Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston vapaaehtoistoiminnan seuranta ja arviointi 10.6.2015 Vapaaehtoistyön koordinaattori Meeri Kuikka
Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston vapaaehtoistoiminta n.15 000 työntekijää sote-virastossa Toimipisteitä satoja n. 1700 vapaaehtoista 3 vapaaehtoistyön koordinaattoria 60 vapaaehtoistoiminnan ohjaajaa
Sosiaali- ja terveysviraston osastot ja koordinaattorit SKH PESO TEPA Sairaala, kuntoutus ja hoiva Miia Pulkkinen Perhe ja sosiaalipalvelut Meeri Kuikka Terveys- ja päihdepalvelut Eliisa Iivanainen
Sosiaali- ja terveysviraston vapaaehtoistoiminta: Vapaaehtoisia yhteensä 1700 henkilöä PESO (400) 1. Lastensuojelu: Tukihenkilötoiminta (200) Tukiperhetoiminta (95, lapsia 134) 2. Aluetyö (100) 3. vammaistyö: päivä- ja työtoiminta TEPA (190) 1. Päivätoimintakeskukset (50) 2. Tervalampi (15) 3. Sovittelutoiminta (110) 4. Arvo-ryhmät (10) 5. Eteläinen psyk.pol ja päiväsairaalat SKH (850) 1. Monipuoliset palvelukeskukset (750) 2. Palvelutalot (100) 3. Alle 65v. Asumispalveluyksiköt
Miksi seuranta on tärkeää? Tarkkaa tietoa määrästä ja laadusta tarvitaan Vapaaehtoistyöllä tuotetaan monenlaista hyvää, miten tämä pystytään todistamaan? Vapaaehtoistoiminta on kaikkialla, mutta ei virallisesti missään! Lisätään vapaaehtoistyön tietämystä, arvostusta ja oikeutusta olemassaololle
Mihin tietoa tarvitaan? toiminnan suunnittelun ja kehittämisen pohjana Esimiehet, päätöksentekijät, budjetointi jne Palveluprosessien ja toiminnan arviointi Mitä todellisia kuluja/ tuottavuutta toiminnalla on Uusia vaatimuksia vapaaehtoistoiminnalle: Monipuolisissa palvelukeskuksissa 75% toiminnasta ei työntekijöiden ohjaamaa tulostavoitteita
Mitä pitäisi mitata? Ja miksi? Vaikuttavuutta (asiakas, vapaaehtoinen vai kuka?) Tuottavuutta ja taloudellisuutta (mitä toiminta tuottaa, tuoko säästöjä) Laadullisuutta (kenelle? Vapaaehtoisten elämänlaatu, vapaaehtoistoiminnan asiakkaiden elämänlaatu) Määrällisyyttä (meillä on massaa)
Vapaaehtoistyön kustannukset suorat kustannukset, kuten matkakorvaukset ja muut kulukorvaukset, koulutukset, virkistys kiinteät suorat kustannukset, kuten panostukset atk-järjestelmään sekä muut hankinnat epäsuorat kustannukset, kuten vapaaehtoistoiminnan organisointiin ja viestintään tarvitut henkilöstökulut
Vaikeaa seurata, arvioida Toiminta on moninaista Erilaisia vapaaehtoistehtäviä on satoja Toiminta on hajanaista, useassa yksikössä Lähes 100 eri yksikössä tapahtuu Erilaiset rakenteet toiminnalla Kertaluontoisuus vrt. lakisääteinen toiminta, yksiköiden sisällä ja muualla
Mitä sotessa on tehty? Kyselyitä ja selvityksiä vuosien varrelta Vapaaehtoistoiminnan selvitys (2012) Vapaaehtoistoiminta Helsingin kaupungin vanhuspalveluyksiköissä vuonna 2011 (2012) Töölön ehkäisevän työn selvitys (2012) Tehtyjä kyselyitä yksiköissä ja koordinaattoreiden tekemänä Kysely vapaaehtoistoiminnasta vastaaville työntekijöille (2014) Omia menetelmiä kehitelty mm. Kinaporissa ja Kontulassa Ei selkeitä seurantakriteereitä muita kuin vapaehtoisten määrä
..Jatkuu mitä sotessa on tehty? Keväällä 2015 vapaaehtoistoiminnanohjaajien kehittämispäivän aiheena vapaaehtoistoiminnan arviointi ja seuranta: Tarvetta yhtenäistää seurantaa Helppoa työntekijöille Vaivatonta vapaaehtoisille
Vapaaehtoistoiminnan määrällinen arviointi 1. Selkeät toistuvat mittasuureet soten vapaaehtoistoiminnassa 2. Toteutettiin seurantajakso 13.4-12.5.2015 1) Vapaaehtoisten määrä 2) Käynnit 3) Tunnit 4) Tehtävät
Seurantajakso Toteutus eri yksiköissä omalla tavalla Paperilomake Sähköinen lomake Sähköinen työtila Työntekijän arvio Osalta lisäksi: Vapaaehtoistyön piiriin osallistuneet henkilöt (lukumäärä, esim. ryhmiin osallistuneet) Vapaaehtoistyön organisointiin käytetyt työtunnit
Seurantalomake Vapaaehtoisten käynnit seurantajaksolla 13.4 12.5.15 Vapaaehtoinen: merkitse käyntisi, kun osallistut vapaaehtoistoimintaan. Jos käyt samana päivä useassa eri tehtävässä, merkitsethän jokaisen tehtävän omalle riville! Päivämäärä Date Nimikirjaimet Name Tehtävä Task Tunnit Hours esim. 13.4 MK ryhmänohjaaminen 2 1 2 3 4 5
