Versio 1.3 13.6.2013 LASKUTTAJAN OHJE MUUNTO SUORAVELOITUKSESTA E-LASKUUN JA SUORAMAKSUUN Sisällys 1 Johdanto... 2 1.1 Tausta... 2 1.2 Aikataulu... 2 2 Suoraveloitusten muuntoa edeltävät toimenpiteet... 3 3 Suoraveloitusten muunto... 4 3.1 Suoraveloitusten muunnon yleiskuvaus... 4 3.2 Suoraveloitusten muunto vaiheittain... 4 3.2.1 Laskuttajailmoituksen lähetys... 4 3.2.2 Vastaanottoehdotusten muodostus... 5 3.2.3 Maksajien tiedottaminen muutoksesta... 8 3.2.4 Vastaanottoehdotusten lähetys pankkiin... 8 3.2.5 Vastaanottoehdotusten käsittely pankissa... 8 3.2.6 Kahden kalenterikuukauden reagointiaika... 9 3.2.7 Vastaanottoilmoitusten käsittely ja laskutustavan muutos... 9 4 Suoraveloituspalvelun päättyminen... 10 5 Muuta huomioitavaa... 10 5.1 Muunnon vaiheistaminen... 10 5.2 E-laskun laskutusaihe ja suoraveloituksen palvelutunnukseen liittyvä laskutus eivät ole yhdenmukaisia... 10 5.3 Useita e-laskun laskutusaiheita ja yksi suoraveloituksen palvelutunnus... 11 5.4 Useampi suoraveloituksen palvelutunnus yhdelle e-laskun laskutusaiheelle... 11 5.5 Muuntojakson aikana tulevat RI-sanomat... 12 6 Linkkejä... 12 Versio Päiväys Muutos 1.0 26.3.2012 1.1 24.4.2012 lisätty 5. muuta huomioitavaa 1.2 18.10.2012 Lisätty päivityksiä Muuta huomioitavaa kohtaan 1.3 13.6.2013 täsmennyksiä kohdissa: 3.2; 3.2.1;3.2.4; 5.6
2 1 Johdanto 1.1 Tausta SEPA käyttöönoton myötä kansalliset suoraveloitusratkaisut loppuvat 31.1.2014 Euroopan neuvoston ja parlamentin asetuksen (EU) N:o 260/2012 mukaisesti. Kansallista suoraveloitusta ei voi enää käyttää laskutukseen tai laskunmaksuun tammikuun 2014 jälkeen, joten laskuttajan tulee siirtyä uusiin palveluihin hyvissä ajoin tätä ennen. Kansallisessa SEPA-siirtymäsuunnitelmassa suositellaan suoraveloituksen tilalle e-laskua ja SEPA-tilisiirtoon perustuvia ratkaisuja. Näitä kuluttaja-asiakkaille tarjottavia palveluja ovat kuluttajan e-lasku ja suoramaksu. E-laskua suositellaan ensisijaisesti suoraveloituksen tilalle. E-laskua ja siihen liittyvää automaattista maksamista voivat käyttää kaikki kuluttajat, joilla käytössään verkkopankki 1. Suoramaksu on tarkoitettu kuluttaja-asiakkaille, jotka eivät voi vastaanottaa e- laskuja. Suoramaksussa laskuttaja toimittaa maksajalle laskun ja sen lisäksi laskun tiedot Finvoice-muodossa maksajan pankkiin. Pankki toteuttaa laskun tietojen perusteella tilisiirron asiakkaan puolesta asiakkaan antaman toimeksiannon mukaisesti. Käyttöönoton edellytyksenä on, että maksajan pankki ja laskuttaja tarjoavat suoramaksua. Tässä ohjeessa on kuvattu, kuinka suoraveloitusta käyttävä laskuttaja muuntaa kuluttajaasiakkaidensa suoraveloitukset e-laskuun ja suoramaksuun käyttäen vastaanottoehdotussanomia. Ohje täydentää Finvoice välityspalvelun soveltamisohjetta (versio 2.0) ja Ilmoittamispalvelun soveltamisohjetta (versio 2.0), joita tulisi lukea rinnan tämän ohjeistuksen kanssa. Muuntopalvelua ei käytetä niihin suoraveloitusvaltuutuksiin, jotka laskuttaja on saanut yrityksiltä. Laskuttaja sopii näiden kanssa erikseen uudesta laskutustavasta. Muunto on kertaluonteinen ja koskee vain suoraveloitusvaltakirjojen muuntoa 18.1.