Rekrytointiohje Yt-toimikuntax.x.2015? Otsikko/ kirjoitetaan Calibri fontilla pistekoko noin 14 tai 16, lihavoitu Henkilöstöjaosto x.x2015?
Sisällys 1. Täyttölupamenettely... 1 2. Sijaisten/määräaikaisten tarve ja palkkaaminen... 1 3. Valintakriteerit... 2 4. Sisäinen rekrytointi ja urasuunnittelu... 2 5. Ulkoinen rekrytointi, hakumenettely ja kanava... 2 6. Julkinen haku... 3 7. Rekrytointi-ilmoituksen laatiminen... 4 8. Hakijoiden ja hakemusten käsittely... 5 9. Haastattelu... 5 10. Arviointi... 5 11. Valintapäätös... 6 12. Koeaika... 6 13. Asianhallinta... 7 14. Työ- ja virkasuhdeasiakirjojen käsittely ja säilyttäminen... 7 LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 Malli valintapisteytyksestä Malli haastattelumuistiosta Rekrytointiprosessi työ-/virkasuhteeseen valittaessa Rekrytointiprosessi sijaiseksi ( yli 6 kk) valittaessa
1. Täyttölupamenettely Vakituinen henkilöstö: tarveharkinnan jälkeen laaditaan esitys tehtävän/viran täytöstä perusteluineen ko. osaston lautakunnalle => lautakunta anoo henkilöstöjaostolta täyttölupaa osastopäällikön kautta henkilöstöjaostolle. Uusi virka: lautakunta esittää viran perustamista ja täyttöluvan myöntämistä suoraan kunnanhallitukselle. Uusi tehtävä: lautakunta hakee täyttölupaa henkilöstöjaostolta. Määräaikaiset yli 6 kk kestävät työ/virkasuhteet: Talouden tasapainottamisen toimenpiteenä täyttölupa tulee anoa suoraan henkilöstöjaostolta. Täyttölupamenettelyllä pyritään lisäämään vakituisen henkilöstön määrää ja vähentämään mahdollisia ketjutuksia. Alle 6 kk määräaikaiset virka/työsuhteet: luvan voi myöntää osastopäällikkö. Ei koske maatalouslomittajia, lomituspalvelujen hallinto kuuluu täyttölupamenettelyn piiriin. Vuorotteluvapaa on harkinnanvarainen vapaa, jonka myöntämisestä päättää esimies. Vuorotteluvapaalle on palkattava sijainen, joka on työttömänä työnhakijana. Esimiehen tulee varmistaa työllisyyspalveluiden yhdyshenkilöltä Auli Kaci-Amerilta ennen vuorotteluvapaan myöntämistä, löytyykö ehdot täyttävää sijaista. Vuorotteluvapaat eivät kuulu täyttölupamenettelyn piiriin. Voimassa olevat vuorotteluvapaan ehdot tulee tarkistaa työvoimaviranomaiselta. Haettaessa täyttölupaa lautakunnalta/henkilöstöjaostolta, esityksessä on tuotava esille: Perustelut tehtävän täyttämiselle Tehtävän hinnoittelutunnus Työaikamuoto Tehtäväkohtaisen palkka työ-/virkasuhteen alussa Tehtävän vakanssinumero Täyttöluvan hakeminen/menettely? 2. Sijaisten/määräaikaisten tarve ja palkkaaminen Äkillinen sijaistarve: ensisijaisesti sisäisin järjestelyin (Huom! Hälytysrahasopimuksen käyttö kannustimena) Jokaiselle sijaisuudelle ja määräaikaisuudelle on oltava aina kirjattuna selkeä perusteltu syy. Jatkuvaan sijaistarpeeseen vastaamiseksi on osastoilla harkittava ns. varahenkilöstön tarpeellisuutta. Pidempikestoisten määräaikaisuuksien täyttämistä helpottaa, mikäli vuosilomasuunnitelmat ja muut etukäteen tiedettävät henkilöstön poissaolot pystytään suunnittelemaan pitkällä aikajänteellä ja hyvissä ajoin etukäteen. Esimiehet hoitavat sijaisten hankinnan kontaktoimalla suoraan tietämiään sijaisia. Liperin kunta, henkilöstöhallinto 1
