Talousarvion käyttösuunnitelma täytäntöönpano-ohj e 2014 PERUSPALVELULIIKELAITOS
Sisällysluettelo TALOUSARVION KÄYTTÖSUUNNITELMA 2012 1 1. TALOUSARVIO ON SITOVA 3 2. TOIMINTA JA TALOUS 3 2.1. Toiminnalliset tavoitteet 3 2.1.1 Oma toiminta 3 2.1.2 Uudet toiminnot ja muutokset 4 2.1.3. Piirin ulkopuolella tapahtuva erikoissairaanhoito Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 2.2. Henkilöstöresurssit ja henkilöstön kehittäminen 4 2.3. Hankinnat 4 2.4. Sisäisten palvelujen kustannusten kohdentaminen 8 2.5. Suunnitelman mukaiset poistot 8 3. TALOUSARVION SITOVUUSTASO 8 3.1.Valtuusto 8 3.2. Toimitusjohtaja 8 3.3. Peruspalvelujohtaja 8 3.4. Tilaajajohtaja 8 3.5. Tulosaluejohtajat 9 3.6. Tulosyksikköjohtaja 9 3.7. Vastuuyksikköjohtaja 9 4. MÄÄRÄRAHAN KOROTTAMINEN 9 5. MÄÄRÄRAHAKÄSITTEEN YLEISIÄ PERIAATTEITA 9 6. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA 9 7. TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUKSEEN LIITTYVÄ RAPORTOINTI 10 8. TOIMINTA- JA LAADUNHALLINTASUUNNITELMAT 11 8.1 Kuntayhtymä Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.
1. TALOUSARVIO ON SITOVA Peruspalveluliikelaitos Jytan vuoden 2014 talousarvio on hyväksytty peruspalvelulautakunnassa 19.11.2013 sekä osana kuntayhtymän talousarviota liitteenomaisena asiakirjana valtuuston kokouksessa 25.11.2013 hallituksen esittämässä muodossa ja on varsin tiukka. Käyttötalousmenojen muutos on -0,5 % vuoden 2013 talousarvioon huomioiden lisätalousarviossa hyväksytyt määrärahat ja muutos vuoden 2012 tilinpäätökseen peruspalveluiden osalta -5,1 % (erikoissairaanhoito on sisällytetty liikelaitoksen talousarvioon ensimmäisen kerran v. 2013). Haaste talousarvion toteutumiselle on vaativa. Toteutuakseen talousarvio edellyttää ehdottoman tarkkaa määrärahojen seurantaa. Talousarvioon kohdistuu merkittäviä säästövaatimuksia sekä toiminnan muutoksia ja niiden toteutumisen seurantaan on kiinnitettävä erityistä huomioita, jotta tarvetta käyttösuunnitelman muutoksiin ei syntyisi. Talousarviovuoden aikana tullaan arvioimaan talousarvion pitävyyttä kuukausittain. Tarkemmat analyysit määrärahojen riittävyydestä tai niihin kohdistuvista paineista tulee esittää vähintään osavuosikatsausten yhteydessä. Vuonna 2014 edellytetään noudatettavan erityisen tarkkaa menokuria ja kustannusseurantaa. Talousarvio on tuotantoa sitova. Talousarviossa pysymiseksi viedään eteenpäin rakennemuutosohjelmaa erityisesti vanhustenhuollossa, toimintamuotoja ja prosesseja kehitetään ja jatketaan erikoissairaanhoidon kanssa palveluketjujen työstämistä. Ryhmämuotoisia toimintatapojen kehitetään ja lisätään niiden käyttöä. Tuottavuusohjelman läpiviemistä jatketaan. Ostopalveluissa hyödynnetään kilpailutuksen mahdolliset taloudelliset hyödyt. Toiminnan kehittämisessä pyritään panostamaan rekrytointiin ja henkilöstön saatavuuden turvaamiseen. Sairauspoissaoloja pyritään edelleen vähentämään taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Valtuusto on hyväksynyt sitovina määrärahoina käyttötalouden ja investointien kokonaiseuromäärät. Käyttötaloussuunnitelman on hyväksynyt vastuuyksiköitä sitovasti peruspalvelulautakunta 10.12.2013. Vastuuyksikköä sitoo viime kädessä yksikön kokonaismenojen ja tulojen loppusumma, tulot ja menot erikseen. 2. TOIMINTA JA TALOUS Liikelaitoksessa on toimintaa strategisten linjausten mukaisesti pyritty siirtämään avohuoltoon ja terveyden ja hyvinvoinnin edistämistoimiin. Suunnitelmaan sisältyy monia kehittämishankkeita, joilla toimintaa voidaan tehostaa ja siirtää entistä avohoitoisemmaksi. Yhteistyön tiivistäminen erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen kanssa korostuu useilla tulosalueilla. Tavoitteiden saavuttaminen edellyttää kehittämishankkeiden projektoimista, aikatauluttamista, organisointia, vastuuhenkilöiden nimeämistä ja koko henkilökunnan mukanaoloa. Kehittämisote vaatii tuekseen tiiviin seurannan. Erityisen tärkeää on arvioida talousarviovuoden aikana hankkeiden etenemistä ja tehdä korjaavia toimenpiteitä tarvittaessa. Toimintatavoitteet ja määrärahat perustuvat talousarvioneuvotteluissa yhdessä määriteltyihin perusteisiin.
