HENKILÖSTÖRAPORTTI 2008 Kuntalan asiakaspalvelupiste avattiin keväällä 2008
2 SISÄLLYS 1. HENKILÖSTÖRAPORTTI VUODELTA 2008... 3 2. HENKILÖSTÖSTRATEGIA... 4 Sipoon kunnan henkilöstöstrategia 2025... 4 3. HENKILÖSTÖPANOKSET... 5 Henkilöstömäärän kehitys... 5 Henkilöstön kielijakauma... 7 Henkilöstön sukupuolijakauma... 8 Henkilöstön keski-ikä ja ikärakenne... 9 Yleisimmät tehtävänimikkeet... 10 Henkilöstömäärä sopimusaloittain... 10 Henkilöstön palvelusaika... 11 Henkilöstökulut... 11 Itse tuotettu ja ostettu palvelu... 12 4. HENKILÖSTÖN TILA... 14 Sairauspoissaolot... 14 Muut poissaolot... 15 Työtapaturmat... 16 Eläkkeelle siirtyminen... 17 Eläköitymisen kustannukset... 18 5. INVESTOINNIT HENKILÖSTÖÖN... 18 Henkilöstön koulutus ja kehittäminen... 18 Työhyvinvointi... 19 Työterveyshuolto... 20 Työsuojelutoiminta... 20 Fiilis-kysely... 22 Vuoden työyksikön valinta... 23 Henkilöstön palkitseminen... 23 Yhteistyökomitea ja yhteistyösopimus... 24 Välitön yhteistoiminta... 25 Luottamusmiestoiminta... 25 Sisäinen tiedottaminen... 25 6. HENKILÖSTÖHALLINTOON LIITTYVÄT PROJEKTIT... 25 Vanhustyön tulosyksikön kehittämisprojekti Arvokas vanhuus Sipoossa sujuvilla palveluprosesseilla... 25 Sipoosta Suomen halutuin strategisen palkitsemisen projekti... 27 Asiakaspalvelu... 28 Sähköinen asiakaspalvelu... 30
3 1. HENKILÖSTÖRAPORTTI VUODELTA 2008 Erilaisia keskeisiä tunnuslukuja sisältäviä raportteja on Sipoon kunnassa laadittu jo 1990-luvun alusta lähtien, mutta tämä on viides henkilöstöraportin muodossa annettava raportti. Raportin tunnusluvut kuvaavat Sipoon kunnan henkilöstön määrän, tilan ja rakenteen nykytilaa. Lisäksi raportti sisältää lyhyet kuvaukset henkilöstöhallinnon tämän hetken tärkeimmistä projekteista. Tunnusluvuissa on tapahtunut joitakin muutoksia edellisiin vuosiin verrattuna. Henkilöstön määrä joulukuun 2008 lopussa oli 1 232 henkilöä, tämä on noin 6 % enemmän kuin vuonna 2007. Myös vuoden 2008 aikana henkilöstölle on järjestetty runsaasti erilaisia tilaisuuksia, kampanjoita ja kehittämishankkeita, jotka ovat luoneet työntekijöille mahdollisuudet kehittää omaa työtään ja itseään sekä huolehtia omasta hyvinvoinnistaan. Tämä viime vuosien määrätietoinen panostaminen henkilöstön työhyvinvointiin sekä aktiivinen varhainen puuttuminen epäkohtiin ovat tuottaneet tulosta, sairauspoissaolot vähenivät myös vuonna 2008, vähennystä oli 1 päivä työntekijää kohden. Tavoitteena on, että tämä henkilöstöraportti toimisi esimiesten, mutta samalla myös päättäjien johtamisen välineenä. Kasvavassa Sipoossa on erityisen tärkeää hyödyntää henkilöstöraportin tietoja, jotka auttavat meitä edistämään työn tuloksellisuutta, varautumaan tuleviin vuosiin sekä lisäämään henkilöstön osaamista ja työhyvinvointia. Olemme Sipoossa viime vuosina tehneet paljon kehittämistyötä ja on selvää, että voimakas kehittäminen jatkuu myös tulevaisuudessa. Talouden taantumasta huolimatta varaudumme tällä hetkellä kasvustrategian mukaiseen voimakkaaseen kasvuun mm. kuvaamalla tärkeimmät prosessimme. Kasvu ja kehittäminen tulevat vaatimaan meiltä kaikilta uutta työskentelytapaa, joka saattaa poiketa täysin nykyisestä. Joudumme luopumaan vanhasta tutusta toimintamallista, mutta saamme sen sijaan olla mukana vaikuttamassa ja luomassa uutta. Jokaisella meistä on nyt mahdollisuus kehittää ja uudistaa työtämme ja työskentelytapaamme asiakkaiden ja omien työyhteisöjemme parhaaksi. Kasvustrategian toteuttaminen on haasteellista, mutta myös mielenkiintoista, tavanomaisesta kuntatyöstä poikkeavaa työtä. Me työntekijät olemme muutoksen ja kasvun toteuttajia ja yhdessä luomme perustan Sipoon kasvulle. Sipoossa 11.3.2009 Anne Iijalainen henkilöstöpäällikkö
4 2. HENKILÖSTÖSTRATEGIA Sipoon kunnan henkilöstöstrategia 2025 Kunnan yhteistyökomitean nimeämä työryhmä on syksyllä 2007 työstänyt kunnan uudesta kasvustrategiasta johdettua henkilöstöstrategiaa. Työ on vielä kesken. Muodoltaan henkilöstöstrategiasta pyrittiin tekemään samanlainen kuin Sipoo 2025 -strategia. Henkilöstöstrategian visio on, että Sipoo on Suomen halutuin työpaikka ja strategia sisältää viisi painopistealuetta, jotka kaikki vaikuttavat toisiinsa: Kukin painopistealue on avattu henkilöstöstrategian tavoitteiksi, jotka sisältävät Sipoolle tärkeitä yleisiä henkilöstöpoliittisia periaatteita. Nämä periaatteet toimivat lähtökohtana kun kunnassa luodaan lyhyemmän aikavälin henkilöstöstrategisia toimintatavoitteita, nämä tavoitteet saattavat vuositasolla olla eri osastoilla ja yksiköissä erilaisia, koska toiminnassakin on osittain suuria eroja. Jokaisella painopistealueella on oma tavoitetilansa, joka seuraavassa kuvassa on kirjattu pääpainopistealueen otsikon alle.
5 Henkilöstöstrategian tavoitteet UUDISTUMINEN KANNUSTAMINEN VOIMAVARAT HYVINVOINTI Uudistumalla mielekkyyttä työhön Tarvittavan osaamisen varmistaminen Halu ja uskallus uudistaa työtä ja työtapoja Mahdollisuus itsensä kehittämiseen ja koulutukseen Perustehtävän kirkastaminen; keskittyminen olennaiseen Mahdollisuus työssä etenemiseen ja työnkiertoon Ammatillinen, asiakaslähtöinen sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden kohtaaminen Hyvään työsuoritukseen kannustaminen Kilpailukykyinen palkkaus Monipuolisten palkkausja palkitsemisjärjestelmien kehittäminen ja käyttö Henkilöstöetujen kehittäminen Työaikajärjestelyjen hyödyntäminen Oikeat henkilöt oikealla paikalla, oikeaan aikaan Nykyisen henkilöstön pysyvyys Uuden henkilöstön ja osaamisen saatavuus Henkilöstön motivoiminen ja tukeminen Tehtäviin suhteutettu henkilöstömitoitus Työkyvyn yksilöllinen huomiointi vaatimuksissa ja mitoituksessa Joustava resurssien käyttö ja kohdentuminen Kasvuun varautuminen TYÖYHTEISÖTAIDOT Yhdessä luodaan hyvä työpaikka avoin,luottamuksellinen, ammattimainen vuorovaikutus johtamis- ja työntekijätaitojen kehittäminen yhdessä Yhdessä tekemällä hyvinvoiva työpaikka Hyvä tunnelma ja työnilo luo edellytykset jaksamiselle Varhainen puuttuminen epäkohtiin Oikeudenmukaisuus Työkulttuurin kehittäminen; oman ja muiden työn arvostaminen Jatkuva, järjestelmällinen perehdyttäminen Tarkoituksenmukaiset työtilat ja välineet Moniammatilliset ja toimivat työterveyspalvelut Henkilöstöstrategia sisältää myös tietoa tulevaisuuden resurssitarpeesta, tarvittavasta osaamisesta, henkilöstöstrategian toteuttamisesta sekä arvioimisesta. 3. HENKILÖSTÖPANOKSET Henkilöstömäärän kehitys Sipoon kunnan palveluksessa oli vuoden 2008 lopussa yhteensä 1 232 henkilöä, mikä on 69 henkilöä enemmän kuin edellisenä vuonna. Kunta-alalla henkilöstöä on keskimäärin 692 työntekijää/kunta ja puolet kuntayksiköistä on työnantajia, joiden palveluksessa on alle 250 henkilöä. Vuoden 2008 talousarviossa oli koko kunnan tasolla noin 50 uutta virkaa ja tointa, näistä toimialat priorisoivat 26 vakituista työntekijää. Määräaikaisen henkilöstön osuus nousi 42 henkilöllä ja työllistämistuella palkatut yhdellä henkilöllä.
