Valtiokonttori Muistio 1 (12) Taloushallinto- ja palkanlaskentatehtävien vastuujakoa koskeva perustelumuistio 1 Tausta 1.1 Hankkeen valmistelu Pääministeri Juha Sipilän hallituksen hallitusohjelman liitteen 6 mukaan (s. 32) kirjanpitoyksiköiden kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen keskitetään kokonaisuudessaan palvelukeskuksen lakisääteiseksi tehtäväksi. Valtiovarainministeriö on asettanut 22.12.2015 hallitusohjelman toimeenpanoa varten hankkeen (VM138:00/2015) valmistelemaan valtion talousarviotalouden kirjanpitoyksiköiden ja valtion talousarvion ulkopuolisten valtion rahastojen kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisen sekä eräiden muiden taloushallintotehtävien keskittämistä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) lakisääteisiksi tehtäviksi (Kiti-hanke). Hankkeen tavoitteena on vahvistaa valtion taloushallinnon ohjausta, lisätä valtion taloushallinnon tuottavuutta ja vähentää valtion taloushallinnon hoitamiseen tarvittavia menoja. Hankkeessa valmisteltiin alkuvuodesta 2016 ehdotukset virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolisten valtion rahastojen sekä palvelukeskuksen välisiksi tehtävä- ja vastuunjaoiksi. Ehdotuksista pyydettiin 21.3.2016 13.4.2016 sekä 6.10. 28.10.2016 kaikki kirjanpitoyksiköt ja rahastot kattava hallinnonalakohtainen lausunto. Lausunnoissa esitetyt muutosehdotukset on otettu monin osin huomioon tehtävä- ja vastuunjakojen jatkovalmistelussa. Muutosehdotusten johdosta on muun muassa lisätty menotositteiden tiliöintiä sekä muistiotositteiden laadintaa koskeviin vastuunjakoihin siirtymäajat (ks. kohta 4.1.4 ja 4.3.3) sekä täsmennetty eräitä tilinpäätöksen liitteisiin liittyviä vastuita. 2 Nykyinen sopimusperusteinen vastuunjako Palkeiden tuottamien taloushallintopalvelujen käyttäminen on virastoille, laitoksille ja rahastoille nykyisin vapaaehtoista. Palkeiden kirjanpitoyksiköille tuottamista palveluista sovitaan Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välisessä palvelusopimuksessa. Kaikille kirjanpitoyksiköille tarkoitettujen yhteisten peruspalvelujen vastuunjako Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välillä perustuu palvelusopimuksen mukaisesti valtion yhteisiin talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin, joita kuvaavia vastuunjakotaulukoita ja prosessikuvia ylläpitää Valtiokonttori. Myös erikseen sovittavien yhteisten lisäpalvelujen vastuunjako on nykyisin kuvattu Valtiokonttorin ylläpitämässä vastuunjakotaulukossa.
Valtiokonttori Muistio 2 (12) 3 Palvelukeskukseen lakisääteisesti keskitettävät taloushallintotehtävät: sääntelyn rakenne 3.1 Hallituksen esitys valtion talousarviosta annetun lain muuttamisesta Hallitus antoi 29.9.2016 eduskunnalle esityksen (HE 165/2016) valtion talousarviosta annetun lain muuttamisesta. Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi valtion talousarviosta annettua lakia (423/1988; jäljempänä talousarviolaki) siten, että Valtiokonttori määräisi ne valtion virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolisten valtion rahastojen maksuliike-, kirjanpito- ja sen yhteydessä järjestettävät muut seuranta- ja tilinpäätöstehtävät sekä palkanlaskenta- ja matkakustannusten korvausten tarkastustehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti. Keskitettyjen tehtävien hoitamisesta vastaisi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus. Tästä säädettäisiin palvelukeskusta koskevassa valtioneuvoston asetuksessa. Lakiin sisältyisi Valtiokonttorin määräämien tehtävien keskitettyä hoitamista