Liikennevalistusta matkaan lähtijöille Sontikka IV 22.9.2016 Hanna Lohijoki Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Kaakkois- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy Socom Rahoittaja:
Sisältö Kansa- koulu- hanke Kirjaamisosaamisen kehittäminen Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Hanna Lohijoki 22.9.2016 2
Kansa- koulu- hanke Kansa- koulu- hanke on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke Hanke toteutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa hyödyntäen ajalla 1.8.15-30.6.18 Hanketta hallinnoi Kaakkois- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy Socom Jokaisessa sosiaalialan osaamiskeskuksessa toimii hankkeen aluekoordinaattori Hankkeen rahoittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa- koulu- hanke koostuu kahdesta kehittämiskokonaisuudesta Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hanna Lohijoki 22.9.2016 3
Kansa- koulu osana sosiaalialan tiedonhallinnan kehittämistä Sosiaalialan työn edellytyksenä on hyödynnettävä asiakastieto siellä, missä asiakasta palvellaan Sosiaalialan tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö tähtää sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin Kanta- palvelut myös sosiaalihuoltoon => asiakastiedot ammattihenkilöiden käyttöön Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita => asiakastiedot myös asiakkaan käyttöön Kansa- koulu- hanke tukee sosiaalihuollon Kanta- palveluihin valmistautumista Kirjaamisvalmennuksella yhdenmukaistetaan sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä ja parannetaan asiakastiedon hyödynnettävyyttä Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotolla ja kansallisten luokitusten sekä asiakasasiakirjarakenteiden käytöllä vahvistetaan rakenteisuutta asiakastietojärjestelmissä Hanna Lohijoki 22.9.2016 4
Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon tavoitteet TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus otetaan käyttöön julkisen sosiaalihuollon palvelunjärjestäjänä toimivissa organisaatioissa TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset yhtenäistetään kansallisten prosessikuvausten mukaisesti TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjojen (erikseen sovittu rajattu joukko) sisällöt otetaan käyttöön asiakastietojärjestelmissä Hanna Lohijoki 22.9.2016 5
Kirjaamisosaamisen kehittämisen tavoitteet TP 4 Kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottaminen Sosiaalihuollon henkilöstölle tuotetaan valmennus- ja perehdytysmateriaalia asiakasasiakirjalain vaatimuksista ja määrämuotoisesta kirjaamisesta TP 5 Kirjaamisvalmentajien valmennus Sosiaalipalveluja tuottaviin organisaatioihin valmennetaan määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan TP 6 Kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus Sosiaalihuollon henkilöstölle järjestetään kirjaamisvalmennusta hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa ja henkilöstön kirjaamisosaamista vahvistetaan Hanna Lohijoki 22.9.2016 6
Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hanna Lohijoki 22.9.2016 7
Kirjaamisvalmennuksella varmuutta liikenteeseen Kirjaamisvalmennuksen kohderyhmä on sosiaalialan henkilöstö yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa Kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan kahdessa vaiheessa 1. vaihe: sosiaalitoimistot, kasvatus- ja perheneuvolat, perheoikeudelliset yksiköt, sosiaalipäivystys, työllistymispalvelut, kunnalliset ja alueelliset lastensuojeluyksiköt, perhetyö ja lapsiperheiden kotipalvelu 2. vaihe: hoivapainotteiset toimintayksiköt: asumispalvelut, kotihoito, päivätoiminta, erityishuoltopiirit sekä päihdehuollon yksiköt Lisäksi toteutetaan Ruotsinkielinen valmentajavalmennus Yksityisille palveluntuottajille kohdennettu valmentajavalmennus Kirjaamisvalmennus jalkautuu organisaatioihin kirjaamisvalmentajien välityksellä Hanna Lohijoki 22.9.2016 8
