Suomenkielinen editio - Osa 1a Ydintoiminnot. Versio 1. moreq2010 asiakirjajärjestelmien modulaariset vaatimukset

moreq2010 asiakirjajärjestelmien modulaariset vaatimukset Suomenkielinen editio - Osa 1a Ydintoiminnot Versio 1 1

alkusanat Tämä suomenkielinen editio Moreq2010-vaatimusmäärittelystä ei ole virallinen käännös DLM Forumin tuottamasta määrittelystä, vaan sen tavoitteena on helpottaa varsinaisen Moreq2010 dokumentin käyttöä. Koska tämän epävirallisen käännöksen tekemiseen on alusta asti ymmärretty olevan rajallisen ajan, emme katsoneet tarpeeelliseksi kääntää puhtaasti teknisiä määrityksiä (Functional requirements) ja emme myöskään kääntäneet tässä vaiheessa lisäosien (plug-in) määrittelyä, vaan se saa odottaa ehkä määrityksen seuraavaa versiota, joka on tätä kirjoitettaessa jo tuloillaan. Oma osuuteni tässä projektissa piti olla käynnistäjän rooli, mutta siitä tulikin myös toimittajan tehtävä. Pääosin olen sitä tehtävää hoitanut kevyellä kädellä ja luottanut yhteisesti tehtyyn editointiin. Aloitimme tämän työn Moreq2 käännöksenä vuoden 2010 Suomen Arkistopäivien tauolla Jyväskylässä, mutta tämä hanke oli ollut keskusteluissa oikeastaan siitä lähtien kuin Moreq2 julkistettiin. Sen yhtenä lähtökohtana oli työnantajani liittyminen DLM Forumin jäseneksi ja sen myötä osallistuminen Forumin toimintaan. Alkuvaiheessa tärkeätä oli tietysti myös Liikearkistoyhdistyksen ja Kunnallisarkistoyhdistyksen myönteinen suhtautuminen ja myös tuki muutamalta järjestelmätoimittajalta. Tämä versio 1 on tuotettu talkootyönä: osa tekijöiden käyttämästä ajasta on ollut heidän työaikaansa, josta osoitan työnantajielle kiitokset. Suurempi osa tämän dokumentin tuottamisesta on kuitenkin otettu kirjoittajien omasta ajasta, josta on kiitettävä heidän läheisiään. Lähes aina olisi löytynyt muutakin tekemistä kuin kääntää eurooppalaista vaatimusmäärittelyä. Tätä editiota on siis ollut tuottamassa koko joukko asiakirjahallinnan ammattilaisia, vaikka varmasti unohdan joidenkin panoksen, uskallan silti nostaa esiin uskollisimmat pitkäksi venyneen prosessin talkoolaiset: Affecton Ritva Toivosen, Kansallisarkiston Mikko Eräkasken, Mikkelin Ammattikorkeakoulun ja Kunnallisarkistoyhdistyksen Mirja Loposen, Elkan Olli Almin ja Johannes Valon, joka edustakoon myös Kunnallisarkistoyhdistyksen ahkeraa tiimiä, Tampereen Yliopiston Pekka Henttosen, sekä Tullin Juho Rännälin, joka on usein löytänyt meille tilan kokoontua. Samalla pahoittelen, ettei tämä toteutus sujunut lähellekään siinä aikataulussa kuin alussa kuvittelin. Minullakin oli muita kiireitä kuten gradun teko ja viimeisimpänä pian täysaikaisena alkavien eläkevuosien varalle hankittu talo remontteineen. moreq2010 asiakirjajärjestelmien modulaariset vaatimukset Suomenkielinen editio - Osa 1a Ydintoiminnot Versio 1 Copyright 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, all rights reserved. Suomenkielisen edition oikeudet perustuvat Creative Commons -lisensointiin, jonka mukaan aineistoa saa käyttää vapaasti lähteen ilmoittamalla. Joroisissa 13.12.2013 Osmo Palonen Moreq-käännösryhmän puheenjohtaja ja edition toimittaja 2 3

Sisällys alkusanat 3 1. Perusteet 10 1.1. Tärkeää informaatiota 10 1.1.1 Aineettomat oikeudet 10 1.1.2 Autenttisuus 10 1.1.3 Viittaaminen 10 1.1.4 Käännökset 10 1.1.5 Logot ja tavaramerkit 10 1.1.6 Julkaisussa käytetyt merkintätavat 10 1.2 Päämäärät 11 1.2.1 Tavoitteet 11 1.2.2 Kohdeyleisö 11 1.2.3 Hyvät käytännöt 12 1.3 Tausta 12 1.3.1 MoReq 12 1.3.2 MoReq2 13 1.3.3 MoReq kehittämissuunnitelma 13 1.3.4 MoReq2010 16 1.4 Lähtökohdat 17 1.4.1 Asiakirjat ja informaatio 17 1.4.2 Asiakirjahallinnan prosessit ja järjestelmät 18 1.4.3 Asiakirjojen luonne 19 1.4.4 Entiteetit ja palvelut 20 1.4.5 Luokittaminen ja koostaminen 22 1.4.6 Säilyttäminen ja säilytysajan mukaiset toimenpiteet 24 1.4.7 Käsittelyhistoriat ja kirjausketjut 24 1.4.8 Modulaarinen arkkitehtuuri 25 1.4.9 Mallipalvelut 26 1.4.10 Testaus ja sertifiointi 26 2 Järjestelmäpalvelut 28 2.1 Tietoa palvelusta 28 2.2 Avainkäsitteet 28 2.2.1 Järjestelmäpohjainen arkkitehtuuri 28 2.2.2 Mallipalvelut ja liitännäismoduulit 29 2.2.3 Käyttäjärajapinta 29 2.2.4 Entiteettityypit ja alatyypit 30 2.2.5 Entiteetin anatomia 31 2.2.6 Entiteettien tunnistaminen 33 2.2.7 Toimintojen suorittaminen 33 2.2.8 Tapahtumahistoria 33 2.2.9 Aikaleimat 34 2.2.10 Yleispätevä kielituki 35 2.2.11 Entiteetin elinkaari 35 4 3 Käyttäjä- ja käyttäjäryhmäpalvelu 36 3.1 Tietoa palvelusta 36 3.2 Avainkäsitteet 36 3.2.1 MoReq2010 :n lähestymistapa käyttäjiin ja käyttäjäryhmiin 36 3.2.2 Asiakirjahallinnan vaatimukset 36 3.2.3 Miten käyttäjät ja käyttäjäryhmät toimivat 37 3.2.4 Käyttäjätunnusten ja käyttäjäryhmien hävittäminen 37 4. Roolimallipalvelu 38 4.1 Tietoa palvelusta 38 4.2 Yhteensopivuus roolimalleihin perustuvassa palvelussa 38 4.2.1 Standardien ja ns. teollisuusstandardien puuttuminen roolien ja käyttöoikeuksien hallinnassa 38 4.2.2. Roolipohjainen käyttäjähallintapalvelun malli 38 4.2.3 Lähestymistapoja roolipohjaisen mallin testaukseen hyväksyntään 38 4.2.4 Kuinka täytetään vaihtoehto B:n mukaiset vaatimukset? 39 4.3 Keskeiset konseptit 40 4.3.1 Roolien määrittely 40 4.3.2 Roolien luovuttaminen 41 4.3.3 Roolien periminen 41 4.3.4 Hallintaroolit 42 4.3.5 Monilähtöinen periytyminen 42 4.3.6 Oletusroolit 43 5. Luokittamispalvelu 44 5.1. Tietoa palvelusta 44 5.2 Avainkäsitteet 44 5.2.1 Asiakirjojen luokittelu 44 5.2.2. Luokittelun periytyminen 44 5.2.3 Uudelleenluokittelu 46 5.2.4 Luokittamispalvelut ja luokitusjärjestelmät 47 6 Asiakirjapalvelu 48 6.1 Tietoa palvelusta 48 6.2 Avainkäsitteet 48 6.2.1 Tarkoituksenmukainen asiakirjakoosteiden muodostaminen 48 6.2.2 Juuri-asiakirjakoosteet 49 6.2.3 Asiakirjakoosteen rajoitukset 49 6.2.4 Asiakirjakoosteen periytyvyys 50 6.2.5 Asiakirjakoosteet ja luokittelu 50 6.2.6 Rönsyilyn rajoittaminen 50 6.2.7 Alkuperäinen järjestys 50 6.2.8 Asiakirjojen jakamattomuus ja jäljentäminen 51 6.2.9. Asiakirjan komponentit 53 6.2.10 Periaatteet komponenttien sisällön hallintaan 54 6.2.11 Suunniteltuja lähestymistapoja komponenttien sisällön hallintaan 57 6.3 ASIAKIRJAKOOSTE- JA LUOKITUSESIMERKKEJÄ 58 5