koskeva poikkeusmahdollisuus. Valtiokonttori voisi taloushallintotehtävän tarkoituksenmukaisen hoitamisen niin vaatiessa antaa kirjanpitoyksikölle tai rahastolle erityisestä syystä luvan hoitaa tehtävä itse. Lupamenettelyllä varmistettaisiin sääntelyn joustavuus tilanteissa, joissa valtion yhteisen toimintatavan noudattaminen ei poikkeuksellisesti olisi tarkoituksenmukaista. Valtiokonttorin luvassa yksilöidyistä tehtävistä vastaisi asianomainen kirjanpitoyksikkö tai rahasto. Valtiokonttorin olisi ennen lupapäätöksen tekemistä kuultava palvelukeskusta sekä tarvittaessa kirjanpitoyksikköä ohjaavaa ministeriötä ja valtiovarainministeriötä. Poikkeusluvan tarpeen arvioimiseksi ja kuulemisvelvollisuuden mahdollisimman tehokkaaksi toteuttamiseksi olisi perusteltua, että poikkeuslupaasia valmisteltaisiin asianomaisen kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen yhteistyönä. Valtiokonttorin päätös poikkeuslupa-asiassa olisi lopullinen, eikä siitä voisi valittaa. Valtiokonttorin lupa voitaisiin myöntää enintään viideksi vuodeksi kerrallaan. 3.2 Lain ja Valtiokonttorin määräyksen nojalla Palkeisiin keskitettävät tehtävät Lain ja sen nojalla annettavan Valtiokonttorin yksityiskohtaisen vastuunjakomääräysluonnosten perusteella palvelukeskukseen keskitettäviä tehtäviä ovat määräysluonnoksissa sekä tämän muistion luvussa 4 kuvatut maksuliikkeen-, kirjanpidon- ja sen yhteydessä järjestettävät muun seurannan- ja tilinpäätöstehtävät sekä palkanlaskenta- ja matkakustannusten tarkastustehtävät. Valtiokonttori voi tarvittaessa muuttaa antamiaan tehtävä- ja vastuunjakoa koskevia määräyksiään. Määräysmuutokset annetaan hyvissä ajoin ennen niiden voimaantuloa. Valtiokonttori kuulee kirjanpitoyksiköitä ja rahastoja tarpeen mukaan ennen määräysten muuttamista.
Valtiokonttori Muistio 3 (12) 3.3 Lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät taloushallintotehtävät Palvelukeskukseen lain nojalla keskitettäviin tehtäviin eivät kuuluisi esimerkiksi toiminta- ja taloussuunnitteluun liittyvät tehtävät (talousarviolain 12 ), talousarvion soveltaminen eli menopäätösten tekeminen ja tähän liittyvä vastuu talousarvion noudattamisesta, talousarviomenon asiatarkastus ja hyväksyminen (valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992, jäljempänä talousarvioasetus) 38 :n 2 ja 3 momentti), valtuusseuranta (talousarviolain 15 ) sekä tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi (talousarviolain 16 ). Talousarviolain 12 b 1 ja 2 momenttien nojalla annetut Valtiokonttorin määräykset eivät talousarviolain yleislakiluonteesta johtuen tulisi sovellettaviksi, jos asiasta on säädetty toisin muualla laissa tai lain nojalla tai jos asiasta on määrätty toisin lain nojalla. Ehdotettu sääntely ei siten koskisi esimerkiksi veronkantolain (609/2005) 5 :ssä säädettyä verovarojen kirjanpitoa, jota mainitun pykälän 1 momentin mukaan pitää verokantoviranomainen. Hallituksen esityksen (HE 165/2016) mukaan Valtiokonttori määräisi ne kirjanpidon hoitamisen tehtävät, jotka hoidettaisiin keskitetysti palvelukeskuksessa. Esityksessä kirjanpidon hoitamisella tarkoitettaisiin kirjanpitoyksikön pääkirjanpitoa eli päivä- ja pääkirjan laatimista. Pääkirjanpidon lisäksi kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välistä tehtävä- ja vastuunjakoa koskevat Valtiokonttorin määräykset voisivat koskea luonteeltaan sellaisia asioita koskevia osakirjanpitoja, joita kaikki tai ainakin useimmat virastot ja laitokset tarvitsevat toiminnassaan. Tällaisia osakirjanpitoja ovat nykyisin esimerkiksi