2016 PERA II hankkeen loppuraportti PERA II jatkohanke 1.9.2015-30.4.2016 Maija Puranen
Palosuojelurahaston hankkeen SMDno-2015-983 loppuraportti- PERA II jatkohanke PERA II jatkohankkeen sisällysluettelo 1 ESIPUHE... 1 2 TIIVISTELMÄ... 2 3 HANKETYÖSKENTELY... 6 3.1 Hankkeen organisaatio ja rahoitus... 6 3.2 Hanketyöskentely... 6 3.3 Yhteenveto... 8 4 PERA II JATKOHANKKEEN TAUSTA... 9 5 HANKKEEN TAVOITTEET JA VAIHEET... 10 5.1 Syksy 2015 (4kk)... 10 5.1.1 Tavoitteet... 10 5.1.2 Tulokset ja kokemukset... 11 5.2 Kevät 2016 (4kk)... 12 5.2.1 Tavoitteet... 12 5.2.2 Tulokset ja kokemukset... 12 6 VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI... 14 6.1 Tavoitteet... 14 6.2 Menetelmät ja rajaukset... 14 6.3 Tulokset ja pohdintaa... 14 6.3.1 Yleistiedot... 14 6.3.2 Työturvallisuustyö pelastuslaitoksissa... 15 6.3.3 PERA tietojärjestelmä... 15 6.3.4 Vaikuttavuus... 18 6.4 Yhteenveto ja johtopäätökset... 20 7 HANKKEEN YHTEENVETO JA POHDINTA... 21 8 TULEVAISUUDEN NÄKYMIÄ... 22
1 ESIPUHE Tämä kehittämishanke alkoi 1.9.2015 ja päättyi 30.4.2016. Hanke toteutettiin palosuojelurahaston tuella Keski-Suomen pelastuslaitoksen hallinnoidessa hanketta. Hankkeen kehittämistyöhön sitoutui ja osallistui vaiheittain suurin osa pelastuslaitoksista (20/22) sekä useita eri alojen asiantuntijoita. Hanke oli jatkohanke 1.6.2013 alkaneelle ja 31.8.2015 päättyneelle PERA hankkeelle. PERA hankkeen väliraportti on luettavissa kokonaisuudessaan www.peranet.fi - sivustolla. Tämän kehittämishankkeen nimi oli PERA II jatkohanke. Kehittämishankkeen toteutuksesta vastasi hanketyöryhmä, jonka kokoonpano pysyi samana hankkeen edetessä. Kehittämistyötä ohjasivat vahvasti aikaisemmin laaditut tutkimukset ja dokumentit sekä kehittämistyöhön sitoutuneiden kahdenkymmenen (20) pelastuslaitoksen edustajista koostunut ohjausryhmä. Hanketyöryhmän sekä ohjausryhmän koostumuksesta ja toiminnasta on kerrottu tarkemmin kohdassa hanketyöskentely. PERA II jatkohanketta ja kehittämistyön etenemistä esiteltiin viikoittain www.peranet.fi sivustolla sekä kahdessa Sopimuspalokuntien Liitto ry järjestämässä työturvallisuustilaisuudessa. Lisäksi Sopimuspalokuntien Liitto ry tiedotti omaa jäsenistöään hankkeen etenemisestä ja tavoitteista mm. twitterissä. Hankkeen päättyessä järjestettiin Pelastusalan työturvallisuusseminaarin yhteydessä PERA loppuseminaari, jonka aikana esiteltiin hankkeen tuloksia ja jatkotoimenpiteitä. Kaikki PERA II jatkohankkeeseen osallistuneet pelastuslaitokset, eri alojen asiantuntijat sekä Sopimuspalokuntien Liitto ry ansaitsevat suuret kiitokset aktiivisesta osallistumisesta kehittämis- ja tiedotustyöhön. Varsinkin tietojärjestelmän salasanalla ja käyttäjätunnuksella salattujen osioiden käyttäjät, joista myöhemmin käytetään nimeä käyttäjät, antoivat erittäin hyvää palautetta ja kehittämisehdotuksia tietojärjestelmän toiminnan parantamiseksi. Sopimuspalokuntien Liitto ry:llä oli merkittävä rooli PERA tietojärjestelmän jalkauttamisessa Sopimuspalokuntien tietoisuuteen. Erityiskiitoksen ansaitsee myös Palokan VPK, jonka avulla toteutettiin koulutusvideoita mm. käytännön riskikartoitusten tekoon. Kaikkein suurimman kiitoksen ansaitsee Keski-Suomen pelastuslaitos, joka otti riskin sitoutuessaan hankkeen tavoitteisiin omistajan ja hallinnoijan roolissa. Jos ja kun hankkeen tulosten avulla on mahdollista tulevaisuudessa edistää pelastustoimessa työskentelevän henkilöstön turvallisuutta ja terveyttä, on riski todellakin ollut kannattava. 1
2 TIIVISTELMÄ Taustaa PERA II jatkohanke oli nimensä mukaisesti jatkohanke 30.8.2015 päättyneelle PERA hankkeelle. Päättyneessä PERA hankkeessa oli kaksi päätavoitetta: pelastuslaitoksille soveltuvan turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän toteuttaminen verkkoympäristöön ja hankkeen sekä tietojärjestelmän jalkauttaminen pelastuslaitoksille PERA koulutusten avulla. Tietojärjestelmää ei kuitenkaan ehditty toteuttaa verkkoympäristöön kuin yhden osion osalta (riskienkartoitusosio) ja sekin vaati jatkuvaa korjausta toimiakseen. Syitä aikataulun pettämiseen on käsitelty tarkemmin syksyllä 2015 valmistuneessa PERA - hankkeen väliraportissa. Toinen päätavoite päättyneessä PERA - hankkeessa oli sekä hankkeen että tietojärjestelmän jalkauttaminen PERA - koulutusten avulla. Jalkauttaminen saatiin toteutettua hankkeen ja aikataulutuksen osalta suunnitellusti, mutta tietojärjestelmän käyttökoulutus jouduttiin rajaamaan koskemaan pelkästään yhtä valmiina olevaa osiota (riskienkartoitusosio). Jalkauttamisen aikana varmistuttiin kuitenkin siitä, että tietojärjestelmälle on tarve ja sen toteutus tulee saattaa loppuun. Jalkauttamisesta ja PERA - koulutuksista on kerrottu tarkemmin syksyllä 2015 valmistuneessa PERA - hankkeen väliraportissa. Yllä mainituista syistä laadittiin uusi hankesuunnitelma, jonka nimeksi tuli PERA II jatkohanke. Lisäksi hankkeelle haettiin Palosuojelurahaston erityisavustusta, joka myönnettiin hakemuksen mukaisesti. Tavoitteet ja vaiheet PERA II jatkohankkeen keskeisenä tavoitteena oli PERA turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän rakentaminen ja muokkaaminen niin, että se vastaa sovelletuin osin turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle asetettuja vaatimusmäärityksiä. Jalkauttamisen tavoitteiksi asetettiin valmistuvien osioiden käyttökoulutus pelastuslaitoksille sekä jalkautumisen tukeminen sivutoimisille ja vapaaehtoisille palokunnille sopivan koulutusmateriaalin ja erilaisten tilaisuuksien avulla. Hankkeeseen liittyvien riskien hallitseminen oli myös yksi tärkeä tavoite, jonka avulla pyrittiin varmistamaan tietojärjestelmän valmistuminen työsuunnitelman mukaisesti ja siten myös laadukkaan jalkauttamisen toteutus. 2
