KOKOUSKUTSU 3/2012 Kirkkoneuvosto Kokousaika tiistaina 20.3.2012 klo 18.30 Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 22 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 23 Pöytäkirjan tarkastus 24 1,2 Marian kirkon urkujen lisätyötarjous 25 Ryhmänvetäjän palkkaaminen hautausmaalle 26 Tilien ja jäsenyyden lopettaminen S-pankissa 27 Haminan seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2011 28 Kolehtilista 29 3 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 3/2012 Kirkkoneuvosto 20.03.2012 Sivu 17 Aika tiistaina 20.3.2012 klo 18.30- Paikka Osanottajat Simeon-talon kokoushuone jäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra Vesa Aurén Liisa Hnski Nina Janes Arto Kivelä Osmo Näkki Outi Silander varajäsenet Esko Kiri Heidi Suurnäkki Anne Urpalainen Tuula Joenpolvi Simo Suutari Jaana Suikkanen Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina..20 Hamina..20 Allekirjoitukset Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla. Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa Pöytäkirjanpitäjä
Kirkkoneuvosto 20.03.20 Sivu 18 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 22 Asialista on lähetetty 14.3.2011. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 23 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Nina Janes ja Arto Kivelä. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin
Kirkkoneuvosto 20.03.20 Sivu 19 MARIAN KIRKON URKUJEN LISÄTYÖTARJOUS 24 Kirkkovaltuusto teki päätöksen 26.1.2011, että Marian kirkkoon hankitaan uudet 30 äänikertaiset urut Paschen Kiel Orgelbau GmbH:lta hintaan 550.056,00 euroa, sisältää alv 23 %. Urkutoimikunta on kokouksessaan 5.3.2012 käsitetty urkujen disposition muuttamista ja äänikertojen lisäämistä seuraavasti: Urkujen tarjouspyyntövaiheessa rakentamoja pyydettiin halutessaan esittämään vaihtoehtoinen dispositio 30-32 äänikertaisesta soittimesta. Tarjouksessaan Paschen Kiel Orgelbau esittää vaihtoehtoisessa dispositiossaan muutoksia äänikertojen sijoitteluun ja kahta lisääänikertaa. Lisäksi rakentamo on viime syksynä tehnyt lisätarjouksen. Mikäli seurakunta valitsee tarjouksessa mainitun vaihtoehtoisen disposition, tekee urkurakentamo urkuihin seurakunnan edellyttämän Piccola 1 äänikerran ilmaiseksi. Tällöin urkujen äänikertamäärä olisi 33. Vaihtoehtoisen disposition toteuttaminen voidaan tilata lisä- /muutostyönä ja sen hinta on 14.2.2012 jätetyn tarjouksen (LIITE 1) mukaan 16.700 euroa (alv 0 %), veroineen 20.541 euroa. Ranskalais-romanttiseen soittimeen kuuluvat myös tietyt efektilaitteet. Marian kirkon urkuihin olisi helposti toteutettavissa kaksi efektiä: Rossignol (Satakieli) ja Effect d orage (Ukkonen). Tarjouksen mukaan niiden hinta on 2.100 euroa (alv 0 %), veroineen 2.583 euroa. Lisä- ja muutostöiden kustannukset maksetaan tilaussopimuksen mukaan vasta viimeisen maksuerän yhteydessä joulukuussa 2013. Ehdotus urkujen dispositiomuutoksiksi perusteluineen on liitteenä (LIITE 2). Urkutoimikunta esittää kirkkoneuvostolle, että Marian kirkon urkujen dispositiota muutettaisiin niin, että urkuihin rakennetaan 33 äänikertaa ja kaksi lisäefektilaitetta Paschen Kiel Orgelbaun jättämän tarjouksen mukaisesti. Lisä- ja muutostyöt ovat yhteishinnaltaan 23.124 euroa, sisältää alv 23 %. Kanttori Kai Huopainen kokouksessa esittelemässä asiaa. Ehdotus Hyväksytään urkutoimikunnan esitys, että Marian kirkon urkujen dispositiota muutetaan niin, että urkuihin rakennetaan 33 äänikertaa ja kaksi lisäefektilaitetta Paschen Kiel Orgelbaun jättämän tarjouksen mukaisesti. Lisä- ja muutostöiden yhteishinta on 23.124 euroa sisältää alv 23 %.
