Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 25 Paikka ja aika Seurakuntatalo Vihti, torstai 27.3.2014 klo 18.00 22.00 Läsnäolevat jäsenet Valkeapää Pekka pj Autelo Asko varajäsen Huitu Outi Kaarto Rakel Ketola Jukka varajäsen Korpela Raija Litja Tuovi varajäsen Nieminen Pekka Pulkkinen Rauno Poissaolevat jäsenet Aspila Pentti Hägglund-Viljanen Pia Yli-Rosti Mikko Muut läsnäolevat Yliluoma Tapio, talousjohtaja Roms Timo, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Jokela Hanna, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi Rakel Kaarto ja Raija Korpela Tarkistus suoritetaan 1.4.2014 Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä 2. 16.4.2014 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Pekka Valkeapää Pykälät 19-40 Pöytäkirjanpitäjä Tapio Yliluoma Pöytäkirjan tarkistajat Rakel Kaarto Raija Korpela
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 26 KN 19 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen, jonka aluksi Raija Korpela piti alkuhartauden. Alkuhartauden päätteeksi veisattiin virsi 503. Sovittiin yksimielisesti, että Pekka Nieminen pitää seuraavan kokouksen alkuhartauden. KN 20 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kokouskutsu on postitettu 19.3.2014. Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja todetaan kokouksen päätösvaltaisuus. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ja todettiin, että kokous on päätösvaltainen. KN 21 KAHDEN NTARKASTAJAN VALINTA Tarkastusvuorossa ovat Rakel Kaarto ja Raija Korpela. Valittiin yksimielisesti pöytäkirjantarkastajiksi Rakel Kaarto ja Raija Korpela. KN 22 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esityslista hyväksyttäneen työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin yksimielisesti työjärjestykseksi. Lisäyksenä päätettiin ottaa käsittelyyn kaksi asiaa pykälät 37 ja 38.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 27 KN 23 KIRKKOVALTUUSTON KOKOUKSEN 12.12.2013 PÄÄTÖSTEN LAILLISUUS JA TÄYTÄNTÖÖNPANO Kirkkolain 10 luvun 1 :n 4 kohdan mukaan kirkkoneuvosto huolehtii kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta. Kirkkolain 10 luvun 6,1 :n mukaan, jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleenkäsiteltäväksi. Jos valtuusto pysyy päätöksessään, kirkkoneuvoston on saatettava hallinto-oikeuden ratkaistavaksi, onko täytäntöön panemiselle laillista estettä. Hallinto-oikeus ei saa ratkaista asiaa, ennen kuin valitusaika valtuuston päätöksestä on kulunut umpeen. Kirkkoneuvosto toteaa, että kirkkovaltuuston kokouksen 12.12.2013 päätökset ovat syntyneet laillisessa järjestyksessä, eivät mene valtuuston toimivallan ulkopuolelle tai ole muutoin lainvastaisia. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 28 KN 24 TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2013 Talousarviovuodelta on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen sisällöstä, laadintaaikataulusta ja tilintarkastuksesta on määräyksiä Vihdin seurakunnan taloussäännössä ja kirkkojärjestyksen 15 luvussa pykälissä 5 9. Talousjohtajan tulee johtosääntönsä 3 :n 12 kohdan mukaan laatia ehdotus tilinpäätökseksi sekä kertomukseksi edellisen vuoden taloudenhoidosta ja jättää ne kirkkoneuvostolle maaliskuun loppuun mennessä. Kirkkoneuvoston tulee antaa hyväksymänsä tilinpäätös tilintarkastajille siten, että tilintarkastuskertomus voidaan laatia toukokuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksestä ja vastuuvapaudesta tulee päättää kirkkovaltuustossa viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys hallinnosta, toiminnasta, taloudesta, sisäisestä valvonnasta sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on annettava myös tietoja sellaisista toimintaan ja talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei tehdä selkoa tuloslaskelmassa, taseessa ja tilinpäätöksen liitetiedoissa. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot toiminnasta, tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Ehdotus tilinpäätökseksi talousarviovuodelta 2013 on valmistunut. Tilikauden tulos on sumu-poistojen jälkeen -124.542,55. Poistoeron vähennys 72.353,69 huomioiden tilikauden alijäämäksi muodostuu 52 188,86. Liitteenä on tasekirja, josta käy tarkemmin selville mm. tunnuslukujen muodossa seurakunnan taloudellinen tilanne tilinpäätöshetkellä 31.12.2013 sekä toimintakertomus vuodelta 2013.