6 Osastoittain tarkasteltuna määrällisesti eniten uutta sekä vakituista että määräaikaista henkilöstöä oli sivistysosastolla. Sosiaali- ja terveysosastolla vakituisten määrä ei lisääntynyt ja tekniikka- ja ympäristöosaston vakituinen henkilöstö lisääntyi 8 henkilöllä. Hallinto-osaston henkilöstömäärään on laskettu mukaan myös kehittämis- ja elinkeinoyksikön henkilöstö ja uutena palveluna Yhteiset asiakaspalvelut, josta vakituisen henkilöstön lisäys johtui. Yllä olevassa tilastossa määräaikaiseksi henkilöstöksi on tilastoitu 13 oppisopimuskoulutusta suorittavaa vakinaista työntekijää. Vuoden 2009 talousarviossa ei ole otettu kantaa yksittäisiin virkoihin ja toimiin, mutta talousarviossa on määrärahat 60 uudelle resurssille. Tämä ei automaattisesti tarkoita uusien toimien tai virkojen perustamista, kukin toimiala ja yksikkö miettivät, miten palvelut parhaiten hoidetaan. Kunnallisen työmarkkinalaitoksen työllisyystiedustelun mukaan kunta-alan henkilöstömäärä pysyy vuoteen 2015 lähes ennallaan. Alueelliset vaihtelut ovat kuitenkin suuria. Sipoossa henkilöstömäärä tulee vuonna 2009 laskemaan alle 1200 henkilön alueliitoksen yhteydessä toteutettujen henkilöstösiirtojen takia. Jatkossa henkilöstömäärä tulee kuitenkin voimakkaan kasvustrategian takia lisääntymään.
7 Osasto Vakituiset Työll.tuella Muut Yht. Osasto- Muutos Rakenne 2008 palkatut määräaik. jako ed.vuosi Vakit. Määräaik. Hallinto-osasto & kj. ja KEY 38 3 41 3 % +5 93 % 7 % Sosiaali- ja terveysosasto 250 2 91 343 28 % +15 73 % 27 % Sivistysosasto 485 2 223 710 58 % +40 68 % 32 % Tekniikka- ja ympäristöosasto 118 0 20 138 11 % +8 86 % 14 % Koko kunta 891 4 337 1232 100 % +69 72 % 28 % Huom. Sivistysosaston henkilöstömäärään ei ole laskettu mukaan kansalaisopiston sivutoimisia tuntiopettajia. Vakituisista 11,7 % (104 henkilöä) teki osa-aikatyötä. Vakinaisen henkilöstön osuus koko henkilöstömäärästä on 891 henkilöä, eli 72 %. Määräaikaisen henkilöstön osuus koko henkilöstöstä on noin 28 %. Koko kuntasektorilla keskimäärin 22 % henkilöstöstä on määräaikaisessa työsuhteessa. Suhteessa koko osaston henkilöstöön eniten määräaikaisia oli sivistysosastolla (32 %). Tämä johtunee osittain toiminnan laadusta, oppilaita ei voi jättää ilman opetusta opettajan sairastuessa, mutta osittain myös perhe- ja vanhempainvapaiden määrästä. Määräaikaisen henkilöstön lukumäärään vaikuttavat mm. pitkien, sijaisia vaativien perhe-, virka- ja työvapaiden määrä. Henkilöstömäärältään suurin osasto vuoden 2008 lopussa oli sivistysosasto, jonka palveluksessa on 58 % koko kunnan henkilöstöstä. Vuodenvaihteessa henkilöstömäärä 1 000 asukasta kohti Sipoossa oli 61,9 (59,8 vuonna 2007). Koko kunta-alan vastaava luku on viime vuosina ollut noin 62. Vertailukuntien vastaavat luvut ilmenevät alla olevasta taulukosta. Henkilöstömäärä/1 000 asukasta Kunta 2008 2007 2006 Sipoo 61,98 59,8 61,6 Vantaa 60,0 61,2 Tuusula 49,8 54,1 Mäntsälä 56,2 55,0 55,6 Kirkkonummi 60,8 58,7 60,8 Porvoo 75,8 75,1 72,9 Henkilöstön kielijakauma Vuonna 2008 koko henkilöstöstä 54,5 % oli ruotsinkielisiä ja 44,5 % oli suomenkielisiä. Kun tarkastellaan vastaavaa lukua vakinaisen henkilöstön osalta, ruotsinkielisiä on 56 % ja suomenkielisiä 44 %. Vuoteen 2007 verrattuna ruotsinkielisen henkilöstön osuus koko henkilökunnasta on vähentynyt 3 %, vakinaisten osalta vähennys on 1,8 %.
8 Henkilöstön sukupuolijakauma Vuonna 2008 Sipoon kunnan koko henkilöstöstä 85,1 % oli naisia ja 14,9 % miehiä. Prosenttiluvut ovat edelliseen vuoteen verrattuna säilyneet ennallaan. Vakinaisen henkilökunnan osalta prosenttiluvut ovat: naisia 85,6 % ja miehiä 14,4 %. Koska Sipoon kunnan palvelut myös tulevaisuudessa tulevat painottumaan kasvatus- ja hoitoalalle, naisten suuri osuus henkilöstömäärästä tulee säilymään. Koko kunta-alalla naisten osuus henkilöstöstä on 78 %. Kymmenen tavallisimman ammattinimikkeen sukupuolijakauma on seuraava: Nimike Naisia Miehiä Yht Lastenhoitaja 85 1 86 Luokanopettaja 67 18 85 Lastentarhanopettaja 60 0 60 Lähihoitaja 47 0 47 Lehtori 24 8 32 Siivooja 29 0 29 Perhepäivähoitaja 24 0 24 Laitoshuoltaja 20 0 20 Perushoitaja 20 0 20 Sairaanhoitaja 18 0 18 Yhteensä 394 27 421 Esimiesten osalta sukupuolijakauma on: kunnan johtoryhmä: miehiä 63 % ja naisia 37 % muut esimiehet: miehiä 30 % ja naisia 70 %.
9 Henkilöstön keski-ikä ja ikärakenne Vuoden 2008 lopussa Sipoon kunnan vakinaisen henkilöstön keski-ikä oli 45,2 vuotta. Sipoossa, kuten kunta-alalla yleisesti, keski-ikä on muita työmarkkinasektoreita korkeampi. Verrattuna vuoteen 2007 keski-ikä on Sipoossa noussut 0,2 vuodella. Vuonna 2007 kunta-alalla vakinaisesti työskentelevän henkilöstön keski-ikä oli 45,3 vuotta. Osasto Keski-ikä v. 2008 a 30 v. 30-39 v. 40-49 v. 50-59 v. 60 v. - Yht Hallinto-osasto&kj&KEY 51,6 1 3 9 16 9 38 Sosiaali-ja terveysosasto 45,9 26 44 69 81 30 250 Sivistysosasto 43,5 52 135 142 122 34 485 Tekniikka-ja ympäristöosasto 48,5 11 13 28 49 17 118 Koko henkilökunta 45,2 90 195 248 268 90 891 Kunta-alan henkilöstöstä noin 40 % on 30 49-vuotiaita, runsas 50 % vähintään 50-vuotiaita ja noin 10 % on alle 30-vuotiaita kun taas Sipoon kunnan osalta luvut ovat: 30 49-vuotiaita 49,7 % ja yli 50-vuotiaita 40,2 %. Sipoossa suurimman yksittäisen kymmenenvuotisryhmän muodostaa niin kuin viime vuonnakin 50 59-vuotiaat. Osastoittain tarkasteltuna korkein keski-ikä on kuten aikaisempinakin vuosina hallinto-osastolla.
