Opas hankkeen toteuttajalle Päivitetty 12.7.2013

SOLID-rahastot Opas hankkeen toteuttajalle Päivitetty 12.7.2013 Euroopan pakolaisrahasto Kotouttamisrahasto Paluurahasto

SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO... 4 1.1. MÄÄRITELMÄT JA VIITTAUKSET... 4 1.2. YHTEISVASTUUN JA MAAHANMUUTTOVIRTOJEN HALLINNAN YLEISOHJELMA... 5 1.3. EUROOPAN PAKOLAISRAHASTO... 5 1.3.1. Pakolaisrahaston kohderyhmä... 6 1.4. KOTOUTTAMISRAHASTO... 6 1.4.1. Kotouttamisrahaston kohderyhmä... 7 1.5. PALUURAHASTO... 7 1.5.1. Paluurahaston kohderyhmä... 8 1.6. RAHASTOJEN HALLINNOINTI JA VASTUUVIRANOMAISEN YHTEYSTIEDOT... 8 2. RAHOITUSPÄÄTÖS JA MUUTOKSET... 9 2.1. RAHOITUSPÄÄTÖS JA SEN LIITTEET... 9 2.2. HANKKEEN TOTEUTUS- JA TUKIKELPOISUUSAIKA...10 2.3. RAHOITUSPÄÄTÖKSEN MUUTOKSET...10 2.3.1. Muutokset hankkeen sisältöön tai budjettiin...10 2.3.2. Muutokset hankkeen kestoon...11 3. TUEN MAKSAMINEN...12 3.1. ENSIMMÄINEN RAHOITUSERÄ...12 3.2. TOINEN JA KOLMAS RAHOITUSERÄ...12 4. HANKKEEN HALLINNOINTI: TEHTÄVÄT JA VASTUUT...13 4.1. HANKETOTEUTTAJAN JA HANKEKUMPPANIEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT...13 4.2. OHJAUSRYHMÄ...13 5. HANKKEEN ASIAKIRJAT JA NIIDEN SÄILYTYS...15 5.1. SÄILYTYSTAPA JA -AIKA...15 5.2. SÄILYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT...16 6. HANKKEEN TALOUSHALLINTO...16 6.1. HANKKEEN KIRJANPITO...16 6.2. KULUJEN KIRJAAMINEN TALOUDENSEURANTALOMAKKEELLE...17 6.3. TULOJEN KIRJAAMINEN...17 7. TUKIKELPOISUUSEHDOT...17 7.1. HENKILÖSTÖKUSTANNUKSET JA NIIDEN DOKUMENTOINTI...18 7.1.1. Osa-aikaiset työntekijät ja työajanseuranta...19 7.2. MATKAKUSTANNUKSET...19 7.3. LAITTEET...20 7.4. KOHDERYHMÄÄ KOSKEVAT KULUT...21 7.4.1. Kotouttamis- ja pakolaisrahasto...21 7.4.2. Paluurahasto...21 7.5. MUUT PROJEKTIKUSTANNUKSET...22 7.6. OSTOPALVELUT...23 7.7. HALLINTOKULUT...24 7.8. ARVONLISÄVERON TUKIKELPOISUUS...24 7.9. EI-TUKIKELPOISET KUSTANNUKSET...25 7.10. HANKINNAT JA KILPAILUTTAMINEN...25 7.10.1. Hankintatavat...25 7.10.2. Hankintojen dokumentoiminen...26 7.11. TEKIJÄNOIKEUSASIAT...27 8. HANKKEEN TULOT...27 8.1. EU-RAHOITUSOSUUS...27 8.2. KANSALLINEN RAHOITUSOSUUS...28 8.3. HANKKEEN TULOT JA VOITONTAVOITTELUN KIELLON PERIAATE...28 2

9. RAPORTOINTI...28 9.1. OHJEITA RAPORTOINTILOMAKKEEN TÄYTTÄMISEEN...29 9.2. RAPORTTIEN LIITTEET...29 9.3. RAPORTTIEN TOIMITTAMINEN...30 9.4. RAPORTTIEN KÄSITTELY...30 9.5. VASTUUVIRANOMAISEN SUORITTAMAT TARKASTUSKÄYNNIT...31 9.6. MAKSATUKSET (2. JA 3. OSARAHOITUSERÄ) JA TAKAISINPERINTÄ...31 10. TIEDOTTAMINEN JA JULKISUUS...32 10.1. EU-TUNNUSTEN KÄYTTÖ JA RAHASTON NÄKYVYYS...33 11. HANKKEIDEN TARKASTUS JA VALVONTA...34 12. HANKKEIDEN ARVIOINTI...35 LIITE I. HANKKEEN OHJEELLINEN AIKATAULU TYÖVAIHEITTAIN...37 LIITE II. HANKINTATAVAT...38 3

1. JOHDANTO Tämä opas on tarkoitettu Euroopan pakolais-, kotouttamis- ja paluurahastoista rahoitetuille EUhankkeille. Oppaan tarkoituksena on tukea hankkeita paitsi käytännön projektityön hallinnoinnissa, myös hankkeen taloudenseurannassa sekä väli- ja loppuraporttien valmistelussa. Oppaaseen on myös koottu tärkeää tietoa esimerkiksi hankkeiden asiakirjahallinnosta ja hanketiedotuksesta. Oppaan sisältö perustuu rahastojen perustamis- ja täytäntöönpanopäätöksiin, rahastojen monivuotisiin ohjelmiin ja niitä toimeenpaneviin vuosiohjelmiin, mutta se pohjautuu myös hankehallinnossa yleisesti hyväksyttyihin periaatteisiin, parhaisiin käytäntöihin sekä hanketarkastuksissa esiin tulleisiin kysymyksiin ja ongelmakohtiin. Opas on luonteeltaan opastava ja neuvova. Se ei ole juridisesti sitova asiakirja eikä se kata kaikkea hankkeen toteuttamiseen ja tukikelpoisuuksiin liittyvää ohjeistusta eikä tapauskohtaisia kysymyksiä. Mikäli tämän oppaan ja rahastoa koskevien säädösten tai hankkeiden rahoituspäätösten välillä on eroavaisuuksia, pätevät säädökset ja rahoituspäätökset. 1.1. Määritelmät ja viittaukset Tässä oppaassa tarkoitetaan Vastuuviranomaisella sisäasiainministeriön kansainvälisten asioiden yksikköä, Todentamisviranomaisella sisäasiainministeriön talousyksikköä, Tarkastusviranomaisella sisäasiainministeriön sisäisen tarkastuksen yksikköä, Hankkeen toteuttajalla tai hanketoteuttajalla hankkeen täytäntöönpanosta vastaavaa oikeudellista yksikköä, Hankekumppanilla niitä toimijoita, jotka yhdessä hanketoteuttajan kanssa toteuttavat hanketoimintoja, joiden kustannuksia sisältyy hankkeen budjettiin, ja joille hanketoteuttaja siirtää osan hankkeelle myönnetystä EU-rahoituksesta. Kolmansilla osapuolilla muita hanketta rahoittavia tahoja kuin hanketoteuttajaa, hankekumppaneita tai EU-rahoitusta myöntävää tahoa. Hankkeen taloudenseurannalla SOLID-rahastojen taloudenseurantalomakkeelle laadittavaa koontia hankkeen toteutuneista kuluista. Kirjanpidolla hanketoteuttajan omaa kirjanpitoa. Perustamispäätöksellä pakolaisrahaston osalta Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöstä 573/2007/EU, paluurahaston osalta Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöstä 575/2007/EY ja kotouttamisrahaston osalta neuvoston päätöstä 2007/435/EY. 4