Menetelmät ja rajaukset PERA II jatkohankkeen lähtökohtana käytettiin Työterveyslaitoksen tutkimusja kehittämishanketta: Pelastustoimen työsuojeluriskien tunnistuksen ja arvioinnin menetelmän kehittäminen (2008). Hankkeen lopputuloksena laaditut dokumentit toimivat PERA II jatkohanketta ohjaavina ja tavoitteita rajaavina dokumentteina. Keskeiset PERA II jatkohankkeessa hyödynnetyt dokumentit olivat: PELA TURVA pelastustoimen työturvallisuuden arviointi- ja seurantajärjestelmän vaatimusmäärittely, määrittelykuvausdokumentti sekä riskinarviomenetelmä. http://www.ttl.fi/fi/tyoturvallisuus_ja_riskien_hallinta/tyokalut/pelastus_arvi/do cuments/pelastusarvi_loppuraportti_nettiin.pdf Dokumenteista saatua tietoa sovellettiin tietojärjestelmän rakenteen, toiminnan ja sisällön suunnittelussa ja toteuttamisessa ja jalkauttamistyön menetelmien valitsemisessa. Dokumenteista saatiin myös selkeitä rajauksia esimerkiksi tietojärjestelmän rakenteeseen ja sisältöön liittyen. Lisäksi kehittämistyössä hyödynnettiin muita aiheeseen soveltuvia tutkimuksia, opinnäytetöitä ja hankkeiden aikana saatuja käytännön kokemuksia tietojärjestelmän käyttäjiltä. Syksyllä 2015 päättyneen PERA - hankkeen aikana saatiin paljon käytännön tietoa ja kokemusta siitä, millaiset toimintamenetelmät pääosin toimivat. Kokemusperäistä tietoa pyrittiin hyödyntämään PERA II jatkohankkeessa mahdollisimman paljon. Palautteita kerättiin yksittäisten palautteiden osalta www.peranet.fi sivuston kautta ja suorilla yhteydenotoilla käyttäjiin sekä kootusti sähköisellä Webropol- kyselylomakkeella. Tietojärjestelmää testaavat ja käyttävät pelastuslaitokset ohjeistettiin PERA - koulutuksen yhteydessä antamaan suoraa palautetta hanketyöryhmälle joko sähköisesti tai puhelimitse. Tulokset ja kokemukset Kehittämishankkeelle asetetut tavoitteet saavutettiin kohtalaisen hyvin. Hankkeen aikana valmistui rakenteeltaan työsuunnitelman mukainen PERA tietojärjestelmä, joka muodostui kolmesta pääelementistä: riskinarvio- osio, dokumenttikirjasto- osio sekä poikkeamaraportointi-osio. Harmittavaa oli, että suurin osa edellä mainituista osioista saatiin julkaistua käyttöön vasta juuri ennen PERA II jatkohankkeen loppua. Tämä johti siihen, ettei julkaistuista osioista ollut mahdollista järjestää käyttökoulutuksia eikä niistä ehditty luoda koulutusmateriaaleja. Samasta syystä käyttäjien kokemuksia valmistuneista osioista ei voitu kartoittaa eikä vaikuttavuuden arviointia ollut mahdollista tehdä kattavasti. Syitä osioiden julkaisemisen myöhästymiseen on useita. Tarkempi resurssien tarpeen arviointi ja ICT- alan osaamisen johtaminen olisivat todennäköisesti selkeyttäneet toimintaa ja edesauttaneet tavoitteiden saavuttamisessa. Jalkauttamisen tavoite kouluttaa uudet osiot pelastuslaitosten käyttöön jäi osittain puutteelliseksi. Syynä tähän oli se, että kaikki puuttuvat osiot saatiin julkaistua käyttöön vasta juuri ennen PERA II jatkohankkeen loppua. Jo olemassa olevien osioiden jalkauttamista pystyttiin kuitenkin tehostamaan www.peranet.fi - sivustolla julkaistun videomateriaalin avulla. Videomateriaali 3
tuotettiin Jyväskylän kaupungin yhteistyökumppanin Dreambroker Oy:n videoalustaa käyttäen. Koulutusmateriaali verkkoympäristössä todettiin hyvin käyttäjäystävälliseksi, nopeaksi ja helpoksi tavaksi oppia uusi asia. Sivutoimisille ja vapaaehtoisille palokunnille järjestettiin SSPL: n kanssa yhteistyössä kaksi (2) tilaisuutta, joissa esiteltiin sekä PERA hanke että PERA - tietojärjestelmä. Hankkeen yhteenveto ja pohdinta Kokonaisuudessaan PERA II jatkohankkeen läpiviennissä onnistuttiin kohtalaisen hyvin. Pelastuslaitokset sitoutuivat hankkeeseen hyvin ja tarve tietojärjestelmän valmistumiselle oli edelleen ilmeinen. Keskustelut ja linjaukset pelastuslaitosten toimintamalleista sekä alueellisista että asenteellisista haasteista työturvallisuuden edistämiseksi erilaisin työkaluin olivat sekä ohjausryhmän kokoontumisissa että muissa tilaisuuksissa erittäin antoisia ja ajatuksia herättäviä. Harmittavaa oli, että suurin osa tietojärjestelmän osioista saatiin julkaistua vasta juuri ennen hankkeen loppua. Tämä johti siihen, että pelastuslaitosten osallistuvuutta ja aktiivisuutta ei voitu ylläpitää siinä määrin kuin hankkeen kannalta olisi ollut suotavaa. Tästä huolimatta käyttäjien antama palaute kehittämistyöstä kokonaisuutena oli pääosin positiivista. Myös hankkeen tavoitteiden saavuttamisen kannalta aikataulun pettäminen oli hyvin harmillista. Tästä syystä tähän loppuraporttiin ei ollut mahdollisuutta kirjata tarkempia tietoja tietojärjestelmän rakenteesta, toiminnasta tai sisällöstä eikä myöskään tehdä kattavaa arviota siitä, vastaako tietotojärjestelmä vaatimusmäärittelyihin tai mikä tietojärjestelmän vaikuttavuus on. Lisäksi työsuunnitelman mukainen tietojärjestelmän dokumentointi ja auditointi jäivät ajanpuutteen vuoksi kokonaan hankkeen ulkopuolelle. Yhteenvetona voidaan siis todeta, että hankkeen edetessä lisääntynyt tehtäväkokonaisuus saattoi sekä vaativuudessaan että määrässään ylittää hankkeeseen varatut resurssit. Hankkeeseen kohdistuvia riskejä esiintyi jo edellisen PERA hankkeen aikana ja PERA II jatkohankkeen aikana pyrittiinkin aktiivisesti löytämään keinoja hallita syntyneitä riskejä. Pääosin riskit liittyivät tietojärjestelmän valmistumisen osalta aikataulussa pysymiseen, laadun varmistamiseen sekä PERA - tietojärjestelmän kytkemiseen tiiviimmin osaksi pelastustoimen muita tietojärjestelmiä. Ratkaisuvaihtoehtoja käytiin läpi useita, esimerkkinä mainittakoon Kuntien omistaman Tieran rakentaman VARANTO järjestelmän ja PERA tietojärjestelmän liittäminen samalle alustalle. Liittämistä päätettiin kuitenkin lykätä osittain taloudellisista ja osittain omistajuuksiin liittyvistä syistä. Myös resurssien lisäystä tietojärjestelmän valmistumisen turvaamiseksi ehdotettiin useaan otteeseen. Resursseja päätettiin kuitenkin olla lisäämättä hankkeeseen palkatun ohjelmistosuunnittelijan suosituksen mukaisesti, joka johti siihen, että hankkeen talousarvio toteutui suunnitellusti, mutta hankkeen tavoitteiden saavuttaminen jäi puutteelliseksi. Käyttäjien näkökulmasta uuden tietojärjestelmän omaksuminen samanaikaisesti jo olemassa olevien perustehtävien, muiden tietojärjestelmien sekä muun käyttäjien vastuulla olevan toiminnan kanssa osoittautui myös haastavaksi. Tämä oletettavasti johti siihen, että tiettyjen henkilöiden työmäärä kasvoi liian suureksi ja näin ollen mahdottomaksi hallita. Jälkiviisaana voidaankin todeta, että toiminnan koordinoinnin ohjaamiseen ja avustamiseen olisi pitänyt kohdentaa hanketyöryhmän resursseja enemmän. 4
