24.10.2012 TYÖSUUNNITELMA Improving environmental assessment by adopting good practices and tools of multi-criteria decision analysis Monitavoitearvioinnin käytännöt ja työkalut ympäristövaikutusten arvioinnin laadun ja vaikuttavuuden parantamisessa (LIFE11 ENV/FI/905) 1
Sisällysluettelo 1 Hankkeen tavoitteet ja toteutus... 3 2 Hankkeen aikataulu... 5 3 Hankkeen osapuolet, kustannukset ja rahoitus... 5 4 Hankkeen osiot, tehtävät ja vastuutahot... 5 Osio B1: Hyvien käytäntöjen tunnistaminen ja työkalujen kehittäminen... 5 Osio B2: Demonstraatiot pilottialueilla... 8 Osio C1: Hankkeen ja pilottien arviointi... 10 Osio D1: Tiedon levitys... 12 Osio E1: Johtaminen... 14 Liite 1. Monitavoitearvioinnin työkaluja ja niiden soveltamismahdollisuuksia YVA-hankkeissa... 16 2
1 Hankkeen tavoitteet ja toteutus IMPERIAn keskeisenä tavoitteena on parantaa tiedonvaihtoa, vuoropuhelua ja vaikutusmahdollisuuksia YVA- ja SOVA -menettelyissä sekä näin lisätä kansalaisten, hankevastaavien ja viranomaisten tyytyväisyyttä arviointeihin. IMPERIA-hankkeessa: kehitetään ja tuodaan käytäntöön monitavoitearvioinnin (MCDA) menetelmiä ja käytäntöjä YVA/SOVA-hankkeiden laadun ja vaikuttavuuden sekä kansalaisten ja sidosryhmien osallistumisen parantamiseksi. sovelletaan monitavoitearviointia YVA/SOVA-pilottihankkeissa. lisätään yhteistyötä ja vuoropuhelua YVA/SOVA, monitavoitearvioinnin ja vuorovaikutteisen suunnittelun asiantuntijoiden ja toimijoiden välillä (viranomaiset, suunnittelijat, asiantuntijat, tutkijat, konsultit). Hankkeessa tunnistetaan ja kehitetään uusia työkaluja ja käytäntöjä YVA- ja SOVA-hankkeiden eri vaiheiden tueksi. Hyviä käytäntöjä tunnistetaan valmistuneista YVA- ja SOVA-hankkeista, kotimaisista ja ulkomaisista ohjeistoista ja oppaista, tieteellisistä artikkeleista sekä tekemällä YVAasiantuntijoiden ja viranomaisten haastatteluja ja järjestämällä seminaareja. Uusien työkalujen kehittämistä pohjustetaan perehtymällä olemassa oleviin monitavoitearviointi- ja Internettyökaluihin. Erityistä huomiota hankkeessa kiinnitetään siihen, kuinka käytännöt, työkalut ja ohjeet saadaan kytkettyä YVA- ja SOVA-prosesseihin niin, että eri osapuolet kokisivat prosessit kiinnostavina, hyödyllisinä ja tehokkaina. IMPERIA-hankkeen keskiössä on monitavoitearviointi ja sen soveltamismahdollisuuksien havainnollistaminen YVA- ja SOVA-hankkeissa. Monitavoitearviointi (multi-criteria analysis MCA, Multi-criteria decision analysis MCDA) on joukko erilaisia menetelmiä, joiden avulla voidaan koota, jäsentää ja esittää toimenpiteiden vaikutuksia koskevaa tietoa järjestelmällisesti, kattavasti ja läpinäkyvästi. Arviointi mahdollistaa moniin eri tekijöihin kohdistuvien, eri suuntaan vaikuttavien ja erimitallisten vaikutusten vertailun. Lisäksi voidaan ottaa huomioon sidosryhmien näkemykset ja arvostukset. Monitavoitearvioinnissa on ennemmin kyse olemassa olevan tiedon käsittelystä ja jalostamisesta kuin kokonaan uuden tiedon tuottamisesta. Kuvassa 1 on hahmoteltu monitavoitearvioinnin kytkeytymistä YVA-menettelyn eri vaiheisiin. 3
Hankkeen keskeisiä tuotoksia ovat: Uudet menetelmät/työkalut vaikutusten merkittävyyden arviointiin vaihtoehtojen vertailuun sidosryhmäosallistumiseen nettiosallistumiseen Ohjeistot ja suositukset ( hyvät käytännöt ) esim. sidosryhmäanalyysiin sidosryhmäosallistumiseen yhteisvaikutusten arviointiin kustannushyötyanalyysin ja MCDA:n rinnakkaiskäyttöön hankkeiden arviointiin Koulutustilaisuuksien ja seminaarien järjestäminen Aineiston tuottaminen ympäristövaikutusten arvioinnin koulutus- ja osaamisportaaliin (YVAKO) Kuva 1. Monitavoitearvioinnin kytkeytyminen YVA-menettelyn eri vaiheisiin. 4
