Kansallinen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehitys

Transkriptio

1 Kansallinen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehitys Valtakunnallinen tilanne, kokonaisarkkitehtuuri ja palvelutehtäväluokitus Oulu /Maarit Laaksonen 1

2 MIKÄ ON KANSA? Oulu /Maarit Laaksonen 2

3 Kansa Ei ole Kansaa eikä KanSa:a, johon liitytään Kansa on hankkeen nimi: Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke ( ) Kansa-hankkeessa luodaan edellytykset sosiaalihuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan mukaiselle toimintatavalle (lainsäädännön mahdollistama) Oulu /Maarit Laaksonen 3

4 SoTe järjestelmäkartta Oulu /Maarit Laaksonen 4

5 Oulu /Maarit Laaksonen 5

6 SoTe järjestelmäarkkitehtuuri Oulu /Maarit Laaksonen 6

7 Hankkeen ohjausryhmä Kansa-hanke Tukihankkeet Hankejohtaja THL OPER Kansakoordinaatioryhmä Kansa-koordinaatioryhmä xxx Tietosisältömääritykset Tietojärjestelmämääritykset Valtakunnallisten palveluiden toteutus Käyttöönottojen valmistelu Sertifiointi Pilotointi Liittyminen Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto Liittyvien järjestelmien hankinta Vetovastuu THL TIRA Vetovastuu THL OPER Vetovastuu KELA Vetovastuu THL OPER Vetovastuu KELA Vetovastuu THL OPER Vetovastuu THL OPER Vetovastuu Kansa-koulu NN Projektit Projektit Projektit Projektit Projektit Projektit Projektit Projektit Projektit Oulu /Maarit Laaksonen 7

8 Valtakunnallisten palveluiden käyttöönoton vaiheet I vaihe: PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Tuotantokäyttö II vaihe: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto III vaihe: Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus IV vaihe: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi Oulu /Maarit Laaksonen 8

9 SOTE-toimijat Yhteinen toiminta THL & KELA STM Liittyminen Pilotointi Sertifiointi Lainsäädännön valmistelu Tietosisältömäärittelyt I- vaihe tjmäärittelyt II- vaihe tj-määrittelyt III- vaihe tj-määrittelyt IV- vaihe tjmäärittelyt I-vaiheen toteutus II-vaiheen toteutus III-vaiheen toteutus I- vaiheen käyttöönottojen valmistelu II vaiheen käyttöönottojen valmistelu II vaiheen käyttöönottojen valmistelu Vaihe II IV I-vaihe Vaihe Vaihe II III Vaihe III I-vaihe toiminnallisuudet Vai Vaihe II Määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietosisältöjen käyttöönotto Liittyvien järjestelmien kehittäminen tai hankkiminen Oulu /Maarit Laaksonen 9

10 I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Perustoiminnallisuus: Asiakasasiakirjojen metatietojen toteuttaminen. Ammattihenkilön kirjautuminen. Asiakasasiakirjojen tallennus asiakas- tai ilmoitusrekisteriin. Asiakasasiakirjojen tallennus palvelutehtävittäin. Asiakasasiakirjojen haku omasta rekisteristä. Käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin. Asia-asiakirjan muodostaminen. Asiakkuus-asiakirjan muodostaminen. Asioiden avaaminen ja päättäminen. Asiakkuuden hallinnan toteuttaminen. Metatietoihin perustuvien koosteiden toteuttaminen. Käyttölokien hallinta. Asiakirjojen hävittäminen Oulu /Maarit Laaksonen 10

11 I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön Toteutettavat tietojärjestelmät Asiakastietoja käsittelevä järjestelmä. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto. Sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelu. Arkistonhoitajan käyttöliittymä. Kanta viestinvälitys. Huomioitavaa Vaiheessa ei sallita luovutuksia rekisterien välillä tai näyttöä Omakannassa. Vaiheessa ei edellytä kieltojen hallinnan toteuttamista. Vaiheessa ei edellytä yhteistestausta toisen liittyvän järjestelmän kanssa. Vaiheen toteutus ei edellytä lainsäädännön muutoksia. Vaiheessa liittyminen ei ole pakollista Oulu /Maarit Laaksonen 11