Hallintosäännön mukaan osastopäällikkö tai hänen määräämänsä tulosalueen tai muun yksikön esimies päättää määräaikaisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden valinnasta. Sijaisten käytössä noudatetaan talouden tasapainottamisohjelmaan kirjattuja periaatteita sekä osastojen sisäisiä ohjeita ja linjauksia sijaisten käytöstä. Pitkissä sijaisuuksissa esimiehen tulee harkita voidaanko tehtävään palkata Liperin kunnan alueella asuva työtön työnhakija. Sijaisuuksissa tulee varmistaa työllisyyspalveluyksiköstä löytyykö listoilta tehtävään sopivia henkilöitä. Henkilöt haastatellaan kuten muutkin hakijat. Mahdollisen palkkatuen hakemisen hoitaa työllisyyspalveluyksikkö. 3. Valintakriteerit Hallintosäännön 31 :n mukaan henkilöstön kelpoisuusvaatimukset määräytyvät lain, asetuksen tai viran perustamispäätöksen mukaisesti. Valtuusto päättää kunnanjohtajan ja osastopäälliköiden kelpoisuusehdoista. Kunnanhallitus päättää muiden virkojen kelpoisuusehdoista. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n mukaan henkilö voidaan ottaa määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta, jos siitä erikseen säädetään tai kunta erityisestä syystä yksittäistapauksessa toisin päättää. Erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollossa on lailla kattavasti säädelty tehtävien pätevyys-/ koulutusvaatimukset. Lisäksi valtakunnalliset laatusuositukset antavat ohjeita henkilöstön koulutuspohjasta ja henkilöstömäärästä. Kelpoisuusehdot tulee tarkistaa ja muuttaa tarvittaessa. Henkilökohtaisia ominaisuuksia tehtävästä riippuen ovat mm. aloitteellisuus, sosiaaliset taidot, joustavuus, yhteistyötaidot, esiintymistaidot ja motivaatio. 4. Sisäinen rekrytointi ja urasuunnittelu Sisäisessä rekrytoinnissa haettava tehtävä laitetaan ns. sisäiseen hakuun tai tehdään siirtotai valintapäätös suoraan ilman hakumenettelyä. Ei koske virkaa, virassa aina julkinen hakumenettely! Sisäinen haku toteutetaan laittamalla paikka näkyville kunnan intran kautta Kuntarekryn sivuille. Paikkaan haetaan sähköisesti Kuntarekryn kautta sisäisen verkon alueella sijaitsevan tietokoneen kautta tai osoitteesta https://extra.pohjoiskarjala.net kirjautuen omilla mad-tunnuksilla. Pidempikestoiset tehtävät laitetaan julkiseen ja sisäiseen hakuun yhtä aikaa, jolloin tehtävää voivat hakea yhtä aikaa kaikki hakijat. Kunnassa työssä olevat sijaiset/määräaikaiset voivat myös hakea sisäisessä haussa olevia paikkoja. 1.1.2013 alkaen kunnan intrassa julkaistaan ajankohtaista palstalla tieto jokaisesta avoimeksi tulleesta paikasta, jotka ovat haettavissa. 5. Ulkoinen rekrytointi, hakumenettely ja kanava Kunnassa on käytössä Kuntarekryn sähköinen järjestelmä, joka mahdollistaa hakijoiden ja hakemusten vertailun tehokkaasti. Jokaisesta hallintokunnasta on nimetty rekrytointijärjestelmästä vastaavat henkilöt, jotka huolehtivat työpaikkailmoituksen laadinnasta esimiesten antamien esitysten pohjalta sekä Liperin kunta, henkilöstöhallinto 2
huolehtivat työntekijöiden hakemusten käsittelystä. Lisäksi paljon rekrytointeja tekeville esimiehille on avattu ko. rekrytointeihin katseluoikeuksia. Liperin kunnan työpaikkailmoituksessa pyydetään lähettämään hakemukset ensisijaisesti käyttämällä Kuntarekryn sähköistä hakulomaketta. Hakemukset voi lähettää postitse, jolloin rekrytointivastaavat syöttävät tiedot Kuntarekryn järjestelmään vertailun tekemistä varten. Jos hakija kieltää hakemuksensa sähköisen käsittelyn, hakemus käsitellään paperihakemuksena. 6. Julkinen haku Virkasuhde on pääsääntöisesti aina laitettava julkiseen hakuun. Hallintosäännön 30 :n mukaan viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kunnanhallitus. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 3 momentin mukaan virkasuhteeseen voidaan ottaa ilman hakumenettelyä: o kun kysymyksessä on sijaiseksi tai avoinna olevaan virkasuhteeseen ottaminen määräajaksi o taloudellisista ja tuotannollista syistä irtisanotun viranhaltijan ottaminen toiseen virkasuhteeseen o viranhaltijalain 22 :ssä tarkoitettu virkasuhteen tarjoaminen osa-aikaiselle viranhaltijalle o viranhaltijalain 24 :ssä tarkoitettu tai muussa laissa säädetty viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen o muun työnantajan palveluksessa olevan henkilön ottaminen virkasuhteeseen lain tai sopimuksen nojalla tapahtuvan toiminnan siirtämisen yhteydessä Vakinaistettaessa määräaikaista, jonka kohdalla työsopimuslain mukaiset määräaikaisuuksia koskevat kriteerit ketjuttamisesta täyttyvät, vakinaistaminen tulee tehdä suoraan ilman sisäistä tai julkista hakumenettelyä. Kun tehtävä tai virka päätetään laittaa julkiseen hakuun, sovitaan ilmoittelutavat, -kanavat ja muodot seuraavien yhtenäisten periaatteiden mukaisesti: Kuntarekry Kunnan ilmoitustaulu Työvoimahallinnon sivut (www.mol.fi) Paikallisja ammattialalehdet Intra (rsssyöte) TYÖSUHDE vakituinen AINA AINA TARVITTAESSA TARVITTAESSA AINA sijainen/ määräaikainen TARVITTAESSA VIRKASUHDE vakituinen AINA AINA AINA TARVITTAESSA AINA sijainen/ määräaikainen TARVITTAESSA Taulukko 1. Julkisessa haussa käytettävät ilmoituskanavat Liperin kunta, henkilöstöhallinto 3
7. Rekrytointi-ilmoituksen laatiminen Esimies laatii luonnoksen hakuilmoituksesta ja lähettää sen sähköpostilla oman toimialansa rekrytointivastaavalle, jonka pohjalta rekrytointivastaava laatii hakuilmoituksen Kuntarekryjärjestelmään. Pääkäyttäjä Rekrytointivastaava julkaisee ilmoituksen Kuntarekryssä sekä tarvittaessa mol.fi-sivulla Pääkäyttäjä ja tulostaa kuntarekry-järjestelmästä myös kunnan ilmoitustaululle laitettavan kuulutuksen. Pääkäyttäjä lisää tiedon avoimesta tehtävästä myös kunnan intranettiin ajankohtaista palstalle. Sekä julkisissa että sisäisissä hauissa noudatetaan vähintään 14 kalenteripäivän hakuaikaa. Ilmoituksessa on huomioitava käsiteltävä ainakin seuraavat seikat: tehtävä/virkanimike, (vakanssinumero) tehtäväkuvaus työ-/virkasuhteen kesto ja koeaika kelpoisuusvaatimukset/valintakriteerit muut vaatimukset tai eduksi katsottavat seikat (esim. rikosrekisteriote, hygieniapassi, ajokortti, lääkärintodistus, ensiapupätevyys) tarvittavia todistuksia koskevat ehtolauseet hakuaika ja lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot tieto missä ilmoitus julkaistaan, julkaisuaika ja julkaisupaikat Hakemuksessa pyydetään lupa sähköiseen asiointiin. Hakemuksessa vakiona olevat tekstit: Työnantajakuvaus Toivomme hakemuksia ensisijaisesti sähköisen Kuntarekry-järjestelmän kautta. Voit kuitenkin hakea tätä työpaikkaa myös toimittamalla hakemuksesi alla olevaan osoitteeseen. Sekä hakemuksessa että kirjekuoressa tulee mainita haettavan tehtävän työavain. Hakemuksia ei palauteta. Liperin kunta, PL 10, 83100 Liperi. Myös postitse lähetetyt hakemukset käsitellään sähköisesti Kuntarekry-järjestelmässä. Mikäli työpaikkailmoitus laitetaan lehteen (tarve harkitaan tapauskohtaisesti) Esimies lähettää tiedot lehti-ilmoitusta varten markkinointi- ja viestintäsihteerille julkaisuvalmistusta varten viimeistään 3 päivää ennen lehteen lähettämistä (esim. Karjalaisen sunnuntain lehteen ilmoitus pitää olla lehdessä viimeistään perjantaina, joten ilmoitus pitää olla markkinointi- ja viestintäsihteerillä viimeistään keskiviikkona) Lehti-ilmoitukseen suositellaan laitettavaksi vain tieto, mikä tehtävä/virka on avoinna ja missä, lisätiedot Kuntarekryn sivuilta ja haku sähköisesti (linkit) Esimies päättää lehti-ilmoituksen koon markkinointi- ja viestintäsihteerin kanssa Liperin kunta, henkilöstöhallinto 4
