: Tavoitteena on kehittää vapaaehtoistoiminnan laatua ja saavutettavuutta paikallisesti ja valtakunnallisesti kehittämällä valikkoverkostojen osaamista ja verkostojen välistä yhteistyötä sekä osaamisen jakamista. Alatavoite 1: Kehittää vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden ammatillista osaamista Alatavoite 2: Kehittää yhteistä ymmärrystä siitä, mitä on laadukas vapaaehtoistoiminta Alatavoite 3: Kehittää kolmannen sektorin ja kuntien yhteistyötä alueellisella tasolla Alatavoite 4: Tehostaa vapaaehtoistoiminnan paikallista ja valtakunnallista viestintää ja lisätä vapaaehtoistoiminnan arvostusta Hakemuksen kohteena olevassa toiminnassa tullaan käsittämään itsearviointi varsin laajasti. Arvioitavia asioita ovat muun muassa: asetetut tavoitteet keinot ja tavat, joilla pyritään saavuttamaan tavoitteet toimintaan varattu rahamäärä/toimijoiden työpanos resurssien käytön tehokkuus yhteistyö valikkoverkostojen kanssa verkostojen välinen yhteistyö kehittämistyön dokumentointi ja viestintä aikaansaadut tulokset/vaikutukset Seuranta- ja arviointisuunnitelmassa määritellään tarkemmin, mitkä konkreettiset tiedot kerätään edellä mainittujen asioiden arvioimiseen. Tulosten osalta tulosmittarit kuvataan pääsääntöisesti tämän hakemuksen kohdassa Tulokset ja vaikutukset. Tulokset mittaavat tiettyjen aihealueiden kehittämistyön laatua sekä alueellisten ja valtakunnallisten seminaarien laatua. Alueellisen kehittämistyön aihealueet ovat ainakin: vapaaehtoisten peruskoulutus, vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi, vapaaehtoisten rekrytointi, ylläpito ja kiittäminen (vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin prosessit), kuntayhteistyö, ammatillisen ja vapaaehtoistyön rajapinta, vapaaehtoistyön yhteiset pelisäännöt, yritysyhteistyö, vapaaehtoistoiminnan varainhankinta, oppilaitosyhteistyö ja vapaaehtoistyön opinnallistaminen, 9
työyhteisöjen vapaaehtoistoiminta, vapaaehtoistoiminnan tiedotus ja markkinointi sekä vapaaehtoisten identiteetin ja itsensä johtamisen kehittäminen. Lisäksi seurataan niitä tietoja, joiden pohjalta voidaan arvioida alueellisten verkostojen välisen yhteistyön tuloksia ja tuotoksia sekä viestintätuotoksia ja tuloksia. Tiedot, mielipiteet ja näkemykset kerätään kaikilta toimintaan osallistuneilta eli mm. alueellisilta valikkoverkostoilta, seminaareihin osallistuneilta sekä toiminnan työntekijöiltä Kansalaisareenassa. Ak-toiminnan käynnistyessä tehdään lopullinen valinta, mitä mallia/työkalua itsearvioinnissa hyödynnetään. Todennäköisesti parhaiten soveltuu malli, jolla kerätään laadullista tietoa toiminnan onnistumisesta, siihen liittyvistä kehittämistarpeista sekä aikaansaaduista tuloksista ja vaikutuksista. Webropol-kyselytyökalua hyödynnetään myös varmasti. Laadullinen arviointi on siksi tärkeää, että siten saa konkreettisia perusteita toiminnan kehittämistarpeista ja -kohteista. Kansalaisareenalla on kokemusta toiminnan arvioinnista ja arviointiosaamista on kartutettu ja kartutetaan vielä vuoden 2015 aikana esimerkiksi Sosten järjestämillä koulutuksilla. Itsearvioinnin työkaluna hyödynnetään todennäköisesti Hertta -itsearviointimallia, joka mahdollistaa laadullisen tiedon keräämisen. RAY:n itsearviointioppaaseen sisältyvän matriisin arviointikohteet täsmennetään ja tarvittaessa laajennetaan riippuen arvioinnin kohteesta. Kaikki arviointikohteet tarkastellaan mainitun mallin mukaan kolmen arviointikysymyksen avulla: o Missä olemme erityisesti onnistuneet? o Missä olemme mahdollisesti epäonnistuneet? o Mitä voisimme parantaa? (kehittämiskohde) Itsearviointimallin tarkoituksena on nimenomaan tuottaa konkreettisia ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi. Kyselyn (ja mahdollisen itsearviointityöpajan) tuloksista tehdään kirjallinen yhteenveto. Seuranta- ja arviointitietoa kerätään aina kaksi kertaa vuodessa sekä alueellisten että valtakunnallisten kehittämisseminaarien jälkeen. Mahdolliseen itsearviointityöpajaan kutsutaan valikkotoiminnan koordinaattori, Kansalaisareenan toiminnanjohtaja, osa-aikainen viestinnän ja tapahtumatuottamisen asiantuntija (viestintäsuunnittelija) sekä alueellisten verkostojen puheenjohtajat. Itsearvioinnin tuloksena tehdään tarvittavat johtopäätökset toiminnan kehittämiseksi. Arviointisuunnitelman tarkoituksenmukaisuutta tarkastellaan vuosittain lokakuun lopussa. Jos suunnitelmassa havaitaan puutteita tai parantamisen tarvetta, suunnitelma täsmennetään kyseisen vuoden loppuun mennessä. Viestinnän toteutus 10
