TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITELMA 2013-2016

12.10.2011 AL/6515/00.01.00/2011 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITELMA 2013-2016 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 4 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Tutkimus ja kehittäminen 4.1.1 Tutkimustoiminta 6 4.1.2 Saamelaisarkisto 7 4.1.3 Heraldiset tehtävät 8 4.2 Asiakirjatiedon elinkaarihallinta 4.2.1 Elinkaarihallinnan ohjaus 8 4.2.2 Aineistojen vastaanotto ja hankinta 10 4.2.3 Yksityisarkistot 11 4.2.4 Säilymisen turvaaminen ja säilytystilan hallinta 12 4.2.5 Käytettävyyden edistäminen 14 4.3 Tietopalvelut 4.3.1 Tietopalveluiden kehittäminen 15 4.3.2 Aineistojen näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen 16 4.3.3 Kirjasto- ja informaatiopalvelut 17 4.4 Kärki- ja kehittämishankkeet 18 4.5 Toiminnan ohjaus, hallintopalvelut, voimavarat ja toimitilat 26 5 TALOUSSUUNNITELMA 32 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 34

1 JOHDANTO 2 Arkistolaitoksen toiminnan ja talouden suunnitelma on laadittu valtion talousarviolain ja -asetuksen mukaisesti sekä valtioneuvoston, valtiovarainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Valtioneuvoston vuonna 2011 päättämät menokehykset ja hallitusohjelma on otettu huomioon toiminnan ja talouden suunnitelman laadinnassa. Toiminnan ja talouden suunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita menokehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminnan ja talouden suunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2015 ulottuva strategia sekä opetus- ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset. Toiminnan ja talouden suunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman ja tunnusluvut. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Julkishallinto yhtenäistää toimintakäytäntöjään ja kehittää tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuuria. Sähköisten palveluiden kysyntä ja tietopalvelulaitosten rakenteellinen yhteistyö lisääntyvät palvelutuotannossa. Digitointi ja digitaalisten aineistojen käytettävyyden parantaminen on kulttuuriperintöä säilyttävien laitosten toiminnan painopistealueita. Eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen koko elinkaaren hallinta, vastaanotto ja aineistoihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät arkistolaitokselta pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennakoivasti julkisen hallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asianhallinnan ohjaamiseen, tietoaineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten on omassa tietopalvelussaan kyettävä vastaamaan sähköisten palveluiden lisääntyvään kysyntään kehittämällä omia sähköisiä palveluitaan. Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvan toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisäämisen keinoina toteutetaan valtionhallinnossa rakenneuudistuksia, jotka vaikuttavat merkittävästi

3 arkistolaitoksen toimintaympäristöön. Nämä muutokset edellyttävät asiakirjahallinnan ohjauksen tehostamista ja valmiutta arkistolaitokseen siirrettävän pysyvästi säilytettävän aineiston nopeaan ja joustavaan vastaanottamiseen. Tilanhallinta ja logistinen suunnittelu muodostuvat entistä tärkeämmäksi osaksi arkistolaitoksen toiminnan kehittämistä. Tilakustannusten säästämiseksi rakentamista ryhdytään keskittämään siten, että digitoidut aineistot ja niin sanotut passiiviaineistot voidaan sijoittaa valtakunnallisesti toimivaan arkistolaitoksen alueelliseen keskusarkistoon. Maakunta-arkistojen tehtävät ja piirijaon tarkoituksenmukaisuus arvioidaan suunnittelukauden alussa. Strategisena tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena. Arkistolaitokseen siirrettävän aineiston määrän voimakas lisääntyminen (vuodesta 2009 lähtien) lähtien edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita. Sota-arkiston vuoden 2008 alusta toteutettu liittäminen arkistolaitokseen on merkinnyt lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa siitä huolimatta, että liittämisen yhteydessä arkistolaitokselle siirrettiin Sota-arkiston resurssit. Lisäksi puolustushallinto on sitoutunut huolehtimaan Sota-arkiston vanhan järjestämättömän aineiston kunnostamisesta. Sitä toteutetaan Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston tiloissa puolustusministeriön rahoituksella. Rahoitus on sovittu vuoden 2013 loppuun, mutta on ilmeistä, että koko aineistoa ei saada tässä ajassa valmiiksi. Kunnostettu ja luetteloitu arkistoaines siirtyy arkistolaitoksen omistukseen vuosittain valmistuneina kokonaisuuksina laadunvarmistuksen jälkeen.

4 Valtioneuvoston kanslian alaisuudessa toimineen ns. väliarkiston vuonna 2008 toteutetun arkistolaitokseen liittämisen yhteydessä siirtyivät väliarkiston tehtävät, tilat ja ne resurssit, joilla valtioneuvoston arkistossa on väliarkistotehtävät tähän asti hoidettu. Kansallisarkisto on tehnyt sen jälkeen ministeriöiden ja Valtioneuvoston kanslian kanssa arkistopalveluista sopimukset, joiden mukaan ministeriöt voivat siirtää 2 vuotta vanhempaa arkistoaineistoaan väliarkistosäilytykseen, josta ne siirretään 25 vuoden ikäisinä Kansallisarkiston muihin tiloihin. Säilyttäminen on tällöin maksullista 25 40 vuotta vanhojen aineistojen osalta. Kansainvälisillä standardeilla ja toimintakäytännöillä on lisääntyvä merkitys toimintojen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Aktiivinen osallistuminen kansainväliseen toimintaan luo edellytyksiä ajantasaisten ja tarkoituksenmukaisten tieto- ja säilytysjärjestelmien kehittämiselle ja toimintojen ja voimavarojen suuntaamiselle. Arkistolain uudistamistyö käynnistetään opetus- ja kulttuuriministeriön johdolla kuluvan vuoden syksyllä. Uudistaminen tehdään laajassa yhteistyössä sidosryhmien kanssa huomioiden muussa lainsäädännössä tarvittavat asiakirjahallintaa koskevien säännösten päivittämistarpeet sekä arkistolaitoksen toimivaltuuksia koskevien rajapintojen määrittelyjen selkiytys erityisesti arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön välillä. 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2015. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu tätä pitemmälle. Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva.

5 Visio Arkistolaitos on asiakirjatiedon elinkaarihallinnan merkittävin kansallinen asiantuntijaorganisaatio, osa tutkimuksen infrastruktuuria sekä tietopalvelulaitos, joka ottaa kansainvälistyvän toimintaympäristön huomioon toiminnassaan. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: 1) Avoimuus ja luottamuksellisuus 2) Tasapuolisuus 3) Riippumattomuus Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilyvyys ja käytettävyys on varmistettu aineiston koko elinkaaren ajan säilytysmuodosta riippumatta. 2. Arkistolaitoksen normi- ja informaatio-ohjaus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Arkistolaitos on keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen kansallista ja kansainvälistä infrastruktuuria. 4. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 5. Sähköisten aineistojen vastaanottoon, hallintaan ja säilytykseen sekä käyttöön asettamiseen on riittävä osaaminen, tarvittavat voimavarat ja tarkoituksenmukaiset tietojärjestelmät. 6. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineistojen saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 7. Arkistolaitoksella on tarkoituksenmukaiset ja riittävät toimi- ja säilytystilat, joiden rakentamisaikataulu on suunniteltu pitkäjänteisesti. 8. Henkilökunta on motivoitunutta ja sen ammatillinen osaaminen on korkeatasoista arkistolaitoksen toiminnan kaikilla osa-alueilla.