Liikennevalistuksen mahdollistaa kirjaamisvalmennusmateriaali Kirjaamisvalmennusta varten Kansa- koulu- hankkeessa on tuotettu laaja koulutusmateriaali Materiaali koostuu diaesityksistä, videoluennoista ja oheislukemistosta Materiaali on kirjaamisvalmentajien käytössä valmennusten toteuttamisessa Kirjaamisvalmennusmateriaali on saatavilla Moodlen kautta Hanna Lohijoki 22.9.2016 9
Kirjaamisvalmennus- materiaalissa käsitellään kattavasti asiakastyön dokumentoinnin eri näkökulmia! Videoluennoissa esiintyvät tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio, VTT Aino Kääriäinen, erityisasiantuntija Ulla Tiililä sekä kehittämispäälliköt Maarit Rötsä ja Erja Ailio. Hanna Lohijoki 22.9.2016 10
Liikennevalistusta levittämässä Hanna Lohijoki 22.9.2016 11
Kirjaamisvalmentajien valmennus, 1. vaihe Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 1. vaihe on käynnistynyt syyskuussa 2016 Huhtikuuhun 2017 mennessä valmentajavalmennus toteutetaan yhteensä 24 paikkakunnalla Valmentajavalmennuksen pituus on 4 työpäivää Lisäksi ennakko- ja välitehtävät 2 työpäivää Koulutuskokonaisuutta ja kirjaamisvalmennusmateriaalia pilotoitiin Espoossa keväällä 2016 Espooseen on syyskuussa 2016 valmistunut 20 ensimmäistä kirjaamisvalmentajaa Hanna Lohijoki 22.9.2016 12
Hanna Lohijoki 22.9.2016 13 Rovaniemi Oulu Kokkola Vaasa Seinäjoki Jyväskylä Pori Tampere Hämeenlinna Turku Kajaani Iisalmi Kuopio Joensuu Mikkeli Lappeenranta Kouvola Lahti Porvoo Järvenpää Helsinki Espoo Vantaa Lohja 26 37 17 8 30 38 24 36 44 51 9 11 21 19 7 17 20 24 10 36 90 20 30 15 640 tulevaa kirjaamisvalmentajaa
Kirjaamisvalmentajien valmennuksen kokonaisuus 1. päivä: Kirjaamisvalmentajien valmennuksen ja Kansa- koulu- hankkeen esittely Sosiaalihuollon kirjaamisen perusperiaatteet Kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys Määrämuotoinen kirjaaminen Sosiaalipalvelujen luokitus ja sosiaalihuollon asiakastietomalli 2. päivä: Asiakasasiakirjalaki: asiakastietojen kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä ja kirjattavat asiakastiedot Sosiaalihuollon asiakastietomallin ja luokitusten käyttö Tietosuoja Tietoturva Osallistava kirjaaminen 3. päivä: Kirjaamisen käytännöt Kirjaamisen erityispiirteet sosiaalihuollon palvelutehtävissä Kieli sosiaalihuollon kirjauksissa Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto Kansa- hanke ja sosiaalihuollon Kanta- palvelut Hanna Lohijoki 22.9.2016 Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri 4. päivä: Koulutuskokonaisuuden yhteenveto Kirjaamisvalmennusten järjestäminen Kirjaamisosaamisen jalkauttaminen ja motivointi Palautekeskustelu 14 Hanna Lohijoki 22.9.2016 14
Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe toteutetaan vuonna 2017 Tavoitteena aikaistaa valmentajavalmennuksen aloitus huhtikuuhun 2017 Ilmoittautuminen käynnistyy alkuvuodesta 2017 Sisällöllisesti toisessa vaiheessa painotetaan sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla tapahtuvan kirjaamisen erityiskysymyksiä Koulutuksen laajuus tulee olemaan sama kuin 1. vaiheessa Hanna Lohijoki 22.9.2016 15
Liikennevalistusta myös ruotsiksi Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan syksyllä 2017 Alustavan suunnitelman mukaan valmentajavalmennus toteutetaan kahdella paikkakunnalla Vaihtoehtoina Helsinki, Turku ja Vaasa Ruotsinkielisten valmentajien tarpeesta on tehty kysely kesällä 2016 ja kartoitusta jatketaan loppusyksystä Haasteena on ruotsinkielisen lähdemateriaalin vähyys ja sen aiheuttama tarve laajalle käännöstyölle Hanna Lohijoki 22.9.2016 16
Kirjaamisvalmentajien valmennus yksityisille palveluntuottajille Yksityisillä lastensuojeluyksiköillä on mahdollisuus ilmoittaa kirjaamisvalmentajia valmentajavalmennuksen 1. vaiheeseen Laajempi yksityisille palveluntuottajille tarkoitettu kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan 2. vaiheen yhteydessä Hanna Lohijoki 22.9.2016 17