Tulevaisuuden näkymiä PERA tietojärjestelmän jatko turvattiin Keski-Suomen pelastuslaitoksen päätöksellä palkata PERA tietojärjestelmässä alusta asti toiminut ohjelmistosuunnittelija ohjelmiston ylläpitäjäksi ja kehittäjäksi. Keski- Suomen pelastuslaitos jatkoi ohjelmiston omistajana ja hallinnoijana. Kehittämistyöhön liittyviä jatkotoimenpidekokonaisuuksia tuli hankkeen aikana esiin useita. Kokonaisuudet olivat pääosin laajoja ja liittyivät PERA II jatkohankkeeseen kiinteästi, mutta joihin ei ollut mahdollisuutta keskittyä ajan ja resurssien puutteen vuoksi. Yhtenä suurena kokonaisuutena olivat esimerkiksi pelastusalan muut ICT- hankkeet ja jo käytössä olevat toimintamallit, työkalut ja tietojärjestelmät, joiden yhteensopivuuteen ja päällekkäisiin toimintoihin olisi syytä tulevaisuudessa perehtyä. Pienemmät toimenpide-ehdotukset, joita oli runsaasti, liittyivät tietojärjestelmän rakenteeseen, toiminnallisuuteen ja sisältöön. Näitä tullaan jatkossa todennäköisesti muokkaamaan ja korjaamaan niin, että tietojärjestelmä vastaa nykyistä paremmin niin turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle asetettuun vaatimusmäärittelyyn kuin käytännön tarpeeseenkin. Vaikka hankkeiden avulla saatiin nostettua keskusteluun työturvallisuuden edistämisen työkalut sekä niiden kehittäminen pelastusalalle soveltuvaksi, hyvin ilmeistä kuitenkin on, että todellisen turvallisuuskulttuurin muodostuminen vaatii useita vuosia. Voidaankin todeta, että sekä PERA hankkeen että PERA II jatkohankkeen välitön vaikuttavuus oli nähtävissä lähinnä keskustelun herättäjänä siitä, mitä toimivaan turvallisuusjohtamisen järjestelmään kokonaisuudessaan kuuluu, millainen on pelastusalan tämän hetkinen turvallisuuskulttuuri ja millaisin työkaluin sitä tulisi tulevaisuudessa kehittää. Tietojärjestelmä voi toimia tulevaisuudessa hyvänä turvallisuuden johtamisen apuvälineenä, kunhan sen tuottamaa tietoa tulkitaan huolella. 5
3 HANKETYÖSKENTELY 3.1 Hankkeen organisaatio ja rahoitus Hankkeen organisaatiota muokattiin suunnitellusti hankkeen vaiheistusten edetessä. Hankkeen hallinnoinnista vastasi Keski-Suomen pelastuslaitos. Hankkeelle haettiin Palosuojelurahaston erityisavustusta, joka myönnettiin hakemuksen mukaisesti. Kehittämistyöhön sitoutuneet pelastuslaitokset osallistuivat hankkeen kustannuksiin omarahoitusosuudella, joka muodostui käytännössä työpanoksesta. 3.2 Hanketyöskentely Hanketyöskentelyn lähtökohtana oli asiakaskeskeisyys. Tämän periaatteen mukaisesti käyttäjille taattiin keskeytyksetön tuki ja saatuihin käyttäjäpalautteisiin pyrittiin vastaamaan nopeasti ja laadukkaasti. Ohjausryhmä koostui 20 pelastuslaitoksen edustajista, jotka kutsuttiin koolle noin 2 kk välein. Kokoontumisiin järjestettiin useimmiten myös videoyhteysmahdollisuus, jota ilahduttavan moni käyttikin onnistuneesti. Ohjausryhmän kokoontumisissa käsiteltiin hankkeen eteneminen ja tulevat toimenpiteet ja linjaukset. Ohjelmistosuunnittelija osallistui jokaiseen kokoontumiseen, joka tuki käyttäjien ja ohjelmistosuunnittelijan välistä vuorovaikutusta ja yhteisymmärrystä tulevan tuotteen käyttötarpeista. Hanketyöryhmä koostui kolmesta henkilöstä, joiden roolit muodostuivat selkeästi osaamisalueiden mukaisesti. Ohjelmistosuunnittelija Mykkänen vastasi tietojärjestelmän aikataulutuksesta, vaatimusmääritysten soveltamisesta ja toteuttamisesta. Hankekoordinaattori Puranen vastasi jalkauttamisen suunnittelusta sekä hankkeen läpiviennistä kokonaisuudessaan. Hankejohtaja Tarvainen vastasi hankkeen johtamisesta, ohjaamisesta ja hankkeeseen liittyvistä suurista päätöksistä yhdessä ohjausryhmän kanssa. Hanketyöryhmällä oli oikeus tehdä omaan vastuualueeseensa liittyviä pieniä päätöksiä ja linjauksia, joita hankejohtaja tarvittaessa ohjeisti. Ohjausryhmä ohjeisti ja teki päätökset keskisuurista ja suurista linjauksista. Työpanos hankkeeseen määriteltiin niin, että sekä ohjelmistosuunnittelija että hankekoordinaattori työskentelivät kokoaikaisesti. Ohjelmistosuunnittelu oli jo PERA hankkeen aikana jäljessä aikataulusta ja siitä syystä ohjelmistosuunnitteluun liittyviä riskejä ja resursseja pyrittiin saamaan hallintaan PERA II jatkohankkeen aikana. Tietojärjestelmä vaati jatkuvasti jo luotujen osioiden korjaamista ja samalla uusien, työsuunnitelman mukaisten osioiden rakentamista, joten tehtäväkokonaisuuden arvioitiin vaativuudessaan ylittävän ohjelmistosuunnitteluun varatut resurssit (yksi henkilö). Ratkaisuja haasteelliseen tilanteeseen haettiin hankkeen aikana aktiivisesti esimerkiksi keskustelemalla ja kokoontumalla yksityissektorin ICT- turvallisuusjärjestelmiä hallinnoivien tahojen kanssa sekä kartoittamalla muiden pelastuslaitosten ICT- osaamisen tilapäistä käyttömahdollisuutta ja linkittymisen mahdollisuuksia muihin pelastuslaitoksilla kehittämistyön alla oleviin tietojär- 6
jestelmiin päällekkäisten toimintojen karsimiseksi. Esimerkiksi Kuntien omistaman Tieran edustajien kanssa neuvoteltiin PERA tietojärjestelmän liittämisestä samalle alustalle kuin tuleva VARANTO järjestelmä. Tällä ratkaisulla olisi turvattu PERA tietojärjestelmän ylläpitoon ja jatkuvuuteen liittyviä haasteita sekä voitu jo kartoittaa ja hyödyntää mahdollisia päällekkäisiä toimintoja PERA tietojärjestelmän ja VARANTO järjestelmän välillä. Ratkaisujen etsimisen tavoitteena oli turvata tietojärjestelmän valmistuminen hankkeen työsuunnitelman mukaisesti niin aikataulullisesti kuin laadullisestikin ja pyrkiä ratkaisemaan osa tietojärjestelmän jatkuvuuden hallintaan liittyvistä riskeistä. Useista hyvistä ratkaisuvaihtoehdoista huolimatta hanketyöryhmä päätti ohjelmistosuunnittelijalta saadun suosituksen mukaisesti jatkaa tietojärjestelmän rakentamista ilman yhteystyötä VARANTO järjestelmää rakentavan Tieran ja muiden ICT- alan yritysten kanssa. Tämä päätös jatkaa hanketta yhdellä ohjelmistosuunnittelijalla vaikutti hankkeen kustannusarvion säilymiseen ennallaan, mutta vastaavasti se hidasti uusien osioiden valmistumista ja heikensi mahdollisuutta korjata jo olemassa olevien osioiden toimintavarmuutta ja laadukkuutta. Viestintä ja tiedottaminen hanketyöryhmässä oli sujuvaa ja nopeaa johtuen työskentelystä saman toimipisteen tiloissa. Ohjelmistosuunnittelijalla tai hankekoordinaattorilla ei ollut osoitettua työskentelytilaa, joten ajoittain töitä tehtiin myös muissa toimipisteissä tai etätyönä. Sähköpostiviestintä todettiin hankkeen edetessä toimivaksi, koska pelkkä keskustelu asiasta saattoi unohtua tai asioita saattoi olla samanaikaisesti useita esim. tietojärjestelmässä ilmenneet korjaustarpeet. Käyttäjien ja hanketyöryhmän välisessä viestinnässä korostettiin välitöntä, suoraa yhteydenottoa ongelmien tai kysymysten ilmetessä. Tietojärjestelmän eri käyttäjäryhmille jaettiin tietoja ja ohjeistuksia suoraan PERA tietojärjestelmän kautta. PERA II jatkohankkeen etenemisestä tiedotettiin PERA kotisivuilla viikoittain. Kotisivut olivat täysin julkiset ja avoimet kaikille kiinnostuneille. Hanketyöskentelyn lähtökohtana oli asiakastyytyväisyys, jonka onnistumista kartoitettiin tietojärjestelmän käyttäjiltä Webropol kyselyn avulla. Valtaosa vastaajista (22/27) koki saaneensa tarvitsemaansa apua ja ohjausta hanketyöryhmältä. Myös PERA- hankkeeseen liittyvä viestintä ja tiedottaminen olivat valtaosan (23/27) mielestä riittävää. PERA hanke oli kokonaisuudessaan onnistunut 21/27 vastaajan mielestä. Näiden vastauksien perusteella voidaankin sanoa, että hanketyöryhmä onnistui asiakastyytyväisyyden tavoitteessaan hyvin. Harmillista oli, että noin puolet vastaajista koki, ettei heidän antamillaan palautteilla ja kehitysehdotuksilla ollut merkitystä PERA tietojärjestelmän kehittämistyössä. Tämä oli toisaalta odotettu tulos, koska tietojärjestelmän valmistumisen pitkittyessä ohjelmistosuunnittelija ei kyennyt vastaanottamaan esimerkiksi tehtäväriskien toiminnallisuuden parantamiseen liittyneitä hyviä palautteita. Jos jo luotujen osioiden korjaamiseen olisi käytetty aikaa, olisi suurin osa vielä julkaisemattomista osioista jäänyt kokonaan rakentamatta. Näin ollen hankkeen loppuvaiheessa oli tehtävä ratkaisuja, jotka heikensivät palautteiden ja kehitysehdotusten siirtymistä käytäntöön. 7