6.3.1 Asianhallinta 58 6.3.2 Rinnakkaiset toiminnot 58 6.3.3 Turvallisuusnäkökohtia 58 6.3.4 Asiakirjojen hallinnointi omalla paikallaan 59 7 Metatietomallipalvelu 60 7.1 Tietoa palvelusta 60 7.2 yhteensopivuus MetatietomallipalveluUn 60 7.2.1 Yhteiskäyttöisyys ja metatieto 60 7.2.2 Metatietomallipalvelu 60 7.2.3 Lähestymistavat mallimetatietopalvelun testaamiseen ja sertifiointiin 61 7.2.4 Vaihtoehtoisten vaatimusten (tapaus B) toteuttaminen 61 7.3 Avainkäsitteet 63 7.3.1 Järjestelmän metatieto ja kontekstuaalinen metatieto 63 7.3.2 MoReq2010 mallimetatietopalvelu 64 7.3.3 Metatiedon entiteettien suhteet 64 8 Säilytysaikasuunnitelmapalvelu 68 8.1 Tietoa palvelusta 68 8.2 Avainkäsitteet 68 8.2.1 Moreq2010 asiakirjan elinkaari 68 8.2.2 Säilytysaikasuunnitelmat ja toimenpiteet 69 8.2.3 Säilytysajan laskenta 69 8.2.4 Asiakirjan hävityksen vahvistus 71 8.2.5 Pysyvän säilytyksen elinkaari 71 8.2.6 Katselmointiin perustuva elinkaari 72 8.2.7 Siirtoon perustuva elinkaari 73 8.2.8 Tuhoamiseen perustuva elinkaari 73 8.2.9 Alhaalta ylös -tuhoaminen 74 8.2.10 Säilytysaikaristiriidat 76 8.2.11 Säilytysaikaprosessi 76 8.2.12 Säilytysaikasuunnitelma palveluna 77 9 Hävitystoimenpiteen keskeytyspalvelu 78 9.1 Tietoa palvelusta 78 9.2 Avainkäsitteet 78 9.2.1 Hävitystoimenpiteen keskeytyksen hyödyntäminen 78 9.2.2 Hävitystoimenpiteen keskeytyksen vaikutus 78 9.2.3 Hävitystoimenpiteen keskeytyksen poistaminen 78 9.2.4 Hävitystoimenpiteen keskeytyspalvelu 79 10 Haku- ja raportointipalvelut 80 10.1 Tietoa palvelusta 80 10.2 Keskeiset käsitteet 80 10.2.1 Tiedon löytäminen 80 10.2.2 Hakutavat 80 10.2.3 Tekstihaut 80 10.2.4 Hakutulokset 81 10.2.5 Tietoturvallisuus 82 10.2.6 Tallennetut haut 82 10.2.7 Raportit 82 10.2.8 Tallennetut raportit 82 11 Vientitoimintopalvelu 84 11.1. Tietoa palvelusta 84 11.2 Keskeiset käsitteet 84 11.2.1 Vientitoiminnon tarkoitus 84 11.2.2 Osittainen vienti 84 11.2.3 XML:n käyttö 85 11.2.4 XML suoratoisto 86 11.2.5 Entiteettien tuonti 86 11.2.6 Vientitoiminto ei-yhteensopivista järjestelmistä 86 11.2.7 Sisällön vientitoiminto 87 11.2.8 Metadatan vientitoiminto 88 11.2.9 Merkityksellisten entiteettien vienti 89 11.2.10 Mukaan kuuluvien entiteettien vienti 90 11.2.11 Pääsyoikeuslistojen vienti 92 11.2.12 Tapahtumien vienti 93 11.2.13 Yhteenvetotaulun vieminen 94 11.2.14 Entiteetit joita ei viedä 94 11.2.15 Vientitoiminnon turvallisuus 94 11.2.16 Vientitoiminnon täydellisyys 95 11.2.17 Vientitoimintoprosessi 95 11.2.18 Kaksoiskappaleiden poisto 96 11.2.19 Vientitoiminnon jälkeinen pääsynrajoitus 96 12 EI-TOIMINNALLISET VAATIMUKSET 98 12.1 Avainkäsitteet 98 12.1.1 Moreqin ei-toiminnalliset vaatimukset 98 12.1.2 Moreq2010 :n toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset 98 12.1.3 Mitä ei-toiminnalliset vaatimukset kattavat? 99 12.1.4 Ei-toiminnallisten vaatimusten esittäminen 100 12.1.5 Ei-toiminnallisten vaatimusten testaaminen 100 12.2 Ei-toiminnallinen näkökulma asiakirjajärjestelmään 102 12.2.1 Suorituskyky 102 12.2.2. Skaalautuvuus 102 12.2.3 Hallittavuus 102 12.2.4 Siirrettävyys 103 12.2.5 Turvallisuus 103 12.2.6 Yksityisyys 104 12.2.7 Käytettävyys 104 12.2.8 Esteettömyys käytölle 104 12.2.9 Saatavuus 105 12.2.10 Käyttövarmuus 106 12.2.11 Palautumiskyky 106 6 7

12.2.12. Ylläpidettävyys 107 12.2.13 Tuen saatavuus 107 12.2.14 Takuu 108 12.2.15 Sääntöjen noudattaminen 108 8 9

1. Perusteet 1.1. Tärkeää informaatiota 1.1.1 Aineettomat oikeudet MoReq2010 -määrityksen tekijänoikeudet kuuluvat DLM Forumille, 2010 & 2011, joka pidättää ne itsellään, mukaan luettuna kaikki oikeudet tekstiin ja sen alkuperäiseen kuvitukseen. Joissakin kuvissa on käytetty Microsoft Corporationin (http://www.microsoft.com) tekijänoikeuskorvauksista vapaita leikekuvia. Uusien kopioiden tekeminen tästä työstä on sallittu muuten kuin kaupallisessa tarkoituksessa. Työtä lainattaessa tai kopioitaessa on lähde mainittava. Lähde on DLM Forum Foundation http://www.dlmforum.eu. 1.1.2 Autenttisuus Dokumentin viimeisin versio on saatavissa osoitteista http://moreq2010.eu/ ja http://www.dlmforum.eu/. DLM Forum ei pidä yllä, tue tai suosittele käyttämään muita MoReq2010 :n jakelukanavia. 1.1.3 Viittaaminen Suositeltu tapa viitata tähän dokumenttiin on seuraava: DLM Forum Foundation, MoReq2010 : Modular Requirements for Records Systems Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, saatavilla at http:// moreq2010.eu/. Suomalainen käännös on saatavissa osoitteessa: www.xxx 1.1.4 Käännökset Käännöksen julkaiseminen tai muu jakelu MoReq2010 :sta mihin tahansa tarkoitukseen vaatii aina luvan, jota on anottava sähköpostitse DLM Forumin sihteeristöltä osoitteessa secretariat@dlmforum.eu. Käännöslupa edellyttää, että DLM Forum ja sen jäsenet saavat vapaasti kopioida, käyttää ja jakaa käännöstä ei-kaupallisiin tarkoituksiin ja asettaa jaella käännöstä MoReq2010 -sivustolla. 1.1.5 Logot ja tavaramerkit DLM Forum Foundationin logon, MoReq Governance Boardin logon ja MoReq2010 :n logon tekijänoikeudet kuuluvat DLM Forum Foundationille, vuodesta 1996 tähän hetkeen. Termit DLM Forum, MoReq, MoReq2 ja MoReq2010 ovat DLM Forum Foundationin rekisteröityjä tavararamerkkejä. Euroopan komission symbolin käyttöön on saatu lupa. 1.1.6 Julkaisussa käytetyt merkintätavat Muodolliset vaatimukset ja tietotyyppien määritykset on merkitty tunnistamisen helpottamiseksi julkaisussa seuraavilla alkukirjaimilla: D Tietorakenne (Data structure); E Entiteettityyppi (Entity type); F Toiminnallinen määritelmä (Function definition); M Metatietoelementin määritelmä (Metadata element definition); N Ei-toiminnallinen vaatimus (Non-functional requirement); and R Toiminnallinen vaatimus (Functional requirement). On huomattava, että näillä alkukirjaimilla alkavat numerot on tarkoitettu ao. kohdan löytämiseen vain kyseessä olevassa määrittelyssä. Ne voivat muuttua MoReq2010 :n alaversionumeroilla toisistaan erotetuissa versioissa, kun vaatimukset ja määritelmät kehittyvät. Asiakirjajärjestelmien ja muiden MoReq2010 :tä noudattavien sovellusten tulee aina käyttää ainutkertaisia yksilöiviä tunnuksia, jotka on määritetty tietomallissa. Sekä toiminnallisiin että ei-toiminnallisiin vaatimuksiin voi liittyä kursivoitu kuvaus, joka selostaa vaatimuksen taustalla olevaa ajatusta. Sen tarkoituksena on selventää ja tukea vaatimusta. 