KiTi-hankkeen kehittämistyön kaari ja tulokset

KiTi-hankkeen kehittämistyön kaari ja tulokset KiTi-hankkeen päätösseminaari Hämeenlinna 4.2.2016 Anni Kuhalainen ja Matti Karvonen

KiTi pähkinänkuoressa Hankesuunnitelman pohjalla esiselvitys 2013 Hankerahoitus THL OPER-yksiköstä kahdeksi vuodeksi Mukana Hämeenlinna, Hattula, Janakkala ja FSHKY Hanketyöntekijät Pikassoksesta, Hämeenlinna hallinnoi Tavoitteena kehittää kirjaamista ja tilastointia lastensuojelun alkuvaiheen ja aikuissosiaalityön palvelutehtävissä Hankekuntien henkilöstön osaamisen kasvattamista Tietojärjestelmien kehittämistä (kirjaaminen, tilastointi) Kuntien välisen yhteistyön rakentamista

Lähtötilanteesta alkaen muutos tuli tutuksi Alkuperäisessä hankesuunnitelmassa kehittämiskohteina lastensuojelun alkuvaihe ja toimeentulotuki Tieto toimeentulotuen Kela-siirrosta hankesuunnitelman muutos: toimeentulotuesta aikuissosiaalityöhön Lakiuudistusten tilanne: Sosiaalihuoltolaista ja laista sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista oli käytössä vain kesällä 2014 lausuntokierrokselle lähteneet versiot Hankkeessa päästiin alkuun, mutta edettiin vähän hatarin askelin

Soutamista airot KiTisten Tuleeko kirjaaminen viemään nyt enemmän aikaa? Tuleeko niitä ohjeita, mitä pitää kirjata ja kuinka paljon? Miksi näitä pitää muuttaa? Sanokaa nyt! Hanke ei voi antaa yksiselitteisiä vastauksia kirjaamisesta koska aiheita on käsiteltävä työyksiköissä ja johtavien työntekijöiden kanssa Nyt tulossa olevat lakimuutokset muuttavat myös näitä plaa plaa plaa OK, no ruvetaan sitten hommiin! Mitähän muutoksia vielä on tulossa ja mitenhän tässä nyt kannattaisi edetä

Kick Off -tilaisuudet ja työpajat Heti aloitettu yhteistyö SOS II- ja LasSe hankkeiden kanssa mahdollisti kirjaamisen kehittämisen samalla kun työn sisältöä kehitetään Asiakirjatyöpajoissa avattiin sosiaalihuoltolakia ja asiakasasiakirjalakia:

Hankkeen edetessä järjestettiin monen tasoista koulutusta Pro Consona:n pääkäyttäjille järjestettiin koulutusta, esim. Käyttäjähallinnan ja käyttöoikeuksien kertausta Lomakkeiden tekeminen, ominaisuudet ja hallinta Tilastot ja tilastokorjaukset Koulutus-/testausympäristöjen elvyttäminen toimintakuntoon Pro Consona -kunnissa Tietojärjestelmätoimittajien kanssa järjestettiin yhteistyötilaisuudet tilastoinnista Lakikoulutusta hankekuntien henkilöstölle sosiaalihuoltolaista ja asiakasasiakirjalaista yhteistyössä LasSe- ja SOS II -hankkeiden kanssa (osallistujia 181!) Koulutusta Lastensuojelun dokumentaatiosta vanhempien kokemana ja hallinto-oikeuden näkökulmasta

Palvelutarpeen arvioinnin sisältöä ja ohjeistuksen pohdintaa Esimerkiksi:

Exceleistä Wordeiksi THL:n asiakasasiakirjarakenteiden muuttaminen Exceleistä Word -dokumenteiksi työskentelyn helpottamiseksi Word-versioita käytiin läpi työpajoissa ja kuntatapaamisissa

Palvelutarpeen organisoituminen kunnissa ja vaikutukset kirjaamiseen SOS II -hankkeen kanssa yhteistyössä palvelutarpeen arvioinnin tekemisen työstöä työpajoissa: Käydään läpi asiakasprosessia Milloin ja miten palvelutarpeenarviointi teillä tehdään? Mitä ovat kriteerit erityistä tukea tarvitsevalle aikuisasiakkaalle ja lapselle? Mihin palvelutarpeen arviointi kirjataan? Mikä on sen sisältö? Ketkä sen tekevät? Kuka on omatyöntekijä?

