Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen Projektipäällikkö Kaija Leskinen Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Kaija Leskinen 1

2 Hankkeet ja projektit 1. Valtakunnallinen Kansa-hanke sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpano Tavoitteena toteuttaa muutos, jonka avulla kaikissa sosiaalipalveluja tuottavissa yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa sosiaalihuollon asiakastiedot yhdenmukaistetaan tietojärjestelmissä ja varmistetaan tiedon saatavuus 2. Kansa-kouluhanke sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden käyttöönotto sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden asiakastietojärjestelmissä 3. Kasa-projekti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä Projektissa organisoidaan ja koordinoidaan valtakunnallisten hankkeiden, Kansa-hankkeen ja Kansa-kouluhankkeen, edellyttämiä tehtäviä mukaan lukien arkistonhallinnan ja sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin vaatimukset

3 Valtakunnalliset hankkeet ja Kasa-projekti pohjautuvat Kanta-malliin STM-THL - Kanta THL - Kansa-hanke SOSIAALIALAN OSAAMISKESKUKSET - Kansa-kouluhanke Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä - Kasa-projekti

4 Sosiaalihuollossa käytössä olevat tietojärjestelmät PSSHP (Lehmuskoski ja Linna 2014)

5 Lainsäädäntö Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeudesta (812/2000) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015, asiakasasiakirjalaki) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (tietohallintolaki 2011/634)

6 Velvoitteet SOTE organisaatioille SOTE alueilla on vastuu kansallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottojen valmistelusta, määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotosta, liittyvien tietojärjestelmien hankinnasta ja liittymisestä valtakunnallisiin palveluihin Jokaisella sosiaalihuollon organisaatiolla on vastuu oman kokonaisarkkitehtuurinsa kuvaamisesta

7 Lähde: Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden I-vaiheen määrittelyt. LUONNOS

8 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä = Kasa-projekti

9 Kasa-projektin tarkoitus Kasa-projektissa on tarkoituksena organisoida niitä toimenpiteitä, jotka tarvitaan tehdä ennen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymistä. Projektin toiminta-aika on Varsinaisesta liittymisestä asiakastiedon arkistoon laaditaan tämän projektin lopussa oma projektisuunnitelma. Tarkoituksena on toteuttaa muutos, jonka avulla sosiaalihuollon asiakastiedot yhdenmukaistetaan, koulutetaan henkilökunta määrämuotoiseen kirjaamiseen ja valmistellaan henkilökunta toiminnan muutokseen. Muutoksella tuetaan toiminnan tehostamista ja sosiaalipalveluiden kehittämistä. Toimintakäytäntöjen yhtenäistämisellä tähdätään tasalaatuisiin ja asiakaslähtöisiin sosiaalipalveluihin kaikkialla maassa.

10 Kasa-projektin sisältö

11 KOHDERYHMÄ Sosiaalihuollon henkilöstö hyvinvoinnin vastuualueella sosiaalityön palveluissa ja perheneuvolassa 128 vakituista henkilöä hoito- ja hoivapalveluiden vastuualueella kotihoidossa ja asumispalveluissa 414 vakituista henkilöä (tilanne ) yksityiset sosiaalihuollon palveluntuottajat, jotka toimivat kunnallisen palvelunjärjestäjän toimeksiannosta (miten ja missä laajuudessa?) Välillisiä kohderyhmiä: Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnoilla työskentelevät ammattilaiset tulevat hyötymään kattavan, omaan työhön liittyvän asiakastiedon saatavuutena. Edellytyksenä on, että järjestelmätoimittajat pystyvät toteuttamaan vaadittavat muutokset järjestelmiin.

12 Projektin tavoitteet Välittömät tavoitteet Valmistella sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymistä varten vaadittavat toimenpiteet Ottaa käyttöön sosiaalityön palveluihin valtakunnallisesti määritellyt yhtenäiset toimintamallit, yhtenäinen palveluluokitus ja asiakasasiakirjat sekä termistö Pilotoinnin tavoitteena on sosiaalihuollon peruspalveluiden palvelutehtävän omaishoidon tuessa ottaa käyttöön valtakunnalliset määritykset sekä selvittää, mikä tulee olemaan se järjestelmä, mihin nämä määritykset tehdään Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain toimeenpano Aloittaa sosiaalihuollon asiakastietojen tallennus PDF muodossa Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten kuvaaminen

