Säilytysaikasuunnitelmapalvelu

Transkriptio

1 8 Säilytysaikasuunnitelmapalvelu 8.1 Tietoa palvelusta Palvelun nimi: Palvelun version 1.0 Työkalun palvelutunniste (ks. M ) 8.2 Avainkäsitteet Moreq2010 asiakirjan elinkaari Säilytysaikasuunnitelmapalvelu fd05e f-4f5d-bd8c-4bed835c8931 Säilytysaikasuunnitelmia käytetään hallitsemaan asiakirjojen elinkaaria. Kun asiakirja on luotu MYJ:ssä sitä ei voida koskaan poistaa niin, ettei siitä jäisi mitään jälkeä. Tämä jäljitettävyyden konsepti on tärkeä hyvälle asiakirjahallinnalle. Vaikka asiakirjaa ja sen sisältöä ei enää ole, pysyvä asiakirjajäännös osoittaa asiakirjan joskus olleen MY-järjestelmässä. Asiakirjajäännös, joka säilyy tietojärjestelmässä koko elinkaaren ajan, ei ainoastaan todista, että asiakirja oli aktiivinen, vaan myös sen, että asiakirja poistettiin oikein säilytysaikasuunnitelman mukaisesti. Siirtymää aktiivisesta, täydellisen metadatan, historian ja sisällön omaavasta entiteetistä jäännösentiteetiksi kutsutaan tuhoamiseksi sen erottamiseksi poistamisesta, jossa kaikki entiteetin jäljet poistetaan. Moreq2010 liittää tämän konseptin asiakirjojen lisäksi myös muihin entiteettityyppeihin, kuten kertymiin, luokkiin, säilytysaikasuunnitelmiin yms. Tuhoaminen on peruuttamaton prosessi, koska osia entiteetistä hävitetään. Tällöin entiteettiä ei voida enää palauttaa aktiiviseen tilaan. Kaavio 8a antaa yksinkertaisen kokonaiskuvan Moreq2010:n asiakirjan elinkaaresta, joka käsittää vain kaksi tapahtumaa: asiakirjan luonnin aktiiviseksi entiteetiksi MYjärjestelmään sekä sitä seuraavan tuhoamisen. Huomaa, että toisin kuin kaaviossa 2 g esitetyssä yleisessä entiteetin elinkaaressa on kuvattu, erityisesti asiakirjojen yhteydessä ei ole ensimmäisen käytön käsitettä eikä välittömästi luomisen jälkeistä ajanjaksoa, jolloin asiakirja voitaisiin poistaa. Kaavio 8a esittää yksinkertaisen mallin, jota laajennetaan myöhemmin: yksityiskohtaisempi asiakirjan elinkaari osoittaa kuinka jokaisella hävitystapahtumalla on vaikutuksensa asiakirjan elinkaareen.

2 Kaavio 8a - Yksinkertainen kuva asiakirjan elinkaaresta Kuten kaavio 8a osoittaa, asiakirjan luontihetkellä luodaan myös asiakirjan komponentit ja komponenttien sisältö. Samalla asiakirjalle ja sen komponenteille luodaan metatietoja ja asiakirjan tapahtumahistoria avataan. Kun aktiivinen asiakirja myöhemmin tuhotaan, sen metatiedot ja tapahtumahistoria karsitaan mukaan lukien komponenttien metatiedot ja tapahtumahistoria. Tärkeimpänä asiakirjan komponenttien sisältö poistetaan. Entiteetin tuhoamisen yhteydessä automaattisesti karsittavat tapahtumat ja metatiedot on auktorisoidun käyttäjän määriteltävissä (ks. R ja R7.5.6). Jäljelle jäävä asiakirjan metadata ja tapahtumahistoria muodostavat jäännösasiakirjan ja jäännöskomponentit. Karsiminen on tärkeä prosessi, jotta voidaan varmistaa asiakirjan sisällön oikeaoppinen hävitys, etenkin arkaluontoisissa ympäristöissä, joissa