- 20.11.2013 välisenä aikana. 1.2 Aikataulu Laskuttaja voi lähettää suoraveloitusaineistojen pohjalta muodostettuja vastaanottoehdotuksia kaikkiin pankkeihin 18.1.2013 alkaen. Takaraja vastaanottoehdotusten lähettämiselle on kaksi kuukautta ennen suoraveloituspalvelun lopetusajankohtaa. Viimeiset vastaanottoehdotukset on lähetettävä pankkiin 20.11.2013. 1 Edellytyksenä on, että pankki on mukana Finvoice-välityspalvelussa ja että pankki tarjoaa kuluttaja-asiakkailleen e- laskupalvelua. 2
3 2 Suoraveloitusten muuntoa edeltävät toimenpiteet Ennen suoraveloitusten muuntoa laskuttajalla pitää olla valmius lähettää e-laskuja ja suoramaksuja kuluttaja-asiakkaille. Käytännössä tämä edellyttää laskuttajalta seuraavaa: 1) Laskutusohjelmisto tukee e-laskua ja suoramaksua. Suoramaksun käyttöönotto todennäköisesti edellyttää ohjelmistopäivitystä. 2) Laskuttaja voi lähettää Finvoice-standardin mukaisia e-lasku- ja suoramaksuaineistoja pankkiin. E-laskut ja suoramaksut lähetetään omilla laskutyyppikoodeillaan. E-laskujen lähetys on tarkemmin kuvattu Finvoice-välityspalvelun soveltamisohjeessa. 3) Laskuttaja osaa noutaa ja käsitellä lähetettyjä aineistoja koskevat mahdolliset virhepalautesanomat. Pankki toimittaa virhepalautteen silloin, kun aineistoa ei voida toimittaa vastaanottajalle. 4) Laskuttaja on ilmoittanut pankeille tarjoavansa e-laskua ja suoramaksua laskuttajailmoituksella. Laskuttajailmoituksen lähetys kuvataan ilmoittamispalvelun soveltamisohjeessa. 5) Laskuttaja voi vastaanottaa ja käsitellä e-laskun vastaanottoilmoituksia ja muuttaa asiakkaan laskutustavan näiden perusteella. Laskuttajan on myös osattava käsitellä vastaanottoilmoitusten muutokset ja poistot. Käsite Finvoice-sanoman elementti Sallittu arvo Laskutyyppikoodi InvoiceTypeCode INV01 (e-lasku) INV09 (suoramaksu) 3
4 3 Suoraveloitusten muunto 3.1 Suoraveloitusten muunnon yleiskuvaus 3.2 Suoraveloitusten muunto vaiheittain Laskuttajan on valmistauduttava suoraveloitusvaltakirjojen muuntoon käymällä läpi palvelutunnukset, joilta valtakirjoja siirretään ja suunniteltava siirron aikataulu. Pankit suosittelevat, että laskuttaja pilotoi muuntoa pienellä valtakirjamäärällä varmistaakseen, että laskuttajan prosessit tukevat asiakkaiden siirtoa esim. vastaanottoilmoitusten käsittelyssä. Uusia suoraveloitusvaltakirjoja ei voi tehdä osassa pankeista sen jälkeen kun pankki on vastaanottanut RP-aineistot, tarvittaessa ota yhteys pankkiisi. 