Täytäntöönpanopäätöksellä pakolaisrahaston täytäntöönpanopäätöstä 2008/22/EY, kotouttamisrahaston täytäntöönpanopäätöstä 2008/457/EY ja paluurahaston täytäntöönpanopäätöstä 2008/458/EY. Tässä oppaassa on huomioitu myös näihin soveltamissääntöihin liittyviin tukikelpoisuussääntöihin hyväksytyt muutokset. Tukikelpoisuussäännöillä rahastojen täytäntöönpanopäätösten liitettä 11. 1.2. Yhteisvastuun ja maahanmuuttovirtojen hallinnan yleisohjelma Yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaan yleisohjelmaan kuuluu neljä rahastoa: Euroopan pakolaisrahasto (ERF), kotouttamisrahasto (IF), paluurahasto (RF) ja ulkorajarahasto (EBF). Rahastoja kutsutaan yhteisellä nimellä SOLID-rahastoiksi. Nimitys tulee yleisohjelman englanninkielisestä nimestä General Programme for Solidarity and Management of Migration Flows. Yleisohjelman avulla pyritään osaltaan vastaamaan EU:n kohtaamiin haasteisiin ulkorajavalvonnan ja maahanmuutto- ja turvapaikkapolitiikan aloilla sekä edistämään yhteisvastuuta jäsenvaltioiden välillä näissä asioissa. Suomessa SOLID-rahastoja hallinnoi sisäasiainministeriö. 1.3. Euroopan pakolaisrahasto Pakolaisrahaston yleisenä tavoitteena on tukea ja edistää EU:n jäsenvaltioiden toimia, jotka koskevat pakolaisten ja siirtymään joutuneiden henkilöiden vastaanottamista ja siitä aiheutuvista seurauksista vastaamista. Toimilla edistetään yhteistä eurooppalaista turvapaikkajärjestelmää koskevan unionin lainsäädännön täytäntöönpanoa. Perustamispäätöksen mukaan pakolaisrahastosta voidaan tukea toimia, jotka kehittävät turvapaikanhakijoiden vastaanotto-olosuhteita ja turvapaikkamenettelyä tukevat ja kehittävät pakolaisten kotouttamista parantavat jäsenvaltioiden valmiuksia kehittää, seurata ja arvioida turvapaikkapolitiikkaansa kehittävät pakolaisten uudelleensijoittamista (kiintiöpakolaisohjelmat) koskevat kansainvälistä suojelua saavien tai sitä hakevien henkilöiden siirtämistä jäsenvaltioiden välillä Pakolaisrahastosta rahoitettavien hankkeiden täytäntöönpanossa on huomioitava erityisesti: tasa-arvonäkökohdat, lasten etu, haavoittuvassa asemassa olevien henkilöiden, kuten alaikäisten, vailla huoltajaa olevien alaikäisten, vammaisten, vanhusten, odottavien äitien, alaikäisten lasten yksinhuoltajien, kidutuksen, raiskauksen tai muiden henkisen, ruumiillisen tai seksuaalisen väkivallan tai hyväksikäytön vakavien muotojen uhrien, ihmiskaupan uhrien, sekä ensiapua tai sairauden kannalta välttämätöntä hoitoa tarvitsevien henkilöiden erityistilanne. 5

1.3.1. Pakolaisrahaston kohderyhmä Pakolaisrahaston kohderyhmä on määritelty rahaston perustamispäätöksen artiklassa 6. Kohderyhmään kuuluvat: kolmansien maiden kansalaiset tai kansalaisuudettomat henkilöt, joille on myönnetty Geneven yleissopimuksessa määritelty pakolaisasema ja tämän aseman perusteella lupa oleskella jossakin jäsenvaltiossa; kolmansien maiden kansalaiset tai kansalaisuudettomat henkilöt, jotka saavat direktiivissä 2004/83/EY tarkoitettua toissijaista suojelua; kolmansien maiden kansalaiset tai kansalaisuudettomat henkilöt, jotka ovat hakeneet jotakin a tai b alakohdassa tarkoitettua suojelun muotoa; kolmansien maiden kansalaiset tai kansalaisuudettomat henkilöt, jotka saavat direktiivissä 2001/55/EY tarkoitettua tilapäistä suojelua; kolmansien maiden kansalaiset tai kansalaisuudettomat henkilöt, joita ollaan uudelleensijoittamassa tai jotka on uudelleensijoitettu jäsenvaltioon Muut maahanmuuttajat eivät voi olla hankkeiden kohderyhmänä. Lisäksi pakolaisrahastosta tuetaan erillisen rahoitusosuuden avulla seuraavin perustein Suomen vuosittaiseen pakolaiskiintiöön valittujen henkilöiden vastaanottamista ja kotouttamista: EU:n alueellisen suojeluohjelman kohdemaasta tai -alueelta tulevat henkilöt; vailla huoltajaa olevat alaikäiset; lapset ja naiset, jotka ovat vaarassa joutua erityisesti henkisen, ruumiillisen tai seksuaalisen väkivallan tai hyväksikäytön uhreiksi; henkilöt, joilla on vakavia terveydenhoitoon liittyviä tarpeita, joihin voidaan vastata ainoastaan uudelleensijoittamisen avulla. hätätapaukset tai henkilöt, jotka tarvitsevat kiireellisesti uudelleensijoituspaikan oikeudellisen ja/tai fyysiseen suojeluun liittyvien tarpeiden vuoksi (tämä kategoria mukana vuodesta 2013 lähtien) 1.4. Kotouttamisrahasto Kotouttamisrahaston yleisenä tavoitteena on tukea jäsenvaltioiden toimia, joilla autetaan taloudelliselta, sosiaaliselta, kulttuuriselta, uskonnolliselta, kielelliseltä ja etniseltä taustaltaan erilaisia kolmansien maiden kansalaisia täyttämään oleskelun edellytykset, ja helpottaa heidän kotoutumistaan eurooppalaiseen yhteiskuntaan. Rahaston tavoitteena on: kehittää perehdyttämisohjelmien ja -toimien organisointia ja toteuttamista lisätä kolmansien maiden kansalaisten osallistumista vahvistaa kulttuurienvälistä vuorovaikutusta edistää kotoutumisen kaksisuuntaista prosessia parantaa kykyä arvioida ja kehittää kotouttamispolitiikkaa. 6

1.4.1. Kotouttamisrahaston kohderyhmä Rahaston kohderyhmään kuuluvat Suomeen tulevat kolmansien maiden kansalaiset, jotka ovat saaneet viranomaisilta luvan oleskella Suomen alueella. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi Suomeen työn perässä tulevia henkilöitä sekä heidän perheenjäseniään. Kolmansien maiden kansalaisilla tarkoitetaan EU- ja ETA-alueiden ulkopuolisista maista Suomeen saapuvia henkilöitä. Kotouttamisrahasto on suunnattu ensisijaisesti vasta maahan tulleiden henkilöiden kotoutumistoimien järjestämiseen. Vasta maahan tulleilla tarkoitetaan sellaisia henkilöitä, jotka ovat olleet Suomessa enintään 3-5 vuotta. Rahastosta ei kuitenkaan voida rahoittaa väliaikaisesti maassa oleskeleville, kuten kausityöntekijöille, lomamatkailijoille tai opiskelijoille suunnattuja hankkeita. Yleissääntönä on, että henkilön tulee pysyä maassa vähintään 12 kk. Lisäksi kohderyhmään kuuluvat kolmansien maiden kansalaiset, jotka oleskelevat jonkin kolmannen maan alueella ja haluavat saada Suomen viranomaisilta luvan päästä Suomen alueelle ja oleskella siellä. Näiden henkilöiden tulee täyttää maahanpääsyn edellytykset. (Huom! Tämä koskee ainoastaan toimilinjan A2 hankkeita.) Kotouttamisrahastosta ei voida rahoittaa hankkeita, jotka kohdistuvat pakolaisiin tai vastaavan statuksen Suomessa saaneisiin, toissijaista tai tilapäistä suojelua saaviin henkilöihin tai turvapaikanhakijoihin. Kohderyhmään ei voi myöskään kuulua Suomen kansalaisuuden saaneita maahanmuuttajia tai muiden EU-maiden kansalaisia. Näihin ryhmiin kuuluvia henkilöitä ei voi olla mukana hankkeiden hyödynsaajissa. Painopisteiden C4 ja C5 alla olevat toiminnot suuntautuvat kulttuurien välisen vuoropuhelun edistämiseen. Tästä syystä näiden painopisteiden alla rahoitetuissa hankkeissa hyödynsaajina voivat kolmansien maiden kansalaisten ohella olla myös viranomaiset, koulutusten järjestäjät, kantasuomalaiset ja muut maahanmuuttajat. Toiminnon itsessään tulee kuitenkin suuntautua niin, että siitä on hyötyä ennen kaikkea kotouttamisrahaston kohderyhmään kuuluville henkilöille. 1.5. Paluurahasto Paluurahastosta tuetaan toimia, joilla kehitetään palauttamismenettelyjen hallinnointia niin vapaaehtoisen paluun kuin palautustenkin osalta. Tavoitteena on mm. yhdenmukaistaa hallinnointia ja edistää jäsenvaltioiden toimesta toteutettavia yhteisiä toimia. Rahastosta tuetaan myös kansallisia toimenpiteitä, joilla pyritään yhteisön tavoitteiden saavuttamiseen yhteisvastuun periaatteen nojalla. Rahastosta myönnetään varoja erityisesti jäsenvaltioissa sovellettavan yhdenmukaisen palauttamisjärjestelmän käyttöönottoon sekä hankkeille, joilla jäsenvaltioiden välistä yhteistyötä tehostetaan yhdenmukaisella palauttamismenettelyjen hallinnointijärjestelmällä. Lisäksi tukea myönnetään hankkeille, joiden tarkoituksena on yhteisten palauttamisnormien tehokkaan ja yhdenmukaisen soveltamisen edistäminen. 7

