2016 Mailchimp ohjeet peruskäyttöön JUUSO SAARINEN
Sisällysluettelo 1. Rekisteröityminen Mailchimp palveluun... 2 2. Sisään- ja uloskirjautuminen... 12 3. Lähetyslistan luominen... 15 4. Excelistä tietojen lisääminen... 19 5. Yksittäisen käyttäjän lisääminen... 26 6. Listalta vahingossa poistuneen käyttäjän uudelleen lisääminen... 28 7. Mallipohjan luominen... 34 8. Yksinkertaisen postitusmallipohjan luominen ja lähettäminen... 38 9. Vanhan kortin säilyttäminen... 45 10. Kuvan vaihtaminen korttiin... 49 11. Raportit... 52 1
1. Rekisteröityminen Mailchimp palveluun Mailchimp palvelun käytön aloittaminen tapahtuu siirtymällä osoitteeseen www.mailchimp.com ja painamalla oikeasta yläreunasta painiketta Sign Up Free Painike ohjaa sivulle, jossa pyydetään perustietoja. 2
Sivulla on kolme kenttää. Email, Username ja Password. Email kohtaan kirjoita sähköpostiosoite, joka oletuksena asetetaan pääkäyttäjäksi. Username kohtaan voit kirjoittaa haluamasi käyttäjätunnuksen tai voit käyttää sähköpostiosoitetta käyttäjätunnuksena kirjoittamalla sen uudestaan kenttään. Password kenttään syötä haluamasi salasana. Salasanan tulee sisältää vähintään yksi pieni kirjain, yksi iso kirjain, yksi numero, yksi erikoismerkki ja salasanan tulee olla yhteensä vähintään 8 merkkiä pitkä. Syötettyäsi tiedot paina Get Started! painiketta. 3
Painettuasi painiketta palvelu lähettää antamaasi sähköpostiosoitteeseen vahvistusviestin. 4
Paina sähköpostissa olevaa Activate Account painiketta. Tämä ohjaa sinut takaisin Mailchimp palveluun. 5
Sivu pyytää sinua vahvistamaan, ettet ole botti. Tämä tehdään painamalla neliötä, joka on tekstin I m not a robot vieressä. Huom! Tätä vaihetta ei välttämättä tule näkyviin! Seuraavaksi palvelu pyytää sinua antamaan etu- ja sukunimesi. Jatka painamalla Continue painiketta. 6
Seuraavaksi palvelu pyytää tietoja yrityksestäsi. Ensimmäiseen kenttään tulee yrityksen nimi ja toiseen yrityksen kotisivun osoite. Jatka painamalla Continue painiketta. 7
Seuraavalla sivulla pyydetään antamaan yrityksen osoite, joko katuosoite tai postilokero. Tämän lisäksi syötä kaupunki, postinumero ja maa jossa yritys sijaitsee. Jatka painamalla Continue painiketta. 8
Seuraavaksi palvelu kysyy käyttääkö palvelunne verkkokauppaa. Valittuasi kyllä tai ei, jatka painamalla Continue painiketta. 9
Seuraavalla sivulla voit liittää yrityksen twitter ja facebook tilin palveluun. Jatka painamalla Continue painiketta. Seuraavaksi voit valita, ylemmällä painikkeella haluatko sähköpostiisi opastusviestit palvelun käyttöönottamiseen ja alemmalla painikkeella yleisiä uutiskirjeitä Mailchimp palvelusta. Jatka painamalla Let s Go! painiketta. 10
Seuraavaksi palvelu siirtyy sivulle, jossa näet oman yrityksesi Dashboard sivun, jossa voit tehdä postitukseen liittyviä asetuksia kuten vastaanottajalistoja ja kampanjoita. Sivun ylälaidasta löytyy painikkeiden takaa erilaisia asetuksia ja tilastoja, joita on hyvä käydä tutkimassa. 11
2. Sisään- ja uloskirjautuminen Mailchimp-palveluun sisäänkirjautuminen tapahtuu seuraavasti: Sisäänkirjautumispainike Log in löytyy Mailchimp palvelun etusivulta oikeasta yläreunasta. Figure 1 Sisäänkirjautumispainike Painamalla Log in painiketta, avautuu sivu, jossa kysytään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Keep me logged in laatikon valitsemalla Mailchimp palvelu muistaa kirjautumisen. Log in painikkeella pääset kirjautumaan sisään annettuasi oikean salasanan ja käyttäjätunnuksen. 12
