Kirjaamisen ja dokumentoinnin kehittäminen valtakunnallisesti Taina Jokinen, OPER-yksikkö Hämeenlinna 17.9.2014
Sisältö Asiakastietomalli sosiaalihuollossa Keskeiset käsitteet Tavoitetila ja asiakastietojen hyödynnettävyys Sosiaalipalvelujen luokitus kirjaamisen yhtenäistämisessä Asiakasasiakirjojen yhdenmukaistaminen Asiakastiedon käsittelyn yhdenmukaistaminen Sosiaalipalvelujen luokitus Asiakastietojen yhtenäiset kirjaamistavat Tavoitteita ja haasteita Ajankohtaista kehittämisessä ja lainsäädännössä
Asiakastietomalli sosiaalihuollossa
Keskeiset käsitteet sosiaalihuolto organisoitu toiminta, jonka tarkoituksena on taata yhteiskunnan jäsenille riittävät sosiaalipalvelut ja toimeentuloturvaan kuuluvat taloudelliset avustukset (Lehmuskoski & Kuusisto-Niemi 2008) asiakastieto asiakkuuden perusteella tallennettu henkilötieto (Lehmuskoski & Kuusisto-Niemi 2008) tietomalli on tietojen, tietoryhmien ja/tai tietokokonaisuuksien muodostama joukko, jossa tietojen sisällöt, rakenteet ja tietojen väliset suhteet ja ominaisuudet on määritelty (Häyrinen 2011)
SAATAVUUS Tavoitteena asiakastiedon hyödynnettävyys Asiakastieto on valtakunnallisesti saatavilla, mutta sitä ei voi tulkita ja hyödyntää ohjelmallisesti. TAVOITETILA Asiakastieto on sisällöllisesti, rakenteellisesti ja semanttisesti yhtenäistä ja valtakunnallisesti saatavilla. NYKYTILA Asiakastiedon sisältö, rakenne ja semantiikka vaihtelee, ja se on vain paikallisesti saatavilla. Asiakastieto on sisällöllisesti, rakenteellisesti ja semanttisesti yhtenäistä, mutta ei valtakunnallisesti saatavilla. YHTENÄISYYS
SAATAVUUS paikallinen valtakunnallinen Hyödynnettävyys: tieto on saatavilla missä tarvitaan ja siinä muodossa, että sitä voidaan hyödyntää KANSALLINEN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIETOVARANTO (KanSa) TAVOI- TETILA KANSALLISET TOIMINTAMALLIT JA TIEDONHALLINNAN PROSESSIT NYKY- TILA KANSALLINEN ASIAKASTIETOMALLI JA KIRJAAMISTAPA 17.9.2014 vapaamuotoinen YHTENÄISYYS Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER rakenteinen
Kansallisen asiakastietovarannon käyttö edellyttää yhtenäiset Asiakastiedon ryhmittelyn periaatteet Asiakastietojen tallennus yhteiseen tietovarantoon ja tiedon haku sieltä edellyttää loogista ryhmittelytapaa Sosiaalihuollon henkilörekisterien muodostamisen periaatteet Käyttötarkoituksensa perusteella yhteenkuuluvat henkilötiedot tallennetaan samaan rekisteriin Asiakastiedon käytön perusteet (käyttöoikeudet) Työntekijällä on oikeus saada tarvittavat tiedot asiakkaan asian hoitamiseksi tehtävän sallimissa rajoissa
Sosiaalipalvelujen luokitus kirjaamisen yhtenäistämisessä
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja niiden käsittelyn yhdenmukaistaminen 1/2 Asiakasasiakirjojen yhdenmukaistaminen 1. Sisällön yhdenmukaistaminen: mitä tietoja asiakkaasta 2. Rakenteiden yhdenmukaistaminen: mitkä tiedot missäkin asiakirjassa ja missä järjestyksessä Noin 280 asiakasasiakirjaa eri palvelutehtävistä tukiprosesseista Noin 150 tietokomponenttia, jotka kuvaavat reaalimaailman ilmiöitä Noin 50 luokitusta, joita käytetään asiakasasiakirjoissa ja asiakastiedon ryhmittelyssä 3. Ulkoasun yhdenmukaistaminen: miltä asiakirjat näyttävät
