TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 1(42) Aika Torstai 23.1.2014 klo 16.15 19.40 Paikka Osallistujat Kokoushuone Rooma Jäsenet Mäkinen, Jussi puheenjohtaja Alaja, Riitta Alajoki, Asko Karhola, Anne ei läsnä 12 käsittelyn aikana Korpinen, Tapio - poistui klo 18.40/ 17 käsittelyn aikana Kulkas, Matti - poistui klo 18.30/ 17 käsittelyn aikana Parviola, Jarno Pälä, Anni Pöyhönen, Laura Simelius, Maija Lipponen, Varpu Miika Tomin varajäsen Poissa: Tomi, Miika Muut osallistujat Mäki, Kalle yht. kirkkovaltuuston puheenjohtaja, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Karvo, Marja yht. kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Vuorio, Juha kirkkoherra, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Komulainen, Markku kappalainen Rantala, Kim kirkkoherra, ei läsnä 12 ja 15 käsittelyn aikana Hallikainen, Olli kirkkoherra, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Hakala, Kirsi varhaiskasvatustyön johtaja Soukka Kari vt. nuorisotyönjohtaja Syrjämäki, Heikki perheneuvontatyön johtaja Jylhäsalo, Virve vs. viestintäpäällikkö, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Bragge, Birgitta talouspäällikkö Niemi, Pekka kiinteistöpäällikkö Nyrhinen, Jukka tietohallintopäällikkö Mattila, Juha konsultti, 17 Esittelijät Ilveskoski, Matti hallintojohtaja, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Mukari, Eija henkilöstöpäällikkö, ei läsnä 12 käsittelyn aikana Takala, Timo yhteisen seurakuntatyön johtaja, ei läsnä 12 ja 15 käsittelyn aikana Sihteeri Antila, Päivi hallintosihteeri
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 2(42) Allekirjoitukset Jussi Mäkinen puheenjohtaja Päivi Antila sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu Paikka ja aika Tampereella tammikuun päivänä 2014 Riitta Alaja Jarno Parviola Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hallintopalvelut, virastopäivinä klo 9-15 Todistaa Päivi Antila sihteeri
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 3(42) Käsitellyt asiat 1 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 2 Pöytäkirjantarkastajat 4 3 Käsittelyjärjestyksen vahvistaminen 4 4 Ilmoitusasioita 4 5 Yhteisen kirkkoneuvoston sihteerin valitseminen vuodeksi 2014 5 6 Yhteisen kirkkovaltuuston 5.12.2013 pitämän kokouksen päätösten toimeenpano 6 7 Jäsentietoraportti 1.1.-31.12.2013 7 8 Oikaisuvaatimus yhteisen kirkkoneuvoston päätökseen 21.11.2013 224 toimistotarvikkeiden hankinnasta 8 9 Korkeimman hallinto-oikeuden pyytämä lisävastine liittyen Kalevi Ereniuksen tekemään valitukseen 11 10 Kirkkoherra Jari Nurmen kirje yhteiselle kirkkoneuvostolle 12 11 Kurssi- ja leirikeskusten ruokapalveluiden kilpailutus 13 12 Johtoryhmä ja suunnittelutoimikunta vuonna 2014 15 13 Katastrofiavun myöntäminen lähetyksen ja kansainvälisen diakonian talousarviomäärärahoista vuonna 2014 21 14 Palvelevan Puhelimen toiminnan järjestäminen vuodesta 2015 alkaen 23 15 Yhteistyötoimikunnan työnantajan edustajat vuosina 2014-2017 30 16 Yhteisten tehtävien työryhmän raportti 32 17 Henkilöstösuunnittelutyöryhmän raportti 33 18 Kiinteistösuunnittelutyöryhmän raportti 36 19 Eron myöntäminen diakoniajohtaja Matti Helinille 38 20 Muutoksenhakuosoitus ja kokouksen päätös 39
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 4(42) 1 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Pöytäkirjantarkastajat Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Riitta Alaja ja Jarno Parviola. 3 Käsittelyjärjestyksen vahvistaminen Käsittelyjärjestykseksi vahvistettiin esityslista sellaisella lisäyksellä, että pöydältä päätettiin ottaa käsittelyyn 19. Kokoukseen oli asiakohdan 17 käsittelyn ajaksi kutsuttu konsultti Juha Mattila. 4 Ilmoitusasioita 1. Korkein hallinto-oikeus on 7.1.2014 päättänyt hylätä Helsingin hallinto-oikeuden 20.12.2012 tekemästä päätöksestä tehdyt valitukset liittyen Tampereen seurakuntajakoon. 2. Kalevan seurakunnasta yhteiseen kirkkovaltuustoon valittu Aira Virtala on eronnut yhteisen kirkkovaltuuston jäsenyydestä muutettuaan pois Kalevan seurakunnan alueelta. Ryhmässä ei ole jäljellä varajäsentä. Liite 1 3. Tampereen Sähkölaitos Oy on antanut 18.12.2013 Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymälle sitoumuksen Hervannan hakelämpökeskuksen polttoainekuljetuksien rajoittamisesta. 4. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätöspöytäkirjat 60-71/2013 5. Henkilöstöpäällikön päätöspöytäkirjat 76-96/2013 6. Talouspäällikön päätöspöytäkirjat 14-25/2013 7. Perheneuvontatyön johtokunnan kokouspöytäkirja 5/2013 8. Talouskatsaus 2013 Ilmoitusasiat todettiin ja merkittiin tiedoksi.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 5(42) D:TAL: 2/011/2014 5 Yhteisen kirkkoneuvoston sihteerin valitseminen vuodeksi 2014 Esittely Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (7 ) Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee itselleen sihteerin, joka huolehtii kokouskutsujen ja esityslistojen toimittamisesta sekä laatii kokouksen pöytäkirjan. Pöytäkirjaan merkitään saapuvilla olevat henkilöt, tehdyt päätökset sekä suoritetut vaalit ja äänestykset. Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenellä ja esittelijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä pöytäkirjaan merkityksi. Eriävän mielipiteen esittäjän, mikäli hän haluaa saada sen pöytäkirjaan liitettäväksi, on siitä ilmoitettava asian käsittelyn yhteydessä ja annettava se kirjallisesti sihteerille viimeistään pöytäkirjaa tarkastettaessa. Kutsu esityslistoineen on toimitettava jäsenille hyvissä ajoin ennen kokousta. Kutsu on toimitettava myös niille henkilöille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus yhteisen kirkkoneuvoston kokouksissa. (5 ) Yhteisen kirkkoneuvoston sihteerinä on toiminut hallintosihteeri ja hänen ollessaan estynyt kansliasihteeri. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, - että yhteisen kirkkoneuvoston sihteeriksi valitaan vuodeksi 2014 hallintosihteeri Päivi Antila ja hänen ollessaan estynyt sihteerinä toimii vs. kansliasihteeri Outi Toivonen. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 6(42) D:TAL: 416/012/2013 6 Yhteisen kirkkovaltuuston 5.12.2013 pitämän kokouksen päätösten toimeenpano Esittely Kirkkoneuvoston tehtävät Kirkkoneuvoston tehtävänä on kirkkolain 10 luvun - 1 :n mukaan huolehtia kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta - 6 :n mukaan valvoa kirkkovaltuuston päätösten laillisuutta. Yhteisen kirkkovaltuuston 5.12.2013 pitämän kokouksen päätökset oli jaettu yhteiselle kirkkoneuvostolle esityslistan liitteenä. 