menotositteiden kierrätysjärjestelmä (nykyisin Rondo), tilaustenhallintajärjestelmä (nykyisin Tilha) ja matkalaskujen käsittelyjärjestelmä (nykyisin M2). Muiden kuin edellä mainittujen eli muun muassa yksittäisten tai muutamien virastojen ja laitosten ja talousarvion ulkopuolisten valtion rahastojen toimintaan liittyvien osakirjanpitojen mukaisista tehtävä- ja vastuunjaoista virastojen ja laitosten sekä palvelukeskuksen välillä Valtiokonttori ei voisi määrätä. Lakimuutos ja sen nojalla annettu Valtiokonttorin määräys eivät rajoittaisi kirjanpitoyksikön ja rahaston sekä Palkeiden mahdollisuutta sopia lakimuutoksen ulkopuolelle jäävien taloushallintotehtävien hoitamisesta palvelukeskuksessa myös jatkossa sopimusperusteisesti. 4 Muutokset vastuunjaossa Tämän muistion luvuissa 4.1 4.4 on esitetty merkittävimmät muutokset kirjanpitoyksikön ja rahaston sekä Palkeiden välisessä vastuunjaossa verrattuna vuonna 2016 sovellettavaan sopimusperusteiseen vastuunjakoon. Luvussa 4.5 on esitetty ne lain nojalla keskitettäviin tehtäviin liittyvät asiakokonaisuudet, joiden vastuunjaossa ei tapahdu muutoksia. Vastuunjakomääräyksiin eivät sisälly ne nykyiseen sopimusperusteiseen vastuunjakotaulukkoon sisältyvät tehtävät, jotka eivät kuulu lailla tai sen nojalla
Valtiokonttori Muistio 4 (12) 4.1 Menotositteiden tiliöiminen 4.1.1 Nykytila 4.1.2 Muutos keskitettävien taloushallintotehtävien alaan. Vastuunjakoa kuvaaviin taulukoihin on informatiivisuussyistä sisällytetty Palkeiden sopimusperusteiset lisäpalvelut. Esitetty listaus sopimusperusteisista palveluista ei ole tyhjentävä. Kirjanpitoyksikkö tai rahasto voi sopia myös muiden kuin listauksessa mainittujen tehtävien tuottamisesta Palkeissa. Menotositteilla tarkoitetaan tässä sekä ostolaskuja että muita menotositteita, jotka viedään kirjanpitoon. Valtiolla käytetään yhteisiä Rondo-tieto- tai Tilhatilaustenhallintajärjestelmiä ostolaskujen ja muiden menotositteiden tiliöinnissä, asiatarkastuksessa ja hyväksymisessä. Kirjanpitoyksiköiden omissa substanssijärjestelmissään käsiteltävät menotositteet, jotka ovat pääsääntöisesti siirtotalouden menoja, jäävät tehtävien keskittämishankkeen ulkopuolelle (ks. tarkemmin muistion luku 3.3). Rondossa käsiteltävät menotositteet voidaan jakaa neljään eri ryhmään niiden käsittelytavan mukaan: manuaalisesti tiliöitävät, tilaukselliset (nykyisin Tilha-järjestelmä), sopimuskohdistukselliset sekä tiliöintikoodilliset laskut. Kolmen viimeksi mainitun automaatiotoimenpiteiden piirissä olevien menotositteiden käsittelyyn liittyvää työnjakoa on kuvattu tarkemmin luvussa 5 Menotositteiden käsittelyn automatisointi. Menotositteiden manuaalinen tiliöinti (taloushallinnon vastuunjakotaulukon kohta 1.2) suoritetaan lähtökohtaisesti kirjanpitoyksikössä. Kirjanpitoyksiköt ja Palkeet voivat kuitenkin sopia palvelusopimuksessa tiliöintien tuottamisesta palvelukeskuksessa lisäpalveluna. Nykyisin 22 kirjanpitoyksikköä ostaa tiliöintipalvelua Palkeista. Tiliöintipalvelun laajuus vaihtelee. Osalle kirjanpitoyksiköistä tiliöidään vain tietty kokonaisuus (esim. vuokrat). Menotositteiden tiliöintiin liittyvää vastuunjakoa muutetaan siten, että palvelukeskuksen vastuulla olisi menotositteiden tiliöinti kirjanpitoyksikön toimittamien tietojen mukaisesti. Kirjanpitoyksikkö vastaa tietojen toimittamisesta palvelukeskukseen sekä toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta. Kirjanpitoyksikön tulee toimittaa Palkeille tiedot tiliöintiä varten joko automaatiotoiminnallisuuksien kautta tai toimittamalla Palkeille tiliöintiohjeet.