8. Hakijoiden ja hakemusten käsittely Rekrytointivastaava (tarvittaessa yhdessä esimiehen kanssa) ottaa raportin hakijoista Kuntarekry- ohjelmasta hakuajan päätyttyä. Esimies tai valintaa valmisteleva työryhmä käsittelee yhteenvetotiedot. Hakemuksista erotellaan kelpoisuusehdot/valintakriteerit täyttävät hakemukset. Tarvittaessa hakijat pisteytetään koulutuksen ja työkokemuksen mukaan. Ulkoisen ja sisäisen haun kautta toteutettavissa rekrytointiprosesseissa pisteytys suoritetaan, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi. Pisteytyksessä huomioidaan ko. tehtävän edellyttämä ja sitä hyödyntävä koulutus ja kokemus. Tästä joukosta valitaan eniten pisteitä saaneita riittäväksi katsottava määrä haastatteluun. Esimerkkimalli valintapisteytyksestä on ohjeen liitteenä 1. Työnantajan tulee kerätä työnhakijatiedot ensisijaisesti hakijoilta itseltään tai muutoin heidän suostumuksellaan. Googlen tai muun hakukoneen käyttäminen tietojen keräämiseksi ja hyödyntämiseksi päätöksenteossa ilman hakijan lupaa on kiellettyä. Tietojen pyytäminen hakijoiden aiemmilta työnantajilta edellyttää hakijan lupaa. 9. Haastattelu Haastattelua ei suoriteta yksin. Mukana on oltava ainakin valittavan tuleva esimies ja valinnan tekevä viranhaltia/esittelijä muita haastattelijoita voivat olla mm. esimiehen sijainen, valittavan tehtävän ammattialan edustaja tai tulevia yhteistyökumppaneita. Mikäli lautakunnassa on sovittu kummijärjestelmästä, kummit kutsutaan haastatteluun. Kunnanjohtaja voi osallistua halutessaan kaikkiin haastatteluihin. Haastatteluryhmää valittaessa olisi huomioitava, että samat haastattelijat ovat mukana kaikissa haastatteluissa. Haastatteluaikoja voidaan sopia jo hakuajan aikana jos rekrytointiaikataulu on tiukka, haastatteluita ei kuitenkaan voi aloittaa ennen hakuajan päättymistä, jotta kaikki hakijat ovat samanarvoisessa asemassa. Valittaessa tulosalueen tai yksikön päälliköitä haastattelijoista sovitaan erikseen. Soveltuvuusarviota käytetään työntekijätasolla harvoin, mutta sitä suositellaan käytettäväksi erityisesti päällikkötason virkoja täytettäessä. Huolellinen valmistautuminen on tärkeää. Kaikille haastateltaville esitetään samat kysymykset (etukäteen valmisteltu haastattelurunko). Kysymykset on valmisteltava haettavana olevan viran/tehtävän työtehtävistä ja vaadittavasta osaamisesta ja ominaisuuksista käsin. Haastattelumuistio laaditaan pääsääntöisesti kaikissa julkisen ja sisäisen haun kautta toteutettavissa rekrytointiprosesseissa, mikäli se katsotaan tarpeelliseksi. Haastattelutilanteessa tulee tarkistaa hakijan todistukset ja ilmoitetut pätevyydet sekä osaamiset Esimerkkimalli haastattelumuistiosta on liitteenä 2. 10. Arviointi Asiantuntija- ja esimiestehtäviin rekrytoitaessa käytetään henkilöarviointia, joka pääsääntöisesti on osaamis- ja kompetenssipohjaista arviointia. Huomioitava Laki yksityisyyden suojasta 759/2004 Liperin kunta, henkilöstöhallinto 5