Figure 2 Tunnuksen ja salasanan syöttäminen Uloskirjautuminen palvelusta tapahtuu seuraavasti: Ollessasi sisäänkirjautuneena pääsivulla tai jollain välilehdistä Campaigns, Templates, Lists, Reports tai Automation, sivulla on näkyvissä palkki, josta uloskirjautumispainike löytyy. Sivun oikeasta yläreunasta paina painiketta, jossa näkyy käyttäjän nimi ja yritys, mitkä on annettu palveluun rekisteröityessä. Pudotusvalikko aukeaa, jossa on alimmaisena vaihtoehtona Log Out painike, jota painamalla palvelusta kirjaudutaan ulos. 13
14
3. Lähetyslistan luominen Uusi lista luodaan siirtymällä Lists välilehdelle ja paina Create List painiketta. 15
Avautuvalla sivulla luodaan lista, johon täytetään sen tarvitsemat tiedot. Ensimmäinen kohta on nimi, mikä näkyy listaan liitettävien ja viestejä vastaanottavien otsikkona. Toinen kohta on sähköposti, josta viesti näkyy asiakkaille lähteneen ja johon asiakkaat voivat mahdollisesti vastata. 16
Kolmanteen kohtaan tulee, keneltä viesti on tullut, kuten yrityksen nimi Neljänteen kohtaan tulee lyhyt viesti siitä, miten ihmiset ovat rekisteröityneet listalle Seuraavat kohdat pitäisivät olla jo valmiiksi täytettyinä tiedoilla, jotka olet antanut palvelun rekisteröitymisvaiheessa. Phone kohtaan voit lisätä puhelinnumeron, jos haluat Notifications tekstin alla olevat kohdat ovat sinulle lähetettäviä tilastoja siitä liittyvätkö vai lopettavatko asiakkaat viestien vastaanottamisen. Tallenna lista painamalla Save painiketta. 17
Seuraavaksi avautuvalla sivulla näet Manage subscribers välilehden, jossa näet osoitteet, joihin viestit tullaan lähettämään, tai jos ei vielä ole lisätty osoitteita, niin niiden lisäämislinkit. Import subscribers linkkiä painamalla voit lisätä jo olemassa olevat osoitteet postituslistalle ja Create a signup form linkillä voit luoda uuden rekisteröitymislomakkeen, jota kautta asiakkaat voivat tilata uutiskirjeen. Import subscribers linkkiä painamalla sivulle avautuu ikkuna, jossa on eri vaihtoehtoja asiakkaiden lisäämiseen. Ensimmäinen vaihtoehto lisää osoitteet.csv tai.txt tiedostosta. Toinen vaihtoehto on kopiointi Excel-tiedostosta. Kolmas vaihtoehto on lisääminen ulkoisesta palvelusta kuten Google Contacts. 18
4. Excelistä tietojen lisääminen Valittuasi Copy/paste from file Import-toiminnossa, ja painettuasi Next -painiketta, sivulle avautuu ikkuna, jossa on tekstilaatikko, ja oletuksena kolme kenttää. Email Address, First Name ja Last Name. Siirry tämän jälkeen excel-tiedostoon, johon olet tallentanut osoitteet. Figure 3 Lisäyssivu 19
Ensimmäisessa sarakkeessa näkyy käyttäjän sähköpostiosoite, toisessa etunimi ja kolmannessa sukunimi. Vain sähköpostiosoite on pakollinen tieto, ja nimiä ei tarvitse olla. Figure 4 Osoitelista 20
Tämän jälkeen valitse kaikki osoitteet maalaamalla vähintään sähköpostiosoitteiden kentät. Maalaamisen jälkeen kopioi tiedot. Figure 5 Osoitelista Siirry takaisin Mailchimp-palvelun lisäyssivulle ja paina tekstilaatikko aktiiviseksi ja liitä tiedot laatikkoon. Tämän jälkeen valitse laatikon alla oleva merkkilaatikko. Tämän jälkeen paina oikeasta 21