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 29 KN 24 Taloudelliset tavoitteet toteutuivat käyttötalouden osalta hyvin. Toimintakate (toimintatuottojen ja kulujen erotus) kasvoi v. 2013 vain n. 0,5 % ja n. 23 300 euroa edellisvuodesta. Vuonna 2012 toimintakate kasvoi n. 155 900 euroa ja vuonna 2011 kasvua oli n. 43 700 euroa. Toimintatuottoja oli yhteensä n. 529 000 euroa ja toimintakuluja yhteensä n. 4 985 000 euroa. Toimintakate n. 4 456 000 euroa. Henkilöstömenot supistuivat n. 0,7 % ja n. 21 200 euroa. Vuonna 2012 henkilöstömenot kasvoivat n. 62 200 euroa ja vuonna 2011 kasvua oli n. 128 200 euroa. Kirkollisverojen ja muiden rahoitustuottojen osalta taloudelliset tavoitteet eivät täysin toteutuneet. Verotuloja kertyi vuonna 2013 n. 394 000 euroa enemmän kuin vuonna 2012. Verotuloja kertyi yhteensä n. 5 160 000 euroa, joka oli n. 30 000 euroa talousarviotavoitetta vähemmän. Kirkollisverojen kertymät olivat kuitenkin huomattavasti paremmat kuin miltä tilanne näytti vielä kesäkuussa ja alkusyksynä 2013. Siltä osin verotulojen kertymiin voidaan olla tyytyväisiä. Sijoitusten myyntivoittoja ja korkotuloja oli merkitty talousarviotavoitteeseen yhteensä 120 000 euroa. Sijoitustuottoja kertyi vuonna 2013 n. 38 600 euroa. Vuonna 2012 sijoitustuottoja kertyi n. 48 000 euroa. Kokonaisuutena rahoitustuottoja kertyi talousarvioon nähden n. 111 000 arvioitua vähemmän. Investointeja ei toteutettu talousarvion mukaisesti. Syynä oli talouden tasapainotustoimet eli investointien karsinta ja lykkääminen tulevaisuuteen sekä erityisesti päätös suunnitella Riuttarannan leirikeskuksen rantasauna uudelleen pienemmin kustannuksin. Rantasaunan rakentaminen siirtyi vuoteen 2014. Investointimenoja oli yhteensä n. 45 000 euroa. Investointimenojen vähäisyys oli merkittävä syy seurakunnan kassatilanteen parantumiseen ja kassavarojen kasvuun. Kassavarat kasvoivat vuonna 2013 n. 213 000 euroa.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 30 KN 24 Rahoituksen osalta seurakunnan taloudelliset tavoitteet toteutuivat hyvin. Yleisesti ottaen taloudelliset tavoitteet toteutuivat olosuhteisiin nähden hyvin. Rahoitustuottojen taso oli parempi mitä pahimmillaan pelättiin. Talouden tasapainotustoimiin sisältyvä veronkorotus vuodelle 2014 oli kuitenkin välttämätön. Käyttötalousmenojen maltillinen kasvu ja säästöt henkilöstömenoissa yhdessä verotulojen yli 8 % vuosikasvunkaan kanssa eivät riittäneet talouden tasapainottamiseen. Tilikauden tulos oli edelleen negatiivinen n. 124 500 euroa. Talouden näkymät ovat talouden tasapainotustoimien jälkeen kuitenkin huomattavasti paremmat kuin vuotta aikaisemmin. Seurakunnan toiminnalliset tavoitteet toteutuivat kokonaisuutena hyvin ja niistä on tehty yksityiskohtaisemmin selkoa tilinpäätökseen liittyvässä toimintakertomuksessa. Tilintarkastaja suorittaa tilintarkastuksen 2. 3.4.2014. Hautainhoitorahaston tilinpäätös sisältää oman erillisen tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen. Hautainhoitorahaston tilinpäätös on seurakunnan tasekirjan liitetiedoissa ja se osoittaa ylijäämää 14 449,67. Hautainhoitorahaston pääoma ja sen rakenne turvaa sopimushautojen hoitotason sopimuksen mukaisella tasolla. Talousjohtaja esittää, että 1) kirkkoneuvosto hyväksyy talousjohtajan laatiman ehdotuksen seurakunnan tilinpäätökseksi vuodelta 2013 ja esittää kirkkovaltuustolle, että seurakunnan tilikauden 1.1.-31.12.2013 alijäämä 52 188,26 siirretään omaan pääomaan aikaisempien tilikausien ylijäämän vähennykseksi ja hautainhoitorahaston tilikauden ylijäämä 14.449,67 siirretään hautainhoitorahaston omaan pääomaan aikaisempien tilikausien ylijäämien lisäykseksi. 2) kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä vastuuvapaudesta. 3) tilinpäätös annetaan tilintarkastajalle taloussäännön ja kirkkojärjestyksen mukaisesti. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 31 KN 25 LÄHETYSJUHLIEN PÄÄSIHTEERIN TEHTÄVÄN TÄYTTÄMINEN Kirkkoneuvosto 12.12.2013 210 LÄHETYSJUHLIEN PÄÄSIHTEERIN TEHTÄVÄN JULISTAMINEN HAETTAVAKSI Vihdin seurakunta järjestää Suomen Lähetysseuran Lähetysjuhlat kesäkuun toisena viikonloppuna 2016. Lähetysjuhlien käytännön koordinoinnista vastaa pääsihteeri, joka aloittaa tehtävässä viimeistään puolitoista vuotta ennen juhlia. Pääsihteeri voi olla kokoaikainen työntekijä juhlat järjestävän seurakunnan sisältä, osa-aikainen pääsihteeri seurakunnan työntekijöiden joukosta tai seurakunnan työntekijäjoukon ulkopuolelta palkattava kokoaikainen tai osa-aikainen työntekijä. Aiemmin olemme keskustelleet pääsihteerille asetettavista kriteereistä, jotka liittyvät organisointitaitoihin ja kirkon lähetystehtävän tuntemukseen. Edelleen olemme puhuneet siitä, että saattaisi olla viisasta valita työsuhteinen tuntityöläinen koordinoimaan lähetysjuhlia. Kirkkoneuvoston on siis päätettävä pääsihteerille asetettavista kriteereistä ja työsuhteen laadusta ja kestosta. Asian käsittely: Kirkkoneuvosto julistaa haettavaksi Lähetysjuhlien pääsihteerin tehtävän tehtävään kuuluvin kriteerein. Kirkkoneuvosto keskusteli pääsihteerin tehtävän täyttämisestä. Lähetysjuhlien pääsihteerin tehtävän kriteereinä ovat organisointi- ja koordinointitaito, kirkon lähetystehtävän sekä seurakuntaelämän tuntemus. Tehtävä julistetaan haettavaksi Vihdin seurakunnan työyhteisön sisäisessä haussa tammikuun 2014 alussa. Hakuaika on kaksi viikkoa. Kirkkoneuvosto 30.1.2014 6 Lähetysjuhlien pääsihteerin tehtävään haki seurakunnan sisäisessä haussa kolme työntekijää: johtava lapsityönohjaaja Mirca Kukkasniemi, nuorisotyönohjaaja Maarit Tampio ja diakoni Maria Hanhikorpi, hakemukset liitteenä. Hakijat on pyydetty kirkkoneuvoston haastateltaviksi. Haastattelussa on mukana myös lähetyssihteeri Tuula Kankkunen.