1.2 Päämäärät 1.2.1 Tavoitteet MoReq2010:n tavoitteena on tarjota asiakirjajärjestelmille kattava, yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä joukko vaatimuksia, jotka ovat mukautettavissa ja käytettävissä erilaisissa informaatio- ja toimintaympäristöissä, eri aloilla ja erityyppisissä organisaatioissa. MoReq2010 ei määrittele yhtä kaikille sopivaa ratkaisua vaan joukon ydinpalveluja, joita eri asiakirjajärjestelmät voivat jakaa keskenään. Ydinpalvelut ovat modulaarisia ja joustavasti yhdistettävissä sellaisiin erikoistuneisiin sovelluksiin, joita ei yleensä ole tunnistettu asiakirjajärjestelmiksi. Tässä dokumentissa kuvataan MoReq2010 -yhteensopivien asiakirjajärjestelmien vähimmäisvaatimukset, yhteiset prosessit (esim. asiakirjojen vienti järjestelmästä, säilytysajan mukaiset toimenpiteet) sekä tietomalli entiteettityyppeineen, tietorakenteineen, metatietoelementteineen ja funktioineen. Täysin toteutettuna ne mahdollistavat asiakirjajärjestelmien yhteiskäyttöisyyden ja asiakirjojen siirtämisen järjestelmästä niiden elinkaaren eri vaiheissa joko saman tai toisen järjestelmätoimittajan toiseen MoReq2010 -yhteensopivaan järjestelmään. Tarkoituksena on, että MoReq2010 -määrityksen toiminnallisuutta voidaan kehittää ja laajentaa erilaisten moduulisarjojen pohjalta. Kyseiset moduulit kattavat sekä yleisiä että erityisiä alueita, joita kehitetään DLM Forumin MoReq Governance Board:n valvonnassa kuukausien ja vuosien aikana, jotta erilaisten markkina-alueiden, toimialojen, maiden ja alueiden tarpeet voitaisiin täyttää. MoReq Governance Board tarjoaa yhteensopivuuden takaamiseksi erillistä ohjeistusta niille, jotka haluavat päivittää nykyiset MoReq2 -sovelluksensa MoReq2010 - yhteensopiviksi. 1.2.2 Kohdeyleisö Määritystä voidaan käyttää eri tavoin: Organisaatioissa apuna hankittaessa asiakirjajärjestelmiä; käytännön työkaluna määriteltäessä asiakirjajärjestelmiä vastaamaan toiminnan ja lainsäädännön asettamia vaatimuksia; sekä oppaana auditoitaessa olemassa olevia asiakirjajärjestelmiä. Asiantuntijoiden työssä koulutusmateriaalina ja apuna sen valmistelussa ; opetusvälineenä korkeakouluissa; sekä esimerkkinä siitä kuinka perinteisiä asiakirjahallinnon lähestymistapoja ja arkistotiedettä voidaan soveltaa nykyaikaisten tietojärjestelmien vaatimuksiin. 10 11

Ohjelmistoteollisuudessa ohjaamaan järjestelmätoimittajien asiakirjajärjestelmien kehitystyöstä; integroimaan asiakirjajärjestelmiä muihin tietojärjestelmiin; sekä virallisena lähtökohtana tehtäessä testejä sovellusten sertifioimiseksi siihen valtuutetuissa testauskeskuksissa. Käyttäjien apuna käyttäjäkeskeisenä ja helposti ymmärrettävänä johdatuksena asiakirjajärjestelmiin; käännösten alkuperäislähteenä; sekä asiakirjahallinnon termien ja niiden merkitysten yhtenä sanastona. 1.2.3 Hyvät käytännöt MoReq2010 on parhaiten hyödynnettävissä osana kattavaa asiakirjahallinnon toiminnan ohjeistusta, joka on osa organisaation kehittynyttä strategista toimintakehystä. Käyttäjien kouluttaminen, kannustaminen MoReq2010:n käyttöön, hyvän toimintakulttuurin luominen informaation ja asiakirjojen ympärille, tietoisuuden lisääminen informaation hallinnan vaatimuksista, työntekijöiden informoiminen kaikilla tasoilla tietoturvallisuudesta, tarpeesta yksityisyyteen, asiakirjajulkisuuteen ja datan avoimuuteen; samoin kuin selkeät käytännölliset toimintakäytännöt, joihin yhdistyy ajoittainen laadun valmistus kaikki nämä ovat yhtä tärkeitä kuin automatisointi ja asiakirjajärjestelmien integrointi toimintaympäristöön. Hyvä asiakirjahallinta vaatii ennakkosuunnittelua ja esiin tulevien asioiden ennakointia sekä organisaation toimintapolitiikan ja toimintatapojen kehittämistä vastaamaan siihen, miten asiakirjoja tulee hallita, luoda ja ottaa talteen; kuinka asiakirjoja säilytetään ja pidetään käytettävissä koko niiden aktiiviajan; ja kuinka huomioidaan säilytysajan mukaiset toimenpiteet. Tämä etukäteissuunnittelu ulottuu pidemmälle kuin mikä on yksittäisen teknologian tai järjestelmän elinikä. Siinä asiakirjojen talteen saamisella tämän hetkiseen järjestelmään on sama painoarvo kuin asiakirjojen viemisellä tulevaisuudessa seuraavaan asiakirjajärjestelmään. Tällaisessa toimintaympäristössä MoReq2010 yhteensopiva järjestelmä saattaa olla mielekäs investointi organisaatiolle. 1.3 Tausta 1.3.1 MoReq Ensimmäinen MoReq määritys julkaistiin v. 2001. Se oli tulos läheisestä yhteistyöstä DLM Forumin ja Euroopan komission välillä. MoReq tarjosi yleiseurooppalaisen määrityksen tietokonejärjestelmille sähköisten asiakirjojen hallintaan. Ennen tätä vain harvoilla Euroopan maista oli omia kansallisia standardeja asiakirjahallinnolle. Alusta saakka MoReqin piirteinä ovat olleet sisällön ja käyttöalueen yleismaailmallisuus MoReq on kansainvälinen määritys jota käytetään ja joka on otettu käyttöön monissa, myös Euroopan ulkopuolisissa maissa; saatavuus eri kielillä MoReq ja sen seuraaja MoReq2 on käännetty yli tusinalle eurooppalaiselle kielelle ja myös joillekin ei-eurooppalaisille kielille; sekä de facto standardin asema vaikka alun perin MoReq ajateltiin määritykseksi eikä de jure standardiksi, se on nyt laajalti ohjelmistoteollisuuden de facto standardi, koska se on luonteeltaan yleinen, laajalti hyväksytty ja käytetty. MoReq oli aikaisemmin lyhenne sanoista Model Requirements (mallivaatimukset). Ajatuksena oli, että MoReqin tarjoama vaatimusten malli räätälöitäisiin soveltuvaksi kuhunkin paikalliseen ympäristöön. Siksi ensimmäinen versio sisälsi Perusteet ohjeistusta siitä, miten MoReqiin voitaisiin lisätä, muokata ja poistaa lukuja sekä vaatimuksia ja miten esimerkiksi ristiin viittauksia eri osien välillä voitaisiin tällaisessa tapauksessa hallita. 1.3.2 MoReq2 Vuonna 2005 DLM Forum sai valmiiksi selvityksen, jonka tarkoituksena päivittää ja laajentaa MoReqia. Tulos tästä oli MoReq2:n kehitystyö ja julkaiseminen alkuvuodesta 2008. Keskeinen uusi piirre MoReq2 :ssa oli testaus- ja sertifiointiohjelman sisällyttäminen mukaan ensi kertaa. Sen ansiosta toimittajat saattoivat testauttaa järjestelmänsä MoReq2 -testauskeskuksessa ja saada riippumattoman sertifikaatin siitä, että tuote täytti määrityksen vaatimukset. Testausta varten MoReq2 sisälsi metatietomallin sekä XML-skeeman, jonka tavoitteena oli määrittää yhteinen tietojen tuonti/vientiformaatti eri tuotteiden ja sovellusten välille. MoReq2 :n testaus- ja sertifiointiohjelma oli erittäin tärkeä askel parannettaessa laatua määrityksen käytössä. Toimittajat, joilla oli korkeatasoinen tuote, saattoivat nyt saada riippumattoman vahvistuksen ja todisteen siitä, että tuote täytti määritykset; käyttäjät puolestaan saattoivat valita joukosta tuotteita, joilla oli osoitetusti riittävä laatu. Samalla testaus- ja sertifiointiohjelmalla oli yksi tahaton seuraus, joka liittyi sen piirteisiin mallina. Jos tuotteet testattiin ja sertifiointiin ennalta, käyttäjäorganisaatioiden oli vaikeampaa muokata sovellusta paikallisesti. Miten sertifioidun valmisohjelman toimittaja saattoi tällöin