Yhdenmukaiseen palauttamismenettelyjen hallinnointiin sisältyy erityisesti yhdenmukaisten palauttamissuunnitelmien kehittäminen niin vapaaehtoisen paluun kuin palautustenkin osalta, ja niiden täytäntöönpano jäsenvaltion toimivaltaisten viranomaisten toimesta. 1.5.1. Paluurahaston kohderyhmä Rahaston kohderyhmään kuuluvat ne vapaaehtoisesti palaavat kolmansien maiden kansalaiset, jotka: eivät toistaiseksi ole saaneet turvapaikkapäätöstä tai saavat kansainvälistä suojelua direktiivin 2004/83/EY (pakolaisasema ja toissijainen suojelu) tai tilapäistä suojelua direktiivin 2001/55/EY (siirtymään joutuneiden henkilöiden joukottainen maahantulo) merkityksessä tai eivät täytä/enää täytä Suomeen saapumisen tai Suomessa oleskelun edellytyksiä. Toisin sanoen kohderyhmään kuuluvat myös ne henkilöt, jotka saavat kielteisen turvapaikka- tai oleskelulupapäätöksen, ja jotka palautetaan kolmanteen maahan poliisin toimesta. 1.6. Rahastojen hallinnointi ja vastuuviranomaisen yhteystiedot Suomessa SOLID-rahastoja hallinnoi sisäasiainministeriö. Ministeriön kansainvälisten asioiden yksikkö on kaikkien neljän rahaston vastuuviranomainen. Ministeriön talousyksikkö toimii rahastojen todentamisviranomaisena ja sisäisen tarkastuksen yksikkö tarkastusviranomaisena. Kaikki hanketta koskeva virallinen posti tulee toimittaa sisäasiainministeriön kirjaamoon. Hanketta koskevassa kirjeenvaihdossa tulee käyttää viitteenä hankenumeroa, joka löytyy hankkeen rahoituspäätöksestä. Yhteystiedot: Postiosoite: Käyntiosoite: Sisäasiainministeriö Kirkkokatu 12 Kirjaamo / Kotouttamis- / Pakolais- / Paluurahasto 00170 Helsinki PL 26 00023 Valtioneuvosto Sähköposti: SOLID@intermin.fi Verkko-osoite: www.intermin.fi/rahastot SOLID-rahastojen yhteyshenkilöiden nimet löytyvät päivitettyinä rahastojen www-sivuilta. 8

2. RAHOITUSPÄÄTÖS JA MUUTOKSET Esitykset hankkeiden rahoittamisesta tekee kunkin rahaston johtoryhmä asiantuntija-arvioiden pohjalta. Hankkeiden rahoituspäätökset valmistellaan johtoryhmän esityksen mukaisesti. Tämän jälkeen rahaston vastuuviranomainen tekee virallisen päätöksen rahoitettavista hankkeista. Rahaston vastuuviranomaisena toimivan sisäasiainministeriön kansainvälisten asioiden yksikön ylijohtaja allekirjoittaa hankekohtaiset rahoituspäätökset. Hakijalla on valtionavustuslain (688/2001) mukainen oikeus hakea oikaisua päätökseen 30 päivän kuluessa rahoituspäätöksen tiedoksisaannista. 2.1. Rahoituspäätös ja sen liitteet Rahoituspäätöksestä käyvät ilmi hankkeen toteuttajan velvollisuudet ja vastuut, joten on tärkeää käydä päätös ehtoineen huolellisesti läpi. Hankkeen toteuttaja on vastuussa siitä, että hanke toteutetaan rahoituspäätöksen mukaisesti. Rahoituspäätös sisältää mm. seuraavat tiedot: hankkeen perustiedot (toteuttajan nimi, hankkeen nimi ja hankenumero) hankkeen toteuttama toimilinja ja mahdollinen erityistavoite hankkeen kesto kyseisellä rahoituskaudella mahdolliset hankekumppanit rahoittajatahot myönnetyn EU-rahoituksen määrä ja sen osuus kokonaisrahoituksesta kansallisen rahoituksen määrä ja sen vähimmäisosuus kokonaisrahoituksesta rahoituksen maksamisen ehdot, sisältäen o taloudenseurantaa ja kirjanpitoa koskevat säännöt o asiakirjahallintoa koskevat säännöt maksu- ja raportointijärjestelyt hankkeen valvonta määräykset ostopalveluiden ja muiden hankintojen kilpailuttamisesta määräykset hankkeen tiedotustoimien näkyvyydestä muut mahdolliset erityisehdot muutoksenhakuosoitus seuraavat liitteet, jotka muodostavat olennaisen osan rahoituspäätöstä: o hankkeen budjetti o hankekuvaus o menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt ja EU:n tunnuksen käyttöohjeet Hankkeen kuvaus ja budjetti ovat päätöksen liitteenä, ja muodostavat olennaisen osan päätöstä. Vastuuviranomainen seuraa hankkeen toteutumista näiden päätökseen liitettyjen hankeasiakirjojen mukaisesti. Rahoituspäätökseen on kirjattu kullekin hankkeelle hankenumero, joka on SOLID-rahastojen hallinnointiin liittyvä tunniste. Mikäli hanke saa rahoitusta useammasta vuosiohjelmasta, laaditaan hankkeelle jokaista kautta koskeva uusi päätös, johon kirjataan uusi hankenumero. 9