tapahtumat ja metatiedot voivat paljastaa tietoja asiakirjan alkuperäisestä sisällöstä. Karsittua informaatiota voisi hyödyntää hävitetyn asiakirjan osittaisessa (tai täydellisessa) uudelleen rakentamisessa. Esimerkiksi, sairaala-asiakirjan metadata tai tapahtumahistoria voi sisältää potilaan nimen, tai tietyn tapahtuman potilaan sairauskertomuksessa, joka voi pidemmällä aikavälillä aiheuttaa yksityisyyden suojan rikkoutumisen. Tapahtumien ja metatietojen karsimisen aiemmin tuhotusta jäännösasiakirjasta voi tehdä myös auktorisoitu käyttäjä, yleensä vastineeksi oikeuden määräykselle tai tuomiolle (ks. R ja R7.5.7). Toisinaan tietty asiakirja mukaan lukien sen metatiedot ja tapahtumat pitää hävittää, koska oikeus ks.o niiden olemassaolon olevan ongelmallista tai epäoikeudenmukaista. Toissijainen näkökulma metatietojen ja tapahtumahistorian karsimiseen tuhoamisen yhteydessä on tallennustila, koska jäännösasiakirjat säilytetään koko MYJ:n elinkaaren ajan Säilytysaikasuunnitelmat ja toimenpiteet Säilytysaikasuunnitelmat ovat kriittisiä asiakirjojen hallinnan kannalta, koska Moreq2010 määrittää että MYJ:ssa oleva asiakirja voidaan tuhota vain osana prosessia jota hallitsee asiakirjalle määrätty säilytysaikasuunnitelma. Asiakirjan säilytysaikasuunnitelma määrittää kauanko asiakirjaa säilytetään ja kuinka se myöhemmin hävitetään säilytysaikansa päätteeksi. Tämän takia kaikilla asiakirjoilla täytyy olla säilytysaikasuunnitelmat. Säilytysaikasuunnitelmien tulee aina olla yhteensopivia Moreq2010 säilytysaikaprosessin kanssa, mutta niihin voi sisältyä hyvin erilaisia toimintoja. Säilytysaikasuunnitelma yhdelle asiakirjalle voi määrittää sen pysyvästi säilytettäväksi kun taas toisen säilytysaikasuunnitelman mukaan asiakirja on 1 Tämä tuskin on suomalaisessa asiakirjahallinnassa relevantti syy.

3 hävitettävä välittömästi. Seuraava säilytysaikasuunnitelma taas voi määrittää asiakirjan katselmoitavaksi sen säilytysajan päätyttyä jne. Jokainen näistä esimerkeistä johtaa erilaiseen toimenpiteeseen. Moreq2010 vaatii että jokaisen säilytysaikasuunnitelman tulee määrittää yksi neljästä mahdollisessa lopputuloksesta: säilytä pysyvästi, katselmoi säilytysajan päätyttyä, siirrä säilytysajan päätyttyä tai tuhoa säilytysajan päätyttyä Säilytysajan laskenta Kaikki säilytysaikasuunnitelmat määrittävät säilytysajan numeerisesti päivinä, viikkoina, kuukausina tai vuosina. Säilytysjakso alkaa tiettynä alkamispäivänä, jonka määrittää säilytysjakson aktivoiva tapahtuma. Säilytyksen aktivoivat tapahtumat voivat liittyä yksittäiseen asiakirjaan tai ylemmän tason kertymään, jonka jäsen kyseinen asiakirja on. Organisaatioiden, jotka haluavat hallita kokonaisia kertymiä kollektiivisesti, tulisi määrittää kertymään liittyvät säilytyksen aktivoivat tapahtumat säilytysaikasuunnitelmiin. Myös asiakirjojen yksilöllistä määrittelyä kertymien sisällä tulisi välttää. 