6 Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Voimavarojen kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti. 2. Arkistolaitoksen kehittäminen yhtenäisenä toimijana siten, että osaaminen ja voimavarat voidaan hyödyntää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. 3. Toimintaprosessien ja projektinhallinnan tehostaminen. 4. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä yhteistyö strategisten kumppanien kanssa. 5. Arkistolaitoksen aseman selkeyttäminen julkishallinnon sähköisten aineistojen elinkaarihallinnan kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 6. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta kuvaavien mittarien ja arviontien avulla. 7. Osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 8. Innovatiivisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatinhallintaa arvostavan ilmapiirin voimistaminen. 9. Nykyteknologian hyödyntäminen asiakaspalveluissa ja sisäisessä toiminnassa. 10. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Tutkimus ja kehittäminen 4.1.1 Tutkimustoiminta Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Arkistolaitos toteuttaa tehtäväänsä parantamalla aineistojen käytettävyyttä, ennen muuta digitoimalla tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjakokonaisuuksia, ottamalla vastaan sähköisiä asiakirjatietoja VAPA-palveluun ja saattamalla niitä tutkijoiden käytettäväksi laadukkaiden verkkopalveluiden välityksellä. Erityisenä tavoitteena on yhdessä tutkijayhteisön kanssa tehostaa humanistisen ja yhteiskunnallisen tieteen kykyä käyttää laskennallisten tieteiden nopeasti kasvavaa tiedonhallintakapasiteettia kullekin tutkimusalalle ominaisella tavalla. Arkistolaitos osallistuu voimavarojensa mukaan yliopistojen ja tutkimuslaitosten pyrkimykseen kehittää informaatiologistiikkaansa ja kykyään hallita tutkimustiedon koko elinkaarta.

7 Arkistolaitos osallistuu Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen koordinoiman yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijankoulutusverkoston, Memornetin, toimintaan. Sen keskeisenä tavoitteena on kouluttaa tutkijoita, joilla on valmiuksia kehittää sähköisten aineistojen käytettävyyttä tieteellisessä tutkimuksessa. Memornet tukee arkistolaitoksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluvaa arkistotoimen tutkimusta, etenkin vaativaa käsitteenmuodostusta nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, jossa uudenlaisen, tieteelliseen näkemykseen perustuvan teorianmuodostuksen merkitys on keskeinen. Asiakirjahallinnan tutkimustoiminta kohdistuu asiakirjatiedon elinkaareen hallintaan. Tämän tutkimuksen tekemisestä vastaavat pääsääntöisesti yliopistot osana perustutkimustaan. Arkistolaitos hyödyntää asiakirjahallinnan tutkimustuloksia jatkossa omissa kehittämisprojekteissaan, kuten normien laadinnassa. Tämä edellyttää arkistolaitoksen ja yliopistojen yhteistyötä tutkimusaiheiden määrittelyssä. Arkistolaitoksen oma tutkimustoiminta suuntautuu myös niihin tutkimusteemoihin, joissa edellytetään mahdollisuutta käyttää laajoja asiakirjakokonaisuuksia ja tuottaa muun tutkimuksen tarvitsemaa tietoaineistoa. Tutkimustoiminta perustuu ensisijaisesti ulkopuoliseen tutkimusrahoitukseen. Tutkimuksen tiedonhallintakäytännöt muuttuvat nopeasti sekä Suomessa että ulkomailla. Arkistolaitos osallistuu kehittämistoimintaan, joka perustuu kansalliseen ja eurooppalaiseen infrastruktuuripolitiikkaan ja tukee aineistojen tutkimuskäytön parantamista erityisesti verkkopalveluiden kautta. Arkistolaitoksen asema ja tehtävät tutkimuksen kansallisessa ja kansainvälisessä tiedonhallinnassa määritellään suunnittelukauden alussa. 4.1.2. Saamelaisarkisto Vuonna 2012 Kansallisarkiston alaisuudessa Inarissa toimintansa aloittavan Saamelaisarkiston tehtävänä on saamelaistutkimuksen tukeminen ja edistäminen saamelaiskulttuurin vahvistamiseksi ja saamelaisia koskevan historiatiedon lisäämiseksi. Arkisto tallentaa saamelaista asiakirjallista kulttuuriperintöä sekä huolehtii sen säilyttämisestä ja käyttöön asettamisesta. Arkisto vastaa suunnittelukauden aikana loogisen tutkimusinfrastruktuurin rakentamisesta ja tutkimuksellisen yhteistyön käynnistämisestä yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Arkiston toimitilat ovat Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen yhteydessä.

8 4.1.3 Heraldiset tehtävät Kansallisarkisto toimii maan heraldisena asiantuntijavirastona, jota tehtävää tukee sen yhteydessä toimiva Heraldinen lautakunta. Kansallisarkisto antaa lausuntoja valtion viranomaisille, kunnille ja yksityisille yhteisöille. Kansallisarkiston aloitteesta on luotu heraldinen tietokanta "Europeana Heraldica". Sen laajentaminen ja kehittäminen pohjoismaiden arkistolaitosten sekä muitten kansainvälisten yhteistyökumppaneiden kanssa tulee olemaan tämän toimialueen keskeinen tehtävä ajanjaksolla 2012-2015. Heraldisen tietokannan yhteydessä kehitetään Kansallisarkiston paikkatieto - osaamista. 4.2 Asiakirjatiedon elinkaarihallinta 4.2.1 Elinkaarihallinnan ohjaus Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjauksella pyritään varmistamaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön käytettävyys ja talteen saaminen. Asiakirjatiedon arvonmääritys ja siihen sisältyvä tiedon pysyvästä säilyttämisestä päättäminen on osa asiakirjojen elinkaarihallintaa. Arkistolaitos vastaa viranomaisten asiakirjatiedon määräämisestä pysyvään säilytykseen sekä pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen vastaanottamisesta ja säilyttämisestä. Elinkaarihallinnan kannalta on olennaista, että asiakirjatiedon säilytysarvo määritellään jo elinkaaren alkuvaiheessa. Entistä kattavampi osa asiakirjallisesta tiedosta voidaan säilyttää pysyvästi sähköisten säilytysjärjestelmien ansiosta sähköisessä muodossa. Alkujaan digitaalisessa muodossa olevien asiakirjallisten aineistojen arvonmääritystä ja seulontaa varten laaditaan erityisesti tällaisia aineistoja varten soveltuvat kriteerit ja menetelmät. Viranomaisilta edellytetyt arkistonmuodostussuunnitelmat, aineistojen tehokas seulonta, koulutus-, ohjaus- ja neuvontatoiminta sekä asiakirjahallinnon tarkastukset tukevat arkistolaitoksen tavoitetta säilyttää keskimäärin 10-15% viranomaisten koko asiakirjatuotannosta. Arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Seulonta-asioiden lisääntyminen ja niiden vaikeusasteen kohoaminen merkitsevät sitä, että tähän toimintaan joudutaan panostamaan entistä enemmän. Arkistolaitos tuottaa viranomaisille asiakirjahallintaa ohjaavia, selkeitä ja ymmärrettäviä normeja, jotka ovat helposti käyttöön sovellettavia ja tukevat viranomaisten toimintaa. Arkistolaitos valvoo