78 Talousarviomuutokset vuoden 2013 talousarvioon Tiedoksi ao. yksiköille, talouspalveluihin ja yhteiselle kirkkoneuvostolle. 79 Toiminta- ja taloussuunnitelma vuosiksi 2014-2016 sekä talousarvio vuodelle 2014 Tiedoksi talouspalveluihin painatusta ja tiedottamista varten. 80 Kauppi-Niihaman ja Särkijärven maa-alueiden myynti Tiedoksi Tampereen kaupungille, kiinteistöpalveluihin ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle. 81 Maksuliikennetilin luottorajasta päättäminen Tiedoksi tarjouksen tehneille pankeille ja talouspalveluihin. 82 Eron myöntäminen yhteisen kirkkoneuvoston varajäsenyydestä Marjo Puraselle Hallintosihteeri tiedottaa ao. henkilöille. 83 Kasvatustyön johtokunnan jäsenten valitseminen Hallintosihteeri tiedottaa ao. henkilöille. 84 Ristirock-rahaston perustaminen Tiedoksi yhteiseen nuorisotyöhön ja talouspalveluihin. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, - että yhteinen kirkkoneuvosto päättää yllä mainitulla tavalla yhteisen kirkkovaltuuston 5.12.2013 kokouksen päätösten täytäntöönpanosta. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 7(42) D:TAL: 7/009/2014 7 Jäsentietoraportti 1.1.-31.12.2013 Esittely Myös Tampereen seurakuntien jäsentietoraportti koko vuoden 2013 osalta perustuu ensimmäistä kertaa kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän Kirjurin tietoihin. Raportti poikkeaa jonkin verran aiemmasta Tampereella käytössä olleesta kokonaisraportista. Liite 2 Ehdotus Yhteisen seurakuntatyön johtaja ehdottaa edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle esitettäväksi, - että merkitään tiedoksi Tampereen seurakuntien jäsentietoraportti vuodelta 2013. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 8(42) D:TAL: 265/049/2013 8 Oikaisuvaatimus yhteisen kirkkoneuvoston päätökseen 21.11.2013 224 toimistotarvikkeiden hankinnasta Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 21.11.2013 224 päättänyt toimistotarvikehankinnoista vuosille 2014-2015. Hankintapäätökseen sisältyi optiomahdollisuus vuosille 2016-2017. Hankintapäätös lähetettiin postin välityksellä tarjoajille tiedoksi 26.11.2013. Liite 3 Tampereen Konttorikone Oy on jättänyt hankintapäätökseen 17.12.2013 oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus on liitteenä. Tampereen Konttorikone Oy:n oikaisuvaatimuksessa on mm. vaadittu hankintayksikköä tarkastelemaan hankintapäätöstä ja kiinnittämään erityistä huomiota seuraaviin seikkoihin: 1. Poikkeuksellisen suuret hintaerot Tarjouspyynnössä oli mainittu, että tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liite 1 tarjottavista tuotteista. Tarjoaja ei saanut poistaa eikä lisätä taulukkoon rivejä eikä tuotteita. Tarjotun hinnan tuli sisältää kaikki kustannukset. Hinnat tuli ilmoittaa arvonlisäverollisina hintoina. Tarjoajan tuli sitoutua siihen, että Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samanaikaisesti voimassa oleva julkinen kampanjahinta. Tarjoajien antamat hintatiedot on tarkistettu hintavertailussa ja jotkin pienet eroavaisuudet on korjattu vertailutaulukkoon. Vertailutaulukon hinnat vaihtelivat seuraavasti: Staples Finland Oy 225,84 euroa Lyreco Finland Oy 1037,04 euroa Paperipalvelu Koskimo ja Rännäli Oy 1674,99 euroa Tampereen Konttorikone Oy 3613,48 euroa Yllä olevan perusteella hintahaarukka ääripäiden välillä on 3387,64 euroa. On mahdoton todentaa, mikä olisi sellainen hintataso, joka olisi tulkittavissa alihinnaksi. Toimistotarvikkeet ovat kuitenkin pääosin ns. bulkkitavaraa. Tarjouspyynnössä tulee välttää tuotemerkkien käyttöä tai ainakin on käytettävä tuotemerkin yhteydessä mainintaa tai vastaava. Tarjoajan on tarjottava tuotetta, joka on ominaisuuksiltaan vähintään yhtä hyvä kuin tarjouspyynnössä mainittu. Mikäli näin sopimuskauden aikana ei todettaisi olevan, hankintasopimus voidaan sanoa irti. Hankintayksikkö on ennen päätöksen tekoa varmistanut Staples Finland Oy:ltä, että se on ottanut hinnoittelussaan huomioon tarjouspyynnön vaatimukset. Hankintayksikön tulee valvoa, että Staples Finland Oy pysyy antamassaan tarjouksessa.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 9(42) 2. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu hankinnan arvoksi optiokausi mukaan lukien 100.000 120.000 (alv 0 %) eli verollisena hankinnan arvo keskimäärin 31.000 e/vuosi (sis. alv 24 %). Hankintalain 17 :n mukaan hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös mahdolliset hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä perusteena suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Ennakoituna arvona on käytetty viimeksi kuluneen varainhoitokauden aikana tehtyjen vastaavien hankintojen toteutunutta yhteisarvoa ja otettu huomioon odotettavissa olevat hankinnan määrien muutokset seuraavan 12 kuukauden aikana. Tarjouspyynnössä on mainittu, että hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus, jolla tarkoitetaan sitä, että tilauksia tehdään tarvittaessa. Tarjouspyynnössä on myös mainittu, että hankinnan kokonaisarvo mukaan lukien optiokausi sitoumuksetta on noin 100.000 120.000 euroa (alv 0 %). Edelleen on mainittu, että tarjouspyynnön liitteessä nro 1 esitetyt määrät ovat suuntaa-antavia vuosikulutusmääriä, eikä seurakuntayhtymä sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan hankintoja tehdään tarpeen mukaan. Tarjouspyynnön liitteeseen 1 on koottu tuotteita, joita on eniten tilattu ja käytetty. Sen lisäksi tilataan joitakin vähempivolyymisia toimistotarvikkeita. Tarjouspyyntö ei koskenut toimistokoneita ja -laitteita, tietokoneita ja niihin liittyviä tarvikkeita eikä monistus- ja tulostuspapereita. 3. Tarjottuja tuotteita ei ole vakioitu ennen hankintapäätöksen tekoa Tässä viitataan kohdassa yksi annettuun selvitykseen. Oikaisuvaatimuksessaan Tampereen Konttorikone Oy vaatii, että hankintayksikön tulee kumota 21.11.2013 päivätty hankintapäätös ja kilpailuttaa toimintatarvikehankinnat uudelleen TAI hankintayksikön tulee hylätä kaikki määräaikaan mennessä toimitetut tarjoukset ja kutsua ko. tarjoajat neuvottelumenettelyyn, jossa annettuja tarjouksia täydennetään siten, että kaikista tarjotuista tuotteista toimitetaan riittävät identifiointitiedot (tuotekoodi, nimike, tuotekuvaus, kuva) sekä tarvittavilta osin erikseen myös tuotenäytteet. Hankintayksikön tulee vertailla tuotteet tarjouspyyntöön ja hylätä tarjoukset joissa esiintyy tarjouspyynnön vastaisia tuotteita (tarjotun tuotteen laatu tai tekniset ominaisuudet poikkeavat tarjouspyynnön vaatimuksista tai esitetyistä referenssituotteesta).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 10(42) Kyseessä on ns. bulkkitavara, joista on yleisesti saatavissa tuotekuvastot. Tuotekuvasto oli kaikkien muiden paitsi Tampereen Konttorikone Oy:n tarjouksen liitteenä. Seurakuntayhtymän käyttöön riittää ns. perustason tuotteet. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, - että yhteisen kirkkoneuvoston 21.11.2013 224 tekemää päätöstä ei muuteta. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi Tampereen Konttorikone Oy