2 Seuraavat säilytyksen aktivoivat tapahtumat liittyvät kertymään johon asiakirja kuuluu: kertymän syntypäivästä eteenpäin, viimeisestä kertymään tapahtuneesta lisäyksestä eteenpäin, kertymän sulkemisesta eteenpäin ja kertymän kontekstuaalisen metatietoelementin määrittämästä päivästä eteenpäin. Sen sijaan seuraavat säilytyksen aktivoivat tapahtumat liittyvät yksittäisiin asiakirjoihin. Kun säilytyksen aktivointi tapahtuu, asiakirjat tuhotaan eri aikaan kuin muut kertymässä olevat asiakirjat, jotka jäävät edelleen aktiivisiksi: asiakirjan syntyhetkestä eteenpäin, asiakirjan kertymään lisäämisestä eteenpäin tai asiakirjan kontekstuaalisen metatietoelementin määrittämästä päivästä eteenpäin. Seuraavat säilytyksen aktivoivat tapahtumat voidaan liittää samoin yksittäiseen asiakirjaan tai kertymään: säilytä pysyvästi (säilytyksen aktivoivaa tapahtumaa ei ole), tästä hetkestä eteenpäin (tarkoittaa välitöntä vaikutusta) ja viimeisestä katselmoinnista eteenpäin. Asiakirjan säilytysjakson alkupäivä on laskettava uudestaan MY-järjestelmässä, jos asiakirjan säilytysaikasuunnitelma muuttuu tai säilytyksen aktivoivan tapahtuman laskennan pohjana ollut numeerinen arvo muuttuu, esimerkiksi jos: asiakirjan perussäilytysaikasuunnitelma korvataan muutoksen kautta (ks. R5.4.4) tai asiakirja luokitellaan uudestaan (ks. R5.4.8, R6.5.4 ja R6.5.12), asiakirjan perussäilytysaikasuunnitelma korvataan siirtämällä se tai kertymä johon asiakirja kuuluu uuteen kertymään (ks. R6.5.8 ja R6.5.13) tai asiakirjan perussäilytysaikasuunnitelma ohitetaan suoraan asiakirjaan liitettävällä säilytysajalla. Näiden aikataulujen lisäksi, kaikki seuraavat ovat mahdollisia säilytyksen aktivoivia tapahtumia ja muutokset näissä voivat johtaa säilytysjakson alkuajan uudelleen laskentaan: asiakirjan luontipäivä tai aika muutetaan (ks. R2.4.26), asiakirjan kertymä suljetaan (ks. R6.3.7) tai asiakirjaryhmään liittyvää kontekstuaalista metatietoelementtiä muokataan (ks. R8.4.4). 2 Kertymä (aggregation) on Moreq2010:n termi, jolle ei aina löydy vastinetta suomalaisessa asiakirjahallinnassa.

4 Moreq2010:ssä tuhoamiset ovat todennäköisesti aikataulutettua toimintaa ja siksi vaatimusmäärittely ei edellytä, että säilytyksen aktivoivia tapahtumia tai säilytyksen alkamisaikoja tarkistettaisiin useammin kuin kerran päivässä. Oletetaan, että uudet asiakirjaerät saapuvat hävitettäväksi päivittäisinä sykleinä ja että asiakirjahallinnan rutiinit on suunniteltu näiden syklien ympärille. Kohdan R mukaan auktorisoidun käyttäjän on kuitenkin mahdollista pyytää välitöntä päivitystä asiakirjan säilytysstatuksesta MY-järjestelmältä. Moreq2010 edellyttää lisäksi, että asiakirjan tai kertymän alkuperäinen päivämäärä tai aika toimii lähtökohtana säilytysaikajakson laskemisessa eikä entiteetin luontipäivä. Tämä mahdollistaa yhteentoimivuuden asiakirjajärjestelmien välillä menettämättä asiakirjan elinkaaren jatkuvuutta. Joka kerta, kun asiakirja