12 Miksi liittyä I-vaiheessa? Kuka hyötyy ja miten? Organisaatiot voivat tallentaa asiakasasiakirjansa sähköisesti arkistokelpoisessa muodossa. Vanhojen tietojen arkistointi helpottaa järjestelmien vaihtoa ja organisaatiouudistuksia. Ammattilainen hyötyy heti! Ammattilainen saa organisaation laatimat asiakirjat käyttöönsä riippumatta siitä, millä järjestelmällä ne on laadittu. Tämä hyödyttää erityisesti uuden sosiaalihuoltolain edellyttämän kokonaisvaltaisen palvelutarpeen arvioinnissa ja palvelujen suunnittelussa. Asiakkaan koostenäkymä tuo keskeiset asiakkuustiedot ammattilaisen työn tueksi. Yhden rekisterin malli tehostaa tiedon saantia Oulu /Maarit Laaksonen 12

13 Laadullisia ja toiminnallisia hyötyjä I-vaiheessa Asiakirjat ovat semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia. Asiakasasiakirjalain mukainen yhdenmukaisuus toteutettava sähköisiin asiakirjoihin mennessä. Asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan, jolloin asiakkaan tietosuoja paranee. Lokivaatimukset asiakasasiakirjalain mukaisesti sekä ATJmääritysten mukaisesti (edellytys liittymiselle). Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen ohjaus tehostuu. OPERin rooli konkretisoituu myös sosiaalihuollon toimijoille. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta tietojen käsittelyssä mahdollistuu. Asiakasasiakirjalain 9 mukainen tiedon saatavuus voidaan toteuttaa valtakunnallisten palvelujen kautta (ehtona asiakastietolain valmistuminen) Oulu /Maarit Laaksonen 13

14 Taloudellisia hyötyjä I-vaiheessa Kansa-hankkeen taloudellisista hyödyistä vaiheessa toteutuvat (osittain, maksimaalinen hyöty myöhemmin) Tiedon hakemisen ja jakamisen tehostuminen. Kirjepostin ja postitustyön väheneminen. Arkistoinnin tehostuminen Oulu /Maarit Laaksonen 14

15 II-vaihe, Tietojen saatavuus rekisterinpitäjien välillä ja Omakannan käyttöönotto II-vaiheen perustoiminnallisuus Ammattihenkilön varmenteen käyttö. Asiakirjojen haku ja luovutus toisen palvelunantajan rekisteristä. Luovutusten lokittaminen. Kieltojen toteuttaminen. Asiakirjojen näkyvyyden rajoittaminen tai rajaaminen tarvittaessa. Omien tietojen katselu Omakannassa. Informoinnin saaminen Omakannassa Oulu /Maarit Laaksonen 15

16 II-vaihe, Tietojen saatavuus rekisterinpitäjien välillä ja Omakannan käyttöönotto Toteutettavat tietojärjestelmät Omakanta sosiaalihuoltoon Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisteri VRK:n varmennepalvelu Huomioitavaa Vaiheen toteuttaminen edellyttää muutoksia lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. Toiminnallisuuksien käyttöönotto edellyttää yhteistestausta liittyvien järjestelmien kesken Oulu /Maarit Laaksonen 16

17 II-vaiheen hyödyt Kansalainen näkee Omakannassa hänestä laaditut asiakirjat ja niiden luovutukset. Asiakkaalla on mahdollisuus rajata ja seurata asiakastietojen luovuttamista Luottamus palvelunantajaan kasvaa. Asiakkaan sähköiset asiointimahdollisuudet paranevat. Ammattilaisen työprosessi tehostuu. Myös toisten rekisterinpitäjien laatimat asiakasasiakirjat on saatavilla oman palveluprosessin suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa. Koostenäkymä laajenee myös muiden rekisterien asiakkuustiedoilla. Asiankäsittely- ja palveluprosessit ovat yhdenmukaisia. Asiakkaalle näkyvä prosessi tehostuu ja on laadukkaampi. Järjestelmäintegraatioiden tarve vähenee (asiakastietojen käsittelyn saatavuuden näkökulmasta) Oulu /Maarit Laaksonen 17