ennakoida myöhempiä lisäyksiä, muutoksia ja poistoja, joita tarvittiin paikallisella tasolla? Tähän liittyvä toinen seikka oli määrityksen kompleksisuuden kasvu; kuinka organisaatiot saattoivat olla varmoja siitä, etteivät vähäiset lisäykset, muutokset ja poistot vaatimuksissa romuttaneet määritystä kokonaisuutena? Joulukuussa 2008 Toulousessa, kolmen vuoden välein järjestettävässä konferenssissa, DLM Forum päätti alakomitean, eli ns. MoReq Governance Boardin, perustamisesta. Sen tehtävänä oli silloin, ja on edelleen, hallita kaikkia MoReqiin liittyviä seikkoja, kuten: pitää yllä määritystä ja kehittämissuunnitelmaa pitkän tähtäimen jatkokehityksestä sekä suunnitella MoReqin päivityksiä hallita käännöksia, validoida hyväksytyt käännökset ja ohjeistaa kääntäjiä; akkreditoida hyväksyt testikeskukset, jotta ne voivat sertifioida ohjelmistoja; valvoa ohjelmistojen testausta ja sertifiointia testikeskuksissa; järjestää koulutusta, kuten workshopeja ja kursseja, julkaista lisä- ja opetusmateriaalia; sekä aktiivisesti markkinoida määritystä, kerätä tietoa käyttötapauksista, ja rohkaista määrityksen käyttämiseen suojellen samalla MoReqia brändinä. 1.3.3 MoReq kehittämissuunnitelma Vuonna 2009 MoReq Governance Board julkaisi MoReq -kehittämissuunnitelman (roadmap), joka sittemmin hyväksyttiin DLM Forumin jäsenten kokouksessa Härnösandissa Ruotsissa saman vuoden marraskuussa. Kehittämissuunnitelmassa, josta on kuva kaaviossa 1a, tunnustettiin se, että vaikka MoReq määritystä pidettiin laajasti ohjelmistoteollisuudessa vastauksena tavanomaisiin asiakirjahallinnan tarpeisiin perinteisissä toimistoympäristöissä sekä sähköisten asiakirjojen ja dokumenttien hallinnassa (EDRMS) että sisällönhallinnassa (ECM), sen katsottiin samalla olevan vähemmän soveltuva sellaisille toiminta-alueille, joissa erikoistuneet, toiminta-alueelle räätälöidyt sovellukset ovat normi. Tällaisia ovat terveydenhuolto, lääketeollisuus, oikeudenhoito ja finanssipalvelut. Näihin 12 13

toiminta-alueisiin tyypillisesti liittyi lainsäädännössä ja muualla erityisvaatimuksia, minkä vuoksi niillä oli tarvetta luoda ja soveltaa omia kriteerejä asiakirjahallinnassa. Perusteet Kaavio 1a: Kehittämissuunnitelma vuodelta 2009 (MoReq Governance Board). Toinen MoReq Governance Boardin tunnistama trendi oli asiakirjajärjestelmien kasvava heterogeenisuus. MoReqin pohjana oli ajatus yhdestä keskitetystä järjestelmästä, johon organisaatiossa otettaisiin asiakirjat talteen eri lähteistä, kuten käyttäjiltä ja muista järjestelmistä. Tämä perinteinen ohjelmistoarkkitehtuuri on esitetty kaaviossa 1b. Kaavio 1c: Vaihtoehtoisessa arkkitehtuurissa asiakirjat jätetään alkuperäiseen tallennusjärjestelmään, jossa asiakirjajärjestelmä valvoo niitä. Vaihtoehtoinen arkkitehtuuri on huolehtia asiakirjojen hallinnasta itse liiketoimintajärjestelmässä. Tällöin liiketoimintajärjestelmä on käytännössä samanaikaisesti asiakirjajärjestelmä, vaikkakin se hallinnoi vain niitä asiakirjoja, jotka on luotu tallennettu ao. järjestelmään. Tämä malli on esitetty kaaviossa 1d. Kaavio 1b: Perinteinen arkkitehtuuri, jossa asiakirjat otetaan liiketoimintajärjestelmistä talteen asiakirjajärjestelmään joka keskitetysti valvoo niitä säilytysjärjestelmässä. Governance boardin kehittämissuunnitelma määritteli joukon muita arkkitehtuureja. Yksi uusista malleista on kaaviossa 1c; siinä asiakirjajärjestelmä, jolla ei ole omaa tallennustilaa, hallinnoi asiakirjoja, jotka ovat edelleen muissa asiakirjajärjestelmissä, joissa asiakirjat ovat syntyneet ja joista niitä ei kopioida keskitettyyn säilytysjärjestelmään. Kaavio 1d: Kun asiakirjahallinnan valvonnasta ja prosesseista tulee yksinkertaisempia, joustavampia ja paremmin ymmärrettyjä, liiketoimintajärjestelmistä voi muodostua asiakirjajärjestelmiä, ainakin niiden asiakirjojen osalta, jotka näissä järjestelmissä tuotetaan. MoReq kehittämissuunnitelmassa todettiin myös joustavien ja skaalautuvien järjestelmien tarve; järjestelmien, jotka sopisivat sekä pieniin että suuriin asiakirjahallinnan ratkaisuihin. MoReq2:ssa toiminnallisten vaatimusten määrä enemmän kuin kaksinkertaistui ja sivumäärä kolminkertaistui edellisestä versiosta. Siksi oli selvää, ettei jokaisen MoReq -version koko ja kompleksisuus voinut kasvaa samalla tavalla vaatimusten pysyessä samalla yhtenä kokonaisuutena. Silloin niiden soveltaminen 14 15

kävisi mahdottomaksi, erityisesti pienille, paikallisille ja erikoistuneille toimittajille. Tästä syystä vuoden 2009 kehittämisuunnitelmassa määritettiin MoReqille kaksi jatkokehitysvaihetta: lyhyellä aikavälillä, alkaen vuodesta 2010, määritykset muokattaisiin uudelleen. Niistä tehtäisiin modulaarisempia, jos mahdollista yksinkertaisempia, ja niihin lisättäisiin tuki vaihtoehtoisille asiakirja-arkkitehtuureille; sekä pitkällä aikavälillä, vuodesta 2012 alkaen, eri alojen asiantuntijoiden avulla ja käyttäen hyväksi modulaarista rakennetta, MoReqin sovellusaluetta laajennettaisiin kaikille toiminta-alueille, joissa vaaditaan hyvää asiakirjahallintaa. Ensimmäinen näistä toteutui DLM Forumin vuosikokouksessa Madridissa toukokuussa 2010, kun MoReq2010:n toteutustyö virallisesti alkoi. 1.3.4 MoReq2010 DLM Forum päätti, että kehitystyötä täydennettäisiin kahdella julkisella kommenttikierroksella ja että EU:n komissio lisäksi nimittäisi projektia ohjaamaan asiantuntijaryhmän parhaista kansainvälisistä asiantuntijoista. Julkisilla kommenttikierroksilla mukaan kehitystyöhön tuli aikaisempaa laajempi yhteisö ja kollegiaalinen verkosto. Tätä kautta saatu panos oli odotettua laajempi ja laadukkaampi. Määritys hyötyi siitä, että se kehitettiin avoimesti ja keskustellen. Asiakirjahallinta voi nykyisin olla hyvin monimutkaista. MoReq2010:n joustava ja laajennettu arkkitehtuuri antaa asiakirjajärjestelmän määrittelyyn yhden lähestymistavan, joka houkuttelee sekä toimittajia, alan ammattilaisia että asiakirjahallinnan asiakkaita. MoReq2010:ssa mallivaatimukset on korvattu modulaarisilla vaatimuksilla. Ohjelmistojen ennakkotestaus ja sertifiointi sekä yhteiskäyttöisyyden tarve tekevät paikallisen muokkaamisen ja räätälöinnin tarpeettomaksi. Sille ei ole enää tarvetta, koska uuden modulaarisen arkkitehtuurin ansiosta kattavat ja yhdenmukaiset vaatimukset voidaan toteuttaa tekemällä valintoja organisaation tarpeisiin sopivista moduuleista. Ajan myötä MoReq2010 ydinpalveluiden päälle rakennettujen palvelujen määrä kasvaa ja laajenee yhä uusille toiminnan, lainsäädännön ja teollisuuden alueille. Myös