GRUNDTVIG-WORKSHOPIT 2011. Käsikirja workshopin järjestäjälle

GRUNDTVIG-WORKSHOPIT 2011 Käsikirja workshopin järjestäjälle Rahoitustukea koskevat ja muut workshopin toteuttamiseen liittyvät ehdot on määritelty yksityiskohtaisesti rahoitussopimuksessa, joka sitoo järjestävää organisaatiota. Tässä käsikirjassa selvennetään joitakin sopimukseen ja workshopin toteuttamiseen liittyviä yksityiskohtia. Lisäksi pyritään antamaan workshopin järjestäjälle vinkkejä ja suosituksia, jotta workshopista muodostuisi kaikille osapuolille myönteinen oppimiskokemus. 1

SISÄLTÖ 1. WORKSHOP-TOIMINTO 3 1.1 Tavoitteet 3 1.2 Workshopin kansainvälinen ulottuvuus 3 1.3 Aiheet 3 1.4 Workshopin kelpoisuuskriteerit 4 2. RAHOITUS 6 2.1 Rahoitustuki 6 2.2 Rahoitustukea koskevia tarkennuksia 7 3. WORKSHOPIN TOTEUTTAMINEN 8 3.1 Workshopien markkinointi 8 3.2 Osallistujien valinta 9 3.3 Yhteydenpito osallistujiin ennen workshopia 9 3.4 Käytännön järjestelyissä huomioitavaa 10 3.5 Vapaa-ajanohjelma 10 3.6 Yksilöllinen tuki 10 3.7 Laatunäkökohdat 11 3.8 Tiedottaminen 13 2

1. WORKSHOP-TOIMINTO 1.1 Tavoitteet Grundtvig-ohjelman workshopien tavoitteena on mahdollistaa aikuisten oppijoiden osallistuminen kansainvälisiin seminaareihin tai työpajoihin, joita järjestetään ympäri Eurooppaa. Kyseessä on Grundtvigissa ja koko Elinikäisen oppimisen ohjelmassa uusi, kaikille aikuisille avoin liikkuvuuden muoto, joka käynnistyi vuonna 2009. Workshopit tuovat yhteen yksittäisiä oppijoita tai pieniä opintoryhmiä useista eri Euroopan maista. Erityisesti halutaan tukea sellaisten henkilöiden osallistumista, jotka eivät muuten pääse osalliseksi kansainvälisyydestä ja eurooppalaisesta yhteistyöstä. Tällaisia ryhmiä ovat esim. seniorit, maahanmuuttajat, vammaiset, työttömät, syrjäytymisvaarassa olevat jne. Workshopit ovat innovatiivisia, interaktiivisia ja monikansallisia. Lähtökohtana on osallistujien oma kiinnostus aihetta kohtaan ja halu oppia uutta. Keskeistä on myös vuorovaikutus - osallistujia rohkaistaan jakamaan omia tietojaan ja näkemyksiään toistensa kanssa. 1.2 Workshopin kansainvälinen ulottuvuus Grundtvig-workshop on kansainvälinen oppimistapahtuma. Useat tai useimmat osallistujat opiskelevat workshopissa ensimmäistä kertaa kansainvälisessä ryhmässä. Kaikille osallistujille kyseessä on tavallisesta poikkeava oppimisympäristö, jossa varsinaisen aiheen opiskelun lisäksi myös kommunikoidaan vieraalla kielellä, kuullaan toisten osallistujien jokapäiväisestä elämästä ja eri maiden tavoista ja kulttuureista ja usein solmitaan myös ystävyyssuhteita. Workshopin järjestäjän tehtävänä on yrittää luoda suotuisat puitteet tälle kokemusten ja odotusten moninaisuudelle. Vieraan kielen käyttäminen saattaa vaatia runsaasti aikaa, koska asioita joutuu selittämään tarkemmin tai jopa kääntämään eri kielille. Eri kulttuureista tulevilla osallistujilla on myös erilaisia tapoja kommunikoida (esimerkiksi suhtautuminen toisen puheen keskeyttämiseen, tapa kritisoida toista, tapa esittää mielipiteensä suorasti tai epäsuorasti, kohteliaisuus kielenkäytössä, sanaton viestintä jne.) Workshopin järjestelyissä tulisi ottaa huomioon erilaiset kulttuuriset mieltymykset, kuten uskonnollisista, terveydellisistä tai elämäntapaan liittyvistä syistä johtuvat ruokavaliot. Osallistujat saattavat myös yllättyä esimerkiksi työskentelyajoista, majoituksen tasosta, opetusmenetelmistä ja vapaa-ajan ohjelmasta. Ole tietoinen erilaisista tavoista ja odotuksista; tärkeää on kommunikoida oma tapansa tehdä asioita. Anna jo varhaisessa vaiheessa mahdollisimman yksityiskohtaista tietoa aikatauluista, ohjelmasta ja käytännön järjestelyistä kuten majoituksesta ja ruokailuista, jotta osallistujat tietävät, mitä he voivat odottaa. Kulttuurien välinen oppiminen on olennainen osa workshopia aiheesta riippumatta, ja sille tulisi jättää riittävästi tilaa. On varmasti hyödyllistä antaa kaikille tilaisuus esitellä itsensä ja oma kulttuurinsa, jotka voivatkin osoittautua kaikkien stereotypioiden vastaisiksi. 1.3 Aiheet 3

