Työvuorosuunnittelu hoitoalalla Ergonomiaa, autonomiaa, hyvinvointia TIIVISTELMÄ 2010 Tarja Hakola Tiina Kalliomäki-Levanto 1
Innovatiiviset työajat hoitoalalle Tämä on Työvuorosuunnittelu hoitoalalla. Ergonomiaa, autonomiaa ja hyvinvointia -kirjan tiivistelmä. Kirjassa käsitellään työaikojen johtamista ja työvuorosuunnittelun teemoja työn tekemisen kannalta. Työvuorosuunnittelua tarkastellaan hoitoalan näkökulmasta, mutta kirjasta on iloa ja hyötyä myös niille, jotka suunnittelevat työvuoroja jaksotyöhön muilla aloilla. Kirja sopii sekä aloittelevalle että kokeneemmalle työvuoroluettelon laatijalle. 2
I Työvuorosuunnittelun mahdollisuudet Epäsäännölliset työajat ovat osassa hoitotyötä yleisiä ja vaikuttavat sekä potilaan hyvinvointiin että työntekijän terveyteen ja suoriutumiseen. Hoitotyössä eri maiden väliset erot työvuorojärjestelyissä ja työajoissa ovat selkeät. Erilaiset yhteiskunnat ja kulttuurit heijastuvat hoitotyön työaikakäytäntöihin. Hoitajien työtyytyväisyyteen ovat yhteydessä monet työn piirteet, kuten riittävä henkilöstö, osallistuva suunnittelu, johdon tuki ja arvostus, mahdollisuus edetä uralla, palkka ja etuudet, työolot, työtehtävät ja työvuorojärjestelyt. Koettu työaikojen ja vuorojärjestelyjen hallinta lisää työtyytyväisyyttä. Itse suunnitellut, omat työaikamieltymykset toteuttavat työvuorot on tärkeä voimavarojen ylläpitäjä. Myös perhemyönteinen työaikakulttuuri tukee työssä jaksamista. 3
Työaikojen säätely Työaikadirektiivi Euroopan unionin jäsenvaltioita velvoittaa työaikadirektiivi 2003/88/ EY, jonka perusteella on säädetty kansalliset työaikaa koskevat lait. Työaikadirektiivi on EU:n työelämän perusdirektiivejä, jossa vahvistetaan turvallisuutta ja terveyttä koskevat vähimmäisvaatimukset työajan järjestämistä varten. Työaikalaki Suomessa työaikaa säätelee yleinen työaikalaki 9.8.1996/605. Työaikalaissa on määritelty työajan yleissäännös ja jaksotyöaika tietyille aloille sallittuna poikkeuksena. Jaksotyöaika sallii erittäin joustavan säännöllisen työajan työvuorosuunnittelun sekä yleissäännöksestä poikkeavat työaikajärjestelyt ja ylityön korvaukset. Virka- ja työehtosopimukset Valtaosa hoitohenkilöstöstä työskentelee kuntasektorilla. Näihin hoitajiin sovelletaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta (KVTES). Hoitohenkilöstöä työskentelee myös yksityissektorin sekä valtion ja kirkon palveluksessa. Tällöin sovelletaan näiden sopimusalojen omia virka- ja työehtosopimuksia. Säätelystä suunnitteluun Työvuorojen suunnittelussa on huomioitava toiminnan tehokas ja tarkoituksenmukainen järjestäminen. Eri lähteistä tulee työaikajärjestelyjä määrittäviä asioita. Työajan järjestämisestä päättää esimies. Hyvä työvuorosuunnittelu on toimintaa kehittävää ja tasapuolista sekä henkilöstön hyvinvointia ja työssä jaksamista tukevaa. 4