2 Hankkeen aikataulu Hanke toteutetaan 1.8.2012-31.12.2015. Taulukossa 1 on hankkeen pääraportointien aikataulut. Samassa taulukossa on esitetty myös hankkeen ulkoisille sidosryhmille pidettävien seminaarien aikataulut. Hankkeen eri osioiden tarkemmat toteutusaikataulut on esitetty luvussa 4. Taulukko 1. Hankkeen keskeisten raportointien ja pidettävien seminaarien aikataulu. Tuotos Vastuu / tavoite Takaraja ALOITUSRAPORTTI Raportointi komissiolle 28.4.2013 Hankkeen vuosiraportti 1 Ulkoinen tiedotus 31.07.2013 VÄLIRAPORTTI Raportointi komissiolle 30.6.2014 Hankkeen vuosiraportti 2 Ulkoinen tiedotus 31.07.2014 Yhteenvetoraportti hankkeen tuloksista Osion E vastuulla 30.11.2015 Maallikkoraportti Ulkoinen tiedotus 31.12.2015 LOPPURAPORTTI Raportointi komissiolle 31.3.2016 3 Hankkeen osapuolet, kustannukset ja rahoitus Hankkeen koordinaattorina on SYKE ja hankkeen vastuullisena johtajana toimii Mika Marttunen. Kumppaniedunsaajat ja heidän yhteyshenkilönsä ovat seuraavat: Oulun yliopisto, Thule Instituutti: Timo P. Karjalainen Jyväskylän yliopisto: Markku Kuitunen Ramboll Finland Oy: Joonas Hokkanen SITO: Sakari Grönlund Hankkeen kokonaiskustannukset ovat 1,292 milj.. Rahoituksesta puolet tulee EU:n LIFE+ rahoitusinstrumentistä (639 032 ) ja puolet on kansallista rahoitusta. 4 Hankkeen osiot, tehtävät ja vastuutahot Osio B1: Hyvien käytäntöjen tunnistaminen ja työkalujen kehittäminen Vastuuhenkilö ja päätutkijat: SYKE: Jyri Mustajoki (Koko osion sekä alaosio B1C:n vastuuhenkilö) ja Mika Marttunen Thule: Timo P. Karjalainen (Alaosio B1B:n vastuuhenkilö) ja Jenni Neste SITO: Sakari Grönlund (Alaosio B1A:n vastuuhenkilö), Sanna Luodemäki ja Raisa Valli Ramboll: Joonas Hokkanen ja Anne Vehmas Helsingin yliopisto: Mirja Jämsén 5
Tavoitteet: Kehittää hyviä toimintatapoja ja arviointiprosessia tukevia työkaluja laadukkaan, järjestelmällisen ja osallistavan vaikutusten arvioinnin toteuttamiseksi YVA/SOVA-hankkeissa. Motivaationa on YVA/SOVA-hankkeista tunnistetut kehitystarpeet koskien muun muassa osallistumisen laatua ja vaikuttavuutta, vaikutusten merkittävyyden arviointia ja vaihtoehtojen järjestelmällistä ja läpinäkyvää arviointia eri näkökulmista. Monitavoitearviointi (ja laajemmin päätösanalyysi) tarjoaa laajan kirjon erilaisia menetelmiä, työkaluja ja tapoja, joiden hyödyntämismahdollisuuksia YVA/SOVA-hankkeiden eri vaiheissa ja osallistumisen tukena selvitetään. Toistaiseksi monitavoitearvioinnin menetelmien soveltaminen YVA-hankkeissa on rajautunut lähinnä vaihtoehtojen vertailuvaiheeseen. IMPERIA:ssa keskeinen ajatus on tuoda monitavoitearvioinnin ajattelutapa ja työkalut olennaiseksi osaksi YVA- ja SOVA-tarkasteluja heti prosessien alusta alkaen. Liitteessä 1 on taulukoituna erilaisia monitavoitearvioinnin työkaluja ja pohdittu niiden soveltamisen mahdollisia hyötyjä YVA-hankkeissa. Toteutus: Osio jakautuu kolmeen alaosioon: B1A. Hyvät käytännöt YVA/SOVA-hankkeissa sekä kehitystarpeet kansallisella ja EU-tasolla. Tavoitteena on tunnistaa jo tehdyistä YVA/SOVA-hankkeista hyviä käytäntöjä ja kehitystarpeita vaikutusten merkittävyyden arvioinnissa ja hankevaihtoehtojen vertailussa. Alaosio toteutetaan analysoimalla muun muassa "Hyvä YVA" -palkittuja YVA-hankkeita ja haastattelemalla YVA-konsultteja ja viranomaisia. Tuloksia tullaan esittelemään seminaarissa, jossa myös tunnistetaan IMPERIA-hankkeen olennaisia tarpeita ja keskustellaan näistä. B1B. Monitavoitearviointiin perustuvien YVA/SOVA-käytäntöjen kehittäminen. Alaosiossa pohditaan alaosio B1A:ssa saatuja tuloksia ja näiden perusteella tunnistetaan hankkeissa esiintyviä tarpeita ja mahdollisuuksia monitavoitearvioinnin soveltamiselle YVA/SOVAhankkeissa sekä kehitettävälle MCDA-ohjelmistolle. Lisäksi tehdään kirjallisuuskatsaus monitavoitearvioinnin käytöstä YVA/SOVA-hankkeissa sekä asiantuntijahaastatteluja. Tuloksia tullaan hyödyntämään alaosio B1C:ssä tapahtuvassa työkalujen kehitystyössä. B1C. Työkalujen kehittäminen. Tavoitteena on kehittää sekä YVA/SOVA-prosessia