Hankenumero on esim. muotoa IF3210A1. Hakijan tulee viitata hankenumeroon kaikessa vastuuviranomaisen kanssa käytävässä asioinnissa. 2.2. Hankkeen toteutus- ja tukikelpoisuusaika Hankkeen kesto on määritelty rahoituspäätöksessä, ja hankkeen kaikkien kustannusten tulee aiheutua sinä aikana. Hankkeelle ei voi syntyä kustannuksia ennen hankkeen alkamispäivää eikä sen päättymispäivän jälkeen. Ainoana poikkeuksena ovat hankkeen tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset, jotka saattavat syntyä hankkeen päättymisen jälkeen. SOLID-rahastojen rahoitusta voi hakea kerran vuodessa ja rahoitus myönnetään kerralla enintään 1,5 vuodeksi. Mikäli hakijaorganisaatio suunnittelee useamman vuoden hanketta, on rahoitusta haettava kullekin rahoituskaudelle erikseen. Monivuotista hanketta rahoitetaan enintään kolme vuotta. Ohjelmakauden päättymisestä johtuen kaikkien hankkeiden tulee kuitenkin päättyä viimeistään 30.6.2015. Mikäli rahoitusta on jaossa vähemmän kuin sitä haetaan, kilpailevat kaikki määräaikaan mennessä vastaanotetut hankehakemukset rahoituksesta keskenään. Toisin sanoen rahastoissa ei varata erillistä rahoitusosuutta jatkohankkeita varten. Käynnissä olevien hankkeiden tuloksellisuus kuitenkin huomioidaan uuden hankehakemuksen käsittelyssä. 2.3. Rahoituspäätöksen muutokset Hanke on toteutettava rahoituspäätöksen ehtojen, hyväksytyn hankesuunnitelman ja budjetin mukaisesti. Hankkeen toteuttajan tulee säännöllisin väliajoin verrata hankkeen etenemistä ja kulujen toteumaa rahoituspäätöksen hankekuvaukseen ja budjettiin. Mikäli näyttää siltä, ettei hanke tule toteutumaan rahoituspäätöksen mukaisesti, voi rahoituspäätökseen, sen liitteenä olevaan hankekuvaukseen tai budjettiin hakea muutosta. Muutokset hyväksytään perustelluista syistä. 2.3.1. Muutokset hankkeen sisältöön tai budjettiin Huomattavien muutosten tekeminen hankkeen sisältöön tai budjettiin edellyttää kirjallista muutoshakemusta ja -päätöstä, mutta pienempiin muutoksiin riittää kevyempi menettely. Ennen muutettuihin toimenpiteisiin ryhtymistä tai muutoshakemuksen tekemistä hanketoteuttajan tulee aina olla yhteydessä rahaston vastuuviranomaiseen ja sopia menettelyistä muutoksen toteuttamiseksi. Tavallisimpia rahoituspäätöksen muuttamista vaativia huomattavia muutoksia ovat esimerkiksi: muutokset hankkeen toteuttajan laillisessa asemassa merkittävät muutokset hanketoiminnoissa kuten toimintojen toteuttamatta jättäminen tai korvaaminen kokonaan uusilla toiminnoilla konkreettisten projektitoimintojen määrälliset muutokset hankkeen kohderyhmään liittyvät muutokset hankkeen budjettiin tehtävät yli 10 prosentin siirrot budjetin kululuokkien välillä 10

kokonaan uusien kustannusten lisääminen budjettiin hankehenkilöstön lisääminen tai henkilöstön tehtävien korvaaminen uusilla tehtävillä hankkeen rahoittajan tai hankekumppanin muutos hankkeen omarahoitusosuuden lisääminen tai muut huomattavat muutokset hankkeen rahoitusosuuksiin. Sellaisia muutoksia, jotka oleellisesti muuttavat hankkeen luonnetta ja rahoituspäätöksen ehtoja, ei voida hyväksyä. Päätöksen mukaisen budjetin ylitystä ei oteta huomioon hankkeen EUrahoitusosuuden loppumaksatusta laskettaessa. Myönnetyn EU-rahoituksen euromäärää tai prosenttiosuutta hankkeen kokonaisbudjetista ei voida nostaa. Hankkeen toteuttaja ei voi siirtää kokonaisuudessaan rahoituspäätöksen perusteella syntyneitä oikeuksia tai velvollisuuksia kolmannelle osapuolelle. Muutoksen ollessa vähäinen, siitä ei tarvitse tehdä muutoshakemusta. Vähäisiä muutoksia ovat mm. alle 10 % siirrot budjetin kululuokasta toiseen budjettiin jo sisältyvien kustannusten välillä. Jos hankkeen toteuttaja ei ole varma vaatiiko hankkeeseen suunniteltu muutos muutosta rahoituspäätökseen, asia kannattaa varmistaa rahaston vastuuviranomaiselta. Ostopalveluiden osuuden euromääräinen korotus vaatii kuitenkin aina muutoshakemuksen. Muutoshakemus tulee tehdä aina kirjallisesti sisäasiainministeriöön rahaston vastuuviranomaiselle ja sen liitteenä tulee olla kattavien perustelujen lisäksi kaikki muutokseen liittyvät asiakirjat ja mahdollinen uusi budjettiluonnos. Muutoshakemuksen allekirjoittaa hanketta toteuttavan organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava(t) henkilö(t). Muutoshakemus tulee tehdä aina ennen muutoksen toteuttamista. Muutoshakemus on tehtävä viimeistään kuukautta ennen hankkeen päättymistä. Tätä myöhemmin tehtyjä muutoshakemuksia ei hyväksytä kuin poikkeustapauksissa. Mikäli hankkeeseen on tehty muutoksia, joihin ei ole saatu vastuuviranomaisen myöntämää rahoituspäätöksen muutosta, niihin liittyvät kulut hylätään ja rahastosta maksettavaa tukea vähennetään tai tarvittaessa peritään takaisin. 2.3.2. Muutokset hankkeen kestoon Hankkeelle voidaan poikkeustapauksissa ja perustelluista syistä myöntää jatkoaikaa lyhyeksi ajanjaksoksi sen vuosiohjelman tukikelpoisuusajan puitteissa, mistä rahoitus on myönnetty. Kaikkien hankkeiden tulee päättyä viimeistään vuosiohjelman rahoituskauden päättyessä. Vuosiohjelmien tukikelpoisuusaika on 1.1.20NN-30.6.20NN+2. Siten esimerkiksi vuosiohjelmasta 2013 rahoitetun hankkeen tulee päättyä viimeistään 30.6.2015. Vapaamuotoinen jatkoaikapyyntö perusteluineen tulee lähettää kirjallisena rahaston vastuuviranomaiselle sisäasiainministeriöön. Jatkoaikapyyntö tulee jättää viimeistään kuukautta ennen hankkeen päättymistä. Jatkoajasta annetaan kirjallinen päätös (muutos rahoituspäätökseen). 11

3. TUEN MAKSAMINEN Rahaston tuki hankkeelle maksetaan kahdessa tai kolmessa erässä. Valtionavustuslain (688/2001 12 2 momentti) edellytysten täyttyessä maksatuksista ensimmäinen ja toinen erä maksetaan ennakkomaksuna. Mikäli ehdot ennakkomaksujen maksamiseksi eivät täyty, maksetaan tuki välija/tai loppuraporttien yhteydessä. Loppumaksatus/kolmas erä maksetaan hankkeen päättymisen jälkeen. Tuen maksaminen edellyttää, että tuen saaja on toimittanut vastuuviranomaiselle oikeat ja riittävät tiedot avustuksen käytöstä sekä hankkeen sisällöstä ja sen toteutumisesta. Maksatusta haetaan maksatushakemuslomakkeella, joka löytyy rahaston verkkosivuilta osoitteesta www.intermin.fi/rahastot. Maksatushakemuksen allekirjoittaa hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava(t) henkilö(t). Maksatushakemuksessa ilmoitetaan haettava erä, hankkeen toteuttajaorganisaation pankkitiedot sekä hankkeen vastuuhenkilön ja talousvastaavan yhteystiedot. Lisäksi maksatushakemuksessa sitoudutaan noudattamaan rahaston sääntöjä ja rahoituksen ehtoja. Rahastosta myönnetty tuki maksetaan hankkeen toteuttajaorganisaation maksatushakemuksessa ilmoittamalle tilille. 3.1. Ensimmäinen rahoituserä Rahoituspäätöksen saatuaan hankkeen toteuttaja toimittaa rahaston vastuuviranomaiselle ensimmäisen rahoituserän maksatushakemuksen. Valtionavustuslain (688/2001 12 2 momentti) edellytysten täyttyessä vastuuviranomainen maksaa rahoituspäätöksen mukaisesti enintään 50 % EU-rahoituksen kokonaismäärästä ensimmäisen maksatushakemuksen vastaanoton jälkeen. Vastuuviranomainen tekee rahoituserän maksamisesta maksatuspäätöksen, joka lähetetään hankkeen toteuttajalle. Hankkeen toteuttajan ja mahdollisen hankekumppanin välinen sopimus (ks. kohta 4.1. Hanketoteuttajan ja hankekumppanien tehtävät ja vastuut) tulee toimittaa tiedoksi vastuuviranomaiselle ennen ensimmäisen osarahoituserän maksamista. 3.2. Toinen ja kolmas rahoituserä Toisen ja kolmannen rahoituserän maksamisen edellytyksinä on, että hanketoteuttaja on toimittanut vastuuviranomaiselle hankkeen väli- ja loppuraportin, jotka sisältävät riittävät tiedot hankkeen etenemisestä. Vastuuviranomainen maksaa hankkeelle toisena ennakkomaksuna enintään 30 % myönnetystä EUrahoitusosuudesta väliraportin käsittelyn jälkeen. Väliraportti toimitetaan hankkeen puoliväliä seuraavan 30 päivän aikana, mutta ei kuitenkaan ennen kuin 70 % ensimmäisen osarahoituserän euromäärästä on käytetty. Hanketoteuttaja voi halutessaan jättää toisen ennakkomaksun hakematta, jolloin jäljelle jäävä rahoitusosuus maksetaan loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Mikäli toista ennakkomaksatusta ei haeta, tulee hanketoteuttajan ilmoittaa siitä vastuuviranomaiselle ja pyydettäessä esittää tarvittavat tiedot hankkeen etenemisestä. Loppuerä myönnetystä EU-rahoitusosuudesta maksetaan, kun hankkeen toimittama loppuraportti vaadittuine liitteineen on hyväksytty vastuuviranomaisen toimesta. Kolmannen rahoituserän 12