Jokaisella alueellisella valikkoverkostolla on oma kehittämisalueensa. Kehittämistyön aikana syntyneitä hyviä käytäntöjä ja malleja muokataan valitussa oppimisympäristössä ja materiaalin valmistuessa se viedään valikkoverkoston internet-sivuille osoitteeseen www.kansalaisareena.fi/valikko Valmistuneesta materiaalista tiedotetaan laajasti vapaaehtoistoiminnan kenttää sähköpostilistoin, internet-sivuin ja sosiaalisen median keinoin. Osa-aikainen viestinnän ja tapahtumatuotannon asiantuntija (nimikkeellä viestintäsuunnittelija) vastaa yhdessä valikkotoiminnan koordinaattorin kanssa kehittämistyön aikana syntyneen materiaalin muokkaamisesta opaskirjamaiseen muotoon, materiaalin markkinoinnista sekä valikkosivujen ylläpidosta. Viestintäsuunnittelija tukee myös alueellisia verkostoja verkostojen sisäisessä viestinnässä ja alueellisessa vapaaehtoistoiminnan markkinoinnissa ja tiedotuksessa. Valikkotoimintaan kuuluu vapaaehtoistoiminnan valtakunnallinen markkinointi ja tunnetuksi tekeminen sekä arvostuksen nostaminen. Tätä työtä tehdään valtakunnallisten viestintäkampanjoiden (Liikuta minua, Vuoden vapaaehtoinen ja Vapaaehtoisten päivä) avulla. Pääkaupunkiseudulla toteutetaan myös vapaaehtoistoiminnan messut, jotka ovat alueen suurin vapaaehtoisten rekrytointitapahtuma. Viestintäsuunnittelija suunnittelee kampanjoiden ja messujen viestintää. Tämä viestintä niin ikään mallinnetaan ja viedään valikkosivuille, jotta se on kaikkien alueellisten verkostojen käytettävissä niiden suunnitellessa pienempiä kampanjoita ja messuja. Viestintäsuunnittelija tukee valtakunnallisten kampanjoiden paikallista tuottamista ja toteuttamista. Viestinnän tuotoksia ovat valikkojen internet-sivujen kehittäminen keskeiseksi vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin työkalupakiksi Suomessa sekä alueellisen ja valtakunnallisen vapaaehtoistoiminnan tiedotuksen ja markkinoinnin ammattimaistuminen ja kehittyminen. Sisäisen viestinnän kohderyhmiä ovat hankkeessa mukana olevat toimijat eli vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden valikkoverkostot, Kansalaisareenan hankkeeseen liittyvä henkilökunta sekä muut potentiaaliset osallistujat ja yhteistyökumppanit. Sisäinen viestintä luo perustan ulkoiselle viestinnälle ja motivoi mukaan toimintaan. Ulkoisen viestinnän ensisijainen kohderyhmä on vapaaehtoiset ja potentiaaliset vapaaehtoiset. Muita kohderyhmiä ovat tiedotusvälineet, kuntapäättäjät, virkamiehet ja muut viranomaiset sekä rahoittaja ja muut sidosryhmät. Viestinnän kohderyhmät määrittelevät viestinnän sisällöt ja kanavat. Viestintäkanavia ovat esimerkiksi tiedotteet ja suorat yhteydet mediaan, seminaarit ja tiedotustilaisuudet, lehtiartikkelit ja -ilmoitukset, radio ja televisio, esitteet ja muut julkaisut, verkkopalvelut, sähköpostilistat, kotisivut, sosiaalinen media sekä koulutustilaisuudet ja messut. Viestintäkanavat valitaan kulloisenkin tavoitteen, kohderyhmän ja sisällön mukaan. Riskit ja niiden hallinta Toiminnan riskinä on alueellisten avainhenkilöiden vaihtuminen ja siitä aiheutuvat katkokset toiminnan kehittämisessä. Erityisesti vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden palkkaus on usein 11
