WILMA-ohje huoltajille Versio 1.1.6 21.09.2009 TÖÖLÖN YHTEISKOULU Urheilukatu 10-12, 00250 HELSINKI Puh. 09-434 202 31, Fax 09-440 241 e-mail kanslia@tyk.fi Puh. 09-434 202 33 op.huone 21.09.2009 Arvoisa oppilaamme huoltaja Töölön yhteiskoulussa on käytössä Wilma-ohjelma, jonka avulla pyritään tiivistämään kodin ja koulun yhteistyötä ja tiedonvälitystä. Wilma on osoittautunut tehokkaaksi yhteistyövälineeksi erityisesti luokanohjaajan ja huoltajien välillä. Wilman avulla huoltaja selvittää oppilaan poissaolot huoltaja seuraa oppilaan opintosuoritusten kertymistä luokanohjaaja, opinto-ohjaaja, rehtori sekä muut opettajat lähettävät viestejä, jotka liittyvät oppilaan koulunkäyntiin tai koko yhteisön kouluarkeen huoltaja lähettää viestejä opettajille. Kirjautuminen ja käyttäjätunnukset: Huoltaja pääsee kirjautumaan Wilma-ohjelmaan www-sivulta wilma.edu.hel.fi. Myös koulun omilla kotisivuilla on linkki Wilma-ohjelmaan sekä käyttöohjeet huoltajalle. Koulun henkilökunta opastaa mielellään mahdollisissa Wilman käyttöongelmissa. Huoltajan käyttäjätunnus ei ole henkilökohtainen vaan on sidottu kuhunkin oppilaaseen erikseen. Jos oppilaalla on monta huoltajaa, he kaikki käyttävät samaa käyttäjätunnusta ja salasanaa. Toisaalta jos huoltajalla on monta huollettavaa koulussa, hänellä on jokaista varten oma käyttäjätunnus. Salasanan voi vaihtaa milloin tahansa avaussivun vasemmassa reunassa olevalla komennolla Salasanan vaihto. Salasanan tulee olla vähintään viisi merkkiä pitkä, ja sen tulee sisältää sekä isoja että pieniä kirjaimia tai sekä kirjaimia että numeroita. Huoltajan käyttäjätunnusta ja salasanaa ei saa luovuttaa oppilaan tietoon. Epäselvissä tapauksissa tai tunnusten kadotessa huoltajan tulee ottaa yhteyttä koulun kansliaan. Poissaolojen selvittäminen: Huoltaja selvittää oppilaan poissaolot Wilmassa: 1. Poissaolo selvitetään jälkikäteen mahdollisimman pian (merkintä tumman vihreä - Selvitetty) ja poissaolon syy tulee merkitä lyhyesti. Huoltaja selvittää myös etukäteen anotut luvalliset poissaolot poissaolon jälkeen. 2. Huoltaja merkitsee poissaolon luvattomaksi jos luvallista syytä poissaoloon ei ole (merkintä tumma violetti - Ei lupaa). Myös luokanohjaaja voi merkitä poissaolon luvattomaksi. Koko oppitunnin myöhästyminen on luvaton poissaolo. 1
3. Opettaja merkitsee oppitunnilta myöhästymisen Wilmaan (merkintä oranssi Myöhästynyt). Toistuva myöhästyminen alentaa kurssiarvosanaa. 4. Opettaja tai luokanohjaaja merkitsee poissaolon luvalliseksi, mikäli oppilas on ollut esimerkiksi tukioppilastehtävissä tai koulun urheilukilpailuissa oppitunnin aikana (merkintä turkoosi- Opetus muualla/oppilas muualla) 5. Opettaja merkitsee koulunkäyntiin ja tuntikäyttäytymiseen liittyviä huomioita oppilas on esimerkiksi unohtanut opiskeluvälineensä tai kotitehtävien tekemisen (merkintä vaalea violetti Tiedoksi) 6. Opettaja voi laittaa Wilmaan oppilaalle myös erillisen merkinnän, mikäli oppilas on toiminut oppitunnilla poikkeuksellisen hyvin (merkintä keltainen Hyvä) Huoltajan tulee tarkistaa oppilaan poissaolot ja muut merkinnät Wilmasta ainakin kaksi kertaa viikossa. Opettajat pyrkivät merkitsemään oppilaan poissaolot saman päivän aikana. Mikäli huoltaja ei ole kahden viikon kuluessa selvittänyt oppilaan poissaoloja, luokanohjaaja merkitsee poissaolot luvattomiksi. Luvattomat poissaolot alentavat kurssiarvosanaa. Opintosuoritukset Wilmassa: Luokanohjaaja jakaa oppilailleen paperisen jaksotodistuksen noin kaksi viikkoa jakson päättymisen jälkeen. Myös kurssiarvosanat näkyvät Wilma-ohjelmassa, josta huoltaja voi seurata kurssien suorituksia. Ne, joilla jaksotodistuksessa on hylättyjä kurssisuorituksia (4), tuovat jaksotodistuksen huoltajan allekirjoituksella varustettuna takaisin luokanohjaajalle. Omien lomien anominen: Oppilaan omat lomat