VUOSITYÖAIKAKOKEILUN 2017-2020 TYÖAJAN SUUNNITTELUN JA SEURANNAN SOVELTAMISOHJE YLÄ-SAVON AMMATTIOPISTO Vuosityöaika on uudenlainen tapa mitoittaa, suunnitella ja seurata opettajan moninaista ja muuttuvaa työkenttää. Samalla se tekee näkyväksi kaiken työn, kun lähtökohtana on että kaikki työtehtävät hoidetaan niille varatulla työajalla. Toimintaympäristömme muutokset painottavat koko ajan enemmän opiskelijoiden yksilöllisiä polkuja henkilökohtaisten tavoitteiden mukaan, sekä opetustyön muutosta ohjaukselliseen ja yhä työelämäläheisempään suuntaan. Vuosityöaika mahdollistaa nykyistä paremmin joustavat järjestelyt. Kaikessa toiminnassa lähtökohtana on oltava opiskelijoiden ja muiden asiakkaiden tarpeet ja se, miten pystymme mahdollisimman laadukkaasti ja tehokkaasti vastaamaan niihin. Vuosityöajan lähtökohta ja toiminnalliset periaatteet soveltuvat erinomaisesti Ylä-Savon ammattiopiston arvoihin vastuullisuus ja luottamus. Kokeilun onnistuminen edellyttää kaikkien osapuolten vastuullista ja yhdenvertaista tapaa toimia, samoin kuin luottamusta ja avointa keskustelua osapuolten välillä. 1. LÄHTÖKOHTIA JA PELISÄÄNTÖJÄ Paikallisen sopimuksen allekirjoituspöytäkirjalla sovittujen asioiden soveltaminen Sidotun ja sitomattoman työajan suhteellista osuutta määritettäessä on aidosti arvioitava opettajan tehtäväkokonaisuutta, oppimisen ohjaamisen ja osaamisen arvioinnin edellyttämää valmistelu- ja viimeistelytyön määrää sekä muiden tehtävien sisältöä ja luonnetta, ainakin seuraavien asioiden osalta: henkilökohtaistettavien ja ohjattavien opiskelijoiden määrä erityistä tukea tarvitsevien ohjattavien määrä toteutettavien tutkinnon osien ja oppimistilanteiden luonne (ala- ja opiskelijakohtaiset erot valmistelun ja esim tehtävien arvioinnin / palautteiden osalta) onko opettaja toteuttanut sisältöjä aiemmin (jos uusi sisältö, vaatii enemmän valmistelua) verkko- tai etäopetus on pääsääntöisesti sitomatonta työaikaa ovatko kehittämistehtävät itsenäisesti toteutettavia vai edellyttävätkö yhdessä tekemistä työtehtävään kohdistuvat ulkoiset vaatimukset, rajoitteet ja tavoitteet vaikuttavat tehtävän toteuttamiseen, esim aikataulut, rahoitusperusteet, asiakkaiden tai kumppaneiden vaatimukset Sitomattoman ja sidotun työajan osuus vuosityöajasta voi vaihdella opettajittain merkittävästikin tehtävien luonteen ja vaatimusten mukaisesti. Sitomattoman työajan osuus voi myös muuttua lukuvuoden aikana, mikäli havaitaan opettajan tehtävien luonteen sitä edellyttävän. Tämä edellyttää työaikasuunnitelman muutosta. Työnantajan näkökulmasta oleellista on niiden tulosten saavuttaminen joita asiakas on tilannut, ja näiden tulosten kokonaistaloudellinen tuottaminen. Lisätyön tarjoamisvelvoitteen toteutumisesta vastaa henkilöstöjohtaja ja lähiesimiehet. Kuntayhtymän kaikki rekrytointitarpeet hoidetaan henkilöstöjohtajan kautta. Jos opetuksen toteuttamiseen tarvitaan lisätyövoimaa, tarpeet ilmoitetaan aina henkilöstöjohtajalle joka jatkossa huomioi myös vuosityöaikakokeilun allekirjoituspöytäkirjassa sovitun mukaisen
2 velvoitteen tarjota lisätyötä ensisijaisesti osa-aikaisille päätoimisille tuntiopettajille tai osa-aikaisille viranhaltijoille. Mikäli vuosityöaikaan liittyen nousee erimielisyyksiä, ne ratkaistaan ensisijaisesti esimiehen ja opettajan välillä keskustellen. Mikäli asia ei ratkea, tai se on luonteeltaan laajemmin kokeilun aikana YSAO:ssa huomioitava, se tuodaan YSAOn arviointi- ja seurantaryhmän käsiteltäväksi. Jos kyseessä on erimielisyys kokeilusopimuksen soveltamisesta, asia viedään vähintään keskustason seurantaryhmälle tiedoksi. Muita pelisääntöjä Kaikkien kokoaikaisten opettajien vuosityöaika on vähintään 1500 tuntia lukuvuodessa ja siihen sisältyy kaikki opettajan työtehtävät. Työaikasuunnitelma vahvistetaan ennen työkauden alkua, kesäkuun loppuun mennessä. Kaikki työ on samanarvoista eikä kertoimia käytetä. Yksi tunti työaikasuunnitelmassa ja seurannassa tarkoittaa 60 min kelloaikaa. Koulutuspäällikkö voi määrittää opettajan vuosityöajan korkeintaan 1700 tunniksi, mikäli todellinen tarve on tiedossa. 