suuruus määräytyy hankkeen lopullisten hyväksyttyjen tukikelpoisten kokonaiskustannusten perusteella. Rahaston vastuuviranomaisen hankkeille suorittamat maksatukset ovat lopullisia vasta komission tai muiden EU:n toimielinten suorittamien tarkastusten jälkeen. Lisätietoa toisen ja kolmannen EU-rahoituserän maksamisesta on tämän oppaan luvussa 9, joka käsittelee hankeraportointia ja maksatuksia. 4. HANKKEEN HALLINNOINTI: TEHTÄVÄT JA VASTUUT 4.1. Hanketoteuttajan ja hankekumppanien tehtävät ja vastuut Päävastuu hankkeen toteuttamisesta on aina hakijaorganisaatiolla. Rahastosta tuettavaa hanketta on hallinnoitava rahaston perustamispäätöksen ja täytäntöönpanopäätöksen mukaisesti. Hankkeen toteuttajan vastuut on määritelty rahoituspäätöksessä. Hankkeen toteuttaja on vastuussa siitä, että hanke toteutetaan rahoituspäätöksen mukaisesti ja että hankkeen hallinnointi ja taloushallinto on järjestetty asianmukaisesti. Hankkeen toteuttaja on myös vastuussa siitä, että hankekumppanit noudattavat sekä hankkeen sisältö- että taloushallinnoinnissa rahaston sääntöjä. Mikäli hankkeen toteuttamiseen osallistuu hankekumppani, eli taho, jolle syntyy hankkeessa kuluja ja jolle hanketoteuttaja siirtää osan EU-tuesta, tulee osapuolten laatia keskinäinen kirjallinen sopimus. Sopimuksessa määritellään kummankin osapuolen osalta hanketoteutuksen ehdot ja velvollisuudet. Lisäksi hankesopimuksessa on hyvä määritellä seuraavat asiat: hankekumppanin hankkeessa suorittamaksi sovitut toimenpiteet sekä odotettavat tulokset aikataulu, jossa hankekumppanin suorittamat toiminnot hankkeessa toteutetaan hankekumppanin toiminnoista aiheutuvat kulut hankkeessa sekä niiden kirjaaminen hanketoteuttajan tai hankekumppanin kirjanpitoon hankekumppanin maksama osuus hankkeen kustannuksista hanketoteuttajan hankekumppanille siirtämä osuus EU-tuesta kulujen ja rahoituksen jakautuminen hankkeen toteutuessa suunniteltua pienempänä muut tapauskohtaiset seikat, jotka edellyttävät sopimista hankekumppaneiden kesken Hanketoteuttajan ja hankekumppanin välinen sopimus tulee toimittaa tiedoksi rahaston vastuuviranomaiselle kuukauden kuluessa hankkeen alkamispäivästä. Hankkeen ensimmäinen osarahoituserä maksetaan sen jälkeen, kun sopimus on toimitettu vastuuviranomaiselle. 4.2. Ohjausryhmä Ohjausryhmän tarkoituksena on taata hankkeen johtamisen tueksi mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa, että hanke toteutuu rahoituspäätöksen, hankesuunnitelman ja budjetin mukaisesti. Ohjausryhmä ohjaa ja tukee hankkeen toimintaa ja osallistuu sen tulosten arviointiin. Tarvittaessa ohjausryhmä voi esittää esim. hankesuunnitelman muuttamista, hankkeen kutistamista tai jopa hankkeen keskeyttämistä. 13

Hankkeen väli- ja loppuraportit tulee käsitellä ohjausryhmän kokouksessa ennen raporttien toimittamista rahaston vastuuviranomaiselle. Ohjausryhmä ei ole oikeudellisesti vastuussa hankkeesta. Hanketoteuttajan tulee asettaa hankkeelle ohjausryhmä, jonka jäseniksi kutsutaan hankkeen tärkeimpien sidosryhmien edustajat, kuten hankekumppanit ja rahoittajat. Lisäksi ohjausryhmään tulee kutsua lähimmän ELY-keskuksen maahanmuuttoasioiden yhdyshenkilö asiantuntijajäseneksi (pl. paluurahasto). Valtakunnallisissa tai pääkaupunkiseudulla toteutetuissa hankkeissa voidaan kutsua ohjausryhmään ELY-keskuksen sijasta edustaja sisäasiainministeriön maahanmuuttoosastolta. Ohjausryhmän kokouskutsut tulee lähettää etukäteen myös vastuuviranomaiselle, jolloin rahastokoordinaattori voi tarvittaessa osallistua kokoukseen. Vastuuviranomaisen edustaja ei osallistu ohjausryhmässä päätöksentekoon, vaan osallistuu kokouksiin tarvittaessa asiantuntijan tai valvojan roolissa. Kaikista ohjausryhmän kokouksista tulee laatia pöytäkirja, joka on vahvistettu ohjausryhmän puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksin. Myös pöytäkirjat tulee lähettää tiedoksi rahaston vastuuviranomaiselle sähköpostitse mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Yllä mainittujen edellytysten lisäksi vastuuviranomaisella ei ole muita ehdottomia ohjeita ohjausryhmän koon tai kokoonpanon suhteen. Ohjausryhmän ihanteellinen koko on noin 4-8 henkilöä hankkeen koosta ja luonteesta riippuen. On suositeltavaa, että ohjausryhmän puheenjohtaja ei ole tuensaajaorganisaation edustaja eikä esimerkiksi hankkeen projektipäällikkö. Hankeasioita ei katsota käsitellyksi ohjausryhmässä vain yhden jäsenen osallistuessa kokoukseen. Yleinen hyvä käytäntö on, että vähintään puolet jäsenistä on paikalla. Yksittäisten asioiden käsittelyssä riittää kirjallinen menettely esim. sähköpostitse - tällöin sähköpostitse saadut vastaukset tulee koota asian liitteeksi. Ohjausryhmän kokoonpanon muutoksia ei tarvitse erikseen hyväksyttää vastuuviranomaisella, vaan niistä riittää maininta väli- tai loppuraportissa. Jotta ohjausryhmällä on riittävät tiedot hankkeen tukemiseksi, seuraamiseksi ja arvioimiseksi, tulee hanketoteuttajan ensimmäisessä kokouksessa esitellä rahoituspäätöksen mukaiset hankkeen tavoitteet, toiminnot, budjetti ja suunnitelma hankkeen toteuttamiseksi. Ohjausryhmän kokouksissa käsiteltäviä ja pöytäkirjoihin kirjattavia hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita ovat mm.: Rahoituspäätöksen mukaisten tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne Hankkeen toiminnan itsearviointi mukaan lukien mm.: o hankkeen etenemisen kokonaisarviointi o mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen o tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen Hankkeen toteuttajaorganisaatiolle tarvittaessa tehtävät ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi (toteuttaja tekee varsinaisen muutospyynnön rahoittajalle) sekä niiden perustelut Seurantatiedot, osallistujapalautteet jne. Vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen Hankkeen tulosten ja hyvien käytäntöjen levittäminen Tiedottaminen o tiedotussuunnitelma ja sen toteutuminen Väli- ja loppuraportit ja niihin liittyvät kommentit ja palautteet Hankkeen budjetin käyttötilanne, rahoitussuunnitelman toteutuminen ja maksatuksen eteneminen Hanketyöntekijöiden valinnat tai niiden tiedoksi saattaminen 14

