Lähettäjä ja vastaanottaja UNIFAUN WWW.UNIFAUN.COM 6. HEINÄKUUTA 2016
Sisällysluettelo 1 Lähettäjä... 3 1.1 Uusi Lähettäjä (ja vastaanottaja)... 3 1.2 Etsi tallennettuja lähettäjiä... 4 1.3 Näytä ja kopioi lähettäjän tietoja... 4 1.4 Muokkaa lähettäjän tietoja... 4 1.5 Poista lähettäjä... 5 2 Vastaanottaja... 5 2.1 Uusi vastaanottaja (ja lähettäjä)... 5 2.2 Etsi tallennettuja vastaanottaja... 6 2.3 Näytä tai kopioi vastaanottajan tietoja... 6 2.4 Muokkaa vastaanottajan tietoja... 6 2.5 Poista vastaanottaja... 6 2.6 Poista useampi vastaanottaja... 7 2.3 Vastaanottaja maksaa rahdin... 7 LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 2 / 8
1 Lähettäjä Unifaun Onlineen voi tallentaa yhden tai useamman lähettäjän, riippuen tarvitseeko sinun lähettää useammalta lähettäjältä. Jokaiselle lähettäjälle voidaan lisätä omat nimet ja osoitetiedot jotka tulevat näkyviin rahtiasiakirjoille. Voit myös tallentaa omat asiakasnumerot eri kuljetusliikkeille, mikäli yrityksellä on useita asiakasnumeroita yhdelle kuljetusliikkeelle. 1.1 Uusi Lähettäjä (ja vastaanottaja) Paina YLLÄPITO > Lähettäjä ja. Osiossa PERUSTIEDOT annat lähettäjälle nimen ja mahdollisen pikahakuarvon. Voit myös valita onko lähettäjä myös vastaanottaja. Lähettäjä ja vastaanottaja lisätään samalla tavalla. Laita raksi ruutuun Lähettäjä ja mahdollisesti myös Vastaanottaja. Jos laitat raksin molemmille, ei sinun tarvitse uudestaan lisätä lähettäjää kohdasta Lähettäjä. Täytä seuraavat tiedot: 1. Käyttäjätiedot ja yhteystiedot jotka näkyvät osoitekorteissasi. Yksilöllinen pikahakuarvo kannattaa lisätä, mikäli sinulla on useita lähettäjiä. 2. Tilitiedot, mikäli tulet käyttämään Jälkivaatimusta/Postiennakkoa. 3. Kuljettajakohtaiset tiedot valitsemallesi kuljettajalle. esim. asiakasnumero sekä lavarekisterinumero. Jos kuljettajan alta löytyy EDI-osoite, täytä tähän vain kuljetusyrityksen kontaktilta saamasi arvo. Mikäli et ole saanut EDI-osoitetta, ota yhteyttä kuljettajaan. 4. Napsauta kuljettaja nimen edessä olevaa merkkiä saadaksesi näkyviin kaikki kentät. Ennen kuin napsautat merkkiä: LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 3 / 8
Napsautettuasi merkkiä: 5. Napsauta. Voit lisätä uuden lähettäjän myös luodessasi uutta yksittäistä lähetystä, LÄHETYASIAKIRJAT > Luo lähetys. Napsauta painiketta Lähettäjä osiossa ja napsauta sitten. 1.2 Etsi tallennettuja lähettäjiä Napsauta YLLÄPITO > Lähettäjä. Syötä hakuarvo ja valitse mihin hakukriteerin syötetty hakuarvo kohdennetaan, esim. Nimi. Voit myös tarkentaa miten haku suoritetaan käyttämällä esim. hakukriteeriä Alkaa. Paina. Hakutulos näkyy listana hakuruudun alapuolelle. 1.3 Näytä ja kopioi lähettäjän tietoja Tehtyäsi haun jolla on vähintään yksi osuma, näet rivien tiedot napsauttamalla -painiketta. Napsauta painiketta jos haluat pala hakutuloksiin, tai tiedot luodaksesi uusi lähettäjä perustuen jo olemassa olevaan tietoon. 1.4 Muokkaa lähettäjän tietoja Tehtyäsi haun jolla on vähintään yksi osuma, voit muokata rivien tietoja napsauttamalla -painiketta, tai napsauttamalla -painiketta ja tämän jälkeen. Napsauta, jos haluat keskeyttää muokkaamisen ja palata takaisin hakutulokseen, tai tee halutut muutokset ja napsuta tallentaaksesi muutokset. LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 4 / 8
