Ohjelmakauden sulkeminen

Transkriptio

1 Ohjelmakauden sulkeminen Sulkemisseminaari , Lahti Emmi Mäkinen Kirsi Perälä Varainhoito-osasto / Tukien maksatusyksikkö Maaseutuvirasto 1

2 Ohjelmaperusteinen kehittäminen Toimien toteuttaminen 6 vuoden kausissa Komissio antanut sulkemisen suuntaviivat mm. aikatauluista Maaseutuvirasto vastaa ohjelmakauden päättymiseen liittyvistä tehtävistä ja niiden organisoinnista MMM:n määräyksellä MMM vastaa ohjelman loppuraporttien laatimisesta Mm. viimeinen vuosikertomus toimien päättäminen liittyy viimeiseen menoilmoitukseen 2

3 Ohjelmaperusteinen kehittäminen Komissio tulouttaa jäsenvaltioille EU-osuuden välimaksuina, ennakoina ja loppumaksuna. Tuloutus tapahtuu menoilmoitusten mukaan MSR:n menoilmoitukset tehdään neljännesvuosittain Mavissa Varainhoito-osastolla, tukien kirjanpitoyksikössä Tällä hetkellä komissio ei tulouta Suomelle välimaksuja, koska nyt toimitettavien menoilmoitusten perusteella komissio kuittaa Suomelta sille maksamaansa ennakkomaksua (v. 2007). Seuraava maksuerä tulee olemaan Suomen saama loppumaksu. 3

4 Loppumaksu Loppumaksun suorittamisesta jäsenvaltiolle sekä ohjelman päättämisestä on säädetty Neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1290/2005 artiklassa 28. Artiklan mukaisesti menot ovat tukikelpoisia, jos ne on maksettu tuen saajille viimeistään TÄRKEÄ! Jäsenvaltion on toimitettava viimeinen vuosikertomus, viimeisen täytäntöönpanovuoden tilinpäätös sekä tilejä koskevat tarkastus ja hyväksyntäpäätökset viimeistään Komissio maksaa loppumaksun kuuden kuukauden kuluessa edellä mainittujen asiakirjojen vastaanottamisesta. 4

5 Rahoituskehyksen seuranta Toimintalinjat 1 ja 2 Lähde: Kirjanpitoyksikkö/ menoilmoittajat Toimenpide, Koko ohjelmakauden EU-osuuksien toteuma / EU-rahoitussuunnitelma (sis. kehys+lisäv.) toimintalinja Toteuma Rahoituskehys, hyväksytty Jäljellä: Käytetty , , ,67 75,69 % Josta kehys , , ,23 77,88 % Josta lisävarat , , ,43 37,21 % , , ,37 89,42 % , , ,41 99,02 % , , ,02 86,73 % , , ,68 75,84 % Josta kehys , , ,36 81,20 % Josta lisävarat , , ,33 35,45 % , , ,08 73,76 % Josta kehys , , ,54 78,86 % Josta lisävarat , , ,55 55,64 % TL , , ,23 84,40 % , , ,11 99,87 % , , ,46 99,89 % , , ,91 100,00 % Josta kehys , , ,61 99,97 % Josta lisävarat , , ,71 100,58 % , , ,34 118,64 % , , ,23 95,56 % , ,00 44,67 100,00 % TL , , ,96 100,36 % 5

6 Rahoituskehyksen seuranta Toimintalinjat 3, 4 ja 5 Toimenpide, Koko ohjelmakauden EU-osuuksien toteuma / EU-rahoitussuunnitelma (sis. kehys+lisäv.) toimintalinja Toteuma Rahoituskehys, hyväksytty Jäljellä: Käytetty , , ,79 86,22 % , , ,86 71,80 % , , ,37 73,71 % , , ,26 54,67 % Josta kehys , , ,06 78,94 % Josta lisävarat , , ,20 22,34 % , , ,35 76,23 % , , ,22 67,08 % , , ,93 70,33 % TL , , ,78 68,37 % , , ,07 84,19 % , , ,28 81,77 % , , ,10 77,56 % Josta kehys , , ,52 77,62 % Josta lisävarat , , ,59 71,24 % , , ,83 78,83 % , , ,88 84,94 % TL , , ,16 79,19 % , , ,92 73,62 % TL , , ,92 73,62 % YHTEENSÄ , , ,13 93,91 % Josta lisävarat , , ,39 63,30 % Josta kehys , , ,75 94,90 % Lähde: Kirjanpitoyksikkö/ menoilmoittajat 6

7 * keskiarvo 68 % Lähde: HankeDW / Kitinoja Maksujen eteneminen sidontoihin verrattuna (%) (tilanne ja ) * keskiarvo 74 % Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4 7