1500 tuntia ylittävistä työaikasuunnitelmista keskustellaan koulutusjohtajan kanssa ennen suunnitelman vahvistamista. Opettajan vuosityöaikaa voidaan lisätä 1700 tuntiin asti myös kesken lukuvuoden, mikäli kohdentamaton resurssi ei riitä nopealla aikataululla ilmenneiden työtarpeiden täyttämiseen (esim sijaisuus, uusi myyty koulutus tai hanketyö). Opettajalle ilmoitetaan pääsääntöisesti kaksi viikkoa aiemmin työaikasuunnitelman kokonaistuntimäärän muutoksesta (työaikasuunnitelman muutos vahvistetaan). Ilmoitusaika voi olla lyhyempikin mikäli asiasta sovitaan yhdessä työntekijän kanssa, tai tilanne sitä vaatii (esim äkillinen sijaistarve). Työaikasuunnitelman ylittävään tai työaikalisiin oikeuttavaan työskentelyyn täytyy aina olla koulutuspäällikön lupa. Opettaja ei voi itsenäisesti suunnitella ja sopia työpäivään yli kahdeksan tuntia sidottua työaikaa. Samoin myöskään viikonlopuille, arkipyhiin tai klo 22.00-7.00 (yötyö) opettaja ei voi suunnitella sidottua työtä ilman esimiehen lupaa. Opettajan työhön kuuluu olla työnantajan tavoitettavissa muina työpäivinä paitsi vapaajaksoillaan. Myös sellaisina työpäivinä, joille ei ole suunniteltu sidottua työtä, opettaja on työnantajan käytettävissä sekä asiakkaiden ja sidosryhmien tavoitettavissa; hänen tulee vastata yhteydenottoihin heti, kun on mahdollista. Työnantaja on opettajaan yhteydessä mahdollisimman pian, kun tarve äkillisestä työtehtävästä ilmenee (esim sairastumisen aiheuttama sijaistarve). Työnantaja ottaa jatkossakin huomioon sekä inhimilliset että käytännön tekijät, kuten henkilön työmatkan tai muut henkilökohtaiset tekijät. Opettajan vapaajaksot (12 viikkoa) vahvistetaan työaikasuunnitelmassa ja ne ajoitetaan työtehtävien mukaan. Suurin osa vapaajaksoista tullee noudattelemaan oppilaitoksen loma-aikoja. Kesävapaajaksot vahvistetaan viimeistään 31.3. Vahvistettuja vapaajaksoja voidaan muuttaa opettajan ja esimiehen yhteisellä sopimuksella. Tehtävät ja vastuut Työnantajan edustajina koulutusjohtajat ja koulutuspäälliköt vastaavat opetustoiminnan ja tutkintojen kokonaisuudesta, toiminnan tuloksellisuudesta, laadusta, pedagogisesta kehittämisestä sekä henkilöstön työhyvinvoinnista. Koulutuspäälliköt vastaavat alaistensa opettajien vuosityöajan kokonaissuunnittelusta ja seurannasta yhdenvertaisuuden periaatteita noudattaen, henkilöstön osaamista ja ominaisuuksia hyödyntäen sekä opiskelijoiden tarpeet huomioiden. Koulutuspäällikkö
3 vahvistaa työaikasuunnitelmat (1500-1700 tuntia) kesäkuun loppuun mennessä, tekee tarvittaessa niihin muutokset, sopii opettajan kanssa 1700 tuntia ylittävästä lisätyöstä ja antaa luvan tai määrää epämukavan työajan lisiin oikeuttaviin työjärjestelyihin. Opettaja vastaa hänelle määritellyn työaikaresurssin tehokkaasta, laadukkaasta ja tuloksellisesta hyödyntämisestä. Opettaja vastaa myös työaikansa ajantasaisesta raportoinnista ja seurannasta, sekä siinä mahdollisesti esille tulevien haasteiden puheeksiottamisesta esimiehen kanssa mahdollisimman hyvissä ajoin. Opettajatiimillä on keskeinen tehtävä opetuksen toteuttamisen suunnittelussa. Lähtökohtamme on, että tiimi suunnittelee työnjaon opetustoiminnan toteuttamiseksi koulutuspäälliköin antamien raamien mukaan. Tämä edellyttää tiimiltä sitoutumista ja vahvaa yhteisöllisyyttä, että suunnittelussa toteutuu tasapuolisuus sekä opiskelijoiden tarpeet. 