tai kertymä tuodaan uuteen asiakirjajärjestelmään, se luodaan uudestaan. Tuodulla asiakirjalla tai kertymällä on erillinen luotu-aikaleima, joka kertoo hetken, jolloin se tuotiin uuteen järjestelmään. Vertailun vuoksi, aiemmassa MY-järjestelmässä ollutta alkuperäistä päivämäärää tai aikaa ei muuteta. Yksi seuraus tästä on se, että asiakirjan säilytysjakson alkupäivä voi olla aikaisempi kuin sen luontipäivämäärä. Esimerkiksi, jos asiakirja luodaan kertymän sisään ja sen säilytysaikasuunnitelma määräytyy kertymän alkuperäisen päivämäärän tai ajan mukaan, luodulla asiakirjalla on jo voimassaoleva säilytysaikasuunnitelma ennen sen luomista. Tämä mahdollinen tilanne ei näy yhdessäkään mukana olevista kuvista 8c, 8d tai 8e, jotka helpomman ymmärrettävyyden vuoksi kuvaavat säilytysajan alkamisen asiakirjan luomisen jälkeen Asiakirjan hävityksen vahvistus Hävitystapahtuman, säilytysjakson ja sen aktivoivan tapahtuman lisäksi säilytysaikasuunnitelman on määritettävä myös varmistusjakso. Varmistusjakso määrittää sen ajan, joka saa kulua ennen varsinaista hävitystä. Varmistusjakson pituus vaihtelee organisaatiosta toiseen ja voi vaihdella myös eri säilytysaikasuunnitelmien välillä. Varmistusjakso on sidottu säilytysaikasuunnitelman mukaiseen toimenpiteeseen. Katselmoinnin yhteydessä varmistusjakso määrittelee ajan, joka on varattu katselmoinnin suorittamiseen ja katselmoinnin tuloksen toteuttamiseen. Tuhoamisen yhteydessä varmistusaika kuvaa aikaa, joka on varattu sisällön poistamiseen ja poiston varmistamiseen. Siirtotoiminnoilla on kaksi varmistusjaksoa. Ensimmäisen aikana asiakirjan on oltava siirretty uuteen MYJ:n ulkopuolella sijaitsevaan paikkaan. Tähän yleensä kuuluu asiakirjan siirto MYjärjestelmästä. Kun siirto on varmistettu, alkaa tuhoaminen ja hävitysprosessi siirtyy toiseen varmistusjaksoonsa, jonka aikana on varmistettava että MYJ:n sisältämät asiakirjat on tuhottu. Jos yksikin varmistusjakso ylittyy ilman, että MYJ saa vahvistuksen säilytysaikasuunnitelman mukaisen toimenpiteen suorittamisesta, tietojärjestelmä lähettää auktorisoiduille käyttäjille varoituksen toimenpiteistään myöhässä olevista asiakirjoista. Tällä toiminnolla pyritään varmistamaan, että asiakirjat käsitellään niiden säilytysajan mukaisen toimenpiteen mukaisesti mahdollisimman pian mikäli varmistusjakso ylittyy Pysyvän säilytyksen elinkaari Tärkeä aspekti asiakirjahallinnossa on tärkeiden asiakirjojen säilyttäminen pitkällä aikavälillä, mukaanlukien mahdollisuus määrittää tietyt asiakirjat pysyvästi säilytettäviksi. Moreq2010 järjestelmässä tämä toteutetaan säilytysaikasuunnitelmassa valitsemalla pysyvä säilytys. Tälläinen säilytysaikasuunnitelma, jossa ei ole ole määritettynä säilytyksen alkuaikaa estää säilytysajan laskennan ja siitä seuraavan säilytysajan. Pysyvän säilytyksen vaikutus on esitetty kuvassa 8b, jota voidaan verrata yksinkertaiseen kuvassa 8a esitettyyn elinkaareen.

