Ajankohtaisia asioita toimintaryhmien ohjaus- ja tarkastuskäynneillä esiin tulleista asioista 22.3.2011 Kirsi Murtomäki ylitarkastaja Maaseutuvirasto Varainhoito-osasto Tukien maksatusyksikkö
Esityksen sisältö Maaseutuviraston esittely Toimintaryhmien rooli tuki- ja maksuhakemuksen käsittelyssä Tukihakemuksen käsittely, lausunto ja asiakastyöskentely Päätöksenteko ELY-keskuksessa Maksuhakemuksen tarkastaminen, lausunto ja asiakastyöskentely Suomalainen hallintomenettely Neuvonta Lisäselvitykset Kuntaraha Yhteistyö ja koulutus
Maaseutuvirasto Maaseutuvirasto toimii akreditoituna maksajavirastona Suomessa. Maaseutuvirastolle on annettu tehtäväksi toimeenpanna Manner- Suomen maaseudun kehittämisohjelma. Maaseutuelinkeino-osastolla ohjataan tukipäätösten tekemistä, tehdään tukihakemuslomakkeet, koulutetaan tukipäätösten tekijöitä, huolehditaan seurantatietojen keräämisestä ja oikeellisuudesta. Kokoaan ohjelman vuosikertomuksen toimitettavaksi maa- ja metsätalousministeriöön. Huolehtii hallinto-ja valvontajärjestelmien ajantasaisuudesta. Toimijoiden neuvonta ja ohjaus myös toimintaryhmien osalta. Varainhoito-osastolla ohjataan maksupäätösten tekemistä, tehdään maksuhakemuksia, koulutetaan maksupäätösten tekijöitä. Varainhoitoosasto hyväksyy tuet maksuun, hoitaa tukien kirjanpidon, menoilmoitukset Komissiolle ja maksaa tuen asiakkaille. Toimijoiden neuvonta ja ohjaus.
Maaseutuvirasto Valvontaosasto ohjaa paikalla tehtävien tarkastusten suorittamisesta toimintalinjan 1, toimenpiteiden 111, 123 ja 124, toimintalinja 3, 4 ja 5 osalta sekä ohjeistaa ELY-keskuksia tarkastusten tekemisessä toimintalinjalla 1, toimenpiteiden 112 ja 121 osalta sekä toimintalinja 2, että toimintalinjalla 4 olevan 412 toimenpiteen osalta. Valvontaosasto koordinoi Komission tarkastuksia. Tietohallinto-osasto vastata viraston tietojärjestelmiin ja tietoliikenteeseen liittyvistä tehtävistä sekä asiantuntijapalveluista virastossa sekä tietojärjestelmien teknisestä ylläpidosta ja tietojärjestelmien kehittämishankkeista. Tietohallinto-osasto antaa tietojärjestelmiin liittyvää käyttäjätukea. Maaseutuvirasto on rakentanut Leader-ryhmien käyttöön tr-diaarin. Diaariin viedään tietoa hakemusten vireille tulosta. Yhteinen järjestelmä mahdollistaa seurannan ja yhtenäisten käytäntöjen luomisen.
Ryhmien rooli ohjelman viestinnässä Kehittämislain (1443/2006) 27 Hakumahdollisuudesta tiedottaminen Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen tulee tarkoituksenmukaisessa laajuudessa tiedottaa myöntämänsä tuen hakumahdollisuudesta, hakemisessa noudatettavasta menettelystä sekä tuen myöntämisen pääasiallisista edellytyksistä ja ehdoista. Paikallisen toimintaryhmän tulee tiedottaa alueellaan 1 momentissa tarkoitetuista seikoista sellaisen tuen osalta, joka rahoitetaan paikallisen toimintaryhmän rahoituskiintiöstä. Laissa määritellään Leader-ryhmälle tärkeä tehtävä ohjelman viestinnässä ja hakijoiden aktivoimisessa. Ohjelman materiaalipankin hoitamisesta vastaa maaseutuverkostoyksikkö, MMM ja Mavi. Materiaali on ryhmien vapaasti käytettävissä.