3.3 Yhteenveto Hankkeen organisaatio oli toimiva, mutta tehtävien lisääntyneeseen vaativuuteen ja aikatauluun nähden todennäköisesti liian pieni. Hanketyöryhmän roolit olivat selkeät ja jokainen tiesi perustehtävänsä. Hankkeelle laadittu talousarvio toteutui hyvin. Lisätyötä hanketyöryhmälle aiheutti edelleen aikataulun pettäminen tietojärjestelmän osioiden valmistumisen ja julkaisemisen osalta. Hankkeen työsuunnitelmaa ja talousarvioita jouduttiin tarkastelemaan tästä syystä useaan otteeseen ja tekemään uusia linjauksia ja korjaavia toimenpiteitä. Resurssien ja osaamisen riittävyys suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja aikatauluun olisi voinut onnistua paremmin. Hankkeen edetessä myös tehtävien vaativuus lisääntyi ja vaikka ohjelmistosuunnitteluun kohdistuvia riskejä huomioitiin aktiivisesti, ei riskejä saatu käytännössä hallintaan. Jälkiviisaana voidaan todeta, että olisi ollut järkevää varata PERA II jatkohankehakemukseen resursseja ohjelmistosuunnittelun osalta etupainotteisesti sekä eriyttää osa toiminnoista, esimerkiksi työsuunnitelmassa ja talousarviossa jo valmiiden osioiden korjaustehtävät ja uusien osioiden rakentamistehtävät toisistaan. Hanke oli kokonaisuudessaan pienelle hanketyöryhmälle melko raskas ja huomattavasti vaativampi kuin osattiin odottaa. Työtä oli odotettua enemmän. Hankesuunnitelmaa (työsuunnitelmaa) tehdessä ei osattu arvioida realistisesti, mitä on tulossa ja luotettiin liikaa siihen, että kaikki tulee sujumaan hyvin. Siinä vaiheessa oltiin enemmän tai vähemmän eksyksissä sen suhteen, mihin kaikkeen olisi pitänyt varautua ja mitä kaikkea hankkeen onnistunut läpivienti vaatii. Hankkeen suurinta antia oli ehdottomasti työskentely hankkeeseen sitoutuneiden pelastuslaitosten henkilöstön ja erittäin hyvän ohjausryhmän kanssa, jotka parhaansa mukaan ohjasivat ja auttoivat hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumisessa. 8
4 PERA II JATKOHANKKEEN TAUSTA PERA II jatkohanke oli nimensä mukaisesti jatkoa päättyneelle PERA hankkeelle. PERA hankkeen väliraportti valmistui syksyllä 2015 ja se on kokonaisuudessaan luettavissa esimerkiksi www.peranet.fi sivustolla. Edellisen PERA hankkeen aikana tietojärjestelmälle asetetut tavoitteet saavutettiin vain osittain. Jatkotoimenpiteistä keskusteltiin ohjausryhmän päätöspalaverissa, jossa todettiin edelleen selkeä tarve sekä valmiille tietojärjestelmälle että sen jalkauttamiselle pelastustoimen käyttöön valtakunnallisesti. Useat pelastuslaitokset ilmoittivat sitoutuneensa PERA hankkeeseen tietojärjestelmästä vielä puuttuvien osioiden vuoksi ja ilmaisivat tyytymättömyytensä siihen, että esimerkiksi poikkeamaraportointi jäisi kokonaan tietojärjestelmän ulkopuolelle. Lisäksi suurin osa pelastuslaitoksista oli sitouttanut henkilöstöään vahvasti ohjaamalla huomattavia työpanoksia tietojärjestelmän käyttökoulutuksiin ja toiminnan uudelleensuunniteluun. Jatkohankkeeseen sitoutumishalukkuutensa ilmoitti yhteensä 20/22 pelastuslaitosta. Jatkohankkeelle haettiin Palosuojelurahaston erityisavustusta ja se myönnettiin hakemuksen mukaisesti. Sekä PERA hankkeen että PERA II jatkohankkeen teoreettisena lähtökohtana oli Työterveyslaitoksen 2008 julkaisema ja Työsuojelurahaston rahoittama tutkimus- ja kehittämishanke, jonka tavoitteena oli pelastustoimen työsuojeluriskien tunnistamisen ja arvioinnin menetelmän kehittäminen. Kehittämistyön tuloksena laadittiin PELA TURVA pelastustoimen työturvallisuuden arviointija seurantajärjestelmän vaatimusmäärittely, määrittelykuvausdokumentti sekä riskinarviomenetelmä. Edellä mainittuja dokumentteja ja menetelmiä hyödynnettiin PERA II jatkohankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Vaatimusmäärittelyn teknisenä asiantuntijana toimi Content Bakery Oy. PE- RA hankkeen kehittämistyöstä saatuja kokemuksia ja tuloksia pyrittiin hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan PERA II jatkohankkeessa. 9
5 HANKKEEN TAVOITTEET JA VAIHEET PERA II jatkohankkeen keskeisenä tavoitteena oli PERA turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän rakentaminen ja muokkaaminen niin, että se vastaa turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle asetettuja vaatimusmäärityksiä. PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmä koostuu kolmesta sisältöelementistä: 1) Riskinarvio, 2) Työohjeet ja toimintamallit - dokumenttikirjasto sekä 3) Poikkeamaraportointi. Näin ollen tietojärjestelmää koskevat tavoitteet olivat täysin samat kuin aikaisemmassa PERA hankkeessa. Jalkauttamisen tavoitteena oli rakentaa sivutoimisille ja vapaaehtoisille palokunnille oma PERAs koulutuspaketti ja järjestää tarpeen mukaan 4-6 jalkautumista tukevaa koulutustilaisuutta. Lisäksi tavoitteena oli kouluttaa uudet, valmistuvat osiot pelastuslaitosten käyttöön sekä tarjota laadukasta tukea tietojärjestelmän käyttäjille. Hanke vaiheistettiin työsuunnitelman osalta kahteen osaan: syksy 2015 (4kk) ja kevät 2016 (4kk). Työsuunnitelmien teosta vastasivat osaamisalojensa mukaisesti ohjelmistosuunnittelija ja hankekoordinaattori. 5.1 Syksy 2015 (4kk) 5.1.1 Tavoitteet PERA II jatkohankkeen ensimmäisenä tavoitteena oli hankkeen etenemisen varmistaminen sitouttamalla pelastuslaitokset valtakunnallisesti PERA II jatkohankkeeseen erillisellä sopimuksella ajalle 1.9.2015-30.4.2016. Tietojärjestelmän osalta syksyn 2015 tavoitteet olivat seuraavat: 1) Lisätä riskinarvio-osioon ns. joustava riskinarvio- mahdollisuus, jonka avulla voidaan arvioida yksinkertaisella ja yhteneväisellä tavalla esimerkiksi yksittäisiä työvälineitä, laitteita, toimintoja tai tiloja. 2) Rakentaa ja muokata työohjeet ja toimintamallit - dokumenttikirjaston rakennetta niin, että sen sisältämä tieto on looginen ja helposti päivitettävissä. Työohjeet ja toimintamallit dokumenttikirjaston toiminnallisuutta kehitetään niin, että se mahdollistaa valitun asiakirjan jakamisen alueellisesti ja tarvittaessa myös valtakunnallisesti. 3) Kehittää käyttäjätasoja niin, että henkilöstöllä on mahdollisuus seurata riskikartoitusten etenemistä, pelastuslaitosten turvallisuustasoa ja osallistua aktiivisesti työturvallisuuden edistämiseen. 4) Parantaa raportointimahdollisuuksia jo olemassa olevien raporttien osalta ja puuttuvien raporttien luominen (valtakunnalliset raportit). Jalkauttamisen tavoitteina oli rakentaa valmistuvista osioista videokoulutusmateriaali verkkoympäristöön eli käytännössä www.peranet.fi sivustolle sekä tarjota laadukasta tukea ja neuvontaa arkipäivisin 8-16 välisenä aikana sitä tarvitseville pelastuslaitoksille. 10