10 Yleisimmät tehtävänimikkeet Sipoon kunnassa on käytössä yhteensä noin 180 erilaista tehtävänimikettä. Tavallisimmat tehtävänimikkeet Sipoossa ovat lastenhoitaja ja luokanopettaja, molempia on yhtä monta. Vertailtaessa Sipoon kymmentä yleisintä tehtävänimikettä kunta-alan yleisimpiin tehtävänimikkeisiin huomaa, että Sipoo on kasvukunta, jossa lastenhoito, kasvatus ja koulutus painottuvat. Yleisimmät tehtävänimikkeet Sipoossa Yleisimmät tehtävänimikkeet kunta-alalla 1 Lastenhoitaja Sairaanhoitaja 2 Luokanopettaja Peruskoulun luokanopettaja 3 Lastentarhanopettaja Perushoitaja 4 Lähihoitaja Lähihoitaja 5 Lehtori Lastenhoitaja 6 Siivooja Perhepäivähoitaja 7 Perhepäivähoitaja Lastentarhanopettaja 8 Laitoshuoltaja Lehtori 9 Perushoitaja Tuntiopettaja 10 Sairaanhoitaja Koulunkäyntiavustaja Henkilöstömäärä sopimusaloittain Sipoon kunnan henkilöstö sijoittuu viiden eri työ- ja virkaehtosopimuksen sopimusalalle: kunnallinen yleinen virka- ja työehtosopimus (KVTES), kunnallinen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimus (TS), kunnallinen opetushenkilöstön virka- ja työehtosopimus (OVTES), kunnallinen lääkärien virkaehtosopimus (LS) ja kunnallinen tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimus (TTES). Sipoossa henkilöstön sijoittuminen eri sopimusten piiriin on vuoteen 2007 verrattuna lisääntynyt 0,7 % opetushenkilöstön sopimuksen osalta. Tuntipalkkaisen henkilöstön osuus on laskenut 0,5 %. Yleisen sopimuksen osuus koko henkilöstöstä on laskenut 0,4 %, kun taas teknisen sopimuksen henkilöstön osuus on noussut 0,1 %. Lääkärisopimukseen kuuluvan henkilöstön osuus on vuoteen 2007 verrattuna noussut 0,1 %. Sipoossa on enemmän opetushenkilöstöä ja vähemmän lääkärisopimuksen ja teknisen sopimuksen henkilöstöä kuin kunta-alalla keskimäärin.
11 Henkilöstön palvelusaika Vakinaisen henkilöstön palvelusaika kuvaa välillisesti henkilöstön vaihtuvuutta. Koko kunnan tasolla henkilöstön palvelusaika on 11,3 vuotta. Tämä luku on 0,2 vuotta pienempi kuin vuonna 2007. Henkilöstökulut Tulopoliittisten sopimusten mukaiset palkankorotukset nostivat palkkatasoa vuonna 2008 keskimäärin 5,1 %. Vuoden 2009 korotukset ovat keskimäärin 3,2 %. Tulopoliittisen sopimuksen mukaan kunta-alan virka- ja työehtosopimuksiin sisältyi syyskuussa yleiskorotus, joka oli kaikilla aloilla 2,4 %. Vuoden 2008 alussa Tehy ry:n neuvottelutuloksen myötä Tehyn jäsenille maksettiin järjestelyerä ja samapalkkaisuuserä 1.1.2009, nämä olivat yhteensä 3,1 %. Helmikuun alussa Tehyn jäsenille maksettiin 4 prosentin yleiskorotus kompensoimaan muiden alojen syksyllä 2007 maksettua yleiskorotusta. Muille kuin Tehyn jäsenille maksettiin maaliskuun alussa samapalkkaisuuserä ja järjestelyerä, jonka kustannusvaikutus oli keskimäärin 1,6 %. Maaliskuun järjestelyerän yhteydessä varmistettiin myös, että samaa työtä tekevät hoito-alan henkilöstö saa saman tehtäväkohtaisen palkan riippumatta siitä, mihin ammattijärjestöön kuuluu. Henkilökohtaisten lisien osuus kaikkien sopimusten kokonaispalkkasummasta on noin 2,2 % palkkasummasta.
12 Vuoden 2008 syksyllä toteutettiin toisen kerran opettajien työn vaativuuden arviointi uudistetulla arviointilomakkeella, jonka perusteella 101opettajaa sai TVA-korotusta. TVA-kriteereistä painottuivat sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat jokapäiväiseen työhön mm. isot opetusryhmät, erityistä tukea vaativien oppilaiden määrä luokassa ja kielikylpyopetus, Sipoon kunnassa kokoaikaista vakituista työtä tekevän henkilön tehtäväkohtainen keskipalkka on 2 111 euroa. Kokonaispalkan osalta luku on 2 387 euroa. Kunnallisen työmarkkinalaitoksen mukaan kunta-alan kokonaiskeskiansio on 2 573 euroa. Vuoden 2006 alusta voimaan tuli laki väliaikaisesta työnantajan matalapalkkatuesta. Matalapalkkatuen saa työnantaja, jonka palveluksessa on 54 vuotta täyttänyt työntekijä, jolle kokoaikaisesta työstä maksettava palkka on yli 900 ja alle 2 000 euroa kuukaudessa. Matalapalkkatukea maksettiin Sipoon kunnalle yhteensä 80 569 euroa. Tukeen oikeuttavia työntekijöitä oli keskimäärin 68,4/kuukausi. Vuonna 2007 vastaavat luvut olivat 116 924 euroa ja 87,5 työntekijää/kuukausi. Koko kunnan tasolla nettopalkkamenot nousivat vuonna 2007 yhteensä 6 %. Nettopalkkamenot suhteutettuna asukaslukuun 31.12.2008 olivat 2 000 euroa, kun vastaava luku vuonna 2007 oli 1 940 euroa, lisäystä oli yhteensä 3,1 %. Itse tuotettu ja ostettu palvelu Alla olevassa taulukossa itse tuotetun palvelun henkilöstökuluja on verrattu ulkoisiin toimintakuluihin ja näiden lukujen suhteesta on laskettu henkilöstökulujen osuus toimintakuluista.
13 Vuoden 2009 talousarvion mukaan henkilöstökulut nousevat lähes 42,6 miljoonaan euroon ja henkilöstökulujen osuus toimintakuluista on 46,67%, joka on hieman korkeampi kuin edellisinä vuosina. Osuus 1 000 euroa ja % 2004 2005 2006 2007 2008 Arvio 2009 Henkilöstökulut 32 889 34 520 36 192 38 797 41 539 42 633 Toimintakulut yhteensä 71 881 76 220 79 386 83 944 91 520 91 365 Henkilöstökulujen osuus 45,8 45,3 45,6 46,2 45,4 46,7 Henkilöstökulujen osuus toimintakuluista on vuoden 2007 tilinpäätöksen mukaan Järvenpäässä 46,7 %, Tuusulassa 46,8 % ja Porvoossa 51,4 %. Ostopalvelut on alla olevassa tarkastelussa jaettu karkeasti kahteen ryhmään: ensimmäisessä ryhmässä ovat ne kumppanit, jotka tuottavat palveluja vain sipoolaisille ja joiden henkilöstö kokonaisuudessaan palvelee sipoolaisia. Toisessa, eli muut yhteistyökumppanit ryhmässä, on sellaisia kumppaneita, joiden palveluista osa tuotetaan sipoolaisille ja osa muille asiakkaille. Näiden lisäksi käytetään tarvittaessa satunnaisia konsulttipalveluja, joita ei tässä tarkastelussa ole mukana. Yhteensä 116 henkilöä eri yhteistyökumppaneiden palveluksessa tuottaa palveluita vain sipoolaisille asiakkaille. Vain sipoolaisille asiakkaille tuotettu ostopalvelu Henkilöstömäärä Päivähoito - 9 toimipistettä 61 Siivous - 9 toimipistettä 8,5 Sairaankuljetus 12 Laboratorio 6 Röntgen 1 Farmasia 1 Lääkärit 7 Ympäristöterveydenhuolto 4 Vanhuspalvelut - 1 toimipiste 15,5 Yhteensä 116
14 Muita ostopalveluja Sipoon kunnalle tuottaa 229 yhteistyökumppania. Näistä yhteistyökumppaneista 76,4 % tuottaa palveluja sosiaali- ja terveysosastolle, 6,1 % sivistysosastolle, 1,3 %, kehittämis- ja elinkeinoyöyksikölle, 4,4 % hallinto-osastolle ja 11,8 % tekniikka- ja ympäristöosastolle. Koko kunnan tasolla ei ole yhteistä rekisteriä ostetuista palveluista ja sen takia yllä olevat luvut ovat vain suuntaa antavia. 4. HENKILÖSTÖN TILA Sairauspoissaolot Koko vuoden 2008 henkilöstömäärästä 462 henkilöä, eli 32,9 %, ei ollut ollenkaan poissa työstä sairauden takia. Vakinaisesta henkilöstöstä sairauslomapäiviä ei ollut lainkaan 322 henkilöllä, eli 33,9 %:lla. Vuonna 2007 koko henkilöstöstä 34,4 % ei ollut lainkaan poissa työstä sairauden takia ja vakinaisesta henkilöstöstä sairauslomapäiviä ei ollut 34 %:lla. Sairauspoissaolopäivien määrä kokonaisuudessaan laski keskimäärin 12,6 päivään/henkilöä, joka on 1 päivä vähemmän kuin vuonna 2007. Sairauspoissaoloja oli yhteensä 15 459 päivää, eli 391 päivää vähemmän kuin edellisvuonna. Kunta-alalla sairauspoissaolopäiviä on keskimäärin 15 päivää/henkilö. Vuosi Sairauspoissaolopäivät keskimäärin/henkilö 2008 12,6 2007 13,6 2006 14,7 2005 14,3 Työterveyshuollon tilaston mukaan poissaoloista 62 % johtui tuki- ja liikuntaelinsairauksista, mielenterveyshäiriöstä tai hengitystieoireista.