Joitakin aihe-ehdotuksia on julkaistu Lifelong Learning Programme Guide - ohjelmaoppaassa, mutta workshopin järjestäjä voi valita minkä tahansa aiheen, mahdolliset eurooppalaiset prioriteetit huomioiden. Grundtvig-ohjelman kansallisilla toimistoilla voi olla käytössä tiettyjä kansallisia painopisteitä. Aiheen tulee olla sellainen, että se tarjoaa osallistujille mahdollisuuden todelliseen uuden oppimiseen. Hylkäyskriteerinä voi olla esimerkiksi se, että workshop rakentuu pääasiassa matkailullisille elämyksille. Jos workshop liittyy kielten opiskeluun, myös muut kuin EU-kielet ovat kelpoisia workshopin aiheeksi. Aiheesta riippumatta workshop tarjoaa osallistujille aina mahdollisuuden kulttuurien väliseen vuorovaikutukseen ja toinen toisiltaan oppimiseen. 1.4 Workshopin kelpoisuuskriteerit Osallistujien profiili Workshopiin voi osallistua kuka tahansa aikuisikäinen (vähintään 18-vuotias) LLPohjelmaan osallistuvan maan kansalainen. 1 Osallistua voivat myös muiden maiden kansalaiset, jotka opiskelevat, työskentelevät tai muusta syystä asuvat jossakin LLPohjelmaan osallistuvassa maassa. Kansallisilla toimistoilla on halutessaan oikeus vaatia todisteita tämän vaatimuksen noudattamisesta. Workshopiin osallistuvien ei tarvitse olla kirjautuneena mihinkään oppilaitokseen, vaan oma kiinnostus aihetta kohtaan riittää osallistumismotiiviksi. Aikuiskoulutushenkilöstö voi osallistua workshopiin, mutta he eivät voi muodostaa workshopin tavoiteltua kohderyhmää. Jos workshop on suunnattu pääasiassa tai yksistään aikuiskoulutushenkilöstölle (tai jollekin muulle ammattiryhmälle), ei sitä voida rahoittaa workshop-toiminnon kautta. Aikuiskoulutushenkilöstölle suunnattuja kursseja voi markkinoida Grundtvig-täydennyskoulutustoiminnon kautta ja julkaista Comenius/Grundtvig-kurssitietokannassa. Tällöin rahoitus tulee osallistujien maksamien kurssimaksujen kautta. Sama henkilö ei voi osallistua workshop-kurssille uudestaan samana tai kolmena seuraavana vuotena. Osallistujien allekirjoittamaan ilmoittautumislomakkeeseen sisältyy vakuutus, että osallistuja sitoutuu noudattamaan tätä sääntöä. Osallistujien lukumäärä Osallistujien tulee olla vähintään 3:sta eri maasta Suomen ulkopuolelta. Enintään 1/3 osallistujista saa olla samasta maasta. (Jos osallistujia on esimerkiksi 10, saa yhdestä maasta olla enintään 3 osallistujaa.) Suomalaiset ja Suomessa asuvat muiden maiden kansalaiset voivat osallistua workshopiin, mutta he eivät ole kelpoisia saamaan minkäänlaista rahoitustukea ohjelmasta. Järjestäjä voi periä heiltä osallistumismaksun majoituksen, aterioiden ja muiden kulujen, esim. materiaalikustannusten, kattamiseen. Myös Suomesta tuleviin osallistujiin pätee sama 1/3-sääntö. 1 Ohjelmaan osallistuvia maita ovat kaikki 27 EU-maata (Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Iso- Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Suomi, Tanska, Tšekki, Unkari ja Viro), EFTA-ETA-maat (Islanti, Liechtenstein, Norja) sekä Turkki. Vuodesta 2011 lähtien myös Kroatia ja Sveitsi ovat kelpoisia. 4

Järjestävän organisaation kelpoisuus Mikä tahansa aikuiskoulutusta tarjoava organisaatio tai taho on kelpoinen järjestämään aikuisopiskelijoiden workshopin. Erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että kyseessä ei ole aikuiskoulutushenkilöstölle tai jollekin muulle ammattiryhmälle suunnattu täydennyskoulutuskurssi. Workshopin koko, kesto, järjestelyt ja sijainti Workshopiin tulee osallistua vähintään 10 ulkomaista oppijaa. Osallistujien maksimimäärä on 20. Järjestäjä voi hyväksyä yli 20 osallistujaa, jos se on workshopin aiheen ja toteutuksen kannalta tarkoituksenmukaista, mutta