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja niiden käsittelyn yhdenmukaistaminen 2/2 Asiakastiedon käsittelyn yhdenmukaistaminen: Mitä asiakasasiakirjoja syntyy Missä tehtävässä asiakirja syntyy Missä palvelussa asiakirja syntyy Missä prosessissa palvelu toteutetaan Missä prosessin vaiheessa asiakirja valmistuu ja arkistoituu Minkä ajan kuluttua asiakirja hävitetään tai siirretään pysyvään säilytykseen Asiakastiedon käsittelyn yhdenmukaistamisen keskiössä on sosiaalipalvelujen luokitus
Luokitukset ja niiden väliset suhteet liittyy 1 1 n TOTEUTUS- TAPA 1 n tarkentaa 1 n PALVELU- PERUSTE 1 asettaa 1 n PALVELU- TEHTÄVÄ (20+2) 1 sisältää 1 n SOSIAALI- PALVELU (59) toteuttaa 1 n 1 n PALVELU- PROSESSI (9) VAIHE säädännöllinen LUOKITTELUNÄKÖKULMA toiminnallinen 17.9.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER
Sosiaalihuollon lainsäädäntö SOSIAALI- HUOLTO- SOSIAALI- HUOLLON ASIAKAS- LAPSEKSI- OTTAMI- SESTA ISYYS KEHITYS- VAMMA VAMMAIS- PALVELU- LAPSEN ELATUK- SESTA LAPSEN HUOLLOSTA JA TAP. OIKEUD. LASTEN- SUOJELU- IKÄ KOTOUTU- MISEN EDISTÄMI- SESTÄ OMAIS- HOIDON TUESTA AVIOLIITTO- PÄIHDE- HUOLTO- SOSI- AALISESTA LUOTO- TUKSESTA TOIMEEN- TULO- TUESTA KUNTOUT- TAVASTA TYÖTOIMIN- NASTA OPISKELU- JA OPPILAS- HUOLTO
Palvelutehtävät perustuvat lainsäädäntöön PALVELUT ISYYDEN SELVITTÄ- MINEN ISYYS KEHITYS- VAMMAIS- ERITYIS- HUOLTO SOSIAALI- HUOLTO- LAIN MUK. SOSIAALI- HUOLLON SOSIAALI- ASIAMIES- ASIAKAS- TOIMINTA LAPSEKSI- ADOPTIO- NEUVONTA OTTAMI- SESTA KEHITYS- VAMMA- TEN VAM- VAMMAIS- MAIS- PALVELU- PALVELUT AVUN VAH- VISTAM. LAPSEN HUOLLON LAPSEN HUOLL. JA TAP.OIK. JA TAP. OIK. TURVAAM. IKÄIHMISTEN IKÄ PALVELUT LAPSEN LAPSEN ELATUS- ELATUK- SESTA LASTEN- SUOJELU- LASTEN- SUOJELU MAAHAN- KOTOUT- TAMINEN MUUTT. KOTOUTT. OMAIS- HOIDON TUKI TUESTA OMAISHOI- PUOLISON ASIOIDEN ELATUS- SOVITTELU AVUN VAHVIST. 17.9.2014 PERHE- AVIO- LIITTO- PÄIHDE- HUOLTO- PÄIHDE- HUOLTO Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER SOSI- AALISESTA SOSIAALI- NEN LUOTO- LUO- TUKSESTA TOTUS TOIMEEN- TOIMEEN- TULOTUKI TULO- TUESTA TYÖLLIS- KUNTOUT- TYMISEN TAVASTA TUKEMI- TYÖT. NEN OPISKELU- JA KOULUN OPPILAS- SOSIAALI- HUOLTO- TYÖ
Palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut KOTIPALVELUT (mm.) KULJETUS- SIIVOUSPALVELU KODINHOITOAPU ATERIAPALVELU PALVELU VAMMAISPALVELUT (mm.) HENKILÖ- KOHTAINEN APU KUNTOUTUS- OHJAUS KULJETUS- PALVELU PÄIVÄTOIMINTA Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER 17.9.2014
Esimerkki palvelutuotannon kuvaamisesta tekijä: Maarit Laaksonen, THL PALVELUTEHTÄVÄT SOSIAALIPALVELUT Adoptioneuvontapalvelu k Ammatillinen perhehoito k k k k Asiakas- ja resurssiohjaus k k k k k k Asiointipalvelu k k k k Asumisen järjestäminen k k k k Asumiskokeilu k k k Asumisvalmennus k k k Asunnon muutostyö k k Ateriapalvelu k k Harrastus- ja kerhotoiminta k k k k k Kasvatus- ja perheneuvonta Adoptioneuvonta Isyyden selvittäminen Lapsen elatusavun vahvistaminen Kehitysvammaisten erityishuolto Kotipalvelut Kotouttaminen Laps. Huol. Ja tap.oik. Turvaaminen Lastensuojelu Omaishoidon tuki Perheasioiden sovittelu Pitkäaikaistyöttömien tyl.tukeminen Puolison elatusavun vahvistaminen Päihdehuolto Sosiaaliasiamiestoiminta Sosiaalinen luototus Toimeentulotuki Vammaispalvelut Vammaisten henkilöiden työ Sosiaalihuoltolain mu
