Hallituksen kokous Aika 6.3.2014 klo 18.00 Paikka Uusi kerhohuone 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.25. 2. Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Jyrki Määttä ja sihteeriksi Carola Grönholm. 3. Kokouksen lainmukaisuuden ja päätösvallan toteaminen Kokous todettiin lainmukaisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 4. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin. 5. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen käsittely Seuran rahastonhoitaja Johan Karlsson esitteli tilinpäätöksen, jonka on laatinut seuran kirjanpitäjä Liisa Ritari. Todettiin, että yhdistyksen ensimmäisen toimintavuoden varsinaisen toiminnan tulos oli 22 495,21 alijäämäinen, verrattuna budjetoituun 11 689,00 euron alijäämään. Toimintakuluista noin 1 500,00 ovat pankkikuluja. Johan neuvottelee asiasta Aktian kanssa. Varainhankinnan myötä tilikauden tulokseksi muodostui 9 326,79 euron ylijäämä, verrattuna budjetoituun 9 911,00. Taseen loppusumma oli 45 341,28 ja omaa pääomaa oli 21 804,75. Siihen sisältyy varoja, jotka siirrettiin muuna omana pääomana seuran perustamista edeltävästä toiminnasta. Lyhytaikaisiin velkoihin on kirjattu Säästöpankkisäätiön myöntämä 12 000,00 euron avustus vuoden 2014 toimintaa varten. Lisäksi erään sisältyy vuoden 2013 laskuja, jotka erääntyivät tammikuussa 2014. Seuralla ei ole ollut palkattua henkilökuntaa eikä eläkevastuita. Seuralla ei ole annettuja pantteja tai velan vakuudeksi annettuja kiinnityksiä, takauksia eikä vastuusitoumuksia. Tilinpäätös on laadittu suomeksi, joten se on käännettävä ruotsiksi ennen hyväksymistä ja allekirjoittamista hallituksen seuraavassa kokouksessa.
Toimintakertomusluonnos käsiteltiin ja sovittiin muutamista tarkistuksista. Vakuutuskirja seuran hallituksen vastuuvakuutuksesta pitäisi liittää kuluvan toimintavuoden tilinpäätösasiakirjoihin. Carol Österberg selvittää asiaa. Joukkueiden tuloslaskelmat lähetetään joukkueille. 6. Pankkiasioita Hallitus totesi, että puheenjohtajan tilinseurantaoikeus seuran kaikkiin tileihin pitää siirtää Carol Österbergiltä Jyrki Määtälle. Lisäksi seuran rahastonhoitajan Johan Karlssonin pitää myös saada kattava tilinseurantaoikeus. Carola laatii asiasta erillisen päätöksen, joka viedään pankkiin. Joukkueen tilinkäyttöoikeuden (pääsääntöisesti joukkuejohtajalla ja kassanhoitajalla) siirtämisestä henkilöltä toiselle pitää ilmoittaa hallitukselle. Hallitus tekee asiasta pöytäkirjamerkinnän ja ilmoittaa pankille asiakirjalla, joka sisältää: o Tiedon siitä, että aikaisemman tilinkäyttäjän oikeus päättyy o Uuden tilinkäyttäjän nimi, henkilötunnus, postiosoite ja allekirjoitus o Hallitus hoitaa asian pankin kanssa, jonka jälkeen tilinkäyttötunnukset voi luovuttaa uudelle käyttäjälle, jonka siis ei itse tarvitse käydä pankissa. o Carola tiedottaa asiasta JOJO-nimenhuudossa. o Tähän kokoukseen mennessä hallitukselle on ilmoitettu P07- joukkueen kassanhoitajan vaihdosta. Janina Lindblad on hoitanut tehtävää tähän asti ja nyt se siirretään Monica Nordbladille. Seuran rahastonhoitajalle ja kirjanpitäjälle pitää ilmoittaa uusista joukkueista ja tileistä. Jyrki tiedustelee pankista mahdollisuuksista hankkia hallitukselle mastercard-tyyppinen maksukortti. 