13 Tavoitteet Pitkän ajan tavoitteet Yhdenmukaiset toimintaprosessit ohjaavat palvelutoimintaa Yhdenmukaiset asiakirjamääritykset on otettu käyttöön ja ne ohjaavat kirjaamista Asiakastiedon kirjaamisen laatu on parantunut Edistää Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän valmiutta liittyä kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Pilotoinnilla on tavoitteena tuottaa valtakunnallisesti hyödynnettävää tietoa rajapinnoilla työskentelevien valtakunnallisten määritysten toteutuksesta tietojärjestelmässä

14 Projektin mittarit Toimikortit suurimmalla osalla sosiaalihuollon työntekijöistä ehto: VRKn aikataulun mukaan Sosiaalihuollon tietoturvaan ja -suojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyvä omavalvontasuunnitelma Sosiaalihuollon tiedot koodistopalvelussa ehto: VRKn aikataulun mukaan Nykyiset prosessit kuvattu Valtakunnallisesti määriteltyjen palvelutehtäväluokituksien ja asiakasasiakirjojen käyttöönotto ehto: siinä laajuudessa kuin ne voidaan ottaa käyttöön tietojärjestelmissä Arkistonhallinnan muutokset tekeillä Määrämuotoinen kirjaaminen käytössä ainakin sosiaalityössä Rajapinnoilla työskentelevien kirjaaminen selkiytymässä PDF tallennus aloitettu Palveluiden luokittelu valtakunnallisten toimintaprosessien mukaisesti Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin kuvausta tehty Tietojärjestelmiin tarvittavien muutosten kuvaus Uusi projektisuunnitelma

15 Projektin rajaukset TOTEUTTAMISEN RAJAUKSET Aihe Rajauksen kuvaus ja syy Vastuullinen taho tai yhteyshenkilö Yksityisten palveluntuottajien valmistautuminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kukin yksityinen palveluntuottaja vastaa omalta osaltaan sähköiseen asiakastiedon arkistoon valmistautumisesta siltä osin kuin he eivät dokumentoi työtä kunnallisen palvelunjärjestäjän lukuun. Kukin palvelujen antaja omalta osaltaan Sosiaalihuollon palveluntuottajien tuottama potilastieto Sosiaalihuollon liittyminen kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Potilastieto kirjataan potilastietojärjestelmään ja menee Kantaan Sosiaalihuollon liittyminen kansalliseen sosiaalihuollon arkistoon tehdään erillisessä projektissa Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän kansalliseen terveysarkistoon liittymisprojekti Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä

16 PROJEKTIN TOTEUTUS JA TEHTÄVÄT 1. Valmistella sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseen vaadittavat toimenpiteet a. Projektin hallinnolliset valmistelut ja projektisuunnitelman laatiminen b. Varmennepalveluiden hankinta ja jakelu c. Omavalvontasuunnitelma d. Rekisteritiedot THL:n koodistopalveluun e. Arkistonhallinnan käytännöt a. TOSin laatiminen b. Henkilörekisteri a. Tulee olemaan vain yksi rekisteri b. Palveluntuottaja voi olla yhdistys tai yksityishenkilö, jotka antavat asiakkaalle palveluja toimeksiantosopimuksen, ostopalvelusopimuksen tai palvelunjärjestäjän antaman maksusitoumuksen perusteella. Palveluntuottaja kirjaa palvelun tuottamisessa syntyvät asiakastiedot kyseisen palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin

17 Tehtävät jatkuu. 2. Toimintamallien ja toimintaprosessien muutosten kehittäminen a. Nykytilan kuvauksien täydentäminen Prosessikuvauksia tarvitaan sosiaalihuollon asiakasarkistoon valmistautumisen lisäksi tiedonohjaussuunnitelman tekemiseen, laatukäsikirjaan, sote valmisteluihin, toiminnan kehittämiseen, kokonaisarkkitehtuurityöhön ja palvelupakettien määrittämiseen. Prosessit kuvattava työnkulkutasolle asiakirjoineen ja järjestelmineen Projektityöntekijät koordinoivat, aikataulu kevät 2016 b. Toimintaprosessien muutosten kehittäminen Asiantuntijat eli projektityöntekijät perehtyvät valtakunnallisesti määriteltyihin palvelutehtäviin, asiakasasiakirjoihin ja toimintaprosesseihin Toimintaprosessien kehittämisen toteuttaminen työryhmätyöskentelynä Asiantuntijapalveluita tarvittaessa ostopalveluna