antamiensa normien noudattamista. Normiohjauksella mahdollistetaan pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen saumaton siirtäminen arkistolaitokselle siten, että niiden säilyminen voidaan turvata ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voidaan toteuttaa tehokkaasti ja luotettavasti. 9 SÄHKE2-normin rooli osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria määritellään yhteistyössä valtiovarainministeriön Julkisen hallinnon ICT-toiminnon kanssa. Vuoden 2011 alussa uudistettiin sähköisen säilyttämisen lupakäytäntö, jota edelleen kehitetään saatujen kokemusten perusteella. Niin ikään vuoden 2011 alussa aloitettiin SÄHKE3-normin valmisteluun liittyvä esiselvitys. Tuleva normi keskittyy rekisterimuotoisten tietokantojen pitkäaikaissäilytyksen varmistamiseen. Normi valmistellaan yhteistyössä Julkisen hallinnon ICT-toiminnon kanssa ottamalla huomioon myös kansainvälinen tällä alalla tehty kehittämistyö. Lisäksi normissa määritellään strategiset linjaukset myös sellaisten rekisterimuotoisten tietokantojen säilyttämiseen, joita viranomaiset itse ylläpitävät vuosikymmeniä. Muutokset sähköisessä asianhallinnassa edellyttävät arkistoalan terminologian kehittämistä ja keskeisten käsitteiden kattavaa uudelleen määrittelyä. Arkistolaitoksen vahva asema norminannossa edellyttää ohjeistukselta selkeää ja yksiselitteistä terminologiaa. Asiakirjahallinnan kansallista normistoa uudistetaan muuttunutta tilannetta vastaavasti ottaen huomioon alan kansainvälinen kehitys ja standardisointi. Teoreettisen osaamisen tasoa pyritään nopeasti vahvistamaan, jotta arkistolaitos voi vastata vastuullaan olevasta ohjauksesta ja tutkimuksen tietoaineistojen hallinnasta. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden asiakirjahallinta on tehokkaasti toteutettu ja pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolleen ja ohjaustoiminnalleen asettamansa tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittain laadittavan tarkastussuunnitelman mukaisesti. Toteutetut ja tulossa olevat hallinnon organisaation muutokset vähentävät tarkastuskohteiden lukumäärää, mutta uusien organisaatioiden tarkastus- ja ohjaustarve toisaalta kasvaa. Informaatio-ohjauksella tuetaan viranomaisten asiakirjahallinnan hoitamista, vahvistetaan siitä vastaavien henkilöiden asiantuntemusta ja asiakirjatiedon parhaiden käytäntöjen mukaisia toimintatapoja. Informaatio-ohjauksella normiohjauksen ohella pyritään turvaamaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön käytettävyys ja säilyminen. Informaatio-ohjauksen muotoja ovat kirjalliset ohjeet ja oppaat, neuvonta, konsultointi ja koulutustilaisuudet sekä tutkintotoiminta.

10 Arkistolaitos tukee yliopistojen antamaa asiakirjahallinnan ja arkistoalan koulutusta. Arkistolaitoksen ylemmän arkistotutkinnon suorittaminen päättyy keväällä 2014. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kurssimuotoista ja perustutkintoon tähtäävää ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu sekä kysynnästä että käytettävissä olevista resursseista. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen erikoisammattitutkinnon tarpeellisuus selvitetään ja arkistolaitoksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon asema arvioidaan uudelleen alan koulutustarjonnan kokonaisuudessa. 4.2.2 Aineistojen vastaanotto ja hankinta Valtion viranomaisten hallussa on pysyvästi säilytettäviä paperimuotoisia arkistoaineksia tehtyjen selvitysten mukaan tällä hetkellä noin 155 000 hm. Aineistomäärää vähentää edelliseen vuoden 2005 kyselyn perusteella tehtyyn arvioon se, että lukuun ei ole enää laskettu yliopistojen aineistoja. Myös etupainotteiset arkistosiirrot (mm. käräjäoikeudet) ovat vähentäneet virastoissa olevan aineiston määrää. Valtion aluehallinnon uudistamisen ja muiden hallinnollisten uudistusten seurauksena perustettavien viranomaisten haltuun jää useita hyllykilometrejä puutteellisesti järjestettyjä, luovutusta odottavia arkistoja. Näiden arkistojen luovutuskuntoon saattaminen on järkevää toteuttaa keskitetysti ja yhteistyöhankkeina, joiden organisoinnissa, rahoituksessa, työvoiman hankinnassa ja työnohjauksessa käytetään uudenlaisia toimintamalleja. Keskitetyn hankkeen etuna on myös kustannustehokkuus verrattuna muulla tavalla toteutettuun järjestämistyöhön. Aineistojen nopeutettu siirto tehostaa julkishallinnon tilanhallintaa ja tuottaa valtiolle konsernitasolla laskennallisia kustannussäästöjä. Uudemman aineiston säilytys- ja tietopalveluista on saatu hyviä kokemuksia mm. Kansallisarkiston ja ministeriöiden palvelusopimusten kautta. Kansallisarkisto teki maaliskuussa 2009 periaatepäätöksen, että se vastaanottaa säilytyskustannuksitta aluehallintovirastojen (AVI) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) edeltäjäorganisaatioiden siirtokunnossa olevan, pysyvään säilytykseen määritellyn asiakirja-aineiston ilman