järjestelmätoimittajat hyötyvät uudelleen muokatusta MoReq2010 :stä. Vaikka laajennusosien määrä kasvaa vähitellen ja ulottuu yhä erikoistuneempiin sovelluksiin, vaatimusten ydinjoukko vastaavasti suhteessa pienenee. Ydinvaatimukset ovat yhteisiä kaikille asiakirjajärjestelmille ja vain niitä täytyy noudattaa kaikissa asiakirjajärjestelmissä. Muut toteutettavat ja sertifioitavat moduulit määräytyvät erikoistumisasteesta ja toiminta-alueesta, jolle tuote on tarkoitettu. Järjestelmätoimittajat voivat siksi vapaasti valita, mitä toiminnallisuutta he haluavat tarjota millekin markkina-alueelle, samalla tavalla kuin järjestelmien käyttäjät voivat valita ne moduulit, joita he pitävät tärkeinä. Kolmas MoReq2010 :n uudesta lähestymistavasta hyötyvä ryhmä ovat asiakirjahallinnon asiantuntijat (experts) ja kaikki asiakirjahallinnan ammattilaiset (practitioner). MoReq2010 pyrkii joka suhteessa käyttämään asiakirjahallinnan johtavia teorioita ja parhaita käytäntöjä. Ammattilaiset huomaavat, että MoRe2010:ssa käytetyt käsitteet, mallit ja termit ovat samoja, joita käytetään kansainvälisissä standardeissa ja joita johtavat asiantuntijat suosittavat. Sen lisäksi, että määritystä voidaan soveltaa käytännössä, se tarjoaa järkevän pohjan opetukselle ja koulutukselle. Vuosi 2011 oli DLM Forumin viidestoista toimintavuosi. Samalla MoReqista on kymmenen vuotta. MoReq2010:n kehitystyö alkoi samaan aikaan näiden merkkivuosien kanssa. Modulaarinen MoReq2010 tähtää tulevaisuuteen. Se on katalysaattori ja perusta hyvän asiakirjahallinnan tunnistamiselle, ymmärtämiselle ja omaksumiselle ympäri Eurooppaa ja kansainvälisesti. Perusteet 1.4 Lähtökohdat 1.4.1 Asiakirjat ja informaatio Kaikki organisaatiot ja kansalaiset käyttävät asiakirjoja. Kaikilla myös on asiakirjoja. Asiakirjat ovat informaatiota, jota on tarpeen säilyttää ja suojata todisteena informaation itsensä arvon vuoksi. Useimmilla henkilöillä on esimerkiksi asiakirjoja, joita he säilyttävät todisteena henkilöstään. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi: syntymätodistus passi ajokortti ja/tai henkilöllisyystodistus. Näiden kohdalla dokumenttien merkitys asiakirjoina ja todisteina on ilmeinen. Näin ei kuitenkaan ole aina. Ihmiset eivät yleensä pidä kaikkea itsellään olevaa informaatiota asiakirjoina. Esimerkiksi ostoslistaa ei usein pidetä asiakirjana. Kuitti ostoksista on kuitenkin todiste ostosta. Se voi olla asiakirja, jos se on tärkeä henkilölle tai toiminnalle. Ostoskuittia voidaan käyttää perittäessä kuluja työnantajalta tai vaadittaessa rahojen palautusta pilalle menneistä tai vahingoittuneista tuotteista. Tätä esimerkkiä havainnollistaa kuva 1e. Kuva 1e: Toinen näistä ei varmaankaan ole asiakirja, mutta toinen kenties on? Ero informaation ja asiakirjojen välillä on organisaatioilla sama kuin yksilöillä. Niinpä joka organisaatiossa asiakirjat ovat osajoukko sen kaikista tietovarannoista. Tämä on esitetty Venn-kaaviossa (kaavio 1f). 16 17

Perusteet ISO 15489 -standardin mukaan organisaation tulisi käyttää asiakirjajärjestelmää edellä mainittujen prosessien toteuttamiseen. Kyseinen standardi määrittelee asiakirjajärjestelmän tietojärjestelmäksi, joka ottaa talteen ja käsittelee asiakirjoja sekä mahdollistaa pääsyn niihin elinkaaren kaikissa vaiheissa (ISO 15489-1:2001, 3.17). MoReq2010 -määrityksen avulla voidaan määritellä modulaaristen vaatimusten mukaan rakentuva asiakirjajärjestelmä. Kyseinen määritys tarjoaa ISO 15489 -standardiin verrattuna tarkemman ja yksityiskohtaisemman kuvauksen siitä, kuinka asiakirjahallinnan prosessit tulisi toteuttaa. MoReq2010 -yhteensopivuuden saavuttamiseksi asiakirjahallinnalta vaaditaan paljon suurempaa tarkkuutta kuin mikä saataisiin rakentamalla asiakirjajärjestelmä, joka hallinnoi ISO 15489 -standardin määrittelemiä asiakirjahallinnan prosesseja omalla tyylillään. Mahdollisuus Moreq-yhteensopivien järjestelmien (MoReq Compliant Records Systems, MYJ) yhteiskäyttöisyyteen on yksi MoReq2010 -määrityksen eduista ja sen suunnittelun tavoitteista. MoReq2010 -määrityksen mukainen asiakirjajärjestelmä (MYJ) pystyy hahmottamaan omat entiteettinsä ja prosessinsa sekä siirtämään ne standardoituun formaattiin, jonka toinen MYJ osaa edelleen tulkita oikealla tavalla. Kaavio 1f: Asiakirjat ovat henkilön tai organisaation kaiken informaation osajoukko. Jotta voitaisiin päättää, mikä on asiakirja ja mikä ei, toiminnan konteksti on tunnettava hyvin samoin kuin toiminnan merkitys organisaatiolle. Siksi jokaisen organisaation on tärkeää ymmärtää toimintaansa ja voida käyttää tätä ymmärrystä sen arvioimiseen, mitä informaatiota on säilytettävä ja hallittava asiakirjoina. Organisaatiolle kuuluvat informaatiovarannot, joita ei pidetä asiakirjoina, kuten luonnoksia tai epätäydellisen transaktion tietokonedataa, on katsottava tilapäisiksi ja ne tulisi hävittää rutiininomaisesti. Esimerkiksi, työprosessissa syntynyt luonnos pitäisi hävittää sen jälkeen, kun dokumentti on valmis, ja transaktion tilapäinen data pitäisi hävittää sitten, kun transaktio on kokonaan suoritettu tai peruutettu. Yhteiskäyttöisyys on ensiarvoisen tärkeää asiakirjojen hallinnalle asiakirjajärjestelmissä. Tyypillisesti nykypäivän organisaatiot päivittävät teknologioitaan 3-5 vuoden sykleissä. Usein asiakirjoja kuitenkin säilytetään huomattavasti tätä pidempään. Mikäli organisaatiolta edellytetään tietyn asiakirjan säilyttämistä 75 vuoden ajan, kyseisen ajanjakson lopussa tuota asianomaista asiakirjaa on tyypillisesti siirretty asiakirjajärjestelmästä toiseen 15 25 kertaa. Tätä havainnollistaa Kaavio 1g. Mikäli jokaisen siirtotoiminnon yhteydessä osa asiakirjan kontekstuaalisesta informaatiosta menetetään, edellä mainittujen lukuisten siirtotoimintojen vaikutukset asiakirjan eheyteen saattavat olla kohtalokkaat. Tilapäisen informaation jättäminen hävittämättä on parhaimmassa tapauksessa vain organisaation tallennustilan tuhlaamista tilan täyttyessä ylimääräisillä tai puutteellisilla kopioilla, tai työntekijöiden ajan hukkaamista heidän etsiessään joukosta oikeaa ja täydellistä informaatiolla. Pahimmillaan se voi johtaa joko yksityisyyden loukkauksiin tai muihin säädösrikkomuksiin tai suuriin kustannukseen kun tietoa koostetaan esim. julkisuuslain vaatimusten täyttämiseksi tai muuta tarkoitusta varten. 