2. TYÖAIKASUUNNITELMA Opettajan työaikasuunnitelma vahvistetaan kesäkuun loppuun mennessä. Siinä vahvistetaan opettajan vuosityöaika (1500-1700 tuntia), sidotun ja sitomattoman työajan kokonaismäärät ja suhteellinen osuus vuosityöajasta, työajan jakautuminen työaikalajeittain jaettuna sidottuun ja sitomattomaan työaikaan, työaikalajien sisältämät keskeiset tehtävät ja niille varattu työaika, sekä opettajan vapaajaksot (12 viikkoa). Työaikasuunnitelma laaditaan Kurressa. Liite 1, työaikasuunnitelman malli. Työaikasuunnitelman laatimisen vaiheet Työaikasuunnitelmien laatiminen käynnistyy keväällä seuraavan lukuvuoden kokonaissuunnittelulla. Koulutuspäällikkö määrittelee alaistensa vuosityöajan tiedossa olevien työtehtävien, suunniteltujen opiskelijamäärien ja budjetin perusteella. Koulutuspäälliköt ja hankepäälliköt varmistavat, että projektisopimusten mukaiset projektitehtävät tulevat mukaan työaikasuunnitelmiin. Samalla käydään läpi mahdolliset kohdentamattomat hanketehtävät sekä esim hakuvaiheessa olevien hankkeiden tilanteet Kohdentamattoman työajan varausten arvioimiseksi. Työaikasuunnittelu konkretisoituu tiimien ja koulutusvastaavien / työjärjestyksen tekijöiden toimesta siten, että he yhdessä suunnittelevat oppimistilanteiden toteutuksen sekä muun keskeisen työnjaon. Koulutuspäällikkö viimeistelee työaikasuunnitelman tehtävittäin tiimien työnjaon mukaan määrittäen tehtäville kokonaistuntimäärän (tehtäville ei määritetä erikseen sidottua ja sitomatonta työaikaa). Työaikasuunnitelmat tarkentuvat ja saattavat muuttua vielä lukuvuoden aikanakin opiskelijamäärien ja heidän valintojen mukaan. Muutokset vahvistetaan erikseen. Kesävapaajaksoja voidaan muuttaa lukuvuoden aikana siten, että ne tulee olla vahvistettu 31.3. mennessä. Työjärjestyksen tekijät sijoittelevat sidotun oppimistilanteiden ohjaamisen tutkinnon osittain ja kiinnittävät niihin muut tarvittavat resurssit erikseen sovittavan lukuvuoden jaksotuksen mukaan. Opettaja itse sijoittaa työjärjestykseen muun työaikansa tehtävittäin (kaikki sitomaton työaika, työpaikalla tapahtuvan ohjaamisen jne.) Opettaja näkee työjärjestyksensä sivun alaosasta minkä verran hänellä on mihinkin tehtävään varattua työaikaa vielä sijoitettavissa. Opettaja ei voi sijoittaa työaikaa enempää kuin mitä ko tehtävälle on määritetty. Wilman työjärjestyksestä tulee käytännössä opettajan kalenteri. Työjärjestykseen tulee sijoittaa kaikki työtehtävät. Tehtävää sijoittaessaan opettaja määrittelee onko kyse sidotusta vai
4 sitomattomasta työajasta, sekä kustannusten kohdentamisen (tiliöinti). Wilman työjärjestyksestä tiedot siirretään toteumatietona kuukauden lopussa työaikasovellukseen rajapinnan kautta. Matkustamista edellyttävien tehtävien osalta on huomioitava, että virantoimitusmatkoissa sovellamme KVTES määräyksiä matka-aikojen ja työajan suhteesta. Pääperiaatteet ovat, että työpäivän aikana tapahtuvat matkat ovat työaikaa, ja matkat ensimmäiselle työntekopaikalle sekä päivän viimeiseltä työntekopaikalta kotiin eivät ole työaikaa, sitomatontakaan. Huomioitavaa on myös se, että virkamatkapäivien pituus on 7,5 tuntia (tai opettajan vuosityöajan mukainen keskimääräinen tuntimäärä). Vuosityöaikasuunnitelman työaikalajit ja niiden soveltaminen Työaikalajien mukaiset sidottujen ja sitomattomien tehtävien esimerkkisisällöt on kuvattu liitteessä 2, tehtävät. 2.1 Henkilökohtaistaminen Henkilökohtaistaminen ja perehdytys, Opiskeluhyvinvointi, opiskelijavalinnat ja palvelumyynti, sekä palautteet ja reklamaatiot -prosesseissa määritetyt työtehtävät: omaohjaaja ja opettaja. Koulutuspäällikkö määrittelee opettajan käytössä olevan kokonaistuntimäärän tehtävittäin (esim henkilökohtaistaminen, opiskelijavalinnat ja markkinointi). Opettaja määrittää tehtävän tunteja sijoittaessaan onko kyse sidotusta vai sitomattomasta työstä. Koulutuspäällikön on määritettävä selkeästi minkä opiskelijajoukon henkilökohtaistaminen ja omaohjaajan tehtävät on opettajan vastuulla. Voi olla, että joillekin opettajille ei tule lainkaan tehtäviä tähän tehtävälajiin. 