18 c. Pilotointi Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote), Jyväskylän, Turun ja Vaasan kaupunkien, Päijät-Hämeen maakunnan sekä Oulunkaaren ja Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän kanssa. Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän pilotointi iäkkäiden peruspalveluiden palvelutehtävään kuuluvassa omaishoidon tuessa Yhteistyökumppanina Oulunkaaren kuntayhtymä (Ii, Pudasjärvi, Simo, Utajärvi ja Vaala) aloitustilaisuus Pilotoidaan sosiaalihuollon toimintaprosesseja ja asiakasasiakirjoja Kartoitetaan olemassa olevat sosiaalihuollon palveluprosessikuvaukset ja kytketään ne kansalliseen palveluprosessiluokitukseen Palvelutehtäväluokitus: Sosiaalipalvelut jaetaan lakiperusteisiin palvelutehtäviin Palvelutehtävä toimii hakuparametrina, henkilörekisterin muodostumisen perusmäärityksenä ja käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan attribuuttina palvelutehtäviä on 7, kun niitä oli aiemmin 21 Luodaan valtakunnallinen malli asiakasasiakirjasisältöjen käyttöönotolle ja otetaan käyttöön sekä jäsennetään asiakasasiakirjat valituissa palvelutehtävissä Luodaan pohja ja toimintamalli kokonaisvaltaiselle tietomallin käyttöönotolle omaishoidontuessa

19 Tehtävät jatkuu 3. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain toimeenpano (Kansa-kouluhanke) Laki sosiaalihuollon asiakasasikirjoista edellyttää, että asiakasasiakirjojen kieli on selkeää ja ymmärrettävää. Asiakasasiakirjat tulee laatia ja säilyttää siten, että niitä voidaan hyödyntää eri tarkoituksiin asiakasprosessissa ja organisaation toiminnassa. Lain vaatimukset eivät siirry sosiaalipalvelujen arkeen ilman mittavaa panostusta ammattilaisten kirjaamisosaamisen kehittämiseen. Kirjaamisen osaamisen edistäminen ja koulutus sosiaalihuollon kirjaamisen lähtökohdat ja periaatteet kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys kirjaamisen käytännöt ja asiakkaan osallistuminen kirjaamiseen tietosuoja ja turva sosiaalihuollon palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit palvelutehtäväkohtaiset asiakasasiakirjat ja niiden tietosisältö määrämuotoinen kirjaaminen sosiaalihuollon koodistot Kouluttajien koulutusaikataulu: sosiaalityö syksy 2016, hoito- ja hoiva syksy Vanhojen ja nykyisten asiakirjojen PDF tallennus

20 Tehtävät jatkuu 5. Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurin osalta tavoitetilan saavuttaminen edellyttää kansallisesti yhtenäisen asiakastietomallin käyttöönottoa sosiaalipalveluja antavissa organisaatioissa. Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kuvaaminen edellyttää sosiaalipalvelujen ja terveyspalvelujen erojen ja yhtymäkohtien tunnistamista ja kuvaamista. arkkitehtuurikokonaisuuden pohjalta pystytään kehittämään sosiaalihuollon määrämuotoisen kirjaamisen, sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston ja muiden sosiaalihuollon toimintaa tukevien tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottoa 6. Asiakastietojärjestelmään tehtävien muutosten kehittäminen Kasa-projektiin liittyy oleellisena osana potilastietojärjestelmään tehtävien muutosten kehittäminen ja mukana olo sekä Kansa- että UNA-hankkeissa. tuotetaan pilotoitavana olevan omaishoidon tuen osalta valtakunnallisesti tietoa varsinkin rajapinnoilla työskentelevien tietojärjestelmiin liittyvistä ongelmista ja tarpeista

21 Yhteistyökumppanit Kansahanke THL STM Sosiaali alan osaamiskeskukset Yksityiset palvelun tuottajat VRK Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistautuminen Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä Oulunkaar en kuntayhty mä VALVIRA Yksityiset palveluntuot tajat PSSHP Kansakoulu hanke CGI Koodis- to palvelu Arkisto- laitos