Esimerkkinä Aikuissosiaalityö Aikuissosiaalityön tehtäväkenttiä ovat arkielämän hallinta asuminen ja asunnottomuus köyhyys ja toimeentulo-ongelmat päihde- ja mielenterveysongelmat syrjäytyminen ja osallisuus työttömyyden yksilölliset seuraukset yksinäisyys Aikuissosiaalityön orientaatioita ja työmenetelmiä ovat kuntouttava sosiaalityö, toimeentulotukityö, palveluohjaus, työllistymisen tukeminen, valtaistaminen, yhteisösosiaalityö, rakenteellinen sosiaalityö Lähde http://www.thl.fi/fi/web/paatoksenteko-talous-japalvelujarjestelma/vaikuttavuus/aikuissosiaalityon-vaikuttavuudenarviointi/aikuissosiaalityo
Esimerkkinä Aikuissosiaalityö SOSIAALI- HUOLTO- SHL:n mukainen sosiaalityö SOSIAALI- KEHITYS- HUOLLON LAPSEKSI- Sosiaalihuoltolain ISYYS ASIAKAS- OTTAMImukaiset palvelut VAMMA- SESTA VAM- MAIS- PALVELU- LAPSEN ELATUK- SESTA AVIO- LIITTO- LAPSEN HUOLL. JA TAP. OIK. PÄIHDE- HUOLTO- Maarit Laaksonen / OPER, Taina 17.9.2014 Jokinen/ OPER SHL:n mukaiset asumispalvelut LASTEN- SUOJELU- LASTEN PÄIVÄ- HOIDOSTA Pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukeminen Kuntouttava työtoiminta Toimeentulotuki Taloudellisen tuen palvelu SOSI- AALISESTA LUOTO- TUKSESTA TOIMEEN- TULO- TUESTA MAAHAN- MUUTT. KOTOUTT. KUNTOUT- TAVASTA TYÖT. OMAIS- HOIDON TUESTA
Esimerkki: Toimeentulotuki Päätös toimeentulotuesta Tiedot asiakkaasta ja palveluorganisaatiosta sekä asiakirjan tiedot näkyvät käyttäjälle. Asiakirja tunnistetaan ja haetaan arkistosta mm. seuraavien hakutietojen avulla, jotka eivät välttämättä näy käyttäjälleen (metatiedot): Asiakirjatyyppi: Palvelutehtävä: Sosiaalipalvelu: Prosessi: Prosessin vaihe: Päätös Toimeentulotuki Taloudellisen tuen palvelu Hallintoasian käsittely Ratkaiseminen 17.9.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER
Asiakastietojen kirjaamisen yhtenäiset tavat Sosiaalihuollon asiakastyön rakenteinen kirjaaminen tarkoittaa eri sosiaalipalvelujen asiakastietojen kirjaamista yhtenäisesti sovitulla tavalla asiakastietoa kirjataan asiakirjoihin sekä vapaamuotoisena tekstinä että määrämuodossa, rakenteisesti, esim. luokitusten avulla Määrämuotoisuus auttaa ja mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn tietojärjestelmissä Asiakirjojen määrämuotoisuus Asiakirjan tarkoitus on ennalta määrätty Asiakirjaan kirjattaville tiedoille on määritelty tietty paikka (järjestys) tietty esitysmuoto (teksti, koodi, numero jne..) tietty rakenne (esim. tietyissä asiakirjatyypeissä on aina tietyt tietokentät ja rakenteet)
Sosiaalipalvelujen luokitus näkyy kirjaamisessa Asiakirjat tulee pystyä liittämään aina vähintään yhteen palvelutehtävään Ammattilaisen käyttöoikeudet jaetaan jatkossa palvelutehtävittäin (+ paikallisia rooleja) Sosiaalipalvelua ja palvelutehtävää käytetään hakutietona yhteisestä arkistosta: pitää tietää missä roolissa kulloinkin toimii Asiakirjat on määritelty palvelutehtävittäin (muutama poikkeus): tämä ylärakenne ohjaa kehittämistä MUTTA lainsäädännön muuttuessa mallinnustapaa tarkennetaan
