OPPITUNTI 307 14 Projektin etenemisen seuraaminen Tämän oppitunnin jälkeen osaat: tallentaa projektin nykyiset arvot perusaikatauluna kirjata toteutuneen työn tiettyyn päivään asti ARVIOITU KESTO 40 min kirjata tehtävien valmistumisasteen syöttää tehtävien todellisia alkamis-, päättymis- ja kestoarvoja syöttää tehtävien ja varausten päivittäiset todelliset työarvot muuttaa tehtävien jäljellä olevaa työtä tai kestoa tallentaa välisuunnitelman. Etenemisen seuraaminen PROJ2000-2-4 Tähän saakka oppitunneilla on keskitytty projektien suunnitteluun eli projektin suunnitteluun ja sen tietojen välittämiseen ennen varsinaisen työn alkua. Kun työt alkavat, alkaa myös projektinhallinnan seuraava vaihe: etenemisen seuranta. Seuranta tarkoittaa projektin tietojen tallentamista, esimerkiksi kuka teki mitä työtä, milloin työ tehtiin ja mitä se maksoi. Näitä tietoja sanotaan usein todellisiksi. Todellisten tietojen seuranta on välttämätöntä projektin hallitsemisen (ei pelkän suunnittelun) kannalta. Projektipäällikön täytyy tietää, miten hyvin projektitiimi suoriutuu töistä ja milloin on tehtävä korjaustoimenpiteitä. Projektin suoritusten tarkka seuranta ja vertailu projektisuunnitelmaan antaa vastauksia esimerkiksi seuraavanlaisiin kysymyksiin: " Alkavatko ja päättyvätkö tehtävät suunnitellusti ja jos eivät, mitä se vaikuttaa projektin päättymispäivään?
308 Microsoft Project 2000 Trainer " Käyttävätkö resurssit tehtäviin enemmän vai vähemmän aikaa kuin on suunniteltu? " Kuluuko tehtäviin enemmän vai vähemmän rahaa kuin on suunniteltu? Microsoft Projectissa on useita tapoja etenemisen seurantaan. Niiden käyttöön vaikuttavat haluttu hallinnan taso, projektin sponsori ja muut sidosryhmät. Etenemisen seuranta alimmalla yksityiskohtaisuustasolla vaatii enemmän työtä projektipäälliköltä ja mahdollisesti projektin muilta resursseilta. Päätä ennen etenemisen seurannan aloittamista, miten yksityiskohtaisesta seurantaa haluat. Tällä oppitunnilla kuvaillut seurantatasot ovat seuraavat: " Projektin työn seuraaminen ajoitustietojen mukaan. Toimii parhaiten, jos kaikki projektissa tapahtuu suunnitelmien mukaan. On se mahdollista! " Tehtävien valmistumisprosenttien kirjaaminen joko täsmällisin arvoin tai tietyin välein, esimerkiksi 25 %, 50 %, 75 % tai 100 %. " Tehtävien todellisen keston ja alkamis- ja päättymispäivien kirjaaminen, kun tarvitaan valmistumisprosentteja tarkempia tietoja. " Työmäärään seuraaminen aikajaksoittain. Tämä on yksityiskohtaisin seuraamisen taso. Siinä kirjataan todelliset työmäärät päivittäin, viikoittain tai jonkin muun aikajakson välein. Näitä tapoja voi joutua yhdistelemään samassa projektissakin, koska projektin eri osien seurantatarpeet voivat vaihdella. Esimerkiksi suuren riskin sisältäviä tehtäviä voidaan haluta seurata tarkemmin. Näitä seurantatapoja käsitellään tällä oppitunnilla. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Musiikkivideoprojekti 14. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 4 -kansio. Avaa tiedosto 14A ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 4 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 14. PROJ2000-2-10 Projektin perusaikataulun tallentaminen Projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä projektisuunnitelman tekemisen jälkeen on kirjata todellisia tietoja ja arvioida projektin suorituksia. Projektin toimivuutta voi arvioida kunnolla vertaamalla sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Alkuperäistä suunnitelmaa sanotaan
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 309 perusaikataulusuunnitelmaksi tai vain perusaikatauluksi. Perusaikataulu sisältää projektisuunnitelman tärkeät tiedot, esimerkiksi tehtävien suunnitellut alkamis- ja päättymispäivät sekä niiden suunnitellut kustannukset. Kun perusaikataulu tallennetaan, Microsoft Project ottaa tilannekuvan arvoista ja tallentaa ne Microsoft Project -tiedostoon myöhempää vertailua varten. Perusaikatauluun tallennettavia tietoja ovat seuraavassa taulukossa luetellut tehtävä-, resurssi- ja varauskentät ja ajoitetut kentät. Tehtävä Resurssi Varaus Alkamiskenttä Työ- ja ajoitetut Alkamiskenttä työkentät Päättymiskenttä Kustannus- ja ajoitetut Päättymiskenttä kustannuskentät Kestokenttä Työ- ja ajoitetut työkentät Työ- ja ajoitetut Kustannus- ja ajoitetut työkentät kustannuskentät Kustannus- ja ajoitetut kustannuskentät VIHJE Ajoitetut arvot on jaettu eri ajankohtiin. Esimerkiksi tehtävän työkentän arvo voi olla 40 tuntia, mutta ajoitetut arvot kahdeksan tuntia päivässä viiden päivän ajan. Ajoitettuja arvoja voi tarkastella esimerkiksi Tehtävien käyttö- tai Resurssien käyttö -näkymän oikean puolen aikajanallisessa ruudukossa. Ajoitetut arvot esitetään aina ruudukossa, jonka yläosassa olevaa aikajanaa voi muuttaa. 14 Etenemisen seuraaminen Perusaikataulu kannattaa tallentaa seuraavissa vaiheissa: " Kun projektisuunnitelma on mahdollisimman valmis. (Tämä ei tarkoita, ettei projektiin voisi lisätä tehtäviä, resursseja tai varauksia työn alkamisen jälkeen. Tavallisesti se on väistämätöntä.) " Kun todellisten arvojen, esimerkiksi keskeneräisen työn syöttämistä ei ole vielä aloitettu.