11. Valintapäätös Valintapäätöksen tekoa ohjaavat muun muassa kunnan hallintosääntö, viranhaltijalaki ja kuntalaki. Myös tasa-arvolaki ja muut syrjintää kieltävät säännökset on huomioitava. Haastatteluun kutsutaan aina muodollisesti ansioituneimmat hakijat. Jos muodollisesti ansioituneinta henkilöä ei valita, on päätökselle oltava perusteet ja hyväksyttävät syyt, jotka voivat perustua mm. työelämässä saatuihin kokemuksiin tai haastattelussa esiin tulleisiin työtehtävän hoitamisen kannalta oleellisiin seikkoihin. Hallintosäännön 32 :n mukaan valtuusto päättää kunnanjohtajan ja osastopäälliköiden valinnasta. Kunnanhallitus/lautakunta päättää vakinaisista henkilöstövalinnoista, jollei tehtävää ole annettu muulle viranomaiselle valtuustokaudeksi. Osastopäällikkö tai hänen määräämänsä tulosalueen tai muun yksikön esimies päättää määräaikaisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden valinnasta. Kunnanhallitus/lautakunta/osastopäällikkö voi siirtää ratkaisuvaltaa henkilöstövalinnoissa alaiselleen henkilöstölle. Kuntarekry-ohjelmassa tulee laatia pakolliseksi kysymykseksi sopiiko hakijalle sähköinen tiedonanto. Mikäli hakija hyväksyy sähköisen tiedonannon, toimitetaan tiedoksianto Kuntarekry-ohjelman kautta hakijoille. Valintapäätös toimitetaan Kuntarekryn kautta oikaisuvaatimusohjeineen kaikille hakijoille tiedoksiantona (skannattu valintapäätös liitteenä). Tiedoksianto toimitetaan postitse niille hakijoille, jotka eivät ole antaneet lupaa sähköiseen asiointiin. Tehtävää/virkaa koskeva valintapäätös on julkinen asiakirja ja sen muotoilussa on huomioitava sekä yksilön identiteettisuoja että kunnan toiminnan läpinäkyvyys. Hakijoille sillä on merkitystä mm. pätevyysvertailun takia. Päätöstekstissä on käytävä ilmi mm. selvitys hakumenettelystä (julkinen/sisäinen jne.) tehtävän nimike ja kelpoisuusehdot/valintakriteerit hakijoiden määrät ja haastateltujen nimet valittavan hakijan palvelussuhteen alkaminen ja kesto, sekä keskeiset palvelussuhde-ehdot varasijalle/varalle valittu henkilö mahdollinen ehtolause terveydentilasta ja rikostaustan selvittämisestä. 12. Koeaika Käytetään aina työhön otettaessa Peräkkäisissä määräaikaisuuksissa tai siirryttäessä saman työnantajan palveluksessa virka- /työsuhteesta toiseen, koeaika sisällytetään vain ensimmäiseen virka-/työsuhteeseen, elleivät viranhaltijan/työntekijän tehtävät tai asema muutu olennaisesti määräaikaisuuksien välillä tai toisiin tehtäviin siirryttäessä. Koeaika voi olla työsuhteessa enintään 4 kk, virkasuhteessa enintään 6 kk. Määräaikaisessa, korkeintaan 8 kuukauden pituisessa työsuhteessa, koeaika voi olla enintään puolet työsuhteen kestosta. Vuotta lyhyemmässä virkasuhteessa koeaika voi olla enintään puolet virkasuhteen kestosta. Liperin kunta, henkilöstöhallinto 6
Mikäli työ-/virkasuhde puretaan koeaikana, ei tarvitse hakea uutta täyttölupaa, vaan valintaprosessi käynnistetään uudestaan. 13. Asianhallinta Rekrytointiprosessi käsitellään asianhallintajärjestelmässä, tiedot tuotetaan Kuntarekryssa Asianhallintajärjestelmä on Liperin kunnan virallinen (ja lakisääteinen) rekisteri viranomaisen käsiteltävänä olevista ja jo ratkaistuista asioista. Rekrytointiprosessi eri käsittelyvaiheineen ja asiakirjoineen kirjataan Liperin kunnan asianhallintajärjestelmään (ks. liite 3 ja 4). Rekrytointi tapahtuman tiedot kuitenkin tuotetaan ja käsitellään Kuntarekry - järjestelmässä, jossa tiedot säilyvät vain rajallisen ajan (2 vuotta). Liperin kunnalla on käytössä vakanssinumerojärjestelmä kaikille kunnan viroille ja tehtäville 1.1.2014 alkaen. Asianhallintaan avataan asiakortit erikseen jokaiselle viralle / tehtävälle vakanssinumeron, tehtävä-/ virkanimikkeen ja sijoittumispaikan perusteella: Esim. Lähihoitajan tehtävä (123456) lääkäreiden vastaanotolla Viran/tehtävän asiakortille kirjataan kaikki viran/tehtävän hoidossa tapahtuneet