tukeva monitavoitearviointityökalu että kansalaisosallistamista YVA/SOVA-hankkeissa tukeva Internet-työkalu. Motivaationa on, että suuri osa nykyisistä MCDA-työkaluista on yleiskäyttöisiä MCDA-asiantuntijakäyttöön kehitettyjä työkaluja, mutta YVA/SOVA:n spesifisyys sovellusalueena mahdollistaa aihetta varten räätälöityjen helppokäyttöisten työkalujen kehittämisen myös suoraan soveltajien käyttöön. Kehitystyössä tullaan tarkastelemaan ja hyödyntämään osioissa B1A ja B1B esiin tulleita tarpeita sekä tässä alaosiossa tehtävien MCDA-työkaluja ja Internet-pohjaista osallistamista käsittelevien katsausten tuloksia. Aiheesta järjestetään myös seminaari, jossa ideoidaan toteutettavia työkaluja. Tunnistettujen tarpeiden pohjalta lähdetään kehittämään ohjelmistojen alustavia versioita, joita tullaan kokeilemaan pilottihankkeissa. Näistä saatujen kokemusten perusteella ohjelmistoja kehitetään edelleen siten, että valmiit versiot ohjelmistoista ovat saatavilla 28.2.2015 mennessä. Ohjelmistot tullaan toteuttamaan joko itsenäisinä ohjelmistoina tai Excel-laskentataulukoina, tai vaihtoehtoisesti räätälöimällä jo valmiita ohjelmistoja YVA-prosessia tukeviksi. 6
Taulukko 2. Osion B1 tärkeimmät tuotokset ja aikataulu niiden toteuttamiselle. Tehtävä Takaraja OSIO B1 A Asiantuntijahaastattelut ja kyselytutkimus 31.12.2012 Seminaari 1 Hyvät YVA/SOVA-käytännöt 28.2.2013 Analyysi hyvistä käytännöistä 31.3.2013 Raportti hyvistä käytännöistä 30.6.2013 OSIO B1B Kirjallisuuskatsaus 15.12.2012 Raportti MCDA:n hyödyntämisestä 28.2.2013 OSIO B1C Kirjallisuuskatsaus 31.12.2012 Asiantuntijahaastattelut osallistamisesta 28.2.2013 Seminaari 2 MCDA- ja internet-työkalut 30.4.2013 Raportti internet-osallistumisesta 30.4.2013 Geneerinen kysymysmalli Internet-kyselystä 30.8.2013 Ohjelmistot koekäytössä 30.9.2013 Jalostettu versio MCDA-työkalusta 31.1.2015 Ohjelmistot valmiit 28.2.2015 MCDA-työkalun viimeinen versio valmis ja julkaistu Internetissä 30.4.2015 7
Osio B2: Demonstraatiot pilottialueilla Vastuuhenkilö ja päätutkijat: Thule-insituutti: Timo P. Karjalainen (koko osion sekä pilottihankkeiden 1 ja 2 vastuuhenkilö) ja Jenni Neste SYKE: Mika Marttunen (pilottihankkeen 3 vastuuhenkilö), Jyri Mustajoki ja Heli Saarikoski Tavoitteet: Soveltaa ja testata B1-osiossa parhaimmiksi arvioituja hyviä toimintatapoja ja arviointiprosessia tukevia työkaluja YVA/SOVA-pilottihankkeissa. Toteutus: Hankkeessa kehitettäviä työkaluja ja käytäntöjä on tarkoitus soveltaa ja arvioida kolmessa pilottikohteessa. Taulukossa x on esitetty pilottikohteet ja alustavasti tunnistettu, mitä työkaluja ja teemoja piloteissa painotetaan. Lopullisesti painopistealueet ratkaistaan pilottihankkeen toteutuksen suunnittelun yhteydessä. Näiden kolmen pilotin lisäksi "IMPERIA-työkaluja ja käytäntöjä" voidaan soveltaa myös joissakin muissa hankkeissa, jos esimerkiksi hankkeeseen osallistuvilla konsulteilla Rambollilla ja SITO:lla tulee olemaan sellaisia hankkeita, joissa soveltaminen voisi tuottaa lisäarvoa. IMPERIA-hankkeen panoksesta näissä tapauksissa sovitaan erikseen. Ensimmäiseksi pilottikohteeksi on valittu Piiparinmäen-Lammaskankaan tuulivoimapuisto. Hanke sijaitsee Pohjois-Pohjanmaan (Pyhäntä ja Siikalatva), Kainuun (Kajaani) ja Pohjois-Savon (Vieremä) alueilla Oulujärven lounaispuolella. Alustavan suunnitelman mukaan hankealueen suurin pituus olisi n. 37 km ja leveys n. 5 km. Suunnitteilla oleva tuulivoimapuisto muodostuu maksimissaan noin 140 kpl yksikköteholtaan noin 2-5 MW tuulivoimalaitoksesta. Tuulivoimapuiston sähköntuotannon kokonaisteho on noin 300 MW. Hankevastaavana on Metsähallitus. YVA on käynnistynyt kesällä 2012 ja arviointiohjelman on tarkoitus valmistua 31.12.2012 mennessä ja arviointiselostuksen vuotta myöhemmin. Hankesuunnitelman mukaan ensimmäisen pilotin oli tarkoitus käynnistyä vuonna 2013, mutta suunnitelmasta poikettiin, koska hankkeen katsottiin etupainotteisuudestaan huolimatta palvelevan erittäin hyvin IMPERIA:n tarpeita. Lisäksi hankevastaava sekä YVA-konsultti (Pöyry) suhtautuivat erittäin myönteisesti yhteistyöhön. Molemmat tahot osallistuivat myös IMPERIA-hankkeen ideointiin ja hakemuksen laadintaan vuonna 2011. Toista pilottihanketta ei ole vielä valittu. Kick-off-kokouksessa 11.