310 Microsoft Project 2000 Trainer Lyhytelokuvaprojektin suunnitelma on nyt valmis ja projektin työt aloitetaan piakkoin. Tässä harjoituksessa tallennetaan Lyhytelokuvaprojektin perusaikataulu ja tarkastellaan sitten tehtävien, resurssien ja varausten perusaikatauluarvoja. 1 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa (Tracking) ja napsauta Tallenna perusaikataulu -komentoa (Save Baseline). Esiin tulee Tallenna perusaikataulu -valintaikkuna. 2 Valitse OK. Microsoft Project tallentaa perusaikataulun, vaikka Gantt-kaavionäkymässä ei näy mitään muutosta. Seuraavaksi näet joitakin perusaikataulun tallentamisen aiheuttamia muutoksia. 3 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä. Esiin tulee Lisää näkymiä -valintaikkuna. 4 Valitse Lisää näkymiä -ruudusta Tehtävätaulukko (Task Sheet) ja napsauta sitten Käytä-painiketta (Apply). Tehtävätaulukossa on enemmän tilaa kenttien tarkasteluun, koska näkymässä ei ole Gantt-kaaviota. Siirry Tehtävätaulukko-näkymässä toiseen taulukkoon. 5 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Syöttö (Table: Entry) ja valitse sitten Työ (Work). Työtaulukko tulee näyttöön. Taulukossa Työ- ja Perusaikataulu-sarakkeet (Work ja Baseline) ovat rinnakkain vertailun helpottamiseksi. VIHJE Kaksoisnapsauta tarvittaessa niiden sarakkeiden oikeita reunoja, joissa näkyy ruutumerkkejä (###). Tällöin kenttien kaikki arvot tulevat näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 311 14 Tässä vaiheessa Työ- ja Perusaikataulu-sarakkeet ovat samanlaiset, koska todellista työtä ei ole vielä tapahtunut eikä ajoitettuun työhön ole tehty muutoksia. Kun todellista työtä on kirjattu, ajoitetut Työ-arvot voivat olla erilaiset kuin Perusaikataulu-arvot, jolloin erot näkyvät Varianssi-sarakkeessa (Variance). Taulukossa näkyvät tehtävätason arvot, jotka liittyvät läheisesti resurssi- tai varaustason arvoihin, vaikkeivat olekaan sama asia. Taulukossa näkyvät esimerkiksi kunkin tehtävän työn ja perusaikataulun kokonaisarvot, mutta siitä ei näe, mitkä resurssit osallistuvat eri tehtäviin. Seuraavaksi tarkastellaan resurssi- ja varaustason perusaikatauluarvoja. 6 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. Esiin tulee Resurssitaulukko-näkymä. 7 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Yhteenveto ja valitse Työ (Work). Työtaulukko tulee näyttöön. Näytössä näkyvät jälleen resurssien Työ- ja Perusaikataulu-kentät. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Etenemisen seuraaminen
312 Microsoft Project 2000 Trainer Resurssitason arvot näkyvät työtaulukossa. Siitä näkyvät kunkin resurssin työn ja perusaikataulun kokonaisarvot, mutta siinä ei voida tarkastella tehtäviä, joissa kukin resurssi työskentelee. Tämän harjoituksen lopuksi tarkastellaan varaustason perusaikatauluarvoja. 8 Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. Esiin tulee Tehtävien käyttö -näkymä. 9 Osoita Muotoile-valikossa (Format) Tiedot-komentoa (Details) ja napsauta Perusaikataulun työmäärä -komentoa (Baseline Work). VIHJE Voit myös napsauttaa jotakin Tiedot-sarakkeen kohtaa hiiren kakkospainikkeella. Valitse avautuvasta pikavalikosta Perusaikataulun työmäärä. Microsoft Project näyttää perusaikataulun työmäärään ajoitetut arvot kunkin ajoitetun työmäärän arvon alla. 10 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 313 14 Nyt näytössä näkyvät tehtävän 2, Käsikirjoituksen tarkistaminen varaustason arvot. Kuten odotettavissa on, ajoitetut ja perusaikataulun arvot ovat samat, koska todellista työtä tai aikataulumuutoksia ei ole kirjattu. Arvot esitetään aikajanaruudukossa resurssikohtaisesti. Näkymän vasemmassa reunassa olevat resurssit on järjestetty sen tehtävän mukaan, jolle ne on varattu. Etenemisen seuraaminen Nyt kun on tarkasteltu tehtävien, resurssien ja varausten perusaikataulukenttiä ja ajoitettuja arvoja, on aika syöttää toteutuneita arvoja! Projektin seuraaminen ajoitetusti Helpoin tapa seurata etenemistä on ilmoittaa, että todellinen työ etenee täysin suunnitellusti. Esimerkiksi jos viisikuukautisen projektin ensimmäinen kuukausi on takana ja kaikki tehtävät ovat alkaneet ja päättyneet suunnitellusti, asian voi kirjata nopeasti Päivitä projekti -valintaikkunassa. Valitse Työkalut-valikosta Seuranta ja valitse sitten alivalikosta Päivitä projekti. Lyhytelokuvaprojektissa on nyt kulunut jonkin aikaa perusaikataulun tallentamisesta ja toistaiseksi kaikki sujuu hyvin. Tässä harjoituksessa kirjataan projektin todellisia tietoja päivittämällä työtiedot kuluvaan päivään saakka. 1 Valitse Näkymä-palkista Gantt-kaavio. Näyttöön tulee Gantt-kaavionäkymä. 2 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa (Tracking) ja napsauta Päivitä