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 11(42) D:PUI: 314/719/2011 9 Korkeimman hallinto-oikeuden pyytämä lisävastine liittyen Kalevi Ereniuksen tekemään valitukseen Esittely Kalevi Erenius on tehnyt valituksen korkeimmalle hallinto-oikeudelle liittyen yhteisen kirkkovaltuuston 8.12.2011 tekemään päätökseen ainaishoitosopimusten päättämiseksi Tampereen. ev.lut. seurakuntayhtymän hautausmailla. Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä on antanut vastineen korkeimmalle hallinto-oikeudelle aiemmin 7.2.2013, josta Kalevi Erenius on antanut 8.4.2013 päivätyn vastaselityksen. Korkein hallinto-oikeus on pyytänyt edelliseen vastaselitykseen lisävastinetta 11.12.2013 päivätyllä kirjeellä. Liite 4 Lisävastine on liitteenä. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, - että annetaan korkeimmalle hallinto-oikeudelle liitteen mukainen lisävastine Kalevi Ereniuksen vastaselitykseen. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi korkein hallinto-oikeus
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 12(42) D:ME: 338/034/2013 10 Kirkkoherra Jari Nurmen kirje yhteiselle kirkkoneuvostolle Esittely Liite 5 Messukylän seurakunnan kirkkoherra Jari Nurmi on lähettänyt yhteiselle kirkkoneuvostolle kirjeen koskien Messukylän seurakuntaneuvoston rahastoesityksen käsittelyä yhteisessä kirkkoneuvostossa. Kirjeessä hän arvostelee rahastoesityksen käsittelyä yhteisessä kirkkoneuvostossa. Kirjeessä esitetyn johdosta todetaan seuraavaa. Seurakuntaneuvoston esitys rahaston perustamisesta on yhteisen kirkkovaltuuston päätettävä asia. Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset valmistelee yhteinen kirkkoneuvosto, joka tekee päätöksensä viranhaltijan, tässä asiassa hallintojohtajan esittelystä. Yhteisen kirkkoneuvoston toimivaltaan kuuluu arvioida valtuustolle tehtävien esitysten sekä laillisuus että tarkoituksenmukaisuus ennen kuin tekee esityksensä valtuustolle. Kirje ei näin ollen anna aihetta mihinkään toimenpiteisiin. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, - että merkitään Jari Nurmen kirje tiedoksi. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi Jari Nurmi
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 13(42) D:TAL: 412/049/2013 11 Kurssi- ja leirikeskusten ruokapalveluiden kilpailutus Esittely Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän kurssi- ja leirikeskusyksikkö on pyytänyt tarjousta ruokapalveluista vuosille 2014-2016 (optiovuosina 2017-2018) seuraaviin kohteisiin: 1. Isosaaren leirikeskus, (Teiskon Paarlahdella) 2. Pättinniemen leirikeskus, (Aitolahdella) 3. Julkujärven retkeilykeskus, (Ylöjärvellä) Kyseessä oli EU-kilpailutus, jonka hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin virallisella ilmoituskanavalla HILMA:ssa ja seurakuntayhtymän nettisivuilla 31.10.2013. Määräaikaan mennessä saapui seuraavat kaksi tarjousta: Fazer Food Services ja Pitopalvelu Irma Mäkimaa Oy. Myöhässä ei saapunut yhtään tarjousta. Tarjousasiakirjojen perusteella molemmat ruokapalveluiden tuottajat soveltuvat toimimaan leirikeskuksissa pyydettyjen palvelujen tuottajana. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksessa toteamme molempien tarjousten olevan riittävät. Tarjousten kokonaistaloudellisuus on vertailtu hinnoittelu- ja vertailutaulukoissa. Tarjouspyynnön mukaan palvelun tuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisin tarjoaja. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailussa käytetään tarjouspyynnössä mainittua vertailuperustetta: laatu 40 % ja hinta 60 %. Laadun arvioinnissa molemmat ruokapalvelun tarjoajat ovat antaneet esimerkkinä viikon ruokalistan. Molempien tarjoajien ruokalista oli sellainen, joka arvioitiin käyttökelpoiseksi. Samaten molemmilla palveluntuottajilla on kokemusta ja näyttöä laittaa ruokaa poikkeavissa leiriolosuhteissa. Laatupisteiden osalta molemmat palveluntarjoajat saavat saman pistemäärän. Saamiemme asiakirjojen sekä hintatietojen perusteella päädyimme esittämään kokonaistaloudellisempana leirikeskustemme ruokapalvelutuottajaksi Pitopalvelu Irma Mäkimaa Oy. Liite 6 Liitteenä tarjousten vertailutaulukot.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 14(42) Valitun palveluntarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, palvelut (JYSE 2009, palvelut). Tarjoukset ovat nähtävissä kokouksessa. Ehdotus Hallintojohtaja ehdottaa, 1. että valitaan kurssi- ja leirikeskusten ruokapalvelutuottajaksi Pitopalvelu Irma Mäkimaa Oy 2. että sopimuskausi on vuodet 2014-2016 ja optiona on vuodet 2017-2018. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi 1. ponnen osalta hakea muutosta kirjallisella hankintaoikaisulla Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle tai kirjallisella valituksella markkinaoikeudelle (Laki julkisista hankinnoista 348/2007 ja 321/2010). 2. ponnen osalta päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). valittu tarjoaja, toinen tarjouksen jättänyt, leiri- ja kurssikeskusyksikkö, talouspalvelut