5 Kuva 8b Jos säilytysaikasuunnitelma määrittää pysyvän säilytyksen, asiakirjalle ei aseteta säilytyksen alkuaikaa. Jollei sen säilytysaikasuunnitelmaa muuteta, se pysyy aktiivisena koko MYjärjestelmän elinkaaren ajan Katselmointiin perustuva elinkaari Moreq2010 rohkaisee seuraamaan hävitystoiminnoissa luokitteluja silloin kuin se on mahdollista. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjan säilytysaika ja sen säilytysjakson päätyttyä tapahtuvat toimenpiteet perustuvat sen liiketoimintaluokitteluuun. Tätä asiakirjojen hyvää hallintamenetelmää kutsutaan joskus termillä "tuomio luodessa" (sentencing on creation). Joissakin tapauksissa asiakirjan tärkeyttä ja sen säilytysaikaa ei tiedetä asiakirjan luontihetkellä, eikä sitä voida jälkeenpäin yksinkertaisella tavalla laskea, esim. asiakirjan sisältävää kertymää suljettaessa. Voi myös olla, että jossakin lainsäädännössä määrätty säilytysaika on niin pitkä, että ohjeistukset ja säännöt säilyttämisestä voivat muuttua kesken säilytysajan. Esimerkiksi, jos tietyn tyyppinen asiakirja on laissa määrätty tuhottavaksi 40 vuoden kuluttua, asiakirjahallinnan asiantuntija voi olettaa, että tuon 40 vuoden aikana kyseinen säilytyssääntö saattaa päivittyä. Näissä olosuhteissa, joissa asiakirjan lopullisesta kohtalosta ei ole varmuutta, asiakirja voidaan merkitä katselmoitavaksi sen sijaan, että se merkittäisiin pysyvästi säilytettäväksi, siirrettäväksi tai tuhottavaksi. Kun katselmointi on määritelty, asiakirja ei ole välittömästi siirron tai tuhoamisen kohde. Sen sijaan, katselmoinnin lopputuloksena on synnyttävä asiakirjalle uusi säilytysaikasuunnitelma. Uusi säilytysaikasuunnitelma korvaa entisen asiakirjaan liitetyn säilytysaikasuunnitelman ja näin ollen määrittää asiakirjan lopullisen kohtalon. Asiakirja voidaan merkitä myös uudelleen katselmoitavaksi tai pysyvästi säilytettäväksi. Kuva 8c esittää katselmoinnin vaikutuksen uuden säilytysaikasuunnitelman luomiseen asiakirjalle. Tämä puolestaan aiheuttaa uuden säilytysjakson alkamisen laskun, toimenpiteet sekä varmistujakson. Säilytysaikaprosessi etenee koko ajan ja voi aiheuttaa lisää katselmointeja. On otettava huomioon, että toimenpidekeskeytys ei pysäytä katselmointiprosessia: se estää vain asiakirjan lopullisen tuhoamisen.

6 Kuva 8c Jos asiakirjan säilytysaikasuunnitelma määrittää asiakirjan katselmoitavaksi, uusi säilytysaikasuunnitelma on liitettävä asiakirjaan osana valmistuvaa katselmointipäätöstä Siirtoon perustuva elinkaari Säilytysaikasuunnitelma voi määrittää että asiakirja siirretään toisen järjestelmän hallintaan, esimerkiksi yrityksen keskitettyyn asiakirjahallintaan, toissijaiseen tallennustilaan (pilveen, latojan huomautus), tai arkistoon. Siirto tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensimmäiseksi asiakirja on siirrettävä MY-järjestelmästä ja tuotava toiseen asiakirjajärjestelmään. Kun siirto ja vastaanotto uuteen järjestelmään on varmistettu, MYJ muuttaa asiakirjan toimenpiteen siirtämisestä tuhoamiseen, jonka jälkeen asiakirja tuhotaan. Kuva 8d näyttää asiakirjan elinkaaren niiltä osin kuin se koskee siirtotoimenpidettä. Asiakirjaa ei hävitetä ennen kuin auktorisoitu käyttäjä varmistaa siirron onnistumisen. Kun asiakirja on toimepidekeskeytys-tilassa siirron ensimmäinen vaihe voi jatkua; kuitenkin toimenpidekeskeytys on päätettävä ennen toisessa vaiheessa tapahtuvaa asiakirjan tuhoamista. Kuva 8d Jos säilytysaikasuunnitelma määrittää asiakirjan siirron, niin se poistetaan kun siirron onnistuminen on varmistettu