15 Sairauspoissaolotilastoja seurataan edelleen osasto- ja yksikkötasolla. KOKO HENKILÖSTÖN SAIRAUSPOISSAOLOT 1-2 päivää (oma ilmoitus) 1-5 päivää (todistuksella) yli 5 päivää yli 180 päivää Vuosi 2007 2008 2007 2008 2007 2008 2007 2008 Kalenteripäivät yht. 1 735 1 995 2 752 2 774 10 182 9 350 1 181 1340 Vuoden 2008 aikana kaksi työntekijää olivat työkokeilussa. Työkokeilu on työeläkelaitoksen rahoittamaa kuntoutusta, joka voi olla joko täysin uuden työn kokeilemista tai pehmeä paluu omaan työhön pitkän sairausloman jälkeen. Kunnanhallituksen päätöksen mukaan vuodesta 2007 lähtien työkokeilussa oleva henkilö saa työkokeilun ajalta täyden palkan ja työeläkelaitoksen kuntoutusraha maksetaan kokonaisuudessaan työnantajalle. Muut poissaolot Muita poissaolon syitä kuin vuosilomat, koulutukset ja sairauspoissaolot ovat erilaiset työ- ja virkavapaat. Poissaolon syy Päiviä Henkilömäärä Äitiysloma 5040 52 Hoitovapaa 8341 46 Vanhempainloma 5713 54 Isyysloma 131 8 Sairaan lapsen hoito 1130 246 Vuorotteluvapaa 2348 17 Opintovapaa 611 12
16 Henkilökohtainen syy palkaton 8821 458 Toisen viran hoito muualla 2612 22 Yhteensä 34747 915 Työtapaturmat Vuonna 2008 työtapaturmia sattui yhteensä 69, näistä 11 tapahtui työmatkalla ja 58 työssä. Työtapaturmista 30 oli sellaisia, jotka eivät johtaneet poissaoloon. Tämä osoittaa, että työyhteisöt ovat hyvin seuranneet ohjeistusta täyttää työtapaturmalomake aina kun jotakin sattuu, vaikka tapaturma ei vaatisikaan lääkärissäkäyntiä tai poissaoloa. Työtapaturmista aiheutui yhteensä 500 poissaolopäivää, joka vuoteen 2007 verrattuna on 395 päivää enemmän. 2006 2007 2008 Työssä 56 56 58 Työmatkalla 11 6 11 Sairauspoissaolopäiviä 310 105 500 Tapaturmia yhteensä 67 62 69 Työtapaturmien vammojen kaksi yleisintä laatua olivat: - haavat ja pinnalliset vammat - sijoiltaan menot, nyrjähdykset ja venähdykset. Ilmoitettuja läheltä piti -tilanteita oli vuoden 2008 aikana 47 kappaletta. Näiden tilanteiden syitä olivat: - asiakkaan fyysinen kontakti 32 ilmoitusta - liukastuminen 1 ilmoitus - muu syy 14 ilmoitusta. Ilmoitetuista läheltä-piti- tilanteista 39 kappaletta ovat kouluista ja päiväkodeista ja näistä ilmoituksista yli puolet on asiakkaan fyysistä kontaktia tai sillä uhkailua. Työpaikat tehostavat työssä tapahtuneiden tapaturmien selvittämistä yhteistyössä työterveyshuollon ja työsuojelun kanssa. Lisäksi työpaikat toteuttavat aktiivisesti vaarojen arvioinnin pohjalta sovittuja toimenpiteitä työympäristön turvallisuuden parantamiseksi.
17 Eläkkeelle siirtyminen Vuonna 2008 Sipoon kunnassa vanhuuseläkkeelle jäi 17 henkilöä, mikä on 7 henkilöä enemmän kuin vuonna 2007. Kaikista myönnetyistä eläkkeistä 77% oli vanhuuseläkkeitä. Eläkemuoto 2004 2005 2006 2007 2008 Myönnettyjä vanhuuseläkkeitä 16 12 13 10 17 Myönnettyjä työkyvyttömyyseläkkeitä 6 6 4 7 4 Myönnettyjä yksilöllisiä varhaiseläkkeitä 0 1 0 1 1 Myönnettyjä työttömyyseläkkeitä 1 0 0 0 0 Yhteensä 23 19 17 18 22 Osa-aikaeläkkeellä olleita 31.12. 33 33 28 39 35 Osatyökyvyttömyyseläkkeellä vuoden aikana olleita 5 4 6 4 2 Kuntoutustukea vuoden aikana saaneita 6 3 2 4 3 Vuonna 2008 vanhuuseläkkeen saaneiden keski-ikä oli 62,6 vuotta, vastaava luku vuonna 2007 oli 61,9 vuotta. Kaikkien eläkkeelle jääneiden keski-ikä oli 60,5 vuotta (60,7 vuotta vuonna 2007). Uuden eläkelain myötä eläkkeelle siirtymisen ennustaminen vaikeutuu. Jokainen työntekijä voi itse valita, jääkö eläkkeelle 62 63-vuotiaana vai haluaako jatkaa työntekoa ja eläkkeen kartuttamista jopa 68 ikävuoteen asti. Arviolta 24 % kunnan vakinaisesta henkilöstöstä vuonna 2008 jää eläkkeelle vuosina 2009 2018. Suhteessa osaston henkilöstöön eläkkeelle jää eniten henkilöstöä hallinto-osastolta ja tekniikka- ja ympäristöosastolta. Talous ja hallinto Kehitys ja kaavoitus Sosiaali ja terveys Sivistys Tekniikka ja ympäristö Yhteensä 2009 3 1 13 15 7 39 2010 2 0 6 11 2 21 2011 3 1 11 14 7 36 2012 1 0 9 12 6 28 2013 0 0 6 13 6 25 2014 1 1 12 18 2 34 2015 3 0 4 13 3 23 2016 3 1 7 12 2 25 2017 2 0 6 9 7 24 2018 1 1 11 21 5 39 Yhteensä 19 5 85 138 47 294 % osaston henkilöstöstä 2008 53 % 38 % 26 % 19 % 34 % 24 % Arvioon on laskettu eläkeiäksi 63 vuotta.
18 Eläköitymisen kustannukset Työnantajan eläkemaksuja maksettiin vuonna 2008 yhteensä 5 517 133 euroa, mikä on 270 212 euroa (5,2 %) enemmän kuin vuonna 2007. Vuoden 2006 alusta työttömyys-, työkyvyttömyys- ja varhaiseläkkeiden omavastuuosuudet maksetaan ns. varhaiseläkemenoperusteisena maksuna (varhe-maksu) joka maksetaan kuukausittain ennakkomaksuna, joka perustuu edellisenä vuonna alkaneisiin eläkemenoihin. Vuonna 2008 tämä ennakkomaksu on ollut 271 037 euroa. Lopullinen maksu määräytyy vuonna 2008 alkaneiden eläkemenojen perusteella ja laskutetaan syksyllä 2009. Eläkemenoperusteisten työnantajamaksujen kulut olivat 1 784 284 euroa (vuonna 2007: 1 629 189 euroa). 5. INVESTOINNIT HENKILÖSTÖÖN Henkilöstön koulutus ja kehittäminen Henkilöstökoulutuksen välittömät kustannukset olivat vuonna 2008 yhteensä 207 846 euroa, mikä on 233 euroa vakinaista työntekijää kohden ja noin 0,55 % palkkasummasta. Käytetty koulutusraha/vakinainen työntekijä on suurempi kuin vuonna 2007 mutta prosenttiluku palkkasummasta on sama kuin vuonna 2007. KOULUTUSKUSTANNUKSET 2004 2005 2006 2007 2008 Koulutuskustannukset (1 000 ) 102 112 98 143 207 /vakituinen työntekijä 119 130 112 166 233 % palkkasummasta 0,39 0,42 0,35 0,56 0,55 Kymmenen esimiestä aloitti syyskuussa 2007 puolitoista vuotta kestävät johtamistaidon erikoisammattitutkinnon (JET) opinnot, jotka päättyvät maaliskuussa 2009. Vuoden 2008 lopussa kunnassa oli yhteensä 27 oppisopimuksella palkattua henkilöä, jotka opiskelivat mm. lähihoitajaksi, lastenhoitajaksi ja hammashoitajaksi. Vuonna 2008 esimiestapaamiset jatkuivat. Tapaamisia oli yhteensä neljä ja niihin osallistui keskimäärin 77 % kaikista esimiehistä. Toukokuussa koko päivän kestävän tapaamisen aiheena oli muutosvalmennus, ja vetäjinä toimivat Mikko Aalto ja Juri Röhr Milestone Oy:stä. Syyskuussa Päivi Perämäki FCG Efeko Oy:stä piti puolen päivän luennon aiheesta Palvelussuhdeasiat esimiestyössä. Esimiestapaamiset jatkuvat vuonna 2009.