projektiperusteista ja kun projekti päättyy, myös toiminta päättyy. Toiminnan maantieteellinen laajuus ja toimivien ryhmien heterogeenisuus on myös riski. Riskejä pyritään hallitsemaan sillä, että kaikki tieto kerätään ja dokumentoidaan; hanke ja sen eteneminen organisoidaan tarkasti; oppimisympäristön täydentäminen on usean henkilön vastuulla. Kansalaisareenassa on osaamista eri kehittämisalueista. Toiminnan riskeille laaditaan myös riskienhallintasuunnitelma. Siinä kuvataan mahdollinen riski, sen syy sekä syyn ehkäisy-/varautumistoimet. Riskien realisoitumista vähentää erityisesti se, että toiminnan tarve on niin selkeä ja iso ja näkyvissä ei ole mitään, mikä vähentäisi tätä tarvetta. Ei ole näkyvissä mitään sellaista kehityskulkua, että vapaaehtoistoiminnan merkitys vähenisi suomalaisessa yhteiskunnassa. Todennäköisesti vapaaehtoisia tarvitaan pikemminkin entistä enemmän. Vaikka yksittäiset koordinaattorit vaihtuisivat, verkostoilla on edelleen vastuu ja tarve kehittää vapaaehtoistoimintaa alueilla. Verkostot on myös sitoutettu tähän kehittämistyöhön täysin heidän omista lähtökohdistaan. Verkostot ovat itse valinneet kehittämisalueet ja valinnat ovat syntyneet konkreettisista tarpeista. Arvio kilpailuvaikutuksista Toiminnalla ei ole kilpailuvaikutuksia. Arvio toiminnan suhteesta julkisen sektorin tehtäviin Valikkotoimintaa toteutetaan tiiviissä yhteistyössä julkisen sektorin kanssa. Verkostot koostuvat nimenomaan sekä kolmannen sektorin että julkisen sektorin toimijoista. Myös yksityisellä sektorilla (hoivakodit, säätiöt, jne.) työskenteleviä vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreita on mukana. Keskeinen tavoite on vahvistaa ja selkiyttää ammattityön ja vapaaehtoistyön rajapintaa sekä kehittää kuntien ja kolmannen sektorin yhteistyötä. Yhteistyökumppanit Valikkohakemuksessa yhteistyöhön sitoutuneet organisaatiot haluavat kehittää erityisesti seuraavia asioita: Espoon valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt ja riskien hallinta, vapaaehtoistyön opinnallistaminen, yritysyhteistyö, vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi Helsingin valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi, ammatillisen ja vapaaehtoistyön rajapinta, yritysyhteistyö Hyvinkään valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi, vapaaehtoistyön koordinoinnin prosessit, kuntayhteistyö, yritysyhteistyö Jyväskylän valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin prosessit (erityisesti työnohjaus), vapaaehtoisten identiteetin kehittäminen, vapaaehtoisten itsensä johtamisen kehittäminen Keski-Uudenmaan valikkoverkosto: vapaaehtoistyön koordinoinnin prosessit, vapaaehtoistoiminnan varainhankinta, kuntayhteistyö, tiedotus ja markkinointi Kokkolan valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi, vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt ja riskien hallinta, vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin prosessit, työyhteisöjen vapaaehtoistoiminta Lahden vapaaehtoistoiminnan verkosto: vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi, kuntayhteistyö, vapaaehtoistyön opinnallistaminen, vapaaehtoistoiminnan tiedotus ja markkinointi 12
Meri-Lapin valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuden arviointi, yritysyhteistyö, työyhteisöjen vapaaehtoistoiminta Porin valikkoverkosto: ammatillisen ja vapaaehtoistyön rajapinta, yritysyhteistyö Salon valikkoverkosto: vapaaehtoistyön koordinoinnin prosessit, tiedotus ja markkinointi, vapaaehtoistyön opinnallistaminen Tampereen valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin prosessit, ammatillisen ja vapaaehtoistyön rajapinta, verkostokehittäminen Turun valikkoverkosto: vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin prosessit, kuntayhteistyö, vapaaehtoistoiminnan varainhankinta Toimintoon palkattava henkilöstö Valikkoverkoston kehittämisestä vastaa toimintoon palkattava koordinaattori. Lisäksi palkataan osa-aikainen viestinnän ja tapahtumatuotannon asiantuntija (viestintäsuunnittelija) sekä osaaikainen arvioinnin asiantuntija. 13