7 Moreq2010 sallii myös siirron keskeyttämisen. Jos siirto perutaan, asiakirjalle on määritettävä uusi säilytysaikasuunnitelma; lopputulos on siten samankaltainen kuin katselmuksen tapauksessa, joka on esitetty kuvassa 8c Tuhoamiseen perustuva elinkaari Kuva 8e näyttää asiakirjan elinkaaren, kun se liittyy hävittämiseen. Asiakirjojen tuhoaminen, joka perustuu tuhoa-toiminnolle tai siirron toiseen vaiheeseen, on tarkasti rajoitettu toiminto. Jos asiakirja on toimenpidekeskeytyksessä, MYJ:n on merkittävä asiakirja pidettäväksi ja estettävä sen tuhoaminen. Tässä tapauksessa, tuhoamisen vahvistuksen aikajakso ei saa alkaa ennen kuin toimepidekeskeytys on poistettu. Lisätietoja toimepidekeskeytyksestä löytyy kappaleesta 9. Toimenpidekeskeytyspalvelu On tärkeä ymmärtää, että tuhoamisprosessin päästyä varmistusjaksoon asti, asiakirjaa ei voida enää asettaa toimenpidekeskeytykseen tuhoamisen estämiseksi. Tässä tapauksessa hävitysohjeistus on oletettu jo annetuksi ja prosessi odottaa ainoastaan varmistusta toimenpiteen toteutumisesta. Kun tuhoamisohjeistus on annettu Moreq2010:n mukaisesti ei arviointi ole enää mahdollista. Tällöin tuhoamisen peruuttaminen on jo MY-järjestelmälle mahdotonta. Kuva 8e Jos säilytysaikasuunnitelman mukainen toimenpide määrittää asiakirjan tuhoamisen, hävitysajan jälkeen on yleensä varmistujakso. Asiakirjojen tuhoamistapa MY-järjestelmässä riippuu asiakirjojen komponenttien sisällöstä, jotka taas ovat sidoksissa tietojärjestelmän suunnitteluun ja käyttötarkoitukseen. Kun asiakirjoja luodaan MY-järjestelmässä niihin luodaan komponentit ja sisältöä, jotka MYJ pystyy joko automaattisesti poistamaan tai vaatien vahvistusta poistolle. Tämä määritellään Automaattinen poisto -ehdolla, joka on osa komponentin metatietoja, kuvattu kohdassa R MYJ, joka hallitsee itse omaa sisältöään pystyy todennäköisemmin hoitamaan myös komponettien sisällön poistamisen automaattisesti kun asiakirjoja tuhotaan. MYJ, joka hallitsee käytössä olevia asiakirjoja, toisessa järjestelmässä olevia asiakirjoja tai analogisessa muodossa olevia asiakirjoja, vaatii todennäköisemmin erillisen vahvistuksen asiakirjojen sisällön tuhoamisesta. Moreq2010 ei pakota MYJ-ratkaisujen arkkitehtuuria sellaiseksi, että sen tulisi automaattisesti pystyä poistamaan asiakirjan sisältö. Moreq2010 ei myöskään määritä, että kaikkien MYJratkaisujen tulisi tukea asiakirjakomponentteja, jotka vaativat vahvistuksen poistolle. MYJratkaisut tukevat usein molempia sisältötyyppejä tai sallivat sisältötyyppien konfiguroimisen. Järjestelmätoimittajat voivat toteuttaa ja tukea mitä tahansa näistä vaihtoehdoista tuotteissaan. Tästä syystä Moreq2010 säilytysprosessi edellyttää että asiakirjan poistamisen hetkellä MY-järjestelmän on tarkistettava voidaanko asiakirjan komponentit poistaa automaattisesti, vai täytyykö ne poistaa