on anottava etukäteen ja tarpeeksi ajoissa. Luokanohjaaja voi antaa oppilaalle luvan olla poissa koulusta enintään kolmen (3) päivän ajan. Tätä pidemmän loman myöntää rehtori. Loma anotaan lomakkeella, joka löytyy koulun kotisivuilta (www.tyk.fi/lomakkeet). Mikäli loma myönnetään, oppilas selvittää loma-ajan koulutehtävät samalle lomakkeelle kuin loma on myönnetty. Opettaja ei ole velvollinen järjestämään uusintakuulustelua kokeen aikana omalla lomalla olleelle oppilaalle. Mahdollisesta korvaavasta suorituksesta sovitaan opettajan kanssa. Loma-anomus palautetaan luokanohjaajalle, joka toimittaa sen tarvittaessa rehtorille. Kohteliasta on myös ilmoittaa luokanohjaajalle etukäteen lyhyemmistäkin poissaoloista, esimerkiksi hammaslääkärikäynneistä. Suotavaa on, että oppilaan huoltajat harkitsevat, onko loma tarpeen, koska poissaolot aiheuttavat helposti ongelmia opiskelussa. Koulun tukitoimet (esim. tukiopetus) eivät koske ylimääräisen loman mahdollisesti aiheuttamia vaikeuksia oppimisessa. Koulu suositteleekin, että lomat sijoitetaan koulun yhteisiin loma-aikoihin. Yhteistyöterveisin rehtori ja luokanohjaajat 2
Wilman käyttäminen 1. Avaa Internet-selain ja mene www-osoitteeseen http://wilma.edu.hel.fi (katso kuva 1) linkki Wilmaan löytyy koulumme kotisivuilta osoitteesta http://www.tyk.fi Kuva 1. Wilman etusivu. Syötä käyttäjätunnuksesi, salasanasi ja kirjaudu sisään 2. Sisään kirjautumisen jälkeen Internet-selaimessasi on kuvan 2 mukainen näkymä: Kuva 2. Huoltajan henkilökohtainen etusivu Kuvassa 2 on kehystetty punaisella seuraavat elementit: Poissaolot-linkki kuvan vasemmassa laidassa avaa sivun jossa voit selvittää huollettavasi tuoreet poissaolot. Siellä voi tarkistella myös vanhoja, jo käsiteltyjä poissaoloja. Salasanan vaihto -linkki kuvan vasemmassa alanurkassa, josta voit vaihtaa Wilmasalasanasi. Huomautus opiskelijan selvittämättömistä poissaoloista ja niiden lukumäärä. Sininen teksti on linkki, jonka klikkaaminen vie poissaolojenselvitysnäkymään (sama näkymä johon yllä mainittu Poissaolot-linkki vie). Kun haluat lopettaa Wilman käytön, klikkaa -painiketta. 3
Poissaolojen selvittäminen 3. Kun haluat käsitellä selvittämättömiä poissaoloja, klikkaa Poissaolot-linkkiä (katso kuva 2). Klikkaus avaa alla olevan kuvan mukaisen näkymän: Kuva 3. Huoltaja selvittää opiskelijan poissaolot täällä Kuvassa 3 on kehystetty punaisella seuraavat elementit järjestyksessä ylhäältä alas: Valittuna on Selvitä poissaoloja -näkymä. Se näyttää vain selvittämättömät poissaolot. Keskellä ovat yhden päivän selvittämättömät poissaolot. Esimerkkimme on ollut poissa päivän kolmelta ensimmäiseltä oppitunnilta maanantaina 28.1.2008. Punainen väri tuntiruudussa tarkoittaa poissaoloa oppitunnilta (värikoodit selitetään seuraavalla sivulla). Oikeassa laidassa ovat poissaolomerkinnän tehneen opettajan antamat lisätiedot jokaiseen yksittäiseen poissaoloon liittyen. Alimmassa osiossa selvitetään valitut poissaolot. I. Kun tämä on valittuna, kaikki kyseisen päivän poissaolot selvitetään alempana valitulla selvityksellä (kohta II.) ja sanallisella tarkennuksella (kohta III.). Valitsemalla tämän voit selvittää vain valitsemasi poissaolot. Tätä ominaisuutta voi käyttää esimerkiksi silloin, jos päivän mittaan on ollut useita poissaoloja joista osa on ollut luvallisia ja osa luvattomia. Selvitettävät poissaolot valitaan merkitsemällä rasti hieman ylempänä oleviin tuntiruutuihin. Kun tämä on valittuna, valitut poissaolot selvitetään alempana valitulla selvityksellä (kohta II.) ja sanallisella tarkennuksella (kohta III.). II. Riippuvalikosta voit valita selvityksen poissaololle: Poissaolotodistus/selvitys tai Luvaton poissaolo III. Syötä tekstikenttään lyhyt sanallinen tarkennus opettajaa varten. IV. Kun olet tehnyt haluamasi merkinnät ja valinnat, paina -painiketta. Wilma ilmoittaa, että Selvitykset on nyt tallennettu (katso kuva 4). Kuva 4. Poissaolojen selvitykset on tallennettu onnistuneesti 4