314 Microsoft Project 2000 Trainer projekti -komentoa (Update Project). Esiin tulee Päivitä projekti -valintaikkuna. 3 Varmista, että Päivitä työn valmiusaste -valintanappi (Update Work As Complete Through) on valittuna. Kirjoita tai valitse kohdan luettelokenttään 23.4.2001 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project tallentaa todellisen työn tehtäville, jotka on ajoitettu alkaviksi ennen 23. huhtikuuta. Sen jälkeen se näyttää etenemisen piirtämällä Gantt-kaavioon kyseisten tehtävien tilanneviivat. 4 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävän 4 nimi, Tuotantohaitarien tekeminen. 5 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Gantt-kaavionäkymän tilanneviivat ilmaisevat, miten paljon tehtävistä on valmiina. Koska tehtävät 2 ja 3 on tehty loppuun, niiden kohdalla on tunnussarakkeessa valintamerkki. Tilanneviiva on tehtävien koko Ganttpalkkien pituinen. Huhtikuun 23. päivään mennessä on tehty vain osa tehtävästä 4, joten tehtävän tilanneviiva ulottuu vain huhtikuun 23. päivään. Myös jotkin toistuvista henkilöstön suunnittelukokouksista on pidetty suunnitellusti 23. huhtikuuta mennessä, joten yhteenveto-gantt-palkeissa näkyvät tilanneviivat 23. huhtikuuta saakka.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 315 Tehtävän valmistumisprosentin syöttäminen Kun tehtävän työt on aloitettu, sen eteneminen voidaan kirjata nopeasti prosenttiarvona. Kirjauksen voi tehdä tarpeiden mukaan useilla tavoilla: PROJ2000-2-2 " voidaan kirjata tehtävän valmistumisprosentiksi 25 %, 50 %, 75 % tai 100 % napsauttamalla Seuranta-työkalurivin painiketta " voidaan syöttää tarkka valmistumisprosenttiarvo esimerkiksi Tehtävän tiedot -valintaikkunassa, jonka voi avata valitsemalla Projekti-valikon Tehtävän tiedot -komennon. Jos arvoksi syötetään 0 %, Microsoft Project muuttaa molemmissa tapauksissa tehtävän todellisen alkamispäivän ajoitetun alkamispäivän mukaiseksi. Sitten ohjelma laskee todellisen keston, jäljellä olevan keston ja muut arvot syötetyn prosenttiarvon mukaisesti. Jos esimerkiksi määritetään, että nelipäiväisestä tehtävästä on valmiina 50 %, Microsoft Project laskee, että tehtävä on käyttänyt kaksi päivää todellista kestoa ja jäljellä oleva kesto on kaksi päivää. Tässä harjoituksessa tallennetaan tehtävien valmistumisprosentteja. Aloita ottamalla näyttöön seurantatyökalurivi. 1 Valitse Näytä-valikosta (View) Työkalurivit (Toolbars) ja napsauta sitten Seuranta-vaihtoehtoa (Tracking). Esiin tulee Seuranta-työkalurivi. Työkalurivissä on useita tehtävien seurannassa käytettäviä painikkeita. Meitä kiinnostavat nyt 0-100 % valmiina -painikkeet. 2 Varmista, että Tehtävän nimi -sarakkeesta on yhä valittuna tehtävä 4, Tuotantohaitarien tekeminen. 3 Napsauta seurantatyökalurivin 100 % valmiina -painiketta (100% Complete). Microsoft Project kirjaa tehtävän todellisen työn ajoitetun tavalla ja jatkaa Gantt-palkin tilanneviivaa koko palkin pituiseksi. 4 Vieritä Gantt-kaavionäkymän kaavio-osaa oikealle, kunnes näet tehtävän 4 päättymisen. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 14 Etenemisen seuraaminen
316 Microsoft Project 2000 Trainer Prosenttia valmiina - painikkeita voi käyttää yksittäisissä tehtävissä tai tehtäväalueissa. 5 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävän 5 nimeä, Kuvauspaikkojen etsiminen. 6 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta (Task information). Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 7 Napsauta Yleiset-välilehteä. 8 Kirjoita tai valitse Prosenttia valmiina -laatikkoon (Percent Complete) 35 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project kirjaa tehtävän todellisen työn ajoitetun tavalla ja jatkaa Gantt-palkin tilanneviivaa 35 prosenttiin koko palkin pituudesta. Tämän harjoituksen päätteeksi kirjataan vielä muutama tehtävä valmiiksi. 9 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävien 5 ja 6 nimet. 10 Napsauta seurantatyökalurivin 100 % valmiina -painiketta. Microsoft Project kirjaa tehtävän todellisen työn ajoitetulla tavalla. Tähän saakka on kirjattu todellista työtä, joka on alkanut ja päättynyt aikataulun mukaisesti. Joissakin tehtävissä tämä voi onnistuakin. Tavallisesti kirjataan kuitenkin tehtäviä, jotka alkavat tai päättyvät aikaisemmin tai myöhemmin tai kestävät kauemmin tai vähemmän aikaa kuin on suunniteltu. Tätä käsitellään seuraavissa osioissa. Tehtävien todellisten alkamis-, päättymis- ja kestoarvojen syöttäminen Aikataulua voi pitää ajan tasalla myös kirjaamalla, mitä projektin kullekin tehtävälle todella tapahtuu. Kunkin tehtävän todelliset alkamis-, päättymis- ja kestoarvot voidaan kirjata. Todellisten kestojen osalta voidaan syöttää todellinen kesto, kun tehtävä on valmis tai keskeneräisten tehtävien osalta tämänhetkinen valmistumisprosentti. Kun syötetään todellisia alkamis-, päättymis- tai kestoarvoja, Microsoft Project päivittää aikataulun ja laskee tehtävän valmistumisasteen. Microsoft Project käyttää seuraavia sääntöjä:
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 317 " Kun syötetään tehtävän todellinen alkamispäivä, Microsoft Project siirtää ajoitettua alkamispäivää todellisen alkamispäivän mukaan. " Kun syötetään tehtävän todellinen päättymispäivä, Microsoft Project siirtää ajoitettua päättymispäivää todellisen päättymispäivän mukaan ja määrittää tehtävän valmistumisasteeksi 100 %. " Kun syötetään tehtävän todellinen kesto, joka on lyhyempi kuin ajoitettu kesto, Microsoft Project määrittää jäljellä olevan keston vähentämällä todellisen keston ajoitetusta. " Kun syötetään tehtävän todellinen kesto, joka on sama kuin ajoitettu kesto, Microsoft Project määrittää tehtävän valmistumisasteeksi 100 %. " Kun syötetään tehtävän todellinen kesto, joka on pidempi kuin ajoitettu kesto, Microsoft Project muuttaa ajoitetun keston todellisen keston mukaiseksi ja määrittää tehtävän valmistumisasteeksi 100 %. Tässä harjoituksessa kirjataan tehtävien todellisia alkamis- ja päättymispäiviä sekä kestoja. 1 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 2 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 7 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project näyttää tehtävän 7, Koekuvausten järjestäminen. Tehtävä on alkanut päivän aikataulusta edellä (ajoitettua alkamista edeltävänä perjantaina), joten kirjaat tiedon. 3 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa ja napsauta Päivitä tehtävät - komentoa (Update Tasks). 14 Etenemisen seuraaminen VIHJE Voit myös napsauttaa seurantatyökalurivin Päivitä tehtävät -painiketta. Esiin tulee Päivitä tehtävät -valintaikkuna. Ajoitetut alkamis- ja päättymisarvot näkyvät Todellinen-kentässä (Current). 4 Valitse tai kirjoita Nykyinen-otsikon (Actual) alla olevan Alkaminen-laatikon (Start) arvoksi 15.6.2001. 5 Kirjoita tai valitse Todellinen kesto -laatikon (Actual Dur) arvoksi 1 vko (1w) ja sulje Päivitä tehtävät -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta.
318 Microsoft Project 2000 Trainer Microsoft Project kirjaa tehtävän todellisen alkamispäivän ja keston. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Seuraavaksi kirjataan, että tehtävä 8 alkoi aikataulun mukaisesti, mutta sen valmistuminen kesti kaksi päivää suunniteltua pidempään. Onko projekti aikataulussaan? Projektin tilan kunnollinen arvioiminen voi olla hankalaa esimerkiksi seuraavista syistä: " Monille tehtäville on vaikea määrittää valmistumisprosenttia. Milloin insinööri on tehnyt 50 % uuden moottorin suunnittelutyöstä tai ohjelmoija on tehnyt 50 % ohjelmistomoduulin koodauksesta? Keskeneräisen työn raportointi on monesti vain hyvä arvaus ja siihen liittyy siksi riski. " Tehtävän keston kulunut osa ei aina vastaa valmistumisprosenttia. Esimerkiksi loppupainotteinen tehtävä vaatii aluksi melko vähän työtä, joten kun 50 % sen kestosta on kulunut, huomattavasti alle 50 % työstä on tehty. " Tehtävään varatuilla resursseilla voi olla eri käsityksiä tehtävän valmistumisesta kuin projektipäälliköllä-tai seuraajatehtävien resursseilla. Hyvän projektisuunnittelun ja viestinnän avulla voidaan välttää tai ratkaista tällaisia ongelmia. Esimerkiksi oikein määritettyjen tehtävien kestojen ja tilanneraportointikausien avulla voidaan tunnistaa riittävän varhaisessa vaiheessa tehtävät, jotka poikkeavat merkittävästi perusaikataulusta. Hyvin dokumentoidut ja viestityt tehtävän valmistumiskriteerit auttavat välttämään yllätyksiä myöhemmissä työvaiheissa. Suurissa, monimutkaisissa projekteissa syntyy kuitenkin lähes varmasti varianssia perusaikataulusta. Lisätietoja varianssin tunnistamisesta ja analysoimisesta on oppitunnilla 15.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 319 6 Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tehtävän 8 nimeä, Kuvauslupien hakeminen. 7 Napsauta seurantatyökalurivin Päivitä tehtävät -painiketta. Esiin tulee Päivitä tehtävät -valintaikkuna. 8 Kirjoita Todellinen kesto -laatikkoon (Actual Dur) arvoksi 7 p (7d) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project kirjaa tehtävän todellisen keston. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Etenemisen seuraaminen 14 Koska et määrittänyt todellista alkamispäivää, Microsoft Project olettaa, että tehtävä alkoi ajoitetusti. Syöttämäsi todellisen keston vuoksi Microsoft Project laskee todellisen päättymispäivän, joka on myöhemmin kuin ajoitettu päättymispäivä. Harjoituksen päätteeksi kirjaat, että tehtävä 9 valmistui aikataulun mukaisesti mutta tehtävän 10 tekeminen kesti kolme päivää suunniteltua kauemmin. 9 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävän 9 nimi, Kuvauskaluston varaaminen. 10 Napsauta seurantatyökalurivin 100 % valmiina -painiketta. 11 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävän 10 nimi, Äänityskaluston varaaminen. 12 Napsauta seurantatyökalurivin Päivitä tehtävät -painiketta. Esiin tulee Päivitä tehtävät -valintaikkuna. 13 Kirjoita tai valitse Todellinen kesto -laatikon arvoksi 8 p (8d) ja napsauta OKpainiketta. Microsoft Project kirjaa tehtävän todellisen keston. 14 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
320 Microsoft Project 2000 Trainer Huomaat, että Lyhytelokuvaprojektin esituotantovaihe valmistui pari päivää aikataulusta edellä. Todellisten tietojen kerääminen resursseilta Vaiheessa 8 käytetty taulukko muistuttaa työaikakorttia. Varaustason todellisten arvojen syöttämiseen tarvitaankin jonkinlainen työaikakortti tai sen elektroninen vastine. Tällaisten tietojen keräämiseen resursseilta on monia menetelmiä, jos todellisia tietoja tosiaan tarvitsee seurata näin tarkkaan. Keräystapoja ovat esimerkiksi seuraavat: " Todellisten arvojen kerääminen itse. Tämä tapa on käyttökelpoinen, jos olet säännöllisesti yhteydessä pieneen määrään resursseja. Silloin voit myös keskustella resurssien kanssa mahdollisista yllätyksistä, joita he ovat havainneet työn aikana (positiivisista ja negatiivisista). " Todellisten tietojen kerääminen tilanneraportointijärjestelmästä. Menetelmä voi toimia organisaatiossa jo olemassa olevan hierarkian kautta ja siitä voi olla muutakin hyötyä kuin projektin tilan raportointi. " Microsoft Projectin sähköpostiin perustuvien yhteistyöominaisuuksien käyttäminen varausten tilatietojen keräämisen. " Microsoft Project Centralin käyttö. Tämä Microsoft Project kumppanituote mahdollistaa intranet-pohjaisen viestinnän, seurannan ja tilaraportoinnin. Lisätietoja Microsoft Projectin sähköpostipohjaisesta tiimiyhteistyöstä ja Microsoft Project Central -tuotteesta on liitteessä D.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 321 PROJ2000-2-9 Työn seuraaminen aikajaksoittain Kun todellista työtä täytyy seurata mahdollisimman tarkalla tasolla, voidaan käyttää Tehtävien käyttö- tai Resurssien käyttö -näkymän aikajanallista asteikkoa. Näkymissä voidaan syöttää tehtävien todelliset työmäärät päivittäin, viikoittain tai niin usein, kun halutaan. Jos esimerkiksi tehtävälle on varattu kolme resurssia ja tiedät, että kaksi resurssia on työskennellyt tehtävässä kahdeksan tunnin ajan päivässä ja kolmas resurssi kuuden tunnin ajan, voit syöttää nämä kolme arvoa aikajanalliseen ruudukkoon. Ajoitettujen arvojen syöttäminen vaatii enemmän projektipäällikön työtä. Se voi vaatia enemmän työtä myös resursseilta, koska niiden on ilmoitettava projektipäällikölle päivittäiset todelliset arvot. Tämä tapa antaa kuitenkin huomattavasti enemmän tietoja projektin tehtävien ja resurssien tilasta kuin tällä oppitunnilla kuvaillut muut tavat syöttää todellisia tietoja. Ajoitettujen arvojen syöttäminen voi olla paras tapa toimia, jos jotkin tehtävät tai koko projekti ovat seuraavanlaisia: " suuririskiset tehtävät " melko lyhytkestoiset tehtävät, joissa jopa päivän osan varianssi voi vaarantaa koko projektin " tehtävät, joista sponsorit tai sidosryhmät ovat erityisen kiinnostuneita 14 Etenemisen seuraaminen " tehtävät, joiden työt laskutetaan tuntiperusteisesti. Tässä vaiheessa Lyhytelokuvaprojektia tuotantovaihe on alkanut ja kohtauksien kuvaaminen on käynnissä. Koska projektiin osallistuu paljon resursseja, valmistelu- ja purkukustannukset ovat suuret ja joidenkin kohtausten kuvauspaikoille pääsy on rajoitettua, nämä ovat projektin riskialttiimpia tehtäviä. Tässä harjoituksessa syötetään tuotantotehtävien päivittäisiä todellisia arvoja Tehtävien käyttö -näkymässä. 1 Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. Esiin tulee Tehtävien käyttö -näkymä. Näytön vasemmassa reunassa on käyttötaulukko ja oikeassa aikajanallinen ruudukko. 2 Tiivistä esituotantovaihe napsauttamalla tehtävän 1 vieressä olevaa miinusmerkkiä. 3 Valitse tehtävä 23, Tuotanto ja napsauta sitten vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta.