22 Asiakastiedon arkiston vaiheistus

23 Vaiheistus I vaihe: PDF-tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön voidaan muodostaa organisaation järjestelmiin jo tallennetuista (olemassa olevista) asiakastiedoista ja asiakirjoista tai laatimalla niitä liittymishetkestä alkaen Ensimmäisessä vaiheessa voi liittyä myös vain arkistoidakseen vanhoja tietoja (poistuvan tietojärjestelmän tyhjentäminen). II vaihe: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto toteutetuksia laajennetaan siten, että asiakasasiakirjojen haku ja luovutus myös toisen palvelunantajan rekisteristä on mahdollista. Myös Omakanta laajennetaan sosiaalihuoltoon. Asiakirjojen laajempi saatavuus helpottaa ja tehostaa asiakasprosesseja. Vaiheen toteuttaminen edellyttää luovutusten seurantaa, kieltojen toteuttamista sekä asiakirjojen näkyvyyden rajoittamista Omakannassa tarvittaessa III vaihe: Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus IV vaihe: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi

24 Haasteita KANSALLISEEN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDON ARKISTOON VALMISTAUTUMISEN ARVIOINTIA Valtakunnalliset hankesuunnitelmat vasta selkiytymässä Alueellinen ohjaava taho puuttuu Alueellinen yhteistyö ei ole vielä lähtenyt liikkeelle Kanta edellä hyötyä vai haittaa? Rajapinnoilla työskentelevien kohdalla vaikeasti toteutettavia asioita, kuten sosiaali- ja terveydenhuollon välistä tietojen saatavuus, tietojärjestelmä, rekisterit jne. IKI-hankkeessa on jo todettu, että muutettavia asioita on monia ja asiakokonaisuudet ovat isoja Eivät ole pystyneet toteuttamaan tarvittavia muutoksia järjestelmään SOTE uudistuksen ja lakimuutosten tuomat muutokset

25 Yhteenveto Alueellisen koordinoinnin tarve 1. Tarve tietojärjestelmien yhtenäistämiselle, tiedon saatavuuden varmistamiseen ja rajapintojen määrittelyyn terveydenhuollon ja sosiaalihuollon rajapinnoilla 2. Yhteistyö tiedonohjauksessa (TOS) 3. Sosiaalihuollon asiakastiedonarkistoon liittymiseen vaadittavien Kanta-palveluiden koordinointi - Kansa-hankkeen toimenpiteet - Kansa-kouluhankkeen toimenpiteiden koordinointi

26 Kuka koordinoi? Osaamiskeskukset? Lain mukaan kunkin osaamiskeskuksen tehtävänä on toimialueellaan turvata: 1. sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen ja välittyminen; 2. peruspalvelujen kehittyminen sekä erityisosaamista vaativien erityispalvelujen ja asiantuntijapalvelujen kehittyminen ja välittyminen; 3. sosiaalialan perus-, jatko- ja täydennyskoulutuksen ja käytännön työn monipuolinen yhteys; 4. sosiaalialan tutkimus-, kokeilu- ja kehittämistoiminnan toteutuminen; sekä 5. muiden 1 :n 1 momentin tavoitetta palvelevien tehtävien toteutuminen. - Puuttuu Kanta-kokemus ja tietämys

27 Kanta-ryhmä? Vahva Kantaan liittymisprosessin organisoinnin kokemus, jota tarvitaan sekä suun terveydenhuollon että sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon valmistauduttaessa sekä liityttäessä Kanta-hankeryhmässä oli ja on kaikkien PSSHP:n organisaatioiden sekä THL:n edustus THL:n edustaja vei hyvin tiiviisti asioita eteenpäin kehitettäväksi valtakunnan tasolla ja toi sieltä ryhmään ajankohtaiset tiedot THL:n muut asiantuntijat käytettävissä ja tuttuja Yhdessä alueellisesti asioiden pohtiminen oli välttämätöntä, jotta teimme alueellisia ja valtakunnallisesti linjattuja ratkaisuja esim. informoinnit, suostumukset ja kiellot Täydennettävä suun terveydenhuollon ja sosiaalihuollon edustajilla

28 KIITOS!