7 Metatietomallipalvelu. 7.1 Tiedot palvelusta. Palvelun versio 1.0

Transkriptio

1 7 Metatietomallipalvelu 7.1 Tiedot palvelusta Palvelun nimi Malli metatietopalveluksi Palvelun versio 1.0 Toteuttaa palvelua (kts M ) MYJ:lle, jotka toteuttavat MoReq2010 mukaista roolimallia käytetään: a600f8d0 2d58 418e bb41 211d1fd42350 MYJ:lle, jotka toteuttavat omaa (natiivia) roolimalliaan käytetään: 66bf4419 d92f ee9c06abdcd 7.2 Yhteensopivuus metatietomallipalvelussa Yhteiskäyttöisyys ja metatieto Merkittävä tavoite MoReq2010 :ssä on helpottaa MoReq yhteensopivien asiakirjajärjestelmien yhteiskäyttöisyyttä. Yhteiskäyttöisyydellä tarkoitetaan mahdollisuutta tuoda ja viedä entiteettejä suoraan toisesta MYJ:stä toiseen. Siirrettävien entiteettien eheyden ja kontekstin täytyy säilyä tiedonsiirrossa. Yhteiskäyttöisyystavoite voidaan saavuttaa vain, jos jokainen entiteetti ja entiteettiin liittyvät metatietoelementit ovat tunnistettavissa ja tulkittavissa universaalisti. Niiden täytyy tarkoittaa samaa kaikkialla. World Wide Web on hyvä esimerkki yhteiskäyttöisyydestä eri sovellusten ja järjestelmien välillä. Nykyään käytössä on monia erilaisia selainpohjaisia ohjelmistotuotteita eri toimittajilta ja jokaisessa on omat ominaisuutensa ja vahvuutensa. Ne verkkosivut, jotka sisältävät selainten tulkitsemaa ja visuaalisesti esittämää tietoa, on muotoiltu yleisen HTML standardin mukaan. Kaikki yhteensopivat web selaimet ovat HTML yhteensopivia ja voivat tulkita ja lukea sitä. Samalla tavoin tulevaisuudessa voi olla käytössä eri toimittajien erilaisia ominaisuuksia sisältäviä MYJratkaisuja, jotka voivat keskenään vaihtaa asiakirjoja ja muita asiakirjahallintoon liittyviä entiteettejä. Yhteistä näille järjestelmille on standardoitujen, MoReq2010 metatietomallien ja skeemojen käyttö. Jotta yhteiskäyttöisyys voitaisiin saavuttaa, MoReq2010 on aiempia määräyksiä ohjailevampi. Erityisesti ohjailu koskee vaadittavia metatietoelementtejä jokaisessa yhteiskäyttöisessä asiakirjajärjestelmässä sekä erityisten prosessien, kuten hävittämisen, toteuttamista, MoReq2010 standardi määrittää universaalisti ymmärrettävän metatietoskeeman käytettäväksi kaikissa MCRS ratkaisuissa Metatietomallipalvelu MoReq2010 standardissa jokainen kokonaisuus edellyttää metatietoja ja jokainen palvelu on määritetty osana toiminnallisia vaatimuksia ja tarkentuu yksityiskohdissa luvun 14. informaatiomallissa. Tätä