7. Kevään mahdolliset hakemukset Hakemusaika koskien kunnan toiminta-avustusta urheilua varten päättyy 11.4. Hallitus laatii hakemuksen seuraavassa kokouksessaan. Jyrki selvittää Tjali Heinäsen kanssa kunnallisen avustuksen laskentaperusteita. Avustus jaetaan osallistuja-aktiivisuuden mukaan eri lajeissa, joten laskentaperusteiden pitää olla oikeudenmukaiset esim. yleisurheilun ja jalkapallon kesken. Valtion projektiavustuksen hakemus, joka jätettiin tammikuussa, on käsiteltävänä ja vastaus saadaan huhtikuussa. 8. Ulkokauden harjoituskaavion käsittely
Carola on luonnostellut ulkokauden harjoituskaaviota. Kenttätilaa on rajoitetusti ja tahdot ja tarpeet ovat monia. Kommentteja on vielä tulollaan joistakin joukkueista. Palapelin on kuitenkin valmistuttava mitä pikemmin. Hallitus ottaa kantaa tarkistettuun versioon sähköpostitse. Sisäharjoituskaavioon 2014 2015 liittyen halliyhdistys on ilmoittanut, että esitystämme ei hyväksytä. Tiistain harjoitusvuorot on siirretty perustelulla, että tiistai täytyy varata muita seuroja varten. Voimme tällä kertaa hyväksyä halliyhdistyksen vastaehdotuksen, mutta pitemmällä tähtäimellä tulemme tarvitsemaan lisää halliaikoja. Jyrki on yhteydessä halliseuran puheenjohtajaan sopiakseen kokouksesta, jossa voimme keskustella tulevaisuuden pelisäännöistä. 9. Kerhohuoneiston remontti Kerhohuoneisto vaatii vielä jonkun verran toimenpiteitä, mutta on jo käyttökunnossa esim. kokouksia varten. Työn aikana on ilmennyt, että talkoohengen reilu paraneminen olisi paikallaan. Maija laittaa asiasta jutun JOJO-nimenhuutoon. Hallitus päätti, että jonkinlaiset harjakaiset järjestetään niille, jotka ovat työskennelleet huoneiston kimpussa. 10. Harrastemessut Harrastemessut järjestetään 12.4. Seura osallistuu nykyisille ja ennen kaikkea tuleville nappuloille ja junioreille suunnatulla ohjelmalla. Olemme hankkineet mainoshuiveja ja miniasuja, joita voimme myydä messuilla. Poikkeuksellisesti myymme myös viirejä. Panostamme uusien kannattajajäsenten värväämiseen. Joka messuilla liittyy 20,00 euron maksulla saa valita joko miniasun tai viirin kannatukseksi. Myymme huiveja hintaan 15,00 euroa, miniasuja 10,00 eurolla ja viirejä 8,00 eurolla. Ilmoittautumisia messutoimitsijoiksi täytyy kerätä hyvissä ajoin, jotta ehdimme hankkia t-paitoja. Seura osallistuu myös klo 13.00 tapahtuvaan muistamiseen kunnan vapaa-ajan ohjaajan, Arno (Tjali) Heinäsen, eläköitymisen johdosta. 11. Lilla Lasse Näsman-cup Lilla Lasse Näsman-cup järjestetään tänä vuonna nimellä K- SuperMarket Cup. Järjestelyt hoidetaan FC Raseborgin, EIF:n, BK 46:n ja HIK:n yhteistyönä. IIF Fotboll/Jalkapallo ja KyIF ovat saaneet kutsun lähteä mukaan yhteistyöhän 2015 alkaen. Työ tehdään yhteistyönä, Tammisaaren K-supermarket maksaa tänä vuonna joukkueiden osallistumismaksut ja näistä jäävä voitto