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 15(42) D:TAL: 386/011/2013 12 Johtoryhmä ja suunnittelutoimikunta vuonna 2014 Esittely Yhteinen kirkkovaltuusto on hyväksynyt kokouksessaan 10.4.2008 yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön, jonka tuomiokapituli on vahvistanut 4.6.2008. Tämä ohjesääntö luo säädöstasolla puitteet johtoryhmän ja suunnittelutoimikunnan työskentelylle. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 7 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto asettaa seurakuntayhtymän johtavista viranhaltijoista johtoryhmän, jonka tehtävänä on käsitellä seurakuntayhtymän toimintaan, hallintoon ja talouteen kuuluvia yhteisiä asioita sekä kehittää yhteistyötä ja vuorovaikutusta seurakuntayhtymän sisällä ja muiden yhteisöjen kanssa. Johtoryhmä asetetaan yhteisen kirkkoneuvoston toimikaudeksi ja siihen henkilöstö nimeää yhden edustajan ja hänelle varaedustajan. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan strategista suunnittelua ja toiminta- ja taloussuunnitelman käsittelyä sekä muita merkittäviä asioita varten voi yhteinen kirkkoneuvosto asettaa suunnittelutoimikunnan. Siihen kuuluu johtoryhmän lisäksi yhteisen kirkkoneuvoston nimeämiä luottamushenkilöitä. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti viimeksi asiaa käsitellessään kokouksessaan 24.1.2013 asettaa johtoryhmän ohjesäännöstä poiketen vain vuodeksi 2013. Tätä perusteltiin seurakuntarakenteen muutoksen mahdollisella voimaan tulolla vuoden 2013 aikana. Silloin päätettiin johtoryhmän kokoonpano vuodeksi 2013 seuraavaksi: puheenjohtajana yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkinen, varapuheenjohtajana hallintojohtaja Matti Ilveskoski, kirkkoherrat Olli Hallikainen, Veli-Pekka Järvinen ja Juha Vuorio, kirkkoherrojen kokouksen puheenjohtaja Antero Eskolin, yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takala, viestintäpäällikkö Marja Rautanen ja henkilöstöpäällikkö Eija Mukari sekä henkilöstön edustajana järjestelmäasiantuntija Rami Aalto ja hänelle varaedustajana diakoni Jyrki Pikkarainen henkilöstön tekemän valinnan mukaisesti. Suunnittelutoimikuntaan ovat vuoden 2013 ajan kuuluneet johtoryhmän lisäksi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Kalle Mäki ja varapuheenjohtaja, Marja Karvo, yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Anne Karhola ja valtuustoryhmien edustajina Matti Kulkas, Anni Pälä ja Heikki Päätalo. Johtoryhmä ja suunnittelutoimikunta eivät siis ole hallinnollisia päätöksiä tekeviä elimiä. Hallinnollisesta päätöksenteosta vastaavat yhteinen kirkkovaltuusto, yhteinen kirkkoneuvosto, johtokunnat sekä
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 16(42) paikallisseurakuntien osalta luonnollisesti seurakuntaneuvostot. Osa näille elimille kuuluvasta hallinnollisesta päätösvallasta on delegoitu yksittäisille viranhaltijoille, niin kuin siitä erikseen on päätetty. Koska yhteinen kirkkoneuvosto asetti johtoryhmän ja suunnittelutoimikunnan vain vuodeksi 2013 on tarpeen päättää niiden asettamisesta ja kokoonpanosta vuodelle 2014 yhteisen kirkkoneuvoston toimikauden loppuajaksi. Johtoryhmän tehtävät Seurakuntayhtymän johtoryhmä ei ole hallinnollisia päätöksiä tekevä elin, vaan toimii ylimmän johdon yhteistyöelimenä johtamisessa ja suunnittelussa. Tämä rooli korostuu nyt edessä olevassa muutosprosessissa, kun seurakuntarakenneratkaisu on nyt pantavissa täytäntöön. Edelleen johtoryhmää tarvitaan myös yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi tulevien asioiden valmistelussa esittelijöiden tukena asioiden linjauksissa sekä muissa operatiivisen johtamiseen liittyvissä kysymyksissä. Yhteinen kirkkoneuvosto voi tarvittaessa edelleen delegoida sille joitakin käytännön johtamiseen liittyviä asioita myös päätettäväksi. Johtoryhmä käsittelee muiden asioiden ohella kokouksessaan yhteisen kirkkoneuvoston esittelijöiden valmistelun pohjalta alustavan esityslistan seuraavaan yhteisen kirkkoneuvoston kokoukseen. Esittelyteksteistä vastaavat esittelijät. Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajalla tai tarvittaessa hänen estyneenä ollessaan hänen nimeämällään toisella yhteisen kirkkoneuvoston jäsenellä on oikeus olla läsnä johtoryhmän kokouksessa käsiteltäessä yhteisen kirkkoneuvoston asioita. Muiden käsiteltävien operatiivisten asioiden valmistelusta vastaavat pääsääntöisesti yhteisen kirkkoneuvoston esittelijät sekä erikseen sovittaessa muut johtavat viranhaltijat. Johtoryhmän asialista, mahdollisesti asioiden kirjalliset valmistelut sekä yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn tulevien asioiden alustavat esittelyt lähetetään etukäteen tiedoksi johtaville viranhaltijoille sekä yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajalle. Käsiteltäväksi voidaan ottaa myös sellainen asia, jota ei ole mainittu etukäteen jaetulla asialistalla. Johtoryhmälle nimetään varsinaisen kokoonpanon lisäksi sihteeri. Johtoryhmän muistiot ovat nähtävillä seurakuntayhtymän intranetissä, Arkissa ja ne saatetaan ilmoitusasiana yhteisen kirkkoneuvoston tietoon.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 17(42) Johtoryhmä vastaa tarvittaessa myös yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 8 :ssä mainitun johtavien viranhaltijoiden kokouksen, päällikköpalaverin valmistelusta hallintojohtajan ohella. Suunnittelutoimikunnan tehtävät Yhteisen kirkkoneuvoston johtosäännössä strategisen suunnittelun ja toiminta- ja taloussuunnitelman lisäksi mainittuja merkittäviä asioita suunnittelutoimikunnalle ovat mm. toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistelu, suunnitteluohjeiden antaminen yksiköille, kolmannesvuosiraporttien (talousraportti, jäsentietoraportti sekä mahdollisesti toimintaraportit) käsittely 30.4., 31.8. ja 31.12. tilanteiden mukaisesti, seurakuntayhtymän yhteiset projektit sekä erikseen ratkaistavat muut merkittävät asiat. Nyt meneillään olevassa muutosprosessissa suunnittelutoimikunnalla on keskeinen rooli. Tarkoitus on, että edellä esitettyihin tehtäviinsä liittyen se toimisi muutosprosessin ohjausryhmänä vielä myös vuoden 2014 ajan. Suunnittelutoimikunta käsittelee toteutettavaan muutokseen liittyvät asiat ja päätökset ennen niiden käsittelyä yhteisessä kirkkoneuvostossa ja mahdollisesti myös sen jälkeen yhteisessä kirkkovaltuustossa. Näin saadaan luottamushenkilöiden panos ja vaikutusmahdollisuus mukaan muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen. Vuoden 2014 ajan suunnittelutoimikunta toimisi vielä myös kärkihankeprojektien ohjausryhmänä, jolloin koko kehittämisen ja muutoksen ohjaus toteutuisi yhteisesti. Käsiteltävien asioiden valmistelusta vastaavat pääsääntöisesti yhteisen kirkkoneuvoston esittelijät ja kärkihankekoordinaattori sekä erikseen sovittaessa muut johtavat viranhaltijat. Suunnittelutoimikunnan asialista sekä mahdollisesti asioiden kirjalliset valmistelut lähetetään etukäteen tiedoksi johtavien viranhaltijoiden kokouksen osallistujille. Käsiteltäväksi voidaan ottaa myös sellainen asia, jota ei ole mainittu etukäteen jaetulla asialistalla. Suunnittelutoimikunta päättää työskentelystään toimintakausittain ja saattaa kokousaikansa yhteisen kirkkoneuvoston sekä seurakuntien ja työmuotojen tietoon heti niistä päätettyään. Suunnittelutoimikunnan puheenjohtajana toimii yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja. Johtoryhmä nimeää suunnittelutoimikuntaan varsinaisen kokoonpanon lisäksi sihteerin. Suunnittelutoimikunnan muistiot ovat nähtävillä