2 standardin edellyttämää tietoa kutsutaan järjestelmämetatiedoksi. MoReq2010 käyttää samaa tekniikkaa määritellessään järjestelmämetatiedon ja sallii sitä käytettävän luotaessa ylimääräisiä metatietoelementtejä erityisesti tiettyyn toteutukseen. Näitä kutsutaan kontekstuaaliseksi metatiedoiksi. Kuten sallii kontekstuaalisten metatietoelementtien esimääritellyn kokonaisuuden samanaikaisen lisäämisen kokonaisuuteen, MoReq2010 sallii metatietopohjien määrittelyn, joka sisältää luettelon metatietoelementtien määrittelyt. Metatietopohjat voidaan liittää syntyviin kokonaisuuksiin niiden syntymisen tuloksena erityisellä palvelulla tai luokittelulla. MoReq2010 lähestymistapa hallita metatietoa on täten yksinkertainen, helposti ymmärrettävä ja se voidaan ilmaista kätevästi erilaisilla entititeeteillä. Se rakentuu samalle lähestymistavalle, jota käytetään järjestelmän metatiedon määrittelyssä ja se soveltuu hyvin useimpiin käytössä oleviin asiakirjajärjestelmiin joista monet käyttävät monimutkaisempaa lähestymistapaa metatiedon hallinnassa kuin MoReq2010 Samoin MoReq2010 tunnistaa, että jotkut käytössä olevat asiakirjajärjestelmät saattavat hallita metatietoa käyttämällä tekniikkaa, joka on sisäisesti yhteen sopimaton erityisen metatietomallipalvelun kanssa: saattaa olla niin, että ne eivät käytä metatietopohjia mahdollistaakseen kontekstuaalisen metatiedon liittämisen esim. kokonaisuuksiin vaan jotain muuta menetelmää. Tärkeää yhteentoimivuuden lisäämiseksi on, että nämä asiakirjajärjestelmät voivat kuitenkin siirtää kokonaisuuksia toiseen asiakirjajärjestelmään jotka toteuttavat metatietomallipalvelun ja jotka voivat siten todentaa MoReq2010 noudattavia asiakirjajärjestelmiä. Tulevaisuudessa uudet asiakirjajärjestelmät voivat täysin liittää MoReq2010 metatietomallipalveluun ja käytössä olevien asiakirjajärjestelmien toimittajat saattavat asteittain omaksua ja enenevästi tukea metatietomallipalvelun eri puolia niiden ohjelmistojen uudemmissa versioissa Lähestymistavat metatietomallipalvelun testaamiseen ja sertifiointiin DLM Forumin säätiö tarjoaa kaksi vaihtoehtoista lähestymistapaa testata ja sertifioida asiakirjahallintajärjestelmän mukautuvuus MoReq2010 n metatietomallipalveluun. JOKO A. Asiakirjahallintajärjestelmä MoReq2010 n vaatimukset täysin ja se testataan ja sertifioidaan tämän metatietomallin vaatimuksien mukaisesti. TAI B. Asiakirjahallintajärjestelmä muodostaa omanlaisensa metatietomallin (natiivimetatietomalli), missä tapauksessa sen tulee täyttää seuraavat kriteerit: sen täytyy osoittaa, että sen oma metatietomalli (natiivimetatietomalli) on yhteensopiva joustavuudessa, toiminnallisuudessa ja tiedon koostumuksessa kun tehdään vastaanotto MoReq2010 :n mukaiseen metatietomallipalveluun sen tulee tukea yhteentoimivuutta kykenemällä siirtovaiheessa muuntamaan (konvertoimaan) oma alkuperäinen metatietonsa (natiivimetatietonsa) samaan XML formaattiin, jota metatietomallipalvelu käyttää niin, että metatietoelementit sisältävät samat tiedot, saman semanttisen tulkinnan ja käyttää samoja standardoituja tunnisteita sekä koodeja, kun tiedot myöhemmin siirretään toiseen MYJ:hin

3 7.2.4 Vaihtoehtoisten vaatimusten (tapaus B) toteuttaminen Todentaakseen, että MoReq2010 yhteensopivan asiakirjajärjestelmän oma metatietopalvelu on joustavuudeltaan, toimivuudeltaan ja talteen ottamalta tiedoltaan samanlainen kuin MoReq2010 metatietomallipalvelun, on asiakirjajärjestelmän kyettävä toteuttamaan kaikki seuraavat määritykset: sen tulee sisältää kaikki MoReq2010 :n määrittelemät entiteettityypit ja niillä tulee olla asiakirjajärjestelmässä sama merkitys kuin MoReq2010 määrittelyissä Sen lisäksi, että jokaisen entiteettityypin tulee sisältää MoReq2010 määrittelemät järjestelmämetatietoelementit: niissä tulee olla samat tietotyypit, merkitykset ja arvojoukot kuin määrittelyssä. on oltava mahdollista luoda tapauskohtaisia tai kontekstuaalisia metatietoelementtejä, jotka sisältävät sekä tietoarvoja että entieteettityyppeihin viittaavia metatietoelementtejä erilaisiin entiteettityyppeihin, erityisesti kertymiin ja asiakirjoihin, tulee voida liittää asiayhteyteen liittyvien metatietomääritelmien lisäksi MoReq2010 :ssa määritellyt järjestelmämetatietoelementit järjestelmätoimittajan tulee kyetä esittämään, miten asiayhteyteen liittyvät (contextual) metatietoelementit on määritelty ja miten niitä sovelletaan järjestelmätoimittajan tulee kyetä osoittamaan, kuinka asiayhteyteen liittyvät metatietoelementit tuotetaan, muokataan ja poistetaan metatietopalvelun tulee tukea rajoittamatonta määrää muita asiayhteyteen kuuluvia metatietoelementtien määritelmiä tietokokonaisuuksiin on voitava tuottaa niitä luotaessa tai tarvittaessa myöhemmin MoReq2010 :n tietomallin mukaisia asiayhteyteen liittyviä metatietoelementtejä ennemmin joukkoina kuin yksittäin asiakirjajärjestelmässä näiden kontekstuaalisten metatietoelementtien valikoitu käyttö pitää olla mahdollista erilaisista toiminnallisista syistä. Luokan tulee kuitenkin aina olla yksi koosteen tai asiakirjan metatietoelementeistä. (Eri tavalla luokitelluille asiakirjoille tai koosteille tulee sallia erilaisia metatietokokonaisuuksia riippuen niiden alkuperäisestä luokituksesta.) metatietoelementti voidaan liittää tietokokonaisuuteen vain kerran kun tietokokonaisuudessa käytetty metatietoelementti vaatii pakollisen metatietoarvon, ei kokonaisuutta voida luoda MYJ:hin ennen kuin elementille on annettu vaadittu arvo. Pakollinen arvo voidaan tuottaa yhdestä tai useammasta oletusarvosta, järjestelmän antamasta arvosta ja/tai käyttäjän syöttämästä arvosta. tekstimuotoisten metatietoelementtien tulee aina sisältää tieto elementin kielestä