8 Maksuprosentti toimintaryhmittäin 1/3 Lähde: HankeDW / Kitinoja 8

9 Maksuprosentti toimintaryhmittäin 2/3 Lähde: HankeDW / Kitinoja 9

10 Maksuprosentti toimintaryhmittäin 3/3 Lähde: HankeDW / Kitinoja 10

11 Lähde: DW / Kitinoja Maksetut tuet ELY-keskuksittain (ei ennakoita) 01 Uudenmaan ELY-keskus 02 Varsinais-Suomen ELY-keskus 03 Satakunnan ELY-keskus 04 Hämeen ELY-keskus 05 Pirkanmaan ELY-keskus 06 Kaakkois-Suomen ELY-keskus 07 Etelä-Savon ELY-keskus 08 Pohjois-Savon ELY-keskus 09 Pohjois-Karjalan ELY-keskus 10 Keski-Suomen ELY-keskus 11 Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus 12 Pohjanmaan ELY-keskus 13 Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus 14 Kainuun ELY-keskus 15 Lapin ELY-keskus Ohjelmakausi 11

12 Lähde: Tike-raportti / TK Ennakon sisältämät ja kuittaavat maksupäätökset* *Kappalemääriä on tarkasteltu maksupäätösten lukumäärän perusteella maksuerän ja maksumuutosesityksen tyyppi (muutospäätökset, takaisinperinnät jne.) voi vaikuttaa esitettyyn kappalemäärään, minkä vuoksi yksittäisen ennakkomaksun todellinen tilanne voi olla eri kuin tässä esitetty. 12

13 Kitinoja Hanke- ja yritystukien käsittelyajat 2012, 2013 ja 2014 vireille tulleissa maksuhakemuksissa 13

14 Hanketukien maksuhakemusten käsittelyajat Lähde: HankeDW / Kitinoja Ohjelmakausi , Valittu raportointijakso ELY-keskus Päätösten lkm Mediaani vrk Keskiarvo vrk Keski-hajonta vrk Maksimi vrk Päätösten lkm Mediaani vrk Keskiarvo vrk Keski-hajonta vrk Maksimi vrk 01 Uusimaa Varsinais-Suomi Satakunta Häme Pirkanmaa Kaakkois-Suomi Etelä-Savo Pohjois-Savo Pohjois-Karjala Keski-Suomi Etelä-Pohjanmaa Pohjanmaa Pohjois-Pohjanmaa Kainuu Lappi Yhteenveto valituista ELYistä

15 Lähde: HankeDW / Kitinoja Yritystukien maksuhakemusten käsittelyajat Ohjelmakausi , Valittu raportointijakso ELY-keskus Päätösten lkm Mediaani vrk Keskiarvo vrk Keski-hajonta vrk Maksimi vrk Päätösten lkm Mediaani vrk Keskiarvo vrk Keski-hajonta vrk Maksimi vrk 01 Uusimaa Varsinais-Suomi Satakunta Häme Pirkanmaa Kaakkois-Suomi Etelä-Savo Pohjois-Savo Pohjois-Karjala Keski-Suomi Etelä-Pohjanmaa Pohjanmaa Pohjois-Pohjanmaa Kainuu Lappi Yhteenveto valituista ELYistä

16 Käynnissä olevien hankkeiden kehitys 2014 Lähde: Hanke2007 / Kitinoja 16

17 Lopetettujen hankkeiden kehitys 2014 Lähde: Hanke2007 / Kitinoja 17

18 Lähde: Hanke2007 / Kaihlamäki Toteutusaikojen päättyminen: Yritystuet Joulukuussa päättyy iso osa hankkeita, joista 2755 kpl päättyy Yritystukien toteutusajan päättyminen päättyy: 1684 kpl Toteutusaika päättyy Kpl Lokakuu Marraskuu Joulukuu 143 kpl 123 kpl 1818 kpl 18

19 Lähde: Hanke2007 / Kaihlamäki Toteutusaikojen päättyminen: Hanketuet Hanketukien toteutusajan päättyminen päättyy: 1071 kpl Toteutusaika päättyy Kpl Lokakuu Marraskuu Joulukuu 94 kpl 49 kpl 1097 kpl 19

20 Päättyvät hankkeet toimintaryhmittäin 1 / 3 20

21 Päättyvät hankkeet toimintaryhmittäin 2/3 21

22 Päättyvät hankkeet toimintaryhmittäin 3/3 22

23 Vireillä olevien maksuhakemusten kehitys 2014 Lähde: Hanke2007 / Kitinoja 23

24 Vuosilomaan liittyvät kustannukset o Muistutettava tuensaajaa lomarahan hakemisesta o Loppumaksun jälkeen maksettavan lomarahan, -palkan ja korvauksen osalta maksuhakemus on jätettävä viimeistään o Toimintaryhmän tulee toimittaa maksuhakemus lomarahasta, -palkasta tai -korvauksesta lausunnon kanssa ELY:yn viimeistään o Merkittävää on kyseisten kustannusten syntymisen ja maksujen maksamisen ajankohta. Kaikkien yllämainittujen osalta noudatettava annettuja määräaikoja Kuitenkin: Loman pitämisen ajankohdasta voivat työnantaja ja työntekijä sopia keskinäisesti noudattamansa työehtosopimusten mukaisesti o Näitä kustannuksia ei ole mahdollista siirtää toimintarahassa uudelle ohjelmakaudelle (tähän ei ole varoja varattuna) 24