19 Uuden henkilöstön perehdyttämistilaisuudet järjestettiin maalis- ja syyskuussa 2008. Näihin tilaisuuksiin osallistui yhteensä 54 henkilöä. Vastaavien tilaisuuksien päivämäärät vuodelle 2009 on jo lyöty lukkoon, ja niistä on tiedotettu henkilöstölle. Lokakuussa järjestettiin 6 uuden esimiehen perehdyttämisiltapäivä, esimiehet saivat työkalukseen henkilöstöasioiden oppaan, johon on koottu kaikki henkilöstöä koskeva ohjeistus ja toimintatapaohjeet. Opasta pidettiin hyvänä apuvälineenä ja sitä on tarkoitus vielä kehittää ja jatkossa ylläpitää. Elokuun lopussa järjestettiin neljännen kerran kahtena iltapäivänä koko henkilöstölle yhteinen virkistysiltapäivä, jonka teemana oli henkilöstön hyvinvointi. Jokainen oli itse saanut 15 erilaisen toiminnan joukosta valita itselleen kaksi lajia, johon halusi tutustua. Lajeja oli laidasta laitaan, suurin osa liittyi kuntoiluun mutta muutamat olivat muuta harrastustoimintaa. Lajivalikoima oli osittain sama kuin edellisenä vuonna: monitoimihallin kuntosaliin tutustuminen, sauvakävely, jousiammunta, Boccia-kuulapeli, Mölkky, metsäkävely, neulahuovutus ja melonta. Uusia lajeja olivat Method Putkisto, jumppapallojumppa, Sambic-tanssi, naurujooga ja tutustuminen kotiseutumuseoon. Osa iltapäivän ohjaajista oli kunnan omaa henkilöstöä. Tämä osoitti, miten monipuolista osaamista kuntamme henkilöstöllä on. Virkistysiltapäivään osallistui 250 henkilöä ja se sai erinomaisen palautteen. Työhyvinvointi Työkyvyn ylläpitoa (TYKY) varten myönnettiin TYKY-avustusta 20 työyhteisölle. Toiminnan kokonaismenot olivat yhteensä 12 750 euroa. Avustuksen saaneiden työyhteisöjen määrä on suurempi kuin viime vuonna ja myönnettyjen avustusten kokonaissumma on hieman suurempi kuin viime vuonna. Avustusrahaa saaneeseen TYKY-toimintaan osallistui noin 270 henkilöä, joka on hieman enemmän kuin edellisvuonna. Lisäksi yksiköillä on omakustanteisesti mahdollisuus järjestää henkilöstölle yksi palkallinen virkistysiltapäivä vuodessa ja suurin osa työyhteisöistä ovat näin tehneet. Työntekijöiden säännöllistä liikuntaharrastusta ja kunnon ylläpitoa tuettiin vuoden 2008 aikana 16 412 eurolla. Liikuntaedusta henkilö maksaa itse puolet ja kunta maksaa toisen puolen. Liikuntaetua voi käyttää kansalaisopiston, vapaa-ajantoimen ja fysioterapian liikuntakurssien osallistumismaksuihin tai liikuntaseteleihin. Tätä mahdollisuutta käytti hyväkseen yhteensä 335 henkilöä, mikä on sama määrä kuin vuonna 2007. 2004 2005 2006 2007 2008 TYKY-avustus ( ) 15 897 15 926 15 141 12 627 12 750 Liikuntaetu ( ) 8 500 10 864 12 887 15 081 16 412 Liikuntaedun käyttäjät (hlö) 262 300 308 335 335
20 Työnantaja maksoi myös henkilöstön osallistumiset Kunniakierrokselle ja NaarasSuden- Juoksuun. 35 henkilöä osallistui Kunniakierrokseen, jossa Sipoon kunta voitti yrityskilpailun ja sai kiertopalkinnon omaksi, eli kuntaa edustaneilla oli suurin määrä kierroksia suhteutettuna osallistujamäärään. NaarasSudenJuoksuun osallistui 147 naista Sipoon kunnasta. Työterveyshuolto Työterveyshuollon palvelujen kustannukset vuonna 2008 olivat 223 072 euroa. Näistä kuluista Kansaneläkelaitokselta anotaan 50 %:n korvaus, joten nettokustannukset ovat noin 115 536 euroa. Työntekijäkohtaiset kustannukset ovat nousseet vuodesta 2007 ja olivat nyt noin 90 euroa/työntekijä. Ennalta ehkäisevään toimintaan käytettiin enemmän kuin viime vuonna, noin 41 %, ja sairaudenhoidollisiin toimenpiteisiin noin 59 % kuluista. Vuoden 2009 alusta Sipoon kunnan työterveyshuollon hoitaa Kuninkaantien työterveys-niminen liikelaitos. Kustannusten seuranta jatkuu vuonna 2009 ja työterveyshuollon sopimuksessa pääpainopiste on edelleen ennalta ehkäisevässä hoidossa. Työterveyshuollon kustannukset 2006 2007 2008 Kokonaiskustannukset ( ) 194 222 192 551 221 620 Kustannukset/henkilö 82,65 82,78 90,53 Ennaltaehkäisevä hoito (%) 33 30,5 41,4 Sairaudenhoito (%) 67 69,5 58,6 Tekniikka- ja ympäristöosaston henkilöstöstä 10 henkilöä osallistui ASLAK-kurssiin vuosina 2007 2008. Kunnan henkilöstön kaikille ammattiryhmille järjestettiin vapaaehtoisia ikäryhmäterveystarkastuksia. Keväällä ja syksyllä järjestettiin henkilökunnalle kaksi Painonvartijat-ryhmää. Kevään ryhmässä oli 27 osallistujaa ja syksyllä osallistujia oli 23. Työsuojelutoiminta Työsuojelun ja työterveyshuollon vuoden 2008 painopistealueena olivat koulut ja päiväkodit. Koulujen ja päiväkotien turvallisuusasiat olivat aktiivisesti esillä ja vuoden aikana selvitettiin mahdollisuuksia järjestää tulevaisuudessa kattavaa henkilöturvallisuuskoulutusta koulujen ja päiväkotien henkilöstölle. Koulujen kameravalvontaan (sisäiseen ja ulkoiseen) liittyviä ohjeistuk-
21 sia selvitettiin, työ jatkuu vuoden 2009 puolella. Työsuojelu osallistui työyhteisöasioiden käsittelyyn sekä koulujen että päivähoidon puolella. Sivistysosaston työsuojeluvaltuutettu vaihtui heinäkuussa ja loppuvuonna työt jaettiin poikkeuksellisesti kolmen valtuutetun kesken (2 tsv sivistysosastolla ja 1 muut). Tekniikka- ja ympäristöosastolla jatkettiin edellisen vuoden keskeneräisten työyhteisöasioiden sekä ASLAK kuntoutuksessa esiin tulleiden kehitysasioiden parissa. Kotihoidossa jatkettiin kotona työskentelevien työntekijöiden henkilö- ja työympäristöturvallisuusasioissa. Terveyskeskuksen sekä hoivaosastojen henkilökunta osallistuivat IUPL:n ensisammutus koulutukseen. Aino Active -projektiin valittiin pilottiryhmiksi kunnan siivoustyöntekijät sekä terveyskeskuksen osasto 1 henkilökunta. Suunnittelutyö tehtiin vuoden lopulla, projektin lähtiessä käyntiin alkuvuodesta 2009. Työterveyshuollon siirtymistä Porvoon kaupungin liikelaitokseen valmisteltiin toimintasuunnitelman päivittämisellä sekä hakemalla uusia toimintamalleja työyhteisöjen kokonaistilanteiden selvittämiseen. Työsuojelun toimintaohjelma päivitettiin ajalle 2008 2010 ja laadittiin yhteistoimintalain soveltamiselle paikalliset ohjeet. Vaarojen arviointi laadittiin Webropol-pohjalle, tavoitteena ottaa se käyttöön alkuvuodesta 2009. Silmäaseman kanssa uudistettiin erityistyölaseja koskeva sopimus. Työterveyshuollon työpaikkakäyntejä oli 13, ne kohdistuivat pääasiassa kouluihin ja päiväkoteihin. Työsuojeluvaltuutettujen omia käyntejä työpaikoille oli 15 kpl ja työterveyshuollon kanssa 6. Vuoden aikana työsuojelu ja työterveyshuolto osallistuivat neljän uudisrakennuksen (2 pvk, Varuboden, kansalaisopiston parakki) ja kahden saneerauskohteen (Arava ja Impivaara) suunnitteluun antamalla yhteiset lausunnot tilojen suunnitelmista. Työsuojeluhenkilöstö osallistui vuoden aikana hoitoon ohjaus tapahtumiin. Kunnan sisäilmatyöryhmä kokoontui neljä kertaa terveydensuojelun ja toimitilapalveluiden johdolla. Sisäilmatyöryhmän työskentelyä kehitettiin perustamalla työryhmä jonka tavoitteeksi asetettiin prosessikaavion laatiminen sisäilmaongelmien käsittelystä kunnassa. Sisäilmatyöryhmään tuotiin vuoden aikana uusia kohteita, mutta muutama kohde on ollut edelleen jatkuvasti esillä. Koulukeskuksen kiinteistöihin tehtiin vuoden aikana useampia käyntejä. Vuoden lopulla aloitettiin Leppätien kosteusvaurioiden selvittäminen. Terveyskeskuksen osastojen sekä hammashoitolan sisälämpötiloja parannettiin asentamalla niihin ilmanjäähdytysyksiköitä. Terveyskeskukseen asennettiin markiisit pienentämään kevään ja kesän lämpökuormitusta (käyttöönotto 2009). Tyky-ryhmä kokoontui yhden kerran käsittelemään tyhy-hakemuksia, joista ryhmä antoi ehdotukset osastojen yt-ryhmille.