4 asiakirjakäsittelytoiminnossa on määriteltävä, miten metatietoelementtejä voidaan valikoivasti poistaa hävitettävästä kokonaisuudesta. Määrittely koskee kaikkia metatietoelementtejä ja valtuutetun käyttäjän on voitava muuttaa määrittelyjä Kun järjestelmän alkuperäistä (native) metatietoa muunnetaan siirtoa varten MoReq2010 metatietopalvelun formaattiin, on otettava huomioon seuraavaa: asiakirjajärjestelmän tulee käyttää UUID yksilöintijärjestelmää järjestelmätunnisteena kaikissa tietokokonaisuuksissaan ja palveluissaan asiakirjajärjestelmän tulee aina käyttää tarjottuja MoReq2010 tunnisteita ja koodeja asiakirjajärjestelmään saa lisätä vain MoReq2010 :ssa määriteltyjä entiteettityyppejä tai palveluja MoReq2010 järjestelmämetatietoelementteihin saa sisällyttää vain tietoarvoja, jotka ovat yhtäpitäviä metatietoelementille määritellyn tarkoituksen kanssa järjestelmäntoimittaja ei saa laajentaa MoReq2010 :n järjestelmämetatietokokonaisuutta, mutta voi tarvittaessa lisätä täydentäviä tietoja kokonaisuuksiin tai palveluihin MoReq2010 :n mukaisina asiaan liittyvinä metatietoelementteinä näitä asiaan liittyviä metatietoelementtejä voidaan lisätä siirrettäessä, kuten myös tuotettaessa täydentävää tietoa asiakirjajärjestelmän tilasta (esim. jos järjestelmässä on oma sisäinen tunniste kutakin tietokokonaisuutta varten) kaikilla asiaan liittyvillä metatietoelementeillä, jotka liitetään entititeetteihin tai palveluihin, tulee olla MoReq2010 yhteensopivat metatietoelementtimääritykset, jotta ne voidaan sisällyttää kuhunkin siirtotapahtumaan niin, että vastaanottava järjestelmä voi ne vastaanottaa ja tulkita asiakirjajärjestelmä ei saa muuttaa metatietoelementin sisällön merkitystä tai arvoa siirron yhteydessä järjestelmäntoimittajan tulee kuvata tuotteensa metatietokokonaisuus ja malli sekä tuottaa kattava ja mahdollisimman tarkka kuvaus, josta käy ilmi, kuinka tuotteen omat elementit vastaavat MoReq2010 elementtejä ja joka osoittaa kuinka siirretty metatietokokonaisuus vastaa MoReq2010 metatietomallia järjestelmäntoimittajan tulee sisällyttää metatietokuvausmallinsa tuotteensa testiraporttiin DLM Forum Säätiön sihteeristön MoReq hallintakomitean kautta toimittajat voivat saada lisäohjeita ja opastusta. Tämän kappaleen loppuosassa kuvataan MoReq2010 metatietopalvelun käsitteet ja vaatimukset.