Ohjausryhmässä käsiteltävät asiat tulee kirjata pöytäkirjoihin riittävän kattavasti ja selkeästi, sillä ohjausryhmän pöytäkirjat otetaan huomioon hankkeen raportteja käsiteltäessä ja niistä voi olla hyötyä mahdollisten tarkastusten yhteydessä. 5. HANKKEEN ASIAKIRJAT JA NIIDEN SÄILYTYS Hankkeen asiakirjat toimivat todistuksena siitä, että hankkeen hallinnointi ja taloushallinto on hoidettu asianmukaisesti. Vastuuviranomaisen lisäksi sekä sisäasiainministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö rahaston tarkastusviranomaisena ja talousyksikkö rahaston todentamisviranomaisena että Euroopan komission tarkastajat tai heidän valtuuttamansa tahot suorittavat tarkastuksia hankkeisiin. Tarkastusten aikana asiakirjoja vaaditaan nähtäväksi. Hankkeelta vaadittavat asiakirjat eivät kuitenkaan palvele ainoastaan hallinnon tarkastuksia vaan asianmukaisesti säilytettynä ne toimivat hankkeen toteuttajan turvana mahdollisia epäsäännönmukaisuuksia eli varojen väärinkäytöstilanteita selvitettäessä. Myös toimijoiden oikeusturva edellyttää hankeasiakirjojen säilyttämistä 5.1. Säilytystapa ja -aika Kaikki hankkeen asiakirjat tulee säilyttää yhdessä paikassa. Hankkeelle tulee perustaa hankemappi, joissa kaikki hanketta koskevat asiakirjat ja muu materiaali säilytetään. Hankkeessa tuotettujen asiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta, joka lasketaan lähtien vastuuviranomaisen suorittamasta loppuerän maksusta tai takaisinperinnästä. Säilytettävien asiakirjojen tulee pääsääntöisesti olla alkuperäisiä. Osa hankkeen alkuperäisistä asiakirjoista voidaan säilyttää jossain yleisesti hyväksytyssä elektronisessa järjestelmässä (esim. laskutositteet), mutta niistä tulee kuitenkin tulostaa kopiot hankemappiin. Hankkeen toteuttajalta tulee löytyä myös kaikki hanketta koskevat hankekumppaneiden asiakirjat. Hankekumppanien kanssa tulee sopia asiakirjojen toimittamisesta hankkeen toteuttajalle säännöllisin väliajoin hankkeen toimeenpanon aikana. Siinä tapauksessa että hankkeen toteuttajan hallussa ovat ainoastaan kopiot hankekumppanin asiakirjoista, tulee hankkeen toteuttajan olla tietoinen mistä alkuperäiset asiakirjat ovat löydettävissä. Mikäli hankkeen toteuttaja ei pysty esittämään tarvittavia asiakirjoja, rahaston vastuuviranomainen voi tarvittaessa ryhtyä myönnetyn rahoituksen osittaiseen tai täysimääräiseen takaisinperintään. Loppuraportin yhteydessä toimitettavassa hankkeen lopettamisilmoituksessa hankkeen toteuttajan tulee ilmoittaa, missä ja miten asiakirjoja säilytetään. Hanketoteuttajan velvollisuutena on pitää hankemappi aina ajan tasalla. Hanketoteuttajan tulee tarkistaa hankemapin rakenne ennen tarkastuskäyntejä ja varmistaa, että se sisältää kaikki hanketta koskevat asiakirjat. Hankemapin tulee olla sellainen kokonaisuus, että siitä voidaan tarkastaa koko hanke yhdellä kertaa vielä vuosien kuluttua hankkeen päättymisen jälkeen. 15

5.2. Säilytettävät asiakirjat Hankemapin tulee sisältää ainakin seuraavat asiakirjat: Hankehakemus liitteineen Rahoituspäätös liitteineen Rahoituspäätösten muutoshakemukset ja -päätökset Maksatushakemukset ja -päätökset Ohjausryhmän kokouskutsut ja -pöytäkirjat Sopimukset hankekumppanuudesta ja muut yhteistyösopimukset Henkilöstöön liittyvät päätökset (esim. työsopimukset, päätökset työntekijän siirtämisestä työskentelemään hankkeessa) Työajanseurantalomakkeet Taloudenseurantalomakkeet Tuloslaskelma Kirjanpidon pääkirjaote Tilintarkastuskertomus hankkeelle suoritetusta tilintarkastuksesta Laskut ja tositteet, matkaliput ja muut maksutositteet ALV-ohjaus Kilpailutus- ja hankinta-asiakirjat Hankkeen kannalta oleellinen kirjeenvaihto (myös sähköpostit) Väli- ja loppuraportit ja niiden liitteet sekä mahdolliset täydennyspyynnöt ja niiden vastineet Hankkeen tiedotussuunnitelma Julkaisut, raportit tms. hankkeen tuotokset 6. HANKKEEN TALOUSHALLINTO Hankkeiden taloushallinnossa noudatetaan paitsi kansallista lainsäädäntöä, myös Euroopan komission säädöksiä. 6.1. Hankkeen kirjanpito Hankkeen tuloista ja menoista on pidettävä kirjanpitoa. Hankkeen kirjanpito voidaan keskittää kokonaan hanketoteuttajan kirjanpitoon, tai kuluja voidaan kirjata myös hankekumppanin kirjanpitoon. Jälkimmäisessä tapauksessa tulee asiakirjojen säilytys järjestää niin, että hanketoteuttajalla on asiakirja-aineistosta vähintään oikeaksi todistetut kopiot myös hankekumppanin osalta. Molemmissa tapauksissa kirjanpitoon tulee perustaa hankkeelle oma projektikoodi, kustannuspaikka tai muu tunniste, jolla kaikki hankkeesta aiheutuvat tulot ja menot voidaan yksiselitteisesti erottaa organisaation muusta kirjanpidosta. Menot tulee kirjata kirjanpitoon niin, että selitteistä käy ilmi mistä kulusta on kysymys ja mihin hanketoimintoon kulu liittyy. Kirjanpidon seurantaan ei riitä erillinen excel-taulukko eikä pelkkä tuloslaskelma. Tarkoituksena on, että kirjanpidon pääkirjaotteesta todennetaan mistä kuluista tuloslaskelman kulut koostuvat. 16