2.1. Toiminnalliset tavoitteet 2.1.1 Oma toiminta Tulosaluejohtajan keskeisenä tavoitteena on vastata tulosalueensa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Peruspalveluliikelaitoksen toiminnalle on vahvistettu talousarvion mukaiset toiminnan painopistealueet, toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi ja mittarit, joilla arvioidaan tavoitteiden toteutumista. 2.1.2 Uudet toiminnot ja muutokset Uuden toiminnan käynnistäminen samoin kuin merkittävien muutosten toteuttaminen tulee tapahtua talousarviolle asetettujen tavoitteiden puitteissa siten kuin talousarvion sitovuustasosta on määrätty. 2.2. Henkilöstöresurssit ja henkilöstön kehittäminen Peruspalveluliikelaitoksen henkilöstöresurssit on mitoitettu vastuuyksiköille vakansseina (=virkoina ja toimina). Vakanssien täyttöasetta tarkastetaan tulosalueittain. Palkkaus- ja muut henkilöstömenot on varattu vakansseille yksikön käyttöön osoitettujen henkilöstöresurssien mukaisesti. Vakanssien käyttö ei saa ylittää tulosalueelle osoitettujen vakanssien kokonaismäärää eikä talousarviossa henkilöstömenoihin varattuja määrärahoja. Sijaisten käyttöä ja ylitöitä on pyrittävä vähentämään hyvällä työn suunnittelulla, työaikajoustoilla sekä vakinaisten sijaisten (sissit) tarkoituksenmukaisella käytöllä. Työvoiman riittävyyden ja toiminnan tasapainottamisen vuoksi edellytetään, että lomakausi 1.5.-30.9. kokonaisuudessaan hyödynnetään kesälomien suunnittelussa ellei lomien keskittämiseen ole esitetty erillistä sulkemissuunnitelmaa. Lyhyissä 1 3 vuorokauden sijaisuuksissa ei ilman erityistä perustetta käytetä ulkopuolisia sijaisia, vaan hyödynnetään ns. sissivakansseja. Sijaiset palkataan vain välttämättömiin resurssitarpeisiin, joissa tehtäviä ei voida hoitaa poissaolon aikana työnjaolla tai muilla työjärjestelyillä lakisääteisen palvelutason vaarantumatta tai potilas-/asiakasturvallisuuden vaarantumatta. Henkilöstön osaamisen kehittämiseen on varattu koulutussuunnitelmien mukaiset määrärahat. Henkilöstön osaamisen kehittämisen tulee tapahtua toiminnan kehittämistarpeita vastaavasti kaikki henkilöstöryhmät huomioon ottaen. Koulutuksen määrärahat on varattu yksiköiden omiin määrärahoihin. Koulutuskustannusten seuraamisen mahdollistamiseksi koko talon tasolla henkilöstön koulutusten osallistumismaksut kirjataan tilille 4430 Henkilöstön koulutus, lääkärit 4431 Henkilöstön koulutus lääkärit, koulutuksesta aiheutuvat matkakorvaukset ja päivärahat kirjataan tilille 4435, koulutuksesta aiheutuneet majoituskulut kirjataan tilille 4436. Muista virka- ja työmatkoista aihetuvat kustannukset kirjataan tilille 4424. Lisäksi on huomioitava, että esimiehen lupa ammatilliseen täydennyskoulutukseen osallistumiseen haetaan HR -työpöydän kautta (poissaolot->koulutus). Sisäiset täydennyskoulutukset (=ne, joihin ilmoittautuminen koulutuskalenterin kautta) kirjautuvat automaattisesti osallistujan omiin kursseihin ja koulutuksiin. Toteutuneet ulkopuolisten järjestäjien täydennyskoulutukset ja kustannukset kirjataan koulutuksen seuranta (ehrm Training)