25 Arkistointi o Toimintaryhmissä erotettava yhdistyksestä ja viranomaistehtävistä johtuvat arkistointivelvollisuudet Ohjelman sulkemisen näkökulmasta (ohjelmakauden velvoitteet) o Asiakirjat tulee säilyttää vähintään komission jälkitarkastusajan verran 3 vuotta komission Suomelle suorittaman loppumaksun jälkeen Tällä hetkellä arvio loppumaksusta vuonna 2016, jolloin säilytysvelvollisuus tuen saajilla ja toimintaryhmillä vuoteen 2019 asti. Vähimmäisvaatimus säilytysajasta tulostuu myös tukipäätökseen o Komission pyytäessä (tarkastus) tulee asiakirjat olla helposti saatavilla ja esitettävissä kiinnitettävä huomiota asianmukaiseen ja ajantasaiseen arkistointiin o Ohjelmakauden jälkitarkastusaika on todennäköisesti kulunut jo loppuun (toimintaryhmien omat hankkeet) 25

26 Arkistointi Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmaan liittyen, toimintaryhmien tulee säilyttää hallituksen pöytäkirjat niistä kokouksista, joissa on tehty päätös rahoituksesta päätöksiin liittyvät asiakirjat lausunto rahoittamisesta ja maksuhakemuksista tositteet kuntarahan käsittelystä. Elyt: Alkuperäiset tuki- ja maksuhakemukset liitteineen tulisi olla Ely:ssä, joten kopiota ei tarvitse toimintaryhmissä säilyttää (toimintaryhmien varmistettava asia ennen kuin hävittävät mitään hankkeisiin liittyviä asiakirjoja) ELY:ssä arkistointia ohjaa AMS 26

27 Arkistointi Muilta osin noudatetaan mm. yhdistyslakia, kirjanpitolakia, ja muita säädöksiä sekä arkistonmuodostamissuunnitelmaa Esim: Kirjanpitolaissa (10 ) määritelty säilytysaika voi olla ohjelmakauden velvoitteiden mukaista aikaa pidempi! Tarkistettava aina useammasta lähteestä tapauskohtaisesti, voiko asiakirjan turvallisesti hävittää. Esim. Arkistolain nojalla annettavien määräysten perusteella joitain asiakirjoja voidaan määritellä pysyvästi säilytettäviksi. o Kuntarahaan liittyvät asiat kunnan ja toimintaryhmän välisiä -> eivät Mavin ohjeistuksen alaisia asioita - Ryhmien tulee tarkistaa asia kunnan kanssa kuntarahaan liittyvien asiakirjojen säilytyksen osalta Leader-ryhmät voivat kysyä lisätietoja näistä esim. Sytystä 27

28 Rakennetuista - Pyrittävä toteuttamaan investoinnit loppuun tai mahdollisimman valmiiksi annettujen aikataulujen mukaisesti (EU-osuuden maksamisen aikataulu) - Avuksi tilanteen tarkastelussa: - Rahtu-raportti Tarvittaessa tiedustellaan välimaksua ja ohjeistetaan hakemaan loppumaksua mennessä - Jos alkuperäiseen rahoituspäätökseen tulee muutoksia, on tehtävä muutospäätös 28

29 Rakennetuista - Mikäli investointi jää toteutusajan päättyessä kesken, on - selvitettävä syy - tehtävä tarvittaessa keskeyttämispäätös - määrättävä takaraja, johon mennessä investointi on toteutettava loppuun omalla kustannuksella - Tarvittaessa arvioitava takaisinperinnän tarve Vuoden 2014 erityistapaukset: - Osarahoitteisina myönnetyt tuet (37-alkuiset) käsitellään loppuun osarahoitteisin menettelyin - Kansallisesti myönnetyt (30-alkuiset) vastaavasti kansallisin menettelyin (erityistapaukset vuonna 2014). 29

30 Laajakaistahankkeet o Myös ohjelman toteutumisen ja EU-varojen mahdollisimman täysimääräisen käyttämisen kannalta laajakaistojen toteutumisella on suuri merkitys o Erittäin tärkeää olla yhteydessä tuensaajan kanssa o Korostettava ohjelmakauden päättymisen ja aikataulujen merkitystä 30