Hankeraportoinnin liitteenä toimitettavan pääkirjan otteen todistaa oikeaksi allekirjoituksin hankkeen toteuttajaorganisaation talousasioista vastaavaksi määritetty henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä tai taloussihteeri. Hankkeen kirjanpidon otteen ja taloudenseurantaan merkittyjen hankkeen toteutuneiden kulujen tulee olla yhteneväiset. 6.2. Kulujen kirjaaminen taloudenseurantalomakkeelle Kirjanpidon lisäksi hankkeen kulut kootaan vastuuviranomaisen toimittamalle taloudenseurantalomakkeelle, joka on esitäytetty rahoituspäätöksen liitteenä olevilla budjettitiedoilla. Toteutuneet kustannukset eritellään taloudenseurantalomakkeelle niin, että yhteys alkuperäiseen budjettiin sekä hyväksyttyihin hanketoimintoihin on helposti todennettavissa. On suositeltavaa, että taloudenseurantalomaketta täyttäessä lomakkeen toteumasaraketta verrataan vasemman puolen budjettisarakkeeseen. Taloudenseurantalomakkeen toteumasarakkeeseen merkittyjen kulujen tulee olla budjettisarakkeen kulukohtien mukaisia. Mikäli kulu on kirjattu hankekumppanin kirjanpitoon, tulee siitä olla selkeä merkintä tai maininta kyseisen kulun kohdalla taloudenseurantalomakkeessa. Taloudenseurantalomakkeella raportoidaan kaikki hyväksytyn hankebudjetin mukaiset kulut riippumatta siitä, mistä lähteistä kulu on rahoitettu. Kuluja ei siis jaotella taloudenseurantalomakkeessa rahoittajan mukaan. 6.3. Tulojen kirjaaminen Hankkeen kaikkien tulonlähteiden osuudet on kirjattava tuensaajan tilikirjanpitoon, ja ne on voitava eritellä ja tarkastaa. Hankkeen tuloiksi katsotaan kaikki rahoitusosuudet, jotka on myönnetty sille rahastosta taikka julkisista tai yksityisistä lähteistä, mukaan luettuna lopullisen tuensaajan oma rahoitusosuus, sekä hankkeen mahdollinen tuotto. Tuotolla tarkoitetaan hankkeelle muodostuneita tuloja myynnistä, vuokrauksesta, palveluista, maksuista tai muista vastaavista lähteistä. 7. TUKIKELPOISUUSEHDOT Tukikelpoisuuden lähtökohtana on, että raportoitavien menojen on oltava hankkeen rahoituspäätöksessä hyväksytyn budjetin mukaisia ja vastattava hankkeen toteuttajan tai hankekumppaneiden tosiasiassa suorittamia maksuja, jotka on kirjattu hanketoteuttajan tai hankekumppanin kirjanpitoon. Niiden on oltava (käteis)maksutapahtumia, kuitenkin lukuun ottamatta poistoja. Pääsääntöisesti menot on todennettava alkuperäisillä laskuilla, maksutositteilla ja -asiakirjoilla. Jos tämä ei ole mahdollista, menojen tueksi on esitettävä vastaavalla tavalla todistusvoimaiset kirjanpitoasiakirjat tai tositteet. Erityisesti on huolehdittava siitä, että menot on: 17

kirjattu hankkeen kirjanpitoon hankkeen projektikoodilla tai erillisellä kustannuspaikalla, määritetty Suomessa sovellettavien kirjanpitosäännösten ja tuensaajan tavanomaisten kustannuslaskentakäytäntöjen mukaisesti ja ilmoitettu sovellettavan vero- ja sosiaalilainsäädännön vaatimusten mukaisesti Lisäksi tukikelpoisten menojen on täytettävä seuraavat ehdot: Niiden on liityttävä suoraan rahoituspäätöksessä lueteltuihin tukikelpoisiin toimiin Niiden on oltava tarpeellisia kunkin rahaston vuosiohjelmassa sekä rahoituspäätöksen liitteenä olevassa hankekuvauksessa kuvailtujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja toimintojen toteuttamiseksi Ne eivät liity organisaation perustoimintoihin tai muihin hankkeen ulkopuolisiin toimintoihin, kuten organisaation kehittämis- tai virkistystoimintaan tms. Niiden on oltava kohtuullisia ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisia erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden osalta Niiden on täytynyt aiheutua lopulliselle tuensaajalle ja/tai hankekumppaneille Niiden on liityttävä rahaston kohderyhmään Niiden on täytynyt aiheutua rahoituspäätöksen erityismääräysten mukaisesti Tukikelpoisten menojen on täytynyt aiheutua rahoituspäätökseen kirjatun hankkeen keston aikana. Poikkeuksena sääntöön ennen tukikelpoisuusaikaa hankittujen hankkeen käytössä olevien laitteiden poistot ovat tukikelpoisia hankkeen tukikelpoisuusajan osalta. Hankkeen päättymisen jälkeen suoritetun tilintarkastuksen aiheuttamat kulut ovat tukikelpoisia, mutta kustannusten tulee olla todennettavissa hankkeen loppuraportin yhteydessä toimitettavissa kirjanpidon otteissa Niitä ei ole rahoitettu/haettu rahoitettavaksi hankkeen budjetin ulkopuolisista lähteistä, esimerkiksi muista Euroopan unionin rahoituslähteistä Seuraavassa on eritelty tukikelpoiset kustannuslajit sekä niihin liittyvät ohjeet. 7.1. Henkilöstökustannukset ja niiden dokumentointi Henkilöstökustannuksiin voidaan sisällyttää ainoastaan sellaisten henkilöiden palkkakustannuksia, jotka työskentelevät suoraan kyseisessä hankkeessa, ja joiden tehtävät ovat oleellisia ja keskeisiä hankkeen toteutuksen kannalta. Hankeorganisaation ulkopuolelta palkattujen kouluttajien ja muiden ulkopuolisten työntekijöiden palkkiot merkitään ostopalveluihin ja niissä on noudatettava ostopalveluihin liittyviä sääntöjä ja ohjeita (ks. kohta 7.7. Ostopalvelut). Hyväksyttäviä henkilöstökustannuksia ovat hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön todelliset palkkakustannukset, niistä aiheutuvat sosiaaliturvamaksut ja muut palkkoihin liittyvät lakisääteiset kustannukset. Lomarahat ovat tukikelpoisia vain hankkeessa työskentelyajan osalta. Jos lomarahat maksetaan kerran vuodessa, ovat ne tukikelpoisia ainoastaan kyseisellä lomakaudella hankkeessa työskenneltyjen kuukausien osalta. Hankkeen päättymisen jälkeen maksettavat hankkeen aikana ansaitut lomarahat voidaan kirjata hankkeelle lomapalkkavarauksena. 18

Hankkeen hyväksyttävät henkilöstökustannukset on merkitty rahoituspäätöksen liitteenä olevaan hankkeen budjettiin. Kaikilla hankkeen työntekijöillä tulee olla työsopimus ja/tai päätös henkilön siirtämisestä työskentelemään hankkeessa. Henkilöstön palkkauksessa tulee noudattaa voimassaolevia työehtosopimuksia ja lainsäädäntöä. Palkkauskustannusten tulee olla alan taulukkopalkkojen ja muiden yleisten sekä tuensaajan omien palkkauskäytäntöjen mukaisia (esim. kunnalla ja valtiolla niiden hyväksymiä sopimuspalkkoja). Verot ja lakisääteiset maksut (erityisesti välittömät verot ja palkkojen sosiaaliturvamaksut) ovat tukikelpoisia menoja vain, jos hankkeen toteuttaja on ne todella maksanut. Mahdolliset bonukset, kannustimet, voitonjako-ohjelmat tai muut työsuhde-edut kuten lounas- tai liikuntasetelit eivät ole tukikelpoisia. Julkisten tahojen henkilöstön palkkakustannukset ovat tukikelpoisia siltä osin, kuin ne ovat aiheutuneet hanketoiminnoista. Näiden hanketoimintojen tulee olla sellaisia, joita kyseinen julkinen taho ei toteuttaisi, ellei asianomaista hanketta olisi otettu toteutettavaksi. Henkilöstö tulee siirtää tai nimetä toteuttamaan hanketta organisaation kirjallisella päätöksellä. Taloudenseurantalomakkeella eriteltyjen palkkakulujen tulee vastata loppuraporttilomakkeen kohdan 2 listausta hankkeen henkilöstöstä. Palkkakulut eritellään taloudenseurantalomakkeelle henkilöittäin ja kuukausittain. Lomakkeelle eritellään kuukausittain joka neljännelle riville henkilön palkka ja aika jona kulut ovat syntyneet, palkan sivukulut, mahdolliset lomarahat, sekä mahdolliset muut kulut. 7.1.1. Osa-aikaiset työntekijät ja työajanseuranta Kaikkien hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien tulee pitää kirjaa hankkeessa toteutuneista työtunneista. Osa-aikaisten työntekijöiden palkkoja ei hyväksytä prosenttiosuuksiin perustuen, vaan palkat tulee raportoida, ja ne maksetaan hankkeelle todellisuudessa tehtyjen työtuntien perusteella. Työajanseurantalomakkeelle tulee merkitä päivittäin tehdyt työtunnit sekä työtehtävät. Työajanseurantalomakkeen tulee olla sekä työntekijän että hänen esimiehensä allekirjoittama. Työajanseurannan tulee täsmätä taloudenseurantalomakkeeseen kirjattuihin palkkoihin. Mikäli työajanseuranta puuttuu, osa-aikaisten työntekijöiden palkkakulut eivät ole tukikelpoisia. 7.2. Matkakustannukset Hankkeen toteuttamiseen liittyvät matkakustannukset ovat tukikelpoisia halvimman matkustustavan mukaisina ja toteutuneiden kustannusten perusteella. Korvauksen perustana on yleensä halvin julkinen kulkuväline. Kustannusten on oltava valtion matkustussäännön mukaisia, ja mahdollisten korvausten verohallinnon ohjeiden mukaisia. Lentomatkat ovat tukikelpoisia ainoastaan silloin, kun edestakaisen matkan pituus on yli 800 km, tai jos matkakohteen sijainti edellyttää lentämistä. Lentäminen katsotaan sallituksi myös, jos se on kustannuksiltaan halvin matkustusvaihtoehto. Tässä tapauksessa hanketoteuttajan tulee kuitenkin kyetä osoittamaan, että lentäminen oli edullisin vaihtoehto kyseisenä ajankohtana ja kyseisellä matkustusreitillä. Lentoliput ja tarkistuskortit (boarding pass) on ehdottomasti säilytettävä. 19