järjestelmään yksikköjen ao. vastuuhenkilöiden toimesta (Susanna Junkala, Kirsi Pihlainen ja Helena Lindell). Koulutustiedot on ilmoitettava vastuuhenkilöille kuukausittain niin, että edellisen kuukauden koulutukset ovat heillä viimeistään seuraavan kuukauden 15.päivä. Ilmoittamisessa on käytettävä HR-työpöydän sisäistä sähköistä ilmoittamusta. 2.3. Hankinnat Tulosaluejohtajien, tulos- ja vastuuyksikköjohtajien tulee aktiivisesti seurata tarvikekulutuksissa tapahtuneita muutoksia ja ryhtyä riittävän ajoissa korjaaviin toimenpiteisiin käyttötapojen muuttamiseksi. Kaikkien tarvikeryhmien osalta tulee etsiä uusia taloudellisempia vaihtoehtoja ja raportoida niistä varastointipisteisiin hankintasopimusten muuttamiseksi ja hankintaohjeen mukaisen tarjouskilpailun järjestämiseksi. Päätäntävallan delegointi ei tarkoita sitä, että yksiköt ryhtyvät itse hankkimaan tarvikkeensa, vaan yksiköt ostavat tarvikkeet sairaalan varastointipisteistä. Keskitetyn hankinnan tuomat hintaedut sekä säästöt turhista toimitus- ja vakuutusmaksuista näkyvät tulosyksiköiden tarvikekustannusten edullisuutena. Hankintayksikön omien kilpailutusten lisäksi hankinnoissa hyödynnetään ensisijaisesti ns. ERVA-hankintoja. Lisäksi kuntayhtymä on mukana eräissä seudullisissa hankinnoissa (mm. IT-hankinnat). Tulosaluejohtajilla ja henkilökunnalla on mahdollisuus vaikuttaa ennen hankintapäätösten tekemistä tarvikkeiden vuosihankintojen suunnitteluun hankintoja koskevissa neuvotteluissa sekä tuotteiden koekäytöissä. Vuosihankintasopimukset ovat sitovia, poikkeaminen niistä ilman erillistä päätöstä ja vuosihankintasopimuksen purkamista ei ole mahdollista. Hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa hankintaohjesääntöä. Hankintaan liittyvistä toimistorutiineista, kuten tarjouskilpailusta, huolehtii talous- ja hankintatoimisto. Hankinta ja erityisesti hankintaan liittyvä laadullinen ja sisällöllinen hankintaprosessin valmistelu ja arviointi ovat tilaajayksikön substanssiasiantuntijoiden vastuulla. Hankintaprosessi edellyttää tiivistä yhteistyötä hankintayksikön ja tilaavan asiantuntijayksikön kesken laadullisen, taloudellisen ja juridisen oikeellisuuden varmistamiseksi. Ostopalvelut Ostopalvelut on budjetoitu kullekin tulosalueelle/-yksikölle /vastuuyksiköille. Toimintaa varten on varattu erilliset määrärahat joko ostopalveluihin tai asiantuntijapalkkioihin. Uusien ostopalvelujen tulee perustua tarpeeseen. Ostopalvelujen käynnistäminen ja voimassa olevien ostopalvelusopimusten muuttaminen valmistellaan yhteistyössä tulosyksikön/vastuuyksikön/tilaajajohtajan ja talous- ja hankintatoimiston kanssa. Erityisesti konsulttisopimuksissa on kiinnitettävä huomioita kustannustason ja muiden sopimusehtojen seurantaan sekä koordinointiin koko talon tasolla. Myös palveluiden ostopalvelut edellyttävät viranhaltijan tekemän hankintapäätöksen. Hankintapäätös ja sen pohjalta laadittu ostopalvelusopimus tehdään mm. konsulttisopimuksesta tai yksityisen terapiapalvelun käytöstä peruspalveluliikelaitoksen ja yrityksen/ammatinharjoittajan kesken. Potilaskohtaiset lähetteet/maksusitoumukset edellyttävät pääsääntöisesti voimassaolevan ostopalvelusopimuksen.