5.1.2 Tulokset ja kokemukset Pelastuslaitosten sitouttamisessa onnistuttiin hyvin. Pelastuslaitoksista 20/22 sitoutui erillisellä sopimuksella PERA hankkeeseen ja PERA - tietojärjestelmän kehittämistyöhön. Pelastuslaitosten osuus kehittämistyössä rajoittui tässä vaiheessa valmiina oleviin osioihin eli ohjelmiston kokonaisarkkitehtuurin toimivuuteen ja riskinarvio-osioon. Pelastuslaitoksilta saatiin hyvää palautetta ja kehitysehdotuksia mm. riskinarvio- osion tehtäväkartoitukset osion rakenteeseen ja toimivuuteen, mutta ajan puutteen vuoksi näitä palautteita ei kyetty siirtämään ohjelmistoon. Syksy 2015 vaihe jäi tietojärjestelmän valmistumisen osalta tavoitteestaan. Ohjelmistosuunnittelijan työpanos kului ohjelmiston kokonaisarkkitehtuurin korjaamiseen ja rakentamiseen. Ilman kokonaisarkkitehtuurin korjaamista ei olisi ollut mahdollista luoda tietojärjestelmästä tavoitteiden mukaista, kattavaa ohjelmistoa. Näin ollen työsuunnitelman mukainen aikataulutavoite saavutettiin puutteellisesti ns. joustava riskinarvio-osion, työohjeet ja toimintamallit - dokumenttikirjaston, käyttäjätasojen kehittämisen ja raportointimahdollisuuksien parantamisen osalta. Tietojärjestelmän yleisen toiminnan osalta todettiin PERA- hankkeen aikana tehdyt ratkaisut toimiksi. Palvelin hankittiin yksityiseltä Domain- keskukselta ja sekä palvelin että yrityksen palvelut vastasivat tietojärjestelmän tarpeisiin hyvin. Aikataulun pettäminen tietojärjestelmän valmistumisen osalta oli harmillista, koska se johti myös jalkauttamisen tavoitteiden puutteelliseen toteutumiseen koulutusmateriaalin rakentamisen osalta. Tukea ja neuvontaa pystyttiin kuitenkin tarjoamaan laadukkaasti, josta saatiin hankkeen lopuksi hyvää palautetta suoraan käyttäjiltä. Ratkaisuja aikataulun kiinni saamiseksi kartoitettiin aktiivisesti. Yhteistyö- ja avunantomahdollisuuksia kartoitettiin jo edellisen PERA hankkeen aikana ja kartoittamista jatkettiin Jyväskylän kaupungin tietohallinnon ja Valtion tietoja viestintätekniikkakeskuksen Valtorin kanssa. Kummassakin organisaatiossa tapahtui kuitenkin samanaikaisesti henkilöstövaihdoksia, jotka vaikuttivat siihen, ettei yhteistyö- ja avunantosuunnitelmia saatu vietyä onnistuneesti käytäntöön. Yhtenä ratkaisuvaihtoehtona pohdittiin yhteistyötä yksityisten ICT- alan yritysten kanssa, jotka olivat jo rakentaneet samankaltaisia tietojärjestelmiä ja jotka olivat jo todettu käytännössä toimiviksi. Yksityiset yritykset olivat erittäin yhteistyökykyisiä ja heiltä saatiin hyviä neuvoja ja ohjeita sekä tietojärjestelmän rakenteeseen, toimintaa että sisältöön liittyen. Heillä olisi ollut myös hyviä ratkaisuvaihtoehtoja jo syntyneen kuormituksen purkamiseksi ja aikataulun kiinnisaamiseksi. Myös muilta pelastuslaitoksilta tiedusteltiin apua tietojärjestelmän kehittämistyöhön purkamaan kasaantunutta kuormitusta hankkeeseen palkatulta ohjelmistosuunnittelijalta sekä takaamaan laadukkaan ja tavoitteiden mukainen tietojärjestelmän valmistuminen. Valitettavasti kaikki ICT- osaajat olivat täystyöllistettyjä omissa hankkeissaan ja kaikki muut esillä olleet ratkaisuvaihtoehdot suljettiin pois hankkeen ohjelmistosuunnittelijan suosituksen mukaisesti. Suositus perustui ohjelmistosuunnittelijan omaan arvioon siitä, että kaikki puuttuvat osiot saadaan julkaistua ennen hankkeen päättymistä. Tässä vaiheessa hanketyöryhmä joutui uudelleen arvioimaan tietojärjestelmälle asetettuja laatutavoitteita. 11
5.2 Kevät 2016 (4kk) 5.2.1 Tavoitteet Tietojärjestelmän osalta kevään 2016 tavoitteet olivat seuraavat: 1) Rakentaa ja muokata poikkeamaraportointi- osiota niin, että se sisältää turvallisuustiedotteet sekä turvallisuushavainnot, läheltä piti -tilanteet ja tapaturmat. Poikkeamaraportointi - osion toiminnallisuuden tavoitteena on madaltaa poikkeamailmoituksen tekokynnystä ja tuoda näkyväksi pelastustoimintaa edistävää turvallisuustoimintaa. Turvallisuustiedotteet -osio rakennetaan toiminnaltaan niin, että se mahdollistaa tiedotteiden jaon joko paikallisesti tai valtakunnallisesti. 2) Rakentaa tilannepaikan riskinarvio- osio, jonka tavoitteena on nostaa esiin tilannepaikalla pelastustoimintaa harjoittaneiden henkilöiden turvallisuushavaintoja ja järjestelmällisesti parantaa pelastustoiminnan turvallisuutta saatujen havaintojen perusteella. 3) Kehittää PE- RA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän toiminnallisuutta saatujen palautteiden ja käyttökokemusten perusteella ja korjata tietojärjestelmässä esiintyviä virheitä ja puutteita. 4) Siirtyminen kehittämisvaiheesta ylläpitovaiheeseen niin, että toiminta on edelleen laadukasta ja jatkuvuus on taattu. Jalkauttamisen tavoitteina oli rakentaa PERAs- koulutusmateriaali sivutoimisille ja vapaaehtoisille palokunnille. Koulutusmateriaalin tarkoituksena on perehdyttää käyttäjä tekemään yksinkertaisia toimenpiteitä itsenäisesti PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmään. PERAs- koulutusmateriaalin perusajatus oli rakentaa se kevyeksi ja sisällöltään kohderyhmälle soveltuvaksi. PERAs- koulutusmateriaalin tavoitteena oli tukea pelastuslaitoksia PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän jalkauttamisessa omille alueilleen. Lisäksi tavoitteena oli tarvittaessa järjestää hanketyöryhmän toimesta 4-6 kpl PERAs- koulutustapahtumia, joihin kutsutaan sivutoimisten ja vapaaehtoisten palokuntien päälliköitä. PERAs- koulutuksen jälkeen sivutoimisten ja vapaaehtoisten palokunnat voivat käyttää PERA- turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmää itsenäisesti tai pelastuslaitoksen kanssa yhteistyössä.. 5.2.2 Tulokset ja kokemukset Tietojärjestelmän toteutuksen tavoitteet saavutettiin kohtalaisen hyvin. Lähes kaikki tavoitteina olleet osiot saatiin julkaistua juuri ennen hankkeen päättymistä. Ainoastaan tilannepaikan riskinarvio-osio jäi kokonaan julkaisematta. Poikkeamaraportointi- osio julkaistiin ja esiteltiin Pelastusalan työturvallisuusseminaarin yhteydessä, joka oli samalla myös PERA loppuseminaari. Poikkeamaraportointi- osiota, kuten ei muitakaan valmistuneita osiota, ehditty testata huolellisesti ennen julkaisua eikä käyttäjillä ollut mahdollisuutta kokeilla eikä antaa osioista palautetta. Tästä syystä todettiinkin erityisen tärkeäksi turvata kehittämistyön jatko niin, että PERA - tietojärjestelmä todetaan käyttäjien näkökulmasta katsottuna toimivaksi ja sisällöltään pelastusalalle soveltuvaksi ja että suurimmat virheet ja puutteet ovat korjattuna ennen varsinaista käyttöä. 12