11 40 vuoden aikarajaa, mikäli siirrot voidaan toteuttaa 31.12.2014 mennessä. Periaatepäätös edellyttää, että aineistot ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa. Aluehallintoviranomaisten hallussa oli vuonna 2009 arviolta 20 hyllykilometriä pysyvään säilytykseen määrättyjä asiakirjaaineistoja. Valtiovarainministeriön asettama Aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta ja järjestämishanke -työryhmä teki loppuraportissaan esitykset seulonta- ja järjestämishankkeen organisointi-, hallinnointi- ja toteutusmalliksi sekä laati ehdotuksen hankkeen kustannusarvioiksi ja rahoitusmalliksi. Valtiovarainministeriö osoitti hankkeeseen vuodelle 2011 300 000 euroa. Arkistolaitos vastaa hankkeen ohjauksesta ja osittaisesta toteuttamisesta maksullisena työnä. VM korvaa arkistolaitokselle järjestämistyön suunnittelusta ja ohjauksesta sekä asiakirjojen seulomisesta, järjestämisestä ja luetteloinnista aiheutuvat kustannukset 31.3.2011 laaditun sopimuksen laatutason, korvausten ja aikataulun mukaisesti. Hinnoittelu perustuu arkistolaitoksen hinnastoon. Hankkeen tavoitteet tullaan ylittämään, sillä siirtokuntoon saatetaan arviolta hieman yli 1 000 hyllymetriä asiakirjoja. Hanke toimii pilottina valtakunnallisen jatkohankkeen käynnistämiselle. Jatkohankkeen toteuttamisedellytykset ja toteutustavat arvioidaan pilottivaiheen kokemusten perusteella ja kustannuksia tarkennetaan. Jatkotoimenpiteiden suunnittelu käynnistetään loppuvuoden aikana, mikäli hankkeelle saadaan rahoitus. Käräjäoikeusuudistuksen myötä arkistolaitokseen siirrettiin vuosina 2009 2010 noin 8 000 hyllymetriä asiakirjoja vuoteen 1993 saakka. Kansalliseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan evankelis-luterilaisen kirkon pysyvästi säilytettävän aineiston siirtäminen arkistolaitokseen joko maksuttomaan tai maksulliseen säilytykseen digitoinnin jälkeen on ollut selvitettävänä, mutta mitään päätöksiä asiasta ei ole tehty. Aineiston vastaanotto edellyttää, että sen myötä arkistolaitokselle ei siirry tietopalveluvelvoitteita. 4.2.3 Yksityisarkistot Arkistolaitokseen otetaan lisäksi vastaan vuosittain noin 600 hm yksityisarkistoja. Vuoteen 2025 mennessä arkistolaitokseen tulisi siten noin 10 000 hm yksityisarkistoja, jotka on laskettava tilantarvetta arvioitaessa viranomaisarkistosiirtojen päälle. Arkistolaitos pyrkii ennakoivalla toiminnalla varmistamaan sen, että merkittävä yksityisten omistama aineisto voidaan saada arkistoihin. Yksityisarkistojen hankinnassa kiinnitetään erityistä huomiota sellaisten toimijoiden aineistojen saamiseen, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuina. Aineistojen hankinnassa hyödynnetään kumppanuussuhteita erityisesti järjestökentän kanssa. Paine

12 yksityisarkistojen luovuttamiseen erityisesti Kansallisarkistoon on lisääntynyt, koska eräät merkittävät tietopalveluorganisaatiot, mm. Kansalliskirjasto, ovat luopuneet yksityisarkistojen vastaan ottamisesta. Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka tarkoituksena on kehittää valtakunnallista yksityisarkistopolitiikkaa, yksityisarkistojen tutkimuskäytön edistämistä ja yksityisarkistoja säilyttävien laitosten välistä yhteistyötä. Arkistolaitos vastaa 11 valtionapua saavan yksityisen arkiston tila- ja toimintaresursseihin valtion talousarviossa vuosittain myönnetyn määrärahan jakamisesta. Arkistolaitos tukee valtionapuarkistojen tilojen ja toimintojen pitkäjänteistä suunnittelua niin, että edistetään ratkaisuja, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Suurin haaste näiden arkistojen tulevalle toiminnalle on niiden toimintamenojen huomattava kasvupaine. Usean arkiston tilat ovat täyttymässä 2 3 vuoden sisällä. Kansallisarkisto pyrkii etsimään kokonaisratkaisua tilakysymykseen yhdessä opetus- ja kulttuuriministeriön sekä ko. arkistojen kesken. Tilakysymyksen lisäksi valtionapuarkistojen tietojärjestelmähankinnat ja aineistojen digitoinnin jatkaminen tarvitsevat huomattavia panostuksia. Yksityisten arkistojen valtionapujärjestelmän tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden arviointi toteutetaan opetus- ja kulttuuriministeriön linjaamalla tavalla. Poliittisten liikkeiden asiakirjahallinnan järjestämisen tarve on mainittu hallitusohjelmassa ja valtionapujärjestelmän tarkastelun tarve on noussut esille myös arkistosektorin toiminnan tiivistyessä KDK-hankkeen puitteissa. Tavoitteena tulisi olla selkiyttää valtionapua nauttivien arkistojen tehtäviä ja työnjakoa, lisätä mahdollisuuksia arkistolaitoksen ja valtionapua nauttivien arkistojen yhteistyöhön sekä karsia tarpeettomia kustannuksia. Sen sijaan, että arkistoille jokaiselle erikseen osoitetaan resursseja aineistonhallintaan ja palvelujen tuottamiseen, valtionapujärjestelmän tulisi KDK-hankkeen tavoitteiden mukaisesti tukea arkistolaitoksen ja yksityisten valtionapuarkistojen yhteisten palveluiden ja yhteentoimivuuden rakentamista. 4.2.4 Säilymisen turvaaminen ja säilytystilan hallinta Arkistolaitoksessa oli vuoden 2010 lopussa pysyvästi säilytettävänä noin 186 hyllykilometriä asiakirja-aineistoja kahdeksalta vuosisadalta. Arkistolaitoksen aineistojen kuntokartoitus valmistui vuonna 2009, lukuun ottamatta Kansallisarkiston Sörnäisten toimipistettä, jossa kuntokartoitus valmistuu vuoden 2011 aikana. Sen pohjalta on laadittu konservoinnin toimenpideohjelma ja toimintasuunnitelma, jota toteutetaan resurssien puit-

13 teissa suunnittelukaudella. Konservointitoimenpiteet keskitetään huonokuntoiseen aineistoon, etenkin homevaurioituneisiin aineistoihin ja digitoinnin esivalmisteluun. Säilytyksessä kiinnitetään erityistä huomiota säilytysolosuhteisiin ja materiaaleihin. Kestävien materiaalien hankinta, mm. vanhojen koteloiden uusiminen merkitsee huomattavaa kustannuserää arkistolaitoksen toimintamenoissa. Konservointiosaamista vahvistetaan kansainvälistä yhteistyötä ylläpitämällä. VAPA-palvelun mukauttaminen osaksi arkistolaitoksen normaalia toimintaa on käynnistynyt vuonna 2011. Viranomaisten ohjaus ja neuvonta siirtokelpoisen aineiston tuottamisessa on osoittautunut vaativan huomattavasti oletettua enemmän panostusta arkistolaitokselta sekä sellaista ja teknistä asiantuntemusta, jota arkistolaitoksella ei ole. VAPA-palvelun rooli julkisen hallinnon yhteisenä palveluna, jonka käytön tuen tarjoaa esimerkiksi Valtion IT-palvelukeskus, on selvitettävä yhdessä Julkisen hallinnon ICT-toiminnon kanssa. Mikäli VAPA-palvelu ja sen ylläpito sekä siihen liittyvä neuvonta ja ohjaus jäävät yksin arkistolaitoksen tehtäväksi, tulevat ne vaatimaan merkittäviä lisävoimavaroja, jotka ovat luonteeltaan pysyviä. Sähköisten aineistojen määrä tulee voimakkaasti lisääntymään ja pysyvästi säilytettäviä sähköisiä aineistoja tullaan ottamaan vastaan huomattavasti nuorempina kuin paperiaineistoja. Vastaanotettaville pysyvästi säilytettäville sähköisille aineistoille määritellään siirtosykli osana VAPA-palvelun käyttöönottoa. Siirtosyklin puitteissa määritellään siirtämisperiaatteet organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtaisesti siirtosopimuksessa. Sähköisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen liittyy teknologian uutuudesta ja niukoista kansainvälisistä kokemuksista johtuen edelleen monia riskitekijöitä. Riskitekijöiden ratkaisussa seurataan KDK-hankkeen PAS-jatkokehityksen yhteydessä tehtävää työtä. Koska pysyvän sähköisen säilyttämisen mahdollistavaa PAS-järjestelmää ei toistaiseksi ole, ja VAPA-palveluun voidaan toistaiseksi vastaanottaa vain Sähke2-normin mukaista aineistoa, on mikrofilmille tulostusta jouduttu käyttämään keinona, jolla muiden sähköisten asiakirjojen säilyminen varmennetaan. Aineistojen käytön valvontaan arkistolaitoksen tutkijatiloissa kiinnitetään huomiota EU:n komission vuonna 2008 hyväksymän arkistoraportin mukaisesti. Arkistolaitos selvittää mahdollisuudet hävittää digitoituja, pysyvästi säilytettäviä paperiaineistoja edellyttäen, ettei niiden tieteellinen ja oikeudellinen todistusvoimaisuus kärsi. Koska kaikkea digitoitua aineistoa ei voida hävittää, on hävittäminen ratkaistava aineistokohtaisesti.