Valtiokonttori Muistio 5 (12) 4.1.3 Muutoksen vaikutukset Automaatiotoiminnallisuuksien kautta tapahtuvalla tiliöintitietojen toimittamisella tarkoitetaan Valtiokonttorin määräyksessä tiliöintitietojen tallentamista tilaustenhallintajärjestelmän, sopimuskohdistustoiminnallisuuden tai tiliöintikooditoiminnallisuuden kautta. Jos kirjanpitoyksikkö tai rahasto ei toimita tiliöintitietoja Palkeille automaattitoiminnallisuuksien kautta, sillä on velvollisuus laatia Palkeille tiliöintiohjeet. Palvelukeskuksella on lakisääteinen velvollisuus tiliöintiin tiliöintiohjeiden perusteella. Vastuu automaatiotoiminnallisuuksien käytöstä ja tiliöintitietojen toimittamisesta jakautuu taloushallinnon vastuunjakotaulukon kohtien 1.1. ja 1.2 mukaisesti. Valtiokonttori ei voi määrätä muiden kuin valtion yhteisissä järjestelmissä (esimerkiksi nykyisin Rondo, Tilha) toteutettavien tiliöintien vastuunjaosta. Valtiokonttori ei voi määrätä yksittäisten tai muutamien virastojen ja laitosten ja talousarvion ulkopuolisten rahastojen käytössä olevissa osakirjanpitojärjestelmissä toteutettavien tiliöintien vastuunjaosta. Muutoksen myötä tiliöinti suoritetaan joko 1) automaatiotoiminnallisuuksien avulla 2) kirjanpitoyksikön toimittaman tiliöintiohjeen mukaisesti Palkeissa. Tiliöinnin keskittäminen Palkeisiin mahdollistaa tuottavuuden kasvun erityisesti pienissä tai nykyisin hajautetusti tiliöintiä suorittavissa kirjanpitoyksiköissä. Lisäksi tiliöinnin suorittaminen Palkeissa antaa paremmat edellytykset kirjanpidon yhtenäisyydelle eri kirjanpitoyksiköiden välillä. Niissä kirjanpitoyksiköissä, joissa manuaalinen tiliöinti on keskitetty esimerkiksi talousyksikköön ja joissa tiliöinti ja asiatarkastus on keskitetty harvoille henkilöille, on kehittämisen painopiste ensisijaisesti automaatioasteen kasvattamisessa hyödyntäen olemassa olevia yhteisiä tietojärjestelmiä (Rondo ja Tilha) ja niitä jatkossa korvaavia yhteisiä järjestelmiä. 4.1.4 Siirtymäaika Muutokseen liittyy vuoden 2018 loppuun asti ulottuva siirtymäaika. 31.12.2018 asti kirjanpitoyksikkö tai rahasto voi viimesijaisena keinona tiliöidä menotositteet manuaalisesti Rondossa. 1.1.2019 lähtien kirjanpitoyksikön tai rahaston tulee toimittaa tiliöintitiedot automaatiotoiminnallisuuksien kautta tai tiliöintiohjeina Palkeille. Mikäli kirjanpitoyksikön Rondo-järjestelmä korvautuu uudella järjestelmällä ennen siirtymäajan loppua, ei menotositteiden tiliöiminen manuaalisesti Rondo-järjestelmässä ole mahdollista siirtymäajan loppuun asti.
Valtiokonttori Muistio 6 (12) 4.2 Tilinpäätös 4.3 Muut pääkirjanpidon tehtävät 4.3.1 Nykytila 4.3.2 Muutokset Tilinpäätöksen laatimiseen (taloushallinnon vastuunjakotaulukon kohta 3.7) liittyvät vastuut jakautuvat uuden vastuunjaon myötä siten, että kirjanpitoyksiköt vastaavat tilinpäätöksen liitteiden 1 selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta,12 valtiontakaukset ja -takuut sekä muut monivuotiset vastuut, 16 velan maturiteettijakauma ja duraatio ja 17 oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut täydentävät tiedot laatimisesta. Lisäksi kirjanpitoyksikkö vastaa niiden liitteiden laatimisesta, jotka laaditaan muiden kuin pääkirjanpidon tai valtion yhteisten osakirjanpitojen perusteella. Myös tilinpäätöksen kokoaminen on kirjanpitoyksikön vastuulla. Muiden tilinpäätöslaskelmien ja liitteiden laatiminen on Palkeiden vastuulla. Valtion talousarvion ulkopuoliset rahastot vastaavat jatkossa tilinpäätöksen liitteiden 1 selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta,10 valtiontakaukset ja takuut sekä muut monivuotiset vastuut ja 15 oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut täydentävät tiedot laatimisesta. Lisäksi rahasto vastaa niiden liitteiden laatimisesta, jotka laaditaan muiden kuin pääkirjanpidon tai valtion yhteisten osakirjanpitojen perusteella. Myös tilinpäätöksen kokoaminen on rahaston