Grundtvig-tukea voidaan kuitenkin myöntää näistä vain 20:lle. Workshopin minimikesto on 5 ja maksimikesto 10 työskentelypäivää (molemmat ilman matkapäiviä). Workshop tulee järjestää aikavälillä 1.9.2011 31.8.2012. Workshopin järjestäjä on vastuussa workshopin järjestelyistä, markkinoinnista ja osallistujien rekrytoinnista sekä heidän matkoistaan, täysihoidostaan ja majoituksestaan. Workshop tulee toteuttaa järjestäjän sijaintimaassa. Esimerkkejä: Workshopissa on 10 osallistujaa: 3 ES, 2 FR, 4 SE, 1 FI Workshop EI OLE kelpoinen, koska ulkomaisia osallistujia on vähemmän kuin 10 yhdestä maasta on osallistujia enemmän kuin 1/3 Workshopissa on 15 osallistujaa: 5 ES, 5 FR, 3 SE, 2 FI Workshop ON kelpoinen, koska osallistujia on 3 muusta maasta kuin Suomesta mistään maasta ei ole enempää kuin 1/3 osallistujista ulkomaisia osallistujia on vähintään 10 5

2. RAHOITUS 2.1 Rahoitustuki Workshopin järjestäjä saa tuen oman maansa kansalliselta toimistolta. Tuki määräytyy seuraavin perustein: Kululaji Reference in LLP Korvattavat kustannukset Laskentaperuste Suomessa käytössä olevat Guide tukisummat 1. Matka- ja elinkulut (Travel and subsistence grants for individuals) Table 1a (sets maximum per country) Majoitus ja täysihoito Kansainväliset ja paikalliset matkat Osallistujien vakuutus Vakiosumma (lump sum), joka perustuu osallistujien määrään kerrottuna kiinteämääräisellä (flatrate) tukisummalla per osallistuja (kiinteämääräinen tukisumma on sama kaikille osallistujille 1150-1567 / osallistuja (ks. hakulomake) 2. Valmennuksen kulut (Preparation (other) cost) Section 4.C.C Pedagoginen, kieli- ja kulttuurivalmennus, jos tarpeellista ja perusteltua lähtömaasta riippumatta) Vakiosumma (lump sum) per osallistuja Enintään 100 / osallistuja 3. Workshopin järjestämisen tuki (Project organisation grant) 4. Erityistarpeet (Special needs) Table 3a (sets maximum per country) Workshopin valmistelu ja markkinointi Workshopin käytännön järjestelyihin liittyvät kulut (esim. tilavuokrat) Opettajien ja muun henkilökunnan palkat Muut workshopin toteuttamiseen suoraan liittyvät kustannukset (esim. materiaalit, kirjat yms.) Hallintokulut Vakiosumma (lump sum) workshopin järjestämiseen, sama tukisumma kaikille samassa maassa järjestettäville workshopeille, osallistujamäärästä ja kestosta riippumatta. 5172 Section 4.C.A Kansallinen toimisto arvioi Tosiasialliset kulut (Real costs) Määritellään tapauskohtaisesti 6

2.2 Rahoitustukea koskevia tarkennuksia Osallistumismaksu Workshopin järjestäjä ei saa periä osallistujilta osallistumismaksua. Poikkeuksena ovat kotimaasta tulevat osallistujat, jotka eivät ole oikeutettuja Grundtvig-tukeen. Ulkomaisille osallistujille laskettua tukisummaa ei voi käyttää kotimaisten osallistujien hyväksi. Workshopin tulee olla voittoa tuottamaton. Osallistujien erityistarpeet Henkilöllä, jolla on erityistarpeita, tarkoitetaan mahdollista osallistujaa, jonka yksilöllinen fyysinen, henkinen, terveyteen tai perheeseen liittyvä tilanne on sellainen, että hänen osallistumisensa ko. toimintoon ei olisi mahdollista ilman ylimääräistä taloudellista tukea. Erityistarpeista johtuva lisätuen tarve määritellään jo hakuvaiheessa. Tukisummaa ei voida korottaa jälkikäteen, vaikka osoittautuisikin, että workshopiin osallistuu tosiasiallisesti enemmän näitä henkilöitä kuin alun perin on arvioitu. Workshopin peruuttaminen Jos workshopin järjestäjä ei saa vähintään 10 ulkomaista osallistujaa, workshop peruutetaan ja apurahasopimus puretaan. Workshopin järjestäjän täytyy osoittaa (kulutositteet mukaan lukien), että se on mainostanut workshopia riittävästi. Kansallinen toimisto arvioi workshopin järjestäjän tekemän työn ja annetut todisteet ja laskee todellisten kulujen perusteella kuinka paljon kuluja on ollut. Tämä arviointi voi johtaa seuraaviin tuloksiin: a) Jos annetut