14 Arkistolaitos ottaa käyttöön kokoelmien käyttölogistiikkaa ja tilanhallintaa tehostavan järjestelmän, joka sisältää tiedot arkistolaitoksen käytettävissä olevasta säilytyskapasiteetista tilakohtaisesti ja kokonaismäärinä sekä tiedot asiakirjan sijaintipaikoista arkistosäilytyksessä ja käyttötilanteissa. Valmistelut toteutetaan siten, että järjestelmän käyttöönotto voidaan toteuttaa vuonna 2015-2016, mikäli opetus- ja kulttuuriministeriö osoittaa varat sen valmisteluun vuosille 2013-2014. Tilanhallintajärjestelmän käyttöönottoon yhdistetään muita logistista toimintaa ja tilanhallintaa tehostavia ratkaisuja, kuten saapumisjärjestyksen mukainen sijoittaminen sekä arkistokoteloiden uusiminen, koteloiden säilytysasennon muuttamiset ja merkitseminen viivakoodilla tai muulla automaattisella tunnistemenetelmällä. Tiloihin ja aineistoihin liittyvää tuvallisuuskulttuuria kehitetään nykyaikaistamalla arkistotilojen LVISA-tekniikkaa, tehostamalla kulunvalvontaa sekä parantamalla aineistojen käsittelyohjeistusta. 4.2.5 Käytettävyyden edistäminen Arkistolaitoksessa kehitetään voimakkaasti omien tietojärjestelmien kykyä kommunikoida keskenään ja niiden rajapintojen integrointia osaksi muistiorganisaatioiden yhteistä KDK-tietopalvelukerrosta sekä järjestelmissä olevan tietovarannon laatua. Vakka ja Aarre tietokantojen kehittäminen tietovarantoina on edellytys sille, että arkistolaitoksen omat sähköiset palvelut että KDK ja Europeana voivat olla keskeinen asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattamisen kanava. Vakka arkistotietokanta on arkistolaitoksen analogisen ja digitoidun aineiston metatietojärjestelmä. Aarre on entisen Sota-arkiston arkistotietokanta. Metatietovarantojen rikastaminen edellyttää myös henkilötyövaltaista arkistojen järjestämistä ja kuvailua sekä indeksointia. Kuvailukäytäntöjä kehitetään yhteistyössä muun arkistosektorin kanssa ottaen huomioon digitaalisen aineiston käyttöön saannin edellytykset, arkistoalan kansainvälinen kehitys ja muistiorganisaatioiden yhteisten hakujärjestelmien tarpeet. Teknisesti vanhentunut valtakunnallinen yksityisarkistorekisteri integroidaan osaksi kehitettävää Vakka-palvelua ja KDK-arkkitehtuuria. Digitointi tukee arkistolaitoksen muuta toimintaa mahdollistamalla verkkopalveluiden ja sähköisen asioinnin kehittämisen. Digitointistrategia muodostaa digitoinnin ja konservoinnin perustan. Digitoinnissa otetaan huomioon keskeisten strategisten kumppanien tavoitteet ja tarpeet. Ulkopuolisen rahoituksen hankkimista digitointiin tehostetaan. Arkistolaitos pyrkii osaltaan vaikuttamaan siihen, että erilaiset tutkimushankkeet ottavat raha-anomuksissaan huomioon myös aineiston digitoinnin aiheuttamat kustannukset ja niiden tuomat hyödyt. Digitoidun aineiston käytettävyys ja ymmärrettävyys varmistetaan kehittämällä aineistojen ja hakemistojen käyttöön opastavaa Portti-palvelua.

15 Arkistolaitoksessa digitoidun aineiston määrä on erillisrahoituksella toteutettujen projektien ansiosta kolmessa vuodessa lähes kymmenkertaistunut (vuonna 2008 1,6 miljoonaa ja 2011 lähes 11 miljoonaa tiedostoa), mitä ei ole osattu ennakoida Digitaaliarkiston teknisessä kapasiteetissa. Digitaalisten tiedostojen säilyttämisen ja käytettävissä pitämisen turvaaminen edellyttää vuosittaista lisämäärärahaa arkistolaitoksen Digitaaliarkiston palvelujen ohjelmointiin sekä palvelinympäristön ja tietokantojen tekniseen ylläpitoon ja varmistuksiin (ks. taloussuunnitelma). Digitaaliarkiston PASyhteentoimivuus varmistetaan sähköisten palvelujen kehittämishankkeessa. Venäjältä on vuodesta 2007 lähtien Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä opetusja kulttuuriministeriön vuosittain myöntämän erillisrahoituksen turvin hankittu mikrofilmejä ja nyttemmin myös digitaalisessa muodossa olevia kopioita Suomea koskevista arkistoaineistoista. Kopiointihanketta toteutetaan Venäjän federaation arkistohallituksen Rosarhivin kanssa vuonna 2005 tehdyn ja vuonna 2010 viideksi vuodeksi jatketun runkosopimuksen puitteissa. Tämän yhteistyön puitteissa on lokakuun alkuun 2011 mennessä hankittu yhteensä yli 530.000 mikrofilmiotosta. Kopioiden hankinnan mahdollistavia sopimuksia on tehty ja ollaan tekemässä myös eräiden Neuvostoliiton hajotessa itsenäistyneiden valtioiden arkistolaitosten kanssa. Suunnittelukaudella arvioidaan voitavan vuosittain hankkia joko oston tai vaihdon puitteissa 70.000-100.000 digitaalista ja mikrofilmiotosta. Hankkeelle esitetään suunnitelmakaudelle jatkorahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. 4.3 Tietopalvelut 4.3.1 Tietopalveluiden kehittäminen Tietopalveluja kehitetään ja toteutetaan laitoksen yhteisenä matriisitoimintana. Tietopalveluiden tavoitteena on yhtäältä palvella nykyisiä asiakkaita entistä paremmin, toisaalta uusien asiakasryhmien saaminen. Asiakkuuksia ja asiakkaiden palvelutarpeita selvitetään asiakastyytyväisyyskyselyllä, kohdennetuilla sidosryhmäyhteistyönä tehtävillä tutkimuksilla sekä blogin avulla. Asiakkuuksien hahmottamisessa otetaan huomioon sekä kansallinen monikulttuurisuus että verkkopalveluiden myötä kansainvälistyvä käyttäjäkunta. Muistiorganisaatioiden kanssa tehtävää yhteistyötä tietopalvelujen kehittämisessä tehostetaan. Digitoidun aineiston määrän kasvaessa verkkopalvelut muodostavat yhä merkittävämmän palvelukanavan. Arkistolaitoksen suurimman asiakasryhmän, sukututkijoiden, keskeisin lähdeaineisto on