1.4.2 Asiakirjahallinnan prosessit ja järjestelmät ISO 15489 -standardi (julkaistu 2001) on kenties kansainvälisesti kaikkein merkittävin asiakirjahallinnan standardi. Asiakirjoina käsiteltävän tiedon määrittely on vain yksi kyseisen standardin määrittelemistä asiakirjahallinnan prosesseista. Kaiken kaikkiaan ISO 15489 -standardin määrittelemiin asiakirjahallinnan prosesseihin kuuluvat lisäksi: asiakirjojen säilytysaikojen määrittely asiakirjojen luominen ja rekisteröinti asiakirjojen luokittaminen asiakirjojen säilytys ja käsittely käyttöoikeuksien määrittely asiakirjojen jäljittäminen asiakirjoihin kohdistuvat säilytysajan mukaiset toimenpiteet asiakirjahallinnan prosessien dokumentointi Kaavio 1g; Asiakirjat saatetaan niiden eliniän aikana siirtää useita kertoja asiakirjajärjestelmästä toiseen. On kuitenkin syytä ottaa huomioon, ettei MYJ:n ydinpalveluihin kuulu asiakirjojen tuonti järjestelmään, vaan jokaisen MYJ:n tulee vain voida viedä tietonsa MoReq2010 määrityksen yhteisellä XML-formaatilla. Asiakirjojen tuonti vaatii järjestelmäsovellukselta suurempaa monipuolisuutta kuin vienti. Tästä syystä kyseisen toiminnallisuuden vaatiminen kaikilta asiakirjajärjestelmiltä estäisi useita asiaan erikoistuneita liiketoimintajärjestelmiä omaksumasta MoReq2010 -määrityksiä. 1.4.3 Asiakirjojen luonne Lähes mitä tahansa aineistoa, jolla on informatiivista merkitystä tai todistusarvoa, voidaan käsitellä asiakirjana. Virallisesti, ISO 15489 -standardi määrittelee asiakirjan olevan tietoa, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena. (ISO 15489-1:2001, 3.15). Aikaisemmin asiakirjat ovat suurelta osin olleet paperisessa muodossa, mutta 2000-luvulla sähköisen informaation räjähdysmäinen kasvu on vääjäämättä syrjäyttämässä paperiset asiakirjat. Aina tulee kuitenkin olemaan tarvetta sekä paperi- 18 19

muotoisten että fyysisessä muodossa olevien asiakirjojen hallinnointiin soveltuville fyysisen asiakirjahallinnan järjestelmille. Näin on esimerkiksi silloin, kun käsitellään biolääketieteellisiä tai oikeuslääketieteellisiä näytteitä. Kaikilla asiakirjoilla (sekä fyysisillä että sähköisillä) on tiettyjä ominaisuuksia. ISO 15489 -standardin mukaan asiakirjan keskeisimpiä ominaisuuksia ovat: Autenttisuus asiakirja on sitä, mitä sen pitäisikin olla; ja henkilö, joka väittää luoneensa kyseisen asiakirjan, on sen todella myös luonut; Luotettavuus asiakirjassa oleva informaatio on totuudenmukaista ja luotettavaa; Eheys asiakirja on eheä kokonaisuus, ja muodoltaan sekä sisällöltään muuttamaton; Käytettävyys asiakirja voidaan paikallistaa, hakea, näyttää ja tulkita. MYJ voi taata nämä ominaisuudet asiakirjalle vasta siitä hetkestä alkaen, kun kyseinen asiakirja on luotu asiakirjajärjestelmässä. ISO 15489 -standardin mukaan asiakirjat tulisi laatia sen toimenpiteen tai tapahtuman yhteydessä, jota ne ilmentävät, tai pian sen jälkeen, sellaisten henkilöiden toimesta, joilla on ensikäden tieto tosiasioista, tai työvälineillä, joita liiketoiminnassa rutiininomaisesti käytetään toimenpiteen suorittamisessa. (ISO 15489-1:2001 7.2.3). Kyseinen ohjeistus mahdollistaa kaksi eri tapaa asiakirjojen luomiselle: asiakirjan luomisesta vastaa henkilö; tai asiakirjan luomisesta vastaa jokin väline tai laite. MoReq2010 -määrityksessä asiakirjajärjestelmän käyttäjiä voivat olla sekä ihmiset että liiketoimintajärjestelmät, joista molemmat voidaan valtuuttaa luomaan asiakirjoja. MYJ voidaan kehittää kommunikoimaan vain joko ihmiskäyttäjien tai muiden liiketoimintajärjestelmien kanssa - tai vaihtoehtoisesti molempien. Edellä mainittujen ominaisuuksien lisäksi kaikkiin asiakirjajärjestelmän asiakirjoihin tulee liittää myös metatietoja. ISO 15489 -standardin määritelmän mukaan metatieto on tietoa, joka kuvaa asiakirjojen kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä hallintaa niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa. (ISO 15489-1:2001, 3.12). 1.4.4 Entiteetit ja palvelut MoReq2010 -määrityksen mukainen asiakirjajärjestelmä käsittelee asiakirjoja entiteetteinä. Asiakirjat ovat vain yksi MoReq2010 :n määrittelemistä lukuisista erityyppisistä entiteeteistä. Esimerkiksi kaikki järjestelmän käyttäjät muodostavat yhden entiteettityypin, luokitusjärjestelmän luokat oman tyyppinsä jne. Kattava lista erilaisista entiteettityypeistä löytyy luvusta 14.2 Entiteettityypit. Huolimatta siitä, että MYJ:n hallinnoimat entiteetit ovat kokonaisuuksina erilaisia, MoReq2010 -määrityksen tavoitteena on tehdä ne mahdollisimman yhdenmukaisiksi metatietojen käytön, käsittelyhistorian hallinnan, käyttöoikeuksien sekä entiteettien elinkaarten osalta. Tosin kuin muissa tietojärjestelmissä, MYJ:ssä entiteettejä ei poisteta vaan ne tuhotaan, jolloin järjestelmään jää jäljelle kokonaisuudesta ns. jäännösentiteetti. Jäännösentiteetit ovat käsitteellisesti asiakirjajärjestelmissä tärkeitä, koska ne edustavat järjestelmässä aiemmin olleita entiteettejä. Ilman kyseisiä jäännösentiteettejä historiallisen asiakirjan koko kontekstin rekonstruointi olisi mahdotonta. MY-järjestelmissä erityyppisten entiteettien kuvataan olevan erilaisten palvelujen hallinnan alaisina, koska koko MYJ rakentuu palvelukeskeiselle arkkitehtuurille (ks. 2. Järjestelmäpalvelut): Käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelu hallinnoi käyttäjäentiteettejä sekä käyttäjäryhmäentiteettejä (ks. 3. Käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelu) Perusteet Käyttäjäroolipalvelu hallinnoi käyttöön liittyvä valtuuksia (ks. 4. Käyttäjäroolipalvelu) Luokittamispalvelu hallinnoi luokkia (ks. 5. Luokittamispalvelu) Asiakirjapalvelu hallinnoi asiakirjoja sekä asiakirjakoosteita (ks. 6. Asiakirjapalvelu) Metatietopalvelu hallinnoi metatietoja ja metatietopohjia (ks. 7. Metatietomallipalvelu) Säilytysaikapalvelu hallinnoi säilytysajan mukaisia toimenpiteiden suunnitelmia (ks. 8. Säilytysaikasuunnitelmapalvelu) Toimenpidekeskeytyspalvelu hallinnoi toimintokeskeytyksiä (ks. 9. Toimenpidekeskeytyspalvelu) Muut palvelut ovat sen sijaan täysin prosessipohjaisia, eivätkä ne hallinnoi entiteettejä. Näihin palveluihin kuuluvat: Haku- ja raportointipalvelu (ks. 10. Haku- ja raportointipalvelu) Asiakirjojen vienti järjestelmästä (ks. 11. Vientipalvelu) Vaikka MoReq2010 -määritys tukee palvelukeskeistä arkkitehtuuria ja käyttää sen mukaista terminologiaa, siinä on tiedostettu se, etteivät aiemmat erillistä palvelumallia hyödyntäneet asiakirjajärjestelmät ole välttämättä toimineet toivotulla tavalla. Tästä syytä MoReq2010 tyytyykin vain kokoamaan käytännön vaatimuksensa loogisiksi palvelukokonaisuuksiksi, joista jokaisen käytännön vaatimukset testataan yksitellen. Sellaisetkin MYJ:t, jotka eivät toteutuksessaan tarjoa