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 32 KN 25 Suomen Lähetysseuran Lähetysjuhlakoordinaattori Jussi Hankela on määritellyt lyhyesti pääsihteerin tehtävät, liite, joka määrittely täydentää kirkkoneuvoston aiemmin laatimaa kriteeristöä tehtävään valittavalta henkilöltä vaadittavista valmiuksista. Asian käsittely: Kirkkoneuvosto valitsee Lähetysjuhlien pääsihteerin. Kirkkoneuvosto haastatteli kaikki kolme hakijaa ja kuuli lähetyssihteeri Tuula Kankkusta asiantuntijana. Lähetyssihteeri Tuula Kankkunen poistui kokouksesta asian päätöksenteon ajaksi. Kysymykset Minkä takia hait tehtävää? Millaiset ovat organisointi ja koordinointitaitosi? Miten hyvin tunnet kirkon lähetystyötä? Millainen on seurakuntaelämän tuntemuksesi? Miten motivoisit srk:n työntekijöitä lähetysjuhliin? Kirkkoneuvosto päätti jättää asian pöydälle. Selvitetään vielä mm. Suomen Lähetysseurasta onko pääsihteerin tehtävien jako tarkoituksenmukaista.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 33 KN 25 KIRKKONEUVOSTO 27.3.2014 Asian käsittely: Kirkkoherra esitti kokouksessa, että kirkkoneuvosto keskustelee lähetysjuhlien pääsihteerin valinnasta ja tekee päätöksen pääsihteerin valinnasta. Kirkkoneuvosto keskusteli lähetysjuhlien pääsihteerin tehtävistä ja vaatimuksista. Rauno Pulkkinen esitti, että pääsihteerin tehtävät jaetaan Maria Hanhikorven ja Mirca Kukkasniemen kesken siten, että Mirca Kukkasniemi valitaan pääsihteerin nimikkeellä ja Maria Hanhikorpi valittaisiin tapahtumakoordinaattorin nimikkeellä. Outi Huitu kannatti Rauno Pulkkisen esitystä. Pääsihteerin ja tapahtumakoordinaattorin tehtävien toimenkuva, työaika ja palkkaus päätetään myöhemmin. Lähetysjuhlien pääsihteeriksi valitaan Mirca Kukkasniemi ja tapahtumakoordinaattoriksi valitaan Maria Hanhikorpi. Pääsihteerin ja tapahtumakoordinaattorin tehtävien toimenkuva, työaika ja palkkaus päätetään myöhemmin.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 34 KN 26 TIEDOTTAJAN IRTISANOUTUMINEN Tiedottaja Hanna-Mari Nikulainen irtisanoutuu tiedottajan virasta 1.11.2014 lukien. Tiedottajan viimeinen työpäivä on siten 31.10.2014. Irtisanoutumisilmoitus liitteenä. Talousjohtaja esittää, että kirkkoneuvosto myöntää tiedottaja Hanna- Mari Nikulaiselle eron tiedottajan virasta liitteen mukaisesti. Liite julistetaan julkisuuslain 24 :n mukaan salassa pidettäväksi. Kirkkoneuvosto myönsi yksimielisesti Hanna-Mari Nikulaiselle eron tiedottajan virasta 1.11.2014 alkaen. KN 27 KIRKKOMUSIIKKIKONFERENSSI BOSTONISSA / KAISA-LEENA HARJUNMAA- HANNIKAINEN Kanttori Kaisa-Leena Harjunmaa-Hannikainen on anonut mahdollisuutta osallistua työajalla kirkkomusiikkikonferenssiin Bostonissa 23.-28.6.2014. Harjunmaa-Hannikainen pitää konferenssia koulutuksena ja samalla tehtävänä, johon hänet on kutsuttu kirkkomusiikkikoulutuksen asiantuntijana. Konferenssista ei koituisi Vihdin seurakunnalle muita kuluja, liite. Kirkkoneuvosto myöntää Kaisa-Leena Harjunmaa- Hannikaiselle oikeuden osallistua työajalla kirkkomusiikkikonferenssiin Bostonissa 23.-28.6.2014. Konferenssi katsotaan henkilöstökoulutukseksi, johon käytettävä todellinen työaika on 22.-28.6.2014. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 35 KN 28 SIVUTOIMILUPA/ DIAKONI KATJA HOLMSTEN Diakoniaviranhaltija Katja Holmsten on anonut 26.2.2014 päivätyllä kirjelmällä sivutoimilupaa voidakseen työskennellä vapaa-ajalla 1-2 vuoroa kuukaudessa lastenkodissa ja vanhusten hoitokodissa, liite. KL 6:30 rajaa sivutoimen harjoittamisen ehdot. Viranhaltija ei saa ottaa vastaan eikä pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei työnantaja hakemuksesta myönnä siihen lupaa. toimilupa vaaditaan myös päätoimiselta viranhaltijalta, jolla ei ole kiinteää työaikaa. Harkittaessa sivutoimiluvan myöntämistä on otettava huomioon, että viranhaltija ei saa sivutoimen vuoksi tulla esteelliseksi tehtävässään, eikä sivutoimi saa vaarantaa luottamusta tasapuolisuuteen tehtävän hoidossa tai muutenkaan haitata tehtävän asianmukaista hoitamista. toimi ei voi myöskään olla kilpailevaa toimintaa. toimilupa voidaan myöntää määräajaksi tai muutoin rajoitettuna. Kirkkoneuvosto katsoo, että Katja Holmstenin sivutoimi ei edellytä työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, eikä muutoinkaan ole sivutoimen myöntämisen ehtojen vastainen. Katja Holmstenille myönnetään sivutoimilupa 1.4.2014 alkaen toistaiseksi. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 36 KN 29 KIINTEISTÖTÖIDEN KEHITTÄMINEN Vihdin seurakunnan kiinteistötoimen vuosimenot ovat n. 1,6 miljoonaa euroa. Tämä on noin neljännes seurakunnan vuosikuluista. Kiinteistötoimen kokonaismenoista henkilöstömenojen osuus on n. 560 000 euroa. Kiinteistöjen ylläpitoon hankittujen tarvikkeiden ja palvelusten summa on n. 560 000 euroa ja vuokrien, verojen ym. toimintakulujen osuus n. 60 000 euroa. Rakennusten poistojen osuus n. 400 000 euroa. Rakennusten pinta-ala on yhteensä n. 8 300 m 2. Kiinteistöjen tase-arvo on n. 10 miljoonaa euroa. Kiinteistöjen tasearvo ei kuvaa kiinteistöjen todellista arvoa sillä esim. Kirkon tasearvo on. n. 300 000 euroa ja vakuutusarvo 7 miljoonaa euroa. Vakuutusarvojen tai rakennusten jälleenhankinta-arvojen mukaan laskettu Rakennusten arvo on arviolta n. 30 miljoonaa euroa. Kiinteistöjen huolellinen hoitaminen on siten seurakunnan varallisuuden, toiminnan tai kulujen näkökulmasta katsoen erittäin tärkeää. Talousjohtaja on aloittanut syksyllä 2013 kiinteistötyöntekijöiden työnkuvien kehittämisen. Työnkuvien kehittämisessä ovat olleet merkittävästi mukana myös ylivahtimestari ja vs. seurakuntapuutarhuri. Kiinteistötöiden kehittäminen on jatkuva prosessi, jossa kiinteistötöitä suunnitellaan toimintaympäristön muutosten mukaan. Kiinteistötöitä kuten muitakaan seurakunnan toimintoja ei voida suunnitella siten, että nyt tehdyt ratkaisut ovat sellaisia, joita noudatetaan seuraavat 10 vuotta. Seurakuntarakenne, talous, henkilöstön eläköityminen tai muu vaihtuvuus sekä seurakunnan toiminnan muuttuminen aiheuttaa muutoksia myös kiinteistötöissä. Kiinteistötöitä ei muuteta vain muutoksen vuoksi. Hyviä käytäntöjä jatketaan edelleen. Kiinteistöhenkilöstön työnkuvat säilyvät nyt tehtävien esitysten jälkeenkin pääsääntöisesti ennallaan. Kiinteistötöiden kehittäminen käsittää tällä erää seuraavia asiakokonaisuuksia: - Pappilan ja Ojakkalan kerhotilojen siivoustyöt, - suntiojärjestelyt, - työpaikkaruokailun uudelleen järjestäminen.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 37 KN 29 Pappilan ja Ojakkalan kerhotilojen siivous Pappilan siivous hoidetaan tällä hetkellä ostopalveluna siivousliikkeen kautta. Talon käyttäjät (päiväkerhoväki) toivoo, että siivous hoidettaisiin oman työntekijän kautta, jolloin talon käyttäjien olisi helpompi sopia siivoukseen ja muihin kiinteistön käyttöön liittyvistä asioista. Siivousliike tekee vain sopimuksen mukaiset asiat ja mikäli halutaan jotain extraa, pitää siitä sopia erikseen. Oman työntekijän kanssa asioiden sopiminen on helpompaa silloin kun toimitaan normaalin työajan puitteissa. Oman työntekijän kautta haetaan myös siivouksen tasoon parannusta. Kustannuksia siivousliikkeestä on tullut vuodessa n. 17 500 euroa. Ojakkalan kerhotila siivotaan yhden kerran viikossa oman työntekijän toimesta. Talon käyttäjät (päiväkerhoväki) toivoo siivouskertojen lisäämistä. Siivouksen on tehnyt Päivi Murtomäki vuodesta 2006 alkaen. Siivoukseen käytetään kerhokautena aikaa 2 tuntia viikossa ja palkka on maksettu tuntipalkkana. Vuositasolla kustannuksia on tullut n. 1 100 euroa. Päivi Murtomäki toivoo, että hän voisi lopettaa siivoustyön, koska hänellä on muita töitä niin paljon, liite. Vihdin hautausmaan siunauskappelin suntio-vahtimestari Tarja Summa on ilmaissut kiinnostuksen hoitaa lisätyönä Pappilan ja Ojakkalan kerhotilan siivouksen. Tarja Summan työsuhde on tällä hetkellä 60 % ja 23 tuntia/viikko. Vaativuusryhmänä 401. Pappilan siivoustarve on n. 2 h 2,5 h/pv kerhokaudella. Palkka-, eläke- ym. henkilöstökustannukset ovat siten n. 12 000 euroa vuodessa Ojakkalan kerhotilan siivouksen lisääminen esim. 2-3 krt / viikossa lisää kustannuksia n. 3000 euroa vuodessa. Siivousliikkeen palvelujen siirtäminen omalle henkilölle laskee kustannuksia. Säästöt tulevat lähinnä siitä, että omasta työntekijästä ei tarvitse maksaa arvonlisäveroa, kun siivousliikkeen laskuun sisältyy alv 24 %.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 38 KN 29 Suntiojärjestelyt Suntiojärjestelyillä haetaan ensisijaisesti toiminnallista varmuutta. Suntion tehtävät ovat asiantuntijuutta vaativaa työtä. Suntion on mm. hallittava kirkon äänentoisto- ja valaistusjärjestelmät sekä tunnettava kirkollisten toimitusten sisältö. Osaavia suntion sijaisia on siksi hyvin vaikeaa saada lyhyellä varoitusajalla. Suntiojärjestelyillä halutaan varmistaa, että kirkollisissa toimituksissa on aina suntio esim. siinäkin tapauksessa, että varsinainen suntio on vuosilomalla ja tuuraaja sairastuu. Kullakin toimipisteellä on varsinaisen suntion lisäksi sijainen (1. varasuntio), joka ensisijaisesti sijaistaa varsinaista suntiota. Näiden lisäksi koulutetaan tuntipalkkainen 2. varasuntio, joka tulee suntion tehtäviin jos 1. varasuntio on syystä tai toisesta estynyt hoitamaan tehtävää. Varasuntiojärjestelyt hoidetaan työnjohdollisina tehtävinä. Henkilöt toimivat tarvittaessa työhön tulevina. Varasuntiot voivat myös vaihtua työntekijöiden elämäntilanteen tai työnantajan työjärjestelyjen seurauksena. Varasuntioita ei siis nimetä kirkkoneuvoston päätöksellä. Asia annetaan kirkkoneuvostolle tiedoksi. Tällä hetkellä suntioina ja varasuntioina toimivat / tulevat toimimaan seuraavat henkilöt. Vihdin kirkossa suntiona toimii ylivahtimestari Tapio Arvola. 