5 7.3 Avainkäsitteet Järjestelmän metatieto ja kontekstuaalinen metatieto MoReq2010 :n perusvaatimuksissa määritellään vain muutama pakollinen metatietoelementti, joiden avulla asiakirjoja voidaan hallita MYJ:ssä ja niitä voidaan siirtää toiseen tietojärjestelmään MoReq2010 siirtotiedostomuotoa käyttämällä. Nämä MoReq2010 ::ssa esitetyt keskeiset tietoelementit joista määrittelyssä on käytetty termiä järjestelmän tuottamat metatiedot ja ne tulee olla tuettuina jokaisessa MoReq2010 yhteensopivassa asiakirjahallintajärjestelmässä. Järjestelmän tuottamat metatiedot sisältävät vain ne vaadittavat tiedot, jotka on esitelty MoReq2010:n toiminnallisina vaatimuksina. Sen lisäksi että asiakirjahallintajärjestelmät toteuttavat MoReq2010:ssa kuvatut asiakirjojen hallinnassa vaaditut toiminnallisten metatietojen vaatimukset, järjestelmä voi lisätä asiakirjoihin metatietoja, jotka täydentävät asiakirjaan kuuluvia kokonaisuuksia sekä historiallista ja toiminnallista asiayhteyttä näiden kokonaisuuksien suhteen. Metatiedot, jotka tarjoavat tämän lisähyödyn asiakirjallisen tiedon hallintaan voivat olla: kuvailevaa tietoa, joka ei sisälly otsikkotietoon tai kokonaisuuden kuvailuun esimerkiksi GPSkoordinaatit, jotka viittaavat asiakirjan tiettyyn maantieteelliseen tietosisältöön tai fyysiseen sijaintiin; ulkoisia tunnisteita tai viitenumeroita esimerkiksi arkistotunnus tai oikeuskäsittelyn viitenumero; koodattua tietoa, joka on poimittu asiakirjan sisällöstä esimerkiksi toimittajan nimi ja osoitetiedot jotka voidaan ostotilauksessa muotoilla siten, että niitä voidaan käyttää osoitteen tarkastussovelluksessa; organisaation sisäisiä merkintöjä tai laillisuuteen tai muihin säännöksiin liittyviä merkintöjä esimerkiksi merkintä siitä, milloin asiakirja on määrätty julkaistavaksi yleisölle direktiivin 2003/4/EU mukaisesti (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2003/4/EU annettu 28 päivänä tammikuuta 2003, ympäristötiedon julkisesta saatavuudesta ja neuvoston direktiivin 90/313/ETY kumoamisesta); työnkulun tila tietoja esimerkiksi tiedot asiakirjan tarkastamisesta; tarkastajan nimi, tarkastuspäivä ja tarkastuksen tulos; toisesta tietojärjestelmästä tuotuja metatietoja esimerkiksi sähköpostiasiakirjan sisältö, lähettäjä, vastaanottajat, aihe sekä muut mahdolliset sähköpostiviestiin liitetyt metatiedot; asiakirjan eri komponentteihin tallennettuja metatietoja esimerkiksi kuvien yksityiskohdat, kuten mittasuhteet, pikselimäärä, värien määrä sekä pakkausmuoto, ja käyttäjä sekä ryhmätiedot lisätietoja jotka on poimittu organisaation osoitteistosta kuten henkilön asema, toimiston fyysinen sijainti, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. MoReq2010:ssa näistä metatiedoista on käytetty termiä kontekstuaalinen metatieto, koska nämä metatiedot syntyvät erityisessä paikallisessa kontekstissa, ja niitä käytetään tietyssä yksilöllisessä asianhallintajärjestelmässä ei siis kaikissa asianhallintajärjestelmissä yleensä MoReq2010 metatietomallipalvelu Moreq2010 mahdollistaa metatiedolle palvelun, joka hallitsee entiteettityypien sekä niistä johdetut metatietoelementtien määritykset. Metatietopalvelu voi olla jaettu ja sitä voivat käyttää useat asiakirjajärjestelmät ja jopa muut liiketoimintajärjestelmät tai se voi olla kokonaan erikseen sisäänrakennettu tiettyihin asiakirjajärjestelmiin, jolloin se ei ole erotettavissa MYJ kokonaisuudesta.