todisteet ovat vakuuttavia ja raportoidut kulut ovat aiheutuneet sopimuskaudella, workshopin järjestäjän täytyy maksaa takaisin vain ennakkomaksun ja kansalliselle toimistolle raportoitujen, hyväksyttävien kulujen erotus. b) Jos annetut todisteet eivät ole vakuuttavia ja / tai kulut eivät ole kelpoisia, workshopin järjestäjän on maksettava koko ennakkomaksu takaisin. Riittämätön määrä osallistujia Jos ilmoittautumisvaiheessa näyttää siltä, että ilmoittautuneiden osallistujien määrä on alhaisempi kuin alun perin suunniteltu osallistujamäärä (esim. 20 henkilöä), workshopin järjestäjä saattaa harkita workshopin peruuttamista. Jos ilmoittautuneiden ulkomaisten osallistujien määrä kuitenkin on vähintään 10, workshopia ei saa peruuttaa. Pienempi osallistujien määrä vähentää ainoastaan osallistujien elinkuluihin matkakulut mukaan lukien (subsistence cost) myönnettyä tukea. Jos raportointivaiheessa käy ilmi, että workshopin osallistujamäärä oli pienempi kuin hakulomakkeessa, elinkuluihin (subsistence cost) myönnettyä tukisummaa vähennetään vastaavasti. Jos osallistujia oli vähemmän kuin 10, koko workshop julistetaan sopimuksen vastaiseksi. Kansallinen toimisto voi periä tuen osittain tai kokonaan takaisin. Kansallinen toimisto antaa järjestäjälle mahdollisuuden esittää omat perustelunsa asiasta. Workshopin järjestäjää ei rangaista esim. siitä, jos joku osallistujista jättäytyy viime hetkellä pois workshopista järjestäjästä riippumattomista syistä. Varalistan käyttö on suositeltavaa mahdollisten peruutusten varalta! Workshopin keston laskeminen Workshopin tulee kestää vähintään 5 peräkkäistä (kokonaista) työskentelypäivää. Välissä saa olla viikonloppu. 7

Jos osallistuja saapuu workshopiin niin läheltä, että hän voi matkustaa paikalle ensimmäisen työskentelypäivän aamuna ja takaisin viidennen työskentelypäivän iltana, elinkulu lasketaan vain 5 päivän mukaan. Useimmissa tapauksissa kuitenkin matkapäivät lisätään varsinaisiin työskentelypäiviin. Pisimmillään oleskelukulu kattaa siis 12 päivää (10 työskentelypäivää + 2 matkapäivää). Viikonloppuun sijoittuvilta päiviltä ei korvata elinkuluja, ellei näinä päivinä ole workshopin ohjelmaan kuuluvaa toimintaa. Jos ohjelma jatkuu myös viikonloppuna, lasketaan nämä päivät normaalisti elinkulukorvaukseen. Muuta Järjestäjä ei maksa osallistujille taskurahaa. Osallistujat eivät saa apurahaa suoraan kansalliselta toimistolta. Workshopin järjestäjä on yksinään vastuussa osallistujien kulujen (kansainväliset matkat mukaan lukien) järjestämisestä ja korvaamisesta. Järjestäjän tulee sopia osallistujien kanssa, millaista käytäntöä noudatetaan. Järjestäjä ja osallistuja voivat esim. sopia, että osallistuja huolehtii itse matkajärjestelyistään ja saa matkakorvauksen kuitteja vastaan saavuttuaan paikalle tai vaihtoehtoisesti workshopin jälkeen tilille. Jotkut järjestäjät tekevät itse matkavaraukset osallistujien puolesta. Joka tapauksessa matkakulut kannattaa pyytää hyväksyttämään järjestäjällä ennen kuin osallistujat tekevät matkavarauksia. 3. WORKSHOPIN TOTEUTTAMINEN 3.1 Workshopien markkinointi Kansainvälisen kurssin markkinointi eroaa todennäköisesti organisaation tavallisista rahoitus- ja markkinointistrategioista, koska pyrkimyksenä on tavoittaa ulkomailla asuvia henkilöitä. Kun kansalliset toimistot ovat valinneet rahoitettavat workshopit, komissio kokoaa niistä luettelon, joka sisältää kaikki workshopit Euroopan laajuisesti. Luettelo on saatavilla sähköisessä muodossa ja se julkaistaan Euroopan komission ja kansallisten toimistojen verkkosivuilla. Kansalliset toimistot myös levittävät luetteloa omia kanaviaan pitkin, esimerkiksi postituslistojen kautta. Workshopin järjestäjä on kuitenkin itse pääroolissa ja -vastuussa workshopin markkinoinnissa ja osallistujien rekrytoinnissa. Järjestäjän tuleekin käyttää kaikki mahdolliset