Todellisuus ja käytännöt Innovatiivisten työaikojen edistäminen hoitoalalla -hankkeessa tehtiin kysely, jolla koottiin tietoa työaikakäytännöistä sekä työaikojen suunnitteluun ja toteutukseen liittyviä ratkaisuja. Kysely tehtiin yhteistyössä alan työmarkkinajärjestöjen kanssa. Kyselyyn vastasi 328 kuntasektorin työaikojen suunnittelijaa ja esimiestä hoitoalalta. Mukana oli eri toimialoja, eniten oli sairaalahoidon, vanhustyön ja lasten päivähoidon yksiköitä. Kyselyyn vastanneiden yksiköiden yleisin toiminta-aika on ympäri vuorokauden, kaikkina viikonpäivinä työvuoroluettelon laatii osastonhoitaja tai vastaava yksilölliset toiveet otetaan yleensä huomioon työntekijöiden vuorojen vaihtaminen sujuu joustavasti työvuoroluettelo on epäsäännöllinen tasoittumisjakso on 3 viikkoa työvuoroluettelossa on yleensä vähintään kaksi peräkkäistä vapaapäivää, yksi kolmesta viikonlopusta on vapaa ja vapaapäivät jakaantuvat tasapuolisesti yksilöllisiä työaikajärjestelyitä olivat palkaton vapaa, vuorotteluvapaa, osa-aikatyö, osittainen hoitovapaa, opintovapaa ja osa-aikaeläke henkilöstö on sitoutunut työhönsä ja työ on heistä motivoivaa ja palkitsevaa. 5
Työaikojen organisoinnin mahdollisuudet Vuorotyön vaikutuksista terveyteen on sangen paljon tutkimustietoa. Vuoro- ja yötyöllä näyttää olevan yhteyksiä lukuisiin oireisiin ja sairauksiin, joiden taustalla on fysiologisten vuorokausirytmien häiriintyminen epäsäännöllisissä työaikajärjestelyissä. Rytmien häiriintymisellä on myös psykologisia ja sosiaalisia vaikutuksia. Vuorotyön sosiaalinen eriaikaisuus näkyy työn ja muun elämän yhteensovittamisen pulmina. Kun vuorotyön haittoja pyritään vähentämään, pitää sovittaa yhteen työntekijöiden, työnantajien ja yhteiskunnan näkökulmia. Vuorotyön haittojen ehkäisy kohdistuu sekä työaikajärjestelyihin että työntekijään. Yksilön jaksamista vuorotyössä auttavat esimerkiksi kirkasvalohoito, mahdollisuus nokosiin yövuorossa, valistus ja neuvonta, elintavat, terveystarkastukset ja lääkitys. Vuorotyön rasitusta voidaan vähentää työajan organisoinnilla, kehittämällä työvuorojärjestelmää sekä sopivalla tauotuksella. Aamusta iltaan vai illasta aamuun Työntekijän jaksamisen kannalta työvuoroluetteloiden laadinnassa olisi hyvä soveltaa vuorotyön ergonomisia periaatteita työvuorojen, työjaksojen ja lepoaikojen suhteen. Jaksotyöajassa ergonomian soveltaminen työvuorosuunnittelussa on toki haastavampaa kuin teollisuuden ratkaisuissa pitemmän kokonaistyöajan vuoksi. Suunnittelun kohteena on aina oltava riittävä määrä työntekijöitä. 6 Ergonomisen työvuorojärjestelmän piirteitä ovat säännöllisyys nopea, eteenpäin kiertävä järjestelmä 8 10 tunnin vuorot vähintään 11 tunnin vapaa vuorojen välillä enintään 48 tunnin työjaksot ja yhtenäiset vapaajaksot, myös viikonloppuisin.
Työmäärä Työn suunnittelussa sovitetaan yhteen tehtävät ja henkilöt sekä määrällisesti että ajallisesti. Työvuorosuunnittelu on myös mitoituksen suunnittelua. Työmäärä vaikuttaa hoitajan kuormittumiseen, terveyteen ja työkykyyn. Työvuorosuunnittelussa pitäisi henkilöstömitoitukseen ottaa mukaan ennakoitavissa olevat ja yllättävät poissaolot. Tämä edellyttäisi varahenkilöstöjärjestelmiä ja sijaisten saatavuutta myös käytännössä. Yötyö Yövuoro on kiistatta hankalin työvuoro kolmivuorotyötä tekevillä. Yöllä valvominen ja päivällä nukkuminen ovat ihmisen biologian vastaisia, mistä voi seurata erilaisia ongelmia niin fyysisesti, henkisesti kuin sosiaalisesti. Työvuorojen järjestämisessä vuorokauden ympäri onkin noudatettava niin tutkimusperäistä tietoa kuin tervettä järkeä. Yötyön suunnittelun suosituksia Vakituista yötyötä tulee olla mahdollisimman vähän. Jos yötyötä ei voi vähentää, työvuorojen nopea kierto on suositeltavampi kuin hidas. Peräkkäisiä yövuoroja saa olla enintään 2 3. Yövuorojen jälkeen tulee olla vähintään kaksi vapaapäivää. Jatkuva yötyö ei ole suositeltavaa työntekijöiden enemmistölle. Jatkuvan yötyön tulee olla vapaaehtoista. Lyhyempien yövuorojen käyttäminen, suosituksena on, että yövuoro on lyhyempi kuin muut työvuorot, direktiivin mukaan 8 tuntia. 7