Ostopalveluita koskevissa päätöksentekorajoissa noudatetaan jäljempänä olevia hankintarajoja. Myös muilta osin noudatetaan soveltuvin osin hankintatoiminnan hankintojen yleisiä periaatteita (kts alla). Pääsääntöisesti järjestetään aina tarjouskilpailu. Kynnysarvot ja kilpailuttaminen Hankintojen lähtökohtana on hankintojen kilpailuttaminen myös silloin, kun hankinnan euromääräinen raja ei ylitä julkisista hankinnoista annetun lainsäädännön velvoittamaan kilpailuttamismenettelyä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava hankintalain mukaisesti ja niistä on aina ilmoitettava mm. Hilma-tietokannassa. Kansallinen kynnysraja on tällä hetkellä tavara- ja palveluhankinnoissa 30.000 (HE 182/10 30.000 ) ja erikseen määritellyissä terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankinnoissa 100.000 (HE 182/10 100.000 ). EU-kynnysarvo on 200.000 tavaraja palveluhankinnoissa. Tulosalueiden ja yksiköiden tulee huolehtia siitä, että talousarvioon hyväksyttyjen hankintojen toteuttaminen aloitetaan riittävän ajoissa ottaen huomioon pitkätkin toimitusajat sekä kilpailuttamisesta johtuvat määräajat. EU-hankintojen osalta hankintaprosessi kestää jopa neljä kuukautta. Toimitusten siirtyminen yli talousarviovuoden saattaa vaarantaa koko hankinnan toteutumisen määrärahan puuttuessa seuraavan vuoden budjetissa. Tuotteen on oltava toimitettu tilaajalle ja lasku päivätty talousarviovuodelle. Muussa tapauksessa hankinta siirtyy seuraavalle vuodelle. HANKINTOJEN YLEISET PERIAATTEET 1. Hankinnat perustuvat aina kilpailutukseen. Myös alle kansallisen hankintarajan jäävät hankinnat kilpailutetaan tai hankinta tehdään hintavertailun pohjalta. Pienissä hankinnoissa noudatetaan vähintään ns. hintatiedustelumenettelyä. Hintatiedustelu tehdään vähintään noin kolmelle tiedossa olevalle toimittaja ehdokkaalle. 2. Hankinnat suoritetaan ensisijassa keskitetyn hankintatoimen ja keskusvaraston kautta. Muussa tapauksessa ostaminen edellyttää tulosyksikköjohtajan, tulosaluejohtajan, peruspalvelujohtajan tai talousjohtajan antamaa ostolupaa. 3. Laite- ja kalustohankintojen sekä ostopalveluiden kilpailutus suoritetaan yhteistyössä hankintayksikön kanssa. 4. Yksiköiden hankintaesitykset toimitetaan hankintayksikölle (hankinnat@kpshp.fi). Esityksessä tulee olla hankinnan suuruudesta riippuen hankinnasta vastaavan viranhaltijan allekirjoitus (vastuuyksikköjohtaja, tulosyksikköjohtaja tai tulosaluejohtaja) sekä varmenne siitä, että hankintaan on talousarviossa määräraha. Esitys edellyttää aina määrärahan riittävyyden varmistuksen. 5. Hankintapäätös prosessin kulku: Hankinnan arvo alle 1.000 Vastuuyksikköjohtaja voi määrärahan puitteissa ostaa tuotteen suorahankintana kuitenkin siten, että ostaminen perustuu hintatiedusteluihin ja käytetään kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa ja tervettä maalaisjärkeä. Tuote ei ole keskusvaraston tai vuosihankintojen piirissä. Tarvittaessa hankinnassa avustaa hankintayksikkö.