22 Yhdessä työterveyshuollon kanssa osallistuttiin Kuopion Tyky-Helmi -koulutustilaisuuteen. Työsuojeluvaltuutetut osallistuivat 6 omaan koulutustapahtumaan. Työsuojelu oli mukana Hyvä Ikä -projektin Tyhy-markkinoilla vanhalla kunnantalolla. Fiilis-kysely Kunnan työilmapiirikartoitus uusittiin kokonaan vuonna 2007 ja uusi kartoitus sai nimekseen FIILIS. Tavoitteena on edelleen, että kysely antaa tietoa työpaikkojen tilasta ja toimii kehittämisen apuvälineenä. Uusi kysely suoritettiin ensimmäistä kertaa syys lokakuussa 2007. Kyselyyn oli mahdollista vastata sekä sähköisesti että paperilla. Kysely lähetettiin 1 014 vakinaiselle ja pidemmässä määräaikaisessa työsuhteessa olevalle työntekijälle. Vastauksia saatiin 754 kappaletta, eli vastausprosentti oli 74,4 %. Vuoden 2005 ilmapiirikartoituksen vastausprosentti oli 72 %. Kyselyn vastauksista 88 % tuli sähköisessä muodossa. Fiilis-kysely sisältää yhteensä 32 kysymystä, jotka on ryhmitelty neljään osa-alueeseen seuraavasti: 1. Työyhteisön toimivuus 2. Työolot 3. Esimiestyö 4. Omat voimavarat ja työkyky Kyselyn arviointiasteikko on 1-4: 4 (erinomainen) = ylittää odotukset 3 (hyvä) = odotusten mukainen 2 (kohtuullinen) = ihan ok, parantamisen varaa on, mutta asiat voisivat olla huonommin 1 (huono) = alittaa odotukset Kyselyn hälytysrajaksi asetettiin 2,5. Koko kunnan kysely-yhteenvedossa oli kaksi kohtaa, jotka alittivat hälytysrajan, nämä olivat ristiriitatilanteiden ratkaiseminen työyhteisössä ja työterveyshuollon tuen riittävyys.
23 Yhteenvedossa oli useampia kohtia, jotka ylittivät keskiarvon kolme, mm. työssä viihtyminen, nykyisessä ammatissa toimiminen kahden vuoden kuluttua ja fyysinen kunto vastaa työn vaatimuksia. Kyselyn tulosten käsittelyyn ja niistä johdettaviin toimenpiteisiin kiinnitettiin tällä kerralla erityistä huomiota. Kun kyselyn tulokset oli lähetetty yksiköiden päälliköille, henkilöstötoimisto piti osastokohtaiset valmennukset esimiehille siitä, miten tuloksia tulisi käydä yksiköissä läpi ja miten niistä saadaan johdettua kehittämiskohteet. Kehittämiskohteista raportoidaan säännöllisesti osastojen johtoryhmille ja YT-ryhmille. Seuraava kysely tehdään syksyllä 2009 ja kyselylomaketta uudistetaan siten, että esimiestyöhön liittyvät kysymykset eriytetään omaksi kokonaisuudeksi. Vuoden työyksikön valinta Aiempina vuosina kunnassamme on valittu vuoden työntekijä ja esimies mutta vuonna 2008 valittiin ensimmäisen kerran vuoden työyksikkö. Halukkaat työyksiköt perustelivat itse vapaamuotoisessa hakemuksessa miksi heidät tuli valita vuoden työyksiköksi ja valinnan suoritti kunnan johtoryhmä vahvistettuna työsuojelupäälliköllä. Valintakriteerit vuoden työyksikön valinnalle ovat yhteistyökomitean hyväksymät ja valinnassa huomioidaan mm. seuraavia asioista työyksikön toiminnassa: työskentelytapojen, organisaation ja prosessien kehittäminen henkilöstön kannustaminen osallistumaan koulutuksiin toimenpiteet työkykytoiminnan järjestämiseksi toimiva työpaikkakokousjärjestelmä ja aktiivinen yhteistoiminta vaarojen arviointi ja yksikön työsuojelutyö toimenpiteet yhteishengen luomiseksi ja hyvän työpaikkailmapiirin kehittämiseksi Vuoden 2008 työyksiköksi valittiin kotihoidon Nikkilän tiimi ja valinnassa painotettiin erityisesti prosessien ja työtapojen oma-aloitteista, kunnan kasvustrategian mukaista kehittämistä, josta jo on konkreettisia tuloksia. Palkintona vuoden työyksikkö sai rahaa yhteiseen työkykyä ylläpitävään toimintaan. Henkilöstön palkitseminen Vuonna 2005 Sipoon kunnassa otettiin käyttöön uusi muistamissääntö, jonka mukaan henkilöstöä palkitaan sekä kunnallisesta palvelusta että palvelusta Sipoon kunnassa. Vuonna 2008 Kuntaliiton ansiomerkkejä jaettiin yhteensä 49 seuraavasti: 40 vuoden kunnallisesta palvelusta: 2 henkilöä 30 vuoden kunnallisesta palvelusta: 20 henkilöä
24 20 vuoden kunnallisesta palvelusta: 27 henkilöä Lahjoja palveluksesta Sipoon kunnassa jaettiin yhteensä 61 kappaletta: 40 vuoden palvelu Sipoon kunnassa: 1 henkilö 30 vuoden palvelu Sipoon kunnassa: 13 henkilöä 20 vuoden palvelu Sipoon kunnassa: 17 henkilöä 10 vuoden palvelu Sipoon kunnassa: 30 henkilöä Kahdelle henkilölle jaettiin Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan I luokan mitalit kultakoristein ja kahdelle henkilölle jaettiin Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan I luokan mitalit. Vuonna 2009 tulemme jakamaan 33 kunnallista ansiomerkkiä ja 64 lahjaa palveluksesta Sipoon kunnassa. Lisäksi 1 henkilölle on myönnetty Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan I luokan mitali kultakoristein ja 1 henkilölle on myönnetty Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan I luokan mitali. Yhteistyökomitea ja yhteistyösopimus Yhteistyökomitea on se kunnallinen elin, jossa käsitellään kaikki henkilöstöä koskevat asiat. Sipoossa yhteistyökomitea toimii myös työsuojelutoimikuntana. Komiteassa ovat edustettuina sekä työntekijät että työnantaja. Uusi laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta tuli voimaan 1.9.2007 ja tämä tarkoitti että siirryttiin virka- ja työehtosopimuslakeihin perustuvasta yhteistoimintamenettelystä erityislailla säänneltyyn menettelyyn. Kunnallisen työmarkkinalaitoksen suosituksen mukaan kunta irtisanoi paikallisen yhteistoimintasopimuksen ja valmistelut yhteistoimintamenettelyn toteuttamiseksi aloitettiin. Yhteistoimintalain paikallinen toimintaohje hyväksyttiin yhteistyökomiteassa 16.4.2008 ja syksystä 2008 lähtien yhteistyökomitean 15 paikkaa jaettiin seuraavasti: Työnantajan edustajat (5) kunnanjohtaja työsuojelupäällikkö 3 osastojen johtoryhmän valitsemaa yksikön päällikköä Henkilöstön edustajat (10) ammattijärjestöjen valitsemat edustajat (6) 2-3 työsuojeluvaltuutettua, sen mukaan ovatko toimihenkilöt valinneet oman edustajan 1-2 suurimman ammattijärjestön edustajaa. Vuonna 2008 komitea kokoontui 5 kertaa. Jokaisella osastolla on myös oma yhteistyöryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti käsittelemään osaston henkilöstöä koskevia asioita.