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 18(42) seurakuntayhtymän intranetissä, Arkissa ja ne saatetaan ilmoitusasiana yhteisen kirkkoneuvoston tietoon. Johtoryhmän ja suunnittelutoimikunnan kokoonpanot Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä ei ole johtoryhmän kokoonpanoa määrätty, vaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää johtoryhmän kokoonpanosta. Koska päätös seurakuntarakenteen muutoksesta on nyt olemassa, muuttuu johtoryhmän ja suunnittelutoimikunnan kokoonpano kirkkoherrojen edustuksen osalta. Yhteistyön edistämiseksi seurakuntayhtymässä on tarpeen nimetä ainakin vuoden 2014 ajaksi suunnittelutoimikuntaan myös kaikkien viiden seurakuntaneuvoston varapuheenjohtajat. Johtoryhmän ja suunnittelutoimikunnan kokoonpanot voivat muilta osin olla aikaisemman mukaiset vuoden 2014 ajan. Ruotsalaisen seurakunnan kirkkoherra osallistuu tarvittaessa johtoryhmän kokouksiin. Johtoryhmän kokoonpano olisi vuoden 2014 ajan seuraava: puheenjohtajana yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkinen, varapuheenjohtajana hallintojohtaja Matti Ilveskoski, kirkkoherrat tuomiorovasti Olli Hallikainen, Veli-Pekka Järvinen ja Juha Vuorio, yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takala, vs. viestintäpäällikkö Virve Jylhäsalo ja henkilöstöpäällikkö Eija Mukari ja tarvittaessa kirkkoherra Kim Rantala sekä henkilöstön edustajana yhteistyötoimikunnan henkilöstön edustajien tekemän valinnan mukaan henkilö ja hänen varaedustajansa. Yhteisen kirkkoneuvoston esityslistaa käsiteltäessä yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajalla tai tarvittaessa hänen nimeämällään yhteisen kirkkoneuvoston jäsenellä on puhe- ja läsnäolooikeus johtoryhmän kokouksissa. Sihteerinä toimisi edelleen hallintosihteeri Päivi Antila. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä ei ole myöskään suunnittelutoimikunnan kokoonpanoa määrätty, vaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää kokoonpanon. Aikaisemman käytännön mukaisesti suunnittelutoimikuntaan kuuluisivat siis johtoryhmän lisäksi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja muita luottamushenkilöitä siten, että eri valtuustoryhmät ovat edustettuina. Valtuustoryhmien edustajille olisi käytännön syistä hyvä nimetä myös varahenkilöt. Lisäksi suunnittelutoimikuntaan kuuluisivat seurakuntaneuvostojen varapuheenjohtajat.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 19(42) Ehdotus Puheenjohtaja ehdottaa, että 1. asetetaan johtoryhmä yhteisen kirkkoneuvoston jäljellä olevaksi toimikaudeksi vuodeksi 2014 2. päätetään johtoryhmän tehtävästä ja työskentelystä esittelyssä esitetyn mukaisesti 3. nimetään johtoryhmään puheenjohtajana yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkinen, varapuheenjohtajana hallintojohtaja Matti Ilveskoski, kirkkoherrat tuomiorovasti Olli Hallikainen, Veli-Pekka Järvinen ja Juha Vuorio, yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takala, vs. viestintäpäällikkö Virve Jylhäsalo ja henkilöstöpäällikkö Eija Mukari ja tarvittaessa kokouksiin osallistuva kirkkoherra Kim Rantala sekä henkilöstön edustajana yhteistyötoimikunnan henkilöstön edustajien tekemän valinnan mukaan henkilö ja hänen varaedustajansa 4. asetetaan suunnittelutoimikunta yhteisen kirkkoneuvoston jäljellä olevaksi toimikaudeksi vuodeksi 2014 5. nimetään suunnittelutoimikuntaan johtoryhmän lisäksi luottamushenkilöjäseniksi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Kalle Mäki, yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Marja Karvo sekä yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Anne Karhola ja luottamushenkilöedustajiksi yhteisen kirkkovaltuuston valtuustoryhmien puheenjohtajat, jotka voivat estyneenä ollessaan kutsua tilalleen varahenkilön valtuustoryhmästään sekä seurakuntaneuvostojen varapuheenjohtajat. Käsittely Yhteinen kirkkoneuvosto kävi ensin yleiskeskustelun johtoryhmän tehtävistä ja sitten suunnittelutoimikunnan tehtävistä. Siirryttäessä käsittelemään johtoryhmän kokoonpanoa merkittiin, että hallintojohtaja Matti Ilveskoski, yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takala, henkilöstöpäällikkö Eija Mukari, tuomiorovasti Olli Hallikainen, kirkkoherrat Kim Rantala ja Juha Vuorio, vs. viestintäpäällikkö Virve Jylhäsalo, yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Kalle Mäki, yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Marja Karvo ja yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Anne Karhola eivät osallistuneet asian käsittelyyn ja päätöksentekoon. Sitten käsiteltiin ponnet erikseen. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi 1. ja 2. ponnet.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 20(42) Käsiteltäessä 3. pontta Riitta Alaja ehdotti, että johtoryhmään nimettäisiin ehdotuksessa mainittujen lisäksi talouspäällikkö Birgitta Bragge. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. Edelleen hyväksyttiin 4. ponsi. Ponsien käsittelyn aikana puheenjohtaja tarkensi päätösehdotusta lisäämällä 5. ponneksi päätetään suunnittelutoimikunnan tehtävästä ja työskentelystä esittelyssä esitetyn mukaisesti, jolloin entisen ehdotuksen 5. ponnen numeroksi tulisi 6. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi lisäponnen (5.) yksimielisesti. Edelleen hyväksyttiin 6. ponsi. Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että 1. asetetaan johtoryhmä yhteisen kirkkoneuvoston jäljellä olevaksi toimikaudeksi vuodeksi 2014 2. päätetään johtoryhmän tehtävästä ja työskentelystä esittelyssä esitetyn mukaisesti 3. nimetään johtoryhmään puheenjohtajana yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkinen, varapuheenjohtajana hallintojohtaja Matti Ilveskoski, kirkkoherrat tuomiorovasti Olli Hallikainen, Veli-Pekka Järvinen ja Juha Vuorio, yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takala, vs. viestintäpäällikkö Virve Jylhäsalo, henkilöstöpäällikkö Eija Mukari, talouspäällikkö Birgitta Bragge ja tarvittaessa kokouksiin osallistuva kirkkoherra Kim Rantala sekä henkilöstön edustajana yhteistyötoimikunnan henkilöstön edustajien tekemän valinnan mukaan henkilö ja hänen varaedustajansa 4. asetetaan suunnittelutoimikunta yhteisen kirkkoneuvoston jäljellä olevaksi toimikaudeksi vuodeksi 2014 5. päätetään suunnittelutoimikunnan tehtävästä ja työskentelystä esittelyssä esitetyn mukaisesti 6. nimetään suunnittelutoimikuntaan johtoryhmän lisäksi luottamushenkilöjäseniksi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Kalle Mäki, yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Marja Karvo sekä yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Anne Karhola ja luottamushenkilöedustajiksi yhteisen kirkkovaltuuston valtuustoryhmien puheenjohtajat, jotka voivat estyneenä ollessaan kutsua tilalleen varahenkilön valtuustoryhmästään sekä seurakuntaneuvostojen varapuheenjohtajat.