1.5 Poista lähettäjä Tehtyäsi haun jolla on vähintään yksi osuma, voit poistaa rivin napsauttamalla poistaa rivin napsauttamalla -painiketta ja tämän jälkeen -painiketta. -painiketta. Voit myös Vahvista poistaminen napsauttamalla, tai napsauta peruuttaaksesi poistamisen. 2 Vastaanottaja Unifaun Onlineen kannattaa tallentaa vastaanottajia, koska se nopeuttaa lähetyksen tekemistä. Kannattaa mm. hyödyntää ns. pikahakuarvoa, joka normaalisti on asiakasnumero tai jokin muu tunniste teidän omasta pääjärjestelmästä (ERP). Kaikki tieto, joka tallennetaan eri vastaanottajien taakse seuraavat automaattisesti, kun lähetystä luodaan. Etenkin, jos käytät paljon lisäpalvelua Vastaanottaja maksaa rahdin kannattaa tallentaa vastaanottajan käyttämiä asiakasnumeroita eri rahdinkuljettajille. 2.1 Uusi vastaanottaja (ja lähettäjä) Napsauta YLLÄPITO > Vastaanottaja ja. PERUSTIEDOT osiossa lisätään vastaanottajan nimi ja mahdollinen pikahakuarvo. Voit myös valita onko vastaanottaja myös lähettäjä. Vastaanottaja ja lähettäjä lisätään samalla tavalla. Laita raksi ruutuun Vastaanottaja ja mahdollisesti myös Lähettäjä. Jos laitat raksin molemmille, ei sinun tarvitse uudestaan lisätä lähettäjää kohdasta Lähettäjä. Täytä seuraavat tiedot: 1. Käyttäjätiedot ja yhteystiedot jotka näkyvät osoitekorteissasi. Yksilöllinen pikahakuarvo kannattaa lisätä, mikäli sinulla on useita vastaanottajia. 2. Tilitiedot, mikäli tulet käyttämään Jälkivaatimusta/Postiennakkoa. 3. Kuljettajakohtaiset tiedot valitsemallesi kuljettajalle. esim. maksava asiakasnumero sekä lavarekisterinumero. Jos kuljettajan alta löytyy EDI-osoite, täytä tähän vain kuljetusyrityksen kontaktilta saamasi arvo. Mikäli et ole saanut EDI-osoitetta, ota yhteyttä kuljettajaan. 4. Napsauta kuljettaja nimen edessä olevaa merkkiä saadaksesi näkyviin kaikki kentät. Ennen kuin napsautat Ennen kuin napsautat merkkiä: LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 5 / 8
Napsautettuasi merkkiä: 5. Napsauta. Voi myös tuoda vastaanottajarekisterin toisesta järjestelmästä. Lue lisää ohjeesta Asiakasrekisterin tuominen. Voit lisätä uuden vastaanottajan myös luodessasi uutta yksittäistä lähetystä, LÄHETYASIAKIRJAT > Luo lähetys. Napsauta painiketta Vastaanottaja osiossa ja napsauta sitten. 2.2 Etsi tallennettuja vastaanottaja Napsauta YLLÄPITO > Vastaanottaja. Syötä hakuarvo ja valitse mihin hakukriteerin syötetty hakuarvo kohdennetaan, esim. Nimi. Voit myös tarkentaa miten haku suoritetaan käyttämällä esim. hakukriteeriä Alkaa. Paina. Hakutulos näkyy listana hakuruudun alapuolelle. 