Tukihakemuksen käsitteleminen toimintaryhmässä Toimintaryhmän rooli perustuu Kehittämislain (1443/2006) 30 :ään. Tuen hakeminen paikallisen toimintaryhmän rahoituskiintiöstä Haettaessa tukea paikallisen toimintaryhmän rahoituskiintiöstä tukihakemus on toimitettava toimivaltaiselle paikalliselle toimintaryhmälle. Toimivaltainen on se paikallinen toimintaryhmä, jonka alueella tuettava toimenpide toteutetaan. Jos tuettava toimenpide toteutetaan useamman kuin yhden paikallisen toimintaryhmän alueella, toimivaltainen on se paikallinen toimintaryhmä, jonka alueella tuettava toimenpide on tarkoitus pääosin toteuttaa. Tukihakemus tulee vireille, kun se on toimitettu toimivaltaiselle paikalliselle toimintaryhmälle. Paikallinen toimintaryhmä toimittaa tukihakemuksen sekä lausuntonsa toimivaltaiselle elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle. Ryhmillä on myös omia hankkeita, jotka voidaan rahoittaa leader-ryhmän tai ELY-keskuksen kehyksestä. Näiden hankkeiden päätöksenteko tehdään kokonaan ELYkeskuksessa.
Toimintaryhmien rooli tukihakemuksen käsittelyssä Toimintaryhmä tarkistaa, että hakemus täyttää säädetyt muotovaatimukset, eli hakemus on tehty oikealle hakemuslomakkeelle ja se sisältää kaikki tarvittavat liitteet. Hankesuunnitelmaa hiotaan hakijan kanssa Paikallinen toimintaryhmä pyytää hakijaa täydentämään tukihakemuksessa olevat puutteet ja vaadittavat liitteet. Hankeaihiosta käydään keskustelua myös ELY-keskusten kanssa laillisuuden varmistamiseksi. Hallitus käsittelee ns. täydellisen tukihakemuksen kaikkine liitteineen sekä hiotun hankesuunnitelman. Hallitus käsittelee asian ja voi sen palauttaa uudelleen valmisteluun. Hallituksen päätöksen perusteella annetaan lausunto tuen myöntämisen tarkoituksenmukaisuudesta paikallisen suunnitelman tavoitteiden kannalta. Toimitetaan tukihakemus liitteineen ja lausunnon kera toimivaltaiselle ELY-keskukselle (Laki 30 ). Asiakkaiden neuvonta, ohjaaminen ja aktivoiminen.
ELY-keskuksen rooli toimintaryhmien kautta rahoittavien tukihakemusten käsittelyssä Vastaanottaa tukihakemuksen. Tekee hallinnollisen tarkastuksen tukihakemukselle. Toimintaryhmän lausunnosta voi poiketa vain laillisuusperusteella. ELY-keskus pyytää toimintaryhmän kautta puuttuvia liitteitä. Merkittävien liitteiden puuttuessa voi olla tarpeellista, että Leader-ryhmän hallitus käsittelee hakemusta uudelleen. Tekee tukipäätösesityksen ja hyväksyy hankesuunnitelman. Toimittaa kopion allekirjoitetusta päätöksestä toimintaryhmään. Neuvovat asiakkaita.
Maksuhakemuksen käsitteleminen toimintaryhmässä Toimintaryhmän rooli perustuu Kehittämislain (1443/2006) 36 :ään. Jos tuki on myönnetty paikallisen toimintaryhmän rahoituskiintiöstä, maksuhakemus on toimitettava 30 :n 2 momentissa tarkoitetulle paikalliselle toimintaryhmälle. Maksuhakemus tulee vireille, kun se on toimitettu kyseiselle paikalliselle toimintaryhmälle. ->Maksuhakemus tulee vireille toimintaryhmässä. -> Toimintaryhmä ei tee maksupäätöstä, vaan maksuhakemus toimitetaan toimivaltaiseen ELY-keskukseen päätöksentekoa varten. Kehittämislain 36 :ssä määritellään myös toimintaryhmän tehtävät maksuhakemuksen käsittelyssä.