Montako yövuoroa peräkkäin? Yksi yövuoro Perinteisesti yksittäisiä yövuoroja ei suositella, koska silloin yötyöntekijä kohtaa joka kerran rankimman yövuoron eli ensimmäisen. Yhden yövuoron tekeminen kerrallaan on helpompaa verrattuna peräkkäisiin öihin. Siirtyminen iltavuoron kautta yövuoroon on monelle luontevaa. Kaksi yövuoroa peräkkäin Jos jaksaa valvoa ja pystyy nukkumaan päivällä, toinen yö on helpompi kuin ensimmäinen. Tekemällä kaksi yötä peräkkäin saadaan listalle viikkoja ilman yötyötä. Kolme yövuoroa peräkkäin Keskittäminen kannattaa, jos pystyy valvomaan ja etenkin nukkumaan päivisin riittävästi. Neljä tai viisi yötä peräkkäin Teollisuuden säännöllisissä järjestelmissä on usein neljä tai viisi yövuoroa. Kolmivuorotyössä pitkät yötyöjaksot ovat vaikeampia kuin lyhyet. Useamman peräkkäisen yövuoron yhteydessä kertyy kuitenkin univelkaa, sitä enemmän mitä useamman yön jälkeen nukutaan liian vähän. Kuusi yötä peräkkäin Järjestelmä, jossa olisi yötyökiintiö, jolloin kukin tekisi esim. yhden kuuden yövuoron jakson kuudessa viikossa. 8
Seitsemän yötä eli jatkuva yötyö Seitsemän yötä seitsemän vapaata on hoitotyön yksi erikoisimmista työvuorojärjestelyistä. Säännöllinen ja mahdollistaa joka toisen viikonlopun vapaaksi. Kuormittavaksi järjestelmän tekee 10 11 tunnin mittainen työvuoro. Järjestelmää pitää tarkastella työturvallisuuslain ja työnantajan vastuun näkökulmista sekä työyhteisön tasapuolisuuden ja oikeudenmukaisuuden toteutumisen kannalta. Ylipitkät työvuorot Pitemmät kuin virka- ja työehtosopimusten mukaiset enintään 10 12 tuntiset työvuorot ovat yhä halutumpia hoitoalalla. Käyttöön ehdotetaan otettavaksi jopa 14 15 tunnin työvuoroja. Perusteluna ovat toisaalta hoidon jatkuvuus ja toisaalta pitkät vapaat. Työn kuormittavuuden näkökulmasta ylipitkät työvuorot ovat pulmallisia. Työvuoron pidentämiseen pitäisi aina olla työstä lähtevä tarve, kuten työn sujuvuuden tai laadun parantaminen. Esimerkiksi suunnitellut pitkät työvuorot ennakoimattomien ylitöiden tilalla on hallittavampi vaihtoehto. Myös työvuoroergonomian paraneminen on varteen otettava näkökulma. Pitkiä työvuoroja (yli 8 tuntia) voidaan harkita vain, jos pitkä vuoro sopii työn luonteeseen ja kuormittavuuteen tauotus on riittävää vuorojärjestelmä on suunniteltu siten, että uupumisen kertyminen vältetään eli vuorojen väliin jää tarpeeksi aikaa poissaolot hoidetaan riittävällä varamiehistöllä ylitöitä ei teetetä altistuminen terveydelle vaarallisille aineille on rajoitettu täydellinen elpyminen työstä on mahdollista. 9