-12.9-2012 keskusteltiin valinnan kriteereistä, joita voivat olla esimerkiksi hanketyyppien yleisyys YVA-menettelyssä ja aluekriteerit (ELY-keskusalueet). Yleisin hanketyyppi Suomessa YVA-lain voimassaoloaikana ovat olleet jätehuoltohankkeet (31 %, 182 kpl). Seuraavaksi yleisin hanketyyppi on luonnonvarojen otto ja käsittely (23 %, 134 kpl). Uudenmaan ELY-keskuksen alueella on tullut vireille eniten YVAhankkeita (112 kappaletta). Toiseksi eniten hankkeita (72 kpl) oli tullut vireille Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen alueella. Vähiten YVA-hankkeita oli tullut vireille Kainuun (12 kpl) ja Etelä-Savon ELY-keskusten alueilla (13 kpl). Kick-off-kokouksessa todettiin, että toisen YVA-pilottikohteen olisi hyvä sijaita tiheämmin asutulla alueella kuin Piiparinmäen-Lammaskankaan pilotti, jossa asukkaiden ja osallisten määrä hankealueella on suhteellisen vähäinen. Yhtenä valintakriteerinä voi olla IMPERIA-hankkeen tuoma lisäarvo YVA-hankkeelle. 8
Kolmantena pilottihankkeena on tulvariskien hallinnan suunnittelu ja siihen liittyvä SOVA. Tulvariskien hallinnalla tarkoitetaan sellaisten toimenpiteiden kokonaisuutta, joiden tavoitteena on arvioida ja vähentää tulvariskejä ja estää tai vähentää tulvista aiheutuvia vahinkoja. Tulvariskien hallinnan suunnitteluun kuuluu tulvariskien alustava arviointi sekä tulvakarttojen ja tulvariskien hallintasuunnitelmien laatiminen merkittäville tulvariskialueille. Maa- ja metsätalousministeriö on nimennyt alueet, joilla vesistöjen tai meren tulvimisesta aiheutuvia riskejä pidetään merkittävinä. Merkittäviä tulvariskialueita on Suomessa yhteensä 21, joista 17 on sisämaassa vesistöjen varrella ja neljä rannikolla. SOVA edellyttää kuulemista laatimisprosessista ja itse suunnitelmasta. Vuoden 2013 aikana valitaan IMPERIA-pilottialue sekä laaditaan ehdotus SOVA:n toteuttamisesta yhdessä asianomaisen ELY-keskuksen sekä maa- ja metsätalousministeriön kanssa. Kuva 2. Suunnitelma erityyppisten pilottialueiden tarkasteltavista aihealueista. 9
Taulukko 3. Osion B2 tärkeimmät tuotokset ja aikataulu niiden toteuttamiselle. Tehtävä Takaraja Pilottikohteet eli YVA-hankkeet valittu ja käynnissä 31.12.2013 Seminaari 3 Pilottihankkeiden suunnittelu 31.12.2013 Projektisuunnitelmat kaikille pilottihankkeille 28.2.2014 Sidosryhmäanalyysit kaikille piloteille tehty 30.4.2014 Raportti 1. pilottikohteesta 31.10.2014 Raportti 2. pilottikohteesta 31.12.2014 MCDA- and nettityökaluja demonstroitu 31.1.2015 Raportti 3. pilottikohteesta 28.2.2015 Kaikki pilottihankkeet valmistuneet ja raportoitu 28.2.2015 Seminaari 4 Pilottihankkeiden tulokset 31.3.2015 Osio C1: Hankkeen ja pilottien arviointi Vastuuhenkilö ja päätutkijat: SYKE: Heli Saarikoski, Virpi Lehtoranta, Mika Marttunen Thule-instituutti: Timo P. Karjalainen Tavoitteet: Laatia vertaileva arviointi tapaustutkimuksen tuloksista ja vetää johtopäätöksiä menetelmien, työkalujen ja lähestymistapojen toimivuudesta ja hyödyllisyydestä erilaisissa YVA-prosesseissa ja hanketyypeissä: Missä määrin ja miten monitavoitearviointityökalut ja arvioinnissa käytetyt lähestymistavat sekä internet-pohjainen kyselytyökalu tukevat laadukasta ja järjestelmällistä vaikutusten arviointia, kansalaisten ja sidosryhmätahojen osallistumista, vaikutusten merkittävyyden punnitsemista sekä vaihtoehtojen systemaattista vertailua. Miten MCDA- ja KHA-menetelmät voisivat täydentää toisiaan YVA-menettelyssä