Henkilöstömitoituksen suunnittelu kompleksisessa toimintaympäristössä Taina Pitkäaho, projektikoordinaattori TtM, TtT-opiskelija, kätilö -hanke PSSHP, KYS
Taustayhteisöt - hanke () 2009-2011 Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta hanke, projektikoordinaattori PSSHP, KYS, synnytyssali, osastonhoitaja Itä-Suomen yliopisto, Kuopion kampus, Hoitotieteen laitos, TtM, TtT-opiskelija
hanke ja projektiorganisaatio hanke Ohjausryhmä hanke, Johtoryhmä hankejohtaja Jari Saarinen ja projektipäälliköt Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (HH-projekti) Ohjaus-/ johtoryhmä Projektiryhmä pp Tarja Tervo-Heikkinen (Kuopio) Näyttöön perustuvan potilasohjauksen vahvistaminen (NP-projekti) pp Kaija Lipponen (Oulu) Vetovoimainen ja turvallinen sairaala (VT-projekti) pp Tarja Tervo-Heikkinen (Kuopio) Terveyttä ja hyvinvointia hoitotyön johtamisella (TH-projekti) pp Minna Pohjola (Turku)
Esityksen rakenne Hoitotyön kehittyminen kohti monimuotoisuutta, kompleksisuutta Tunnuslukuja hoitotyöstä, HH Tunnuslukujen kautta tietoa johtamiseen Pitkäaho 25.3.2011 25.03.2011 TP 02092010
Kohti monimuotoisuutta
Hoitotyön tehtävien tasot Yksinkertaiset tehtävät: Antibiootin sekoittaminen, toimitaan ohjeen mukaan oikea ohje saatavilla ja tarvikkeet, aina sama prosessi Monimutkaiset tehtävät: Katetrointi (prostata-potilas), yhdistetään tietoa ja ohjeita useista lähteistä toimintamallin noudattaminen yhdistettynä tietämykseen, prosessissa pientä vaihtelua Kompleksiset tehtävät: sydämen vajaatoiminta potilaan ohjaaminen, vuorovaikutuksellinen tilanne, joka vaatii yksilöllisiä ratkaisuja vaikka taustalla olisikin ohjaava malli esim. NPH ohjaustilanne noudattelee yksinkertaisia sääntöjä ja prosessi (sikermä prosesseja) muotoutuu joka kerta erilaiseksi
Hoitotyön johtaminen uusin linssein Kompleksiset adaptiiviset järjestelmät (copmlex adaptive systems) Matala Kaaos Plsek& Greenhalgh 2001 Kompleksisuus, epävakaus Suunnitelmallisuus, kontrolli, ennustettavuus Korkea Varmuus tavoitteesta Matala
Kompleksiset adaptiiviset järjestelmät, käsitteistöä Tekijät/toimijat (agents) Itse-organisoituminen (self-organizing) Yhteys (interconnection) Kehittyminen (emergence) Tekijät hyödyntävät ja muokkaavat tietoa (yksityisen tai jaetun) kognitiivisen karttansa kautta kommunikoiden ja vuorovaikuttaen tavoitetta kohti Kontrollin sijasta toiminta on prosessiltaan alhaalta ylöspäin suuntautunutta, hajaantunutta ja uudelleenorganisoituvaa. Yksinkertaisten sääntöjen kautta syntyy järjestys ja toimintamallit. Epälineaarisuus, ennustamattomuus Toiminnan tulosta ei voi määrittää vain osien summana, vaan innovatiivisena tuotoksena. Yhteis-evoluutio (coevolution) Toimintaympäristössä, toimijassa tai organisaatiossa tapahtuva muutos tuottaa osapuolille tarpeen sopeutua (adapt)