Ylityö Työaikajoustoilla, kuten ylitöillä pyritään vastaamaan ennakoimattomasti kasvaneeseen palvelujen tarpeeseen. Jaksotyöajassa ylityö on työaikajaksokohtaista. Ylityöt voivat lisätä väsymystä ja heikentää työsuoritusta työn muiden vaatimusten lisänä ja olla siten ylikuormituksen syynä. Työmatkaan kuluva aika lisää kuormitusta. Ylityön kuormitus korostuu niillä ylityötä tekevillä, jotka eivät itse voi vaikuttaa ylityöaikoihinsa. Runsaat ylityöt altistavat työn ja perheen väliselle ristiriidalle. Ylityö ei myöskään sovi ylipitkien työvuorojen yhteyteen. Toistuvan ennakoimattoman ylityön välttäminen on sekä jaksamisen kannalta että taloudellisesti tärkeää. Jaksamisen kannalta ylityön korvaaminen vapaana on rahakorvausta parempi ratkaisu. Korvauksettomia ylitöitä ei pitäisi olla olemassakaan. Työaikapankki Työaikapankki on paikallisesti sovittu työ- ja vapaa-ajan yhteensovittamis-järjestelmä, jolla työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaaajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia säästetään tai lainataan tai yhdistetään toisiinsa pitkäjänteisesti. Tällaisia voivat olla säännöllisen työajan tasoittumisjaksojen tai liukuvan työajan tasauserät, lisä- ja ylityön sekä epämukavan työajan korvaukset, vuosiloma ja lomarahavapaa. Kuntasektorilla työaikapankkijärjestelmä on osa joustavien työaikojen ja työaikajärjestelmien valikoimaa. Kuntasektorilla työaikapankin ehdot sovitaan paikallisesti. Ehdot on kirjattava sopimukseen, jossa ovat soveltamisala, sisältö, vapaan pitäminen, pankin toiminta ja muut tarpeelliset seikat. 10
Työaikapankkia voi käyttää sekä tuotannollisen että yksilöllisen jouston tarpeisiin, esimerkiksi ylityökertymiä korvataan rahan sijasta vapaa-aikana. Keskeistä järjestelyssä on myös työaikojen itsesäätelyn lisääntyminen. Määräaikaisiin työsuhteisiin työajan säästäminen myöhempään käyttöön ei juurikaan sovellu. Vuosityöaika Vuosityöajan käytön tavoitteena on lisätä joustavuutta toiminnallisten tarpeiden mukaan. Vuosityöaika voisi olla ratkaisu yksiköissä, joissa potilasmäärät ruuhkautuvat tiettynä aikana vuodesta ja välillä on hiljaista. Työajan suunnittelussa työmäärän vaihtelut työpäivän, työviikon ja kauden mukaan voidaan huomioida, jolloin työajan käyttö tehostuu. Työvuorosuunnittelussa ja vapaapäivien antamisajankohdissa työntekijän toivomukset voidaan ottaa huomioon. Vuosityöaikajärjestelmässä voi sopia, että työaika seuraa joustavasti palvelujen kysyntää. Työaikaa tehdään enemmän silloin, kun siihen on tarvetta ja vähemmän silloin, kun tarve vähenee. Säännöllisen työajan tasoittumisjaksoksi voidaan sopia 52 viikkoa. Jakson alkamis- ja loppumisaika pitää määritellä. Sopimukseen on kirjattava kaikki ehdot, muun muassa säännöllisen työajan ylityksen ja alituksen enimmäismäärät tasoittumisjakson aikana. 11
Työaika-autonomia Hyvän työvuorosuunnittelun lähtökohtana on, että työajat suunnitellaan siihen työhön, mitä ollaan tekemässä, ja niille työntekijöille, jotka työtä tekevät. Valmiita malleja ei välttämättä ole. Hyvä työvuorosuunnittelu toteuttaa lait ja virka- ja työehtosopimukset, taloudelliset ja tuotannolliset seikat, eri työntekijöiden yksilölliset tarpeet sekä terveys- ja turvallisuusseikat. Työn hallinta on osa työhyvinvointia. Siihen kuuluu työntekijän mahdollisuus vaikuttaa työoloihin, työn sisältöön ja monipuolisuuteen sekä osallistuminen omaa työtä koskevaan päätöksentekoon. Työn hallintaan kuuluu myös työntekijän