322 Microsoft Project 2000 Trainer Microsoft Project vyöryttää aikajanallista ruudukkoa niin, että tuotantovaiheen ensimmäiset ajoitetut työarvot tulevat näkyviin. 4 Osoita Muotoile-valikossa Tiedot-komentoa ja napsauta Todellinen työmäärä -komentoa (Actual Work). Microsoft Project näyttää kunkin tehtävän ajoitetut Todellinen työ -kentät. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Ensimmäinen syötettävä todellinen arvo on tehtävälle 25, Kohtaus 7 valmistelu. Tehtävä valmistui, kun työtä oli tehty tiistaina 14 tuntia ja keskiviikkona 10 tuntia, vaikka et tiedäkään (etkä tämän tehtävän osalta välitäkään), mitkä eri resurssien todelliset työmäärät olivat. 5 Valitse aikajanallisesta ruudukosta tehtävän 7 Tod. työ -kenttä (Act. Work) tiistaina 10.7.2001. VIHJE Jos osoitat päivän nimeä aikajanalla, Microsoft Project näyttää päivän koko päivämäärän työkaluvihjeenä. 6 Kirjoita 14 h ja paina oikeaa nuolinäppäintä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 323 14 Kun arvo syötetään, tapahtuu useita asioita: " tehtävän todellinen työmäärä tiistaina vyörytetään kohtauksen 7 yhteenvetotehtävään ja sitten esituotannon yhteenvetotehtävään " koska syötettiin tehtävän, ei resurssivarausten todellinen työmäärä, Microsoft Project jakaa todellisen työmäärän tehtävään varattujen resurssien kesken niille ajoitettujen työmäärien suhteessa. 7 Kirjoita Kohtaus 7 valmistelu -tehtävän keskiviikon 11.7. Tod. työ -kenttään 10 h ja paina Enteriä. Microsoft Project vyöryttää jälleen todellisen työmäärän yhteenvetotehtäviin ja jakaa todellisen työmäärän resurssivarausten kesken. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Etenemisen seuraaminen
324 Microsoft Project 2000 Trainer Sinulla on tehtävän 26, Kohtaus 7 harjoittelu eri resurssien työmäärät keskiviikolle ja torstaille 11. ja 12. heinäkuuta 2001. 8 Syötä aikajanalliseen ruudukkoon seuraavat todelliset työmäärät. Resurssin nimi Keskiviikon Torstain todellinen työ todellinen työ Janne Mikkonen 3h 5h Johanna Ruskanen 3h 5h Jon Mattson 2h 7h Pauli Björk 1,5h 3h Seppo Kuurila 2,5h 5,5h Siru Jaakkola 4h 5h Kun olet tehnyt tämän, näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 325 14 Tällä kertaa eri resurssien todelliset työmäärät vieritetään tehtävien todellisiin työmääriin. Huomasit ehkä myös, että Microsoft Project laski torstain ajoitetun työn uudelleen heti, kun syötit keskiviikon todellisen työmäärän. Tämän harjoituksen päätteeksi kirjataan nopeasti, että kohtauksen 7 tehtävät valmistuivat suunnitellusti. 9 Pidä alhaalla Ctrl-näppäintä ja valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävät 27, 28 ja 29. Vieritä näyttöä tarvittaessa pystysuunnassa. 10 Napsauta seurantatyökalurivin 100 % valmiina -painiketta. Microsoft Project kirjaa näiden tehtävien kaikkien varausten todelliset työmäärät. Etenemisen seuraaminen PROJ2000E-2-9 PROJ2000E-2-4 Tehtävien jäljellä olevan työn tai keston muuttaminen Kun todellisia tietoja seurataan, voidaan alkamis- ja päättymispäivien lisäksi muuttaa myös jäljellä olevaa työtä tai kestoa. Tämän voi tehdä kirjaamalla tehtävän valmistumisen osittain. Tässä on joitakin esimerkkejä: " Tehtävä, jonka kestoksi on ajoitettu 32 tuntia on osittain valmis. Tehtävään varattujen resurssien mukaan resurssit ovat tehneet työtä 18 tuntia ja odottavat, että tehtävän tekemiseen menee vielä kahdeksan tuntia. Syötä Microsoft Projectiin 18 tuntia todellista
326 Microsoft Project 2000 Trainer työtä ja 8 tuntia jäljellä olevaa työtä. Eräs tapa syöttää todellinen ja jäljellä oleva työ on työtaulukko. Osoita Näytä-valikosta Taulukko ja valitse sitten Työ (Work). " Tehtävä, jonka kestoksi on ajoitettu kolme päivää on osittain valmis. Yksi päivä kestosta on kulunut, ja tehtävässä työskentelevät resurssit arvioivat nyt, että tehtävän valmistumiseen tarvitaan vielä neljä päivää työtä. Syötä Microsoft Projectiin yksi päivä todellista kestoa ja neljä päivää jäljellä olevaa kestoa. Eräs tapa syöttää todellinen ja jäljellä oleva kesto on Päivitä tehtävät -valintaikkuna. Osoita Työkalut-valikosta Seuranta-komentoa ja valitse sitten Päivitä tehtävät (Update Tasks). Tässä harjoituksessa päivitetään tehtävän todellinen ja jäljellä oleva työmäärä. 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. Näyttöön tulee Gantt-kaavionäkymä. 2 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 3 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 31 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project vierittää näytön tehtävän 31 kohdalle. 4 Valitse Ikkuna-valikosta (Window) Jaa (Split). Gantt-kaavion alapuolelle tulee tehtävälomake. 5 Napsauta jotakin tehtävälomakkeen kohtaa ja napsauta sitten näkymäpalkista Tehtävän käyttö (Task Usage) -painiketta. Microsoft Project näyttää ikkunan alaosassa Tehtävän käyttö -näkymän ja yläosassa Gantt-kaavionäkymän. Jos Gantt-kaavionäkymässä valitaan tehtävä jaetussa ikkunassa, jossa molemmissa näkymissä on aikajana, tehtävän tiedot tulevat näkyviin Tehtävän käyttö -näkymässä. Kun toista näkymää vieritetään vaakasuunnassa, myös toinen näkymä liikkuu mukana. 6 Napsauta jotakin kohtaa alemman ruudun Tehtävän käyttö -näkymässä ja valitse sitten Näytä-valikosta Taulukko: Käyttö (Table: Usage) ja valitse Työ (Work). Microsoft Project näyttää työtaulukon tehtävien käyttönäkymässä. 7 Napsauta ylemmän ruudun Gantt-kaavion tehtävää 31, Kohtaus 3 valmistelu. 8 Vieritä alemman ruudun vasemmassa osassa näyttöä oikealle, jotta esiin tulee Todellinen-sarake (Actual). 9 Kirjoita tehtävän 31 Todellinen-sarakkeeseen 8h ja paina oikeaa nuolinäppäintä.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 327 Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Etenemisen seuraaminen 14 Äsken tapahtui useita asioita. Ensinnäkin koska todellinen työ syötettiin tehtävätasolla, se jaettiin tehtävään varattujen resurssien kesken. Toiseksi laskettiin uudelleen jäljellä oleva työmäärä. Microsoft Project piirsi myös näytön ylemmän ruudun Gantt-kaavionäkymässä tilanneviivan tehtävän Gantt-palkkiin. 10 Kirjoita tehtävän 31 Jäljellä-sarakkeeseen (Remaining) 20h ja paina oikeaa nuolinäppäintä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