Arviointitulosten pohjalta laaditaan ehdotuksia ja suosituksia menetelmien, työkalujen ja toimintatapojen soveltamisesta YVA-menettelyn ja tehdään myös tarvittavia muutoksia alustaviin ohjeistuksiin. Toteutus: Arviointia varten laaditaan yleinen arviointikehikko yhdessä hankkeen osapuolten sekä hankkeen tapaustutkimusten osanottajien kanssa. Alustavia arviointikriteereitä hankkeessa kehitettäville työkaluille ja lähestymistavoille ja niiden sovellutuksille YVA-menettelyssä ovat mm. avoimuus ja läpinäkyvyys, ymmärrettävyys ja havainnollisuus, sekä se miten työkalujen avulla voidaan tukea eri osapuolten oppimista hankkeiden vaikutuksista ja niiden merkityksestä. Ensimmäinen versio arviointikehikosta laaditaan osahankkeen tutkijoiden toimesta maaliskuussa 2013 ja sitä työstetään hankeosapuolten kesken työpajassa, joka järjestetään huhtikuussa 2013. Alustava 10
kehikko viedään kunkin tapaustutkimuksen ohjausryhmään tms. sidosryhmäfoorumiin keskusteltavaksi ja kommenttien pohjalta laaditaan lopullinen arviointikehikko hankkeen osapuolten työpajassa kesäkuun 2013 loppuun mennessä. Lisäksi räätälöidään oma kyselylomake kullekin hankkeelle, jotta voidaan ottaa huomioon eri hankkeiden erityspiirteet. Piiparinmäen-Lammaskankaan tuulivoimahankkeen kyselykaavake on jo laadittu, muut laaditaan siinä vaiheessa, kun hankkeet ovat ajankohtaisia. Kuhunkin tapaustutkimukseen osallistuvat sidosryhmä- ja viranomaistahot täyttävät kyselylomakkeen tapaustutkimuksen käynnistyessä ja toisen kyselyn hankkeen loppuessa. Näin voidaan arvioida sitä, minkälaisia odotuksia hankkeeseen osallistujilla oli osallistumiselle ja siinä käytettäville menettelytavoille ja työkaluille, ja miten nämä odotukset täyttyivät. Kyselykaavakkeiden lisäksi hankkeen tutkijat osallistuvat tapaustutkimuksissa järjestettäviin sidosryhmätilaisuuksiin ja kirjaavat havaintojaan kokouksien kulusta ja niissä käytävistä keskusteluista. Kaikissa tapaustutkimuksissa tehdään myös puolistrukturoituja haastatteluita hankevastaavien sekä keskeisten sidosryhmätahojen kanssa ennen hankkeen käynnistymistä sekä hankkeen läpiviemisen jälkeen kyselytutkimuksen täydentämiseksi ja syventämiseksi. Kyselyiden tulokset analysoidaan kvantitatiivisesti ja haastatteluiden sekä osallistuvan havainnoinnin avulla saatu aineisto analysoidaan laadullisia menetelmiä käyttäen. Tavoitteena on tuottaa sekä määrällistä tietoa siitä, kuinka toimivina, luotettavina, havainnollisina jne. eri menetelmiä pidettiin että laadullista tietoa siitä, miten eri tahot suhtautuivat menetelmiin, ja miten menetelmien käyttö edisti hyvälle YVA-menettelylle asetettuja tavoitteita. Taulukko 4. Osion C1 tärkeimmät tuotokset ja aikataulu niiden toteuttamiselle. Tehtävä Takaraja Alustava arviointikehikko 30.4.2013 Hankeosapuolten työpaja arviointikehikosta 30.4.2013 Tapaustutkimusosapuolten kommentit arviointikehikosta - Piiparinmäki-Lammaskangas 31.5.2013 - muut tapaukset riippuen tapausten aikataulusta Lopullinen arviointikehikko valmis 30.6.2013 Tapauskohtaiset kyselykaavakkeet hankkeiden käynnistyessä - Piiparinmäki-Lammaskangas 26.9.2012 - muut tapaukset 30.9.2013 Osallistuva havainnointi 31.12.2014 Tapauskohtaiset kyselykaavakkeet hankkeiden päätyttyä 31.12.2014 Räätälöidyt haastattelurungot kullekin tapaukselle riippuen tapausten aikataulusta Haastattelut 28.2.2015 Kysely- ja haastatteluaineiston analyysi 31.1.2015 Periaatteet MCDA:n hyödyntämiseen YVA- ja SOVA-hankkeissa 30.9.2015 11