2.2 Oppimisen ja osaamisen ohjaus ja arviointi Oppimisen ohjaaminen ja arviointi sekä Osaamisen osoittaminen ja arviointi -prosessissa määritetyt työtehtävät, opettaja. Koulutuspäällikkö määrittelee opettajan työajan oppimistilanteiden toteuttamiseen sidottuna työaikana. Oppimistilanteiden suunnitteluun, valmisteluun, materiaalien tuottamiseen sekä oppimisen seurantaan ja arviointiin liittyvä työaika määritellään omalle tehtävälle kokonaistuntimääränä, jonka opettaja sijoittaessaan työjärjestykseen määrittää sidotuksi tai sitomattomaksi. Tähän tehtävään sijoittuu myös mahdolliset oppimistilanteiden toteuttamiseen liittyvät matkat työpäivän aikana (sidottua työaikaa). Työpaikalla tapahtuva oppiminen ja osaamisen arviointi sekä kaikki muut työpaikoilla tapahtuvat tehtävät resurssoidaan samaan tehtävään. Tätä tehtävää määritettäessä tiimin tekemä työnjako on keskeisessä asemassa, eli tiimi määrittelee kenen tehtäviin työpaikoilla tapahtuvaa toimintaa sisällytetään. Koulutuspäällikön tulee selkeästi määritellä esim C&Q yrityshaastattelujen tavoite, eli kirjata kuinka monta haastattelua opettajan tulee tähän määrätyllä resurssilla toteuttaa.
5 Erityisen tuen toteuttamiseen määritetään opettajalle työaikaa mikäli opiskelijoiden HOJKSien mukaiset tukitoimet edellyttävät opettajien lisätyötä esim yksilö- tai pienryhmäohjauksen tai erillisten materiaalien valmistelun muodossa. 2.3 Kehittäminen ja kehittyminen (Henkilöstöprosessin Osaamisen kehittäminen toiminnon, Palvelujen kehittäminen, Toiminnan kehittäminen ja aluekehittäminen -prosessien mukaiset tehtävät) Jokaiselle opettajalle määritetään kokonaisresurssi ainakin oman osaamisen kehittämiseen (kehityskeskustelut ja min 3 pv koulutusta) sekä yhteiseen kehittämiseen (kaikki palaverit ja suunnittelupäivät). Resurssi määritellään tehtävälle kokonaistuntimääränä, jonka opettaja kohdentaa sidottuun ja sitomattomaan. Koulutuspäällikkö määrittelee tilanteen mukaan onko tarvetta jakaa useammalle tehtävälle. Jos opettaja vastaa tai on mukana isommissa tiimin tai koko talon kehittämis- tai asiantuntijatehtävissä (esim prosessin omistaja), jakaminen voi olla mielekästä. Projektityön osalta kirjataan projektin nimi sekä suunniteltu työaika projektisopimuksen mukaan. 2.4 Muut yhteisön tehtävät Käytetään vain opettajille joilla näitä tehtäviä on. Luottamustehtävien resurssit tarkennetaan henkilöstöjohtajan kanssa (omat määräytymisperusteet). Tehtävät ovat luonteeltaan sellaisia että ne voi olla selkeintä määritellä omina tehtävinä. Määritetään kokonaisresurssi tehtävittäin, jonka opettaja kohdentaa sidottuun ja sitomattomaan tehtävää sijoittaessaan. 2.5 Etukäteen kohdentamaton työaika Opettajalle voidaan tilanteen mukaan määrittää kohdentamatonta työaikaa. Kohdentamatonta työaikaa määritettäessä huomioidaan esim todennäköinen sijaistarve, sekä hanketoiminnan tilanne eli mahdolliset kohdentamattomat hankeresurssit, sekä hakuvaiheessa olevien hankkeiden tilanne. Kokonaistuntimäärä jaetaan työaikasuunnitelmaan sidottuun ja sitomattomaan työaikaan. Kun tästä resurssista toteutettava työ konkretisoituu, tunnit siirretään suunnitelmassa työtehtävän mukaiseen kohtaan ja vahvistetaan työaikasuunnitelman muutos. 3. TYÖAJAN SEURANTA Opettaja tekee kaikki työaikoihin liittyvät kirjaukset Wilman työjärjestykseen, mistä tiedot siirretään rajapinnan kautta työaikasovellukseen hyväksymiskiertoon sekä kustannusten siirtämiseksi kirjanpitoon. Työaikasovelluksen raportteihin (liite 3, työajanseurannan raportin malli) kootaan työajan toteuman seurantatieto työaikalajeittain sekä tehtävittäin (sidottu / sitomaton). Työaikasovellukseen viedään myös suunniteltu työaika työaikalajeittain (sidottu / sitomaton) seurannan konkretisoimiseksi.