328 Microsoft Project 2000 Trainer Jälleen tapahtui useita asioita. Uusi jäljellä oleva työmäärä jaettiin varattujen resurssien kesken ja Gantt-palkki piteni tehtävän pidemmän keston mukaisesti. 11 Valitse Ikkuna-valikosta Poista jako (Remove Split). Todellisten kustannusten syöttäminen manuaalisesti Kun olet syöttänyt todellisia työmääriä tällä oppitunnilla, Microsoft Project on laskenut todellisia kustannustietoja. Microsoft Project laskee oletusarvon mukaan todelliset kustannukset eikä niitä syötetä ohjelmaan suoraan. Jos kuitenkin haluat syöttää itse todellisia kustannusarvoja, valitse Työkalut-valikosta Asetukset ja napsauta sitten Laskenta-välilehteä (Calculation). Poista Laskenta-asetukset projektille -kohdasta (Calculation Options) Microsoft Project laskee aina todelliset kustannukset -valintaruudun valinta (Actual Costs Are Always Calculated By Microsoft Project). Kun automaattinen kustannuslaskenta on poistettu käytöstä, tehtävä- tai varaustason todellisia kustannuksia voi syöttää tai tuoda Todellinen-kenttiin. Kenttä on käytettävissä useissa paikoissa, esimerkiksi kustannustaulukossa. Todellisia kustannustietoja voi syöttää myös esimerkiksi päivittäin aikajanallisiin näkymiin, esimerkiksi Tehtävän käyttö- tai Resurssien käyttö -näkymään. Valitse Muotoile-valikosta Tiedot ja sitten Todelliset kustannukset (Actual Cost).
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 329 PROJ2000E-2-5 Välisuunnitelman tallentaminen Tässä vaiheessa on tallennettu perusaikataulu ja kirjattu joitakin todellisia arvoja projektisuunnitelmaan. Seuraavalla oppitunnilla verrataan todellisia arvoja perussuunnitelmaan. Kun todellisten arvojen seuraaminen on aloitettu tai jossakin vaiheessa, kun aikatauluun on tehty muutoksia, voidaan haluta tallentaa nykyiset arvot. Sen voi tehdä välisuunnitelman avulla. Välisuunnitelma on perusaikataulun tapaan kokoelma projektisuunnitelman nykyisiä arvoja, jonka Microsoft Project tallentaa tiedoston mukana. Toisin kuin perusaikatauluun, väliaikatauluun tallennetaan kuitenkin vain tehtävien alkamis- ja päättymispäivät, ei resurssien tai varausten tietoja. Projektin aikana voi tallentaa jopa kymmenen välisuunnitelmaa. Projektin laajuuden ja keston mukaan vaihdellen välisuunnitelman voi tallentaa esimerkiksi seuraavissa vaiheissa: " tärkeän työvaiheen päättyessä " tietyin aikavälein, esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain " juuri ennen tai jälkeen suuren määrän todellisia arvoja syöttämistä. Tässä harjoituksessa tallennetaan välisuunnitelma. 1 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa (Tracking) ja napsauta Tallenna perusaikataulu -komentoa (Save Baseline). Esiin tulee Tallenna perusaikataulu -valintaikkuna. 2 Napsauta Tallenna välisuunnitelma -valintanappia (Save Interim Plan). 14 Etenemisen seuraaminen Kun Tallenna välisuunnitelma -valintanappi valitaan, Kopioi- ja Kohteeseenlaatikot (Copy ja Into) muuttuvat aktiivisiksi. Niihin valitaan niiden tehtävien alkamis- ja päättymisarvot, jotka halutaan tallentaa välisuunnitelman alkamis- ja päättymiskenttiin, jotka näkyvät Kopioi- ja Kohteeseenlaatikoissa. Kentät on numeroitu välillä Alku1 - Alku 10 (Start1 - Start10) ja Loppu1 - Loppu10 (Finish1 - Finish10). Koska tämä on ensimmäinen
330 Microsoft Project 2000 Trainer tallennettava välisuunnitelma, käytä Kohteeseen-laatikon oletuskenttiä. 3 Tallenna välisuunnitelma ja sulje Tallenna perusaikataulu -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project tallentaa tehtävien nykyiset alkamis- ja päättymisarvot Alku1- ja Loppu1-kenttiin. Niitä ja perusaikatauluarvoja verrataan seuraavassa harjoituksessa nykyisiin todellisiin arvoihin. Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin tallentamaan perusaikataulu ja välisuunnitelma sekä syöttämään todellisia arvoja. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 14 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. VIHJE Koska olet nyt tallentanut tämän tiedoston perusaikataulun, Microsoft Project ei enää pyydä tallentamaan sitä tiedoston tallentamisen yhteydessä. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Ajoitettu kenttä Tehtävä-, resurssi- tai varausarvot, jotka on jaettu ajallisesti. Ajoitettuja arvoja voi tarkastella esimerkiksi Tehtävien käyttö- tai Resurssien käyttö -näkymän oikean puolen aikajanallisessa ruudukossa. Kenttä Alimman tason tieto tehtävästä, resurssista tai varauksesta. Sanotaan myös soluksi. Perusaikataulu Alkuperäinen projektisuunnitelma, joka on tallennettu myöhempää vertailua varten. Perusaikataulu sisältää projektin tehtävien ja varausten suunnitellut alkamis- ja päättymispäivät sekä niiden suunnitellut kustannukset. Jokaisella Microsoft Project -tiedostolla voi olla vain yksi perusaikataulu. Seuranta Projektinhallintatyön toinen päävaihe. Seuranta sisältää projektin todellisten arvojen, esimerkiksi tehtävien työmäärien ja todellisten kestojen kerääminen, syöttäminen ja analysoiminen sekä muut.