Yksi testi kirjaamisen sisällöstä palvelutarpeen arvioinnissa Case esimerkkien analyysi Sisällön kirjaamisen toteutuminen 1 = ei toteudu 2 = puutteellisesti 3 = kohtalaisesti 4 = hyvin Palvelutarpeen arvioinnin sisällön toteutuminen Case 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 Perustiedot asiakkaasta, läheisistä ja nykyisistä palveluista 4 Arviointiin osallistuneet (SHL 36 ) 1,6 Asiakkaan mielipide ja näkemys palvelutarpeestaan (SHL 37 ) 4 Sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset asiakkuuden edellytyksistä (SHL 37 ) 3,8 Asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvio 42 :n mukaisen omatyöntekijän tarpeesta (SHL 37 ) 3,4 Asiakkaan ja työntekijän arvio asiakkaan vahvuuksista ja voimavaroista (ShAkL 15, SHL 39 ) 2,6 Läheisverkoston kartoittaminen (SHL 43 ) 3,2 Lapsen mielipiteen selvittämisen tapa ja pääasiallinen sisältö (SHL 32 ) 4 Oma- tai vastuutyöntekijän arvio välttämättömistä sosiaalipalveluista, alkamisajankohdasta ja kestosta (ShAkL 15, SHL 39, 43 ) 2,6 Yhteenveto asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta (SHL 37 ) 4 Tarvittaessa asiakkaan laillisen edustajan, omaisen, läheisen tai muun henkilön käsitys asiakkaan tuen tarpeesta (ShAkL 15 ) 3,6

Palvelutarpeen arviointi lakien pohjalta Asiakasasiakirjalaki: 9 Asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot + 15 Palvelutarpeen arviointi Sen lisäksi, mitä sosiaalihuoltolain 37 :ssä ja 39 :n 2 momentin 1-3 ja 5 kohdissa on säädetty, asiakkaan palvelutarpeen arviointia koskeviin asiakirjoihin kirjataan tarvittaessa asiakkaan laillisen edustajan, omaisen, läheisen tai muun henkilön käsitys asiakkaan tuen tarpeesta. SHL: 37 Palvelutarpeen arvioinnin sisältö Palvelutarpeen selvittämisen perusteella arvioidaan, onko henkilöllä tuen tarvetta. Jos henkilö tarvitsee tukea, arvioidaan, onko tuen tarve luonteeltaan tilapäistä, toistuvaa tai pitkäaikaista. Palvelutarpeen arviointi sisältää: 1) yhteenvedon asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta; 2) sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset asiakkuuden edellytyksistä; 3) asiakkaan mielipiteen ja näkemyksen palvelutarpeestaan, ellei palvelutarpeen arvioimiseen yhteistyössä asiakkaan kanssa ole ilmeistä estettä; 4) asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvion 42 :n mukaisen omatyöntekijän tarpeesta. 39 Asiakassuunnitelma Asiakassuunnitelma sisältää asiakkaan palvelutarpeen edellyttämässä laajuudessa: 1) asiakkaan arvion ja ammatillisen arvion tuen tarpeesta; 2) asiakkaan arvion ja ammatillisen arvion tarvittavista palveluista ja toimenpiteistä; 3) omatyöntekijän tai muun asiakkaan palveluista vastaavan työntekijän arvio asiakkaan terveyden tai kehityksen kannalta välttämättömistä sosiaalipalveluista sekä niiden alkamisajankohdasta ja kestosta; 4) tiedot siitä kuinka usein asiakas ja omatyöntekijä tai muu asiakkaan palveluista vastaava työntekijä tulevat tapaamaan; 5) asiakkaan ja työntekijän arvion asiakkaan vahvuuksista ja voimavaroista; 6) asiakkaan ja työntekijän yhdessä asettamat tavoitteet, joihin sosiaalihuollon avulla pyritään; 7) arvion asiakkuuden kestosta; 8) tiedot eri alojen yhteistyötahoista, jotka osallistuvat asiakkaan tarpeisiin vastaamiseen ja vastuiden jakautuminen niiden kesken; 9) suunnitelman toteutumisen seurantaa, tavoitteiden saavuttamista ja tarpeiden uudelleen arviointia koskevat tiedot.