18 III-vaihe, Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus III-vaiheen perustoiminnallisuus Määrämuodossa tuotettujen asiakirjojen tallennus rakenteisessa muodossa. Asiakastiedon poimiminen asiakasasiakirjasta ja hyödyntäminen toisessa asiakirjassa. Toisen järjestelmän tuottaman asiakirjan tietosisällön hyödyntäminen omassa järjestelmässä. Omakannan toiminnallisuuksissa otetaan käyttöön asiakirjan jättäminen ja asian vireillepano, sähköinen tiedoksisaanti, asiakastiedon antaminen ja herätteiden näyttäminen Oulu /Maarit Laaksonen 18

19 III-vaihe, Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus Huomioitavaa Vaiheen toteuttaminen edellyttää muutoksia lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. Asiakasasiakirjojen määrämuodosta annetaan erillinen THL:n määräys. Määrämuotoon tallennettavat rakenteiset asiakirjat otetaan käyttöön vaiheittain asiakirjatyypin ja palvelutehtävän perusteella Oulu /Maarit Laaksonen 19

20 III-vaiheen hyödyt Kansalainen voi asioida asioissaan tai jonkun toisen valtuuttamana Omakannassa vuorovaikutteisemmin kuin aiemmin. Päällekkäinen kirjaaminen vähenee, kun jo kerran tallennettua tietoa voidaan hyödyntää uudelleen. Sosiaalihuollon tietoperusta vahvistuu ja tutkimusmahdollisuudet kasvavat Oulu /Maarit Laaksonen 20

21 IV-vaihe, Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi IV-vaiheen perustoiminnallisuus Ostopalveluiden hallinta Asiakastiedon tallentaminen toisen rekisteriin Lausuntopyyntö-Vastaus toiminnallisuuden mahdollisuus valtakunnallisten palveluiden kautta Valtakunnallinen raportointi tai tilastointi tallennetuista asiakastiedoista Tiedonhallintapalvelun sisällön laajentaminen asiakirjan tietosisällöstä poimittavilla tiedoilla. Asiakirjahallinnollisten toimenpiteiden toteuttaminen Oulu /Maarit Laaksonen 21

22 IV-vaihe, Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi Toteutettavat tietojärjestelmät Raportointi- ja tutkimusjärjestelmä Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen selainpohjainen käyttöliittymä Huomioitavaa Edellyttää muutoksia asiakastietolakiin Raportointi- ja tilastointijärjestelmän käyttö ja toteutus selvitetään erikseen Oulu /Maarit Laaksonen 22

23 IV-vaiheen hyödyt Palveluntuottajat voivat kirjata suoraan rekisterinpitäjän rekisteriin Pienet yritykset ja muut toimijat voivat tuottaa lakisääteiset minimitiedot sähköisesti. Asiakastiedosta voidaan poimia tilastoja ja raportteja ilman, että palvelunantajat tuottavat tiedot erikseen Oulu /Maarit Laaksonen 23

24 Sosiaalihuollon kirjaamisesta nyt ja tulevaisuudessa Oulu /Maarit Laaksonen 24

25 Tavoitetila ja lainsäädäntötyö: TOIMINTA Yhtenäinen palvelujäsennys LAKI ja muut sosiaalipalveluja koskevat säädökset Yhtenäiset toimintaprosessit Ohjeistetut kirjaamiskäytännöt Yhtenäiset käsitteet Yhtenäiset tietosisällöt Yhtenäiset tietorakenteet TIETO Teknisesti yhtenäiset asiakirjat ASIAKASTIETO- LAKI ASIAKASTIETO- LAKI TEKNOLOGIA Yhtenäiset standardit Teknisesti yhtenäiset tiedonjaon ratkaisut Yhteentoimivat ohjelmistot SOSIAALIHUOLTO- ASIAKAS- ASIAKIRJALAKI Kansallinen asiakastietovaranto Tiedon saatavuuden hallinta JÄRJESTELMÄ Oulu /Maarit Laaksonen 25

26 Kansa-hanke ja asiakasasiakirjalain toimeenpano 1/3 THL:lle säädetyt tehtävät asiakasasiakirjalaissa 5 Toimivaltasäännös Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista. 22 Tietojen tallettaminen sosiaalihuollon henkilörekistereihin Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta. 23 Sähköisesti talletettujen asiakastietojen käyttöoikeudet Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset niistä perusteista, joiden mukaisesti sosiaalihuollon palvelunantajan on määriteltävä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin Oulu /Maarit Laaksonen 26