6 7.3.3 Metatiedon entiteettien suhteet Tärkeimpien entiteettien väliset suhteet metatietopalvelumallissa on esitetty kuviossa 7a. Tämä kuvio kuvaa kaikki entiteettien väliset suhteet. Kokonaiskuviosta on jäljempänä irrotettu entiteettien välisiä yksittäisiä suhteita esittävät osakuviot, joita käsitellään erillisinä. Kuva 7a Entititeettien suhteet metatietomallipalvelussa. Kuvan keskellä havainnollistetaan entiteetin ja entiteettityypin suhde. Jokainen entititeetti kuuluu yhteen ja vain yhteen MoReq2010 :n määrittelemään entiteettityyppiin. Kuva 7b. Entiteetit ja entiteettityypit käsitellään lähemmin normiston sille tarkoitetussa luvussa [ks R2.4.9]. Kuva 7b Jokaisella entititeetillä on entititeettityyppi.. Jokainen entiteetti koostuu metatietoelementeistä. MoReq2010 :n pakolliset metatietoelementit ovat entiteetin järjestelmämetatietoelementtejä, Myös MoReq2010 :ssä määrittelemättömiä kuvailevia

7 lisämetatietoelementtejä voidaan entiteettiin joko niitä luotaessa tai myöhemmin. Entiteetin ja sen metatietoelementin suhde esitetään kuvassa 7c. Entiteetillä on monia metatietoelementtejä, joista kukin kuuluu yksinomaan juuri tähän yhteen entiteettiin. Kuva 7c Jokaisella entiteetillä on järjestelmämetatietoelementit ja sille voidaan antaa myös kontekstuaalisia metatietoelementtejä. Samalla tavalla kun entiteetti on määritelty entiteettityyppimääritelmän mukaan, metatietoelementit ovat aina yhteydessä metatietoelementtimääritelmiin. Aina tulee olla joko järjestelmämetatietoelementtimääritelmä tai kontektuaalimetatietoelementtimääritelmä, josta löytyy vastaavuus jokaiseen metatietoelementtiin joka sisältyy entiteettiin, tämä kuvataan kuvassa 7d. Kuva 7d Kaikki metatietoelementit ovat yhteydessä metatietoelementtimäärittelyyn MoReq2010 määrittelee ja tarjoaa järjestelmämetatietoelementtimääritelmät ja ne on luetteloitu kappaleessa Järjestelmämetatietoelementtien määritelmät. Nämä liittyvät eri entiteettityyppeihin kuten kuvassa 7e näkyy, tiukasti MoReq2010 toiminnallisten vaatimusten mukaisesti. Asiakirjajärjestelmät eivät pysty määrittelemään lisää uusia järjestelmämetatietoelementtejä tai lisää uusia entiteettityyppejä. Auktorisoidut käyttäjät luovat kontekstuaalisen metatietoelementtien määritelmät niin, että ne vastaavat käyttäjien tarpeita. Nämä paikallisesti käyttäjien määrittelemät metatietoelementit lisätään entiteetteihin. Nämä metatietoelementit lisätään mallinteisiin, jotka sitten ilmentyvät käytettäessä tiettya entititeetin entititeettityyppiä.

8 Kuva 7e Järjestelmä metatietoelementtimääritelmät yhdistyvät entiteettityyppiin. Jokainen mallinne sisältää kontekstuaalisen metatietoelementtimääritelmien joukon, ja sitä voidaan soveltaa joko yhteen tai useampaan entiteettityyppiin. Jos mallinne on määritelty palvelukehikoksi entiteettityypille, MCRS soveltaa sitä automaattisesti silloin kuin tämän tyypin entiteetti on luotu kyseisessä palvelussa. Muussa tapauksessa auktorisoitu käyttäjä soveltaa mallinnetta entiteetteihin valikoidusti, tai vain asiakirjatietoihin/asiakirjoihin ja esiintymiin luokittelemalla ne tiettyyn luokkaan joka on liitetty johonkin asiakirjatyyppiin. Suhteet mallinteiden ja entiteettityppien sekä mallinteiden ja kontekstuaalisen metatietoelementtimääritelmien välillä on esitetty kuvassa 7f. Kuva 7f Kontekstuaalimetatietoelementtimääritelmät yhdistyvät mallinteisiin, jotka vuorostaan yhdistyvät johonkin entiteettityyppiin.