3.2.1 Laskuttajailmoituksen lähetys Ennen suoraveloitusten muunnon aloittamista laskuttajan on lähetettävä laskuttajailmoitus kaikkiin suoraveloitusta tarjoaviin pankkeihin, joissa laskuttajalla on suoraveloitusasiakkaita. Laskuttajailmoituksen lähetys on edellytys ko. pankin asiakkaiden laskuttamiseksi e-laskulla tai suoramaksulla. Laskuttaja, joka on lähettänyt pankkiin jo aiemmin e-laskun laskuttajailmoituksen, mutta alkaa nyt tarjota asiakkailleen myös suoramaksua, voi ilmoittaa suoramaksupalvelun käyttöönotosta lähettämällä muutoksen aikaisempaan laskuttajailmoitukseen. Laskuttaja lähettää kokonaan uuden laskuttajailmoituksen silloin, kun laskuttaja ei aikaisemmin ole käyttänyt e- laskupalvelua. Jos laskuttaja on aikaisemmin lähettänyt e-laskua koskevat laskuttajailmoitukset vain osaan pankeista, lähetetään sellaisiin pankkeihin, joissa laskuttajailmoitus on aikaisemmin ollut 4
5 voimassa, laskuttajailmoituksen muutos. Muihin pankkeihin lähetetään kokonaan uusi ilmoitussanoma Suoraveloitusten muunnon toteuttavan laskuttajan laskuttajailmoituksella pitää olla tieto siitä, että laskuttaja tarjoaa asiakkailleen sekä e-laskua että suoramaksua. Tieto ilmoitetaan palvelutasotunnuksella. Laskuttajan suoraveloituksen muuntoaikana (vastaanottoehdotusten lähettämisen jälkeen) ei tule tehdä muutoksia laskuttajailmoitukseen. Käsite Laskuttajailmoitusssanoman Sallittu arvo elementti Ilmoituksen tyyppi MessageActionCode ADD (laskuttajalla ei aikaisempaa laskuttajailmoitusta) CHANGE (laskuttajailmoitus päivitetään suoramaksutiedolla) Palvelutasotunnus SellerServiceCode 01 (laskuttaja tarjoaa e-laskua ja suoramaksua) Suoraveloituksen palvelutunnus SellerDDIdentifier Laskuttajan suoraveloituksen palvelutunnus. Jos laskuttajalla samaan laskutusaiheeseen liittyviä useita palvelutunnuksia, käytä yhtä tunnusta. 3.2.2 Vastaanottoehdotusten muodostus Laskuttaja muodostaa laskutusaihekohtaisen vastaanottoehdotuksen jokaista tietojärjestelmissään olevaa voimassaolevaa suoraveloitusvaltuutusta kohden. Vastaanottoehdotusta ei tule muodostaa, mikäli asiakassuhde on päättynyt tai mikäli asiakas ei enää käytä suoraveloitusta maksutapana. Vastaanottoehdotukset muodostetaan aina tyypillä uusi. Lisäksi sanoman tyypin yhteydessä ilmoitetaan, että sanoma liittyy konversioon. Muodostettavien vastaanottoehdotusten tulee vastata laskuttajan lähettämää laskuttajailmoitusta. Vastaanottoehdotuksen lähetysosoitteen ja välittäjän tunnuksen tulee olla sama kuin laskuttajailmoituksella (sekä sanoman kehyksellä että varsinaisella sanomalla). Lisäksi e- laskun laskutusaiheen tunnuksen on oltava sama laskuttajailmoituksella ja vastaanottoehdotuksella. Vastaanottoehdotuksilla ilmoitetaan oikeat ja mahdollisimman tarkat tiedot sen perustana olevasta suoraveloitusvaltakirjasta. Vähimmillään valtakirjasta on ilmoitettava maksajan tilinumero ja suoraveloituksen palvelutunnus. Myös laskutettavan nimi on pakollinen tieto vastaanottoehdotuksella. Lisäksi on suositeltavaa, että laskuttaja ilmoittaa suoraveloitusvaltakirjan arkistointitunnuksen, valtakirjalla ilmoitetut yksilöintitiedot (tai vastaavat nykyiset tiedot) sekä valtakirjalla annetun viitenumeron. 5