1. varasuntiona toimii Nummelan seurakuntakeskuksen vahtimestari Marit Kuismanen 2. varasuntiona toimii Riikka Virtanen (hautausmaan kausityöntekijänä touko-lokakuussa) Nummelan seurakuntakeskuksessa ei ole erikseen nimettyä suntiota vaan suntion tehtävät jaetaan työvuorojen mukaan neljän vahtimestarisiivoojan kesken. Seurakuntakeskuksessa ei ole siten myöskään tarvetta nimetä 1. varasuntiota, koska kaikki osaavat tuurata toisiaan tarvittaessa. Vihdin siunauskappelin suntiona toimii Tarja Summa. 1. varasuntiona toimii lastenohjaaja Tiia Mutikainen. Vihtijärven kappelin suntiona toimii Anne Hampori. 1. varasuntiona toimii lastenohjaaja Tiia Mutikainen.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 39 KN 29 Työpaikkaruokailun uudelleen järjestäminen Työpaikkaruokailu on hoidettu Nummelassa ostopalveluna ja kirkonkylällä oman työntekijän toimesta (Sirkka Silander). Työpaikkaruokailun elintarvikekustannukset ovat vuodessa n. 15 400 e ja tuotot n. 14 500 e. Nettokustannus on n. 900 euroa vuodessa. Työpaikkaruokailun kustannuksia lisää kirkonkylässä emäntä Sirkka Silanderin työaikakulut. Työpaikkaruokailu seurakunnan tiloissa toimii joka päivä ma-pe syys-toukokuun välisenä aikana (poislukien esim. joulun välipäivät). Tällöin emännän työajasta kuluu 40-50 % työpaikkaruokailuun. Koko vuoden ajalta työpaikkaruokailun kustannukset ovat arviolta n. 40 % työajasta ja n. 10 000 e. Työpaikkaruokailun siirtäminen ostopalveluksi lähiseudun ruokapaikkoihin tai lounassetelien käyttöönotto mahdollistaisi työpaikkaruokailun saatavuuden vaikka sitä ei tuotettaisi itse. Työntekijöille on tehty kysely työpaikkaruokailusta. Työpaikkaruokailukyselyn tulokset: Kyselyyn vastasi 31 työntekijää eli noin puolet vakituisen henkilöstön kokonaismäärästä. Kysely kattanee varsin hyvin ainakin kirkonkylän seurakuntatalon lähipiirissä työskentelevät työntekijät. Vastaajista 11 henkilöä ja n. 35 % käytti omaa työpaikkaruokailua 1-2 kertaa viikossa. 16 henkilöä ja n. 50 % käytti työpaikkaruokailua vähemmän kuin kerran viikossa. 4 henkilöä ja n. 15 % ilmoitti käyttävänsä työpaikkaruokailua vähintään 3 kertaa viikossa. Kyselytuloksen perusteella n. 90 % työntekijöistä käyttää työpaikkaruokailua satunnaisesti. Emännän työaikaa ei kannata sitoa työpaikkaruokailuun, koska työpaikkaruokailun käyttöaste on niin pieni. Mieluisin vaihtoehto työpaikkaruokailun järjestämiselle oli lounassetelin käyttöönotto. Vastaajista 16 henkilöä ja n. 50 % toivoi lounasseteliä ensisijaiseksi vaihtoehdoksi työpaikkaruokailussa. Omaa työpaikkaruokailua kannatti 10 henkilöä eli n. 30 % vastaajista. Omien eväiden syöntiä seurakunnan tiloissa kannatti 5 henkilöä eli n. 20 % vastaajista. Lounasseteli oli useimmilla mieluisin vaihtoehto. Omaa työpaikkaruokailua kannatti yllättävän iso osa työntekijöistä (30 %) vaikka käytännössä vain 4 henkilöä (10 %) käytti todellisuudessa omaa työpaikkaruokailua vähintään 3 kertaa viikossa.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 40 KN 29 Omien eväiden syöntiä seurakunnan tiloissa kannatti yllättävän pieni osa työntekijöistä (20 %) vaikka todellisuudessa tämä on yksi suosituimmista työpaikkaruokailun muodoista. Tulokset kertovat sen, että oma työpaikkaruokailu on mukava lisäpalvelu ja varmuusvara niitä yksittäisiä päiviä varten, jolloin omat eväät jäävät kotiin tai jolloin työtehtävät mahdollistavat syömisen työpaikkaruokalassa. Ostopalvelun käyttömahdollisuutta on selvitetty mm. Hopearinteen palvelutalosta, josta aterioita on mahdollisista saada. Moni kokee ostopalveluruokailun aikaa vievänä kun aikaa menee siirtymiseen seurakuntatalolta työpaikkaruokalaan ja takaisin. Käytännössä puolituntia ei riitä ruokataukoon, mikäli työpaikkaruokailu järjestetään lähiseudun ruokapaikassa. Ruokatauko olisi siten ennemmin ruokatunti. Ostopalvelun huonona puolena koettiin myös sen, että silloin ruokailu on yleensä rajattu ma pe klo 8 ja 16 välille (kuten omankin työpaikkaruokalan kohdalla). Iso osa työntekijöistä tekee työtä myös viikonloppuisin ja iltaisin. Lounasseteli olisi siten hyvä vaihto ehto näille työntekijöille, joiden työaika on epäsäännöllinen. Työpaikkaruokailu vapauttaa Vihdin seurakuntatalon emäntä Sirkka Silanderin työaikaa muihin töihin. Tarkoitus on, että Vihdin seurakunta hyödyntää