vastuulla. Muiden tilinpäätöslaskelmien ja liitteiden laatiminen on Palkeiden vastuulla. Vastuu toimintakertomuksessa annettavasta oikeasta ja riittävästä kuvasta koskien toiminnallista tuloksellisuutta jää asianomaisen viraston tai laitoksen vastuulle, sillä ehdotetun sääntelyn mukaan Valtiokonttori ei voisi määrätä toisin toimintakertomusta koskevista vastuista. Tilinpäätöslaskelmia ja niiden liitetietoja koskevan vastuun muuttuminen otetaan huomioon myös talousarvioasetuksen kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen allekirjoittamista koskevissa säännöksissä siten, että kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen koskien tilinpäätöslaskelmia allekirjoittaisi myös palvelukeskus. Talousarvion toteutumalaskelman laatiminen valtuuksista ei kuulu keskitettäviin tehtäviin ja jää siten kirjanpitoyksikön vastuulle. Palvelukeskus tekee nykyisin tilitiedoille tehtävistä tarkistuksista annetun Valtiokonttorin ohjeen mukaisia tarkistuksia sekä tasetietojen täsmäytyksiä ja tase-erittelyitä. Osan tasetietojen täsmäytyksistä tekee kirjanpitoyksikkö. Muistiotositteita laaditaan nykyisin sekä Palkeissa että kirjanpitoyksikössä. Jatkossa Palkeet laatii suoraan Rondoon tehtävät muistiotositteet (taloushallinnon vastuunjakotaulukon kohta 3.4.3). Kirjanpitoyksiköillä on jatkossa mahdollisuus tehdä muistiotositteita käyttämällä Rondoon sisäänluettavaa excel-
Valtiokonttori Muistio 7 (12) 4.3.3 Siirtymäaika 4.4 Matka- ja kululaskujen käsittely 4.4.1 Nykytila 4.4.2 Muutokset 4.4.2.1 Matkalaskujen tarkastamisen sisältö tiedosto -toiminnallisuutta, Kirjanpidon oikeellisuustarkastusten ja menotositteiden tiliöinnin siirtyessä enenevässä määrin Palkeille on luontevaa, että myös muistiotositteiden laadinnan painopistettä siirretään Palkeille. Muutos vähentää myös riskiä päällekkäisistä korjauksista sekä luo paremmat edellytykset kirjanpidon yhteneväisyydelle. Kirjanpitoyksiköllä tulee olla mahdollisuus ilmoittaa muistiokirjausten tarpeesta mahdollisimman saumattomasti Palkeisiin. Muutokseen liittyy vuoden 2018 loppuun asti ulottuva siirtymäaika. 31.12.2018 asti kirjanpitoyksikkö tai rahasto voi laatia muistiotositteita suoraan Rondo-järjestelmään. 1.1.2019 lähtien Palkeet vastaisi suoraan järjestelmään laadittavista muistiotositteista. Mikäli kirjanpitoyksikön Rondo-järjestelmä korvautuu uudella järjestelmällä ennen siirtymäajan loppua, ei muistiotositteiden laatiminen Rondo-järjestelmässä ole mahdollista siirtymäajan loppuun asti. Palvelukeskus tekee nykyisin osalle kirjanpitoyksiköistä lisäpalveluna matkalaskujen tarkastusta. Tarkastuspalvelun asiakkaiden osalta Palkeet tarkastaa, että maksettavat päivärahat ja muut korvaukset tai matkasta aiheutuneet menot ovat valtion matkustusäännön (valtion virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta) sekä viraston matkustusohjeen mukaisia. Palkeet vastaa jatkossa matkalaskujen tarkastamisesta (taloushallinnon vastuunjakotaulukon kohta 4.1.4). Vastuu matkan asiallisuuden tarkastamisesta ja hyväksymisestä olisi edelleen kirjanpitoyksiköllä. Matkan asiallisuuden tarkastaminen tapahtuisi hyväksyttäessä matkamääräys (M2-järjestelmässä matkasuunnitelma). Matkalaskujen tarkastuksen siirtäminen Palkeisiin yhtenäistää tarkastukseen liittyviä käytäntöjä ja mahdollistaa matkalaskujen käsittelyn tuottavuuden paranemisen. Lisäksi Palkeiden tehtäväksi siirtyy ostotapahtumien valvonta sekä matka- ja kululaskujen kierron valvonta (taloushallinnon vastuunjakotaulukon kohta 4.3). Tämä sisältää sekä tilinpäätösaikaan että säännöllisesti vuoden aikana tapahtuvan valvonnan. Palkeet vastaa jatkossa matkalaskujen tarkastamisesta (4.1.4). Palkeet tarkastaa, että maksettavat päivärahat ja muut korvaukset tai matkasta aiheutuneet menot ovat valtion matkustusäännön (valtion virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta) sekä viraston matkustusohjeen mukaisia. Mikäli kirjanpitoyksikkö tai rahasto on toimittanut matkalaskujen tiliöintiohjeet