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 21(42) Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). johtoryhmään ja suunnittelutoimikuntaan nimetyt jäsenet D:TAL: 9/045/2014 13 Katastrofiavun myöntäminen lähetyksen ja kansainvälisen diakonian talousarviomäärärahoista vuonna 2014 Esittely Vuoden 2014 talousarviossa on varattu lähetystyöhön ja kansainväliseen diakoniaan yhteensä 1 020 000. Yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti seurakunnat päättävät yhteensä 80 % (816 000 ) osuudesta ja yhteinen kirkkoneuvosto 20 % (204 000 ) osuudesta tästä summasta. Yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi osoitettu osuus 204 000 kohdennetaan vuoden 2014 kuluessa ilmeneviin erityisesti nopeaa reagointia edellyttäviin ulkomaisiin kohteisiin tai muihin erityiskohteisiin. Näiden perusteiden lisäksi kirkkoneuvosto voi erillispäätöksiä tehdessään käyttää myös muita perusteita nojautuen yksilöityihin arviointikriteereihin, jotka ovat: - Kirkon lähetysstrategia esityksen keskeiset linjaukset - Kirkon lähetystyön ja kansainvälisen diakonian tuorein käytettävissä oleva kannatustilasto - Yhteenveto oman seurakunnan ja Tampereen seurakuntien voimassa olevista nimikkosopimuksista - Lähetysjärjestöjen ja Kirkon Ulkomaanavun teologiset linjaukset ja seurakuntapalvelu sekä toiminnan pitkäjänteisyys ja ulkomaisen työn osuus siinä - Seurakuntien mahdollisuudet vaikuttaa kunkin lähetysjärjestön ja Kirkon Ulkomaanavun päätöksentekoon - Lähetysjärjestöjen ja Kirkon Ulkomaanavun vapaaehtoiskannatus seurakunnassa ja Tampereella - Yhteenveto lähetyksen ja kansainvälisen diakonian talousarviomäärärahojen jakamisesta Tampereen seurakunnissa vuosina 2008-2013. Kansainvälisiin kohteisiin kohdennettava katastrofiapu on vuositasolla ollut viime vuosina enimmillään 60 000. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli 21.11.2013 katastrofiavustuksen myöntämistä taifuunin uhrien auttamiseksi Filippiineillä. Asian käsittelyn yhteydessä nousi yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten taholta esiin ajatus siitä, että merkittävien
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 22(42) äkillisten katastrofien varalta saattaisi olla perusteltua erikseen päätettyjen kriteerien pohjalta valtuuttaa päätöksenteko tehtäväksi muualla kuin yhteisessä kirkkoneuvostossa. Tämä mahdollistaisi erityistilanteissa nopean reagoinnin ja erityisesti siitä viestimisen. Esitys toimintatavaksi nopeaa reagointia edellyttävissä erityisissä katastrofitilanteissa: - Yhteisen kirkkoneuvoston esittelijänä yhteisen seurakuntatyön johtaja valmistelee konkreettisen päätösesityksen perusteluineen. Keskusteltuaan asiasta johtoryhmän kanssa hän tekee asiasta viranhaltijapäätöksen, minkä jälkeen päätös voidaan julkistaa. Päätös tuodaan ilmoitusasiana tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvostolle sen seuraavassa mahdollisessa kokouksessa. - Edellä kuvatulla tavalla tehtävä päätös voi kerrallaan olla suuruudeltaan enintään 20 000. Näin tehtävien päätösten kokonaissumma vuodessa voi olla enintään 50 000. Ehdotus Yhteisen seurakuntatyön johtaja ehdottaa, - että yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esittelyssä yksilöidyt toimintatavat myönnettäessä katastrofiavustuksia lähetyksen ja kansainvälisen diakonian talousarviomäärärahoista vuonna 2014. Päätös Muutoksenhaku Tiedoksi Päätösehdotus hyväksyttiin. Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). talouspalvelut
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 23(42) D:PER: 332/041/2013 14 Palvelevan Puhelimen toiminnan järjestäminen vuodesta 2015 alkaen Esittely Perheneuvontatyön johtokunta on kokouksessaan 22.10.2013 käsittelyt otsikkoasiaa seuraavasti: Palveleva puhelin on evankelis-luterilaisten seurakuntien ylläpitämä valtakunnallinen auttava puhelin. Sen rinnalla toimii verkkoauttamispalvelu Palveleva netti. Molemmat tarjoavat keskusteluapua nimettömänä ja luottamuksellisesti. Palvelut ovat valtakunnallisia ja niistä vastaa yhteistoiminnassa noin 30 seurakuntien ylläpitämää Palvelevan puhelimen paikallista toimipistettä. Molemmat palvelut toimivat sekä suomen että ruotsin kielellä. Palvelevan puhelimen työ on kirkon sielunhoito- ja diakoniatyötä, joka perustuu Kirkkolakiin. Sen neljännen luvun 1. pykälän mukaan seurakunta huolehtii muun muassa sielunhoidosta ja diakoniasta. Palvelevan puhelimen ja netin toimintaa koordinoi Kirkkohallituksen diakonian ja sielunhoidon yksikkö. Palvelevalle puhelimen ja Palvelevan netin toiminnalle on laadittu laatukriteerit. Ne kuuluvat puhelinauttajien kansainväliseen IFOTESliittoon (International Federation of Telephone Emergency Services), jonka jäsenmaat ovat sitoutuneet mm. nimettömyyteen, luottamuksellisuuteen ja asiakkaan kunnioittamiseen. Palveleva puhelin ja Palveleva netti ovat sitoutuneet noudattamaan myös Suomessa laadittuja vapaaehtoisen puhelin- ja verkkoauttamisen eettisiä periaatteita. Palveleva puhelin on hyväksytty myös puhelinauttajien eettisten periaatteiden piiriin. Vapaaehtoisen puhelin- ja verkkoauttamisen eettisten periaatteiden neuvottelukunta (PuhEet) huolehtii siitä, että sen piiriin hyväksyttyjen auttavien puhelinten ja verkkopalvelujen toiminta toteutuu mahdollisimman laadukkaana ja että toiminta on eettisesti perusteltua ja kestävää. Luottamuksellisuus ja nimettömyys otetaan huomioon myös Palvelevan puhelimen teknisissä järjestelyissä. Palvelevassa puhelimessa käytetään vain sellaisia puhelinlaitteita, joissa ei voi tunnistaa soittajan puhelinnumeroa. Palvelevan puhelimen ja Palvelevan netin päivystäjälle voi kuka tahansa kertoa mieltä painavia asioita ja purkaa taakkaansa. Palveluja ei ole tarkoitettu millekään tietylle ikäryhmälle tai muulla tavalla rajatulle asiakasjoukolle. Palvelevan puhelimen päivystäjä ei ole ammattiauttaja, vaan koulutettu vapaaehtoinen, joka auttaa soittajaa kuuntelemalla ja keskustelemalla. Päivystäjät ovat tehtävään huolellisesti valittuja ja koulutettuja vapaaehtoisia tai kirkon työntekijöitä. Palvelevan puhelimen päivystäjät ovat sitoutuneet vaitiolovelvollisuuteen.