Poissaolojen tarkastelu Poissaolot-sivulta pääsee Tarkastele poissaoloja -näkymään, josta huoltaja voi katsoa huollettavansa poissaolomerkinnät valitulta ajanjaksolta (katso kuva 4). Tarkastele poissaoloja näyttää kaikki poissaolomerkinnät, olivat ne käsiteltyjä tai käsittelemättömiä. Kuva 4. Poissaolohistoriaa voi käydä läpi tässä näkymässä Kuvasta 4 on kehystetty punaisella seuraavat elementit järjestyksessä ylhäältä alas: Valittuna on Tarkastele poissaoloja -näkymä Aikaväli-riviltä voit valita, miltä aikaväliltä haluat katsoa poissaolomerkintöjä Alimmassa osiossa näkyvät poissaolomerkinnät, opettajan ja huoltajan kommentit niihin ja värikoodien selitykset. Poissaolomerkintöjen värikoodit Poissaolomerkintöjen yhteydessä kohtaat kuusi (9) värikoodia. Ne ovat: punainen, keltainen, oranssi, turkoosi, sininen, vaaleanvihreä, tummanvihreä, violetti ja harmaa. = (PUNAINEN) luvaton poissaolo, joka huoltajan tulee selvittää = (KELTAINEN) oppilas on toiminut oppitunnilla poikkeuksellisen hyvin = (ORANSSI) oppilas on saapunut myöhässä = (TURKOOSI) opetus muualla/oppilas muualla = (SININEN) poistettu luokasta = (VAALEAN VIHREÄ) Koulumme ei käytä tätä merkintää tällä hetkellä = (TUMMANVIHREÄ) huoltajan selvittämä luvallinen poissaolo = (VIOLETTI) huoltajan selvittämä luvaton poissaolo, myös luokanohjaaja voi merkitä poissaolon luvattomaksi = (HARMAA) tiedoksi huoltajalle Kun oppilas tai opiskelija on poissa tunnilta, kyseisen tunnin värikoodi on punainen. Kun huoltaja on selvittänyt poissaolon, punainen muuttuu joko tummanvihreäksi tai violetiksi. Tummanvihreä tarkoittaa sitä, että huoltajan mielestä poissaoloon on ollut hyvä syy. Violetti osoittaa huoltajan käsittelemän luvattoman poissaolon. Myös luokanohjaaja voi merkitä poissaolon luvattomaksi. 5
Wilma-ilmoitukset sähköpostiin Huoltajilla on nyt mahdollisuus saada sähköpostina tieto Wilmaan tehdyistä poissaolomerkinnöistä ja lukemattomista pikaviesteistä. Muista merkinnöistä, kuten myöhästymisistä, ei lähde sähköpostiilmoitusta. Koulun kanslian pitää tietää huoltajien sähköpostiosoitteet, muuten sähköposti-ilmoitukset eivät toimi. Wilman sähköposti-ilmoitukset otetaan käyttöön Wilman sisältä Viestiasetukset-osiosta (kuva 5). Kuva 5. Huoltajan oletusarvoiset Wilma-viestiasetukset. Huoltajat valitsevat itse, miten he vastaanottavat ilmoituksia. Viestiasetukset-näkymä koostuu kahdesta osasta: Välittömät ilmoitukset ja Kootut ilmoitukset. VÄLITTÖMÄT ILMOITUKSET (katso kuva 5) Nämä ilmoitukset lähetetään heti, kun tapahtumat kirjautuvat järjestelmään Uusi pikaviesti. Rasti tässä laatikossa lähettää huoltajille tiedon uusista pikaviesteistä Uusi selvittämätön poissaolomerkintä. Rasti tässä laatikossa lähettää tiedon selvittämättömistä poissaolomerkinnöistä (vain ja ainoastaan poissaolot). Jos kummassakaan laatikossa ei ole rastia, huoltaja EI saa välittömiä ilmoituksia Välittömät ilmoitukset lähetetään huoltajan sähköpostiin välittömästi, joten tietoa voi tulla liikaa. Opettajalle ei jää aikaa korjata virheellisiä merkintöjä. Esimerkkinä oppilas, joka saapuu sen verran myöhässä, että hänelle on ehditty jo antaa poissaolomerkintä. Huoltaja saa ensin väärän ja sitten oikean tiedon sähköpostiinsa. KOOTUT ILMOITUKSET (katso kuva 5) Nämä ilmoitukset lähetetään kootusti yhtenä viestinä huoltajan valinnan mukaan joko samana päivänä, seuraavana päivänä tai seuraavana perjantaina. Mikäli kummassakaan laatikossa ei ole rastia, huoltaja EI saa koottuja ilmoituksia. Kootut ilmoitukset on Välittömiä ilmoituksia parempi vaihtoehto, koska silloin tietoa ei tule liian usein. Opettaja voi tehdä korjauksia kootun ilmoituksen lähetyshetkeen asti. 6