alareunasta Next -painiketta. Figure 6 Tiedot lisättynä Jos et lisännyt kuin sähköpostiosoitteen tätä ikkunaa välttämättä tule. Jos lisäsit tietoja kuten nimen, niin seuraavaksi lisäämistoiminto pyytää antamaan tiedoille oikeat kentät. Ensimmäiseen kolumniin tulee oletuksena sähköpostiosoite. Paina Save-painiketta. Seuraava kohta pyytää valitsemaan valikosta mitä tiedot ovat. Painamalla Make a Selection-painiketta avautuu pudotusvalikko, josta löytyy eri vaihtoehtoja sille mitä tiedot ovat. Valitse kohtaan mitä lisäämäsi tiedot ovat ja paina Save- 22
painiketta. Tee sama lopuillekin kohdille. Tämän jälkeen paina oikeasta alareunasta Next-painiketta. Figure 7 Tietojen tarkennus Seuraavassa ikkunassa voit valita vielä uudelleen mitä liitetään ja mitä tiedoilla tehdään. Uusia tietoja lisätessä paina Subscribed kohtaa, ja jos listalla on jo aiemmin lisättyjä tietoja, joista ehkä puuttuu jotain tietoa kuten nimiä, niin valitse kohta Auto-update my existing list ja paina Import 23
painiketta. Figure 8 Tallentaminen 24
Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa näkyvät tiedot mitä lisättiin ja mahdollisesti päivitettiin. Figure 9 Loppunäkymä 25
5. Yksittäisen käyttäjän lisääminen Siirry listaan, johon haluat lisätä käyttäjän. Tämän jälkeen paina Add a subscriber kohtaa, josta avautuu pudotusvalikko. Pudotusvalikosta paina Add a subscriber kohtaa. Figure 10 Yksittäisen käyttäjän lisääminen Tästä avautuu uusi ikkuna, jossa pyydetään antamaan lisättävän käyttäjän tiedot. Vain Email Address kohta on pakollinen. Kun olet antanut tiedot, valitse This person gave me permission to email them kohta, jotta voit lisätä käyttäjän. Jos käyttäjä on mahdollisesti jo listalla, valitse kohta If 26
this person is already on my list, update their profile, jos haluat päivittää käyttäjän tietoja. Figure 11 Yksittäisen käyttäjän lisääminen 27
6. Listalta vahingossa poistuneen käyttäjän uudelleen lisääminen Jos käyttäjä on vahingossa poistanut itsensä postituslistalta, uudelleen lisääminen tapahtuu seuraavasti. Siirry Lists välilehdelle ja valitse sieltä lista miltä asiakas on poistanut itsensä. Tämän jälkeen paina All Subscribers painiketta. 28
Painikkeesta avautuu pudotusvalikko, josta valitse Unsubscribed kohta. Tästä avautuu uusi ikkuna. 29
Ikkunassa näkyy käyttäjä, mikä on poistanut itsensä. Paina käyttäjää, josta avautuu käyttäjän profiili. 30
Käyttäjän profiilissa on painike Resend Confirmation Email. Painettuasi avautuu vahvistuslaatikko. 31
Ikkunassa paina Resend Confirmation Email, josta käyttäjälle lähtee pyyntö uudelleenliittyä listalle. Jos käyttäjä ei hyväksy pyyntöä, häntä ei lisätä listalle. 32
Ikkuna, jossa näytetään, että käyttäjä hyväksyy uudelleen liittymisen. 33
7. Mallipohjan luominen Mallipohjia voi luoda valitsemalla yläpalkista löytyvän Templates kohdan. 34
Templates välilehdeltä löytyy kaikki käyttäjän luomat pohjat, jos niitä on tehty. Sivun oikeasta reunasta löytyy tummalla pohjalla oleva painike tekstillä Create Template Tätä painamalla päästään luomaan uutta pohjaa. Ensimmäisessä vaiheessa tulee valita mallin asettelun pohja. Basic välilehdellä on peruspohjat. Themes kohdasta löytyy Mailchimp-palvelun tarjoamia pohjia, joissa on muokattuja värivalintoja ja muita asetuksia. Tässä kohtaa valitse Basic välilehdeltä jokin pohja Select painikkeella. 35