8 vasta vahvistuksen jälkeen. MYJ odottaa vahvistusta sisällön tuhomiselle jokaisen komponentin tapauksessa, jota ei voida automaattisesti tuhota ennen kuin MY-järjestelmä tuhoaa jäljellä olevat komponentit ja asiakirjan. Tämä lähestymistapa eroaa Moreq:n aiemmista versioista, koska automaattista tuhoamista ei määritellä säilytysaikasuunnitelman mukaisten toimenpiteiden attribuuttina, vaan asiakirjan sisällön toiminnallisena osana sekä osana tietojärjestelmän suunnittelua ja toteutusta Alhaalta-ylös tuhoaminen Moreq2010:ssa säilytysaikasuunnitelmat liitetään ainoastaan asiakirjoihin, niitä ei liitetä kertymiin. Tämä eroaa Moreq määrittelyn edellisistä versioista. Kertymillä on luokkia, mutta niillä ei ole säilytysaikasuunnitelmia: Sen sijaan kertymien tuhoaminen hoidetaan automaattisesti MYjärjestelmän toimesta alhaalta-ylös tuhoamisella. Tämän periaatteen mukaan yksittäiset asiakirjat kertymän sisällä voidaan tuhota eri aikoina. Kun tämä tapahtuu, tuhotusta asiakirjasta tulee jäännösasiakirja, mutta tämä ei vaikuta mitenkään samassa kertymässä oleviin asiakirjoihin, olivatpa ne aktiivisia tai jäännösasiakirjoja. Myöskään itse kertymään toiminnolla ei ole vaikutusta ennen kuin viimeinen kertymässä oleva asiakirja on tuhottu. Alhaalta-ylös tuhoaminen tarkoittaa kertymän automaattista tuhoamista MY-järjestelmän toimesta silloin kun viimeinen kertymässä ollut aktiivinen asiakirja tuhotaan. Kertymän automaattinen tuhoaminen tapahtuu vain silloin kun kertymä on suljettu. Avointa kertymää ei voi tuhota. Jos kertymä on jo suljettu kun viimeinen aktiivinen asiakirja tuhotaan, tai jos kertymä myöhemmin suljetaan, kertymä poistetaan automaattisesti, olettaen että uusia aktiivisia asiakirjoja ei ole lisätty siihen. On myös huomioitava, että avointa tai suljettua kertymää ei voi automaattisesti tuhota jos sitä ei ole koskaan käytetty. Sen sijaan kertymä, jota ei ole koskaan käytetty voidaan poistaa. Kuva 8f esittää kuinka alhaalta-ylös tuhoaminen vaikuttaa sekä avoimeen että suljettuun kertymään kun viimeinen asiakirja kertymästä on tuhottu. Kuva 8f Alhaalta-ylös tuhoamisen mukaisesti, kertymä tuhotaan automaattisesti kun viimeinen asiakirja kertymästä on tuhottu, mutta vain jos kertymä on suljettu Alhaalta-ylös tuhoaminen ei vaikuta vain kertymiin, jotka sisältävät asiakirjoja, mutta myös kertymiin jotka sisältävät toisia kertymiä. Ylemmän tason kertymä tuhotaan automaattisesti MYjärjestelmän toimesta, kun kaikki sitä alemman tason kertymät on tuhottu. Sääntö ylemmän tason kertymän suljettuna olosta on toteudettuava, jotta poisto tapahtuu.

9 Tämä kumulatiivinen tuhoamisvaikutus kertymien tapauksessa on esitettu kuvassa 8g. Kuva 8g Suljettu kertymä tuhotaan automaattisesti kun kaikki sen lapsientiteetit; joko asiakirjat tai kertymät, on tuhottu: Toiminto voi johtaa ylemmän tason kertymän tuhoamiseen, jne Säilytysaikaristiriidat Jotkin asiakirjajärjestelmien määritykset, mukaan lukien Moreq:n aiemmat versiot mahdollistavat säilytysaikaristiriitojen muodostumisen silloin kun kaksi tai useampia säilytysaikasuunnitelmia on liitetty samanaikaisesti samaan asiakirjaan. Syntynyt säilytysaikasuunnitelmien ristiriita pitää ratkaista käyttäjän toimesta tai algoritmilla, joka päättää kumpi ristiriidan aiheuttajista on tärkeämpi ja pitäisi sen takia ottaa etusijalle. Moreq2010 on erityisesti suunniteltu välttämään tämän kaltaisten