6 Lisäksi vastaanottoehdotuksella on vastaanottoilmoituksen muodostamiseksi tarvittavat e- laskun yksilöintitiedot. Yksilöintitietoja ilmoitetaan yksi tai kaksi sen mukaan, kuinka monta yksilöintitietoa laskuttaja laskuttajailmoituksellaan pyytää. Laskuttajan on mahdollista ilmoittaa vastaanottoehdotuksella suoraveloitusten muuntoon liittyvä yksilöivä tunniste. Tunniste on tarkoitettu laskuttajan omaan käyttöön ja se voi liittyä laskuttajan tarpeen mukaan joko tiettyyn vastaanottoehdotussanomaan tai muuntoerään. Pankki palauttaa tiedon laskuttajalle vastaanottoehdotuksen perusteella muodostetulla vastaanottoilmoituksella. 6
7 SOAP-kehyksellä annettavat tiedot: Vastaanottoehdotussanomassa olevat tiedot: Käsite Vastaanottoehdotuksen Sallittu arvo kehyksen elementti Vastaanottajan verkkolaskuosoite <eb:to> PROPOSAL <eb:partyid></eb:partyid> Sanoman tunnus MessageId Laskuttajan sanomalla antama yksilöivä tunnus. Palveluntarjoaja palauttaa arvon RI-sanoman SOAP:n RefToMessageid kentässä Käsite Vastaanottoehdotussanoman Sallittu arvo elementti Sanoman tyyppi MessageTypeCode RECEIVERPROPOSAL Ilmoituksen tyyppi MessageActionCode ADD Laskuttajan välittäjän tunnus Ilmoituksen tyypin tunnus Vastaanottajan välittäjätunnus Laskuttajan verkkolaskuosoite MessageActionCodeIdentifier InvoiceRecipientIntermediatorAddress InvoiceSenderAddress Sama tieto, kuin laskuttajan lähettämällä laskuttajailmoituksella InvoiceSenderIntermediatorAddress 01 (ilmoitus liittyy suoraveloitusten muuntoon) Maksajapankin tunnus (BIC) Sama tieto, kuin laskuttajan lähettämällä laskuttajailmoituksella Laskutusaiheen tunnus PaymentInstructionIdentifier Sama tieto, kuin laskuttajan lähettämällä laskuttajailmoituksella Suoraveloituksen palvelutunnus SellerDirectDebitIdentifier Suoraveloitusvaltakirjan mukainen palvelutunnus Laskutettavan nimi BuyerOrganisationName Laskutettavan nimi laskuttajan järjestelmistä E-laskun yksilöintitieto SellerInvoiceIdentifier Laskuttajailmoituksella pyydettäviä yksilöintitietoja vastaavat tiedot asiakkaasta. Maksajan tilinumero BuyerDDAccountId Maksajan suoraveloitusvaltakirjan mukainen tilinumero BBANmuodossa Suoraveloitusvaltakirjan arkistointitunnus Suoraveloitusvaltakirjan yksilöintitiedot Suoraveloitusvaltakirjan viitenumero Laskuttajan konversiotunnus DDArchiveCode BuyerDDIdentifier DDReferenceNumber ConversionId Maksajan suoraveloitusvaltakirjan mukainen arkistointitunnus Suoraveloitusvaltakirjalla annettu maksajan yksilöintitieto Suoraveloitusvaltakirjalla annettu viitenumero Vapaavalintainen laskuttajan omaan käyttöön tarkoitettu tieto 7