Muokkaustyökalu sisältää alla olevan kuvan mukaisen näkymän. Oikeasta reunasta löytyy korttiin asetettavia elementtejä, ja Design välilehden takaa löytyy koko korttiin vaikuttavia asetuksia. Viemällä hiiren jonkin kortissa olevan elementin päälle, tulee näkyviin musta palkki, jolla voidaan siirtää elementtiä vetämällä vasemmasta reunasta löytyvillä pisteillä, muokata kynän kuvalla, duplikoida plus painikkeesta ja poistaa roskakorilla. Painamalla jotain elementtiä, tai painamalla kynää avautuu kyseisen elementin muokkaustyökalu sivun oikeaan reunaan. Jokaisesta työkalusta löytyy Content välilehti ja Settings välilehti. Lisäksi joistain elementeistä löytyy Style välilehti. Settings välilehden asetuksilla voidaan tehdä muutoksia esimerkiksi kolumnien määrään. Styles lehdellä voidaan tehdä esimerkiksi väriasetuksia. Tehtyäsi muutoksia, muista painaa Save and Close painiketta, joka löytyy jokaisen elementtityökalun alareunasta tumman alapalkin yläpuolelta. Kuvaelementin työkaluihin kuuluu kuvan valinta Content välilehdeltä. Kuvan voit valita Browse painikkeen avulla, tai voit vetää haluamasi kuvan suoraan kuvaelementtiin. 36
Tekstielementissä löytyy Content, Style ja Settings välilehdet. Tekstin muokkaamiseen löytyy yleisimmät työkalut. Kun olet saanut pohjan valmiiksi, sivun oikeasta alareunasta löytyy painike Save and Exit. Painike avaa kysymysviestin, jossa kysytään nimeä, jolla pohja tallennetaan. Jos muokkaat jo aiemmin luotua pohjaa, silloin nimikysymystä ei tule. 37
8. Yksinkertaisen postitusmallipohjan luominen ja lähettäminen Siirry Campaigns välilehdelle ja paina oikeasta reunasta Create Campaign painiketta. Seuraavalla sivulla valitse minkälaisen kampanjan haluat luoda. Regular campaign sisältää tekstiä ja kuvia ja on se perinteisin vaihtoehto. Plain-text campaign sisältää vain tekstiä. 38
Seuraavaksi valitse lista, jolle haluat lähettää sähköpostin. Voit myös valita tarkemmin, kenelle viesti lähetetään. Ensimmäinen vaihtoehto lähettää koko listalle. Valittuasi listan, jolle viesti lähetetään paina sivun oikeasta alareunasta Next painiketta. Seuraavalla sivulla pyydetään tarkempia tietoja kampanjasta. Name your campaign kohta näkyy vain palvelun sisäisesti, ei asiakkaille. Email subject kohtaan tulee sähköpostin aihe, joka näkyy asiakkaalle. Sivulta löytyy muitakin asetuksia, joista voi olla itselle hyötyä. Tracking kohdan alta 39
löytyy analytiikka tietojen keräystä, joka näkyy vain yritykselle. Esimerkiksi näitä tietoja ovat kuinka monta kertaa sähköposti on avattu. Social media kohdasta löytyy asetukset automaattisille postauksille facebook- ja twitter-palveluihin. Jatka painamalla Next painiketta oikeasta alareunasta. Valitse pohja, jonka päälle viesti rakennetaan. Voit valita valmiita teemoja tai luoda itse alusta alkaen. Pohjia voit tallentaa myös myöhempää käyttöä varten. Valitsemalla Themes kohdan näet palvelussa valmiina olevia pohjia, ja voit hakea tiettyä tyyliä kuten postikortti(postcard) hakukentän avulla. Kun löydät sopivan teeman valitse se painamalla Select painiketta. 40