16 digitoitu ja käytettävissä verkossa. Verkkopalvelut lisäävät arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuutta, kun kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö on yhä uusien käyttäjäryhmien helposti saavutettavissa. Verkkopalvelujen kehittäminen myös tukee arkistolaitoksen aineistojen käyttöön saantia KDK-asiakasliittymän kautta. Verkkopalvelut kattavat informaatiopalvelun, tiedonhaun hakemistoista ja digitaalisen aineiston käyttöpalvelun. VAPA-aineistoon tarjottavan tietopalvelun järjestämisestä sovitaan luovuttajien kanssa tapauskohtaisesti osana aineistojen vastaanottoprosessia. Kun digitoituja aineistoja ei anneta alkuperäisinä käyttöön tutkijasaleissa, siirtyy asiakkaita itsepalvelujen käyttäjiksi. Tämä edellyttää, että tutkijasaleissa on oltava mahdollisuus käyttää digitaalista aineistoa verkon kautta. Verkkopalvelujen tuomat uudet asiakkaat myös käyttävät tutkimuksissaan asiakirjoja, joita ei ole vielä digitoitu, ja paperiasiakirjojen määrä kasvaa uusien arkistoluovutusten myötä. Näiden tekijöiden yhdessä odotetaan tasapainottavan viime vuosina laskussa ollutta tutkijakäyntien määrää. Tiedonhaku ja paperiaineistojen tilaaminen käyttöön tutkijasaleissa tapahtuu pääsääntöisesti sähköisen tunnistautumis- ja tilausjärjestelmä Astian avulla. Vaikka tutkijakäynnit ovat jonkin verran vähentyneet, tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä on pysynyt korkealla tasolla. Arkistolaitokselta viralliseen tarkoitukseen tilattujen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella kasvavan, kun arkistolaitokseen siirtyy merkittäviä määriä uudempaa aineistoa palvelusopimuksiin perustuen. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Selvityspalvelua kehitetään hallinnon yhteisiä asiointiportaaleja hyödyntäväksi sähköiseksi asioinniksi. Henkilöstöresurssien vähentyessä muiden kuin lakisääteisten selvityspalvelujen tuottamisesta joudutaan luopumaan, mikä puolestaan vähentää arkistolaitoksen tuloja. Osana sähköisten asiointipalvelujen kehittämistä (mm. selvitystilaukset) arkistolaitoksessa toimii keskitetty kirjaamo. Kaukolainojen kysyntä mikrofilmilainojen osalta laskee, kun entistä enemmän aineistoa on verkon kautta saatavilla. Samasta syystä myös maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan vähenevän. 4.3.2 Aineistojen näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen Näyttelytoiminnalle laaditaan vuosittain sektorisuunnitelma, joka liitetään arkistolaitoksen sisäisiin tulossopimuksiin. Siinä määritellään arkistolaitoksen järjestämät näyttelyt sekä niihin liittyvät hen-

kilö- ja taloudelliset resurssit. Painopiste on verkkonäyttelyissä, joita toteutetaan arkistolaitoksen ja muiden muistiorganisaatioiden digitaalisista aineistoista. 17 Kansainvälisen näyttely- ja julkaisuyhteistyön avulla tehdään tunnetuksi ulkomaiden arkistoissa olevia Suomea koskevia historiallisesti merkittäviä aineistoja sekä Suomen suhteita ulkovaltoihin ja kansainvälisiin järjestöihin. Erityisenä tavoitteena on lisätä yhteistyötä Venäjän ja Pohjoismaiden arkistojen kanssa tavalla, joka tukee keskeisten aineistokokonaisuuksien kopioimista Suomeen. Arkistolaitoksen näkyvyyttä ja tunnettuutta edistetään myös arkistopedagogista toimintaa kehittämällä ja arkistolaitoksen viestintästrategiaa toteuttamalla. Kotisivua kehitetään siten, että asiakkaat pystyvät saamaan selkeän kokonaiskuvan arkistolaitoksen aineistoista ja laitoksen tarjoamista palveluista. Osa tunnettuuden edistämistä ja viestintää on suhdetoiminta, jonka tarkoitus on lisätä arkistolaitoksen tunnettuutta ja luoda myönteinen kuva laitoksen tehtävästä ja toiminnasta. Yhteistyötä etenkin ulkoasiainministeriön ja Suomessa toimivien ulkomaiden edustustojen kanssa jatketaan monipuolisen, asiakirjalliseen kulttuuriperintöön tukeutuvan Suomi-kuvan luomisessa. Arkistolaitos julkaisee sekä painettuja että sähköisiä julkaisuja. Julkaisutoiminta parantaa mahdollisuuksia käyttää asiakirjoja tieteellisesti luotettavalla tavalla ja tukee arkistolaitoksen asiakaspalvelutoimintaa. Yhteistyötä strategisesti tärkeiden kumppaneiden kanssa vahvistetaan etenkin sähköisessä julkaisemisessa. 4.3.3 Kirjasto- ja informaatiopalvelut Kansallisarkiston kirjasto on valtakunnallinen arkistoalan, diplomatiikan sekä heraldiikan ja sigillografian tieteellinen erikoiskirjasto, joka muodostaa integroituneen osan sekä arkistolaitoksen toiminnassa että kansallisessa kirjastoverkostossa. Kansallisarkiston kirjaston sekä maakuntaarkistojen kirjastojen kokoelmia tarvitaan arkistolaitoksen erilaisissa virkatehtävissä sekä asiakaspalvelussa täydentämässä asiakirja-aineistoja. Kansallisarkiston kirjasto vastaa koko arkistolaitoksen kirjastojen yhteisistä kokoelmien ja palveluiden kehittämishankkeista sekä tietokantajärjestelmistä. Arkistolaitoksen kirjastojen kokoelmien luettelointia, erityiskokoelmien sisällönkuvailuja sekä tietopalvelukäytänteitä kehitetään osana Suomen tieteellisten kirjastojen toiminnallista kokonaisuutta ja osana kansallista kirjastoverkostoa.