25 Välitön yhteistoiminta Välitöntä yhteistoimintaa ovat mm. kehityskeskustelut sekä toimisto- tai tiimikokoukset ja osastokokoukset. Jokaisella työyhteisöllä on omat vakiintuneet, hyväksi koetut kokouskäytännöt ja - ajat. Kehityskeskusteluista on tullut osa esimiesten toimintaa. Vuonna 2008 vakinaisesta henkilöstöstä yhteensä 84 % kävi esimiehensä kanssa kehityskeskustelun. Ne vakinaiset työntekijät, joiden kanssa ei käyty kehityskeskustelua, olivat lähinnä uusia työntekijöitä sekä pitkällä perhe-, virka- tai työvapaalla olevia henkilöitä. Luottamusmiestoiminta Pääluottamusmiehet, ammattijärjestöjen puheenjohtajat, henkilöstösihteeri ja henkilöstöpäällikkö pitivät vuoden 2008 aikana viisi kokousta, joissa käsiteltiin yhteisiä henkilöstöä koskevia asioita, mm. järjestelyerien käyttöä, työn vaativuuden arviointia, henkilökohtaisen työsuorituksen arviointia, paikallisia sopimuksia, organisaatioissa tapahtuvia muutoksia ja luottamusmiesten ajankäyttöä. Lisäksi luottamusmiehet tai ammattijärjestöjen edustajat ovat olleet mukana erilaisten henkilöstöä koskevien asioiden valmistelussa. Sisäinen tiedottaminen Kunnan sisäistä Info-lehteä, joka ilmestyy noin kerran kuukaudessa, uudistetaan. Jatkossa tavoitteena on, että lehti jaetaan paperiversiona vain niihin työpisteisiin, jossa henkilöstöllä ei ole mahdollista käyttää tietokonetta, muu henkilöstö voi lukea Info-lehden Sinetti-intranetistä. Info-lehti sisältää ajankohtaisia henkilöstöä koskevia asioita ja tiedotteita sekä myös kaikki ne tiedotteet, jotka kuukauden aikana on lähetetty henkilöstölle sähköpostitse. Kunnan uusi intranet, Sinetti, on otettu käyttöön ja sen toiminnan kehittäminen jatkuu edelleen. 6. HENKILÖSTÖHALLINTOON LIITTYVÄT PROJEKTIT Vanhustyön tulosyksikön kehittämisprojekti Arvokas vanhuus Sipoossa sujuvilla palveluprosesseilla Sipoon kunnan sosiaali- ja terveystoimen Työelämän kehittämiskeskuksen työhyvinvointihanke (2007 2009) on edennyt seuraavin toimenpitein ja tuloksin: Hankkeen alussa toteutettiin sähköiset kuntalaiskysely (N =222) ja arvokysely (N=112) koko kunnan henkilöstölle, joilla kerättiin tietoja kuntalaisten näkemyksistä ja henkilökunnan mielipiteistä vanhuspalveluista Sipoossa. Arvokyselyllä haluttiin myös avata ja toiminnallistaa Sipoon päästrategiassa valittuja arvoja (hyväksytty 05/2007). Kyselyistä pidettiin myös tiedotus- ja leh-
26 distötilaisuus, jossa kerrottiin hankkeesta, sen tavoitteista ja toimenpiteistä. Hankkeesta syntyi 3 lehtikirjoitusta sekä yksi radiohaastattelu. Kyselyjen lisäksi pidettiin syyskuussa 2007 kuntalaisilta Sipoon Nikkilässä. Kuntalaisiltaan osallistui noin 30 henkilöä, pääosin ikääntyneitä ja sidosryhmäkumppaneita sekä henkilöstöä. Lisäksi vanhuspoliittista ohjelmaa ennakoivana työnä toteutettiin laaja toimintaympäristöanalyysi (APESTE) ohjausryhmätyönä. Ohjausryhmässä oli edustus toimialan johtoryhmästä ja henkilöstön edustus sekä vanhusneuvostosta Bengt Pihlström ja sosiaali- ja terveyslautakunnasta Claes-Håkan Nyman (tapaamisia 4 kpl). Kyselyillä ja muilla toimenpiteillä pohjustettiin seuraavaksi tehtävää vanhuspoliittista ohjelmaa, joka hyväksyttiin sosiaali- ja terveystoimen lautakunnassa 05 /2008 ja asiakirja hyväksyttiin kunnanvaltuustossa 1.9.2008. Vanhuspoliittisesta ohjelmaluonnoksesta pyydettiin laajasti lausunnot eri toimialoilta ja sidosryhmäkumppaneilta (mm. seurakunnat, eläkeläisjärjestöt, kunnan yksityiset palvelutuottajat). Saatuja kommentteja lisättiin ja hyödynnettiin ohjelman viimeistelyssä. Lausuntoihin vastaajat olivat tyytyväisiä saadessaan ottaa kantaa ohjelmaan jo tekovaiheessa. Kaikille yhteisöille ja sidosryhmille (mm. henkilöstöseminaari, vanhusneuvosto, sosiaali- ja terveyslautakunnalle, lehdistölle) esiteltiin kyselyjen tulokset sekä itse hanke. Yhteistyö on sujunut kaikkien tahojen kesken erinomaisesti ja täsmennettyjä toimintasuunnitelmia noudattaen. Keväällä 2008 (huhtikuu kesäkuu 2008) aloitettiin vanhustyön toiminnan rakenteiden ja prosessien pohdinta ensin johtoryhmätyönä (2 kpl) koko toimialan osalta ja sen jälkeen lähiesimiestasolla (1kpl) ja lopuksi henkilöstövalmennuksin(3 kpl). Näissä käsiteltiin seuraavia teemoja: Muutoksen hallinta Prosessiajattelun perusteet Toiminnan rakenteet. Menetelminä hankkeen valmennuksissa on käytetty asiantuntija-alustuksia, toiminnallisia työpajoja, parikeskusteluja ja ongelmanratkaisutehtäviä. Käytetyt menetelmät ovat osoittautuneet toiminnallisiksi ja osallistaviksi ja ne ovat osaltaan lisänneet vaikuttamismahdollisuuksia omaan työhön ja työyhteisöjen toimintatapoihin. Henkilöstön mielestä he ovat päässeet mukaan tekemään sipoolaista muutosta ja saaneet tietoa ja näkemystä tulevaisuudesta. Projekti on toteutunut suunnittelussa aikataulussa hyvin ja suunnitellut toimenpiteet ovat toteutuneet kiitettävästi. Hankkeen toimenpiteistä vastasivat vanhustyön päällikkö Helena Räsänen, kehitysjohtaja Sari Gustafsson ja projektijohtaja Janne Marniemi. Tulokset esiteltiin myös ohjausryhmässä. Vanhustyön hankkeeseen osallistuvat työyhteisöt ja tahot ovat: SOTE- johtoryhmä Kotihoito Suvirinteen dementiaosasto Suvikujan tehostetun palveluasumisen yksikkö
27 Päiväkeskus Asumisyksikkö Saga Pesula. Hankkeesta on tiedotettu sähköpostitse useaan kertaan henkilöstön edustajille sekä kunnan Internet-sivujen kautta. Syksyllä 2008 hankkeessa teemoina ovat olleet: työyhteisöjen toiminnallistaminen ja on käyty koko henkilöstön kanssa lävitse prosessiajattelun perusteet (yhteensä 3 pv). Toisena aihealueena olivat: muutosvalmennus ja muutosjohtaminen (yhteensä 6 pv). Sipoosta Suomen halutuin strategisen palkitsemisen projekti Kuten vanhustyön projekti tämäkin projekti on työelämän kehittämiskeskuksen rahoittama ja se syntyi kunnan strategisista haasteista, joista emme selvä perinteisillä kuntatoiminnan keinoilla. Selvää oli, että Sipoon palvelutuotantoa täytyy kehittää ja kunnan tulee löytää sekä uusi ajattelutapa että uusi tapa tuottaa palveluja kuntalaisille. Selvitäkseen kasvustrategian haasteista esimiehet tarvitsivat työkaluja strategian työstämiseen ja toimenpanoon sekä työkaluja johtamiseen ja henkilöstön palkitsemiseen. Projektin tavoitteena on luoda yhtenäinen kasvustrategian toteuttamismalli