Ei tarvita erillistä viranhaltijapäätöstä. Hankinnat 1.000 10.000 Edellyttää kirjallisen (esim sähköposti) hintatiedustelun/tarjouspyynnön tekemistä vähintään kolmelle potentiaaliselle toimittajalle. Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (vastuuyksikköjohtaja yhdessä tulosyksikköjohtajan kanssa) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee hintatiedustelun/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. Yksikkö tekee tarjousvertailun pohjalta esityksen hankinnasta (asiantuntija lausunto + tulosyksikköjohtajan allekirjoitus) Viranhaltijapäätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus) Hankinnat yli 10.000 Edellyttää hankintalain hengen mukaisen tarjouspyynnön. Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (vastuuyksikköjohtaja yhdessä tulosaluejohtajan kanssa) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. Yksikkö tekee tarjousvertailun pohjalta esityksen hankinnasta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) Viranhaltijapäätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus) Hankinnat yli 30.000 (kansallinen kynnysarvo) Edellyttää hankintalain mukaisen tarjouspyynnön (Hilma). Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (vastuuyksikköjohtaja yhdessä tulosaluejohtajan kanssa) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. Yksikkö tekee tarjousvertailun pohjalta esityksen hankinnasta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus)
Viranhaltijapäätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu sekä valitusoikeus Markkinaoikeuteen) Eu-kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli 200.000 ) Edellyttää hankintalain mukaisen tarjouspyynnön (Hilma). Huom pitkä, noin 3-4 kk kestävä, hankintaprosessi Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus Tehdään hankintaesitys hankintayksikölle (vastuuyksikköjohtaja yhdessä tulosaluejohtajan kanssa) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. Yksikkö tekee tarjousvertailun pohjalta esityksen hankinnasta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) Viranhaltijapäätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu sekä valitusoikeus Markkinaoikeuteen) 7. Suorahankinta yli 1.000 maksavissa hankinnoissa on mahdollinen vain, jos tähän on hankintalain mukainen peruste (aina poikkeustilanne). 8. Hallintosäännön 26 :n mukaisesti kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kuntayhtymän toimitusjohtaja yhdessä peruspalvelujohtajan kanssa. HANKINTOJEN PÄÄTÖSVALTA 1. Hankinnat edellyttävät talousarvion määrärahan ja hankintasuunnitelman noudattamista. 2. Vastuuyksikköjohtajan toimivalta: alle 1.000 hankinnat 3. Tulosyksikköjohtajan toimivalta: alle 10.000 hankinnat ja hankinnat, jotka koskevat koko tulosyksikköä. 4. Tulosaluejohtajan toimivalta: 10.000-60.000 suuruiset hankinnat. 5. Peruspalvelujohtaja: yli 60.000 hankinnat, jotka eivät ylitä EU-kynnysarvoa (200.000 ). 6. Tilaajajohtaja: Koko yhteistoiminta-aluetta koskevat ostopalvelusopimukset ja ostopalvelusopimukset, joiden arvo vuodessa on alle 500.000 7. Peruspalvelulautakunnan toimivalta: - 500.000 :n ylittävät ostopalveluhankinnat - Peruspalvelulautakunta päättää periaattellisista ja toiminnallisista muutoksista kilpailuttamisen laajuudessa tai uuden toimintakokonaisuuden kilpailuttamiseen ryhtymisestä. 8. Viranhaltijoiden toimivalta maksusitoumusten antamisessa:
- noudatetaan toimintasäännön ratkaisuvallasta annettuja määräyksiä (toimivaltainen viranomainen) - maksusitoumuksen tulee perustua tarpeeseen ja kuntayhtymässä voimassaolevaan ostopalvelusopimukseen - mikäli lakisääteisen ennakoimattoman palvelun järjestämisessä ostopalveluna on ilmeistä talousarviomäärärahan ylittyminen tai käytössä ei ole ostopalvelusopimusta, on maksusitoumuksen antamiselle haettava tulosaluejohtajan lupa. 9. Mikäli joudutaan käyttämään ostopalveluita (myös maksusitoumus), jotka ylittävät ko. kunnalle talousarviossa varatut määrärahat, on asiasta viipymättä ilmoitettava tulosaluejohtajalle ja peruspalvelujohtajalle 2.4. Sisäisten palvelujen kustannusten kohdentaminen Sisäisten palvelujen määrärahat on budjetoitu kullekin vastuuyksikölle menoksi ja vastaavasti palvelun tuottajalle tuloksi. Palvelujen laskutus toteutetaan kuukausittain. Tulosyksiköt voivat näin seurata kuukausitasolla myös sisäisten palvelujen kustannuskehitystä ja sen vaikutusta talousarvioon ja palvelujen hintoihin. Sisäiset menot ovat vastuu-/tulosyksikön omaa menoa ja niiden käyttöä tulee seurata. 2.5. Suunnitelman mukaiset poistot Irtaimiston poistot jaksotetaan tasaisesti talousarviovuodelle. Lopulliset poistot tarkentuvat tilinpäätöksen yhteydessä. 3. TALOUSARVION SITOVUUSTASO 3.1.Valtuusto Käyttötalousmenot ja tulot sekä investointimenot (ulkoiset, brutto). 3.2. Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja päättää erikoissairaanhoidon tulosalueiden toiminnallisten tavoitteiden, menojen ja tulojen yhteismääriä koskevista alituksista ja ylityksistä ja siirroista eri tulosalueiden välillä silloin, kun ne eivät aiheuta toiminnallisten tavoitteiden, tulojen ja menojen yhteismäärien ylityksiä. Toimitusjohtajalla on oikeus ottaa käsiteltäväkseen tilaajajohtajan, peruspalvelujohtajan ja erikoissairaanhoidon tulosaluejohtajan tekemät päätökset, joista seuraa taloudellisia vaikutuksia kuntayhtymälle. Jos asiassa ei saavuteta yksimielisyyttä, siirtyy asia toimialasta riippuen hallituksen tai peruspalvelulautakunnan ratkaistavaksi. 3.3. Peruspalvelujohtaja Peruspalvelujohtaja päättää peruspalveluiden tulosalueiden toiminnallisten tavoitteiden, menojen ja tulojen yhteismääriä koskevista alituksista ja ylityksistä ja siirroista eri tulosalueiden välillä silloin, kun ne eivät aiheuta toiminnallisten tavoitteiden, tulojen ja menojen yhteismäärien ylityksiä peruspalvelujen liikelaitoksessa.
3.4. Tilaajajohtaja Tilaajajohtaja vastaa peruspalveluiden lakisääteisen järjestämisvastuun toteutumisesta. Tilaajajohtaja valvoo palvelusopimuksen mukaisesti kuntakohtaisten määrärahojen tulosaluekohtaista käyttöä ja määrärahojen riittävyyttä. Tarvittaessa tilaajajohtaja tekee esityksen peruspalveluliikelaitoksen käyttösuunnitelman muuttamisesta. 3.5. Tulosaluejohtajat Tulosaluejohtajan sitovuustaso on tulosalueen toiminnalliset tavoitteet, menojen ja tulojen yhteismäärät.. Tulosalueen sisäiset määrärahasiirrot valmistellaan yhdessä peruspalvelujohtajan ja talousjohtajan kanssa. Talousarvion mukaisten tulojen ja menojen on oltava tasapainossa, eli tulosalueen tulee kattaa menonsa palveluista kertyvillä tuloilla. Jos toiminta ja sen mukainen tulokertymä ja hinnoittelu ei vastaa toiminnan kustannuksia, tulosaluejohtajan on ryhdyttävä välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin ja raportoitava asiasta peruspalvelujohtajalle. 3.6. Tulosyksikköjohtaja Tulosyksikköjohtajan sitovuustaso on tulosyksikön toiminnalliset tavoitteet, menojen ja tulojen yhteismäärät. Tulosyksikön sisäiset määrärahasiirrot valmistellaan yhdessä peruspalvelujohtajan ja tulosaluejohtajan kanssa. Talousarvion mukaisten tulojen ja menojen on oltava tasapainossa, eli tulosyksikön tulee kattaa menonsa palveluista kertyvillä tuloilla. Jos toiminta ja sen mukainen tulokertymä ja hinnoittelu ei vastaa toiminnan kustannuksia, tulosyksikönjohtajan on ryhdyttävä välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin ja raportoitava asiasta tulosaluejohtajalle. 