6 Opettaja näkee Wilmassa ja koulutuspäällikkö Kurressa suunniteltujen työmäärien sitomisen työaikalajeittain sidotun ja sitomattoman osalta, sekä tehtävittäin kokonaistuntimäärien osalta. Seuranta kohdistuu suunniteltuun / sijoitettuun työaikaan. Opettajalla on vastuu tarkistaa että työaika on toteutunut hänen Wilman työjärjestykseen suunnittelemiensa merkintöjen mukaisesti ja tehdä tarvittaessa korjaukset ennen hyväksymiskiertoa, eli seuraavan kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä. Koulutuspäällikkö käy jokaisen opettajan kanssa työaikasuunnitelman ja seurannan läpi 2 kertaa lukuvuodessa, lokakuussa ja helmi-maaliskuussa, tarvittaessa useamminkin. Koulutuspäällikkö seuraa opettajien työajan toteumaa käytännössä kuukausittain työajanseurannan hyväksymiskierroksen yhteydessä. Työajan toteutumisen ja kirjaamisen pelisääntöjä Poissaolopäivä kerryttää 7,5 työtuntia (tai opettajan keskimääräisen päivittäisen tuntimäärän). Poissaolon alle jäävät ne sidotun työajan tunnit, jotka kyseiselle päivälle oli suunniteltu, loput kirjataan sitomattomana työnä. Mikäli sidottuja tunteja on suunniteltu enemmän kuin 7,5, poissaolopäivä on suunnitelman mukainen. Epämukavan työajan lisiä ei poissaolopäiviltä makseta, ne maksetaan vain toteuman mukaan. Jos päivälle ei ole suunniteltu sidotun työn tunteja, koko tuntimäärä kirjautuu sitomattomana työnä. Työajan voi kirjata vain yhden kerran / yhteen kohtaan. Jos opettaja tekee suunnittelutyötä jonkun muun tehtävän ohessa, esim oppimisen ohjaamisen yhteydessä kun opiskelijat työskentelevät itsenäisesti, ko tehtyä työtä ei saa merkitä erikseen suunnitteluajaksi esim oppimistilanteen päättymisen jälkeen. Ruokataukoja ei kirjata työaikasuunnitelmaan eikä seurantaan. Sellainen oman ammattitaidon ylläpitäminen, johon työnantaja antaa osallistumisoikeuden mutta ei määräystä, merkitään opettajan sidotun ja sitomattoman työajan prosenttiosuuksien suhteessa. Jos työnantaja on antanut kehittämistehtävän sitomattomalle työajalle ja opettajat itse päättävät tehdä sen yhdessä (palaverit, yhdessä työstäminen), tehtävä ei muutu sidotuksi työajaksi 4. SOVELTAMISOHJEEN PÄIVITTÄMINEN Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän hallitus päättää kokeilun käynnistämisen yhteydessä myös soveltamisohjeen muutosmenettelystä. Käytännön toiminnan kannalta keskeistä on, että vuosityöaikakokeilun seuranta- ja arviointiryhmä käsittelee soveltamisohjeen muutostarpeet ja ne käsitellään neuvottelumenettelyllä. LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 työaikasuunnitelman malli tehtävälajit ja tehtävät työajanseurannan raportin malli Tekniset ohjeet laaditaan erikseen järjestelmien toiminnallisuuksien valmistuttua.
7