Valtiokonttori Muistio 8 (12) Palkeille, Palkeiden vastuulla on tarkastaa myös laskujen tiliöintiohjeiden mukaisuus. Tarkastuksen yksityiskohtainen sisältö käydään läpi Palkeiden ja kirjanpitoyksikön tai rahaston kesken. Tämä on perusteltua muun muassa siitä syystä, että matkustusohjeiden sisältö vaihtelee virastoittain. Työnantaja voi käyttää harkintavaltaa joko viraston matkustusohjeessa, matkamääräyksessä tai eräissä tapauksissa viimeistään matkalaskua hyväksyttäessä. Matkalaskun tarkastaminen suhteessa valtion matkustussääntöön Tarkastettaessa matkalaskua suhteessa valtion matkustussäännön vaatimuksiin, tarkastetaan, että matkalaskulta löytyy tarvittavat tiedot (esimerkiksi matkan selite, kuitit sekä valtion matkustussäännössä vaaditut perustelut kustannusten korvaamiseksi). Matkalaskun tarkastaminen suhteessa viraston matkustusohjeeseen Valtion matkustussääntö on virka- ja työehtosopimuksena sitova, mutta se ei sääntele tyhjentävästi valtion virastojen matkustuksen järjestämistä tai matkahallinnon ohjausta. Valtion matkustussäännön 5 :n mukaan virkamatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin huomioon ottaen virkamatkan ja asianomaisen hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksenmukaisen ja turvallisen suorittamisen on mahdollista. Työnantajan harkintavalta käsittää muun muassa valtion matkustussäännön 5 :n mukaisten kokonaiskustannusten arviointiin liittyvän harkinnan. Työnantaja käyttää harkintavaltaansa muun muassa seuraavissa kysymyksissä: loman ja virkamatkan yhdistäminen (valtion matkustusäännön 3 ), virkamatkan päättyminen työpaikalla poikkeamiseen (valtion matkustusäännön 4 ), muut kustannuksen korvaukset (valtion matkustusäännön 7 ) sekä majoittumis- ja hotellikorvaus (valtion matkustusäännön 15 ). Työnantaja käyttää harkintavaltaa esimerkiksi kun se ratkaisee, korvataanko matkakustannukset tapauksessa, jossa matkustaja on laatinut matkalaskun yli kaksi kuukautta matkan päättymisen jälkeen. Mikäli työnantaja on viraston matkustusohjeessa määrittänyt esimerkiksi, että yli kahden kuukauden jälkeen matkan päättymisestä laadittujen matkalaskujen päivärahoja ei makseta, tarkastaessaan matkalaskua Palkeet poistaa yli kaksi kuukautta matkan päättymisen jälkeen laaditulta matkalaskulta päivärahat ja tiedottaa asiasta matkalaskun hyväksyjää ja matkustajaa. Matkamääräys Valtion matkustussäännön 3 :n soveltamisohjeen mukaan matkamääräys tarvitaan aina ja se voi olla sähköisesti tehty. Määräys virkamatkan tekemiseen voi perustua esimiehen erikseen antamaan kehotukseen, noudatettavaan työjärjestykseen, johtosääntöön tai muuhun pysyväismääräykseen taikka työsopimussuhteisten osalta sopimukseen. M2-järjestelmässä hyväksytty matkasuunnitelma toimii valtion matkustussäännön (valtion virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta)
Valtiokonttori Muistio 9 (12) tarkoittamana matkamääräyksenä. M2-matkahallintajärjestelmä vertaa matkasuunnitelmassa hyväksyttyjä kustannuksia matkalaskun kustannuksiin ja järjestelmän laskema erotus on nähtävissä matkalaskulla. Muutoksen kohteena olevien matkalaskujen rajaus Sekä kotimaan että ulkomaan matkojen matkalaskut tarkastetaan jatkossa Palkeissa. Muiden kuin virastoon palvelussuhteessa olevien henkilöiden matkalaskujen tarkastusta ei siirretä Palkeisiin. Kirjanpitoyksikkö voi jatkossakin sopia kyseisten henkilöiden matkalaskujen tarkastamisesta Palkeissa lisäpalveluna. Lisäksi poliittiseen johtoon kuuluvien henkilöiden (esimerkiksi tasavallan presidentti, presidentit, ministerit, ministerien erityisavustajat, poliittiset valtiosihteerit ja edellä mainittujen delegaatio) matkoja koskevien matkalaskujen tarkastusta ei määrätä tehtäväksi Palkeissa. Palkeet käy kirjanpitoyksikkökohtaisesti läpi poliittisen johtoon kuuluvien henkilöiden rajauskysymykset. Kirjanpitoyksikkö voi erikseen sopia matkalaskujen tarkastuksesta Palkeissa myös edellä mainitun henkilöryhmän matkalaskujen osalta. Tavoitteena on pidemmällä aikavälillä siirtää myös edellä mainitun henkilöryhmän matkojen osalta matkalaskujen tarkastus Palkeisiin. 