3.7. Vastuuyksikköjohtaja Vastuuyksikköjohtajan sitovuustaso on vastuuyksikön menojen ja tulojen yhteismäärät. Vastuuyksikköjohtaja vastaa siitä, että yksikössä noudatetaan tulosyksikölle hyväksyttyjä toiminnallisia tavoitteita. Talousarvion mukaisten tulojen ja menojen on oltava tasapainossa, eli vastuuyksikön tulee kattaa menonsa palveluista kertyvillä tuloilla. Jos toiminta ja sen mukainen tulokertymä ja hinnoittelu ei vastaa toiminnan kustannuksia, vastuuyksikönjohtajan on ryhdyttävä välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin ja raportoitava asiasta tulosyksikköjohtajalle ja tulosaluejohtajalle. 4. MÄÄRÄRAHAN KOROTTAMINEN Jos tulosyksikön kokonaismääräraha osoittautuu riittämättömäksi ennalta-arvaamattomien syiden vuoksi, on tulosyksikköjohtajan tehtävä tulosaluejohtajalle perusteltu esitys menoista ja menojen kattamisesta. Mikäli ko. menoa ei voida kattaa tulosalueen sisältä, on tulosaluejohtajan tuotava määrärahatarve peruspalvelujohtajalle tiedoksi ja hänen on ryhdyttävä toimenpiteisiin asian hoitamiseksi (katso kohta 2.3 luettelon kohta 9 kunnille ilmoittamisesta).
5. MÄÄRÄRAHAKÄSITTEEN YLEISIÄ PERIAATTEITA Kukin määräraha on nimetty omaan tarkoitukseensa. Päätösvallan delegoinnilla tulosaluejohtaja päättää määrärahasiirroista eri käyttötarkoituksiin, mutta ei tilien sisällöstä. Jos esimerkiksi tulosalue säästää hoitotarvikkeissa ja hankkii instrumentteja tällä rahalla, instrumentit kirjataan ao. tilille eikä hoitotarvikkeisiin. 6. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa: 1. Kuntayhtymän tehtävien häiriötön toteutuminen ja lainmukaisuus (lakien, määräysten ja sopimusten noudattaminen). 2. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus sekä hyvän hallintotavan mukaiset menettelytavat. 3. Omaisuuden ja voimavarojen turvaaminen. 4. Taloudellisen ja toiminnallisen tiedon oikeellisuus, riittävyys, ajantasaisuus ja luotettavuus (tietojärjestelmät, raportointijärjestelmät). Toimitusjohtajalla on kokonaisvastuu kuntayhtymän sisäisen valvonnan järjestämisestä, toteuttamisesta ja toimivuuden varmistamisesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Peruspalveluliikelaitoksen johtaja avustaa toimitusjohtajaa sisäisen valvonnan toteuttamisesta liikelaitoksessa. Sisäinen tarkastus avustaa toimitusjohtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Kuntayhtymän johtavat viranhaltijat ja tulosalueiden johtajat vastaavat sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riskienhallinnasta alueillaan. He vastaavat toiminnan organisoinnista siten, että toiminnoille on määritelty vastuuhenkilöt ja että tiedonkulku ja raportointi omalla vastuualueella on asianmukaisesti järjestetty. Toiminnan organisoinnissa otetaan huomioon kuntayhtymän riskienhallintaohje ja sitä tukevat käytännön ohjeet. Tulosyksiköiden esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön toimenpiteistä omassa tulosyksikössään ottaen huomioon kuntayhtymän riskienhallintaohjeen ja sitä täydentävät käytännön ohjeet. Heidän tehtävänään on mm. varmistaa, että yksikölle asetetut tavoitteet saavutetaan ja tavoitteiden saavuttamista seurataan systemaattisesti. Lisäksi esimiesten tehtävänä on varmistaa toimintaprosessien toimivuus ja tehokkuus ja henkilöstön toimivallan ja vastuiden asianmukainen määrittely. Esimiehet vastaavat keskeisten toimintaan liittyvien riskien tunnistamisesta ja hallinnasta. Henkilöstö vastaa siitä, että se toimii toimenkuvien ja tehtävänmäärittelyjen edellyttämällä tavalla ja noudattaa kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistusta sekä muuta kuntayhtymän ohjeistusta. Kuntayhtymässä on voimassa oleva sisäisen valvonnan ohje (hallitus 15.6.2009), jossa säädellään tarkemmin sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Työvälineenä riskien hallinnassa käytetään mm. HaiPro-ohjelmistoa. Ilmoitusten perusteella laadittavat raportit analysoidaan yksiköissä ja niiden perusteella käynnistetään tarvittavat toimenpiteet. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan perustana on henkilöstön koulutus ja käytettävissä oleva ohjeistus sekä prosessikuvaukset.