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 24(42) Liitteet 7-8 Liite 9 Toiminnan laajuutta ja sisältöä Tampereella kuvaavat Palvelevan puhelimen ja Palvelevan netin vuosikertomus 2012 (liite) sekä puheluiden profiiliraportti (liite). Palvelevan puhelimen ja netin toiminta on järjestetty Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän ja Setlementtiyhdistys Naapuri ry:n välisellä ostopalvelusopimuksella 1994 alkaen. Uusin sopimus (liite) tehtiin kilpailutuksen jälkeen vuosiksi 2012 2013 ja siihen liittyvä optio vuodesta 2014 päätettiin käyttää perheneuvonnan johtokunnan 3.4.2013 ja YKN:n 19.4.2013 tekemillä päätöksillä. Toiminnan järjestäminen vuodesta 2015 eteenpäin päätettiin ratkaista optiovuoden aikana sen jälkeen kun on selvitetty toisiko toiminnan siirtäminen seurakuntayhtymän omaksi toiminnaksi taloudellisia säästöjä kilpailutukseen ja ostopalvelusopimukseen verrattuna. Aiempi sopimus oli 5 vuoden mittainen. Tarkasteltaessa toiminnan järjestämistä edelleen ostopalveluna tai ostopalvelusta luopumista ja toiminnan järjestämistä seurakunnan omana toimintana on otettava huomioon talouden lisäksi toiminnan laatu, sen järjestäminen suhteessa seurakunnan muuhun toimintaan sekä mahdollisen siirron vaikutukset. Nykyinen korvaus toiminnan järjestävälle Naapuri ry:lle on 67 896 euroa. Jos toiminnan järjestämisestä tehdään uusi tarjouskilpailu, summa oletettavasti nousee nykyisestä. 5 %:n korotuksella korvaus olisi 71 290 euroa ja 10 %:n korotuksella 74 690 euroa. Tästä summasta sopimusseurakunnat maksavat noin puolet ja Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä noin puolet. Aiemmin Tampereen seurakuntayhtymä maksoi noin ¾ kustannuksista. Perusteena kustannusjaon muutokselle oli se, että se vastaa paremmin yhteydenottojen jakautumista eri seurakuntien alueella asuvien välillä. Vanhassa jakotavassa ollut peruste Tampereen suuremmalle maksuosuudelle oli ollut myös se, että seurakuntayhtymä oli saanut erityistä hyötyä palkkalistoillaan olevan toiminnanjohtajan työpanoksesta. Jos toiminta siirtyisi seurakuntayhtymän omaksi toiminnaksi, on vuodelle 2014 varattava sekä työaikaa että käyttövaroja. Perustamiskustannukset, jotka sisältävät mm. kalusteiden ja tarvikkeiden perushankinnat, olisivat n 5000. Lisäksi tarvittaisiin noin puolet yhden työntekijän työajasta syksyn aikana valmistelemaan toiminnan siirtoa ja käynnistämistä. Tekniikan ja käytäntöjen valmistelu vaatii aikaa ja päivystäjien saaminen joko nykyisistä tai uusista vapaaehtoisista vaatii työskentelyä sekä koulutusta syksyllä 2014. Henkilöstökuluihin vaikuttaa toiminnanjohtajan työaika. Kokoaikaisessa virassa henkilöstömenot sivukuluineen olisivat noin 64 000, osaaikaisessa virassa (50 %:n työajalla) n 34 000. Toiminta ei tarvitse
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 25(42) kokoaikaista viranhaltijaa. 50 %:n virassa on ongelmana se, että työaika ei jakaudu tasaisesti vuoden mittaan vaan kausittaiset vaihtelut työajassa ovat suuria. Työ on myös iltapainotteista. Nykyisessä taloustilanteessa seurakuntayhtymän ei ole mielekästä palkata uutta viranhaltijaa vaan Palvelevan puhelimen toiminnanjohtajan tehtävät olisi parempi liittää osaksi jotakin muuta virkaa. Viranhaltijan tulisi olla pappi tai diakoni. Työnohjaajakoulutus olisi hyvä lisä tehtävän hoitoon. Palvelevan puhelimen toiminta voidaan sijoittaa luontevimmin perheneuvonnan, diakonian, yhteiskunnallisen työn, vapaaehtoistoiminnan tai sairaalasielunhoidon yhteyteen osaksi osallisuuden prosessia. Hallinnollisesti sijoituspaikaksi sopivat kaikki edellä mainitut. Jos toiminta siirtyy seurakuntayhtymän itse toteuttamaksi toiminnaksi, on suoritettava hakuprosessi yhtymän työntekijöiden keskuudessa kuunnellen esimiehiä mahdollisista työnkuvamuutoksista ja päättää toiminnan hallinnollisesta sijoituspaikasta sen jälkeen. Tässä tapauksessa palkkakulut eivät tule nykyisten yhtymän palkkakulujen lisäksi, koska viranhaltijoiden määrä ei nousisi nykyisestä. Sen sijaan jotakin muuta tehtävään siirrettävän viranhaltijan töitä on lopetettava tai siirrettävä muiden hoidettavaksi. Toimintatiloiksi, joissa sijaitsee sekä toiminnanjohtajan työtilat, palvelevan puhelimen päivystystilat sekä palvelevan netin päivystäjien työtila, tarvittaisiin noin 60 neliön toimistotila, jossa olisi 2-3 työpistettä sekä taukohuone. Tilojen tulee olla sellaiset, että niiden avaimet voidaan antaa päivystäjille ja jossa voidaan työskennellä myös ilta- ja yöaikaan. Tässä järjestelyssä työtilat olisivat käytössä sekä päivällä että illalla ja viikonloppuisin. Toimintojen sijoittaminen kokonaan nykyisiin toimitiloihin ei ole mahdollista. Kustannukset toimitiloista olisivat 8400 /v. Toimintamäärärahoiksi tarvittaisiin palveluiden ostoihin noin 27 000 euroa. Tässä summassa suurin kuluerä on vapaaehtoisten päivystäjien lähettäminen Palvelevan puhelimen valtakunnalliseen kokoontumiseen kerran vuodessa sekä muu kouluttaminen. Päivystäjien tukea ja koulutusta ei voida heikentää nykyisestä tasosta toiminnan laadun takaamiseksi ja motivaation ylläpitämiseksi. Sisäisten palvelujen ostoon olisi talousarvioon varattava noin 3 800 euroa ja muihin ostoihin 8500 euroa. Kokonaisuutena palkkamenoja huomioimatta toiminnan vuosittaiset menot olisivat noin 47 700. Kokonaiskulut koko toiminnasta huomioiden toiminnanjohtajan 50 %:n palkkakulut olisivat noin 81 700 euroa vuodessa. Tämä summa on 20.3 % korkeampi kuin nykyisen sopimuksen hinta.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 26(42) Toiminnan laadulliset kriteerit ovat vaikeammin määriteltäviä. Toiminnan on kaikissa oloissa täytettävä alussa mainitut laatukriteerit. Niiden lisäksi mahdollinen kielteinen palaute, päivystäjien määrän väheneminen tai päivystysvuorojen väliin jääminen voisivat olla merkkejä toiminnan paikallisista ongelmista. Mitään tällaisia viestejä ei ole tullut tietoon. Ostopalvelusopimuksena toteutettu toiminta on ollut laadultaan korkeatasoista. Jos toiminta vuoden 2015 alusta siirtyisi nykyisen sopimuksen umpeutuessa yhtymän omaksi toiminnaksi, on siirron valmistelu aloitettava hyvissä ajoin syksyllä 2014. Jos palvelu toteutetaan edelleen ostopalveluna, on keväällä 2014 toteutettava kilpailutus. Tässä tapauksessa toiminta on luontevaa pitää perheneuvonnan yhteydessä, jolloin perheneuvontatyön johtaja vastaa yhteydenpidosta palvelun tuottajaan sekä toiminnan valvonnasta seurakuntayhtymän puolesta. Käytännön toiminnassa yhteistyö seurakuntayhtymän vapaaehtoistoiminnan kanssa jatkuu nykyisellä tavalla kaikissa