jatkossakin Sirkka Silanderin ammattitaitoa emäntänä. Sirkka Silander toimisi edelleen seurakuntatalon emäntänä ja vastaisi tarjoilujen järjestämisestä. Riuttarannan leirikeskuksessa on tarvetta toiselle ammattitaitoiselle emännälle. Leirikeskuksen käyttöasteen ennustetaan kasvavan uuden rantasaunan myötä. Tällöin leirikeskuksessa tarvitaan myös enemmän emäntä- ja siivouspalveluja. Kahden ammattitaitoisen emännän yhteistyö olisi toiminnan kannalta hyvä asia. Tällöin voidaan hoitaa paremmin ruuhkahuippuja. Lomien ja vapaapäivien sijaistukset ovat olleet myös välillä haasteellisia ammattitaitoisen työvoiman saatavuuden vuoksi. Toimintaa on jouduttu rajoittamaan henkilöstöresurssien vuoksi. Leirikeskuksen tilojen vajaakäyttö ei ole järkevää vaan tiloja tulisi hyödyntää sekä seurakunnan omassa toiminnassa että myymällä tiloja ja ateriapalveluja myös muille. Vihdin seurakuntatalon emännän työajan käyttö leirikeskuksessa ei ratkaise kokonaan leirikeskuksen emäntätarvetta mutta on merkittävä parannus nykytilaan.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 41 KN 29 Kiinteistötyöjärjestelyistä yleisesti: Kiinteistötyöjärjestelyt koskevat vain osaa kiinteistötyöntekijöitä. Kiinteistötoimen kokonaisuuteen nähden nyt esitettävät muutokset ovat pieniä. Muutoksista on neuvoteltu paljon. Vakiintuneiden työjärjestelyjen muutos koetaan vaikeana. Kyse on osaltaan siitä samasta prosessista, jossa koko Vihdin seurakunta ja laajemmin kirkko Suomessa on. Työntekemisen tapa muuttuu yhä enemmän sellaiseksi, jossa työntekijä on ensisijaisesti Vihdin seurakunnan työntekijä eikä enää oman toimipisteen tai työalan työntekijä. Toimipistettä ja työalaa tärkeämmäksi tulee seurakunnan ja jäsenistön tarve. Tällöin työtä tehdään siellä missä tarve on suurin. Kiinteistötyöjärjestelyillä pyritään huolehtimaan samalla työntekijän työnkuvien selkeydestä siten, että työnkuvat eivät olisi liian rikkonaisia. Sellainen tilanne, jossa kaikki kiinteistötyöntekijät voisivat tarpeen tulleen tuurata toisiaan, ei ole mahdollista. Edelleen tarvitaan erikoistunutta ammattiosaamista ja toimipisteiden vastuullisia työntekijöitä. Kiinteistötyöjärjestelyt koskettavat myös seurakuntalaisia. Työpaikkaruokailua ovat hyödyntäneet mm. sotaveteraanit ja Kirkonkylän lähetyspiirin jäsenet. On mietittävä voidaanko näille kohderyhmille tarjota ruokailumahdollisuutta esim. diakoniatyön tulevassa Toivon paikka -toiminnassa. Talousjohtaja esittää, että 1) suntio-vahtimestari Tarja Summan tehtävänkuvaan lisätään Pappilan ja Ojakkalan kerhotilojen siivoustyöt. (Pappilan siivous alkaisi 1.5. ja Ojakkalan 1.6. lukien). Samalla Tarja Summan työsopimus muutetaan kokoaikaiseksi 1.5.2014 lukien. Palkkausperusteet säilyvät muutoin ennallaan, 2) Pappilan ostopalvelusopimus siivousliikkeen kanssa puretaan 1.5.2014 lukien, 3) kirkkoneuvosto hyväksyy Päivi Murtomäen eroanomuksen Ojakkalan kerhotilan siivoojan tehtävistä (tehtävät päättyvät 31.5.2014), 4) työpaikkaruokailun järjestäminen seurakunnan oman työntekijän toimesta lopetetaan 31.5.2014 lukien. Työpaikkaruokailun korvaavaksi vaihtoehdoksi hankitaan lounasseteleitä, 5) emäntä Sirkka Silanderin tehtävänkuvaan lisätään Riuttarannan leirikeskuksen emännän ja siivoojan tehtäviä 1.6.2014 lukien, Emäntä Sirkka Silanderin tehtävänkuvaa tarkennetaan syksyn 2014 aikana kesän ja syksyn 2014 työkokemusten jälkeen, 6) kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi suntiojärjestelyt. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 42 KN 30 HAUTAUSTOIMEN VIRKA- JA TYÖJÄRJESTELYT Seurakuntapuutarhuri Raimo Juusonen ja työsopimussuhteinen haudankaivaja Marko Laakso ovat kirkkoneuvoston päätöksellä ja omasta toiveestaan vaihtaneet työtehtäviä päittään. Raimo Juusonen on ollut virkavapaalla seurakuntapuutarhurin virastaan ja toiminut työsopimussuhteisena haudankaivajana. Marko Laakso on ollut työlomalla haudankaivajan toimesta ja toiminut vs. seurakuntapuutarhurina. Järjestelyt ovat olleet nykyisessä muodossaan voimassa jo kolmen vuoden ajan. Kirkkoneuvosto on vuosittain vahvistanut virkavapauden ja työloman sekä viransijaisuuden ja työsuhteen tilapäiset täyttämiset. Vs. seurakuntapuutarhuri Marko Laakso on pätevöitynyt virkaan valmistumalla hortonomiksi (AMK) vuodenvaihteessa 2012-2013. Sekä Raimo Juusonen että Marko Laakso toivovat, että tilapäisjärjestelyt muutettaisiin pysyviksi, liite. Marko Laakso on osoittautunut viransijaisuuden aikana työnsä hallitsevaksi ja tehtävään opintojen kautta päteväksi. Vakinaistaminen antaa Marko Laaksolle paremmin henkistä varmuutta kehittää Vihdin seurakunnan hautaustointa edelleen. Raimo Juusonen on motivoitunut hoitamaan haudankaivajan ja muita hautaustoimen käytännön tehtäviä. Raimo Juusonen on hoitanut työnsä myös hyvin. Kirkkolain 6 luvun 11 pykälän ensimmäisessä momentissa