27 Kansa-hanke ja asiakasasiakirjalain toimeenpano 2/3 THL on myöntänyt valtionavustusta Kansa-koulu hankkeelle, joka on määrämuotoisen kirjaamisen ja asiakasasiakirjalain toimeenpanon tukihanke. Lisäksi siinä pilotoidaan palvelutehtävä luokitusta ja luodaan malli luokituksen käyttöönottoon. Hankeorganisaationa toimivat sosiaalialan osaamiskeskukset Hallinnoija Socom (Kaakkois-Suomeen sosiaalialan osaamiskeskus), hankejohtaja Maarit Hiltunen-Toura Kansa-koulun hankkeen aikana lainsäädännön mukaan Organisaatioiden kirjattava asiakasasiakirjalain mukaisesti (kaikkien asiakirjojen perutiedot, asiakirjatyypeittäin minimitiedot, sote-kirjaaminen) Muuta Oulu /Maarit Laaksonen 27

28 Kansa-hanke ja asiakasasiakirjalain toimeenpano 3/3 Vuoden 2021 alkuun mennessä Sosiaalihuollon henkilörekisterit oltava käytössä (ilmoitus- ja asiakasrekisteri) Edellyttää, että palvelutehtävä luokitus on otettu käyttöön THL antaa määräyksen palvelutehtävä luokituksesta ~ joulutammikuu (tulee lausunnoille lokakuussa) Oulu /Maarit Laaksonen 28

29 Sosiaalipalvelujen luokitus: palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut Oulu /Maarit Laaksonen 29

30 Luokitusten väliset suhteet liittyy 1 1 n TOTEUTUS- TAPA 1 n tarkentaa 1 n PALVELU- PERUSTE 1 asettaa 1 n PALVELU- TEHTÄVÄ 1 sisältää 1 n SOSIAALI- PALVELU toteuttaa 1 n 1 n PALVELU- PROSESSI VAIHE säädännöllinen LUOKITTELUNÄKÖKULMA toiminnallinen Oulu /Maarit Laaksonen 30

31 Päätös toimeentulotuesta Tiedot asiakkaasta ja palveluorganisaatiosta sekä asiakirjan tiedot näkyvät käyttäjälle. Asiakirja tunnistetaan ja haetaan arkistosta mm. seuraavien hakutietojen avulla, jotka eivät välttämättä näy käyttäjälleen (metatiedot): Asiakirjatyyppi: Palvelutehtävä: Sosiaalipalvelu: Prosessi: Prosessin vaihe: Päätös Toimeentulotuki Taloudellisen tuen palvelu Hallintoasian käsittely Ratkaiseminen Oulu /Maarit Laaksonen 31

32 Kaikkia asiakirjoja koskevat tiedot 1/2 9 Asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot Ko. pykälässä olevat tiedot on tallennettava KAIKKIIN asiakasasiakirjoihin (snap shot ko. tilanteessa!) 1) asiakirjan nimi; 2) asiakkaan nimi, äidinkieli ja asiointikieli, yhteystiedot ja kotikunta sekä henkilötunnus tai, ellei se ole tiedossa hänet väliaikaisesti yksilöivä tunnus tai syntymäaika; 3) jos asiakirja koskee alaikäistä asiakasta, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa nimi, yhteystiedot ja toimivalta sekä huoltajuudesta erotetun vanhemman mahdollinen tiedonsaantioikeus; 4) täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan tai asiakkaan valtuuttaman henkilön nimi, yhteystiedot ja toimivalta; Oulu /Maarit Laaksonen 32

33 Kaikkia asiakirjoja koskevat tiedot 2/2 5) tarvittaessa asiakkaan omaisen, läheisen tai muun asiakkaan hoitoon tai huolenpitoon osallistuvan henkilön nimi, yhteystiedot ja rooli asiassa; 6) palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja tarvittaessa palveluntoteuttajan nimi ja yksilöintitunnus; 7) asiakirjan laatijan tai kirjauksen tehneen henkilön nimi sekä virka-asema tai tehtävä toimintayksikössä; 8) asiakirjan laatimisen tai kirjaamisen ajankohta; sekä 9) mahdollinen tieto asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa yhteystietoja koskevasta turvakiellosta Oulu /Maarit Laaksonen 33

