KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 24.3.2015 kello 18.00 20.32 Kokouspaikka Poltinahon seurakuntatalo, Turuntie 34, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen (poistui klo 19.53 / 23) Antti Ahonen (saapui klo 19.04 / 21) Irja Appelroth Mika Einiö Olli Ilomäki Erkki Jaalama Sampo Lepistö Jorma Lundström Liisa Ilonen-Teivonen Tauno Korhonen vara Raija Lautanen vara Aku Talikka vara Erkki Alanen ykv pj Leena Pietilä ykv vpj Heikki Kilpeläinen ykn edustaja Kai Kauppinen talousjohtaja Eija Rantala kiinteistöpäällikkö Kari Laiho hautaustoimen päällikkö Tuija Niemi-Nikkola sihteeri Leena Nissi siivooja-vahtimestari 22 Käsitellyt asiat 16 29 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 1.4. 2015 Allekirjoitukset Irja Appelroth Mika Einiö yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 9.4. 23.4.2015 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 16 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 17 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 19.3.2015. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 18 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 19 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Irja Appelroth ja Mika Einiö.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 20 Ilmoitusasiat ELY keskuksen uusi tarjous Umpikujantien (kiinteistötunnus 109 422 1 50) luonnonsuojelualueen perustamisesta. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 21 Talousarvion toteutuminen 1.1. 28.2.2015 Esityslistan liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 28.2.2015. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja helmikuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 22 Kiinteistötarkastus Poltinahon seurakuntataloon Johtokunnan kokouksessa on sovittu, että johtokunta kokoontuu seurakuntayhtymän eri toimitiloissa ja että kokousten yhteydessä suoritetaan kyseisen toimipisteen kiinteistötarkastus (johtokunnan tehtävät 16, kohta 13). Tällä kertaa tutustumme Poltinahon seurakuntataloon. Tietoja Poltinahon seurakuntatalosta liite 4. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta tekee kiinteistötarkastuksen, käy aiheesta keskustelun ja päättää mahdollisista toimenpiteistä. Päätös: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta teki kiinteistötarkastuksen Poltinahon seurakuntataloon. Johtokunta totesi, että Poltinahon seurakuntatalon tilat ovat aktiivisessa käytössä ja ne todettiin tarkoituksen mukaisiksi, hyvin hoidetuiksi ja siisteiksi. Johtokunta kiinnitti huomiota musiikkisalin heikkoon ilmanvaihtoon sekä tuolien kuluneisiin verhoiluihin. Lisäksi todettiin, että seurakuntatalon talotekniset laitteet alkavat olla vanhentuneita.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 23 Kiinteistötoimen esittely Johtokunnan ensimmäisessä kokouksessa sovittiin, että johtokunnan ille pidetään sekä hautaustoimen että kiinteistötoimen esittelyt. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee seurakuntayhtymän kiinteistötoimen. Liitteenä 5 on kiinteistötoimen esittely, liite 6 on kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntöluonnos ja liite 7 on seurakuntayhtymän organisaatiokaavio. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta merkitsee esittelyn tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 25 Työryhmän nimeäminen sankarihautausmaiden kunnostamiseen ja hautamuistomerkkiohjeiston päivittämiseen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän sankarihautausmaat ovat seurakuntalaisille ainutlaatuiset ja rakkaat. Vuosikymmenten ajan niitä on hoidettu monin tavoin ja jo aiemmin päätetyn mukaisesti ne tulisi Suomen itsenäisyyden juhlavuoteen 2017 mennessä kunnostaa. Sankarihautaalueiden, muistomerkkien ja nimikivien kunto on tarkastettava ja laadittava hoito- ja kunnossapitosuunnitelmat. Kunnostustyöllä