muutokset (mm. rekrytoinnit). Viran/tehtävän asiakortille merkitään myös viran/tehtävän sijaisuudet ja sijaishaunprosessi. Rekrytointiprosessista asianhallinnassa on ohjeet (liitteessä 3). Kaikista tehtävistä, jotka käyvät täyttölupamenettelyn, tulee tehdä avaukset/kirjaukset asianhallintajärjestelmään. Asiakortti on voimassa tuotantokannan kerrallaan (valtuustokauden). Siirryttäessä uuteen tuotantokantaan valtuustokausittain, avataan asiakortti uudelleen ja lisätään viittaus aikaisempaan asian käsittelynumeroon. Vanhan asiakortin otsikkoon voidaan lisätä käsittelyn aikaväli (sote yhteistoiminta ajalla 1.1.2011 31.12.2013). 14. Työ- ja virkasuhdeasiakirjojen käsittely ja säilyttäminen Rekrytoinnista vastaava esimies huolehtii, että rekrytoinnin aikana kertyneet asiakirjat käsitellään asianmukaisesti (mm. salassapidon käsittelysäännöt) ja arkistoidaan toimialan arkistoon (määräajan säilytettävät asiakirjat lähiarkistoon ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon). Liperin kunnan arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee henkilöstöhallinnon osalta asiakirjojen säilytysajat. AMS:aa täydentää Kuntaliiton verkkojulkaisut Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset 3, Henkilöstö ja luottamushenkilöt ja Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset 1, Yleishallinto. Lisätietoja asiakirjojen säilytysajoista ja käsittelystä saa toimialan arkistovastaavalta ja asianhallintasihteeriltä. Rekrytoinnista vastaava esimies huolehtii myös, että Kuntarekry -järjestelmästä tulostetaan paperille pysyvästi ja yli 2 vuotta säilytettävät asiakirjat o Valitun työhakemus säilytetään pysyvästi o Hakijaluettelo kaikista hakijoista säilytetään 10 vuotta Rekrytoinnin aikana kertyy myös asiakirjoja, jotka laaditaan erikseen ja tallennetaan asianhallintajärjestelmään (ks. liite 3): Liperin kunta, henkilöstöhallinto 7
o Haastattelumuistio 10 vuotta o Hakijoiden pisteytys 10 vuotta o Dynastyn henkilöstöpäätös työ-/virkasuhteeseen valinnasta 50 vuotta Liperin kunta, henkilöstöhallinto 8
Liite 1 Liperin kunta VALINTAPISTEYTYS TEHTÄVÄ: PVM: Nimi Koulutus Koulutuspist. 0 = ei riitä 1 = riittävä 1,5 = hyvä 2 = erittäin hyvä Työkokemus Työkokemuspist. 0 = ei riitä 1 = riittävä 1,5 = hyvä 2 = erittäin hyvä Työkokemus- ja koulutuspist. yht. Valitaan haastatteluun (X) Haastattelupist. Pist. Yht. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Liite 2 LIPERIN KUNTA MUISTIO x.x.201x HAASTATTELUMUISTIO XXXXX TEHTÄVÄN/VIRAN HAASTATTELUISTA 1. Haettavana ollut virka/tehtävä, sijoituspaikka ja hakuaika 2. Hakijamäärä ja kelpoisuusehdot/valintakriteerit täyttäneiden määrä 3. Haastatteluihin valinta (valintatapa, käytettiinkö pisteytystä jne.) ja haastateltujen nimet 4. Haastatteluajankohdat ja haastattelijoina toimineet henkilöt 5. Koulutuksen, kokemuksen ja haastattelujen perusteella valittavaksi esitettävä hakija 6. Valintaa koskeva päätöksenteko ja sen aikataulu Muistion laati, xxx xxxx