Tuloksia seurantajaksolta: Vain osa toimintaan osallistuvista vapaaehtoisista osallistui seurantaan Omia seurantamenetelmiä Ei tavoitettu vapaaehtoisia/ työntekijöitä Käyntejä/ toimintaa ei osunut jaksolle 750 vapaaehtoisen osallistumista seurattiin 1700 vapaaehtoisjoukosta
Sosiaali- ja terveysviraston vapaaehtoiset, jotka olivat seurantajaksossa mukana - 9231 vapaaehtoisten käyttämää tuntia - 2149 vapaaehtoisten käyntiä - Yhden käynnin aika KA 4 h 20 min Vapaaehtoistoiminnan seurantajakso 14.4-12.5.2015 Yksikkö vapaaehtoisten määrä vapaaehtoisten käyttämät tunnit vapaaehtoisten käynnit Peso 310 6118 673 SKH 426 2220 1030 Tepa 14 892,5 446 YHTEENSÄ 750 9230,5 2149
vapaaehtoist en määrä; 14 seurantajaksolle osallistuneiden vapaaehtoisten määrä vapaaehtoisten määrä; 310 Peso SKH Tepa vapaaehtoisten määrä; 426
Yhteenveto, henkilömäärä, tunnit ja käynnit: 1000 900 800 700 6118 2220 1030 600 500 400 300 426 Peso SKH Tepa 200 100 0 310 14 892,5 673 446 vapaaehtoisten määrä vapaaehtoisten vapaaehtoisten käynnit käyttämät tunnit
Perhe ja sosiaalipalvelut (Peso) 1000 900 800 1541 2578 700 1768 600 500 400 300 200 100 vapaaehtoisten määrä vapaaehtoisten käyttämät tunnit vapaaehtoisten käynnit 0
SKH (sairaala, kuntoutus, hoiva) vapaaehtoisten määrä seurantajaksolla palvelutalo Rodolf Itäkeskuksen palvelutalo 5 % Roihuvuori 20; 5 % 2 % 1 % 0 % Madetoja Syystie 118; 28 % Kontula Rudolf pake 92; 22 % Vuorensyrjä Saattajat/välittäjät 23; 5 % 2 % 23; 5 % 52; 12 % 35; 8 % 3 % 1 % 1 % Liikuntakaverit Myllypuro Töölö Suursuo Munkkiniemen palvelukeskus Kustaankartano
Sairaala, kuntoutus, hoiva (SKH) 2500 2220 2000 1500 vapaaehtoisten määrä 1000 1030 vapaaehtoisten käyttämät tunnit vapaaehtoisten käynnit 500 426 0 yhteensä
Terveys- ja päihdepalvelut (Tepa) 900 800 700 600 500 400 892,5 vapaaehtoisten määrä vapaaehtoisten käyttämät tunnit vapaaehtoisten käynnit 300 200 100 0 14 446
Mitä tällä datalla voisi tehdä? Vapaaehtoistehtävien luokittelu ja analyysi niistä Avustaminen, ryhmänohjaaminen, saattamisia yms. Kertaluontoinen, pitkäkestoinen Välillinen hyöty ryhmänohjauksessa Näihin erityisesti vapaaehtoisille koulutusta, rekrytointia Työntekijäresurssien oikea ohjaaminen ja keskittyminen tiettyihin Rahaksi muuttaminen
Muutettuna työntekijämääräksi - Vapaaehtoistoimintaan käytettiin n. 9250 tuntia /kk - 10 tuntipalkalla 92 500 /kk - Vapaaehtoisten työpanos 2313h/vko - Työajaksi (37,5h/vko) muutettuna samaan määrän tarvittaisiin 15 työntekijää - kuukausipalkka sivukuluineen on 2 500 vapaaehtoisten tekemälle työmäärälle hinnaksi tulisi 37 500 /kk - (37 500 x 12= 450 000 ) vuodessa, n. 0,5 milj
Muutettuna työntekijämääräksi todellisuudessa - kuukausipalkka sivukuluineen on 2 500 vapaaehtoisten tekemälle työmäärälle hinnaksi tulisi 37 500 /kk - (37 500 x 12= 450 000 ) vuodessa, n. 0,5 milj - Koko soten vapaaehtoismäärä: 0,5 X 3= 1,3 milj - Vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin kustannukset 60 hlö / 10% työstä -> 6 työntekijää + koordinaattorit = 9 henkilöä, 270 000 /v - 1,3milj / 2,7= 4,8 kertainen hyöty
Vapaaehtoistoimintaan sijoitettu raha tulee sotessa 4,8-kertaisena takaisin!
Jatkossa Seurantaa systemaattisesti samoilla mittareilla Lisätään uusia mittareita esim. työntekijöiden työpanos vapaaehtoistoiminnan ohjaamiseen Välillinen hyöty (toiminnan kohteena olevat) Koko virasto mukana Rakennetaan seuranta uusiin toimintoihin alusta asti sisälle
Syksyllä 2015 Vapaaehtoistoiminnan laadullinen arviointi Vapaaehtoistyöntekijöiden oma arviointi Mahdollisia tutkimusaiheita Vapaaehtoistoiminnan kohteen elämänlaatu/mielekkyys.. Mistä olisit saanut tämän avun Mikä vaikutus vapaaehtoistoiminnalla on? Esim. Vähentyykö joidenkin palveluiden tarve? Tutkimusta esim. sosiaalityön opiskelijoille
Kiitos! Meeri Kuikka Puh. 09 3105 8485 Meeri.kuikka@hel.fi Lisätietoja: www.hel.fi/vapaaehtoistoiminta www.facebook.com/vapaaehtoistoimintasotessa http://vapaaehtoistoimintasotessa.blogspot.fi/