entistetään sankarihauta-alueet, muistomerkit ja nimikivet, jolloin parannetaan niiden nykytilaa. Nykyiset hautamuistomerkkiohjeistot ovat ajalta ennen seurakuntayhtymän muodostumista. Hautamuistomerkkiohjeisto tulee yhtenäistää huomioiden eri hautausmaiden perinteet ja nykytilanne. Muistomerkkiohjeiston periaatteena on säilyttää vanhaa, historiallisesti arvokkaita muistomerkkejä. Toisaalta uusien hautamuistomerkkien tulee sopia niin uusille kuin vanhoillekin alueille ja huomioida hautamuistomerkkien työturvallisuusnäkökohdat. Edellisellä valtuustokaudella hautausmaiden ohjesäännön, hautausmaiden käyttösuunnitelmien ja kaavojen laatineeseen työryhmään kuuluivat luottamushenkilöistä Erkki Alanen (pj.), Anja Huostila, Maire Lepistö, Erkki Jaalama ja Ossi Lapisto. Seurakuntayhtymää edustivat Kari Laiho, Päivi Kettunen ja Kai Kauppinen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 Hautaustoimen päällikön päätösesitys: Perustetaan työryhmä, jonka tehtävänä on: 1. tehdä sankarihauta-alueiden kunnostustarpeiden kartoitus sekä laatia hoito- ja kunnossapitosuunnitelmat. Kunnostustyöllä entistetään sankarihauta-alueet, muistomerkit ja nimikivet, jolloin parannetaan niiden nykytilaa; 2. valmistella esitys uusista hautamuistomerkkiohjeista. Hautausmaiden muistomerkkiohjeiden yhtenäistämisen tavoitteena on yhdenmukaistaa ohjeet, huomioon ottaen kunkin hautausmaan erityispiirteet, historialliset ja nykyaikaiset alueet. 3. työryhmään valitaan 5 luottamushenkilötä ja lisäksi työryhmään nimetään seurakuntayhtymästä Kari Laiho ja Päivi Kettunen sekä rakentamiseen perehtynyt Tapio Mustonen (Insinööritoimisto Tapio Mustonen Oy). Asian esittelyn yhteydessä hautaustoimen päällikkö teki seuraavan muutetun päätösesityksen: Hautaustoimen päällikön muutettu päätösesitys: Perustetaan työryhmä, jonka tehtävänä on: 1. tehdä sankarihauta-alueiden kunnostustarpeiden kartoitus sekä laatia hoito- ja kunnossapitosuunnitelmat. Kunnostustyöllä entistetään sankarihauta-alueet, muistomerkit ja nimikivet, jolloin parannetaan niiden nykytilaa; 2. valmistella esitys uusista hautamuistomerkkiohjeista. Hautausmaiden muistomerkkiohjeiden yhtenäistämisen tavoitteena on yhdenmukaistaa ohjeet, huomioon ottaen kunkin hautausmaan erityispiirteet, historialliset ja nykyaikaiset alueet. 3. työryhmään valitaan 5 luottamushenkilötä ja lisäksi työryhmään nimetään seurakuntayhtymästä Kari Laiho ja Päivi Kettunen. Rakentamiseen perehtynyt Tapio Mustonen (Insinööritoimisto Tapio Mustonen Oy) valitaan asiantuntijaksi kohtaan yksi. Päätös: Muutettu päätösesitys hyväksyttiin. Johtokunta valitsi työryhmään luottamushenkilöistä Erkki Alasen, Anja Huostilan, Maire Lepistön, Erkki Jaalaman ja Irja Appelrothin. Lisäksi työryhmään valittiin viranhaltijoista Kai Kauppinen, Päivi Kettunen ja Kari Laiho. Tapio Mustonen (Insinööritoimisto Tapio Mustonen Oy) valittiin asiantuntijaksi kohtaan yksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 26 Muut asiat Heikki Kilpeläinen kertoi, että kauriit ovat iso ongelma omaisten Ahveniston hautausmaan muistolehdon muistelupaikalle viemille kukkalaitteille ja tiedusteli, mitä asialle voisi tehdä. Kari Laiho kertoi, että sama ongelma on myös Vuorentaan hautausmaalla. Laiho on ollut asiasta yhteydessä Suomen Riistakeskukseen, mutta sieltä ei ole löytynyt ongelmaan ratkaisua. Kari Laiho jatkaa asian selvittämistä. Johtokunta totesi, että olisi hyvä tiedottaa seurakuntalaisille lehdistön kautta asiasta.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 10 27 Seuraava kokous Johtokunnan seuraavat kokoukset: - tiistaina 5.5.2015 Vuorentaan kappeli (Hautaustoimen esittely) - tiistaina 9.6.2015 Kalvola 28 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitettiin Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 29 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.