vaikutusmahdollisuus työaikoihinsa. Työntekijöiden osallistumista omaan työvuorosuunnitteluunsa, ns. yhteisöllistä työvuorosuunnittelua, kutsutaan työaika-autonomiaksi. Työaika-autonomiassa työntekijöillä ja työyhteisöllä on itsemääräämisoikeus työvuorosuunnittelussa, joskin työaikalaki ja virka- ja työehtosopimukset sekä organisaation toiminta asettavat rajat itsenäiselle työvuorojen suunnittelulle. Työaika-autonomiaa voi hahmottaa parhaiten osallistuvan suunnittelun näkökulmasta. Osallistuva suunnittelu on tapa tuoda toiminnan vaatimukset sekä työn ja muun elämän yhdistämisen näkökulmat esille. Osallistuva suunnittelu ei kuitenkaan toimi itsestään. Tehokas yhteistoiminta edellyttää suunnitteluprosessin jäsentämistä niin, että osallistumiselle on tilaa. Tarvitaan myös menetelmiä, joilla yhteistä suunnittelua voidaan toteuttaa. Työaika-autonomiassa työvuorosuunnittelun lähtökohtana on työn organisoinnin toimivuus ja töiden sisältö. Tavoitteena on paitsi tehokkuuden parantaminen myös työn ja muun elämän yhteensovittaminen epäsäännöllisistä työaikajärjestelyistä huolimatta. Koko 12
työyhteisö on vastuussa yksikön toiminnan sujuvuudesta ja työntekijöiden yksilöllisten tarpeiden tasapuolisesta ja oikeudenmukaisesta huomioimisesta. Esimiehen tehtävänä on tarvittaessa tukea ja ohjata henkilöstöään työvuorosuunnittelussa. Työaika-autonomia ei ole vuorojen valikoimista eikä sanelua. Onnistumisen edellytys on, että tavoitteet ja pelisäännöt ovat selvät ja johdon ja henkilöstön välillä vallitsee luottamus. Suunnittelulla tuotetaan ehdotus työvuoroluetteloksi, jossa työvuorot on jaettu henkilöille osaston toiminnan tavoitteiden ja yhteisten pelisääntöjen mukaan. Vastuu lopullisesta työvuoroluettelosta on aina työnantajan edustajalla. 13
II Työvuorosuunnittelu osastolla Näkökulmana työn kokonaissuunnittelu osastolla Työvuorosuunnittelu kuuluu osaston toiminnan kokonaissuunnitteluun, jonka muita osia ovat työn etenemisen suunnittelu ja henkilöstösuunnittelu. On hyvä muistaa, että työn etenemisen suunnittelu ja henkilöstösuunnittelu ovat laajempia kokonaisuuksia kuin mitä tässä esitetään. Työn etenemisen suunnittelu tarkoittaa ainakin hoidon jatkuvuutta, tiedon jatkuvuutta ja varasuunnitelmia muutostilanteita varten. Hoidon jatkuvuutta suunnitellaan esimerkiksi hoitolistan ja omahoitaja- tai vastuuhoitajaperiaatteen avulla. Hoitolista on päivittäisen työn etenemisen suunnittelun apuväline. Hoitolistan laatimista varten tarvitaan potilaslista ja työvuoroluettelo. Työvuoroluettelosta näkyvät työvuorossa olijat ja potilaslistassa hoidettavat. Hoitolistaan voi laittaa esimerkiksi potilaat, joiden hoitovaiheisiin tarvitaan työparia. Jos työvuoroon on tulossa sijainen, tieto on myös hoitolistassa ja potilaat ovat hänelle sijoitettuna. Näin hoitolistasta heti näkyy esimerkiksi ketä sijainen hoitaa yksin ja mihin sijainen tarvitsee apua. 14 Tiedon jatkuvuutta ylläpidetään suullisilla ja hiljaisilla raporteilla sekä muilla avoimilla välineillä, kuten kansioilla (esimerkiksi hoitolistat), vihoilla ja seinätauluilla. Tilanteet, jotka estävät suunnitellun työn etenemisen ja työvuoroluettelon toteuttamisen ovat hankalimpia sekä kuormituksen että tavoitellun hoitotyön kannalta.