vaihtoehdoissa. Sopimuksen kesto olisi oltava nykyistä pidempi. Aiemmin käytetty 5 vuoden sopimusaika on ollut sopiva. Ehdotus Perheneuvontatyön johtaja ehdottaa, että johtokunta esittää Yhteiselle kirkkoneuvostolle Palvelevan puhelimen ja netin toiminnan järjestämisen tapaa vuodesta 2015 alkaen. Päätös Perheneuvontatyön johtokunta esittää Yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Palvelevan puhelimen ja netin toiminta siirrettäisiin vuoden 2015 alusta seurakuntayhtymän itse järjestämäksi toiminnaksi. Johtokunta edellyttää, että toiminnan laatu ei saa kärsiä eikä päivystäjien saama tuki saa huonontua nykyisestä. Seurakuntayhtymän on osoitettava päivystäjille ympäristöltään turvallinen päivystystila keskustasta. Toiminnanjohtajan tehtävään on löydettävä viranhaltija seurakuntayhtymän sisäisellä haulla ja hänellä tulee olla vähintään 50 %:n työaika käytettävissä tähän tehtävään. Hänen olisi oltava diakoni tai teologi tai muun vastaavan koulutuksen omaava ja joko työnohjaaja tai sielunhoidon erikoiskoulutuksen käynyt tai tällaiseen koulutukseen hakeutuva. Perheneuvontatyön johtokunta on kokouksessaan tarkastellut otsikkoasiaa perusteellisesti eri kannoilta päätyen ehdottamaan yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Palvelevan puhelimen ja netin toiminta siirrettäisiin vuoden 2015 alusta seurakuntayhtymän itse järjestämäksi
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 27(42) toiminnaksi. Päätöksessään johtokunta nostaa esille erityisesti toiminnan laatuun, toimitiloihin, toiminnanjohtajan rekrytointiin sekä kustannuksiin liittyvät kysymykset. Lisäksi johtokunta toteaa, että toiminnan siirtäminen seurakuntien omaksi toiminnaksi merkitsee siirtymään liittyvien toimenpiteiden toteuttamista monilta osin jo vuoden 2014 aikana. Tästä johtuen myös päätös on tehtävä hyvissä ajoin. Palvelevan puhelimen ja netin toiminta on jo vuodesta 1994 lähtien toteutettu Tampereella ostopalvelusopimuksen pohjalta. Vastaavaa järjestelyä ei ole ollut muualla Suomessa. Kokemukset ostopalvelujärjestelystä ovat olleet myönteisiä. Palveluntuottajana on koko tämän ajan ollut Setlementtiyhdistys Naapuri ry. Toiminnan tulevassa järjestämisessä keskeisiä tekijöitä ovat laatu ja kustannukset. Toiminnan laatuun vaikuttavia merkittäviä tekijöitä ovat toiminnanjohtajan ammattitaitoinen työresurssi, kehittyvän vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksien hyödyntäminen sekä päivystäjien kouluttaminen ja motivointi. Suurella Sydämellä vapaaehtoistoiminnan konseptia on mahdollista myös jatkossa hyödyntää Palvelevan Puhelimen toiminnassa. Päivystäjänä toimiminen tukee myös seurakuntien työntekijöitä sielunhoidollisen ammatillisten taitojen kehittämisessä. Työntekijöiden päivystäjinä toimiminen on erikseen ratkaistava työnjohdollinen kysymys. Tällä hetkellä seurakuntien työntekijät eivät toimi päivystäjinä yksittäisiä poikkeustapauksia lukuun ottamatta. Palvelevan Puhelimen toiminta on kaikissa tapauksissa keskeisiltä osin vapaaehtoistyötä ja sellaisena se tulee myös säilyttää. Mikäli Palvelevan Puhelimen toiminta päätetään siirtää Tampereen seurakuntien omaksi toiminnaksi, siitä aiheutuu kustannuksia seuraavasti: Toiminnanjohtajan palkkauskustannukset Toiminnanjohtajan tehtävät liitettäisiin osaksi jotakin muuta virkaa. Järjestely tulee toteuttaa niin, että se kokonaisuutena pienentää Tampereen seurakuntien henkilöstömenoja. Toiminnanjohtajan tehtävä täytetään sisäisellä rekrytoinnilla. Palvelevan Puhelimen toiminnanjohtajan tehtävät edellyttävät puolen henkilötyövuoden resurssia. Toiminnanjohtajan on oltava teologi, diakoni tai muun vastaavan koulutuksen omaava. Lisäksi hänen on oltava joko työnohjaaja tai sielunhoidon erikoiskoulutuksen käynyt tai tällaiseen koulutukseen hakeutuva. Palkkakustannukset ovat vuositasolla oheiskuluineen 32000. Toimitilakustannukset Toimitilajärjestelyt päivystystilojen osalta voidaan toteuttaa tilojen ajallisesti porrastettuna yhteiskäyttönä. Päivystystoiminta voidaan hoitaa perheneuvontatyön tiloissa, koska päivystykset sijoittuvat ilta-aikoihin.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2014 28(42) Päivystystilojen osalta ei siis aiheudu lisäkustannuksia. Sisäisten vuokrien kustannukset jaetaan perheneuvonnan ja Palvelevan Puhelimen kesken tilojen käytön mukaisessa suhteessa. Kokonaisuutena kustannukset eivät kasva nykytilanteeseen verrattuna. Toiminnanjohtaja työhuoneesta aiheutuu vuositasolla 1440 kustannukset, joista 50 % eli 720 kohdentuu Palvelevan Puhelimen toimintaan. Päivystäjien koulutuksiin ja muihin kokoontumisiin voidaan käyttää seurakuntien talon tai muiden seurakuntien kiinteistöjen kuten kurssi- ja leirikeskusten kokoustiloja. Muut toiminnasta säännöllisesti aiheutuvat vuosikustannukset Muut toiminnasta aiheutuvat säännölliset vuosikustannukset ovat 40 000. Merkittävimmät kustannuserät tässä kokonaisuudessa ovat vapaaehtoisten koulutuksesta aiheutuvat kulut sekä erilaiset päivystämisen välittömät kustannukset. Toiminnan siirtymävaiheen kustannukset vuonna 2014 Mikäli Palvelevan Puhelimen toiminta päätetään ottaa seurakuntien omaksi toiminnaksi, aiheutuu siitä vuonna 2014 arvioituja kertaluonteisia kustannuksia yhteensä 16500. Näistä merkittävin kuluerä on toiminnanjohtajan (50 % koko työajasta) palkkaaminen valmistelemaan siirtoa 16.9.2014 alkaen. Tampereen seurakuntayhtymä vastaa nykyisellään noin puolesta toiminnasta aiheutuvista kokonaiskustannuksista. Tampereen seurakuntien toimintakokonaisuudessa Palvelevan Puhelimen ja netin toiminta sijoittuisi luontevasti osallisuuden prosessin sisällöllisen kehittämiskokonaisuuteen. Hallinnollisesti Palvelevan Puhelimen toiminta on perusteltua sijoittaa perheneuvontatyön yksikköön ja kyseisestä toiminnasta vastaavan hallintoelimen alaisuuteen. Edelläoleva yhteenveto kustannuksista on laadittu niin, että kulut eivät ainakaan ylity. Yhteenveto osoittaa, että toiminnasta vuositasolla pysyvästi aiheutuvat kulut ovat yhteensä vuonna 2015 enimmillään noin 73 000, mikäli toiminta toteutetaan seurakuntien omana toimintana. Tämän lisäksi tulevat edellä mainitut muutoksesta aiheutuvat kertakulut vuonna 2014 suuruudeltaan noin 16500. Perheneuvontatyön johtokunta arvioi asian käsittelyn yhteydessä, että palvelun hankkiminen ulkopuoliselta palveluntuottajalta aiheuttaisi vuositasolla noin 71 000-75 000 kustannukset. Palvelevan Puhelimen toiminnasta kertyy vuodessa muilta seurakunnilta perittäviä tuloja noin 36 000. Tulojen määrä ei riipu palvelun tuottamisen tavasta.