erillisiä palveluja, voidaan sertifioida MoReq2010 -yhteensopiviksi. Kaiken kaikkiaan MoReq2010 -määrityksen lähestymistapa asiakirjahallintaan on tarkoin harkittu: se maalaa tulevaisuudenkuvan, jossa järjestelmien yhteistoimivuutta ei ole rajattu vain asiakirjojen siirtoon MYJ:stä toiseen. Sen sijaan, siinä halutaan ennakoida tulevaisuutta, jossa eri asiakirjajärjestelmät voivat jakaa yhteisiä palveluja. Tulevaisuuden organisaatiossa kaikilla asiakirjajärjestelmillä voi siis olla mahdollisuus hyödyntää yhtä yhteistä käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelua, käyttäjäroolipalvelua, luokittamispalvelua, metatietomallipalvelua, säilytysaikasuunnitelmapalvelua, toimenpidekeskeytyspalvelua ja/tai haku- ja raportointipalvelua. Kaavio 1h: Tulevaisuudessa useilla asiakirjajärjestelmillä voisi olla yksi keskitetty luokittamispalvelu. Tällainen lähestymistapa mahdollistaisi esimerkiksi yhden liiketoiminnan luokitusjärjestelmän määrittelemisen koko organisaatiolle ja sen hallinnoimisen keskitetysti 20 21

yhteisen luokittamispalvelun avulla. Tätä havainnollistaa Kaavio 1h. Samanlaista toimintaperiaatetta voitaisiin soveltaa muidenkin palvelujen osalta. Tulevaisuudessa yhteisten palvelujen hyödyntäminen ei välttämättä ole myöskään sidottu yhden organisaation sisälle. Yksi hallinnoija voisi esimerkiksi jakaa ja ylläpitää laajalti käytettävissä olevaa säilytysaikasuunnitelmien standardoitua kokonaisuutta, jota käyttäisivät kaikki tietyn sektorin organisaatiot. Vastaavasti, esimerkiksi jaetun toimenpidekeskeytyspalvelun avulla voitaisiin hallinnoida tietyn oikeusistuimen antamia toimenpidekeskeytyksiä. 1.4.5 Luokittaminen ja koostaminen MoReq2010 -määrityksessä on monia uusia käsitteitä. Niihin lukeutuu muun muassa käsitepari luokittaminen ja koostaminen. ISO 15489 -standardin mukaan luokittaminen on liiketoiminnan tehtävien ja/tai asiakirjojen systemaattista tunnistamista ja järjestämistä ryhmiin siten, että noudatetaan luokitusjärjestelmän loogisesti strukturoituja käytänteitä, metodeja ja toimintasääntöjä (ISO 15489-1:2001, 3.5). Luokituksen tarkoituksena on siis tarjota asiakirjalle liiketoimintakonteksti sekä luoda yhteys asiakirjan ja sen syntytapahtuman välille. Koostaminen sen sijaan tarkoittaa toisiinsa liittyvien asiakirjojen keräämistä yhteen. Toisin kuin luokituksen, koosteen muodostaminen voi perustua mihin tahansa organisatoriseen vaatimukseen tai kriteereihin ei vain liiketoimintakontekstiin. Koosteen rakenne on kerroksittainen, jolloin ylemmän tason kooste muodostuu useista alemman tason koosteista. Näin ollen koko asiakirjajärjestelmän voitaisiin todennäköisesti ajatella edustavan yhtä kokonaista ylemmän tason koostetta. Kaavio 1i: Perinteinen hierarkinen malli, jossa sekä luokat että koosteet on yhdistetty yhdeksi rakenteeksi (tällainen toteutustapa on mahdollinen MYJ:ssä, mutta MoReq2010 tarjoaa tässä asiassa enemmänkin joustavuutta) Jotkut aiemmista asiakirjahallinnan määrityksistä liittävät hierarkkisen luokitusjärjestelmän koostetason yläpuolelle, jolloin jokainen asiakirja perii aina luokkansa koosteen perusteella. Tässä lähestymistavassa käytetään luokkia ylemmän tason koosteiden tilalla (ks. Kaavio 1i). Kyseinen järjestelytapa voi onnistuneesti toteutettuna olla yksinkertaisuudessaan varsin puoleensavetävä, mutta toisaalta se on Perusteet myös varsin jäykkä, eikä aina toteutuskelpoinen todellisissa toimintaympäristöissä. Tähän lähestymistapaan sisältyvät rajoitukset ovat aikaan saaneet sen, että monissa tapauksissa organisatoriset ja asiapohjaiset elementit on sekoitettu tehtäväpohjaiseen liiketoiminnan luokitusjärjestelmään, jolloin tuloksena on paikallinen, yhteisön oma sekamuoto - hybridi. Monien organisaatioiden toimintaan sisältyy erilaisia ryhmä- tai projektipohjaisia tehtäviä. Niissä organisaatioiden taipumuksena on tavallisesti koostaa asiakirjat yhteen itse päätehtävän (esim. projekti) mukaan, eikä niinkään asiakirjat luoneen liiketoiminnan tai transaktion perusteella. Esimerkiksi pienessä yhdistyksessä sen jäseniin liittyviä asiakirjoja saatetaan säilyttää jokaisen jäsenen kohdalla omassa koosteessaan. Yksittäinen jäsenen kooste saattaa siten sisältää: Jäsenen alkuperäisen ilmoittautumiskaavakkeen, sekä tiedot sen käsittelystä ja hyväksymisestä Henkilötiedot, pankkiyhteystiedot ja henkilön omat yhteystiedot, sekä niihin tehdyt muutokset Vuosittaiset tilaus- ja jäsenmaksut Henkilön tehtävät yhdistyksessä ja hakemukset ja nimitykset niihin Kirjeenvaihtoa ja muuta informaatiota jäsenen toiminnasta yhdistyksessä Tiedot kustannuksista ja hyvitysvaateista Sopimukset, todistukset, lailliset dokumentit sekä luopumiskirjat jne. Kyseisessä esimerkissä jäsenhenkilön koosteen asiakirjat liittyvät erilaisiin tehtäviin, toimintaan ja transaktioihin, jolloin ne tulisi myös sijoittaa eri tehtäväluokkiin. Osalla näistä eri tehtäväluokkien asiakirjoista voi olla suhteellisen pitkiäkin lakisääteisiä säilytysajanjaksoja, koska säilytysajat määräytyvät tehtäväluokkien perusteella ja perustuvat erilaisiin oikeudellisiin tai muihin säädöksiin ja hyvän toiminnan periaatteisiin. Koosteen muilla asiakirjoilla voi sen sijaan olla varsin lyhyt säilytysaika, jonka jälkeen ne tuhotaan. Vaikka tällainen asetelma on varsin yleinen monissa organisaatioissa, sen yhdistäminen perinteiseen hierarkkiseen luokitusmalliin (ks. Kaavio 1i) on haasteellista, koska perinteisessä mallissa koko jäsenhenkilön koosteen tulee sopia yhteen ainoan luokitusjärjestelmän luokkaan. Tästä on väistämättä seurauksena ristiriita toiminnan tehokkuuden ja asiakirjahallinnan tarpeiden välillä. Yhtenä vaihtoehtona on luoda hybridiluokitusjärjestelmä, jossa luodaan esimerkiksi yläkäsitteitä (kuten avustustehtävät, asiakkaat, projektit, henkilökunta ja tapahtumat ). Toisaalta vaihtoehtoisesti itsestään muodostuvat koosteet voidaan hajottaa siten, että esimerkiksi kaikkien jäsenten ilmoittautumisasiakirjat löytyvät samasta luokasta/koosteesta (esim. jäsenyyshakemukset ). Tällöin esimerkiksi kaikkien jäsenten vuosittaiset tilausmaksuasiakirjat löytyisivät täysin erillisestä luokasta/koosteesta (esim. jäsenmaksut 2011 ). Todennäköisesti kumpikaan ratkaisu ei kuitenkaan ole kaikin puolin tyydyttävä. Erottamalla selkeästi luokan ja koosteen käsitteet toisistaan MoReq2010 antaa enemmän joustavuutta suunniteltaessa yhdessä pidettäviä asiakirjoja sekä päätettäessä luokitusjärjestelmästä ja sen käyttötavoista. Nämä toiminnallisuudet tekevät MoReq2010 :n helpommin sovellettavan käytännön tilanteissa. MoReq2010 :ssä koosteet voivat perustua operationaalisiin kriteereihin, kun taas luokitusta voidaan soveltaa mihin tahansa koosteen eri kerroksista. Tarpeen vaatiessa luokkiin voidaan yhdistää jopa yksittäisiä asiakirjoja (ks. Kaavio 5d, sekä lisätiedot osiossa 5. Luokittamispalvelu). Lisäksi voidaan edelleen hyödyntää myös Kaaviossa 1i havainnollistettua taaksepäin yhteensopivuutta. 22 23