18 Tutkimustoimintaa tuetaan varmistamalla arkistolaitoksen kirjastojen ydinkokoelmien näkyvyys, helppokäyttöisyys ja nopea saatavuus. Kansallisarkiston kirjaston kokoelmapolitiikka kehitetään vuonna 2011 määriteltyjen kokoelmapoliittisten linjausten mukaisesti. Kokoelmapoliittiseen selvitykseen sisältyy myös kirjaston tilankäyttösuunnitelma sekä ydinkokoelmiin kuulumattoman kirjallisuuden siirtosuunnitelmat muihin kirjastoihin. Siirtojen toteuttaminen on alkanut vuoden 2011 aikana. 4.4 Kärki- ja kehittämishankkeet Tilanhallintajärjestelmä Tilanhallintajärjestelmä on arkistolaitoksen arkistotilojen ja aineiston nykyistä kustannustehokkaamman logistisen hallinnan toteuttamisväline, joka nivoutuu keskeisellä tavalla keskusarkistomallin käyttöön ottoon. Arkistolaitoksen yhteistä tilanhallintajärjestelmää tarvitaan aineistojen tarkoituksenmukaisen sijoittelun ennakkosuunnitteluun ja toteuttamiseen niin toimitila- kuin laitostasollakin. Myös tietopalvelussa asiakirjojen tilausprosessin automatisointi edellyttää aineistojen täsmällisiä ja ajantasaisia sijoituspaikkatietoja hyllyn tarkkuudella. Logistiikan tietokoneavusteinen hallinta mahdollistaa henkilötyövuosisäästöjä keskusarkiston käyttöönottovaiheessa ja sen jälkeen. Tilanhallintajärjestelmän käyttöönottoon liittyy itse järjestelmähankinnan lisäksi arkistolaitoksen toimintayksiköiden säilytystilojen tietojen vieminen järjestelmään sekä aineiston säilytysyksikköjen (noin 3 miljoonaa yksikköä) merkitseminen optisesti luettavilla tunnisteilla ja säilytysyksikköjen tunnistetietojen liittäminen tilanhallintajärjestelmään. Säilytysyksikköjen merkitsemiseen liittyy myös koteloiden vaihtamiseen tähtäävä Aineistojen suojaamisen hanke, jonka toteuttamisen aloittamisen tulisi tapahtua tilanhallintajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Arkistolaitos on selvittänyt vuosina 2010 2011 tilanhallintajärjestelmän hankintakustannuksia ja toteuttamisvaihtoehtoja tekemällä sisäistä selvitystyötä ja tutustumalla Tanskan valtionarkiston toteuttamaan vastaavaan järjestelmään. Selvitykset ovat osoittaneet, että valmisjärjestelmää, joka sellaisenaan voitaisiin ottaa käyttöön, ei ole saatavilla. Räätälöidyn tilanhallintajärjestelmän hankintakustannukset ovat 800.000 kattaen valmisjärjestelmän hankinnan sekä sen räätälöinnin edellyttämän määrittelyn ja sovelluskehityksen. Säilytysyksiköiden merkitsemiseen tarvittavien optisesti luettavien merkkien ja niiden lukulaitteiden kustannukset ovat 200.000. Hankkeen kustannukset ovat yhteensä 1 000.000. Vuonna 2013 tehdään esiselvitys, jossa laaditaan tilanhallintajärjestelmän yksityiskohtainen toiminnallinen ja tekninen määrittely. Esiselvitykseen sisältyy arkistolaitoksen Vakka ja Aarre hakemis-

19 tojärjestelmien sekä Astia-tilausjärjestelmän integrointiin tilanhallintajärjestelmään liittyvien vaatimusten määrittely. Esiselvityksen tuloksena on vaatimusmäärittely, jota vastaan voidaan lähteä hankkimaan valmistuotetta. Järjestelmän hankinta, sovellussuunnittelu ja integraatioiden rakentamien tapahtuisi vuosina 2014-2015. Järjestelmän käyttöönotto alkaisi vuonna 2015, jolloin tapahtuisi säilytystilatietojen vieminen tilanhallintajärjestelmään. Säilytysyksiköiden merkitseminen optisesti luettavilla merkeillä ja säilytysyksikköjen tunnistetietojen liittäminen tietokantaan tapahtuisi vuosina 2015-2016 ja sen arvioidaan vaativan noin 26 htv. Hankkeen kustannukset vuonna 2013 ovat 150.000 (esiselvitys), vuonna 2014 500.000 (järjestelmän hankinta, sovellussuunnittelu ja rakentaminen) ja vuonna 2015 350.000 (järjestelmän rakentaminen + optiset merkit ja lukulaitteet). Vuodesta 2015 alkavat järjestelmän teknisen ylläpidon vuosittaiset kustannukset 160.000 (ulkoistus CSC). Vuonna 2016 arkistolaitos tarvitsee 15 htv määräaikaista työvoimaa säilytysyksiköiden merkitsemiseen. Aineiston suojaamisen hanke Yksi suurimmista arkistolaitoksen aineiston kuntokartoituksessa havaituista kokoelmien säilyvyyteen kohdistuvista uhkista on nopeasti happamoituvat ruskeat suojakotelot. On hyvin todennäköistä, että happamoituvat kotelot aiheuttavat sisällään olevan asiakirja-aineiston normaalia nopeamman happamoitumisen, josta seuraa aineiston mekaanista haurastumista. Hauraan ja happaman paperin konservoinnin kustannukset ovat huomattavasti korkeammat kuin satsaaminen standardien mukaisiin (ISO 16245, A-tyyppi) arkistokelpoisiin koteloihin. Tulevia aineistosiirtoja keskusarkistoon toteutettaessa lähtökohtana on oltava, että keskusarkistoon siirretään vain asianmukaisissa, pysyvään säilytykseen soveltuvissa suojamateriaaleissa olevia aineistoja. Tämä tarkoittaa käytännössä säilytysvälineiden (kotelot, laatikot, suojapaperit) vaihtoa uusiin. Keskusarkiston makasiinien suunnittelussa aineistojen säilyvyyden edellytykset on huomioitava kaikin tavoin. Koteloiden vaihtaminen tulisi tapahtumaan aineistoja säilyttävässä yksikössä sinne palkatun määräaikaisen työvoiman toimesta. Kotelot vaihdettaisiin ennen siirtoja keskusarkistoon. Työ- ja materiaalikustannukset arvioidaan suunnittelukauden alussa. Sähköisten palveluiden kehittämisen hankkeet Hankkeen yleiskuvaus ja tavoitteet Valtiovarainministeriön SADe-ohjelmassa korostetaan julkisen hallinnon sähköisten palveluiden kehittämisen tärkeyttä. Sähköisten palveluiden kehittämisellä tavoitellaan sekä asiakaspalvelun laa-