31 Tuen saajan aktivointi - Oikealla ohjeistamisella suuri merkitys - Päämääränä hyvä ja laadukas maksuhakemus, joka on mahdollista käsitellä sujuvasti sekä tuensaajan että viranomaisten etu - Tuen saajan kanssa kannattaa käydä keskustelua maksuhakemuksen tekemisestä, jos on havaittavissa osaamattomuutta tai maksuhakemuksia ei tule tuen saajalta. - Tarvittaessa kannustaa liikkeelle, ohjata oikeaan suuntaan - Korostettava ohjelmakauden päättymistä ja toimien ajallaan toteuttamisen merkitystä Viivästyksiin ei mahdollisuutta, vaarassa tukimaksujen menetys myöhästyttäessä - Kehotettava hakemaan maksatusta useammassa erässä säädösten antamissa rajoissa - Huolehdittava, että ennakot tulevat kuitatuiksi 31

32 Kohti kauden päätöstä - Yhteistyö edelleenkin hyvin tärkeää! - Jotta päämäärämme, ohjelmakauden sulkeminen toteutuu, tarvitaan koko ketjun saumatonta yhteistyötä: o Löydetyt hyvät toimintatavat ja yhteistyön parantuminen antavat konkreettisia tuloksia (prosessin osien läpimenoajat, keskusteluyhteyden parantuminen, yhteiset palaverit, yhteiset käytännöt) o Säännölliset pienpalaverit o mm. haastavien tapausten ratkaisemiseksi o toimintaryhmien kanssa, koko prosessi mukana. o Jokainen tekee oman tehtävänsä välttäen päällekkäistä työtä. 32

33 Kohti kauden päätöstä - Prosessin onnistuminen ja läpivienti on monen osatekijän summa. Jokainen osio on tärkeä ja vuorovaikutuksessa toiseen. 33

34 Kohti kauden päätöstä Tahti kiristyy loppukautta kohden ja tietyt määräajat ovat ehdottomia. Tartutaan ongelmiin tai epäselvyyksiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, eikä viime hetkellä kun jo pitäisi suorittaa maksuja. 34

35 Kohti kauden päätöstä Ongelmasta tai kysymyksestä riippuen otetaan yhteyttä - Tukien maksatusyksikköön - Maaseutu- ja rakenneyksikköön - Hanketukeen - Rahtu-tukeen 35

36 Kiireisistä ajoista huolimatta Hallintolain edellyttämistä asioista tulee edelleen huolehtia! Huomioitava mm: - Kohtuulliset määräajat - Asianosaisen kuuleminen - Hyvän hallinnon periaatteet Maksuhakemus - Hyvä laatu Maksupäätös - Hyvät, kirjatut perustelut - Myös kielteisiä päätöksiä uskallettava tehdä, esim. jos tuenhakija ei toimita pyydettyjä asiakirjoja määräaikaan mennessä. 36

37 Kiireisistä ajoista huolimatta Maksuhakemuksen hallinnollinen tarkastus - Jokainen maksuhakemus Hallinnollinen tarkastuskäynti - Annettujen ohjeiden mukaisesti MMM&Mavi & Lietso Oy. 37

38 Kiireisistä ajoista huolimatta Siirrettäessä henkilöstöresursseja myönnöstä maksupuolelle on huolehdittava - Tehtävien eriyttämisvaatimuksesta - Tuen myöntämiseen osallistuva henkilö ei voi osallistua maksupäätöksen tekemiseen. - Asian käsittelijän esteettömyydestä - Hallintolaki

39 Määräaikoja - Kaikki maksuhakemukset on jätettävä: Hanke- & yritystuet Lomaraha, -korvaus ja palkka Toimintaraha Tekninen apu Maatilainvestoinnit Ei-tuot. Investoinnit Toimintaryhmien on toimitettava maksuhakemukset ELYkeskukselle viimeistään Hanke- & yritystuet Lomaraha, -korvaus ja palkka

40 Määräaikoja - Kaikki maksuhakemukset oltava tallennettuina otantavalmistilaan: Huom: Aloitustuen osalta Maksupäätösten oltava valmiina: Huom: Aloitustuen osalta Viimeinen maksusanoma on muodostettava ELY-keskuksissa Huom: Aloitustuen osalta Maksut tuensaajille viimeistään

41 Yhteinen päämäärä o Hankkeiden toteutuminen suunnitelman mukaan ja ajallaan on yhteinen päämäärä o Maksut sujuvasti, kohtuullisessa ajassa sekä annetuissa määräajoissa Tavoitteena tyytyväinen asiakas Soudetaan siis kaikki yhdessä samaan suuntaan! 41

42 Kysyttävää? Sulkemiseen liittyen yleisesti Meidän puolestamme kiitos! 42