Liite 3 REKRYTOINTIPROSESSI TYÖSUHTEESEEN VALITTAESSA (ASIANHALLINTA DYNASTYSSA)/VAKITUINEN HENKILÖSTÖ 1. Asian avaaminen toimialalla Dynasty asianhallintaan/ TARKISTA ONKO ASIASTA JO TEHTY AVAUS - otsikko: tehtävä-/virka nimike, vakanssinumero, työyksikkö (esim. Lähihoitajan tehtävä (123456) lääkäreiden vastaanotolla) 2. Vireille tulon kirjaaminen asian avauksen toimenpiteenä - esim. irtisanoutuminen + liitteeksi Dynastyyn skannattuna irtisanoutumisilmoitus (julkinen/ei julkinen, jos sisältää irtisanoutumisperusteen l. ainakin eläköityminen) - alkuperäinen irtisanomisilmoitus jää esimiehelle 3. Eron/Irtisanoutumisen myöntäminen - eron myöntäminen hallintosäännön 36 mukaisesti - irtisanoutumisen syitä ei tuoda esille päätöksessä (esim. eläköityminen) 4. Täyttöluvan hakeminen toimialan lautakunnalta - Täyttölupa haetaan henkilöstöjaostolta, jos kyseessä on olemassa oleva tehtävä/virka. Jos kyseessä on uusi perustettava tehtävä/virka, haetaan täyttölupa ao. toimialan toimielimen kautta - Kokousasia laaditaan aina asianavauksesta käsin - Täyttölupaa koskeva kokousasia (perustelut tehtävän täyttämiselle, Huom! irtisanoutumisen syitä ei tuoda esille kokousasian pykälätekstissä, tehtävän hinnoittelutunnus, työaikamuoto, tehtäväkohtainen palkka työ-/virkasuhteen alussa, tehtävän vakanssinumero) 5. Täyttöluvan hakeminen kunnanhallituksen henkilöstöjaostolta/kunnanhallitukselta (uusi tehtävä) - Toimialan puoltama täyttölupa-asia siirretään Dynastyssa kunnanhallituksen henkilöstöjaostolle, jos kyseessä on uusi tehtävä. Jos kyseessä on uusi perustettava virka, siirretään toimialan puoltama viran perustaminen kunnanhallituksen käsiteltäväksi. 6. Toimen/viran auki laittaminen kuntarekryyn ja viralliselle ilmoitustaululle - kirjataan toimenpiteenä Dynastyyn (esim. Haettavana ajalla 1.1.2014-15.1.2014) - toimenpiteen liitteeksi Dynastyyn tallennetaan hakukuulutus 7. Hakemusten käsittely ja ansiovertailun tekeminen - alustava ansiovertailun tekeminen haastatteluun kutsumista varten (Kuntarekryn tai rekrytointiohjeen pisteytysjärjestelmää apuna käyttäen) 8. Haastattelu - kirjataan toimenpiteeksi Dynastyyn peruskortille nimellä Haastattelut pp.kk.vvvv, liitteeksi haastattelumuistio (jos laadittu) sekä yhteenvetoraportti hakijoista. Huom! Haastattelumuistio muuttuu julkiseksi valinnan jälkeen - Asiakirjojen arkistointi esimiehen vastuulla, arkistointi toimialalla - haastattelutyöryhmällä nähtävillä samainen yhteenvetoraportti kaikista hakijoista
9. Valintaesityksen tekeminen - Dynastyyn toimenpiteeksi ansiovertailu x.x.2014 - Valintapisteytys haastatelluista liitteeksi Dynastyyn ( jos laadittu, ei julkinen) - Liitteen nimessä tulee näkyä vakanssinumero, esim. valintapisteytys laitoshuoltaja (vakanssinumero xxx), tk-sairaala, asiakirjan laatimispäivämäärä x.x.xxxx. 10. a) Viranhaltijapäätös työsuhteeseen valinnasta - päätös laaditaan asian avauksesta käsin, vakanssinumero otsikkoon näkyville - yhtä aikaa haussa olleista tehtävistä tehdään valintapäätökset erikseen - valitaan päätöstyypiksi viran/toimen täyttöpäätös (tarkistettava että kaikilla ko. tyyppi käytössä) Selostus asiasta kohtaan - selvitys hakumenettelystä (julkinen/sisäinen jne.) - hakijoiden lukumäärä, haastateltujen nimet Päätös kohta - valintapäätös ja päätöksen perustelu - valittavan hakijan palvelussuhteen alkaminen ja kesto, hinnoittelutunnus ja tehtäväkohtainen palkka sekä muut tässä yhteydessä päätettävät palkanosat, työaikamuoto, koeaika - mahdollinen ehtolause terveydentilasta ja rikostaustan selvittämisestä Peruste - päätöksen perustana olevat säädökset Muutoksenhaku muutoksenhakuohje on valmiina päätöspohjassa Tiedoksiantotodistus - täytettävä aina viranhaltijapäätöstä tehtäessä - Tiedoksiantotapa, Kuntarekryssä sähköinen tiedoksiantomahdollisuus hakijan suostumuksella, postitse niille jotka eivät antaneet suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon - Valintapäätös toimitetaan Kuntarekryn kautta oikaisuvaatimusohjeineen kaikille