Yksi keskeinen muutostilanne on se, kun joku on yllättäen poissa, eikä sijaista saada. Jos osastolla on mahdollisuus soveltaa varasuunnitelmia, kenenkään ei tarvitse pidentää työaikaansa. Voidaanko jotain tehdä toisin tai voidaanko joitain tehtäviä lykätä tuonnemmaksi? Jos ei ole mahdollista toteuttaa varasuunnitelmia eikä ole sijaista saatavilla, jonkun osaston henkilöstöstä täytyy tehdä poissaolosta johtuvat työt. Henkilöstö- ja työvuorosuunnittelun tärkeä periaate on, että henkilöstöä on työssä oikeaan aikaan, oikea määrä ja oikeassa paikassa siten, että toiminnalliset huiput ja hiljaiset hetket on otettu huomioon. Lisäksi työn etenemistä ja työhyvinvointia edistää se, että henkilöstöä on silloin tällöin yksi yli minimin kasautuneita töitä varten. Suunnitellun työvuoroluettelon toteuttamisessa keskeistä on se, että yllättäviin poissaolotilanteisiin on sijainen saatavilla. Osaston työt tuntevan sijaisen saatavuus on ratkaistu osastolla eri tavoin. Osastolla voi olla oma vakituinen sijainen. Organisaatiossa voi olla oma sijais- tai resurssipankki, josta voi saada sijaisen. Osastolla voi olla myös oma sijainen kuten opiskelija tai osastolta eläkkeelle jäänyt henkilö. Opiskelija tai eläkeläinen tulee tarvittaessa töihin, he tuntevat osaston rutiinit ja ovat heti valmiita töihin. Kohti yhteistä työvuorosuunnittelua osastolla Kohti yhteistä työvuorosuunnittelua -mallin keskeinen ajatus on siirtyä osastolla yhden henkilön tekemästä työvuorosuunnittelusta yhteiseen suunnitteluun neljän vaiheen kautta. Eri vaiheissa osaston henkilöstölle tulee erilaisia rooleja ja tehtäviä työvuorosuunnittelussa. Osastot voivat huomata olevansa tietyssä vaiheessa työvuorosuunnittelussaan. 15
Työvuorosuunnittelun vaiheet ovat: 1) osastonhoitaja laatii listan yksin, 2) listan laatijoina on osastonhoitajan lisäksi 1-2 muuta listavastaavaa, 3) itsenäisessä vaiheessa jokainen laittaa omat vuoronsa listaan, 4) yhteisen suunnittelun vaiheessa jokainen huomioi omien työaikamieltymystensä lisäksi myös muiden mieltymykset, kun listaa täytetään. Jokaisessa vaiheessa on huomioitava toiveiden ja mieltymysten lisäksi myös osaston osaamis- ja miehitystarpeet ja suunnittelua varten olemassa olevat tasapuolisuus- ja oikeudenmukaisuusperiaatteet. Ensimmäisessä vaiheessa henkilöstöllä on vähemmän mahdollisuuksia vaikuttaa työvuoroihinsa kuin neljännessä vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa osallistumisessa korostuu se, että erilliseen vihkoon merkitään toiveet suunniteltavalle jaksolle. Neljännessä vaiheessa osallistuminen on laajempaa: henkilöstö tekee itsenäisesti ja yhteisesti osaamis- ja miehitystarpeet huomioiden ja sovittujen pelisääntöjen mukaan toimivan työvuoroluettelon, jonka esimies hyväksyy. Vaiheesta 1 siirtyminen vaiheeseen 4 voi vaatia esimerkiksi kaksi vuotta aikaa. Jokaisessa vaiheessa tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus on ratkaistava jotenkin. Tasapuolisuus- ja oikeudenmukaisuuskysymykset tulevat sitä tärkeämmiksi mitä enemmän työaikamieltymyksiä otetaan huomioon ja mitä yhteisempää suunnittelu on. Jos osasto tunnistaa olevansa esimerkiksi vaiheessa 1, voi vaihe 2 olla seuraava helpoiten otettava askel. Esitetyssä vaihe-mallissa seuraava vaihe edustaa seuraavaa pientä askelta matkalla kohti yhteistä työvuorosuunnittelua. Oikotietä vaiheesta 1 suoraan ja nopeasti vaiheeseen 4 ei ole. 16