Kirkkoneuvosto 20.03.20 Sivu 20 RYHMÄNVETÄJÄN PALKKAMINEN HAUTAUSMAALLE 25 Ristiniemen hautausmaan kausityöntekijöiden tiimi on kooltaan sellainen, että se tarvitsee ryhmänvetäjän. Sen sijaan muiden hautausmaiden pienillä työryhmillä ei tarvita seurakuntapuutarhurin lisäksi muuta työnjohtoa. Tästä syystä haettiin nyt ryhmänvetäjää Ristiniemeen seuraavalla hakemustekstillä: Haminan seurakunta hakee työhön osallistuvaa ryhmänvetäjää pääasiassa Ristiniemen hautausmaan kausityön johtoon (määräaikainen työ 6,5 kk: 16.4.-31.10.2012) Ryhmänvetäjän tehtäviin kuuluvat hautausmaa- ja puistoalueiden hoitoja kunnossapitotyöt sekä kausi- ja kesätyöntekijöiden ohjaus ja työnjohto Ristiniemen hautausmaalla. Ryhmänvetäjällä tulee olla puutarhurin ammattitutkinto sekä työkokemusta viheralueiden hoitotöistä. Työaika on 38 h 15 min /vk ja palkkaus KirVesTes:in mukainen. Hakemuksia tuli seitsemän ja neljä hakijaa kutsuttiin haastatteluun (Seija Hänninen Pyhtää, Seija Ruokonen Kotka, Johanna Stoerkel Kotka ja Tuija Kahilampi Hamina) Haastattelujen perusteella esitän, että ryhmänvetäjäksi valitaan Seija Hänninen, 44 v, Pyhtäältä. Seija Hänninen on valmistunut puutarhuriksi 1994 Harjun oppimiskeskuksesta ja on työskennellyt sen jälkeen puutarha-alalla. Hän on aloittanut viime syksynä hortonomiopinnot Hämeen Ammattikorkeakoulussa (HAMK) aikuiskoulutusohjelmassa. Varalle ehdotan valittavaksi Seija Ruokosen. Hän on valmistunut viime syksynä puutarhuriksi aikuiskoulutusohjelmasta ja omaa pitkän kokemuksen metsäalalta tätä ennen. Päätetään valita ryhmänvetäjäksi pääasiassa Ristiniemen hautausmaalle ajalle 23.4.-31.10.2012 Seija Hänninen Pyhtäältä ja hänen varalle Seija Ruokonen Kotkasta. Palkkaus KirVESTES 403??? mukaan.
Kirkkoneuvosto 20.03.20 Sivu 21 TILIEN JA JÄSENYYDEN LOPETTAMINEN S-PANKISSA 26 Entinen Haminan seurakunta, Vehkalahden seurakunta ja Virolahden seurakunta ovat aikoinaan liittyneet Osuuskauppa Ympyrän jäseneksi ja samalla seurakunnille on avattu osuuskaupan säästökassassa tilit. Säästökassan tilit ovat myöhemmin siirtyneet S-pankille. S-Pankki on 22.2.2012 ilmoittanut kirjeitse, että se ei tarjoa enää tilejä yrityksille/yhdistyksille. He pyytävät seurakuntaa lopettamaan tilit ja jäsenyydet S-Pankin toimipisteessä. Päätetään 1. lakkauttaa seuraavat S-Pankissa olevat tilit ja jäsenyydet: tilinumero FI3939390025316522 jäsennumero 526044760 tilinumero FI5039390022687818 jäsennumero 526023727 tilinumero FI7239390022715940 jäsennumero 526024687. 2. siirtää varat seurakunnan Haminan Seudun Osuuspankissa olevalle tilille FI68 55060010002069 3. valtuuttaa toimistosihteeri Marja Liikkanen ht 230155- hoitamaan em. asia HAMINAN SEURAKUNNAN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2011 27 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja 9 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajille. Tilintarkastuskertomus on laadittava toukokuun loppuun mennessä. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus sekä siihen mahdollisesti liittyvät vastineet kirkkovaltuuston käsiteltäviksi. Kirkkovaltuuston on päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta kesäkuun loppuun mennessä.
Kirkkoneuvosto 20.03.20 Sivu 22 Tilinpäätöstä varmentamaan on laadittava tase-erittelyt (KPL 3:13,1). Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat eli tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt, tililuettelo, tehtäväalueluettelo ja erillistunnisteluettelot sidotaan erikseen omaksi asiakirjakseen. Liitetietojen erittelyt ovat seurakunnan sisäisiä tilinpäätösasiakirjoja, joita ei tarvitse julkistaa. Toimintakulut ovat 5.432.296,65 ja -tuotot 752.886,65 toimintakate - 4.679.410,00. Investointimenot ovat 1.403.469,47 ja pysyvien vastaavien myynti 89.118,50. Kassavarojen muutos on 1.303.975,97. Verotulot ovat 5.242.033,36. Vuosikate on 287.868,00, suunnitelman mukaiset poistot 365.574,48 ja tilikauden ylijäämä 64.706,60. Seurakunnan taseen loppusumma on 12.359.103,99. Tilinpäätösasiakirjat lähetetään erikseen. Hyväksytään Haminan seurakunnan vuoden 2011 tilinpäätös ja annetaan se tilintarkastajien tarkastettavaksi. KOLEHTILISTA 28 Kolehtilista jaetaan esityslistan mukana. Hyväksytään kolehtilista ajalle 15.4.-7.10.2012.
Kirkkoneuvosto 20.03.20 Sivu 23 MUUTOKSENHAKU 29 Liite 3, 29.