8 3.2.3 Maksajien tiedottaminen muutoksesta Laskuttaja tiedottaa suoraveloitusasiakkaitaan suoraveloituksen päättymisestä ja ehdottaa asiakkaalle muutosta maksutapaan ja siirtymistä e-laskuun ja sen automaattiseen maksamiseen tai suoramaksuun. Asiakkaalle kerrotaan myös, että laskuttaja ja pankki hoitavat siirtymisen uuteen palveluun asiakkaan puolesta, mikäli asiakas hyväksyy muutoksen eikä erikseen halua siitä kieltäytyä. Tiedote toimitetaan laskuttajan ja pankkien nimissä. Tiedote on asiakaskohtainen ja se toimitetaan laskuttajan ja asiakkaan keskenään sopimalla viestintätavalla. Tiedotteeseen ei saa sisältyä markkinointiviestintää. Tiedotteen voi toimittaa samassa kuoressa suoraveloituksen ennakkoilmoituksen kanssa. Tiedotteen tulee sisältää Finanssialana Keskusliiton laatiman kirjemallin tiedot kokonaisuudessaan. Kirjemallin noudattaminen on hyvin tärkeää, sillä kirje muodostaa sopimuksellisen perustan muutokselle. Laskuttajan on kuitenkin mahdollista sisällyttää kirjeeseen haluamaansa tietoa ja ohjeistusta. Laskuttajan tulee täydentää kirjemalliin päivämäärä sekä e- laskun aiheet ja suoraveloitusten palvelutunnukset, joita muutos koskee. Laskuttaja voi lisätä yrityksen logon ja toteuttaa kirjeen oman graafisen ohjeen mukaisesti. Kirjeen päiväyksestä (+7 päivää) alkaa kahden kuukauden reagointiaika. Jos laskuttajalla on useita valtakirjoja samalta asiakkaalta, voi laskuttaja informoida asiakasta yhdellä kirjeellä, jossa on yksilöity kaikki muunnettavat suoraveloitukset. Linkki kirjemalleihin 3.2.4 Vastaanottoehdotusten lähetys pankkiin Laskuttaja lähettää pankkiin vastaanottoehdotukset. Vastaanottoehdotukset lähetetään samanaikaisesti maksajalle lähetettävän tiedotuskirjeen kanssa. Laskuttaja lähettää suoraveloitusten muuntoaineistot saman pankin kautta, jonka kanssa laskuttajalla on sopimus e-laskujen välittämisestä. Vastaanottoehdotusten lähetyksen jälkeen vain osassa pankeissa voi tehdä uusia suoraveloitusvaltakirjoja. Uusien valtakirjojen estopalvelusta voi laskuttaja sopia pankkikohtaisesti. 3.2.5 Vastaanottoehdotusten käsittely pankissa 3.2.5.1 Kohdistus laskuttajailmoitukseen Maksajan pankki kohdistaa vastaanottoehdotuksen ensin laskuttajailmoitukseen. Jos kohdistus ei onnistu, pankki hylkää vastaanottoehdotuksen ja muodostaa virhepalautteen laskuttajalle. Hylkäysperusteita ovat mm. seuraavat: Laskuttaja ei ole lähettänyt laskuttajailmoitusta, jossa ilmoittaa tukevansa suoramaksua. Suoraveloitusten muunnon toteuttavan laskuttajan pitää tarjota uuden palvelun piiriin siirrettäville maksaja-asiakkailleen sekä suoramaksua että e-laskua. Suoramaksun tarjoaminen on edellytys sille, että henkilöasiakkaiden palvelut voivat jatkua samantasoisina kuin ennen muutosta. Lähetetty vastaanottoehdotus ei kohdistu laskuttajan lähettämään laskuttajailmoitukseen laskuttajan e-laskun lähetysosoitteen ja välittäjätunnuksen sekä laskutusaiheen tunnuksen (PaymentInstructionIdentifier) perusteella. 8