keinot mainostaakseen workshopia. Näitä ovat mm. kohdistettu postitus, sähköpostilistat, omat kansainväliset ja kansalliset verkostot, yhteistyö olemassa olevien kumppaniorganisaatioiden kanssa ja näiden kontaktien ja verkostojen hyödyntäminen. Esittele workshopia myös kansainvälisissä tapahtumissa tai kokouksissa, joihin osallistut. Yhteistyö muiden workshopien tai täydennyskoulutuskurssien järjestäjien sekä Grundtvig-hankkeiden kanssa voi olla hyödyllistä. Laadi tarkoitusta varten kumppaneillesi selkeää (sähköistä) materiaalia (saatekirje, esite), jota on helppo levittää. Julkaise yksityiskohtaista tietoa workshopista organisaatiosi verkkosivulla, jolle voit ohjata kiinnostuneet lisätiedon etsijät. Markkinoi workshopia myös kansallisten kanavien kautta, jotta tavoittaisit suomalaisia osallistujia. Workshop on hyvä vaihtoehto vaikkapa niille kansainvälistymisestä kiinnostuneille, jotka eivät jostain syystä itse pysty matkustamaan ulkomaille. Vaikka suomalaiset osallistujat eivät olekaan oikeutettuja Grundtvig-tukeen, on heidän 8

osallistumisensa laatunäkökulmasta suositeltavaa. Ulkomaiset osallistujat odottavat todennäköisesti tapaavansa myös suomalaisia. 3.2 Osallistujien valinta Ilmoittautumiseen käytetään komission laatimaa lomaketta, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat ja joka toimii samalla osapuolten välisenä sopimuksena. Näin pyritään välttämään mm. perusteettomia poisjääntejä. Järjestäjä esitäyttää lomakkeeseen omat tietonsa ja mahdolliset lisäkysymykset. Lisäkysymykset voivat liittyä esimerkiksi hakijan kielitaitotasoon tai aiempaan kokemukseen workshopin aiheesta. Lomakkeen tulee olla saatavilla järjestäjän webbisivulla tai pyydettäessä sähköpostitse. Osallistujat lähettävät lomakkeen suoraan workshopin järjestäjälle. Ilmoittautumislomaketta ei lähetetä kansallisille toimistoille. Workshopin järjestäjä valitsee osallistujat annettuja kelpoisuussääntöjä noudattaen ja sen mukaan, miten hän on määritellyt workshopin tavoitellun kohderyhmän ja osallistujien profiilin hakulomakkeessa. Osallistujia ei tule valita suoraan ilmoittautumisjärjestyksessä, vaan vasta hakuajan päättymisen jälkeen. Valinnassa tulee suosia heikommassa sosiaalisessa asemassa olevia henkilöitä, kuten senioreita, maahanmuuttajia, vammaisia, työttömiä, vähemmän koulutettuja, syrjäytymisvaarassa olevia jne. Jos ilmoittautumisia tulee enemmän kuin paikkoja on tarjolla, on järjestäjän ilmoitettava asiasta hakijoille, joita ei voida ottaa mukaan. Järjestäjän on hyvä laatia varallaololista, josta voidaan hyväksyä osallistujia mahdollisten peruutusten sattuessa. Sama henkilö saa osallistua vain yhteen workshopiin kolmen vuoden aikana. Workshopiin ei siten saa valita henkilöitä, joiden tiedetään osallistuneen jo johonkin muuhun Grundtvig-workshopiin. 3.3 Yhteydenpito osallistujiin ennen workshopia Ilmoittautuneet osallistujat todennäköisesti arvostavat sitä, että heihin pidetään yhteyttä ja että he saavat järjestäjältä haluamaansa informaatiota ennen workshopia. Mitä enemmän tarjoat yksityiskohtaista tietoa oikeaan aikaan, sitä paremmin ihmiset kokevat tulevansa huomioiduksi. Yhteydenpito osallistujiin vähentää välimatkaa ja sen myötä perusteettomia peruutuksia tai yllättäviä poisjääntejä. Voit esimerkiksi kertoa ilmoittautumisen yhteydessä ottavasi yhteyttä osallistujiin X viikkoa ennen workshopia. Lähempänä voit muistuttaa heitä vielä uudestaan ja antaa viime hetken lisätietoja. Anna osallistujille täsmällistä tietoa: - siitä, kuinka päästä kurssipaikkakunnalle ja -paikalle (lähin lentokenttä tai rautatieasema, kulkuyhteydet hotelliin/majapaikkaan, paikallisliikenteen lippujen hinnat, mahdolliset järjestetyt kuljetukset); - käytännön seikoista, kuten paikkakunnasta ja tiloista, valuutanvaihdosta, säästä, kielestä (voit esim. koota pienen arkielämän/matkasanaston), kauppojen aukioloajoista, majoitus- ja kurssitiloista ja niiden varustelusta, ostos- ja vapaaajanviettomahdollisuuksista jne.; - kulttuuriin liittyvistä seikoista (paikkakunnan/alueen/maan historia ja traditiot, tapakulttuuri); - workshopin ohjelmasta (sekä opetusohjelmasta että vapaa-ajan toiminnasta, vierailuista ja retkistä), jotta osallistujat voivat varautua mm. oikeanlaiseen 9