Jalkauttamisen osalta rakennettiin PERA tietojärjestelmän olemassa olevista osista videokoulutusmateriaali, joka julkaistiin www.peranet.fi - sivustolla. Videokoulutusmateriaali koostui kaikista tietojärjestelmässä olevista perustoiminnoista kuten esimerkiksi järjestelmään kirjautuminen, käyttäjätasojen hallinta, riskikartoitusten luominen ja käytännön suorittaminen, toimenpiteiden kirjaaminen, raportointi, jne. Jalkauttamisen menetelmänä videokoulutusmateriaali todettiin hyväksi vaihtoehdoksi perinteiselle luokassa tapahtuvalle koulutustilaisuudelle. Kuukauden aikana videomateriaaleja oli katsonut yhteensä 258 henkilöä. Harmittavaa oli, ettei juuri ennen hankkeen päättymistä valmistuneesta osioista voitu rakentaa koulutusmateriaalia. Toisaalta koulutusmateriaalin teko osioista, joita joudutaan vielä korjaamaan ja muokkaamaan, ei ole järkevää. SSPL ry järjesti kaksi (2) koulutustilaisuutta, joissa esiteltiin hanke kokonaisuudessaan, PERA tietojärjestelmän sisältö ja toiminta sekä ajatuksia jatkuvuudesta. Tilaisuuksiin osallistui yhteensä noin 70 henkilöä. Koulutustilaisuudet olivat onnistuneita ja keskustelu vilkasta. PERAs koulutuksen sisältö (kesto 1-2h): 1. Johdanto; hankkeen taustat, tavoitteet, motivointi 2. PERA- tietojärjestelmän esittely 3. Jatkuvuus; kehittäminen ja palautteet 13
6 VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI 6.1 Tavoitteet Vaikuttavuuden arvioinnin tavoitteena oli saada käsitys siitä, oliko hankkeen tavoitteissa onnistuttu käyttäjien mielestä ja kuinka käyttäjät arvioivat hankkeen ja tietojärjestelmän vaikuttavuuden. 6.2 Menetelmät ja rajaukset Aineisto kerättiin Webropol - kyselylomakkeella, joka lähetettiin sähköpostitse yhteensä 60 aktiivisimmalle käyttäjälle. Syy rajaukseen oli se, että käyttäjien kirjautumismäärät laskivat siitä eteenpäin alle viiteen kertaan. Alle viisi kertaa kirjautuneella ei voitu olettaa olevan tietojärjestelmän käyttökokemusta, jonka perusteella olisi voinut arvioida ja vastata kyselyssä esitettyihin kysymyksiin. Kysely jaettiin sisällöllisesti viiteen alueeseen: yleistiedot (2 kysymystä), työturvallisuustyö pelastuslaitoksissa (2 kysymystä), PERA tietojärjestelmä (7 kysymystä), vaikuttavuuden arviointi (5 kysymystä) ja hanketyöskentely (6 kysymystä). Kyselyyn lisättiin kolme kohtaa, joihin vastaajan oli mahdollista kirjoittaa lisätietoja tai kommentteja sekä kaksi kohtaa, joissa vastaaja pystyi vapaalla sanalla kirjaamaan mielestään PERA tietojärjestelmän parhaita ominaisuuksia ja eniten kehittämistä kaipaavia ominaisuuksia. 6.3 Tulokset ja pohdintaa 6.3.1 Yleistiedot Alla olevissa kappaleissa käsitellään pääkohdat kyselyn tuloksista ja pohditaan vastausten syitä ja seurauksia yleisellä tasolla. Kursivoidulla tekstillä esitetään lisäksi otteita vastaajien kirjaamista lisätiedoista, kommenteista ja vapaa sana kohdista. Yleistiedot kohdassa kysyttiin pelastuslaitosta, jossa vastaaja työskentelee sekä vastaajan omaa käyttäjätasoa. Valitse käyttäjätasosi Pelastuslaitosten vastausjakauma vastasi aktiivisimpien käyttäjien jakaumaa. Myös vastaajien käyttäjätasot jakautuivat odotetulla tavalla. 14
6.3.2 Työturvallisuustyö pelastuslaitoksissa Työturvallisuustyö pelastuslaitoksissa kohdassa kysyttiin vastaajan mielipidettä työturvallisuustyön resurssien riittävyydestä sekä annettiin mahdollisuus kirjoittaa vapaa sana - tyyppisesti lisätietoja tai kommentteja. Onko pelastuslaitoksen johto määrittänyt mielestäsi riittävät resurssit järjestelmälliseen työturvallisuutta edistävään toimintaa? 6.3.3 PERA tietojärjestelmä Noin puolet vastaajista koki resursseja olevan riittävästi. Lisäksi esiin nousi resurssien kohdentamisen tärkeys sekä toiminnan tason määrittely. - Organisoitu asemittain, paloasemaryhmittäin ja toimialoittain. - Työturvallisuuden tärkeys on ymmärretty pelastuslaitoksessa ja siihen laitetaan resursseja. Resurssien kohdentamiseen kaivataan kaikkien apua, koska ei ole riittävästi tietoa mitä kaikkea ohjeita / tietoja / tukea työntekijät tarvitsevat. - Työsuojelutoimikunta käsittelee työsuojeluasioita kattavasti. Ilmenneisiin ongelmiin haetaan määrätietoisesti ratkaisuja. Toiminta ei ole täydellistä, mutta käytettävissä olevilla resursseilla hyvällä tasolla ja kaikki tärkeät asiat hoidetaan nopeasti. Vastaajista ¼ ei osannut sanoa resurssien riittävyydestä. Tämä voi johtua siitä, ettei vastaajilla ole todennäköisesti ollut selkeää käsitystä siitä, mitä tarkoitetaan riittävillä resursseilla, toimintaa on juuri muutettu tai että tieto resurssien olemassaolosta ei ole tavoittanut vastaajaa. - Tällä hetkellä en osaa vielä arvioida tätä, koska pelastuslaitoksella on vasta vuoden alusta asti toiminut henkilö päätoimisesti työturvallisuuden kehittämisen osalla. Tosin se jo on askel parempaan suuntaan. Vastaajista ¼ toteaa, ettei resursseja ole riittävästi. Osittain haasteita todetaan olevan myös koordinaation puutteessa, jolloin organisaation eri tasojen vuorovaikutus voi jäädä puutteelliseksi. Työturvallisuus osana normaalia toimintaa jokapäiväisessä työssä on erinomainen päämäärä, jonka toteutuessa myös resurssien puutteellisuus ratkeaa. - Työsuojeluorganisaatio kyllä toimii, mutta yhteistyö kentän kanssa ontuu. Tieto ei kulje riittävän hyvin organisaation joka tasolle. PERAa työstää vähän jokainen oman työnsä ohella, ja riittävä koordinaatio puuttuu. - Työturvallisuuteen pystyisi lisäämään resursseja esimerkiksi ottamalla sen normaaliksi toiminnaksi jokapäiväisessä työssä. Joku henkilö voisi tarvittaessa keskittyä enemmän työturvallisuuteen. PERA tietojärjestelmää koskevilla kysymyksillä haluttiin selvittää sitä, vastaako luotu PERA tietojärjestelmä turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmälle asetettuja yleisiä vaatimusmäärityksiä sisällöltään, toiminnaltaan ja rakenteeltaan. Valitettavasti ainoastaan riskikartoitusosio (kiinteistöt ja toimitilat, henkilöstö ja toiminta, 15