9 3.2.5.2 Kohdistus suoraveloitusvaltakirjaan Seuraavaksi Maksajan pankki tarkistaa, että maksajalla on voimassa vastaanottoehdotusta vastaava suoraveloitusvaltakirja. Kohdistaminen tehdään ensisijaisesti suoraveloituksen palvelutunnuksen ja maksajan tilinumeron perusteella. Kohdistukseen voidaan käyttää myös suoraveloitusvaltakirjan alkuperäistä arkistointitunnusta tai yksilöintitietoja. Jos maksajan pankki ei pysty kohdistamaan vastaanottoehdotusta, se hylätään ja laskuttajalle muodostetaan virhepalaute. Kohdistusvirheet saattavat johtua mm. seuraavista syistä: Maksaja on lopettanut suoraveloitusvaltakirjan Suoravelotusvaltakirjan mukainen tili on lopetettu (esim. pankinvaihtotilanteessa) Vastaanottoehdotukselta puuttuu suoraveloituksen palvelutunnus tai se on annettu virheellisesti. Suoraveloituksella maksajana on yritysasiakas. Mikäli laskuttaja saa virhepalautteen, ei suoraveloitusta voida muuttaa uudeksi palveluksi, vaan laskuttaja sopii maksajan kanssa uudesta laskutustavasta. Laskuttaja voi esimerkiksi lähettää jatkossa paperilaskun, jossa mainitaan suoraveloituksen loppuneen ko. laskun osalta. Laskuttaja saa eri pankeista virhepalautteet eri aikaan, sillä virhepalautteet muodostuvat pankeissa muuntoprosessin eri vaiheessa. 3.2.6 Kahden kalenterikuukauden reagointiaika Kun maksajan pankki on onnistuneesti käsitellyt vastaanottoehdotussanomat, alkaa kahden kuukauden reagointiaika, jonka aikana maksajan on mahdollista kieltäytyä muutoksesta. Maksajan näkökulmasta reagointiaika alkaa maksajan saaman tiedotteessa olevasta päivästä. Pankki laskee 7 päivää +2 kk ajan vastaanottoehdotuksen saapumisajankohdasta. Halutessaan kieltäytyä muutoksesta maksaja ottaa yhteyttä omaan tilipankkiinsa kahden (2) kuukauden kuluessa laskuttajan lähettämän tiedotuskirjeessä olevasta päiväyksestä ja lopettaa kirjeellä mainitun suoraveloitusvaltakirjan. Laskuttaja saa tiedon valtakirjan päättymisestä normaalin suoraveloitusprosessin mukaisesti. Tällöin muutosta uuteen palveluun ei tehdä. Laskuttajan tulee lähettää seuraava lasku asiakkaalle paperisena tai muulla maksajan kanssa sopimallaan tavalla. Mikäli suoraveloitusten muunnon aikana laskuttajalle tulee asiakkaan tekemä vastaanottoilmoitus (RI-sanoma), laskuttaja käsittelee sen normaalisti ja siirtää asiakkaan uuteen palveluun. Tällöin myöhemmin pankista tuleva konversio-ri-sanomaa ei laskuttajan tarvitse käsitellä. 3.2.7 Vastaanottoilmoitusten käsittely ja laskutustavan muutos Reagointiajan päätyttyä maksajan pankki muodostaa e-laskun tai suoramaksun vastaanottoilmoitukset niille asiakkaille, jotka eivät ole kieltäytyneet muutoksesta. Sanomat ovat laskuttajan noudettavissa omasta pankistaan viimeistään 10 pankkipäivää reagointiajan päättymisen jälkeen. Vastaanottoilmoituksella on tieto siitä, onko asiakas siirtynyt e-laskuun tai suoramaksupalveluun. Oletusarvoisesti verkkopankkiasiakkaat siirretään e-laskuun ja sen automaattiseen maksamiseen. Suoramaksuun siirretään asiakkaat, joilla ei ole verkkopankkisopimusta tai 9