Korvaus oman auton käytöstä lasketaan yleensä julkisten liikennevälineiden käytöstä aiheutuvien kustannusten perusteella. Oman auton käyttö tai taksin käyttö tulee perustella aina erikseen matkalaskussa tai sen liitteenä olevassa selvityksessä. Ilman riittäviä perusteluja ne eivät ole tukikelpoisia. Hankkeen taloudenseurantalomakkeessa tulee selvittää matkan tarkoitus eli mihin hankekuvauksessa hyväksyttyyn hanketoimintoon matka liittyy, mistä minne matkustettiin, matkan ajankohta, matkustajat ja matkustustapa. 7.3. Laitteet Hanketoimintojen toteuttamisessa tarpeelliset laitehankinnat ovat tukikelpoisia, mikäli laitehankinnat on ennakoitu hankkeen budjetissa ja ne on hankittu hankesuunnitelman mukaisesti sellaisena ajankohtana, että niitä voidaan hankkeessa todellisuudessa hyödyntää. Esimerkiksi hankkeen kolmen viimeisen kuukauden aikana hankitut laitteet eivät ole tukikelpoisia. Tällöin laitehankintaan liittyvät kulut voidaan hylätä, vaikka laite olisi sisällytetty hankkeen budjettiin. Laitehankintoja koskevat samat säännöt kuin muitakin hankkeen hankintoja (ks. kohta 7.10. Hankinnat ja kilpailuttaminen). Hanketoimintoihin liittyvien laitehankintojen on pääsääntöisesti perustuttava edullisimpaan vaihtoehtoon ja hankintakustannusten on vastattava tavanomaisia markkinoilla vallitsevia kustannuksia. Laitteet tulee ensisijaisesti joko hankkia leasing-sopimuksella tai vuokrata. Mikäli erityisen painavista syistä on edullisinta ostaa laitteet, niin ne ovat tukikelpoisia joko koko hankintahinnaltaan tai poistojen osuudelta. Tämä on tullut kuitenkin ennakoida jo hankkeen hyväksytyssä budjetissa. Hankkeessa hankittuihin laitteisiin tulee kiinnittää näkyville EUtunnukset. Rahastojen tukikelpoisuussääntöjen mukaisesti yli 20 000 euron laitehankinnoista voidaan hyväksyä vain poiston osuus. Poistoissa noudatetaan kansallisesti voimassa olevia säännöksiä. Poistojen täytyy kohdistua yksittäisiin laitteisiin. Hanketoteuttajan on tarvittaessa laadittava poistosuunnitelma hankkeen osalta. Poistoerät ovat hyväksyttäviä kustannuksia ainoastaan hankkeen keston ajalta. Jos laitteet on ostettu ennen hankkeen aloittamista, tukikelpoista on ainoastaan se osuus laitteiden poistoista, joka vastaa laitteiden käyttöaikaa ja niiden tosiasiallista käyttöastetta hankkeessa. Nämä kulut eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia, jos laitteet on alun perin ostettu EU-rahoituksella. Mikäli hanketoteuttajan hallinnonalalla tai organisaatiolla on tästä tiukempi ohjeistus, tulee sitä noudattaa. Hankittavat laitteet tai kalusto tulee kirjata käyttöomaisuuteen ja poistosuunnitelmaan. 20

7.4. Kohderyhmää koskevat kulut 7.4.1. Kotouttamis- ja pakolaisrahasto Kohderyhmiin liittyviä kuluja voivat olla esim. kannustimena toimivat, kohderyhmälle maksettavat kohtuulliset korvaukset kurssille, koulutukseen tai muuhun hanketoimintoon osallistumisesta esim. matka-, ruokailu-, osallistumismaksujen tai lastenhoitokulujen kattamiseksi. Kohderyhmiin liittyvät kulut tulee budjetoida etukäteen ja niiden on liityttävä selkeästi jo hankesuunnitelmassa olevaan tiettyyn hanketoimintoon ja rahaston kohderyhmän tukemiseen. Kulut ovat tukikelpoisia vain sillä edellytyksellä, että hankkeen toteuttajalla on hallussaan yksityiskohtaiset ja yksiselitteiset tiedot ja asiakirjat tukea saaneiden henkilöiden kuulumisesta rahaston kohderyhmään (ks. kohdat 1.3.1. ja 1.4.1.). Lisäksi hankkeen toteuttajalla tulee olla hallussaan tositteet (kuten laskut ja kuitit), jotka osoittavat, että kyseiset henkilöt ovat vastaanottaneen tämän tuen. Jos hankkeen puitteissa on myönnetty täydentävänä tukena rahallisia kannustimia rahaston kohderyhmään kuuluville henkilöille osallistumisesta tiettyyn hanketoimintoon (esimerkiksi kurssi), tulee hankkeen toteuttajan jakaa tuki osallistujien kesken tapahtumaa varten. Hankkeen toteuttajan on laadittava luettelo tukea saaneista henkilöistä, käytetystä ajasta ja maksupäivistä, ja toteuttajan on huolehdittava asianmukaisesta seurannasta päällekkäisen rahoituksen ja varojen väärinkäytön välttämiseksi. Tuen kokonaismäärä ei saa ylittää 25 000 euroa hanketta kohden. 7.4.2. Paluurahasto Kohderyhmää koskevina kuluina voidaan korvata joko kokonaan tai osittain paluurahaston perustamispäätöksen (575/2007/EY) 5 artiklassa lueteltujen toimenpiteiden mukaisesti: a) tuensaajalle aiheutuneet kohderyhmiin liittyvät kulut, esimerkiksi tulkkikulut; tai b) palaajille aiheutuneet kustannukset, jotka lopullinen tuensaaja korvaa, esimerkiksi välttämättömien matkustusasiakirjojen hankkiminen, lääkärintarkastukset, palaajan matka-, ja ateriakustannukset, majoituskulut kohdemaassa paluun jälkeisinä päivinä, palaajan henkilökohtaisen omaisuuden kuljetuskustannukset; tai c) kiinteät kulut, joita ei tarvitse maksaa takaisin, esimerkiksi rahakannustimet ja muut lyhyen aikavälin toimenpiteet, joilla aloitetaan palaajan uudelleenkotoutumisprosessi, tai esimerkiksi taloudellisen toiminnan käynnistämiseen myönnettävä tuki (ks. perustamispäätöksen artiklan 5 kohdat 8 ja 9). Nämä kulut ovat tukikelpoisia, jos ne täyttävät seuraavat edellytykset: a) Lopullisen tuensaajan on säilytettävä tarvittavat tiedot ja tositteet siitä, että tätä tukea saavat henkilöt kuuluvat paluurahaston kohderyhmään ja että he ovat oikeutettuja kyseiseen tukeen perustamispäätöksen 5 artiklan ehtojen mukaisesti. b) Lopullisen tuensaajan on säilytettävä tätä tukea saavia palaajia koskevat tiedot niin, että on mahdollista yksilöidä tukea saaneet henkilöt sekä ajankohta, jolloin he ovat palanneet kotimaahansa. 21