sekä johtamis-, palaute-, kannustus- ja palkitsemisjärjestelmä. Näiden avulla varmistamme Sipoon imagon haluttuna työnantajana ja henkilöstön yhdenvertaisen kohtelun sekä annamme työkalut esimiehille vastata kasvustrategian haasteisiin. Hankkeen aikana tavoitteena on, että henkilöstö oppii osallistumaan kehittämiseen, tuottamaan kunnallispalvelut uudella toiminnallisesti ja taloudellisesti tehokkaalla tavalla sekä oppii hyviä käytäntöjä muilta työyksiköiltä. Kevään 2008 aikana projektin pilottiryhmillä, rakennusvalvonta, Kotihoidon Nikkilän tiimi, Sipoon lukio ja henkilöstötoimisto, oli pilottikohtaista valmennusta, jonka aikana keskityttiin siihen, mitä kasvustrategia ja sen kriittiset menestystekijät tarkoittavat omassa työssä ja mitä omalla työpaikalla voidaan tehdä strategian toteuttamiseksi. Lisäksi analysoitiin mitä lisäosaamista, kehittämistä ja muutosta strategian toteuttaminen tuo tullessaan omassa työssä. Pilottiryhmien aikaansaannoksia tähän mennessä ovat mm. erilaiset kehittämis- ja kehityssuunnitelmat, nykyosaamisen tason ja tulevaisuudessa tarvittavaa osaamisen kartoitukset ja analyysit, työtehtävien uudelleenjärjestelyt, innovointia uusista tavoista järjestää palveluja, omien palaverien tehostaminen ja yhteistyön lisääminen. Kevään yhteisissä valmennuksissa on käsitelty johtamista, esimies- ja alaistaitoja, palautteen antamista ja vastaanottamista, tavoitteiden asettamista, seuraamista ja sitoutumista tavoitteisiin, osallistumista kehittämiseen sekä muutosprosessia työpaikalla.
28 Mainitut valmennukset ovat olleet vain pieni osa tehtyä työtä, suurin työ on tehty oman esimiehen johdolla työpaikalla kun ollaan testattu ja kehitetty työkirjaa, laadittu omaan työhön liittyviä suunnitelmia ja opiskeltu strategiaa yhdessä. Lokakuussa 2008 pilotit arvioivat edistymistään pilottikohtaisessa auditointiklinkikassa, lisäksi ulkopuolinen auditoija haastatteli pilottien esimiehet, johtoryhmän jäsenet ja kunnanhallituksen puheenjohtajiston. Projektin ohjausryhmä ja kunnan johtoryhmä sopi Sipoon kannustus- ja palkitsemismallin periaatteista syksyllä 2008 ja tätä tarkoitusta varten perustettu kannustus- ja palkitsemisryhmä jatkaa työtä vuonna 2009. On sovittu, että edetään vaiheittain siten että ensimmäisessä vaiheessa satsataan sekä aineettomaan palkitsemiseen (työ ja sen organisointi sekä kasvu ja kehittyminen) että aineelliseen ryhmäpalkitsemiseen, joka sidotaan strategian mukaisten tavoitteiden ylittämiseen. Täysin uusi ajattelutapa on, että strategisten tavoitteiden saavuttaminen on minimitavoite ja vain tavoitteen ylittämisestä palkitaan. Tavoitteena on, että kannustamis- ja palkitsemismallin periaatteet ovat valmiit ja hyväksytty kunnanhallituksessa joulukuun loppuun mennessä. Toisessa vaiheessa malliin otetaan mukaan myös yksilöpalkitseminen ja henkilöstöetujen kehittäminen. Ennen projektin päättymistä vuoden 2009 lopussa tavoitteena on saada valmiiksi ja testattavaksi Sipoon kannustus- ja palkitsemismalliin, valmentaa esimiehiä osaamisen-, suorituksen- ja muutoksen johtamisessa sekä aloittaa sisäisten valmentajien yhteistyö. Projekti toteutetaan yhteistyössä Joanto Consultingin kanssa ja sitä johtaa ohjausryhmä, joka koostuu kunnanjohtajasta, osastojen päälliköistä, henkilöstön edustajasta ja valmennuskonsultista. Asiakaspalvelu Kunnan yhteinen asiakaspalvelupiste, Info, aloitti toimintansa maaliskuussa 2008 kuuden palveluneuvojan voimin. Koko Infon henkilöstö on jo aiemmin ollut työssä kunnassa ja heidät vaan siirrettiin sisäisellä siirrolla Infon henkilöstöksi. Info hoitaa koko kunnan yhteisen asiakaspalvelun, eli asiakaskäynnit, puhelinvaihteen ja sähköisen asiakaspalvelun. Tavoitteena on parantaa asiakaspalvelua siten, että asiakas pystyy asioimaan kunnan kanssa mahdollisimman pitkälle yhdestä pisteestä. Info auttaa asiakasta mahdollisimman pitkälle yleisissä asioissa ja kutsuu tarvittaessa avukseen asiantuntijan toimialoilta.
29 Infon toiminta Asiakas keskipisteessä Asiakas Kunta Asiakas Kunta Sos & Terv Tekn & Ymp Hallinto Sivistys I N F O Sos & Terv Tekn & Ymp Hallinto Sivistys Osana kunnan asiakaspalvelun parantamista ulkoista asiakaspalvelua hoitavat yksiköt muuttavat sisääntulokerrokseen keväällä 2009. Syksyllä 2008 poliisin toimipiste siirtyi Kuntalaan ja asiakkailla on nyt mahdollisuus asioida sekä poliisin että kunnan toimipisteessä samanaikaisesti. Vuoden 2008 keväällä kuntaministerin asettama selvitysmies sai uuden julkisen asiakaspalvelumallin kehittämistyön päätökseen. Tämän mallin tiimoilta ryhmä, joka koostui maistraatin, poliisin, työvoimatoimiston, Kelan ja kunnan edustajasta tapasi kaksi kertaa, kunnan koolle kutsumana, miettimään yhteispalvelua Sipoossa. Koska valtiolla on tällä hetkellä menossa mittavat organisaatiomuutokset ja kasvu-alueista ei ole vielä tarkkaan määritelty, ryhmä päätti, ettei yhteispalvelupistettä vielä toteuteta mutta asiaa pidetään kuitenkin vireillä.
30 Sähköinen asiakaspalvelu Palvelun tehostaminen ja tulosten mittaaminen, kasvustrategian tuomat haasteet, henkilöstön eläköityminen sekä kilpailu ammattitaitoisesta henkilöstöstä työmarkkinoilla ovat haasteita, johon sähköinen asiakaspalvelu tuo apua. Sähköinen asiakaspalvelu on yksi osa Kuntalan palvelupisteen asiakaspalvelua. Kunnan sähköisen palvelun kehittäminen alkoi lokakuussa 2007 ja työ jatkuu edelleen. Asiakkailla on tällä hetkellä käytössään asiakastili, joka mahdollistaa omien sähköisesti vireille pantujen asioiden seurannan verkossa ja he voivat käyttää sähköistä palvelupyyntölomaketta asioidessaan kunnan kanssa. Lisäksi tekniset edellytykset sähköisen ajanvarauksen käyttöönottoon on luotu ja sähköinen ajanvaraus on otettu käyttöön mm. neuvolassa, röntgenissä, laboratoriossa ja kansalaisopiston kursseille ilmoittautumisessa. Tavoitteena on vuoden 2009 aikana ottaa käyttöön koko päivähoitoprosessin läpi kulkevan sähköisen päivähoitopaikan hakemuslomakkeen ottaa käyttöön virkamiesten sähköisen ajanvarausjärjestelmän selvittää rakennusvalvonnan siirtymistä sähköisiin lomakkeisiin hyvinvointi-tv:n käyttöönoton selvittäminen sellaisen karttapalvelun käyttöönotto, joka mahdollistaa kuntalaisten aktiivisen osallistumisen kaavoituksen päätöksentekoon.