4.5 Asiakokonaisuudet, joiden vastuunjaossa ei tapahdu muutoksia 4.5.1 Taloushallinnon vastuunjakomääräys ja -taulukko Seuraavien asiakokonaisuuksien vastuunjakoon kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen sekä Palkeiden välillä ei tule muutoksia verrattuna nykyiseen sopimusperusteiseen vastuunjakoon (suluissa viittaus asianomaiseen kohtaan taloushallinnon vastuunjakotaulukossa): menotositteiden kierronvalvonta Rondossa (1.3), menotositteiden siirto ostoreskontraan ja ostoreskontran hoitaminen (1.4), ostoreskontran ulkopuoliset maksut (1.5), maksuunpano (1.6), menotiliotteiden käsittely (1.7), pankkitilien hallinta (1.8), käteiskassojen ja kassajärjestelmien rahahuolto (1.9), menojenkäsittelyyn liittyvän aineiston arkistointi (1.10), tulojen käsittely (2) (pl. perintä ja asiakaspalvelu laskutuksen loppuasiakkaille)
Valtiokonttori Muistio 10 (12) seurantakohteiden ja validointisääntöjen toimittaminen (3.1) sekä ylläpito (3.2), saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely (3.3), käyttöomaisuuskirjanpito (3.5), irtaimistokirjanpito (3.6), kululaskujen käsittely (4.2) sekä matkustuskulujen maksuunpano (4.4) 4.5.2 Palkanlaskennan vastuunjakomääräys Talousarviostalain 12 b (xxx/2016) 2 momentin ensimmäisen virkkeen mukaan Valtiokonttori määräisi ne viraston tai laitoksen palkanlaskentaa koskevat tehtävät, jotka hoidettaisiin keskitetysti ja joista vastaisi keskitettyjä taloushallintotehtäviä hoitava virasto tai laitos eli käytännössä palvelukeskus. Palkanlaskennalla tarkoitettaisiin säännöksessä työnantajaviraston vastuulla olevan palkanmaksun suorittamiseksi tarvittavaa teknistä palkanlaskentaa viraston toimittamien työaika-, palkka- ja muiden tarvittavien tietojen perusteella samoin kuin tarvittavien tietojen perusteella suoritettavaa erilaisten sopimusperusteisten palkkioiden laskentaa. Valtiokonttori määräisi, mitkä palkanlaskentatehtävät keskitetään palvelukeskukseen. Palvelukeskus vastaisi Valtiokonttorin määräyksen perusteella palkanlaskennan oikeellisuudesta suhteessa asianomaiseen työnantajavirastoon. Tämä merkitsisi, että palvelukeskus olisi velvollinen korvaamaan työnantajavirastolle virheellisestä palkanlaskennasta aiheutuneet välittömät vahingot kuten myöhästyneelle palkkasaatavalle maksettavat korkomenot, jos kirjanpitoyksikkö on toimittanut palkan- ja palkkiolaskennan edellyttämät tiedot oikeansisältöisinä ja ajallaan. Muutos ei vaikuttaisi työnantajaviraston ja sen palveluksessa olevan virkamiehen tai työntekijän väliseen oikeussuhteeseen, vaan palkanmaksusta ja matkakustannusten korvaamisesta viraston palveluksessa olevalle henkilölle vastaisi jatkossakin aina valtion virkamieslain (750/1994) 13 :n 1 momentin ja työsopimuslain (55/2001) mukaisesti kukin työnantajavirasto. Lakiluonnoksen perusteella on laadittu palkanlaskennan vastuunjakomääräysluonnos. Palkanlaskennan vastuunjakoon ei esitetä sellaisia muutoksia, jotka aiheuttaisivat merkittävää muutosta verrattuna kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen väliseen nykyiseen sopimusperusteiseen vastuunjakoon. Palkanlaskennan vastuunjako-määräysluonnos ei vaikuta työnantajaviraston vastuuseen suhteessa virkamieheen tai työntekijään ja palkanmaksusta ja sen perusteista vastaisi jatkossakin asianomainen työnantajavirasto. Palkeet olisi työnantajavirastolle vastuussa teknisen palkanlaskennan oikeellisuudesta kuten nykyisinkin. Palkeiden vastuu palkanlaskennan teknisestä oikeellisuudesta perustuisi kuitenkin sopimuksen sijasta jatkossa lakiin ja sen nojalla annettuun Valtiokonttorin määräykseen.