vaatetukseen. Kerro myös tarkasti, mitä työvälineitä tai materiaaleja osallistujien oletetaan tuovan itse mukanaan ja mitä järjestäjän puolesta on käytettävissä; - maksukäytännöstä (kuka huolehtii matkajärjestelyistä, kuinka matkakorvaukset suoritetaan); - workshopiin valmistautumisesta (ennakkotehtävät ja -materiaalit, osallistujilta vaadittavat opiskelumateriaalit ja työvälineet); - workshopin dokumentaatiosta (valokuvataanko tai filmataanko ihmisiä, workshopin aikana tapahtuvaa toimintaa ja tuotoksia ja levitetäänkö näitä muille osallistujille ja/tai ulkopuolisille). Julkaisemiseen tarvitaan osallistujien suostumus. Huomioi tietosuojakysymykset, jos jaat osallistujien yhteystietoja ryhmän keskuudessa. Sosiaalisen median käyttö on osoittautunut toimivaksi käytännöksi. Useat workshopien järjestäjät (tai joskus osallistujat itse) ovat perustaneet esim. Facebookryhmän, jossa osallistujat voivat jo tutustua toisiinsa sekä pitää yhteyttä workshopin jälkeen. 3.4 Käytännön järjestelyissä huomioitavaa Workshopin järjestäjänä sinun tulee huomioida: - osallistujien erityisruokavaliot - mahdollisuus yhden tai kahden hengen huoneeseen osallistujien toiveiden mukaan - että myös liikuntarajoitteisilla osallistujilla on esteetön pääsy kaikkiin opetustiloihin, ruokailu- ja majoitustiloihin sekä vierailukohteisiin. Tarvittaessa varmistu asiasta etukäteen. 3.5 Vapaa-ajanohjelma Vapaa-ajanohjelmalla on erityisen suuri merkitys, kun kyseessä on eri kulttuurien keskinen oppimisprosessi. Siten vapaa-ajan ohjelman tulisikin olla kiinteä osa workshopin ohjelmaa. Vapaa-ajanohjelma voi liittyä: - workshopin aiheeseen (esim. teemaan sopiva vierailu, kansainvälinen tapahtuma tai illanvietto, European Buffet ); - osallistujien virkistykseen ja rentoutumiseen (liikunta, kulttuuriin liittyvä toiminta, museokäynti jne.); - tutustumiseen suomalaiseen/paikalliseen päivittäiseen elämään, kulttuuriin, tapoihin (esim. ruokakulttuuri, perinteiset juhlat). On hyvä muistaa, että osallistujat eivät ole todennäköisesti valinneet workshopia puhtaasti aiheen perusteella, vaan haluavat tutustua myös kyseiseen maahan. Tärkeää on tuoda selvästi esille, mikä sisältyy workshopin viralliseen ohjelmaan ja on siten osallistujille maksutonta ja mikä on vapaaehtoista oheistoimintaa, josta osallistujat joutuvat mahdollisesti maksamaan erikseen. Ota huomioon, että osallistujien lähtömaasta riippuen heillä saattaa olla hyvin erisuuruinen määrä rahaa käytettävissään vierailuihin tai muuhun ylimääräiseen ohjelmaan. Älä suunnittele ohjelmaa liian täyteen, sillä osallistujat arvostavat myös aikaa (ja ehdotuksiasi) vapaalle ajanvietolle, ostoksille, nähtävyyksille ja toistensa kanssa seurustelulle. 10

3.6 Yksilöllinen tuki Organisaatiossa tulisi olla nimetty yhteyshenkilö, joka pystyy vastaamaan nopeasti kiinnostuneiden osallistujien kysymyksiin ja joka pitää yhteyttä ilmoittautuneisiin. Ilmoittautumisvaiheessa tämä edistää osallistujien sitoutumista workshopiin. Workshopin aikana yksilöllinen tuki lieventää mahdollisia väärinymmärryksiä ja pettymyksiä, joita ilmenee jossain määrin kaikilla kansainvälisillä kursseilla. Workshopin jälkeenkin osallistujilla voi olla kysymyksiä mm. liittyen opitun soveltamiseen omassa elämässään. Kokemukset erilaisten kansainvälisten kurssien järjestämisestä ovat osoittaneet, että nimetyn tuki- tai yhteyshenkilön roolia ei tule aliarvioida, vaikka saatavilla olisi kuinka hyvää