Kompleksisen toiminnan johtaminen ja suunnittelu tunnuslukujen avulla Tunnuslukujen tulisi tuottaa tietoa toiminnan rakenteesta ja prosessista (toimintamalleista), jotka johtavat haluttuun tulokseen. Hoitotyön henkilöstömitoituksen tunnuslukujen hyödynnettävyyden lähtökohta on toiminnan tuloksen tarkastelu: Tehokas ja tuottava toiminta (mm. potilasmäärä on suuri ja hoitojakson kesto on lyhyt), terveyshyöty Laadukas ja turvallinen toiminta (potilas- ja henkilöstö- ja organisaationäkökulmasta) Hoitotyön kehittäminen ja edistäminen Toiminta, joka houkuttaa kouluttautumaan hoitotyön ammatteihin ja pysymään alalla
Tunnusluvulta edellytetään, että se saa tukea teoreettisesta mallista ja aiemmasta tutkimuksesta (yhtenäiset käsitteet, luokitukset ja määritelmät) se saadaan tietojärjestelmistä
Rakenne prosessi tulos -malli Hoitotyön tuloksen ymmärtäminen ja johtaminen voidaan jäsentää Donabedianin rakenne prosessi tulos mallin avulla. Rakenne muodostaa kokonaisuuden (ei vain osia), jota tarvitaan prosessiin Prosessi on onnistunut täyttäessään halutun tarkoituksen Työn tulos on saavutettu ja haluttu tavoite tai arvo, esim. muutos potilaan terveydessä, terveyshyöty Hyvä rakenne luo pohjan innovatiiviselle prosessille halutun tuloksen saavuttamiseksi
Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta Tarkoituksena Tuottaa valtakunnallisesti yhteneviin tunnuslukuihin perustuvaa tietoa hoitotyön henkilöstövoimavaroja koskevien päätösten ja arviointien perustaksi Tuottaa malleja sekä hyviä käytäntöjä Tavoitteena Lisätä henkilöstövoimavaroja koskevien päätösten läpinäkyvyyttä ja näyttöön perustuvuutta Hoitotyön vaikuttavuuden seuranta toimintayksikkötasolta valtakunnan tasolle Henkilöstövoimavarojen hallintaa koskevissa päätöksissä tiedot sähköisistä tietojärjestelmistä Osallistujat: PSSHP, PSHP, HUS, VSSHP, SatSHP myös perusterveydenhuollon toimijat Riihimäen TKky ja Ylä-Savon SOTE ja yksityissektorilta tekonivelsairaala Coxa Oy
Kansallisesti yhtenäisten tunnuslukujen edistävä määrittäminen terveydenhuolto 1. KIRJALLISUUSKATSAUS 27 JULKAISUA / 170 TUNNUSLUKUA 7 kotimaista julkaisua 20 kansainvälistä julkaisua, joista 18 katsausta 2. ASIANTUNTIJARAATI Ohjausryhmän jäsenet valitsivat viisi (5) tärkeimpinä pitämäänsä hoitotyön henkilöstöhallinnan tunnuslukua ja esittivät korkeintaan viisi (5) tunnuslukua listan ulkopuolelta Ohjausryhmän (n= 9) valinnat ja täydennykset 86 TUNNUSLUKUA 3. KYSELY Sähköinen kysely ohjaus ja projektiryhmän jäsenille (n = 16) tunnuslukujen (86 kpl) herkkyydestä kuvata henkilöstöhallintaa sen eri osa-alueilla. Arviointi asteikolla: 1 = hyvin herkkä, 2 = jonkin verran herkkä 3 = vähän herkkä, 4 = ei lainkaan herkkä
Kansallisesti yhtenäisten tunnuslukujen määrittäminen 1. KIRJALLISUUSKATSAUS: PISTEYTYS 0 = ohjausryhmän esitys katsauslistan ulkopuolelta 1 = heikko (1-4 lähteessä mainittu) 2 = kohtalainen (5-8 lähteessä mainittu ) 3 = vahva (9-13 lähteessä mainittu) 2. ASIANTUNTIJARAATI: PISTEYTYS Ohjausryhmän valinnan mukaan tunnuslukujen pisteytys: 1 = heikko (1-3 valintaa) 2 = kohtalainen (4-6 valintaa) 3 = vahva (7-9 valintaa) 3. KYSELY: PISTEYTYS Uudelleen luokittelu: luokat 1 ja 2 (herkkä) ja 3 ja 4 (ei herkkä) yhdistettiin. Luokkaan herkkä sijoittuneet tunnusluvut pisteytettiin: 0 = ei herkkä (< 50 %) 1 = heikko herkkä (50,1-66,7 %), 2 = kohtalainen herkkä (66,8-83,4 %), 3 = vahva herkkä (83,5 100 %)