Toimintaryhmien rooli maksuhakemuksen käsittelyssä Tarkistaa, että maksuhakemus täyttää hakemukselle säädetyt muotovaatimukset Arvioi maksuhakemuksen ja sen liitteiden avulla, onko tuettava hanke tai toimenpide edennyt tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman mukaisesti. Paikallinen toimintaryhmä pyytää hakijaa tarvittaessa täydentämään maksuhakemusta mahdollisten teknisten puutteiden kuten allekirjoituksen tai keskeisen liitteen. Paikallinen toimintaryhmä antaa lausunnon, eli miten hanke tai toimenpide on edennyt ja kertoo, jos toimintaryhmä on pyytänyt liitteitä. Lausunto on osa tuettavan toimenpiteen toteutumisen seurantaa, eikä se sellaisenaan vaikuta maksettavan tuen määrään tai johda tuen takaisinperintään taikka maksatuksen keskeyttämiseen. Toimittaa maksuhakemuksen tuen myöntäneelle ELY-keskukselle (Laki 36 ). Neuvovat asiakkaita. Ei maksajavirastotehtäviä
ELY-keskuksen rooli toimintaryhmien kautta rahoittavien maksuhakemusten käsittelyssä Vastaanottaa maksuhakemuksen. Tekee hallinnollisen tarkastuksen maksuhakemukselle sekä hallinnollisen tarkastuskäynnin investoinneille. Toimintaryhmän lausunto maksuhakemuksesta ei sido ELYkeskuksen maksupäätösesittelijää ja ratkaisijaa. Tekee maksupäätösesityksen. Esittelijä on käynyt läpi aineiston ja verrannut esitettyjä kustannuksia tukipäätökseen, hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan ja säädöksiin. Pyytänyt lisäselvitykset ja puuttuvat liitteet tuen saajalta. Lisäselvityspyyntö on toimitettu tiedoksi toimintaryhmälle. Neuvovat asiakkaita. Hoitaa delegoitua maksajavirastotehtävää.
Suomalainen hallintomenettely Suomalainen hallintokulttuuri lähtee siitä, että hallinto on avointa, tiedottavaa ja julkista. Sekä tarvittaessa neljä kielistä: suomi, ruotsi, saame ja viittomakieli. Asiakkaiden oikeusturva taataan perustuslaissa. Jokaisella on oikeus saada perusteltu päätös viranomaiselta. Viranomaistoiminnan on aina perustuttava lakiin. Viranomaistoiminnan on oltava puolueetonta ja yhdenvertaista. Muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta viranomaisten päätöksistä on valitusoikeus. Suomalaiseen hallintokulttuuriin kuuluu keskeisenä elementtinä asiakkaiden neuvonta.
Hallintolaki 434/2003 6 hallinnon oikeusperiaatteet Viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti sekä käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Viranomaisen toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärän nähden. Niiden on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia.
Neuvonta ja asiamies Hallintolaki 8 Viranomaisen on toimivaltansa rajoissa annettava asiakkaalle tarpeen mukaan hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava kysymyksiin ja tiedusteluihin. Neuvonta on maksutonta. Hallintolaki 12 Hallintoasioissa saa käyttää asiamiestä tai avustaa. Hallintolaki 6 Viranomaisen on toimittava puolueettomasti, ei saa ryhtyä asiakkaan asiamieheksi.
Lisäselvitys Hallintolaki 434/2003, 31-33 Tuen saajalta pyydetään täydentämään hakemustaan esim. puuttuvien tarpeellisten liitteiden osalta. Tuen saajalta pyydetään tietoa asian ratkaisemiseksi. Hallintolaki velvoittaa myös viranomaisen selvittämään sellaiset asiat, jotka viranomaisella on itsellään hallussa. Edunsuovan päätöksen osalta myös tuen saajalla on velvollisuus toimittaa tarvittavia asiakirjoja. Hänellä on intressi asian selvittämisessä. Asian sisällön selvittäminen on ennemminkin asiaosaisen kuulemista. Määräajan asettaminen on viranomaiselle asetettu velvoite. Kuulemisen kautta tulee velvollisuus kertoa, että määräajan noudattamatta jättäminen ei estä asian ratkaisua. Eli viranomainen tekee päätöksensä määräajan jälkeen. Teknistä selvittämistä
Kuntaraha Yhdistyksillä, eli toimintaryhmillä, on tärkeä rooli kuntayhteistyössä alueella. Säännölliset tapaamiset kunnan virkamiesten ja luottamushenkilöiden kanssa on keskeinen tehtävä toimintaryhmätyössä. Kuntarahan hallintaan pitää kiinnittää erityistä huomiota, koska rahan oikeasta käytöstä vastaa yhdistys, eli toimintaryhmä. Tuen saajien ja ryhmän välillä on oltava sopimus kuntarahasta, koska kuntarahaan kohdistuvat takaisinperimiset hoitaa yhdistys. Takaisinperintä ei perustu hallinnon tekemään takaisinperintään. Rahoitussuhteiden pitää olla koko ajan tasapainossa maksupäätöksissä, eli tuen saaja ei voi saada enempää kuntarahaa kuin, mitä maksupäätöksillä on huomioitu. Jos tukea (EU + valtio) joudutaan perimään takasin, niin toimintaryhmän pitää huolehtia kuntarahan takaisinperinnästä.