1.4.6 Säilyttäminen ja säilytysajan mukaiset toimenpiteet MoReq2010 :ssä liiketoimintaluokitus liittyy olennaisesti säilyttämiseen ja muihin säilytysajan mukaisiin toimenpiteisiin, jolloin jokaiseen luokkaan liittyy säilytysaikasuunnitelma ja jokainen asiakirja perii säilytysaikasuunnitelmansa omalta luokaltaan (so. luokitus määrää asiakirjan kohtalon). Tämä eroaa niistä lähestymistavoista, joissa säilytysaikasuunnitelma periytyy asiakirjan koosteen, ja vasta epäsuorasti sen luokan, perusteella. MoReq2010 :ssa eräs säilytysaikasuunnitelmaan liittyvä tärkeä piirre on, ettei asiakirjaan voi kerrallaan kohdistua useampia kuin yksi säilytysaikasuunnitelma. MoReq2010 sallii asiakirjan luokalta perityn alkuperäisen säilytysaikasuunnitelman kumoamisen, mutta kullakin hetkellä yksittäiseen asiakirjaan voi silti kohdistua vain yksi säilytysaikasuunnitelma kerrallaan. Tällöin ei ole vaaraa säilytystoimenpidekonflikteista, joiden ratkaisu vaatisi käyttäjien väliintuloa. Koska jokainen koosteen asiakirja voi kuulua eri luokkaan ja jokaisella on omalta luokaltaan peritty säilytysaikasuunnitelma, on mahdollista, että koosteen yksittäisillä asiakirjoilla säilytysajan mukaiset toimenpiteet aktivoituvat eri aikoihin. Tämän määräävät sekä organisaation käyttämät säilytysaikasuunnitelmat että kussakin tapauksessa määritellyt säilytyksen aktivointitapahtumat. MoReq2010 hyödyntää koosteen tuhoamisessa ns. alhaalta ylös -periaatetta, jolloin koosteen tuhoaminen on mahdollista vasta, kun koko sen sisältö on hävitetty ja kooste itse samalla sulkeutunut. Alhaalta ylös -periaatetta kuvataan yksityiskohtaisemmin osiossa 8.2.9. Yksi kyseisen periaatteen eduista on se, ettei koosteille sen ansiosta tarvitse luoda säilytysaikasuunnitelmia. MoReq2010 mahdollistaakin ainoastaan asiakirjoihin liitetyt säilytysaikasuunnitelmat. Vaikka MoReq2010 :ssa säilytysajan mukaisia toimenpiteitä sovelletaan asiakirjoihin yksitellen, saman toimenpiteen suorittaminen yhtä aikaa useille asiakirjoille on myös mahdollista. MoReq2010 antaa esimerkiksi käyttäjälle mahdollisuuden luoda yhden yhteisen säilytysaikasuunnitelman kaikille koosteen asiakirjoille. Tämä luo helppokäyttöisyyttä ja takaa samalla yksinkertaisen mutta joustavan lähestymistavan säilyttämiseen ja säilytysajan mukaisiin toimenpiteisiin. 1.4.7 Käsittelyhistoriat ja kirjausketjut Perusteet ISO 15489 -standardin vaatimusten mukaan metatietoja/ kirjausketjuja tulee käyttää siten, että ne säilyvät täydellisinä ja virheettöminä kuvauksina kaikista asiakirjaan kohdistuvista toimenpiteistä (ISO 15489-1:2001, 8.3.2). MoReq2010 noudattaa tätä lähestymistapaa, mutta vie sen myös pidemmälle soveltamalla jokaisen asiakirjan kohdalla ISO 23081 standardin käsittelyhistorian käsitettä. ISO 23081 on kansainvälinen asiakirjojen metatietostandardi, joka kuvaa käsittelyhistoriaa seuraavalla tavalla: käsittelyhistoria- metatieto dokumentoi sekä entiteettiin että sen metatietoon liittyvät suoritetut asiakirjahallinnan tapahtumat ja muut hallintatapahtumat. Jokaisesta tapahtumasta määritetään tyyppi, mitä tapahtui, milloin tapahtui, miksi tapahtui ja kuka vastasi tapahtuman toteuttamisesta. Tämän elementin metatieto on ketju, joka dokumentoi tietyn tapahtuman. MoReq2010 :ssä jokaiselle entiteetille liitetään oma käsittelyhistoriansa. Yhteiskäyttöisyyden kannalta tämä on tärkeää, että siirrettäessä entiteettejä yhdestä asiakirjajärjestelmästä toiseenj okainen entiteetti siirretään kokonaisuutena, johon sisältyvät sen metatiedot, käsittelyhistoria, käyttöoikeudet yms. Käsittelyhistoria on olennainen osa entiteettiä. Tämä antaa jokaiselle MYJ:lle mahdollisuuden sekä tuoda että tulkita kunkin entiteetin tapahtumat aiemmassa asiakirjajärjestelmässä. Vaikka käsittelyhistoriametatiedot on sidottu entiteetteihin, MoReq2010 avaa kuitenkin koko MYJ:än näkymän järjestelmän kirjausketjusta, jolloin käyttäjät voivat hakea tietoja kaikkien entiteettien käsittelytapahtumista ja lajitella ne tapahtumapäivämäärien mukaan. Tällä tavoin kaikkiin käsittelyhistoriametatietoihin kertyneet tapahtumat muodostavat MYJ:n kirjausketjun. MoReq2010 -määrityksen mukaan entiteettien käsittelyhistoriaa ja metatietoja karsitaan entiteettien tuhoamisen yhteydessä suhteessa ISO 15489 -standardin ohjeistukseen, jonka mukaan kirjausketju tulisi säilyttää vähintään yhtä kauan kuin dokumentti (ts. asiakirjasisältö), johon ne liittyvät (ISO 15489-1:2001, 8.3.2). 1.4.8 Modulaarinen arkkitehtuuri Kaavio 1j havainnollistaa MoReq2010 -määrityksen modulaarista arkkitehtuuria. Kaavion jokainen laatikko edustaa joko yhden palvelun tai moduulin vaatimuskokonaisuuksia. Määrityksen ensimmäisessä osassa (Osa 1) määritellään ydinpalvelut, jotka tarjoavat MoReq2010 -yhteensopivuuden kannalta välttämättömät toiminnallisuuksien vähimmäisvaatimukset. Toisin sanoen ne määrittelevät yksinkertaisimman mahdollisen MYJ-kokonaisuuden rakenteen. Kaavio 1j: MoReq2010-määrityksen rakenne. Osa ydinpalvelujen kuvaamista toiminnallisuuksista voidaan toteuttaa vaihtoehtoisilla, mutta yhtä lailla pätevillä, tavoilla. Tällaisissa tilanteissa MoReq2010 hyödyntää nk. plug-in -moduuleja (lisämoduuleja). Jokainen plug-in -moduuli on toiminnallisuudeltaan samanlainen kuin muut saman sarjan plug-in -moduulit. MYJ:ssä täytyy olla vähintään yksi sarjan moduuleista, mutta järjestelmä voi myös toteuttaa useamman kuin yhden moduulin. Ydinpalveluissa käytetään plug-in -moduuleja luomaan joustavuutta seuraaviin toiminnallisuuksiin: Eri käyttöliittymät MYJ:ä voivat hallinnoida joko suoraan käyttäjät (ihmisille tarkoitetun käyttöliittymän kautta) tai toiminnan tukijärjestelmät (koneella prosessoitavan käyttöliiittymän kautta) Eri luokitukset MYJ:ssä luokittaminen voidaan toteuttaa tavoin (esim. käyttäen hierarkkista luokitusjärjestelmää) Eri tyyppiset asiakirjat - MYJ:ssä voi olla erityyppisiä asiakirjoja (esim. elektronisia komponentteja fyysisten sijasta) MoReq2010 -määrityksen ensimmäisessä osassa (Osa 1) kuvatut ydinpalvelut ja plug-in -moduulit muodostavat keskeisen alustan, jonka pohjalle erilaisia laajennus- 24 25