Kansallisesti yhtenäisten tunnuslukujen määrittäminen TUNNUSLUKUJEN VALINNAN TULOS Kansalliselle listalle valittiin vähintään 4 pistettä saaneet tunnusluvut. Yhteensä 41 kansallisesti yhtenäistä hoitotyön henkilöstöhallinnan tunnuslukua valikoitui listalle. Listalle lisättiin CLES- mittarin * tuottama tunnusluku (5 osa-aluetta) Tunnuslukujen ryhmittelyissä hoitotyön prosessia kuvaavia tunnuslukuja muodostuu rakenteisen kirjaamisen kautta * Clinical Learning Environment and Supervision evaluation scale
Tunnuslukuja henkilöstömitoitukseen RAKENNETEKIJÄT Hoitotyön intensiteetti Hoitoisuus Elektiiviset/Päivystypotilaat Potilasmäärä, hoitojaksot/käynnit, hoitopäivät Toimintaympäristön intensiteetti DRG-ryhmien lukumäärä Potilasvaihtuvuus Kuormitus Tukipalvelut Lisä- ja ylitunnit Hoitotyön voimavarat Hoitotyön tunnit/hoitopäivää kohti Potilaita hoitajaa kohti Sairaanhoitaja % Osa-aikaiset, määräaikaiset Osaaminen Hoitajavastaanotot P R O S E S S I TULOS Potilas Potilastyytyväisyys Kivunhoito Henkilöstö Henkilöstötyytyväisyys Henkilöstön vaihtuvuus Henkilöstön sairauspoissaolot Työtapaturmat Henkilöstön arvio hoitotyön laadusta Organisaatio Sairaalainfektiot, käsihuuhteen käyttö Läheltä piti ja haittatapahtumat lääkevirheet kaatuminen CLES kliinisen oppimisympäristön ja ohjauksen ladunarvioinnin mittari HH 2010
Tunnuslukujen tuottaminen Viisi erikoissairaanhoidon organisaatiota/sairaanhoitopiiriä 15 erilaista somaattista vuodeosastoa (5*15 = 75 vuodeosaston data) henkilöstö-, potilas- ja tulosdata saatava yksikkötasolta Aikasarja, aikaintervalli 1 kk 2009
Tunnuslukujen tuottama tieto Tulostunnusluvun AIKASARJA paljastaa toiminnan VAIHTELUT Mitä tapahtui rakennetekijöissä, kun päästiin tulokseen tai siitä jäätiin kauas Oppiminen Hoitotyön johtaja on parvekkeella ja näkee mm. tunnuslukujen avulla, mitä torilla tapahtuu
Hoitojakson kesto, hoitotyön tunnit hoitopäivää kohti, sh%, sairauspoissaolot, yksi konservatiivinen osasto, 2009, HH Hoitojakson kesto, hoitotyön tunnit/hoitopäivä, sairauspoissaolot 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 80 70 60 50 40 30 20 10 0 sh% tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu Hoitotyön tunnit hoitopäivää kohti Hoitojakson kesto Sairauspoissaolot % Sairaanhoitaja %
Hoitojakson keston ja hoitotyön henkilöstömitoituksen suhteen Bayesverkko, riippuvuussuhdemallinnus (dependency) (Aikasarja,12 havaintokertaa/2009, 71 osastoa, 5 organisaatiota, HH)
Jäävuori Tapahtuma, potilas ei saa lääkettä/ateriaa oikeaan aikaan: tulostunnusluvissa muutoksia (reaktiivinen) Kuvio, lääkehuolto/ravintohuolto toteutetaan keskitetysti: adaptoituminen heikkoa Systeemin rakenne, luova, reflektiivinen, yleistävä
Kompleksisuus toiminnan suunnittelussa Toimintaympäristön intensiteetti Prosessi Hoitotyön intensiteetti Toivottu lopputulos TAI Potilas/henkilöstövahinko Swiss cheese model, Reason, J. 2000 Hoitotyön voimavarat
Kiitos!