Muita huomioita Matkakorvauksista pitää aina tehdä matkalasku. Tämä koskee myös hallituksen jäseniä. Oman auton käyttö on aina perusteltava. Dokumentointiin on aina kiinnitettävä huomioita. Katkeamaton kirjausketju, jonka on oltava myös ristiriidaton. kalenteri - matkalasku - tuntikirjanpito lasku - kirjanpito - maksutosite
Kustannusten jakaminen toimintarahan ja omien hankkeiden välillä Leader-ryhmä kirjoittaa kustannusten jakoperusteet jo hankesuunnitelmaan ja tekee lisäksi erillisen kustannusten jakolomakkeen Kustannusten jakoperusteena voidaan käyttää neliöitä esim. vuokrien ja siivouksen työaikaa hyödynnetään myös perusteiden laskennassa esim. palkat Puhelinkulut pystytään Suomessa hoitamaan koodeilla ja samoin myös kopiokulut. Matkakustannukset kohdistetaan matkalaskuilla suoraan oikealle hankkeelle.
Yhteistyö Vuonna 2010 järjestettiin alueelliset maksatuskoulutukset, joihin osallistuivat sekä Leader-ryhmät että ELY-keskukset. Tämä toimintamallia jatketaan tänä vuonna tuki- ja maksupuolen yhteiskoulutuksina. Tarkoituksena on hioa yhteistyötä ja jakaa hyviä käytäntöjä sekä verkostoitua. Yhteistyö on voimavara ja jaettu asiantuntijuus tuo vahvuutta sekä luovaa ongelmanratkaisua prosessin kehittämiseen. Suomalaisen toiminnan vahvuus on luottamuksellinen ja avoin yhteistyö. On tärkeää pitää kiinni luontevasta keskusteluyhteydestä eri toimijoiden välillä. Hyviä käytäntöjä pitää aktiivisesti jakaa muille toimijoille. Alueilla on tärkeää järjestää ryhmien ja alueen ELY-keskuksen välisiä säännöllisiä yhteistyöpalavereja.
Koulutus (1/2) Maaseutuvirasto on järjestänyt yhteistyössä Maaseutuverkoston kanssa alueellisia ja valtakunnallisia koulutustilaisuuksia toimihenkilöille ja hallituksen jäsenille. Hallituskoulutukset 26.3. Kouvola 9.4. Oulu 16.4. Helsinki Toimihenkilöt ja ELY-keskukset 11.-12.5. Etelä-Suomi 19.-20.5. Itä-Suomi (paikkana Jyväskylä) 26.-27.5. Pohjois-Suomi (paikkana Rovaniemi) 30.-31.5. Länsi-Suomi (Seinäjoki) Maaseutuviraston tarkastusyksikkö kertoo kevään alueellisissa koulutuksissa tarkastushavainnoista
Koulutus (2/2) Alueelliset maksatuskoulutukset videoneuvotteluina. Tilaisuudet ovat puolen päivän mittaisia. 6.6. ja 8.6 molempina päivinä on kaksi tilaisuutta: klo 9-12 ja 13-16 Koulutuksissa kerrotaan muun muassa tarkastushavainnoista. Esitelmän pitää Maaseutuviraston jatkotoimenpideyksikkö.
Tärkeitä sivuja www.maaseutu.fi www.mavi.fi www.mmm.fi Kiitos!