ajoneuvot) oli valmiina kyselyn ajankohtana (kaksi kuukautta ennen hankkeen päättymistä), joten annetut vastaukset koskevat näin ollen pelkästään tietojärjestelmän kokonaisarkkitehtuuria ja edellä mainittua riskikartoitusosiota. Onko PERA -tietojärjestelmä yksinkertainen käyttää? Suurin osa vastaajista oli sitä mieltä, että tietojärjestelmä on selkeä ja yksinkertainen käyttää. Vastaavaa tulosta osattiin odottaa, koska kyseinen osio käsiteltiin yhdessä käyttäjien kanssa PERA tietojärjestelmän käyttökoulutuksissa. - Helppo ja järjestelmällinen käyttää. - Selkeä ja yksinkertainen sähköinen järjestelmä, jonka avulla koko henkilöstö pääsee vaikuttamaan työturvallisuusasioiden kirjaamiseen. Onko PERA -tietojärjestelmä rakenteeltaan ja toiminnaltaan selkeä? Myös tietojärjestelmän rakenne ja toiminta koettiin pääosin selkeäksi. - Toiminnallisuus vaatii kehittämistä, opetusta käyttäjille. - Kaikkien osioiden toimintavarmuus (osa osioista on vielä "vaiheessa", joten ei ole päästy testaamaan). 16
Onko PERA- tietojärjestelmän avulla saadut tulokset henkilöstön saatavilla? Esim. toimipistekohtaisten riskikartoitusten tulokset Noin puolet vastaajista totesi tulosten olevan henkilöstön saatavilla. On huolestuttavaa, ettei ¼ vastaajista tiennyt, olivatko tulokset henkilöstön saatavilla ja ¼ totesi, etteivät tulokset olleet henkilöstön saatavilla. Tulosten tulisi ehdottomasti olla koko henkilöstön saatavilla ja lisäksi korjattavien asioiden etenemistä tulisi voida seurata tai niistä tulisi tiedottaa muulla tavoin henkilöstölle. Syitä huolestuttavaan tulokseen voi olla useita. Yhtenä syynä voi olla toiminnan koordinoimattomuus eli yhteisiä pelisääntöjä tulosten läpikäymiseksi ja saattamiseksi henkilöstön tietoon ei ole välttämättä tehty huolellisesti. Myös tietojärjestelmän osuutta tulosten saatavuuteen voidaan pohtia. Tulosten raportointi tietojärjestelmän kautta on voinut olla vielä toiminnaltaan puutteellista tai raportit eivät ole vastanneet tarvetta. - Parasta järjestelmässä on se, että riskikysely suoritetaan "nokakkain" vastaajien/vastaajaryhmien kanssa - Kirjatut riskinarvioinnit ovat helposti jokaisen nähtävissä järjestelmässä tulevaisuudessa. - Ehkä tuohon raportointiin pitäisi miettiä mitä sieltä halutaan, esimerkiksi asemakohtaiset ajatukset siitä mitä siellä on tehty ja mitä vastuu henkilö on ajatellut että hän tekee?? Onko PERA -tietojärjestelmästä saatavat raportit riittäviä ja selkeitä? Yli puolet vastaajista ei osannut sanoa, ovatko raportit riittäviä ja selkeitä. Tämä voi johtua siitä, että raporttien luominen koulutettiin hyvin pinnallisesti PERA- käyttökoulutuksissa johtuen siitä, että tehtyjen kartoitusten raporttiosio oli kokonaisuudessaan rakenteeltaan ja toiminnaltaan osittain puutteellinen. Lisäksi korjattujen toimenpiteiden etenemisen raportointi ja seuranta kartoitusten jälkeen oli vielä kyselyn aikana rakenteilla. Hieman yli ¼ oli kuitenkin sitä mieltä, että raportit ovat riittäviä ja selkeitä. Voidaan pitää todennäköisenä, että kyseiset vastaajat ovat itsenäisesti tutustuneet raporttiosioon esimerkiksi koulutusvideoiden ohjaamina. - Parasta järjestelmässä on se, että siinä saa selkeästi ja helposti toimipistekohtaisesti tiedot. - Raportteihin voisi vielä panostaa enemmän. 17
Onko pelastuslaitoksen työturvallisuuden tasoa ja sen muutosta mielestäsi helppo seurata PERA -tietojärjestelmän avulla? Yli puolet vastaajista koki pelastuslaitoksen työturvallisuuden tason ja sen muutoksen seuraamisen helpoksi tietojärjestelmän avulla. Tosin on hyvä muistaa, että vastaukset koskevat pelkästään riskikartoitusosiota muiden sisältöelementtien puuttuessa kokonaan. Näin ollen voidaan kuitenkin todeta, että tulokset kuvastavat hyvin sen hetkistä henkilöstön käsitystä ja kokemusta omasta työturvallisuudestaan ja vastaukset antavat tästä näkökulmasta katsottuna erinomaista tietoa pelastuslaitoksen työturvallisuuden tilasta. Toisenlaista tietoa pelastuslaitosten työturvallisuuden tilasta on mahdollista saada tulevaisuudessa esimerkiksi poikkeamaraportointiosiota hyödyntäen, joka ei siis vielä tämän kyselyn aikana ollut valmis. On huomionarvoista, että myös näissä vastauksissa käyttäjät nostavat esiin saatujen tulosten käsittelyn ja hyödyntämisen. - Järjestelmässä saa hyvin kuvan vallitsevasta tilanteesta työturvallisuuden osalta. - Nyt on järjestelmä, millä oikeasti saadaan henkilöstö sitoutumaan työturvallisuuden kehitykseen ja huomioidaan myös sopimushenkilöstö. - Eniten kehittämistä työturvallisuuden tasoa ajatellen vaatii se, että opimme käyttämään ja analysoimaan tuloksia ja hyödyntämään PERAN mahdollisuuksia. 6.3.4 Vaikuttavuus Vaikuttavuudessa tarkastellut aiheet nousivat suoraan PERA hankkeelle asetetuista vaikuttavuuden tavoitteista sekä pelastusalan turvallisuusjohtamisen tietojärjestelmän määritysvaatimuksista. Edistääkö PERA -tietojärjestelmä mielestäsi pelastuslaitoksenne työntekijöiden mahdollisuuksia vaikuttaa keskitetysti omaan työturvallisuuteen? Yli ¾ vastaajista oli sitä mieltä, että tietojärjestelmä edistää henkilöstön mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työturvallisuuteensa. Vastaukset koskevat pelkästään riskikartoitusosiota, joka suositellaan tehtäväksi henkilöstä osallista- 18
valla menetelmällä. Tästä syystä voidaan todeta, että suositusta on todennäköisesti noudatettu ja riskikartoitukset on suoritettu henkilöstöä osallistavalla menetelmällä. Tosin voi olla myös mahdollista, että vastaajat ovat ennakoineet tulevaa ja vastanneet niin kuin kaikki tietojärjestelmän sisältöelementit ja osiot olisivat jo toiminnassa (esimerkiksi poikkeamaraportointi). Olisi hyvin tärkeää, että työturvallisuuden edistämisen mahdollisuudet lisääntyisivät siinä määrin, että henkilöstön olisi helpompi sisällyttää se osaksi normaalia toimintaa jokapäiväisessä työssään. - Vaikuttavuus selviää ehkä muutaman vuoden käytön jälkeen, mutta ensikokemukset ovat positiivisia. - Liekköpä sillä vaikutusta Soveltuuko PERA - tietojärjestelmä mielestäsi pelastuslaitoksenne käyttöön paremmin kuin aikaisemmin käytössä olleet riskienarviointityökalut? Esim. kaupungin henkilöstökyselyt yms Noin puolet vastaajista koki tietojärjestelmän soveltuvuuden pelastuslaitoksille paremmaksi kuin aikaisemmat käytössä olleet riskienarviointityökalut. Alle puolet ei osannut sanoa soveltuvuudesta, joka voi johtua esimerkiksi siitä, ettei vastaajilla ole välttämättä ollut kokemusta muista riskienarviointityökaluista. - Kerrankin on olemassa ohjelma jota voidaan käyttää ja joka soveltuu meidän alalle - Alakohtainen järjestelmä on miellyttävä käyttää. Parantaako PERA -tietojärjestelmä mielestäsi pelastuslaitosten välistä yhteistyötä? Yli puolet vastaajista oli sitä mieltä, että tietojärjestelmä parantaa pelastuslaitosten välistä yhteistyötä. Osiot, jotka parantavat yhteistyötä (esimerkiksi turvallisuustiedotteet - osio) olivat vielä kyselyn suorittamisen aikaan keskeneräisiä, joten vastaukset perustunevat vastaajien oletukseen siitä, mitä tietojärjestelmä tulee tulevaisuudessa olemaan. Tästä syystä on täysin ymmärrettävä, että melkein puolet vastaajista ei osannut sanoa parantaako tietojärjestelmä pelastuslaitosten välistä yhteystyötä. - Jatkossa hyvä kun eri vaaratilanne laitoksen alueella saadaan kaikkien aluelaitosten tietoisuuteen ja huomioonotettavaksi. - Vaikuttavuus pelastuslaitoksissa ja niiden työsuojeluorganisaatioissa kasvavat varmasti koko ajan. 19