20 dun parantumista että hallinnon toiminnan tuottavuuden lisäämistä. Sähköisten palveluiden tulee olla entistä laadukkaampia ja kustannustehokkaampia ja niiden tulee perustua asiakkaiden tarpeisiin. Arkistolaitoksen asiakkaita ovat toisaalta viranomaiset ja yksityiset, jotka siirtävät kansalliseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan osan toiminnassaan syntyvästä tiedosta arkistolaitoksen säilytysvastuulle, ja toisaalta kansalaiset, viranomaiset ja muut tahot, jotka tarvitsevat tätä tietovarantoa erilaisiin virallisiin tai yksityisiin tarpeisiin. Sähköisten palvelujen kehittämishanke tuottaa uusia sähköisiä palveluita kummankin asiakassegmentin tarpeisiin, minkä lisäksi hankkeessa tapahtuva kehittämistyö tuottaa arkistolaitokselle mahdollisuuden tarjota KDK-linjausten mukaisia sähköisiä säilytys- ja metatietopalveluja arkistosektorin yksityisille toimijoille. Sähköisten palvelujen kehittämishankkeella on kolme tavoitetta. Ensinnäkin arkistolaitos kykenee hankkeen tuloksena tarjoamaan paitsi viranomaisille myös yksityisille arkiston luovuttajille entistä monipuolisempia sähköisen tietovarannon säilytyspalveluja. Tämä mahdollistaa nykytilannetta monimuotoisemman kansalliseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan sähköisen tietovarannon talteen ottamisen sekä siirtämisen KDK:n pitkäaikaissäilytysratkaisujen piiriin yhteiskunnan kannalta keskitetyllä ja kustannustehokkaalla tavalla. Arkistolaitoksen valmius tarjota entistä monimuotoisemman sähköisen tietovarannon säilytyspalvelua tukee hallinnon siirtymistä yksinomaan sähköiseen säilyttämiseen ja tuo säästöjä analogisen aineiston säilytyksen ja käyttöön antamisen kustannuksien vähenemisenä. Arkistolaitoksen säilytysvastuulle siirretty aineisto on yksi yhteiskunnan sähköinen perustietovaranto, jota luovuttajat ja muut viranomaiset voivat käyttää kustannustehokkaalla tavalla sekä itsepalveluna että viranomaisten välisenä sähköisenä asiointina hallinnon toiminnassa yli viranomaisrajojen. Toiseksi arkistolaitos kykenee hankkeen tuloksena antamaan sekä sähköisen että analogisen tietovarantonsa käyttöön aika- ja paikkariippumattomana verkkopalveluna. Verkkopalvelut ovat arkistolaitoksen yhteispalveluja, joissa arkistolaitoksen kaikkien yksiköiden palvelut ovat saavutettavissa keskitetysti yhdestä paikasta, mikä parantaa asiakaspalvelua merkittävällä tavalla. Verkkopalveluilla tarkoitetaan asiakkaiden tiedonhakua verkossa olevista informaatiopalveluista sekä tieto- ja metatietovarannoista, digitaalisen tietovarannon käyttöä tieteellisiin ja muihin tutkimustarkoituksiin itsepalveluna sekä digitaalisen ja analogisen tietovarannon käyttöön tilaamista ja antamista sekä palveluiden maksamista sähköisenä asiointina. Verkkopalvelut mahdollistavat resurssien tehokkaan arkistolaitostasoisen kohdentamisen ja tuottavuuden parantamisen. Tuottavuuden kannalta erityisen merkittävää on analogisten aineistojen sisäisen hallintaprosessin automatisointi, mikä edellyttää tilanhallintajärjestelmän käyttöönottoa, sekä selvityspalvelun kehittäminen viranomaisten väliseksi sähköiseksi asioinniksi.

21 Valtiovarainministeriön Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaus ja yhteentoimivuus-hankkeen loppuraportissa on todettu, että sähköisten palveluiden taustalla ovat hallinnon sisäiset prosessit, tietojärjestelmät ja tietovarannot, joita ilman sähköisten palveluiden tuottaminen ei onnistu. Sähköisten palveluiden kehittämishankkeessa kehitetään arkistolaitoksen sähköisiä tietovarantoja hallinnoivia järjestelmiä VAPAa ja Digitaaliarkistoa, metatietovarantoja hallinnoivia järjestelmiä Vakkaa ja valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä (YARK) sekä kaikkien näiden käyttöliittymää Astiapalvelujärjestelmää siten, että ne mahdollistavat edellä kuvattujen sähköisten palvelujen tuottamisen. Verkkopalvelujen tuottamisessa hyödynnetään kehitteillä olevia hallinnon yhteisiä ja KDKverkkopalvelukonsepteja, sähköisen asioinnin palvelukokonaisuuksia ja asiointiportaaleja. Hankkeessa tehtävän kehittämistyön tarkempi kuvaus on esitetty alla luvuissa Säilytyspalvelut ja Käyttöliittymäpalvelut. Arkistolaitoksen asiakkailleen kehittämien sähköisten palvelujen edellytyksenä oleva järjestelmäkehitystyö mahdollistaa myös näihin järjestelmiin perustuvien palvelujen tarjoamisen arkistosektorin yksityisille toimijoille. KDK-hankkeen kokonaisarkkitehtuurissa on määritelty asiakasliittymän ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän tarjoamat palvelut, joiden hyödyntäminen vaatii opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla toimivalta organisaatiolta taustajärjestelmää tai taustajärjestelmiä. Erityisesti arkistosektorin yksityisillä toimijoilla ei tällaisia taustajärjestelmiä kuitenkaan juuri ole. Sähköisten palveluiden kehittämishankkeen tuloksena arkistolaitos voisi KDK-hankkeen linjauksen mukaisesti tarjota arkistosektorin yksityisille toimijoille sähköisten tietovarantojen ja metatietovarantojen tallentamiseen, säilyttämiseen ja hyödyntämiseen liittyvät palvelut. Nämä säilytys- ja käyttöliittymäpalvelut toteuttavat arkistosektorin sähköisen tietovarannon keskitetyn säilyttämisen sekä tietovarannon ja sen metatietojen siirtämisen KDK-palveluiden piiriin opetus- ja kulttuuriministeriön kannalta kustannustehokkaalla tavalla. Kustannussäästöjä syntyy myös siitä, että yhteiset tietoja metatietovarannot mahdollistavat arkistosektorin yhteisten tai yhdenmukaisten verkkopalveluiden kehittämisen. Säilytyspalvelut Arkistolaitos tarjoaa sähköisiä säilytyspalveluita alkujaan digitaalisille asiakirja-aineistoille ja digitoiduille aineistoille. Säilytyspalveluiden kehittäminen tarkoittaa sekä VAPA-järjestelmän että digitaaliarkiston edelleen kehittämistä. Arkistosektorin laajamittainen liittyminen PAS-palveluun edellyttää sitä, että yksityiset toimijat voivat ostaa arkistolaitokselta säilytyspalveluita. Arkistolaitos