Työntekijä arvioi itse, mikä on tärkeää Työntekijä päättää, mikä tieto on välttämätöntä tai tarpeellista kirjata missäkin asiakastilanteessa Rakenteinen kirjaaminen ei vähennä työntekijän mahdollisuuksia kirjoittaa tärkeiksi arvioimansa tiedot asiakkaasta. Vain pieni osa tiedoista on määritelty valtakunnallisesti pakollisiksi kaikissa asiakastapauksissa. Organisaatiot voivat lisäksi määritellä osan asiakirjoissa käytettävistä tiedoista pakollisiksi. Ks. myös http://www.thl.fi/fi/aiheet/tietopaketit/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/rakenteinenkirjaaminen/tukea-asiakastyon-dokumentointiin
Tavoitteena helpottaa asiakastyötä Rakenteinen kirjaaminen yhdenmukaistaa asiakastyön kirjaamista. Se helpottaa oikean tiedon löytämistä myös muiden työntekijöiden kirjaamista asiakirjoista. Myös asiakkaan on helpompi lukea asiakirjoja kun ne ovat samankaltaiset riippumatta siitä, missä asiakirja on laadittu. pyrkii helpottamaan asiakkaan saaman palvelun suunnittelua, toteutusta ja arviointia, kun asiakastyön kirjaamiselle on määritelty yhtenäiset rakenteet. Jokaisen työntekijän tai organisaation ei tarvitse itse ratkaista, mitä tietoja asiakkaasta tulee kirjata kussakin palveluprosessin vaiheessa. mahdollistaa sen, että muissa organisaatioissa tai tietojärjestelmissä laadittuja asiakirjoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä. Tämä lisää asiakastiedon yhteiskäyttöisyyttä ja tiedon saatavuutta. http://www.thl.fi/fi/aiheet/tietopaketit/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/rakenteinenkirjaaminen/asiakastiedon-rakenteinen-kirjaaminen
Lisäksi tavoitteena Työntekijän ja asiakkaan oikeusturva vahvistuu Tilastoja ei tuoteta irrallaan asiakastyöstä Vertailevan tutkimuksen tekeminen helpottuu Sosiaalihuollon tietopohja vahvistuu Hyöty Työmäärä
Yhtenäistämisen haasteet Rakenteiden yhtenäistämiselle ei aina löydy perusteita esim. adoptioneuvonnan kotiselvitys Yhtenäisiäkin tietorakenteita tulee tarvittaessa voida tarkentaa: - Asiakirjoissa lisätieto-kenttä - Komponenteissa kuvaus-kenttä - Luokituksissa tarvittaessa luokka muu Pakollisten tietojen määritteleminen vaikeaa Tavoitteena rakenteiden joustavuus Tietojen tarpeellisuuden arvioinnissa työntekijällä edelleen merkittävä rooli
Ajankohtaista kehittämistyössä ja lainsäädännössä
Asiakastietomallin katselmointi 2013-2015 ASKO-projektissa Projektin tavoitteena on varmistaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sisällöllinen laatu sosiaalipalvelujen järjestämisen ja tuottamisen tarpeisiin. Katselmoinnilla varmistetaan sosiaalihuollon yhtenäistettyjen tietorakenteiden soveltuvuus sosiaalipalvelujen asiakastyössä. Katselmoinnilla pyritään varmistamaan asiakastietomallin laatu muun muassa tunnistamalla ja poistamalla tietomallista sisältöön liittyviä virheitä ja puutteita. Katselmoinnilla ehkäistään myös turhia ohjelmistokorjauskustannuksia asiakastietomallin käyttöönottovaiheessa.