säilytysaikaristiriitojen syntyminen varmistamalla, että millään asiakirjalla ei ole kuin yksi ja ainoastaan yksi säilytysaikasuunnitelma ajanhetkestä riippumatta. Säilytysaikasuunnitelma, joka oletuksena liitetään kaikkiin asiakirjoihin on kyseiseen asiakirjaluokkaan liitetty perussäilytysaikasuunnitelma. Auktorisoitu käyttäjä voi korvata tämän perussäilytysaikasuunnitelman liittämällä uuden säilytysaikasuunnitelman suoraan asiakirjaan. Säilytysaikasuunnitelma voidaan korvata uudestaan ja uudestaan. Tämä mahdollistaa sen, että asiakirjalla ei koskaan ole enempää kuin yksi säilytysaikasuunnitelma. Yleisin syy miksi asiakirjan säilytysaikasuunnitelma korvataan on katselmoinnin seurauksena syntyvä uusi säilytysaikasuunnitelma. Seuraavassa on esimerkki asiakirjan elinkaaresta: asiakirja luodaan ja perussäilytysaikasuunnitelma peritään sen luokasta 'Katselmointi 2 vuoden päästä kertymän sulkemisesta', asiakirjan kertymä suljetaan myöhemmin, kahden vuoden päästä asiakirja katselmoidaan ja tuloksena asiakirjan säilytysaikasuunnitelma korvataan uudella, 'Katselmointi 1 vuoden kuluttua viimeisestä katselmoinnista', vuoden päästä asiakirja katselmoidaan uudestaan ja asiakirjan säilytysaikasuunnitelma korvataan kolmannella 'Tuhoa 6 kuukauden sisällä',

10 kuusi kuukautta myöhemin, tai kaikkiaan kolme ja puoli vuotta kertymän sulkemisesta, asiakirja tuhotaan MYJ järjestelmän toimesta. Tässä esimerkissä asiakirja luodaan ja siihen liitetään perussäilytysaikasuunnitelma, joka korvataan kahdesti asiakirjan aktiivisen elinkaaren aikana. Kuitenkin, kunakin ajanhetkenä, asiakirjalla on vain yksi säilytysaikasuunnitelma, jota se noudattaa. Näin Moreq2010 varmistaa, että MYjärjestelmän ei tarvitse koskaan hallita säilytysaikaristiriitoja eikä epävarmuuksia Säilytysaikaprosessi MY-järjestelmän on varmistettava että säilytysaikaprosessia ajetaan säännöllisesti jokaiselle aktiiviselle asiakirjalle. Tämä voidaan toteuttaa reaaliaikaisena tai aikataulutettuna toimintana, mutta Moreq2010 määrittää, että toiminnon tulee tapahtua päivittäin, jotta auktorisoidut käyttäjät voivat päivittäin suorittaa asiakirjahallinnan toimenpiteitä säilytysaikansa päässä oleville asiakirjoille. Vuokaavio kuvassa 8h antaa loogisen kuvan asiakirjojen säilytysaikaprosessista ja esittää päätöskohdat ja vaaditut käsittelyt. Tämä diagrammi, jota pidetään loogisena näkymänä, pyrkii esittämään visuaalisesti toiminnalliset vaatimukset, jotka tämä kappale sisältää. Vuokaaviota ei ole mitenkään optimoitu eikä sitä ole tarkoitus toistaa koodissa kunhan MYJ ratkaisu tarjoaa samat prosessin kuvaamat lopputulokset samalle syötedatalle.

11 Kuva 8h Integroitu säilytysaikaprosessi kuvaa kaikki säilytykseen liittyvät vaihtoehdot, jotka Moreq2010 tarjoaa Säilytysaikasuunnitelma palveluna Moreq2010 kuvaa säilytysaikasuunnitelman palveluna, jota MYJ käyttää. Useimmissa MYjärjestelmissä on sisäänrakennettu säilytysaikasuunnitelmapalvelu mutta tulevaisuudessa on mahdollista, että luodaan keskitetty itsenäinen säilytysaikasuunnitelmapalvelu, joka voi huolehtia organisaation kaikista MY-järjestelmistä.Yksi mahdollinen käyttö tälläiselle palvelulle olisi ylläpitää tietyn alan säilytysaikasuunnitelmia ja tarjota sitä palveluna kyseiselle alalle internetissä.