10 jotka eivät ole käyttäneet verkkopankkia viimeiseen kolmeen kuukauteen ennen suoraveloituksen muuntoa (vastaanottoilmoitusten lähettämispäivästä). Mahdolliset erityistilanteet pankit käsittelevät tapauskohtaisesti. Muilta osin vastaanottoilmoitus perustuu laskuttajan vastaanottoehdotuksella ilmoittamiin tietoihin. Näiden tietojen perusteella laskuttaja kohdistaa vastaanottoilmoituksen oikeaan maksajaan ja muuttaa laskutustavan pankin lähettämän vastaanottoilmoituksen mukaiseksi. Laskuttaja lähettää jatkossa asiakkaalleen vastaanottoilmoituksen mukaisesti joko e-laskun tai suoramaksun. Suoramaksun tapauksessa laskuttaja lähettää maksajalle laskun ja pankkiin laskun tiedot Finvoice-aineistona. Muutoksesta kieltäytyneitä asiakkaita koskevien vastaanottoehdotusten osalta laskuttaja saa virhepalautteen 2. Palaute toimitetaan FinvoiceAck-sanomana, eli samalla tavalla, kuin laskuja koskevat virhepalautteet. 4 Suoraveloituspalvelun päättyminen Kun laskuttaja on siirtänyt asiakkaansa uusiin palveluihin, laskuttaja lopettaa suoraveloituksen laskuttajasopimuksen niissä pankeissa, joissa laskuttajalla on suoraveloituksen hyvitystili(t). Tilipankki välittää tiedon suoraveloituksen laskuttajasopimuksen lopetuksesta muille pankeille automaattisesti. Pankit lopettavat laskuttajasopimukseen liittyvät suoraveloitusvaltakirjat. Kun suoraveloituksen laskuttajasopimukset on lopetettu, ei laskuttaja voi lähettää suoraveloituksen veloituspyyntöjä enää pankkeihin. Maksajan pankki tiedottaa suoraveloituksen maksaja-asiakkaitaan suoraveloituspalvelun päättymisestä. 5 Muuta huomioitavaa 5.1 Muunnon vaiheistaminen Laskuttaja voi toteuttaa muunnot täysin omaan tahtiinsa siirtymäaikataulun puitteissa. Kaikki asiakkaat voi konvertoida kerralla, tai sitten konversiot voi toteuttaa useassa erässä, esimerkiksi reskontra kerrallaan. 5.2 E-laskun laskutusaihe ja suoraveloituksen palvelutunnukseen liittyvä laskutus eivät ole yhdenmukaisia Kirjeessä maksajalle kerrottava mille e-laskun laskutusaiheelle suoraveloituksen muunnetaan. Jokainen vastaanottoehdotussanoma muodostetaan erillisenä. 2 Osa palveluntarjoajista toimittaa virhepalautteen välittömästi asiakkaan kieltäytyessä muutoksesta, osavasta 2 kuukauden reagointiajan päätyttyä. 10
11 Mikäli asiakkaan tiettyyn valtakirja liittyy useaan eri laskutusaiheeseen, muodostetaan jokaista tarvittavaa e-laskutusaihetta kohden erillinen vastaanottoehdotussanoma. Mikäli usea eri valtakirja liittyy samaan laskutusaiheeseen, muodostetaan yksi vastaanottoehdotus per laskutusaihe. Olennaista on, että maksaminen säilyy maksajan kannalta nykytilanteen mukaisena. Laskuttajan on omissa järjestelmissään huomioitava, että muunnossa syntyvät vastaanottoilmoitukset mahdollisesti tarve käsitellä eri tavalla kuin maksajan itse tekemä vastaanottoilmoitus (esim. Maksajalla on kunnalle suoraveloitus laituripaikasta, joka muunnetaan koskemaan vain laituripaikkaa kun taas maksajan itse tekemä vastaanottoilmoitus voi koskea kaikkia kunnan laskuja). Laskuttaja saa muuntaa vain sellaiset laskut uusiin palveluihin, joihin on olemassa suoraveloitusvaltakirja. Laskuttajan on säilytettävä konversion yli tieto siitä, mikä lasku oli alun perin suoraveloituksessa. 