etukäteistietoa kurssista ja tarpeellisista käytännön järjestelyistä olisi huolehdittu. Vastaan saattaa tulla tilanteita, joissa: - osallistuja matkustaa ulkomaille ensimmäistä kertaa elämässään ja pyytää yksityiskohtaista tietoa matkoista (lentoyhteydet, lentojen varaaminen, paikallisliikenteen aikataulut ) ja oleskelusta (rahan nostaminen/vaihtaminen, pyykinpesumahdollisuus ); - osallistuja haluaa lomailla kohdemaassa ennen workshopia tai sen jälkeen ja pyytää lisätietoa mahdollisista lomakohteista, matkustamisesta ja majoituksesta ja/tai saattaa jopa pyytää avustamaan näiden järjestelyissä; - osallistuja haluaa ottaa mukaan puolisonsa, lapsensa tai muun perheenjäsenensä ja pyytää tälle majoitusta, ohjelmaa ja joissain tapauksissa jopa lastenhoitoa; - logististen kysymysten (lentojen myöhästyminen, kadonnut matkatavara, erilaiset kiinnostuksen kohteet vapaa-ajan ohjelman suhteen, erilaiset odotukset majoituksen ja ruokailujen tason suhteen) selvittäminen voi viedä runsaasti aikaa. Workshopin järjestäjänä haluat luultavasti toteuttaa osallistujien yksilölliset toiveet mahdollisimman pitkälle ja parhaan kykysi mukaan. Kaikkien organisaatioiden kapasiteetti on kuitenkin rajallinen ja on hyvä pohtia etukäteen valmiiksi, mitä on valmis tarjoamaan ja mitä odotat osallistujien hoitavan itse esimerkiksi internetin avulla tai yhteistyössä muiden osallistujien kanssa. - Tee osallistujille selväksi osallistumisehdot (hyväksyminen ja täysi osallistuminen viralliseen ohjelmaan, mahdollisesti osallistuminen epäviralliseen ohjelmaan ainakin osittain, tietty kielitaitotaso jne.). Workshopin järjestäjänä sinulla on oikeus päättää, hyväksytkö perheenjäsenten mukaan ottamista. Jotkut järjestäjät eivät ota perheenjäseniä vastaan kurssipaikalle tai ohjelma-osioihin, koska heidän läsnäolonsa opetusryhmän ulkopuolisina saattaisi vaikuttaa ryhmädynamiikkaan kurssin aikana. Toiset taas keksivät perheenjäsenille tekemistä esimerkiksi pestaamalla omaisen kurssin valokuvaajaksi. Tästä tulisi keskustella perusteellisesti etukäteen workshopin kouluttajien ja muiden vastaavien keskuudessa. - Varmista, ettet joudu oikeudelliseen vastuuseen (kuten matkatoimistot) mistään järjestelyistä, joista olet huolehtinut tai tarjoutunut huolehtimaan mukana seuraaville henkilöille. Sen sijaan ohjaa heidät mieluummin ammattimaisten palveluntarjoajien luo. 3.7 Laatunäkökohdat Workshopien laadun ja sisällön seuranta ja arviointi CIMO osallistuu kansallisena toimistona mahdollisuuksiensa mukaan ainakin joihinkin workshopeihin monitorointitarkoituksessa. 11

Workshopin järjestäjänä olet velvollinen toimittamaan loppuraportin kansalliselle toimistolle tietyn ajan kuluessa workshopin päättymisestä, jotta rahoitustuen loppumaksu voidaan suorittaa. Loppuraporttilomake löytyy CIMOn verkkopalvelun Grundtvig-sivuilta. Loppuraporttiin liitetään kaikkien osallistujien täyttämät ja allekirjoittamat palautelomakkeet, joissa he arvioivat järjestämäsi workshopin laatua. Osallistujien palautelomake on loppuraporttipohjan liitteenä. Palautelomakkeesta ei saa poistaa kohtia, mutta siihen voi halutessaan lisätä kysymyksiä, jos haluat kerätä palautetta jostakin sellaisesta asiasta, jota ei ole valmiissa pohjassa. Workshopin arvioinnille ei ole asetettu ohjelmahallinnon taholta muita vaatimuksia. Oman toiminnan kehittämisen kannalta on kuitenkin mielekästä suorittaa perusteellisempaakin (itse)arviointia. Arvioinnissa tulee huomioida, että workshop on osa pidempiaikaista valmistelu-, toteutus- ja seurantajaksoa. Siksi onkin johdonmukaista arvioida koko prosessia ja ottaa huomioon workshop-toiminnon erityispiirteet. Workshop on myös aina erilaisten ihmisten ponnistelujen tulos workshopin organisaatiotiimin, kouluttajien, osallistujien, kansallisen toimiston ja kurssipaikan henkilökunnan. Vaikka samaa workshopia