Osio D1: Tiedon levitys Vastuuhenkilö ja toteuttajat: Jyväskylän yliopisto: Professori Markku Kuitunen, Elisa Vallius hoitaa tiedon levitykseen liittyviä käytännön tehtäviä syksyn 2012 ajan ja N.N. tämän jälkeen. SYKE: Sanna Vienonen, Mika Marttunen, SYKEn viestintä SITO: Sakari Grönholm (KAIKU-työskentelytila) Tiedotus tehdään yhteistyössä E-osion ja SYKEn viestintätiimin sekä partneriorganisaatioiden tiedotusyksiköiden kanssa. Tavoitteet: Hankkeen sisäisen viestinnän tukemisella pyritään lisäämään partneriorganisaatioiden ja yhteistyökumppaneiden rakentavaa vuorovaikutusta hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ulkoisella viestinnällä pyritään lisäämään sidosryhmien ja yleisön tietämystä hankkeesta sekä sen saavuttamista tuloksista. Perimmäisenä tavoitteena on saada hankkeen tuotokset alan toimijoiden aktiiviseen käyttöön hankkeen aikana ja varmistaa tulosten hyödynnettävyys myös hankkeen jälkeen. Toteutus: Tiedon levitys jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen tiedotukseen. Hankkeen sisäinen tiedotus hoidetaan Jyväskylän yliopiston, SYKEn ja eri työpakettien vastaavien yhteistyönä sähköpostitse, SITOn KAIKU -järjestelmän kautta sekä erilaisissa kokoontumisissa (ohjausryhmä, ydinryhmä, johtokunta, projektiryhmät, actionryhmät ja muut tarpeelliset kokoonpanot). Sisäisessä viestinnässä suositaan sähköisiä järjestelmiä ja etäneuvotteluja ympäristön kuormituksen vähentämiseksi sekä ajankäytöllisistä ja taloudellisista syistä. Hankkeen ulkoisen tiedotuksen perustana toimivat IMPERIA -verkkosivut osoitteessa http://imperia.jyu.fi. Sivustolle laitetaan hankkeen yleiskuvauksen lisäksi näkyviin muut hankkeen esittelymateriaalit sekä tuotokset (deliverables). Hankkeesta tuotetaan erilaista esittelymateriaalia (esitteet, posterit, PowerPoint -diat) ja hankkeen tuloksista tiedotetaan aktiivisesti (lehdistötiedotteet, artikkelit kotimaisissa ja kansainvälisissä julkaisuissa, esitelmät seminaareissa ja tieteellisissä kokouksissa). Alan toimijoille tuotetaan koulutusmateriaalia ja järjestetään kurssi hankkeen tuotoksena syntyneiden menetelmien siirtämiseksi aktiiviseen käyttöön. Viestintäsuunnitelmaa laadittaessa on tunnistettu hankkeen keskeisiä sidosryhmiä. Hankkeen tärkeimmät kansalliset ja paikalliset sidosryhmät ovat ympäristöministeriö, maa- ja metsätalousministeriö, ELY-keskukset, maakuntaliitot, YVA ry, hankevastaavat, YVA-konsultit, pilottikohteiden ja niiden lähiympäristön asukkaat ja muut alueen käyttäjät, kunnalliset päätöksentekijät ja virkamiehet, ympäristöjärjestöt, tiedotusvälineet, kansalaiset, sekä kansalliset YVAan ja SOVAan liittyvät työryhmät. Hankkeen tärkeimmiksi kansainvälisiksi sidosryhmiksi on tunnistettu muiden valtioiden YVA- ja SOVA -toimijat ja alan tutkijat, Tanskan ja Ruotsin YVA keskukset ja Euroopan komissio. 12
Lisäksi tärkeiksi sidosryhmiksi on tunnistettu muun muassa seuraavat kansalliset ja kansainväliset hankkeet: Tekesin Green Mining -ohjelman hankkeet, kuten valmistelussa oleva Sustainable Acceptable Mining (SAM, VTT, GTK, SYKE) Groundwater and Dependent Ecosystems: New Scientific and Technological Basis for Assessing Climate Change and Land-use Impacts on Groundwater (GENESIS). Taulukko 5. Osion D1 tuotokset ja aikataulu niiden toteuttamiselle. Tuotos Tavoite Takaraja Verkkotyötila hankkeelle Sisäinen tiedotus 30.9.2012 Hankkeen verkkosivu Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 31.10.2012 Tiedotussuunnitelma Ulk. ja sis. tiedotus (EU, tiedotusta tekevät) 30.11.2012 Hanke-esite Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 31.01.2013 Infotaulut Ulkoinen tiedotus (konsortio, yleisö) 31.01.2013 Lehdistötiedote 1 Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 31.01.2013 Lehdistötiedote 2 Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 15.06.2013 Hankkeen vuosiraportti 1 Ulkoinen tiedotus (EU, sidosryhmät, yleisö) 31.07.2013 Hankkeen vuosiraportti 2 Ulkoinen tiedotus (EU, sidosryhmät, yleisö) 31.07.2014 Lehdistötiedote 3 Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 30.11.2014 Lehdistötiedote 4 Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 31.01.2015 Palautekysely YVA-SOVA-toimijoille (osa hankkeen toteutuksen arviointia) 28.2.2015 Lehdistötiedote 5 Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 31.03.2015 Koulutusmateriaalit Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät) 31.05.2015 Lehdistötiedote 6 Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät, yleisö) 30.06.2015 Koulutussuunnitelma Ulkoinen tiedotus (EU, sidosryhmät) 30.09.2015 Kurssin järjestäminen Ulkoinen tiedotus (sidosryhmät) 30.10.2015 Maallikkoraportti Ulkoinen tiedotus (EU, sidosryhmät, yleisö) 31.12.2015 13