2.3 Näytä tai kopioi vastaanottajan tietoja Tehtyäsi haun jolla on vähintään yksi osuma, näet rivien tiedot napsauttamalla -painiketta. Napsauta painiketta jos haluat pala hakutuloksiin, tai tiedot luodaksesi uusi vastaanottaja perustuen jo olemassa olevaan tietoon. 2.4 Muokkaa vastaanottajan tietoja Tehtyäsi haun jolla on vähintään yksi osuma, voit muokata rivien tietoja napsauttamalla -painiketta, tai napsauttamalla -painiketta ja tämän jälkeen. Napsauta, jos haluat keskeyttää muokkaamisen ja palata takaisin hakutulokseen, tai tee halutut muutokset ja napsauta tallentaaksesi muutokset. 2.5 Poista vastaanottaja Tehtyäsi haun jolla on vähintään yksi osuma, voit poistaa rivin napsauttamalla poistaa rivin napsauttamalla -painiketta ja tämän jälkeen -painiketta. -painiketta. Voit myös LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 6 / 8
Vahvista poistaminen napsauttamalla, tai napsauta peruuttaaksesi poistamisen. 2.6 Poista useampi vastaanottaja Voit samanaikaisesti poistaa useita vastaanottajia tekemällä haun vastaanottajarekisterissä esim. hakuarvolla Nimi. Toiminto on käytännöllinen, mikäli vastaanottajarekisteriin on tallennettu vastaanottajien kopioita. Tee haku ja muokkaa tarvittaessa vastaanottajaa, jonka haluat säilyttää. Tee uusi haku ja tarkista että vastaanottaja jonka haluat säilyttää, ei ole mukana hakutuloksessa. Napsauta. Kaikki hakutuloksessa olleet vastaanottajat poistetaan. Tee uusi haku ja varmista, että hakutuloksena on pelkästään poistettavia vastaanottajia. Klikkaa. Kaikki vastaanottajat poistuvat sen jälkeen, kun olet vahvistanut muutoksen painamalla. Voitte vielä perua muutoksen klikkaamalla. Jos haluat siivota asiakasrekisterin Unifaun Onlinessa, voit tehdä haun ilman hakuarvoja ja poistaa kaikki vastaanottajat. Uusi asiakasrekisteri voidaan tuoda Excel-taulukkona, joka on tallennettu txt-muodossa (sarkainerotin). 2.3 Vastaanottaja maksaa rahdin Käyttämällä Vastaanottaja maksaa rahdin toimintoa, valitsee Unifaun Online automaattisesti lisäpalvelun Vastaanottaja maksaa, käyttäessä tiettyä vastaanottajaa sekä rahdinkuljettajaa. Asetukset Asetukset täytyy muokata jokaisen vastaanottajan kohdalla. Klikkaa HALLINTA > Vastaanottaja. Etsi ne vastaanottajat, joille haluat käyttää vastaanottaja maksaa rahdin -lisäpalvelua. Hakutulos näkyy listana. LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 7 / 8
Muuta vastaanottajan asetuksia Klikkaamalla -painiketta voit muokata vastaanottajan asetuksia. Alimpana näet eri rahdinkuljettajan asiakasnumerot. Klikkaa -painiketta, ja laita raksi ruutuun Vastaanottaja maksaa rahdin jos mahdollista. Lisää halutessasi vastaanottajan asiakasnumero tai sopimusnumero rahdinkuljettajalle. Käyttö Jos rahdinkuljettajalla on käytössä lisäpalvelu "Vastaanottaja maksaa rahdin" hakee Unifaun Online järjestelmä automaattisesti vastaanottajan asiakasnumeron rahdinkuljettajalle, kun luot lähetystä. LÄHETTÄJÄ JA VASTAANOTTAJA 8 / 8