5.3 Useita e-laskun laskutusaiheita ja yksi suoraveloituksen palvelutunnus Laskuttaja voi ilmoittaa saman suoraveloituksen palvelutunnuksen useammalle SI-sanomalle (SellerDirectDebitIdentifier-elementti). Laskuttaja ilmoittaa jokaisella vastaanottoehdotussanomalla sen, mihin suoraveloituksen palvelutunnukseen ja e-laskun laskutusaiheeseen se liittyy. Sama palvelutunnus voi eri sanomilla liittyä eri e-laskutusaiheisiin. Mikäli asiakkaan yhden suoraveloitusvaltakirjan perusteella on suoraveloitettu eri e- laskutusaiheiden laskuja, lähettää laskuttaja pankkiin jokaista tarvittavaa laskutusaihetta kohden oman vastaanottoehdotuksen. Olennaista munnossa on, ettei maksajan kannalta maksaminen muutu nykyisestä ja kaikki laskut, jotka ennen ovat olleet suoraveloituksessa, siirretään e-laskuun tai suoramaksuun. 5.4 Useampi suoraveloituksen palvelutunnus yhdelle e-laskun laskutusaiheelle Laskuttaja voi käyttää samaa e-laskun laskutusaihetta eri suoraveloituksen palvelutunnuksiin liittyvissä RP-sanomissa. 11
12 Laskuttaja ilmoittaa vastaanottoehdotussanomalla sen palvelutunnuksen, johon asiakkaan antama suoraveloitusvaltakirja on liittynyt. Jos asiakkaalla on ollut valtakirjoja eri palvelutunnuksiin, lähetetään näistä jokaisesta vastaanottoehdotussanoma pankkiin. 5.5 Muuntojakson aikana tulevat RI-sanomat RP-Sanoman lähettämisen jälkeen voi laskuttajalla tulla asiakkaalta RI-sanoma. Tässä sanomassa ei ole konversiotietoa. Tämä sanoma voidaan käsitellä heti ja muunnossa tulevaa konversiori-sanomaa tai hylkäystietoa ei pidä käsitellä. 5.6 Uusi palvelu asiakkaan toiveesta Muunnon erikoistapauksissa (mm. nk. passiiviset verkkopankkikäyttäjät) saattaa käydä niin, että pieni määrä maksaja-asiakkaita saa käyttöönsä uuden palvelun, joka ei vastaa heidän tilannettaan ja tarvettaan. Mikäli maksaja on muunnon jälkeen yhteydessä pankkiinsa ja toivoo palvelun vaihtamista toiseksi, pankin toimihenkilö kartoittaa asiakkaan tilanteen ja pankkiasioinnin tavan. Tarvittaessa asiakkaan e-laskun tai suoramaksun vastaanottoilmoitus poistetaan ja laskuttajalle lähetetään poisto eli DELETE-tyypin vastaanottoilmoitussanoma. Asiakkaan toivoessa pankki perustaa asiakkaalle uutena toisen palvelun. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että muunnossa e-laskun käyttöönsä saaneelle asiakkaalle perustetaan suoramaksutoimeksianto, mikäli asiakas ei käytä verkkopankkia. Vastaavasti suoramaksun käyttöönsä saaneelle asiakkaalle voidaan ottaa käyttöön e-laskupalvelu, mikäli asiakas asioi pankin verkkopankissa. Jotta asiakkaalle oikean palvelun käyttöönotto voidaan pankin toimihenkilötyönä toteuttaa sujuvasti, tulee laskuttajan mahdollistaa uusien suoramaksutoimeksiantojen teko kolmen kuukauden ajan konversion päättymisen jälkeen. 6 Linkkejä Kirjemalli Suoramaksun lomakemalli Finvoice.info e-lasku.info 12