Oppitunti 14 Projektin etenemisen seuraaminen 331 Sidosryhmät Henkilöt tai organisaatiot, joihin projektin työt voivat vaikuttaa. Ryhmään kuuluvat projektissa työskentelevät henkilöt sekä muut projektityön ulkoiset henkilöt (esimerkiksi asiakkaat). Sponsori Henkilö tai organisaatio, joka tukee projektia taloudellisesti ja kannustaa projektitiimiä laajassa organisaatiossa. Suunnittelu Projektinhallintatyön ensimmäinen päävaihe. Suunnitteluun kuuluvat kaikki projektiaikataulun tekemiseen liittyvä työt aina todellisen työn seuraamisen alkuun asti. Tilanneviiva Gantt-kaavion graafinen kuvaaja, joka ilmaisee, miten suuri osa tehtävästä on valmiina. Todelliset Valmiit ja Microsoft Project -tiedostoon kirjatut projektityöt. Projektisuunnitelmassa on ennen todellisten tietojen kirjaamista pelkästään ajoitus- eli suunnittelutietoja. Suunnitelmien vertaaminen todellisiin projektitietoihin antaa projektipäällikölle paremmat mahdollisuudet hallita projektin toteutusta. Välisuunnitelma Myöhempää vertailua varten tallennetut tehtävien alkamis- ja päättymistiedot. Jokaisessa Microsoft Project -tiedostossa voi olla jopa 10 välisuunnitelmaa. Tiivistelmä Projektin perusaikataulun tallentaminen 1 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa ja napsauta Tallenna perusaikataulu - komentoa. 2 Valitse Tallenna perusaikataulu -valintaikkunasta Tallenna perusaikataulu - valintanappi ja napsauta OK-painiketta. 14 Etenemisen seuraaminen Projektin työn seuraaminen ajoitettuna tiettyyn päivään saakka 1 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa ja napsauta Päivitä projekti - komentoa. 2 Valitse Päivitä projekti -valintaikkunasta Päivitä työn valmiusaste -valintanappi. 3 Valitse päivämääräluettelosta päivä, johon saakka haluat kirjata todellisen työn ja napsauta OK-painiketta. Tehtävän valmistumisprosentin syöttäminen seurantatyökalurivin kautta 1 Valitse Näytä-valikosta Työkalurivit ja napsauta sitten Seuranta-vaihtoehtoa. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävä, jolle haluat syöttää valmistumisprosentin. 3 Napsauta seurantatyökalurivin 0 %, 25 %, 50 %, 75 % tai 100% valmiina - painiketta.
332 Microsoft Project 2000 Trainer Tehtävän valmistumisprosentin syöttäminen Tehtävän tiedot -valintaikkunan kautta 1 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävä, jolle haluat syöttää valmistumisprosentin. 2 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. 3 Napsauta Tehtävän tiedot -valintaikkunan Yleiset-välilehteä. 4 Kirjoita tai valitse Prosenttia valmiina -laatikkoon haluamasi arvo ja napsauta OK-painiketta. Todellisen keston syöttäminen 1 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävä, jolle haluat syöttää todellisen keston. 2 Napsauta seurantatyökalurivin Päivitä tehtävät -painiketta. 3 Syötä Päivitä tehtävät -valintaikkunassa haluamasi arvo Todellinen kesto - laatikkoon ja napsauta OK-painiketta. Tehtävä- tai varauskohtaisten päivittäisten todellisten työarvojen syöttäminen 1 Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. Esiin tulee Tehtävien käyttö -näkymä. 2 Valitse tehtävä tai varaus, jolle haluat syöttää todellisia arvoja. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. 4 Osoita Muotoile-valikossa Tiedot-komentoa ja napsauta Todellinen työmäärä - komentoa (Actual Work). 5 Syötä aikajanallisen ruudukon Tod. työ -kenttään tehtävän tai varauksen todellinen tieto. Microsoft Project -ikkunan jakaminen Gantt-kaavio-ja Tehtävän käyttö -näkymiin 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Valitse Ikkuna-valikosta Jaa. 3 Napsauta jotakin alemman ruudun kohtaa ja napsauta sitten näkymäpalkin Tehtävän käyttö -painiketta. Välisuunnitelman tallentaminen 1 Osoita Työkalut-valikossa Seuranta-komentoa ja napsauta Tallenna perusaikataulu -komentoa. 2 Napsauta Tallenna välisuunnitelma -valintanappia. 3 Määritä Kopioi- ja Kohteeseen-laatikkoihin tallennettavat alkamis- ja päättymispäivät. 4 Valitse OK.