34 Tarkemmat asiakasasiakirjojen tietosisällöt 14 Asian vireille tulo 15 Palvelutarpeen arviointi 16 Asiakassuunnitelma 17 Asiakaskertomus 18 Päätös 19 Päätöksen toimeenpanoon liittyvät kirjaukset Oulu /Maarit Laaksonen 34

35 Sosiaalihuollon henkilörekisterit muuttuu ja ne määritellään nyt laissa 3 Määritelmät 9) sosiaalihuollon henkilörekisterillä sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriä ja sosiaalihuollon asiakasrekisteriä; 22 Tietojen tallettaminen sosiaalihuollon henkilörekistereihin Sosiaalihuollon viranomaisen on talletettava sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin yksityisen henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot. Muut asiakasasiakirjat on talletettava sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Kaikista henkilörekistereihin talletettavista asiakasasiakirjoista on käytävä ilmi, mihin palvelutehtävään tai palvelutehtäviin se liittyy. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Oulu /Maarit Laaksonen 35

36 Käyttöoikeuksien perusteet määritellään laissa, myös THL määrää millä perusteilla käyttöoikeudet tulee antaa 23 Sähköisesti talletettujen asiakastietojen käyttöoikeudet Sen lisäksi, mitä asiakastietolain 5 :n 1 momentissa säädetään, sosiaali- ja terveydenhuollon ammatillisen henkilöstön käyttöoikeudet sähköisesti talletettuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin on määriteltävä palvelutehtävittäin ja ottaen huomioon kunkin henkilön tehtävät. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset niistä perusteista, joiden mukaisesti sosiaalihuollon palvelunantajan on määriteltävä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin Oulu /Maarit Laaksonen 36

37 Voimaantulo 1/4 Laki tuli voimaan Sen 4 1 momentissa olevaa velvoitetta tallettaa määrämuotoisia asiakirjoja sovelletaan kuitenkin sitten, kun Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut 5 säädetyt määräykset asiakirjojen määrämuodosta. THL määrittelee, milloin rakenteiset asiakirjat otetaan käyttöön! Aikataulut yhteensovitetaan asiakastiedon arkiston käyttöönottoaikojen kanssa mahdollisimman hyvin Oulu /Maarit Laaksonen 37

38 Voimaantulo 2/4 Sen 7, 9 ja :ää on sovellettava viimeistään 1 päivästä tammikuuta 2016, mikäli jäljempänä ei toisin säädetä. Eli jos käsitellään paperilla, niin silloin 2016 alkaen (sote kirjaaminen, asiakirjan perustiedot + asiakirjatyyppikohtaiset tiedot) Sen 7, 9, ja :ää sovellettava viimeistään 1 päivästä tammikuuta 2017, mikäli asiakastietoja käsitellään sähköisessä muodossa. Eli sähköisesti viimeistään tällöin (sote kirjaaminen, asiakirjan perustiedot + asiakirjatyyppikohtaiset tiedot, sekä tietojen saantia ja luovutusta koskevat tiedot ja alaikäisen kielto-oikeuden kirjaaminen) Oulu /Maarit Laaksonen 38

39 Voimaantulo 3/4 Sen 22 :n 1 ja 2 momenttia sovelletaan silloin, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistoon, kuitenkin viimeistään 1 päivästä tammikuuta Sosiaalihuollon uusi rekisterijako tulee voimaan viimeistään kun liitytään arkistoon, tai viimeistään 2021 alusta Asiakirjojen jako palvelutehtävittäin tulee toteuttaa viimeistään kun liitytään arkistoon, viimeistään 2021 alusta Oulu /Maarit Laaksonen 39

40 Voimaantulo 4/4 Sen 23 :ää sovelletaan silloin, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistoon, kuitenkin viimeistään 1 päivästä tammikuuta Eli käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin (vähintään). Lisäksi THL voi antaa määräyksen muista käyttöoikeuden määrittelyjen perusteista Oulu /Maarit Laaksonen 40