Osio E1: Johtaminen Vastuuhenkilöt ja toteuttajat: SYKE: Mika Marttunen (hankkeen johtaminen), Sanna Vienonen (johdon tuki ja sihteeritehtävät), Ulla Haapanen (taloushallinto) Thule-instituutti: Timo P. Karjalainen (hankkeen johdon tuki) Tavoitteet: Osion E1 tavoitteena on pitää huolta siitä, että hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan ja pysytään aikataulussa. Lisäksi tavoitteena on varmistaa, että kaikki hankkeen osapuolet ja eri ryhmät ovat tietoisia tehtävistään, vastuistaan ja hankkeelle asetetuista aikarajoista. Vuoropuhelu partnereiden kanssa on tärkeää, ja heitä opastetaan tarvittaessa. Myös vuoropuhelu eri sidosryhmien kanssa on tärkeää hankkeen sisällölle asetettujen laadullisten tavoitteiden saavuttamisen sekä hankkeen näkyvyyden varmistamiseksi. Lisäksi pyritään hankkeen tulosten käytäntöön viemiseen sekä hankkeen aikana että sen jälkeen. Hankkeen tavoitteet pyritään saavuttamaan kustannustehokkaasti, mikä asettaa haasteita moniulotteisen hankkeen koordinoinnille. LIFE+ -hankkeiden hallinnollisia periaatteita ja käytäntöjä on noudatettava. Tässä SYKEn EU-tiimin tuki on aivan keskeistä. Osion E1 tehtävänä on varmistaa, että EU-raportointiin liittyvä tiedonkokoaminen tapahtuu asianmukaisella tavalla ja että tiedot partnereilta saadaan ajoissa. Partnerien sitouttaminen sekä aktiivisuuden ylläpito pitkäkestoisessa hankkeessa on tärkeää. Tähän pyritään parantamalla yhteenkuuluvaisuuden tunnetta hankeosapuolten välillä sekä tehokkailla ja kiinnostavilla kokous- ja työskentelytavoilla. Kustannustehokkuutta pyritään parantamaan välttämällä turhia kokouksia, suosimalla etäyhteysteknologiaa sekä kokoamalla aiheesta jo aiemmin julkaistut artikkelit ja muut julkaisut KAIKUun perustettavaan "kirjastoon". Toteutus: Hankkeen tavoitteiden saavuttaminen ja toiminnan tehokkuus edellyttää tiivistä vuorovaikutusta hankeosapuolten välillä. Riittävä vuoropuhelu hankeosapuolten ja muiden relevanttien tahojen välillä edellyttää yhteisiä kokouksia ja tapaamisia. Hankkeen projektiryhmä kokoontuu 2-3 kertaa vuodessa. Sen lisäksi järjestetään lukuisia pienempiä kokouksia. Taulukossa 7 on kuvattu perustettavat ryhmät ja niiden tarkoitus sekä kokousten arvioitu lukumäärä. Kokouksia järjestetään tarvittaessa ja etenkin ennen raportointeja. Kokousajankohdista sovitaan 1-3 kuukautta ennen kokouksia. Ohjausryhmään kutsutaan rahoittajien ja keskeisten sidosryhmien edustajia. Hankkeen työskentelytilana toimii SITO:n KAIKU-alusta. Sen lisäksi SYKEn verkkolevylle M:\gkkveho\IMPERIA tallennetaan hankkeessa syntyvät asiakirjat ja raportit. Näistä tärkeimmät viedään myös hankkeen ulkoisille sivuille. Tupla-arkistoinnilla varmistetaan, että tärkeät asiakirjat ovat käytettävissä, mikäli KAIKUssa on teknisiä ongelmia. Lisäksi asiakirjoja tarvitaan hankkeen päättymisen jälkeen, joten arkistointiin kiinnitetään erityistä huomiota. 14