Summa summarum? Lakien pohjalta KiTi-hankkeessa muokattu sisällöksi Perustiedot Nykytilanne asiakkaan kuvaamana Perheen rakenne ja läheisverkosto Asiakkaan vahvuudet ja voimavarat Viranomaisverkosto Suostumukset Asiakkaan mielipide ja näkemys palvelutarpeestaan Yhteenveto asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta Sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset asiakkuuden edellytyksistä Asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvio SHL 42 :n mukaisen omatyöntekijän tarpeesta

Piirreltiin prosessejakin

Piirreltiin prosessejakin

Palvelutehtäväluokituksen merkitys Asiakkuusprosessit tietojärjestelmissä jäivät väliaikaisiksi. Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus on muuttumassa uusi luokitus on lausunnoilla ja julkaistaan lähiaikoina. Tietojärjestelmiä ei lähdetty muokkaamaan perusteellisesti poistuvan palvelutehtäväluokituksen mukaisesti. Järjestelmiin toteutettiin ratkaisuja, joilla päästään kirjaamaan SHL:n ja ShAkL:n mukaisia asiakirjoja. Asiakkuusprosessien suunnittelu tietojärjestelmiin uuden palvelutehtäväluokituksen mukaisesti ja asiakkuuksien siirtäminen niihin jää vielä tulevaisuuteen

Käyttöön otettuja asiakirjoja Asiakirjat Lastensuojeluhakemus LSL Muulla tavoin esille tullut lastensuojelutarve Lastensuojeluilmoitus (LsL 25 ) V2 01. Palvelutarpeen arviointi 02. Lastensuojelutarpeen selvittäminen Tutkimuslupahakemus LsL 28 SHL Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi SHL hakemus sosiaalihuollon palveluihin SHL Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta SHL, muulla tavoin Vireilletulleen lastensuojeluasian arvio Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma Tieto hakemuksen vastaanottamisesta Kirje asiakkaalle Tieto ilmoituksen vastaanottamisesta Tieto yhteydenotosta sosiaalihuoltoon Kaikissa kunnissa ei kaikkia asiakirjoja määrämuotoisen kirjaamisena ole käytössä mutta lähes kaikki Joidenkin asiakirjojen sisältö on myös päivittämisen tarpeessa ja työn alla THL:ssä

Tuotoksia: Koulutussuunnitelma

Tuotoksia: Kirjaamisen opas

Tuotoksia: Tilastoinnin kehittäminen ja tiedonhallinnan suunnitelma Tilastoinnin kehittämisessä mukana keskeisesti tietojärjestelmäasiantuntijat (tilastointi, tietohuolto) Työtä ja kehittämistä riittää jatkossakin esim. yhteistyö Kanta- Hämeen sote III -hankkeen kanssa Pohjatyö on luonut innostusta, tästä on hyvä jatkaa!

Tuotoksia: Indikaattorityö

Poimintoja arvioinnista Hankkeen kautta saatiin tietoa valtakunnallisesta kehittämisestä ja lakimuutoksista THL:n rooli jäi etäiseksi, lakimuutokset vaikeuttivat huomattavasti hankkeen etenemistä Saatiin riittävästi koulutusta tietoteknologiaan liittyen, osaaminen lisääntyi Tietojärjestelmät taipuvat edelleen huonosti, kehittämistyötä riittää ja jatkuvaa koulutusta tarvitaan Palvelutarpeen arvioinnin kehittäminen on ollut yksi keskeisistä onnistumisista. Siihen ei oltaisi pystytty ilman hanketta.

Poimintoja arvioinnista Työpajat olivat onnistuneita. Niissä voitiin oman työyhteisön tasolla keskustella asioista, kehittää sisältöjäkin. Oli tärkeää myös kuulla, miten muissa kunnissa on ajateltu näistä asioista Välillä oli hankala motivoida asiakastyötä tekeviä osallistumaan, aika oli rajallinen. Itsekin olisin voinut paremmin osallistua hankkeen toteutukseen Kirjaamisen ja dokumentoinnin tärkeys on huomattu entistä paremmin ja siihen on saatu apuja Koulutusta ja yhteistä keskustelua tarvitaan edelleen Tilastointiin on saatu apua (parempi ajantasaisuus ja hyödynnettävyys) ja on saatu maakunnallista näkyä Jatkokehittämistä tarvitaan edelleen

Opittiin mekin jotain - teesejä kehittämistyöstä KiTissä Koulutusta pitää tarjota kaikille tieto tarpeen kaikilla tasoilla Eri kuntien edustus tilaisuuksissa virkistää ja on tarpeen Reilu yhteistyö muiden hankkeiden kanssa on ehdottoman kannattavaa Tietojärjestelmien kehittäminen ei voi olla irrallista työn sisällöllisestä kehittämisestä Naamauttaminen vie kehittämistyötä eteenpäin paremmin kuin etäältä kasvottomana toimiminen Organisaatiomuutokset ja valmius niihin vaikuttaa myös tietojärjestelmien kehittämiseen joskus hidastaakin Ei muutoksia kuitenkaan tarvitse pelätä niistä voi selvitä, mekin selvittiin!

KIITOS! WWW.PIKASSOS.FI/KITI