Valtiokonttori Muistio 11 (12) Palkanlaskennan vastuunjakomääräykseen on päivitetty joidenkin palkanlaskennan tehtävien sisältöä sekä yhtenäistetty käytettävää käsitteistöä. Määräysluonnokseen on esimerkiksi täsmennetty virastolla käytössä olevan asianohjausmallin vaikutusta tehtäviin ja poistettu palkka-ajoista Rahakasaineiston muodostusta koskeva tehtävä, sillä liittymä Kiekusta Rahakkaaseen on päätetty jättää toteuttamatta. Lisäksi määräyksessä on huomioitu ulkomailta paikallisesti palkattujen palkkahallinto ja palkanmaksu. Aiempaan poiketen päivärahojen tulokirjaukset on esitetty palvelukeskuksessa hyväksyttäväksi. Palkanlaskennan vastuunjakomääräyksen antamisen yhteydessä on tarkoitus päivittää myös Valtiokonttorin ohjeistusta palkkamenojen asiatarkastamisesta ja hyväksymisestä sekä antaa uusi ohje palkanlaskennan sisäisestä valvonnasta virastoissa. Tehtyjen päivitysten ja uuden ohjeen tavoitteena on selkeyttää palkkamenojen käsittelyä ja sisäisen valvonnan vastuita. 5 Menotositteiden käsittelyn automatisointi 5.1 Nykytila 5.2 Tavoitetila Menotositteiden käsittelyn automatisointi, eli sopimuskohdistustoiminnallisuuden, tiliöintikoodin ja tilaushallintajärjestelmän käyttö on kirjanpitoyksikön vastuulla. Kirjanpitoyksikkö voi ostaa lisäpalveluna Palkeilta sopimustietojen tallennusta Rondoon. Valtiokonttori seuraa menotositteiden käsittelyn automaationastetta säännöllisesti. Edellä kohdan 4.1.2 mukaan kirjanpitoyksikkö voi valita, toimittaako se tiliöintiin tarvittavat tiedot palvelukeskukselle jatkossa automaatiotoiminnallisuuksien kautta vai tiliöintiohjeina. Viime kädessä kirjanpitoyksikkö voi myös tiliöidä menotositteet itse Rondossa 31.12.2018 saakka (ks. kohta 4.1.4). Menotositteiden käsittelyn tulee valtion taloushallinto 2020 -strategian tavoitteiden mukaisesti perustua mahdollisimman pitkälle automaatioon. Menotositteiden käsittelyn tulee siten tavoitetilassa perustua tiliöintiohjeiden sijasta mahdollisimman pitkälle automaattitoiminnallisuuksien käyttöön. Tämän vuoksi on tarkoituksenmukaista, että Palkeet ottaa nykyistä suuremman roolin mm. sopimuskohdistustoiminnallisuuden hyödyntämisessä. Esimerkiksi toimitilasopimusten osalta Palkeet voi hakea sopimustiedot suoraan yleisesti käytössä olevista järjestelmistä, kuten Optimazesta. Palkeet voi myös tallentaa sopimuskohdistusta varten tarvittavat tiedot käsiteltyjen laskujen perusteella. Automaation piiriin ohjattavien menotositteiden tunnistaminen on osa Palkeiden konsultatiivista toimintaa, josta ei määrätä. Automaation piiriin voidaan kuitenkin jatkossa tarvittaessa määrätä tiettyihin sopimustyyppeihin perustuvia tositteita (esim. ns. kestovelkasuhteisten sopimusten kuten vuokrasopimusten mukaiset menotositteet), jos automaation lisäämisen arvioidaan muutoin jäävän puutteelliseksi.
Valtiokonttori Muistio 12 (12) 6 Voimaantulo ja siirtymäsäännökset Hallituksen esittämän (HE 165/2016) lakimuutoksen ja Valtiokonttorin antamien vastuunjakoa koskevien määräysten on tarkoitettu tulevan voimaan 1.10.2017. Lakimuutoksen toimeenpanoon liittyviin tehtäviin voidaan ryhtyä ennen lain voimaantuloa. Myös talousarviolain 12 b :n 3 momentin mukaisia poikkeuslupahakemuksia ja niitä koskevia Valtiokonttorin päätöksiä voitaisiin tehdä, kun laki on hyväksytty ja vahvistettu. Valtiokonttorin määräykset ja niitä koskevat poikkeuslupapäätökset tulisivat kuitenkin voimaan aikaisintaan 1.10.2017. Lakia sovellettaisiin puolustusvoimiin vuoden 2019 alusta lukien. Menotositteiden tiliöintiä koskevaan vastuunjakomuutokseen liittyy vuoden 2018 loppuun asti ulottuva siirtymäaika. 31.12.2018 asti kirjanpitoyksikkö tai rahasto voi viimesijaisena keinona tiliöidä menotositteet manuaalisesti Rondossa. 1.1.2019 lähtien kirjanpitoyksikön tai rahaston tulee toimittaa tiliöintitiedot automaatiotoiminnallisuuksien kautta tai tiliöintiohjeina Palkeille. Mikäli kirjanpitoyksikön Rondo-järjestelmä korvautuu uudella järjestelmällä ennen siirtymäajan loppua, ei menotositteiden tiliöiminen manuaalisesti Rondo-järjestelmässä ole mahdollista siirtymäajan loppuun asti. Muistiotositteiden laadintaa koskevaan vastuunjakomuutokseen liittyy vuoden 2018 loppuun asti ulottuva siirtymäaika. 31.12.2018 asti kirjanpitoyksikkö tai rahasto voi laatia muistiotositteita suoraan Rondo-järjestelmään. 1.1.2019 lähtien Palkeet vastaa suoraan järjestelmään laadittavista muistiotositteista. Mikäli kirjanpitoyksikön Rondo-järjestelmä korvautuu uudella järjestelmällä ennen siirtymäajan loppua, ei muistiotositteiden laatiminen Rondo-järjestelmässä ole mahdollista siirtymäajan loppuun asti.