Taulukko 6. Hankkeen työryhmät, niiden tehtävät, osallistujat ja kokoontuminen. Ohjausryhmä Ydinryhmä Tehtävä Osallistujat Kokoontuminen Hankkeen ideointi, Rahoittajat, keskeiset Kerran vuodessa kommentointi ja arviointi, tiedon sidosryhmät (ELYt, SLL), välittäminen hankkeesta SYKEn VK:n ja PK:n johto IMPERIA-partnerit, Hankkeen hallinnolliset ja taloudelliset asiat, raportoinnit EU:lle M. Marttunen S. Vienonen Ulla Haapanen T.P. Karjalainen (tarvittaessa) Useita kertoja vuodessa Johtokunta Hankkeen hallinnolliset asiat Partnerit Kerran vuodessa Projektiryhmä Vuoropuhelun ja yhteistyön lisääminen hankkeessa, yhdessä ideointi ja suunnittelu, kokonaiskuva, IMPERIA-henki Kaikki Imperialaiset 2-3 kertaa vuodessa Actionryhmät Piiparinmäki- YVA -ryhmä Tulvariskien hallinnan suunnittelun pilotti Töiden suunnittelu, tehtäväjaon täsmentäminen, ideointi. Ideoida ja suunnitella arviointiryhmän toimintaa ja siinä sovellettavia työkaluja sekä YVA-hankkeen arviointia. Vuoropuhelu IMPERIAn ja hankkeen välillä. SOVA-prosessin suunnittelu Avainhenkilöiden lisäksi avoin kaikille kiinnostuneille Imperialaisille O-M Tervaniemi MH K. Reinikainen Pöyry J. Neste Thule T.P. Karjalainen Thule H. Saarikoski SYKE M. Marttunen SYKE Kutsutaan koolle tarpeen mukaan, määrä 4-8 kpl vuodessa 2012: 2-3 kertaa 2013: 3-5 kertaa Taulukko 7. Osion E1 tuotokset ja aikataulu niiden toteuttamiselle. Tuotos Tavoite Takaraja Ensimmäinen hankeryhmäkokous (kick-off) 31.10.2012 Tarkennettu tutkimussuunnitelma 31.10.2012 Aloitusraportti Raportointi komissiolle 28.4.2013 Hankkeen vuosiraportti 1 Ulkoinen tiedotus 31.07.2013 Väliraportti Raportointi komissiolle 30.6.2014 Hankkeen vuosiraportti 2 Ulkoinen tiedotus 31.07.2014 Yhteenvetoraportti hankkeen tuloksista 30.11.2015 Maallikkoraportti Ulkoinen tiedotus 31.12.2015 Loppuraportti Raportointi komissiolle 31.3.2016 15
Liite 1. Monitavoitearvioinnin työkaluja ja niiden soveltamismahdollisuuksia YVA-hankkeissa Työkalu Työkalun kuvaus Mahdolliset hyödyt YVA-hankkeissa Tavoite-hierarkia (Objectives hierarchy) Kaavio, jossa hierarkkisessa muodossa esitetään eri osapuolten tärkeinä pitämät tavoitteet. Voidaan jakaa perimmäisiin tavoitteisiin ja osatavoitteisiin, jotka edistävät perimmäisten tavoitteiden saavuttamista. Auttaa eri osapuolia näkemään hankkeen laajemmin ja tulemaan tietoisemmaksi eri osapuolten tavoitteista. Tarjoaa vankan perustan vaihtoehtojen arvioinnille. Voi tukea myös vaihtoehtojen muodostamista. Vaikutuskaavio Päätöstaulukko (Strategy table) Vaikutustaulukko (Consequences table) Päätöspuu (Decision tree) Arvopuuanalyysi (Value tree analysis) Visuaalinen kuvaus syy- ja seuraussuhteiden ketjusta/verkosta. Työkalu, jonka avulla voidaan muodostaa toimenpiteistä toimenpideyhdistelmiä. Taulukko, jossa kuvataan vaihtoehtojen vaikutukset (mittausarvot) arvioitavien tekijöiden suhteen. Työkalu, joka auttaa hahmottamaan peräkkäisten päätösten tai toisiaan seuraavien tapahtumien seurausvaikutuksia ja todennäköisyyksiä. Työkalu, jonka avulla voidaan vertailla kokonaisvaltaisesti vaihtoehtoja, joilla on erimitallisia vaikutuksia. Auttaa hahmottamaan ja muodostamaan kokonaiskuvan välittömistä ja välillisistä vaikutuksista. Tukee arviointiohjelmavaiheessa käytäviä keskusteluja ja myöhemmin hankkeen kokonaisvaikutusten kuvausta. Vaihtoehdot voivat muodostua useista erilaisista toimenpiteistä ja niiden yhdistelmistä. Havainnollistaa asiaa ja tukee keskusteluja. Havainnollinen ja ymmärrettävä tapa koota vaikutusaineisto. Mittareiden valinta ja perustelu on tärkeä YVA:a tukeva vaihe. Auttaa asiantuntijoita hahmottamaan mutkikkaita kokonaisuuksia ja parantaa keskustelua asiantuntijatiimissä. Tukee tulosten esittämistä havainnollisessa muodossa. Parantaa arvioinnin järjestelmällisyyttä, läpinäkyvyyttä ja havainnollisuutta. Tukee sidosryhmien edustajien/kansalaisten arvojen huomioonottamista vertailussa. Tarjoaa jäsentely- ja keskustelukehikon koko prosessille. Merkittävyyskaaviot Kaksiulotteisia kuvaajia, joissa akselien sisältö vaihtelee esim. asiantuntijoiden merkittävyysarviot vs. sidosryhmien edustajien näkemykset tavoitteiden tärkeydestä. Kuvaajissa voidaan tarkastella arviointiin liittyvääepävarmuutta. Lisää arvioinnin läpinäkyvyyttä ja tuo uusia näkökulmia keskusteluun. 16