Muutokset hyväksyttyyn työvuoroluetteloon Työvuoroluetteloon kumpuaa muutoksia monenlaisista lähteistä. Yksi keskeinen muutostilanne on se, kun joku on yllättäen poissa. Jos sijaista ei saada, jonkun osaston henkilöstöstä täytyy tehdä poissaolosta johtuvat työt ja pidentää työvuoronsa työaikaa. Henkilöstösuunnittelu ja muut yllättävän poissaolon samanaikaiset tekijät vaikuttavat siihen, miten laajaksi yllättävästä poissaolosta aiheutuva työvuoroluettelon muutos kehittyy. Jos työntekijä (henkilö 1) voi jatkaa työajan pidentämisen jälkeen omalla kohdallaan työvuoroja työvuoroluettelon mukaisesti, muutos ei vaikuta muiden työvuoroihin eikä työvuoroluetteloon. Jos työajan pidentäminen aiheuttaa sen, että henkilö 1:n on saatava vuorokausilepo seuraavasta työvuorosta, eikä hän voi tehdä seuraavaa työvuoroaan, täytyy osastolta jonkun muun (henkilö 2) tehdä tuo (henkilö 1:n) vajaaksi jäänyt vuoro. Näin henkilö 2:n työvuoroluetteloon merkityt työvuorot taas muuttuvat, josta edelleen voi olla seurauksia tehtyyn yhteiseen työvuoroluetteloon. Jos osaaminen (kenellä on puutevuorossa tarvittavaa osaamista) ja palautumistilanne (jollain henkilöllä on osaamista mutta ei voi palautumistarpeen vuoksi tehdä puutevuoroa) vaikuttavat vielä puutevuoron tekijän valintaan, yksittäisestä yllättävästä puutevuorosta voi seurata monipolvinen muutos ketju hyväksyttyyn työvuoroluetteloon. 17
Ehdotus ihanteellisesta työvuorosuunnittelusta Työvuorosuunnittelu on monen tekijän yhteissumma. 18 1. Työvuorosuunnittelun taustalla on osaston toiminta ja sen vaatima osaamis- ja miehitystarve. 2. Työvuorosuunnittelu lähtee liikkeelle työaikamieltymyksistä ja työvuoroluettelokohtaisista yksittäisistä toiveista. Työaikamieltymykset voidaan kartoittaa osastolla systemaattisesti. 3. Osastolla on keskusteltu ja hyväksytty yhdessä tasapuolisuus- ja oikeudenmukaisuusperiaatteet ja käytännöt hankalissa tilanteissa. Miten menetellään esimerkiksi silloin, kun työvuoroluetteloon on tulossa mieltymysten perusteella ali- tai ylimiehitystä? 4. Työaikamieltymyslähtöinen työvuoroluettelo voidaan tehdä listavastaavan toimesta, itsenäisesti tai yhteisesti. 5. Työaikamieltymyksenä on mahdollisuus tehdä ergonominen työvuoroluettelo. 6. Palautumisen kannalta paras vaihtoehto on, että kaikki haluavat tehdä ergonomisen työvuoroluettelon. 7. Tavoitteena on, että hyväksyttyyn työvuoroluetteloon ei tule henkilöstöltä enää runsaasti uusia toiveita ja siten muutoksia. 8. Palautumisesta huolehditaan. Osastolla on keskusteltu ja yhteisesti päätetty suunniteltujen pitkien työvuorojen tekemisestä. Pitkä työvuoro voi olla perusteltu silloin, kun pitkän vuoron aikana voi esimerkiksi hoitaa samaa potilasta alusta loppuun. Tämä voi lisätä työn hallintaa. Osastolla on keskusteltu ja yhteisesti päätetty työputkien tekemisestä. Lisäksi on keskusteltu ja yhteisesti päätetty myös peräkkäin tehtävien öiden määrästä. Aikahyvitykset voidaan saada esimerkiksi kokonaisina vapaapäivinä.
Yllättävistä poissaoloista johtuvien oman työvuoron työajan pidentämisen tavoista ja määristä on osastolla keskusteltu ja yhteisesti päätetty. 9. Yllättäviin poissaoloihin on varauduttu henkilöstösuunnitelmassa. Työvuoroluettelon toteuttamiseen tarvitaan osaavan henkilöstön lisäksi osaavat sijaiset tai sopiva miehitys osastolla, jotta esimerkiksi yllättävistä puutevuoroista selvitään. Selviäminen tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kenenkään ei tarvitse pidentää oman työvuoronsa työaikaa eikä työvuoroluetteloon tule siten muutoksia. 10. Tavoitteena on työvuoroluettelo, jonka voi toteuttaa vähäisin muutoksin. Lisää tietoa Työajat ja hyvinvointi: http://www.ttl.fi /fi /tyohyvinvointi/tyoaika/ Sivut/default.aspx Ratkaisuja työaikakysymyksiin: http://www.ttl.fi /fi /asiantuntijapalvelut/tyoyhteiso_ja_esimiestyo/tyoaikapalvelu/sivut/default.aspx Osta oma opas: http://www.ttl.fi /fi /ttl_kirjakauppa/sivut/default. aspx 19