järjestettäisiin useaan kertaan, on prosessi ja lopputulos luultavasti joka kerralla erilainen. Workshop on jo itsessään vaativa suoritus kaikille osallisille. Arvioi sitä, mikä on todella tärkeää. Arviointi voi auttaa sinua kehittämään workshopia tai muuta kurssitoimintaa tulevaisuudessa. Opitun tunnistaminen / tunnustaminen Osallistujien tulee saada workshopista osallistumistodistus, josta käy ilmi workshopin nimi, aika ja paikka, tuntimäärä ja sisältö. Osallistumistodistuksessa on hyvä mainita myös, että kyseessä on kansainvälinen workshop. Tästä saattaa olla osallistujalle hyötyä myöhemmin esimerkiksi osoituksena kielitaidosta ja kulttuurienvälisen vuorovaikutuksen taidoista. Osallistumistodistuksessa on mainittava, että workshopia on tuettu Elinikäisen oppimisen ohjelmasta, ja siinä on käytettävä ohjelman logoa. Euroopan komission graafista ulkoasua koskevat ohjeet löytyvät osoitteesta: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html Elinikäisen oppimisen ohjelman logot suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi ovat saatavilla CIMOn webbisivuilla osoitteessa: http://www.cimo.fi/ohjelmat/elinikaisen_oppimisen_ohjelma/logot_ja_viestintaohjeet Opetus- ja työskentelymenetelmät Interaktiiviset ja toiminnalliset työskentelytavat antavat osallistujille mahdollisuuden tuoda esiin omaa kokemustaan ja näkemyksiään käsiteltävästä asiasta. Huomioi kuitenkin, että osallistujilla saattaa olla hyvinkin erilaisia oppimistyylejä, ja he ovat ehkä tottuneet toisenlaisiin opetusmenetelmiin ja välineisiin. Valmistaudu siihen, että saatat joutua esittelemään ja selittämään käytettäviä työtapoja tavallista perusteellisemmin, sillä ne eivät ehkä ole kaikille tuttuja. Ole myös joustava aikataulujen ja menetelmien suhteen aina voi tulla eteen jotain odottamatonta. Lisäksi työskentely vieraalla kielellä on vaativaa kaikille osapuolille. Vaihtele siis menetelmiä, anna tarpeeksi aikaa hengähdystauoille ja käytä virkistäviä leikkejä ja harjoituksia työskentelyn lomassa, sillä niiden merkitys korostuu kaikille tavallista vaativammassa oppimistilanteessa. 12

Osallistujien eritasoinen kielitaito asettaa varmasti haasteita jokaisessa workshopissa. Sopikaa workshopin alussa, miten osallistujat voivat viestittää, että eivät ole ymmärtäneet jotakin asiaa. Kieltä äidinkielenään puhuvia voi muistuttaa hitaasti ja selkeästi puhumisen merkityksestä. Kurssin esittelymateriaalissa kannattaa jo määritellä vaadittu kielitaitotaso, ja osallistujia voi pyytää arvioimaan oma kielitaitonsa ilmoittautumisen yhteydessä. Yksi keino on myös kerätä workshopin teemaan liittyvää sanastoa workshopin työskentelykielellä ja lähettää se osallistujille etukäteen, jotta he voivat perehtyä siihen. 1 3.8 Tiedottaminen Ulkomaisten vieraiden vastaanottaminen eri puolilta Eurooppaa voi olla monella tapaa antoisaa koko organisaatiolle. Kerro workshopista laajasti oman organisaatiosi jäsenille. Workshopin läpiviemiseen kannattaa ottaa mukaan henkilöstöä kaikilta organisaatiotasoilta ja eri henkilöstöryhmistä tarjoamalla heille tehtäviä workshopin organisoinnissa. Näin suurempi joukko voi päästä maistamaan eurooppalaista yhteistyötä. Tiedota workshopista paikalliselle medialle ja yhteistyökumppaneillesi. Tämä lisää tietoutta organisaatiosi kansainvälisestä osaamisesta ja auttaa monipuolistamaan organisaatiosi profiilia ja tarjontaa mahdollisten yhteistyökumppaneiden silmissä. Lähteenä käytetty (soveltuvin osin): Grundtvig Mobility: How to organise training courses for an international audience, National Agency Education for Europe at the Federal Institute for Vocational Training and Education, Bonn 2008. Saatavilla pdf-muodossa osoitteesta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/grundtvig/aikuiskoulutushenkiloston_liikkuvuusapurah at/taydennyskoulutusapurahat/hakijalle 13