on mainittu poikkeukset julkisesta hakumenettelystä. Virkasuhteeseen voidaan ottaa ilman hakumenettelyä, kun: 1) henkilö otetaan hoitamaan virkaa sijaisena tai avoinna olevaan virkasuhteeseen määräajaksi; 2) taloudellisista ja tuotannollista syistä irtisanottu viranhaltija otetaan toiseen virkasuhteeseen; 3) 36 :ssä tarkoitettu virkasuhde tarjotaan osa-aikaiselle viranhaltijalle; 4) 38 :ssä tarkoitettu viranhaltija siirretään toiseen virkasuhteeseen; 5) virkaan valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä virantoimituksen aloittamispäivää virkaan valitaan joku muu virkaa hakenut, kelpoisuusehdot hakuajan päättyessä täyttänyt hakija; 6) muun työnantajan palveluksessa oleva henkilö otetaan virkasuhteeseen 39 :ssä tarkoitetun toiminnan siirtämisen yhteydessä; tai 7) menettelyyn on muu erityisen painava syy.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 43 KN 30 Hautaustoimen virka- ja työjärjestelyt on mahdollista hoitaa ilman seurakuntapuutarhurin viran auki julistamista. Ei ole tarkoituksenmukaista, että seurakunnan vakituisessa virka- tai työsuhteessa oleva pätevä ja ansioitunut henkilö tulisi syrjäytetyksi ja siten irtisanotuksi viran aukijulistuksen seurauksena. Vihdin seurakunnalla on siten kirkkolain 6 luvun 11 pykälän ensimmäisen momentin ja 7 kohdan perustella muu erityisen painava syy olla julistamatta seurakuntapuutarhurin virkaa avoimesti haettavaksi. Talousjohtaja esittää, että kirkkoneuvosto 1) hyväksyy, että Raimo Juusonen siirtyy pois seurakuntapuutarhurin virasta ja valitsee Raimo Juusosen Vihdin seurakunnan haudankaivajan työsuhteeseen vakituisesti 1.4.2014 lukien sekä kiittää Raimo Juusosta hyvin tehdystä seurakuntapuutarhurin työstä, 2) hyväksyy, että Marko Laakso siirtyy pois haudankaivajan työsuhteesta ja valitsee Marko Laakson Vihdin seurakunnan seurakuntapuutarhurin virkaan vakituisesti 1.4.2014 lukien, 3) toteaa, että Raimo Juusosen ja Marko Laakson virka- työsuhteen ehdot mukaan lukien palkkaus säilyvät nykyisellään (tilanne 31.3.2014). Työnkuvien muutoksista päätetään erikseen mm. Kirkon virka- ja työehtosopimusten mukaisten tehtävänkuvausten tarkistusten yhteydessä. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 44 KN 31 SÄHKÖN HANKINTA Vihdin seurakunnan sähkönosto kilpailutetaan konsultin avulla. Sähkö ostetaan pohjoismaisesta sähköpörssistä. Sähkön pörssihintaan lisätään myyjän (sähkölaitoksen) marginaali. Ensimmäisessä vaiheessa kilpailutetaan sähkönmyyjän marginaali. Marginaali pysyy samana vaikka sähkön markkinahinta pörssissä vaihtelee. Toisessa vaiheessa ostetaan sähköä sähköpörssistä konsultin suositusten perusteella ennalta määrätyksi ajaksi. Useimmiten sähkö ostetaan kiinteään hintaan 1-3 vuoden ajaksi. Markkinatilanteesta riippuen joskus kannattaa ostaa esim. vain puolen vuoden sähköt. Vihdin seurakunnan sähkönhankinnan konsulttina toimii Yrittäjäin Sähkönhankinta Oy. Konsultin palkkiot ovat n. 900 euroa vuodessa sis. alv. Seurakunnan vuotuinen sähkönkulutus on n. miljoona kilowattituntia (1 000 000 kwh). Sähkön nykyinen myyjä on Kokkolan energia Oy. Sopimus on voimassa 31.12.2014 asti. Sähkön myynnin hinta oli joulukuussa 2013 5,68 snt/kwh. Vihdin seurakunnan sähkölaskuja kasvattaa lisäksi sähkön siirron hinta. Sähkön siirron hinta (Caruna Oy) on tällä hetkellä käyttöpaikasta riippuen n. 6,0 snt/kwh. Sähkölaskut olivat v. 2013 yhteensä n. 110 400 euroa. Yrittäjäin Sähkönhankinta Oy on kilpailuttanut sähköyhtiöiden marginaalia hankintalain mukaisesti (liite). Halvimman tarjouksen on antanut Kokkolan Energia Oy. Kokkolan Energia Oy:n marginaali on 3,20 snt/kwh (alv 0 %). Käyttöpaikkakohtainen kuukausittainen perusmaksu on 0,00 e. Sähkönosto on kilpailutettu kolmen vuoden ajaksi ajalle 1.1.2015 31.12.2017. Sähkön hinnaksi muodostuu myyjän marginaalin ja pörssisähkön 36 kk:n arvoidulla keskihinnalla 4,98 snt/kwh (sis alv 24 %). Vihdin seurakunnan sähkönkulutuksella tämä tarkoittaa n. 49 800 e/vuosi ja kolmen vuoden ajalta hankinnan arvo on n. 150 000 euroa (sis. alv 24 %). Talousjohtaja esittää, että Vihdin seurakunta hyväksyy Kokkolan Energia Oy:n tarjouksen sähkön myynnistä. Myyjän marginaalina 3,20 e/mwh (3,20 snt/kwh) alv 0 %. Sopimuskautena on 1.1.2015 31.12.2017. Talousjohtaja tekee sopimuskauden aikana sähkönoston hintakiinnitykset. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 45 KN 32 KIRKON PALVELUKESKUKSEEN LIITTYMISEN AIKATAULU Vihdin seurakunta on tehnyt päätöksen liittyä Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi 1.1.2017. Kirkon palvelukeskus (Kipa) tuottaa valtakunnallisesti kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluja seurakunnille, hiippakunnille ja kirkon keskusrahastolle. Kipan palvelut / tehtävät Taloushallinnon palvelut Kirjanpito, tilinpäätökset, konsernitilinpäätökset Käyttöomaisuus Maksuliikenne Menojen käsittely Tulojen käsittely Viranomaistilitykset, tilastot ja raportit Henkilöstöhallinto Palkat ja palkkiot Palvelusuhdetiedot Vuosilomat ja poissaolot Viranomaistilitykset, tilastot ja raportit Matka- ja kululaskupalvelut Henkilö- ja palvelusuhderekisteri Kipan tarkoitus on tuottaa kirjanpidon, palkanlaskennan ja maksuliikenteen rutiinityöt. Seurakuntaan jää tietojen syöttäminen, tarkistus- ja hyväksyntätyöt. Tavoitteena ovat kustannussäästöt, osaavan työvoiman saamisen varmistaminen ja seurakuntien taloushallinnon laadun parantaminen siten, että rutiinitöiden sijaa taloushallinto voisi keskittyä enemmän tiedon analysointiin ja tuottaa päätöksenteolle tietoa taloudesta ja talousvaikutuksista. Kipa-maksut ovat Vihdin seurakunnalle n. 50 000 euroa vuodessa. Kipan myötä seurakunta ei tarvitse enää muita taloushallinnon ohjelmia, jolloin Vihdin seurakunnalle tulee n. 10 000 euroa säästöä. Kipan nettokustannus Vihdin seurakunnalle on siten n. 40 000 euroa eli yksi henkilötyövuosi.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 46 KN 32 Kirkolliskokous hyväksyi toukokuussa 2010 Kirkkolakiin ja Kirkkojärjestykseen seuraavat muutokset: Kirkkolaki 22 luku 2 9 a) kohta: Kirkkohallituksen tehtävänä on hoitaa seurakuntien, seurakuntayhtymien, hiippakuntien ja kirkon keskusrahaston kirjanpito ja palkanlaskenta sekä niihin liittyvä maksuliikenne siten kuin siitä kirkkojärjestyksessä erikseen säädetään. Kirkkojärjestys 22 luku 3 b : Kirkkolain 22 luvun 2 :n 1 momentin 9 a kohdan nojalla kirkkohallitus hoitaa kirjanpidon, ostolaskut, ostoreskontran, myyntilaskut, myyntireskontran, käyttöomaisuuskirjanpidon, palkanlaskennan, matka- ja kululaskut sekä niihin liittyvän maksuliikenteen. Näitä tehtäviä hoitaa kirkkohallituksen yhteydessä toimiva kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskus. Lain voimaantulosta on säädetty viiden vuoden siirtymäsäännös, joka tarkoittaa, että kaikkien seurakuntien on pakko kuulua Kirkon palvelukeskukseen viimeistään 1.1.2017. Kun Kipa on oltava käytössä 1.1.2017, pitää siirtymä tehdä vuoden 2016 aikana. Valmistautuminen Kipan käyttöönottoon alkaa n. 10 kuukautta ennen käyttöönottoa. Vihdin seurakunnan tilintarkastaja on suosittanut, kokemustensa perusteella, että seurakunnan on varattava paljon henkilöstöresursseja siirtymävaiheeseen. Kipan käyttöönotto koskettaa koko seurakunnan henkilöstöä. Kipan myötä tulee sähköinen laskujen kierrätys, ja osa työstä, joka on tällä hetkellä tehty taloustoimistossa, tehdään jatkossa muiden työntekijöiden toimesta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että erityisesti johtavilla työntekijöillä mutta myös muilla menee jatkossa enemmän aikaa laskujen asiatarkastukseen ja tietojen syöttämiseen mm. matkalaskut Kipa-järjestelmään. Kipan käyttöönotto vaatii erityisesti seurakunnan johdon tukea muutokselle ja sitoutumista muutokseen. Tarvitaan positiivista asennetta. Muutoksen kieltäminen ja muu henkinen muutosvastarinta vie turhaan energiaa asialta, joka kuitenkin tulee. Sellaista vaihtoehtoa, että kirkolliskokous päättäisi Kirkkohallituksen esityksestä luopua Kipasta, ei ole näköpiirissä. Tällä hetkellä kritisoidaan erityisesti Kipan atk-järjestelmiä varsinkin suurten seurakuntien osalta. Atk-ohjelmia kehitetään suurtenkin seurakuntien näkemykset huomioiden. Kipan myötä on mahdollista tarkastella prosesseja (päätöksenteko, hyväksymiset, toiminnan ohjaus/seurantatarpeet). Kipa on kehittynyt viime vuosien aikana. On tullut kokemusta seurakunnista ja muutosprosesseista.
Kirkkoneuvosto 2/2014 27.3.2014 47 KN 32 Vuoden 2017 asiakasmäärä on suuri tasaisempi jakautuminen vuosille 2017 ja 2016 pienentäisi siirtymisen riskejä. Koska Kipan tuotantokäytön aloittaa v. 2017 105 asiakasta, suuri asiakasmäärä on riskinä, että Kipalla ei ole resursseja antaa riittävästi tukea v. 2016 niille seurakunnille, jotka siirtyvät Kipan asiakkaiksi vuonna 2016. Toisaalta Kirkolliskokous on myöntänyt lisämäärärahaa Kipalle asiakkaiden tukemiseen muutosvaiheessa. Kirkon palvelukeskus on lähettänyt Vihdin seurakuntaan kirjeen, jossa pyydetään harkitsemaan Kipan käyttöönoton aikaistamista. Vihdin seurakunnan siirtymisen ratkaisuun vaikuttaa ennen kaikkea henkilöresurssit. Jos Vihdin seurakunta siirtyy Kipan asiakkaaksi v. 2017, tapahtuu siirtyminen käytännössä osin päällekkäin Suomen Lähetysseuran lähetysjuhlien valmistelujen kanssa vuoden 2016 aikana. Koulutusten suunnittelu, aikatauluista sopimiset ja tapaamiset kipalaisten kanssa eli valmistautuminen muutokseen tapahtuisivat maaliselokuussa. Konversiot (atk-tietojen siirrot uuteen järjestelmään) ja henkilöstön koulutus tapahtuisivat syys-marraskuussa. Kun samaan aikaan on hoidettava normaalit työt, on kahden ison projektin (Lähetysjuhlat ja Kipa) läpivienti haasteellista.