hakijoille tiedoksiantona (skannattu valintapäätös liitteenä). Tiedoksianto toimitetaan postitse niille hakijoille, jotka eivät ole antaneet lupaa sähköiseen asiointiin. Jakelu - jakelut -välilehdeltä tai suoraan viranhaltijapäätöspohjaan - esim. Hakijat, henkilöstösuunnittelija, toimialan lautakunta - henkilöstöjaoston myöntämissä täyttöluvissa tiedoksi henkilöstösuunnittelijalle - muu tiedoksianto osastokohtaisten ohjeiden mukaan 10 b) Toimielimen tekemä virkaan valintapäätös - Toimielimen valitessa yhteenveto kaikista hakijoista Kuntarekry-ohjelmasta kokousmateriaalina nähtävillä kokouksessa
11. a)työsuhteisista ei tehdä valinnan vahvistamispäätöstä - kirjataan Populukseen työsopimukseen vahvistuksena, että lääkäritodistukset ja esim. rikosrekisteriote on esitetty (tai tulee esittää x.x.xxxx mennessä ja työsuhde alkaa ehdollisena) - b) Virkasuhteisista tehdään valinnan vahvistamispäätös - kirjataan että tarvittavat todistukset on esitetty ja valinta vahvistuu - tarvittaessa voidaan vahvistaa palkkaus, mikäli muutoksia valintapäätökseen nähden - toimielimen valitessa virkaan päätöstyyppinä käytetään virkavaalin vahvistamispäätöstä - viranhaltijan valitessa virkaan päätöstyyppinä käytetään henkilöstöpäätöstä 12. Asianavauskäsittely päätetään - mikäli työsuhde/virkasuhde purkautuu koeajalla tai muutoin tulee avoimeksi uudestaan valtuustokaudella, asian käsittelyn päättäminen puretaan ja prosessia jatketaan samalle asianavausnumerolle 13. Muutoksenhaku - viranhaltijapäätöksiin/kokousasiapäätöksiin tehdyt muutoksenhaut kirjataan samalle asianavausnumerolle 14. Rekrytoinnin päättäminen Kuntarekry-ohjelmassa koeajan päättymisen jälkeen (rekrytointivastaava huolehtii) Dynastyssa ei julkisiin asiakirjoihin on määriteltävä aina erikseen luku-/ylläpito-oikeudet tarvittaville henkilöille. Viranhaltijapäätöksen tekemisestä laadittu tekninen ohje löytyy intrasta.
Liite 4 REKRYTOINTIPROSESSI TYÖSUHTEESEEN VALITTAESSA (ASIANHALLINTA DYNASTYSSA)/SIJAISUUS 1. Asian avaaminen toimialalla Dynasty asianhallintaan/ TARKISTA ONKO ASIASTA JO TEHTY AVAUS (jos on, käytetään olemassa olevaa avausta) - otsikko: tehtävä-/virka nimike, vakanssinumero, työyksikkö (esim. Lähihoitajan tehtävä (123456) lääkäreiden vastaanotolla) - HUOM! Yli 6 kk kestävä sijaisuus vaatii täyttölupamenettelyn ja kirjaukset asianhallintajärjestelmään 2. Täyttöluvan hakeminen henkilöstöjaostolta - Täyttölupa haetaan henkilöstösuunnittelijan kautta - Täyttölupapyyntö perusteluineen lähetetään asianhallintajärjestelmän kautta suoraan kokoushallintaan osastopäällikön lausunnolla täydennettynä (osastosihteerit) henkilöstösuunnittelijalle sähköpostilla. - Täyttölupapyynnön yhteydessä tulee ilmoittaa asianavausnumero - Henkilöstösuunnittelija pyytää osastopäälliköltä asiaan lausunnon - Henkilöstösuunnittelija laatii kokousasian asianavauksesta käsin - Täyttölupaa koskeva kokousasia (perustelut tehtävän täyttämiselle, Huom! irtisanoutumisen syitä ei tuoda esille kokousasian pykälätekstissä, tehtävän hinnoittelutunnus, työaikamuoto, tehtäväkohtainen palkka työ-/virkasuhteen alussa, tehtävän vakanssinumero) 3. Tehtävä laitetaan avoimeksi täyttöluvan saamisen jälkeen - sisäiseen hakuun - ulkoiseen hakuun - tai valitaan sijainen suoraan ilman hakumenettelyä 4. Rekrytointiprosessia jatketaan liitteen 3 mukaisesti mikäli tehtävä on ollut haettavana. 5. Asianhallintaohjelmaan on kirjattava toimenpiteenä valinta, jos sijainen on valittu suoraan ilman hakumenettelyä