Johtavien viranhaltijoiden viranhaltijapäätökset tuodaan tiedoksi hallitukselle ja peruspalvelulautakunnalle otto-oikeuden käyttämismahdollisuuden turvaamiseksi osana sisäistä valvontaa. Tulosaluejohtajat valvovat tulosalueensa viranhaltijapäätösten oikeellisuutta. Tarkastusvelvollisuuden todentamiseksi tulosaluejohtaja laatii vähimmillään pistokokeisiin perustuvan pöytäkirjakirjauksen tarkastuksen suorittamisesta osavuosikatsauksen aikataulutuksen mukaisesti. Johdon katselmuksissa kevään tulosalueneuvotteluissa käydään läpi sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan tulosaluekohtaiset raportit tulosaluejohtajan esittelystä. Samalla arvioidaan, mitä toimenpiteitä raportit mahdollisesti edellyttävät tulevalle toimintasuunnittelulle. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisen arvioinnin apuna käytetään Oy Audiator Ab:n laatimaa arviointilomakkeistoa. 7. TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUKSEEN LIITTYVÄ RAPORTOINTI Raportointia jatketaan nykyisen mallin pohjalta eli kuukausi- ja osavuosiraportoinnilla. Käytettävissä on Intimen web-raportit, joista on yhteys laskunkierrätysjärjestelmään. Erillinen Johdon järjestelmä helpottaa toiminnan ja talouden seuraamista. Järjestelmän sisältöä kehitetään talousarviovuoden aikana. Tulosaluejohtajat raportoivat oman tulosalueensa osalta toiminta- ja laadunhallintasuunnitelman mukaisten toiminnallisten, laadullisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja merkittävistä poikkeamista osavuosiraporttien palautteena ilman erillistä pyyntöä raportointikuukautta seuraavan toisen kuukauden 5. päivään mennessä (5.6 ja 5.10.). Tavoitteiden toteutumisen arvioinnissa hyödynnetään toiminta- ja laadunhallintasuunnitelmassa määriteltyjä mittareita. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan raportti annetaan aina osavuosikatsauksen yhteydessä (tulosaluejohtaja). 7.1. MAISEMALLI Liikelaitoksella on käytössä Kuntamaisema Oy:n ns. Maisemamalli. Peruspalvelulautakunna päätöksen (10.12.2013) mukaisesti Maisemamallia käytetään vuonna 2014 kuntien välisen kustannustenjaon välineenä. Maisemamallissa palvelut jaetaan suurtuotteisiin. Jokaisella suurtuotteella on vastuuviranhaltija, joka on sekä taloudellisessa että toiminnallisessa vastuussa omasta suurtuotteestaan. Maisemamallissa todelliset toteutuneet kustannukset jaetaan palvelujen käyttäjien kesken hoitopäivien, palveluasumisvuorokausien, käyntien ja ns. yhden sotun periaatteella. Hallinnon, hankkeiden ja tiettyjen erityispalveluiden kustannukset jaetaan edelleen asukasluvun mukaan. Sovittujen jakamisperusteiden periaatteena on edelleen yhteisesti sovittu aiheuttamisperiaate. Raportit toteutuneesta kustannustenjaosta tehdään vähintään 28.2., 30.4. ja 31.8. toteutumista sekä tilinpäätöksestä 31.12.
8. Toiminta- ja laadunhallintasuunnitelmat Kuntayhtymälle on laadittu suunnittelukaudelle yhteinen ns. tuloskortti ja tulosalueittain liikelaitoksen tuloskortit, jotka on kokonaisuudessaan esitelty liikelaitoksen talousarvioasiakirjassa.