Eri kohtia painamalla näet erilaisia muokkausvaihtoehtoja, kuten tekstin muokkaamista tai kuvien lisäämistä. Kun viesti on valmis lähetettäväksi, paina oikeasta alareunasta Next painiketta. 41
Seuraava sivu näyttää tietoja lähettävästä viestistä ja jos se sisältää jotain korjattavaa sen näkee tältä sivulta. Seuraavaksi voit lähettää viestin heti painamalla Send painiketta sivun oikeasta alareunasta, tai voit ajastaa viestin lähetettäväksi tiettynä päivänä ja kellonaikana. 42
Jos lähetät viestin heti, eteesi aukeaa varmistusikkuna, joka näyttää listan mille viesti lähetetään ja sen sisältämien vastaanottajien määrän. Send Now painikkeella viesti lähtee. 43
Jos valitsit ajastetun viestin, hyväksyttyä lähetyksen, sivulle aukeaa ikkuna, joka näyttää ajan, koska viesti lähetetään. 44
9. Vanhan kortin säilyttäminen Vanhan kortin voi säilyttää ja käyttää sitä pohjana muokatun version luomiseen. Siirry Templates lehdelle. 45
Paina halutun kortin rivillä olevaa nuolta. Nuolesta avautuu valikko, josta valitse Replicate. Tästä avautuu kortin muokkaustoiminto. 46
Tästä ikkunasta voit antaa kortille uuden nimen painamalla vasemmassa yläreunassa olevaa Rename painiketta. Paina tämän jälkeen oikeasta alareunasta Save and Exit. 47
Templates sivu näyttää luodun kopion, joko oletusnimellä tai nimellä minkä annoit. Jos haluat jatkossa käyttää pohjaa, voit käyttää luotua kopiota muokkaamiseen. 48
10. Kuvan vaihtaminen korttiin Kuvan vaihtaminen korttiin tapahtuu kahdella tapaa: Ensimmäinen tapa on siirtyä kortin muokkaustilaan ja raahata haluamasi kuva omalta tietokoneeltasi kuvan päälle. Palvelu lataa uuden kuvan ja korvaa sillä vanhan kuvan. Toinen tapa on kortin muokkaustilassa paina kuvaa, jonka haluat vaihtaa. 49
Sivun oikeaan reunaan avautuu valittu kuva ja sen alle erilaisia painikkeita. Paina Replace painiketta. 50
Avautuu uusi sivu. Sivulla näkyy kuvat, jotka olet vienyt palveluun. Uuden kuvan saat lisättyä etsimällä sen omalta tietokoneeltasi ja raahaamalla sen tähän ikkunaan. Kun olet raahannut kuvan ikkunaan ja palvelu on sen ladannut, valitse haluamasi kuva Select -painikkeella. 51
11. Raportit Reports välilehdeltä näet lähetettyjen kampanjoiden listan. Kampanjoiden perässä näet perustietoa kyseisistä kampanjoista. Tästä näet vastaanottajien määrän ja kuinka moni on avannut kirjeen ja kuinka moni on klikannut kirjeessä olevia linkkejä. Tarkemmat tiedot saat auki painamalla View Report painiketta tai painamalla suoraan kampanjan nimeä. Overview välilehdeltä näet tarkempia tietoja kyseistä kampanjasta. Bounced kohdassa oleva luku kertoo kuinka moni viesti ei ole mennyt syystä tai toisesta perille. Activity pudotusvalikon takaa löytyy valinta Bounced, josta näet erittelyn syille miksi viesti ei ole mennyt perille. Hard Bounces tarkoittaa sitä, että viestiä ei voida toimittaa ollenkaan perille. Esimerkiksi joko kyseistä osoitetta ei ole enää olemassa, tai vastaanottajan sähköpostipalvelin ei suostu päästämään viestiä läpi. Soft Bounces tarkoittaa tilapäistä ongelmaa viestin toimittamisessa, kuten vastaanottajan sähköpostin ollessa täysi. 52
Hard Bounces listalle joutuneet osoitteet siirretään pois aktiivisten vastaanottajien listalta. Unsubscribed kertoo, kuinka moni on poistunut postituslistalta. Sivulta löytyy muitakin tietoja, kuten missä maissa uutiskirje on avattu. 53