kenttävuokrien, tuomarimaksujen ym. jälkeen jaetaan lyhentämättömänä tasan järjestäjien kesken. Seura hyväksyy kutsun osallistua yhteistyöhän. Carola ilmoittaa FC Raseborgin Kaj Seleniukselle. 12. Muita asioita Kahdeksan (8) vakuutustodistusta on jätetty hallitukselle tähän kokoukseen mennessä. Kyseessä on Eric Pedersen P01-joukkueesta sekä Saskia Albrecht, Veera Backman, Nicole Enqvist, Claudia Holmqvist, Sofie Karlsson, Emma Nordblad, Andrea Tverin ja Sofia Wassholm F99-joukkueesta. Ohjeet vahinkotapauksen ilmoittamisesta ovat muuttuneet niiden osalta, joilla on jalkapallolisenssiin liitetty AON-vakuutus. Carola laittaa asiasta tietoa JOJO-nimenhuutoon. Seura voisi osallistua järjestäjänä Kunniakierrokseen yhdessä Ingå IF:n kanssa. Jyrki keskustelee asiasta yleisurheilujaoston puheenjohtajan, Jarno Niemen, kanssa. Jäsenten puheeksi ottamista asioista todettiin kohdassa 5, että Johan Karlsson neuvottelee pankin kanssa pankkimaksuista, joita kyllä pidetään kohtuuttoman suurina. Toisaalta hyvät suhteet Aktiaan on säilytettävä ajatellen tulevia hakemuksia Säästöpankkisäätiölle. Monet valmentajat ovat kyselleet viirejä. Hallitus päätti, että jokaiselle joukkueelle alkuun jaetaan 20 viiriä ja tarpeen mukaan niitä saa lisää. Viirejä saa jakaa vain pelien ja turnausten yhteydessä. Muu jakaminen ei pääsääntöisesti ole sallittua. Poikkeustapauksissa (esim. harrastemessuilla) seura voi myydä viirejä. Tarve saada hallituksen pöytäkirja suomeksi on otettu puheeksi ja ehdotuksena oli, että seura maksaisi palvelusta palkkion. Ongelmana on, että käännöspalvelut ovat kalliita. Edellisen kokouspöytäkirjan käännättäminen markkinahintaan olisi maksanut 300,00 400,00 ml. alv. Sen luokan kustannukset eivät ole perusteltavissa. Seura ei myöskään voi maksaa ilman laskua. Carola pystyy laskuttamaa, mutta tarjoutui hoitamaan asian korvauksetta. Muun hallituksen vastaehdotus oli, että Carola loppuvuodesta laskuttaa käännöspalveluista 100,00 euron kappalehinnan mukaan per pöytäkirja ml. alv. Carola jääväsi itsensä päätöksen ajaksi. Kokemus on osoittanut, että seura satunnaisesti tarvitsee myös muita käännöksiä. Korvaus näistä sisältyy yllä olevaan hintaan. Jäsenten tarpeisiin ei käännetä muita asiakirjoja kuin pöytäkirjoja. Huivien ja miniasujen myynnistä todettiin, että seura maksaa ne ja joukkueet saavat itse voiton myymistään tuotteista. Tuotteet myydään kuitenkin pääasiassa näkyvyyden takia, joten voittomarginaali on vaatimaton
Nyt on annettu tuomioistuimen päätös, joka toimii ennakkotapauksena siitä, että WC- ja talouspaperimyynnistä ei koidu veroseuraamuksia. Kerhohuoneistoon hankitaan kattoon kiinnitettävä atk-tykki. Sen pitää kuitenkin olla myös irrotettavissa, jotta sitä tarvittaessa voi käyttää myös muualla. Tekonurmikentän suunnittelu on aloitettu yhteistyössä kunnan kanssa. Hallitus kokoontuu seuraavan kerran 8.4. klo 18.00 kerhohuoneessa ja seuran kevätkokous on 29.4. klo 18.00 Kyrkfjärdenissä. Carola on asiasta yhteydessä kouluun. 13. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.00. Carola Grönholm, sihteeri Jyrki Määttä, puheenjohtaja