Asiakastietomallin katselmointi 2013-2015 Katselmoinnilla pyritään saamaan tietoa seuraavista asioista: Asiakasasiakirjojen tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä sisältämien tietojen riittävyys, soveltuvuus, oikeellisuus, pakollisuus, ehdollisuus, toistuvuus ja sijainti asiakastyön näkökulmasta Käytännön esimerkkejä asiakasasiakirjoissa esitetyistä tiedoista Lisäksi asiakastapauskuvauksia kaikista sosiaalihuollon palvelutehtävistä ja tukiprosesseista 17.9.2014
Kehittämistyö etenee projekteissa SAKKE-projekti prosessien, luokitusten ja asiakirjojen päivittämistä I-vaihe päättyy 12/2014, uusia luokituksia valmistuu n. 25 II-vaihe: mallinnetaan ikääntyneiden palvelujen asiakirjat ja toimintaprosessit, sekä päivitetään kaikki olemassa olevat palvelutehtäväkohtaiset prosessit Sanastotyö Uudet sanastot: asiakirjasanasto II-osa, tietokomponenttien sanasto ja taloudellisten luokitusten sanasto (www.thl.fi/sostiedonhallinta Aineistot Tietomääritykset) Sanastojen harmonisointi 6/2014-12/2014
Määrämuotoisten asiakirjojen ja prosessien käyttöönotto pilottihankkeissa Asiakirjojen tietosisältöjen käyttöönottoprojektit (Valtionavustettavia projekteja 1/2014-2/2016) KiTi: Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa (Hämeenlinna, Forssa, Humppila, Hattula, Ypäjä, Tammela, Janakkala ja Pikassos) LaTo: Lastensuojelun ja toimeentulotuen toimintaprosessien ja tiedonhallinnan kehittäminen ja tehostaminen (Lohja, Mäntsälä, Järvenpää, Tuusula, Nurmijärvi, Sosiaalitaito) KAPSA: Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (Turku) Perho: Perhehoidon alueellinen toimintamalli ja osallistavan kirjaamisen edellytykset (Etelä- ja Pohjois-Savo, ISO, alueellisia koulutus- ja kehittämisorganisaatioita) 17.9.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER
Miltä lähivuosi näyttää? Lainsäädännön muutoksia edessä: Asiakasasiakirjalaki käynnistää kirjaamisen yhtenäistämisen lain avulla THL saa mandaatin antaa määräyksiä: palvelutehtävät ja asiakirjojen tarkemmat sisällöt Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapintapalveluihin tulossa sääntelyä: yhteinen kirjaaminen Sosiaalihuollon henkilörekisterit yhdenmukaistetaan: 2-rekisterin malli Käyttöönottojen voidaan katsoa käynnistyvän toden teolla! 17.9.2014 Maarit Laaksonen / OPER, Taina Jokinen/ OPER
Ajankohtaisimmat STM:n on asettanut työryhmän, jonka tehtävänä on 1. Viimeistellä hallituksen esitys laiksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2. Laatia luonnos hallituksen esitykseksi, joka koskee muutoksia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettuun lakiin (159/2007) sekä muihin siihen liittyviin lakeihin. Hallituksen esityksellä mahdollistetaan sosiaalihuollon kansallisen sähköisen asiakasasiakirja-arkiston perustaminen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiakastietojen yhteinen hyödyntäminen. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista lausunnoilla kesällä 2014, tavoitteena saada esitys valmiiksi syyskuussa 2014.