Liikennevalistus jalkautuu Kirjaamisvalmentajien toteuttamat alueelliset kirjaamiskoulutukset käynnistyvät valmentajavalmennuksen jälkeen Kirjaamisvalmentajat järjestävät kirjaamiskoulutukset omissa organisaatioissaan Organisaatiot päättävät, miten laajat kirjaamiskoulutukset henkilöstölleen järjestävät Valmentajien käyttöön suunnitellaan kaksi vaihtoehtoista valmennuskokonaisuutta Kaksi puolikasta päivää tai kaksi kokonaista päivää Aluekoordinaattorit ovat kirjaamisvalmentajien tukena Kirjaamisvalmentajista muodostuu alueellinen verkosto, joka tukee kirjaamisosaamisen ylläpitoa ja edelleen kehittämistä Hanna Lohijoki 22.9.2016 18
Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Hanna Lohijoki 22.9.2016 19
Pilotit osana liikennevalistusta Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon kehittämiskokonaisuuteen on valittu 7 pilottia Lastensuojelu: Jyväskylä 2/16 2/17, Effica YPH Turku, 2/16 12/16, Effica YPH Vaasa, 2/16 2/17, Abilita Lapsiperheiden palvelut: Eksote 2/16 2/17, Effica YPH Päijät- Hämeen maakunta, 2/16 4/17, Effica YPH Omaishoidon tuki: Ylä- Savon SOTE kuntayhtymä, 2/16 2/17, Pegasos Koko palvelutehtäväluokitus: Oulunkaaren kuntayhtymä, 2/16 4/17, Pro Consona, Effica Kotihoito Hanna Lohijoki 22.9.2016 20
Pilotoinnin vaiheet ja tehtävät Kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen nykytila ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat Selvitetään, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I- vaiheen vaatimukset Suunnitellaan toiminnalliset ja asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset Viedään palvelutehtäväluokitus asiakastietojärjestelmään Määritellään käyttöoikeudet palvelutehtävien, työtehtävien ja tulevan THL:n määräyksen mukaisesti Muodostetaan sosiaalihuollon henkilörekisteri asiakasasiakirjalain edellyttämällä tavalla 21 Hanna Lohijoki 22.9.2016 21
Valmistautumisen apuna nykytilan kartoituksen työkalu Asiakastietojen tallentamisen nykytilasta kerättyä tietoa voidaan hyödyntää suunniteltaessa toiminnallista ja dokumentointiin liittyvää kehittämistä Nykytilan kartoituksen työkalu on kehitetty yhteistyössä pilottien kanssa Työkalun avulla on tarkoitus Listata nyt käytettävät ja tallennettavat asiakasasiakirjat Selvittää, missä prosessivaiheessa ja palvelutehtävässä tietty asiakasasiakirja laaditaan Selvittää onko käytössä itse laadittuja asiakasasiakirjoja Nostaa esille mikäli jotain valtakunnallisesti määriteltyä asiakasasiakirjaa ei käytetä 22 Hanna Lohijoki 22.9.2016 22
Nykytilan kartoituksen työkalu käyttöohjeineen julkaistaan Kansa- koulu- hankkeen nettisivuilla syksyn 2016 aikana Hanna Lohijoki 22.9.2016 23
Pilottien hyvät käytännöt jakoon Pilottien päätyttyä keväällä 2017 järjestetään toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon aluekierros Aluekierros toteutetaan yhteistyössä THL:n, STM:n, pilottien ja sosiaalialan osaamiskeskusten kanssa Aluekierros on tarkoitettu sosiaalialan johtotehtävissä työskenteleville, yksityisille palveluntuottajille sekä sosiaalihuollon tietojärjestelmien ja tiedonhallinnan parissa työskenteleville Kirjaamisvalmentajat kutsutaan aluekierroksen tilaisuuksiin Hanna Lohijoki 22.9.2016 24
Kansa- koulu- hankkeen liikennevalistusta 2016 2017 9/16 4/17: Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 1. vaihe 9/16 alkaen alueelliset kirjaamisvalmennukset Syksy 2016 nykytilan kartoituksen työkalu ja käyttöohje 4/17 12/17: Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe Kevät 2017: toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon aluekierros Syksy 2017: ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus Syksy 2017: yksityisille palveluntuottajille kohdennettu kirjaamisvalmentajien valmennus Hanna Lohijoki 22.9.2016 25
www.socom.fi/kansa- koulu Hankejohtaja Maarit Hiltunen- Toura Kaakkois- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom maarit.hiltunen- toura@socom.fi 044 748 5305 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Teppo Taskinen c/o Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO teppo.taskinen@socom.fi 040 717 0314 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hanna Lohijoki c/o Varsinais- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Vasso hanna.lohijoki@socom.fi 050 467 0905 Hanna Lohijoki 22.9.2016 26