Toimiiko PERA -tietojärjestelmä hyvänä työkaluna työturvallisuuden ja - terveyden kehittämiselle? Lähes kaikki vastaajat olivat sitä mieltä, että tietojärjestelmä toimii hyvänä työkaluna työturvallisuuden ja terveyden kehittämiselle. Muutama vastaajista ei osannut sanoa, joka voi olla merkki siitä, ettei toiminta tietojärjestelmää hyödyntäen ole vielä kovinkaan vakiintunutta. - Hyvä ja yhtenäisen järjestelmä, mihin meikein kaikki laitoksen ovat sitoutuneet. - PERA on myös armoton, sillä kun saat asian vastuullesi, se mitä kirjoitat jää kaikkien nähtäväksi. Vastuunottaminen korostuu. - Mikäli kehityskohteet käsitellään vastuuhenkilöiden osalta asiallisesti on Pera onnistunut tavoitteissaan. 6.4 Yhteenveto ja johtopäätökset Yhteenvetona kyselyn tuloksista voidaan todeta, että käyttäjien näkökulmasta katsottuna suurin osa hankkeen tavoitteista saavutettiin. Valitettavaa oli, että kyselyyn vastasi vain noin puolet käyttäjistä. Tietojärjestelmän toiminnallisuuteen, sisältöön ja rakenteeseen liittyvät haasteet ja puutteet olivat jo ennen kyselyä hanketyöryhmän tiedossa olevia asioita. Kyselyn tuloksista yllättävin oli se, ettei tehtyjen riskikartoitusten tuloksia ollut henkilöstön saatavilla, vaikka sitä PERA - koulutusten yhteydessä erityisesti korostettiin. Välittömästi kyselyn tulosten saamisen jälkeen tilannetta pyrittiin korjaamaan luomalla tietojärjestelmään lukijatunnus, joka mahdollisti henkilöstön lukuoikeuden riskikartoitusten tietoihin yleisellä tasolla. Lukijatunnuksia ehti testata ennen hankkeen päättymistä muutama kymmenen henkilöstön edustajaa, mutta palautteita ei ehditty käsittelemään. Lisätietoja, kommentteja ja vapaa sana- kohdista saatiin hyvä tuntuma käyttäjien ajatuksista liittyen PERA tietojärjestelmän käyttöönoton haasteisiin. Kommentit olivat asiallisia ja joukossa oli erittäin hyviä kehittämisajatuksia ja toimenpideehdotuksia. Esiin nousi myös toimintaan ja toiminnan organisointiin liittyvät haasteet. Useat vastaajat totesivat riskikartoituksista saatujen tulosten käsittelyn ja analysoinnin hakevan vielä alueellisia linjoja ja toimintamalleja. Tämä voi olla osittain myös syynä siihen, ettei tuloksista oltu aktiivisesti tiedotettu henkilöstölle. Kyselyn tuloksista oli luettavissa toiveikas luottamus siihen, että PERA tietojärjestelmä tulee olemaan yksi tulevaisuuden työkaluista, joilla voidaan edistää pelastusalalla työskentelevän henkilöstön turvallisuutta ja terveyttä. Toisaalta kommenteista oli nähtävissä myös epäuskoa ja negatiivisia asenteita uutta järjestelmää kohtaan. Tämä on täysin ymmärrettävää monestakin syystä. Jatkuva työelämän muutos, päällekkäiset tietojärjestelmät joihin kirjataan samoja asioita ja perustehtävien laajeneminen voi kuormittaa henkilöstöä kohtuuttomasti ja uuden asian omaksuminen hankaloituu merkittävästi. 20
7 HANKKEEN YHTEENVETO JA POHDINTA Hankkeelle asetetut tavoitteet saavutettiin kohtalaisen hyvin. PERA tietojärjestelmän käyttäjiä oli hankkeen päättyessä yhteensä noin 3500 henkilöä 20 pelastuslaitokselta. Riskikartoituksia oli tehty yhteensä 1369 kappaletta, jotka jakautuivat seuraavasti: henkilöstökartoitukset 153 kappaletta, kiinteistökartoitukset 204 kappaletta ja ajoneuvokartoitukset 1009 kappaletta. Valitettavasti valtakunnallinen raportointimahdollisuuden puuttuessa riskikartoitusten käsittelyä ja analysointia ei pystytty suorittamaan eikä näin ollen myöskään liittämään osaksi loppuraporttia. Yhteenvetona voidaan kuitenkin todeta, että riskienkartoitustyö PERA tietojärjestelmää hyödyntäen aloitettiin kehittämishankkeen aikana 10/22 pelastuslaitoksessa. Hankkeen päättyessä valmistuneiden osioiden myötä PERA tietojärjestelmä tulee todennäköisesti olemaan tulevaisuudessa osana normaalia toimintaa pelastuslaitosten henkilöstön jokapäiväisessä työssä. Tietojärjestelmän osalta tavoitteet saavutettiin melko hyvin. Lähes kaikki tavoitteiksi asetetut sisältöelementit saatiin valmiiksi ennen hankkeen päättymistä. Tietojärjestelmän kehittämisprosessin kokonaisuutta tarkasteltaessa huomattiin kuitenkin kehittämisvaiheiden suuri merkitys työn valmiiksi saattamisessa. Jokainen huonosti suoritettu kehittämisvaihe vaikuttaa tuleviin vaiheisiin todella paljon, esimerkiksi heikosti toteutettu suunnitteluvaihe pitkittää toteuttamisvaihetta ja myöhemmin havaittujen virheiden korjaamiseen kuluu huomattava osa koko kehittämishankkeen ajasta. Suunnitteluvaiheen lisäksi myös tietojärjestelmän testiympäristön laadukkuuteen ja varsinaiseen testaamisen toteutukseen järjestelmällisesti olisi voitu panostaa enemmän. Testausvaiheeseen olisi myös pitänyt varata enemmän aikaa, jotta jokainen järjestelmän osio olisi voitu testata huolellisesti ennen varsinaista käyttöönottoa. Sitouttamiselle ja jalkauttamiselle asetetut tavoitteet saavutettiin kohtalaisen hyvin. Vain kaksi (2) pelastuslaitosta jäi hankkeen ulkopuolelle. Syynä tähän oli pääosin se, että haluttiin odottaa valmis tietojärjestelmä ja nähdä sen tuomat hyödyt ennen sitoutumista. Muutamien sitoutumista epäröivien pelastuslaitosten osalta sitoutumisen kynnystä madallettiin korostamalla tarpeeseen perustuvaa käyttömahdollisuutta. Eli pelastuslaitos voi halutessaan jättää käyttämättä osiot, joita eivät koe tarpeelliseksi ja käyttää pelkästään niitä osioita, joista kokevat olevan heille hyötyä. PERA koulutus toimi siis osittain myös hyvänä esittelytilaisuutena, jonka jälkeen pelastuslaitoksilla oli mahdollista kokeilla tietojärjestelmää omassa tahdissaan ja tarpeidensa mukaan. Yhteenvetona hankkeesta voidaan todeta, että sen välitön vaikuttavuus oli nähtävissä lähinnä keskustelun herättäjänä siitä, mitä toimivaan turvallisuusjohtamisen järjestelmään kokonaisuudessaan kuuluu, millainen on pelastusalan tämän hetkinen turvallisuuskulttuuri ja millaisin työkaluin sitä tulisi tulevaisuudessa kehittää. 21